Introduktion till integrerade affärssystem och affärsprocesser

Transkript

1 Introduktion till integrerade affärssystem och affärsprocesser Piia v Datum Tema Föreläsare 2 M 8.1. To Introduktion Business Process Whatever och en aning ERP 3 M To Olika ERP-system och valet av ett system Business process analysis & modeling 1 Back Tétard 4 M To SAP 1 Business process analysis & modeling 2 Tétard 5 M To 1.2. Implementering av affärssystem ARIS 1 Back Tétard 6 M 5.2. To 8.2. Wärtsilä ARIS 2 X Tétard 7 M To SAP Finland Martinex Sami Viitanen Jenni Jalava 8 9 M To M To 1.3. Wärtsilä ERP och andra akronymer; Sammanfattning Kurstent SAP 2 X 10 M 5.3. To 8.3. SAP-uppgift + SAP 3 SAP-uppgift + SAP 3 1

2 AFFÄRSPROCESSER Bakgrund Total quality management (TQM) Företagsledningsmetod som strävar till att systematiskt styra organisationell förbättring genom att engagera personalen genom fokusera på produktkvalitet, kvalitetsförsäkring och kvalitetsförbättring genom processkontroll Underliggande filosofi: intern eller självkontroll inom alla delar av ett work system Quality improvement Alla satsningar som strävar till att öka den effektivitet (x2) med vilken kundförväntningarna möts kräverbättreförståelseöverinterna och externa faktorer kräver en dialog mellan dessa aktörer kräver mätning av de egna produkterna (eller tjänsterna) emot det som kunderna förväntar sig Business process reengineering (BPR) Introducerare konceptet affärsprocess 2

3 Affärsprocesser Input process - output varor el. tjänster Logisk samling av relaterade aktiviteter Värdeskapande m.h.a. människor och verktyg T.ex. administrativa processer: orderhantering, kundservice; Processer med kunskapsarbete: produktutveckling (nya), management, systemutveckling R&D Marketing Production Customer support Cross-functional process Customers and markets Definitioner på affärsprocess A set of logically related tasks performed to achieve a defined business outcome [Davenport & Short, 1990] The logical organization of people, materials, energy, equipment and procedures into which activities designed to produce a specified end result (work product) [Pall, 1987] It implies a strong emphasis on how work is done within an organization, in contrast to a product focus emphasis on what. A process is thus a specific ordering of work activities across time and place, with a beginning and an end, and clearly identified inputs and outputs: a structure for action [Davenport, 1993] A collection of activities that take one or more kinds of input and creates an output that is of value to the customer [Hammer & Champy, 1993] A related group of steps or activities in which people use information and other resources to create value for internal or external customers. The steps are related in time and place, have a beginning and an end, and have inputs and outputs [in Alter, 2002] 3

4 Hur många affärsprocesser? Ett stort företag har ca affärsprocesser [Darnton & Darnton, 1997] Ett företag kan beskrivas med ett fåtal huvudsakliga affärsprocesser ( small number = 12-20) [Davenport] Klassificering av affärsprocesser Huvudsakliga affärsprocesser (core business processes) Stödprocesser (support processes) Finansiell redovisning Information management Informations- och koordinationsprocesser Hundratals Operations Procurement Order Management Invoicing Shipping / Integrated Logistics Returns & Depot Repairs (RMA) Order Fulfillment Manufacturing Inventory Management Production Scheduling Advance Planning & Scheduling Demand Planning Capacity Planning Timekeeping / Reporting Human Resources Time & Expense Processing Payroll Processing Performance Management Recruitment Hiring / Orientation Succession Planning Benefits Administration Performance Review Industry-Specific Processes Commissions Processing Service Provisioning Site Survey & Solution Design Order Dispatch & Fulfillment Proposal Preparation Capacity Reservation Advance Planning & Scheduling Product Data Management Supply Chain Planning Order Management and Fulfillment Returns Management Finance Customer / Product Profitability Credit Request / Authorization Financial Close / Consolidation Treasury / Cash Management Property Tracking / Accounting Internal Audit Collections Physical Inventory Check Request Processing Capital Expenditures Real Estate Management Asset Management Marketing & Sales Account Management Market Research & Analysis Product/Brand Marketing Program Management Sales Cycle Management Installation Management Sales Commission Planning Customer Acquisition Collateral Fulfillment Sales Planning Distribution/VAR Management Corporate Communications Publicity Management Customer Relationship Management Service Agreement Management Internet Customer Service Warranty Management Call Center Service Problem/Resolution Management Customer Inquiry Sales Channel Management Inventory Management Service Fulfillment 4

5 Komponenter av affärsprocesser Specifika input: resurser Output: produkter eller tjänster Avtryckande händelser (triggering events) (* Aktiviteter och arbetsuppgifter (* Deltagare Dokument/information (* Mål (även motstridande) Arkitektur (struktur) och gränser Kunder there is no product or services without a process; and no process without a product or service [Harrington, 1991] Komponenter av affärsprocesser *) Aktiviteter och arbetsuppgifter Bearbetning av data Kommunikation Tänkande/skapande Fysisk handling Beslutsfattande/problemlösning Tasks and activities Beslutsfattande och kommunikation är aktiviteter som förekommer i de flesta affärsprocesserna 5

