Patientsäkerhetsberättelse 2015 CityAkuten i Praktikertjänst AB
Innehåll 1. Fakta 2. Sammanfattning 3. Övergripande mål och strategier 4. Viktigaste åtgärderna för att öka patientsäkerheten 5. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet 6. Struktur för uppföljning och utvärdering 7. Uppföljning genom egenkontroll 8. Samverkan för att förebygga vårdskador 9. Riskanalys 10. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet 11. Hantering av klagomål och synpunkter 12. Sammanställning och analys 13. Övergripande arbetsområden för kommande år Jana Johansson Kvalitets- och miljöansvarig Sida 2 av 15
1. Fakta Kontaktuppgifter www.cityakuten.se Informationstelefon 020-150 150 Vårdgivare/vd CityAkuten i Praktikertjänst AB Anders Nordqvist, vd Chefläkare Per Salomonsson Specialiteter inom CityAkuten CityAkutens kompetensprofil Akut tandvård, specialistsjukvård inom invärtesmedicin, kirurgi, ortopedi, öron och astma och allergi, vaccinationer, hälsovård och intyg, försäkringsmottagning, husläkarmottagning, närakuter, callcenter Specialistläkare, tandläkare, sjuksköterskor, specialistsjuk- sköterskor, tandsköterskor, läkarsekreterare, receptionister, undersköterskor och administrativ personal Medicinskt ansvariga läkare Finns för samtliga verksamheter Antal anställda Cirka 500 personer Antal heltidstjänster Cirka 200 personer Omsättning 318 miljoner Antal Lex Maria-ärenden 2 stycken Antal ärenden via Patientnämnden 20 stycken Antal ärenden via Inspektionen för vård och omsorg, IVO 9 stycken Sida 3 av 15
2. Sammanfattning CityAkuten är ett helägt dotterbolag till Praktikertjänst AB. CityAkuten arbetar systematiskt och engagerat med kvalitets- och patientsäkerhetsfrågor. Det finns ett medicinskt råd som rapporterar direkt till verkställande direktör. Rådet består av verksamheternas medicinskt ansvariga läkare. Målsättningen är ett engagerat och enat arbete med kvalitets- och patientsäkerhetsfrågor. En mycket viktig del i vårt patientsäkerhetsarbete är att alla, såväl behandlare som stödjande personal, har en samsyn och känner delaktighet i verksamhetens mål och visioner. Ledningssystemet inom CityAkuten uppfyller kraven i SOSFS 2011:9 och Patientsäkerhetslagen SFS 2010:659. CityAkuten sätter patienten och patientmedverkan i centrum i sitt patientsäkerhetsarbete. Målet är en nollvision gällande vårdskador. Våra aktiviteter för att ständigt förbättra oss fortsätter att utvecklas. En av våra viktigaste framgångsfaktorer är att vi ständigt utbildar våra medarbetare och att vi har patientsäkerhetsarbete uppe på våra agendor. Alla verksamheter arbetar med riskanalyser och förebyggande åtgärder. Verkställande direktör beslutar om övergripande organisation och ansvarar för kvalitets- och patientsäkerhetsarbetet. CityAkuten genomför patientenkäter och använder resultaten på ett systematiskt sätt. Det är av största vikt att vi lyssnar på våra patienter för att vi ska kunna vara förstahandsalternativet när man ska välja vårdgivare. Sida 4 av 15
3. Övergripande mål och strategier CityAkutens kvalitetspolicy beskriver företagets övergripande avsikter och inriktning inom kvalitetsområdet. Detta säkerställs genom: Att patienten och dennes närstående alltid visas omtanke och respekt. Att patienters värdighet, integritet och delaktighet är en självklarhet. En medicinskt säker handläggning i varje enskilt fall. Att vården bygger på vetenskap och beprövad erfarenhet. Ett proaktivt patientsäkerhetsarbete. Att negativa händelser utreds. En tydlig ansvarsfördelning. Effektiva och säkra processer. Hög tillgänglighet. Arbete för en hållbar utveckling. Ett systematiskt arbete för en ständig förbättring. Mål och strategier. Ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet CityAkutens ledningssystem på övergripande och lokal nivå ska uppfylla myndigheternas och avtalsparters krav. Verksamheterna inom bolaget ska vara kvalitetsdiplomerade enligt Praktikertjänsts modell. Chefer och medarbetare ska ha djupgående kunskaper om kvalitet och patientsäkerhet. Sida 5 av 15
CityAkuten sätter mål för det systematiska kvalitetsarbetet samt följer upp och utvärderar dessa. Kvalitetsarbete säkerställer att patienternas och andra kunders behov och förväntningar tillfredsställs på ett effektivt sätt. Vår patientsäkerhetspolicy och värdegrund genomsyrar allt vårt arbete. Varje år sätts övergripande mål som därefter anpassas lokalt i varje verksamhet. Vårt säkerhetsarbete baseras på lagar, avtal och lokala rutiner. 4. Viktigaste åtgärderna för att öka patientsäkerheten Informations och Patientjournalsäkerhet Enligt CityAkutens inloggningsrutiner kan endast behörig vårdpersonal ha tillgång till patientjournaler eller patientuppgifter. Fortlöpande utförs loggkontroller för att säkerställa att Patientdatalagen efterföljs. Inga obehöriga journalöppningar har identifierats under året vid stickprovskontroll. Då CityAkutens vårdenheter arbetar i digitaliserade patientjournalsystem och digital röntgen har IT och IS/IT stor betydelse för företagets kvalitetssäkringsarbete. Våra medarbetare i IT IS/IT-gruppen förser företaget med innovativa lösningar och ser till att våra journalsystem är uppdaterade och säkra. Som exempel kan nämnas att systemet Mitt vaccin och VGS på Riksakuten har genomgått ett ansiktslyft under senaste året. Detta för att minimera avvikelser och tekniska fel. Med systemstabilisering- och uppdatering ökar journalsäkerheten men också patientsäkerheten. RETTS Närakuten Barn har tillsammans med Astrid Lindgrens barnakut utarbetat rutiner där det tydligt framgår vilken vårdnivå barnet ska till utifrån sökorsak. Patienterna bedöms enligt ett triagesystem (RETTS, Rapid Emergency Triage and Treatment System). Regelbundna möten pågår. Sekretess Alla dokument som innehåller personuppgifter till exempel: patientjournalutskrifter, remisser, kallelser med mera, förstörs i dokumentförstörare eller läggs i låsta sekretesskärl. Sekretesskärlen töms regelbundet av ett certifierad företag. Sida 6 av 15
Skyddad identitet CityAkuten har tydliga och väl kommunicerade och implementerade riktlinje avseende patient med skyddade personuppgifter. Strålskyddssäkerhet Vi följer kraven enligt SSMFS 2008:5, SSMFS 2008:11, SSMFS 2008:31 och SSMFS 2008:35 gällande strålskyddssäkerhet. Personalen på enheter där man använder röntgenutrustning får regelbunden utbildning i Strålskyddssäkerhet. Utbildningen sker vid nyanställning samt var tredje år för all personal på enheten. Senaste utbildningen genomfördes i november 2015. Röntgenutrustningarna kontrolleras regelbundet av ackrediterat Medicintekniskt företag. Senaste kontroll genomfördes i november 2015. Patientstrålskydd används vid all radiologisk bildtagning. Vi ser till att bruksanvisningar för röntgenapparater finns tillgängliga för vårdpersonalen då exponeringstiden kan variera beroende på utrustningens fabrikat. Hygien- och smittskyddssäkerhet Vid CityAkutens mottagningar träffar vi dagligen ett stort antal patienter och arbetskollegor. På mottagningar utförs behandlingar av varierande karaktär och svårighetsgrad. All personal och patienter kan vara bärare av sjukdomsframkallande mikroorganismer. För att förebygga smittspridning ställs det stora krav på välfungerande och genomtänkta hygienrutiner. Vi på CityAkuten följer (SOSFS 2015:10) Socialstyrelsens föreskrift om Basal hygien för vård och omsorg Basala hygienrutiner revideras årligen och följs upp via stickkontroller. Våra operativa enheter inom vårdval kontrolleras regelbundet av representanter från Vårdhygien inom Hälso- och sjukvårdsförvaltningen SLL. Brand- och larmskydd Brandskyddet i CityAkuten lokaler vid Hötorget har under året genomgått en omfattande uppgradering vilket bland annat har inkluderat en direkt koppling till räddningstjänsten. Brandskyddet håller idag högsta och bästa nivå. Parallellt med uppgraderingen av brandskyddet har även larmskyddet genomgått en översyn under året. Under nästa år kommer en uppgradering ske även på larmsidan. Sida 7 av 15