6 Komponenter av affärsprocesser *) Affärsdokument Business documents Många affärsprocesser kontrollerades m.h.a. formulär som initierade och synkroniserade arbetsuppgifter Dokumentutbyte, att skicka, att ta emot, att begära dokument, är viktiga affärshändelser Komponenter av affärsprocesser *) Händelser Business events En affärshändelse trycker av en informationsprocess eller en affärsprocess Informationsprocessen trycks av för att lagra data om affärshändelsen och sprida data Exempel på händelser inom försäljning Försäljning av en produkt Ta emot en kundorder Ta emot betalning av en kund Leverans av en produkt till en kund Den 21 november, enheten i Åbo tog emot 30 beställningar av möbeln 6

7 Hurdana affärsprocesser? Alla organisationer har tre affärsprocesser (på den mest grundläggande nivån, oberoende av organisationens mål, varor och tjänster, lokalisering eller äganderätt) 1. Anskaffnings/betalningsprocess (input side) Affärshändelser som berör anskaffning, betalning och underhåll av de varor och tjänster som organisationen behöver, t.ex. HR finansiella resurser anskaffning av material, inventarier egendom, fabrik, utrustning Inkluderar händelser såsom materialbegäran, val av leverantör, beställning Ex. på business rules : Köp enbart det som behövs och kan betalas för, Ta emot enbart det som har beställts, Betala enbart det som har tagits emot, Gör de anskaffade resurserna tillgängliga då de behövs 2. Omvandlingsprocess (transforming part) Varierar mycket beroende på varorna, teknologin, lagar osv. I kärnan en sekvens av affärshändelser som omvandlar varor till varor för kunder 3. Försäljnings/indrivningsprocess (output side) Inkluderar händelser såsom ordermottagning, varuinspektion, leverans AFFÄRSSYSTEM och ERP-SYSTEM 7

8 Affärssystem Affärssystem: stöder företags affärsverksamhet anses ofta vara system som används vid inköps- och försäljningsprocesserna, såsom Operativa system Redovisningens system Materialadministrationssystem Produktionsplaneringssystem ERP Enterprise systems (Integrerade) affärssystem = ERP-system Associationer av ERP? ERP-system Mjukvara som företag använder för att koordinera information inom och mellan alla affärsområden Kännetecknande Omfattning: multifunktionell (olika systems funktionella egenskaper) Karaktär: integrerad (data och processer) Integrerad, realtid, global, utvidgad, modulär Målet är att nå konkurrensfördelar genom integration av affärsprocesser optimering av tillgängliga resurser samt snabb tillgång till relevant och korrekt information (agility & flexibility) 8

9 ERP-system ERP system består av en databas, moduler och användargränssnitt; klient-server (trad.) (Relations)databas vanligen den dyraste delen DBMS: Oracle, DB2, Progress Ofta run-time licens som möjliggör sökningar men inte databasdesign Operativsystem: ursprungligen UNIX Integration av applikationer och data Standardiserade datadefinitioner Gemensam tillgång till en viss dataenhet Modulerna på applikationsservern Parametriserade: modulernas funktionalitet kan styras med parametrar Integrerade: data kan användas över modulgränser Modulära: företaget kan ta i bruk enbart valda moduler ERP-system Tvåfaldig integration: Teknisk integration: mjukvara + hårdvara Integration av beteenden: processtänkande samt omfördelning av roller och ansvar Integrationen kan förverkligas på olika sätt: inom ett system (ERP) mellan olika system (EAI eller trad. integration ) ERP vs. EAI ERP har en gemensam databas ERP är modulärt (EAI olika system) ERP färdiga paket, EAI skräddarsys med middleware EAI kan inkludera ERP ERP: Internalization; EAI: Externalization ERP push/bottom-up; EAI pull/top-down ERP följer standardiserade affärsprocesser, EAI skräddarsys enligt företagets behov Integrationen kan förverkligas för olika ändamål: integration av information för beslutsfattande (data warehousing) operationell integration (ERP) 9

10 Potentiella fördelar av ERP-system Operationella Mindre inventarier Kortare ledtider Lägre kostnader Bättre produktivitet och kvalitet Bättre kundservice Managerial Bättre resurshantering Bättre planering Bättre prestationer Ökade möjligheter Strategiska Stöder tillväxt Att bygga kostnadsledarskap Att bygga externa länkar Organisatoriska Stöder organisatorisk förändring Underlättar inlärning Bättre helhetssyn Bättre kommunikation The only IS needed in an enterprise Se också Olson, 2003, p. 4-7 Möjliga problem med ERP-system Kostnader Mjukvara + konsultarvoden (business och tekniska) + skolning Implementering Tidskrävande Forcera best practices (flexibilitet och lämplighet) BPR? Funktionella Komplicerad: standardisering av data och integration mellan modulerna Integrerad data, integrerade fel? the system is as good as the weakest link in the chain Brister i funktionalitet Tekniska Användbarhetsfrågor 10