Riskbedömningar Medicinska riskbedömningar en förutsättning för hög patientsäkerhet. Ökade andelen äldre i befolkningen ställer allt högre krav på vården. Behovet av säker vård ställer vårdpersonalen inför nya utmaningar där medicinsk risk kan föreligga. Cirka 15 % av den europeiska populationen är idag över 65 år. På CityAkutens mottagningar utförs framförallt akutvård och akuttandvård. Det är mycket viktigt ha en hög kompetent personal som kan snabbt ställa rätt diagnos, göra medicinsk riskbedömning och ordinera rätt behandling. Kompetens- och erfarenhetskrav ställs vid all nyanställning. Vi har medicinskt ansvariga läkare på samtliga vårdenheter och en övergripande medicinskt ansvarig chefsläkare. Rapportering till STRADA STRADA är ett informationssystem för data om skador och olyckor inom hela vägtransportsystemet. Namnet är en förkortning av Swedish Traffic Accident Data Acquisition. STRADA bygger på uppgifter från två källor, polis och sjukvård. Polisen registrerar in trafikolyckor och denna registrering är rikstäckande i STRADA sedan årsskiftet 2003. Större delen av Sveriges akutsjukhus registrerar också in uppgifter om olyckor i vägtrafiken till informationssystemet. Syftet att förebygga olyckor. CityAkuten Närakuten Barn rapporterar kontinuerligt. Rapportering till nationella register och deltagande i studier Rapportering sker till följande kvalitetsregister: korsbandsregistret knäplastikregistret cancerregistret gynekologiska kvalitetsregistret infektionsregistret läkemedelsregistret NDR diabetes Kompetenshöjande insatser Under året har kompetenshöjande åtgärder och projekt genomförts enligt nedan: HLR-utbildning utbildning diabetesvård utbildning i FAR, fysisk aktivitet på recept utbildning i spirometri kurs i sjukvårdsrådgivning utbildning i KOL Sida 8 av 15
5. Organisatoriskt ansvar för patientsäkerhetsarbetet Vårdgivaren CityAkuten i Praktikertjänst AB är ansvarig för patientsäkerheten och leder och styr verksamheten, bland annat genom kvalitetsledningssystem där kvalitet, patientsäkerhet, arbetsmiljö, miljö och säkerhet är integrerat. Vårdgivaren fastställer mål och strategier för det systematiska patientsäkerhetsarbetet samt följer upp detta. Det finns en tydlig koppling mellan mål, verksamhet och uppföljning. Verkställande direktör är huvudansvarig för att det bedrivs ett effektivt patientsäkerhetsarbete i företaget. Kvalitetsansvarig har det övergripande ansvaret för uppföljning av det operativa arbetet avseende kvalitets- och miljöfrågor som bedrivs i verksamheten. Verksamhetschef är operativt ansvarig för att lagar, avtal, policys, riktlinjer och rutiner efterlevs. 6. Struktur för uppföljning och utvärdering Uppföljning av patientsäkerhetsarbetet sker löpande och årligen av vd och verksamhetschefer. Utgångspunkt i uppföljnings- och utvärderingsarbetet är beslutade mål och strategier i affärsplan. 7. Uppföljning genom egenkontroll CityAkuten arbetar med patientsäkerheten på ett systematiskt sätt där uppföljning och egen kontroll är grunden för utveckling. Medicinteknisk uppföljning sker genom daglig kontroll. Därutöver sker årlig kontroll utförd av extern leverantör. Journalloggar kontrolleras månadsvis. Löpande uppföljning för säkerställande av våra processer sker dels genom avvikelserapportering och fastställd uppföljning genom enkäter och kundundersökningar. Risker för vårdskador identifieras både genom avvikelserapportering och ärendehantering. Ärenden från Socialstyrelsen och Patientnämnden analyseras och utgör förbättringsunderlag. Alla synpunkter från patienter/närstående tas om hand direkt av verksamhetschef som ansvarar för kontakt och åtgärd. Avvikelser och patientsäkerhet följs upp på regelbundna arbetsplatsmöten. Tydlig riktlinje finns utarbetad för avvikelsehantering. Sida 9 av 15
Avvikelsehantering CityAkuten arbetar aktivt med avvikelsehantering. Det är mycket viktigt för oss att få kännedom om eventuella risker för vård skador, tillbud och andra händelser och störningar som sker i det vardagliga arbetet. Personalen uppmuntras att rapportera eventuella avvikelser via webbaseradet avvikelsehanteringssystemet som finns på företagets intranät. I samband med själva rapporteringen har man möjlighet att föreslå korrigerande och förebyggande åtgärder. Avvikelserna tas upp, analyseras och följs upp på arbetsplatsmötena. Genomgång av företagets avvikelser är också stående punkt på ledningens-genomgångar. Vi grupperar avvikelser i olika kategorier och graderar i allvarlighetsgrad som tillbud, skada eller avvikelse som kräver en anmälan till Socialstyrelsen enligt lagen om Lex Maria. Mindre avvikelser samt tillbud registreras och följs upp genom egen kontroll och analys. Man diskuterar och analyserar varför avvikelsen har uppkommit och vad kan vi göra för att förebygga en liknande händelse. Mindre avvikelser korrigeras på mottagningen medan större avvikelser går vidare till Medicinska rådet och CityAkutens ledningsgrupp. Vid allvarliga händelser då en händelse inträffat där en patient drabbas av, eller utsatts för risk att drabbas av allvarlig skada eller sjukdom görs Lex Maria -anmälan enl. SOSFS 2005:28. Tillsammans med anmälan skickas en intern utredning innehållande händelseförlopp, omedelbart vidtagna korrigerande åtgärder, identifierande orsaker till händelsen, riskbedömning det vill säga sannolikheten för att liknande händelser ska inträffa igen och tänkbara konsekvenser bifogas. CityAkuten haft två Lex-Maria anmälningar under 2015 som är avslutade. Under 2015 har vi registrerat 696 avvikelser. Det är en ökning med cirka 300 % i jämförelse med förra året. Ökningen beror på ett omfattande arbete med att än bättre registrera avvikelser samt att personalen har blivit mer medveten om vikten av avvikelserapporteringen. Sida 10 av 15
Antal Patientsäkerhetsberättelse 2015 CityAkuten i Praktikertjänst AB Antalet och kategoriseringen av avvikelser för 2015 och 2014 250 Antal avvikelser 2015 jmf med 2014 200 150 100 50 0 2015 2014 Kommentar: Avvikelser Journalhantering; Majoriteten av avvikelserna avser försenade leveranser av diktat. I dem flesta fall åtgärdas avvikelser omgående, medicinska sekreterarare har dock som rutin att registrera all försening oberoende av om diktaten har kommit inom närmaste dagen. Avvikelser Övrigt; Majoriteten av övriga avvikelser har en varierande karaktär. Ett flertal skulle dock kunna placeras under annan kategori i systemet. Utbildning är därför planerad för att förbättra kunskaperna i själva avvikelsesystemet och vad olika kategorier står för. 8. Samverkan för att förebygga vårdskador För oss står patientens hälsa alltid i fokus. Samarbete och samverkan är viktiga för att få helheten i vårdomhändertagande. Gemensam triagering mellan Närakuten Barn och Astrid Lindgrens Barnsjukhus. Samverkan akutsjukhus. Samverkan försäkringsbolag. Samarbete MRAB, Medilab AB och andra vårdföretag. Samverkan med 1177, sjukvårdsrådgivningen. Samverkan med patienter/närstående avseende synpunkter och klagomåls- hantering alla patienter som lämnar kontaktuppgifter kontaktas. Samverkan inom CityAkuten. Samverkan med andra vårdgivare. Sida 11 av 15
9. Riskanalys I CityAkuten genomförs riskanalyser i preventivt syfte för att öka patientsäkerheten och minimera risk för vårdskada. Inför större förändringar i verksamheten ska riskanalyser genomföras för att undvika att oväntade brister uppstår som skulle kunna drabba patient. 10. Hälso- och sjukvårdspersonalens rapporteringsskyldighet Det är viktigt att all personal medverkar i patientsäkerhetsarbetet genom att aktivt rapportera det som avviker från ordinarie händelseförlopp. Genom avvikelserapportering kan systembrister och brister stora som små, synliggöras och åtgärdas. CityAkuten har därför i ledningssystemet, tydliga riktlinjer för avvikelsehantering och rapporteringsskyldighet. All personal är skyldig att uppmärksamma om något hänt eller riskerar att hända och som skulle kunna äventyra patientsäkerheten. Lex Maria utgör en del i avvikelsehanteringen. 11. Hantering av klagomål och synpunkter Alla avvikelser, synpunkter och klagomål rapporteras direkt till verksamhetschef. Verksamhetschef ansvarar för: Avvikelser som är inrapporterade eller som avser den egna verksamheten. Att analysera avvikelsen, bearbeta orsak samt att besluta om korrigerande åtgärder. Att återrapportera till rapportör/berörd personal vilken åtgärd som vidtagits. Att i särskilda fall informera berörd vårdtagare. Att avvikelser tas upp under fast punkt på arbetsplatsmöten, samt rapporteras under en fast punkt på produktionsledningsmöten. Alla medarbetare har ett ansvar att: Omedelbart åtgärda ett problem så långt detta är möjligt. Rapportera till närmaste chef. Den åtgärd som initialt vidtagits noteras i den avvikelserapport som går till verksamhetschef. Sida 12 av 15
12. Sammanställning och analys CityAkuten kommer att fortsätta sitt arbete med utvecklingen av företagets ledningssystem för kvalitet och patientsäkerhet. Inkomna avvikelser, synpunkter, klagomål ska sammanställas två gånger per år i syfte att se trender och spåra riskområden. Sammanställningen analyseras då på verksamhetsnivå och rapporteras till vd och övergripande medicinskt ansvarig läkare. Övergripande medicinskt ansvarig läkare sammanställer anmälningsärenden och beslut tagna av Socialstyrelsen och Patientnämnden. Utifrån detta beslutar företagsledningen om åtgärdsplaner. Mål: CityAkuten arbetar för en nollvision gällande vårdskador. Under 2015 hade CityAkuten två anmälningar enligt Lex Maria. Antal klagomålsärenden för fel i vården som inkommit till IVO (Inspektionen för vård och omsorg) är nio stycken. Av dessa är sex ärenden avslutade och tre under behandling. Avslutade ärenden har inte blivit föremål för kritik. De anmälningsärenden som inkommit till Patientnämnden i form av enskildas klagomål är av olika karaktär. Det handlar i flera fall om bemötande, kommunikation, upplevd utebliven hjälp, brister i prioritering. Sida 13 av 15
Antal Antal Patientsäkerhetsberättelse 2015 CityAkuten i Praktikertjänst AB Klagomål till PaN Primärvården 25 20 15 10 5 0 Klagomål till PaN Primärvården 2014 2015 Klagomål PaN Specialistvården 25 20 15 10 5 0 Klagomål till PaN Specialistvården 2014 2015 Sida 14 av 15
13. Övergripande arbetsområden för kommande år CityAkuten kommer under nästa år, 2016, hålla ett extra fokus på: Maximal patientsäkerhet Bra arbetsmiljö Säker vårdhygien Utveckla proaktivt arbete Minskad antibiotikaförskrivning Aktiv egenkontroll Antal, utfall och sammanfattande analys av anmälningsärenden Delaktiga patienter Aktiv avvikelseprocess Standardvårdplaner Sida 15 av 15