Handlingar till sammanträde med styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset Onsdag 19 december 2012
Sammanträdesdatum 2012-12-19 1(2) KALLELSE till sammanträde med styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset Datum: Onsdagen den 19 december 2012 Plats: Röda rummet, Bruna stråket 21, Sahlgrenska sjukhuset Tid: 09.00 cirka 16.45 FÖREDRAGNINGSLISTA 1. Mötets öppnande 09.00 2. Fastställande av föredragningslista 3. Val av justeringsperson 4. Patientsäkerhet och avvikelser Christina Raner, Mats Tullberg 09.10 5. Kommentarer till aktuella händelser 09.40 6. Rapporter från styrelsens ledamöter 10.00 Kaffe 10.15 7. Information: FoU-strategier Lars Grip 8. Information: Genomförande av budget 2013 Barbro Fridén, Eva Arrdal 9. TU: Uppföljningsplan Vårdöverenskommelse 2013-2014 Eva Arrdal 10. TU: Revisionsrapport - Granskning av fakturahantering Eva Arrdal 10.30 10.40 Bilaga 11.40 Bilaga 11.50 Bilaga Lunch 12.00 11. Information: Etik i vården Lars Sandman, Borås högskola 12. TU: Revisionsrapport: Granskning av sjukhusens prestationsredovisning i Västra Götalandsregionen Eva Arrdal 13.00 14.30 Bilaga 13. TU: Återrapport över vidtagna åtgärder med anledning av revisionsgranskning 2012 av Sahlgrenska Universitetssjukhuset ekonomiska redovisning 2011 Eva Arrdal Kaffe 14.45 14.40 Bilaga 14. TU: Revisionens granskning av intern kontroll Eva Arrdal, Anita Brnic 15.00 Bilaga 2012-12-11
Sammanträdesdatum 2012-12-19 1(2) 15. TU: Sahlgrenska Universitetssjukhusets plan för intern styrning och kontroll 2013-2014 Eva Arrdal, Anita Brnic 16. TU: Månadsrapport november Eva Arrdal 17. TU: Svar på motion om inrättande av patientsäkerhetsprofessur Paul Uvebrant 18. TU: Svar på remiss - handlingsplan FNs konvention om barns rättigheter i Västra Götalandsregionen år 2013-2014 Jimmy Kero 19. TU: Svar på remiss om avskaffande av steriliseringskrav som villkor för ändrad könstillhörighet Barbro Fridén 20. Information: Årshjul Kerstin Brunnström 15.10 Bilaga 15:30 Bilaga delas ut vid mötet 15.40 Bilaga 15.50 Bilaga 16.00 Bilaga 16.10 Bilaga 21. Studiebesök Karolinska Universitetssjukhuset 2013-01-16 16.20 22. Allmänna anmälningsärenden Inkomna skrivelser Verkställighetsbeslut Delegationsbeslut 16.30 Bilagor 23. Övriga frågor 24. Mötets avslutande 2012-12-11
Punkt 8 Tjänsteutlåtande Referens Datum Diarienummer 2012-12-10 SU 700-840/2012 Till styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset Åtgärder i egen regi för att öka tillgängligheten 2013 Måluppfyllelsen för antalet patienter som väntat mer än 60 dagar på förstabesök var 70 % i oktober och på operation/behandling 62 % i oktober SU redovisade en positiv budgetavvikelse för perioden januari-oktober på drygt 70 mnkr. Med målet att förbättra tillgängligheten samt i avvaktan på beslut Regional kömiljardsatsning 2013 har med stöd av tillgänglighetssatsningen 25 mnkr i VÖK 2013 beslut fattats att planera och starta specificerade insatser genom utökad egenproduktionen under 2013. Beslutad tilldelad finansiering för utökad egenproduktion 2013, knappt 43 mnkr. Omr Första besök inom verksamhet Volym Prel finansiering tkr 5 Hud 600 500 5 Handkirurgi 400 300 5 Kirurgi 200 180 5 Plastikkirurgi 300 225 5 Urologi 300 225 Prel Behandling/operation inom Omr vo/specifikation Volym finansiering tkr 1 Hysterektomi 45 900 1 Gynekologi -Inkontinens 45 900 2 Reservoarkirurgi 12 1 850 2 Revision stomi 14 950 2 Anala ingrepp 20 420 3 Ortopedi Dagkirurgi 250 2 500 5 Handkirurgi 300 4 000 5 Plastikkirurgi 300 5 600 5 Leverresektion 40 1 630 6 Neurokirurgi 75 5 600 6 Hjärtoperationer (koronar och klaff) 40 4 400
Punkt 8 Tjänsteutlåtande Referens Datum Diarienummer 2012-12-10 SU 700-840/2012 Omr Medicinska undersökningar Antal Prel finansiering tkr 1 Barn röntgen 586 4 100 2, 3, 6 Koloskopier 700 2 300 3 Ögonbottenfotografering enligt underlag 1 200 4 Datortomografi 2000 1 000 4 MR 1400 1 500 4 Ultraljud 200 2 300 4 Klin fys ( u-ljud hjärta o vener) 210 400 Dessutom tilldelas område 2 finansiering för psykiatrisk akutmottagning förstärkning primärjourlinje 1600 tkr samt hjärtmottagning 6 månaders öppenvårdsproduktion för 1 läkare, 800 tkr. För planering och uppföljning ska den regional produktions- och kapacitetsmodellen 2013 användas. Finansiering avropas, enligt rutin beslutad av funktion ekonomi- och marknad, från den sjukhusgemensamma ekonomiavdelningen. Förslag till beslut Styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset föreslås besluta att anteckna informationen. Barbro Fridén Sjukhusdirektör Eva Arrdal Ekonomi- och marknadsdirektör
Punkt 9 Tjänsteutlåtande Referens Datum Diarienummer Per-Olof Axelsson 2012-11-23 SU 503-318/2012 Till styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset Uppföljningsplan Vårdöverenskommelse 2013-2014 Bakgrund Styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset har tillsammans med Hälso- och sjukvårdsnämnderna 4, 5, 7, 11 och 12 fattat beslut om vårdöverenskommelse 2013-2014. Med anledning av denna överenskommelse har ett förslag till gemensam uppföljningsplan upprättats av Sahlgrenska Universitetssjukhuset och hälso- och sjukvårdskansliet, se bilaga. Hälso- och sjukvårdsnämnderna 4, 5, 7, 11 och 12 ska för sin del under december månad 2012 fatta likalydande beslut. Förslag till beslut Styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset föreslås besluta att för sin del fastställa uppföljningsplan avseende överenskommelse om sjukhusvård 2013-2014 mellan Sahlgrenska Universitetssjukhuset och Hälso- och sjukvårdsnämnderna 4, 5, 7, 11 och 12 enligt redovisat förslag. SAHLGRENSKA UNIVERSITETSSJUKHUSET Barbro Fridén Sjukhusdirektör Eva Arrdal Ekonomi- och marknadsdirektör Bilagor: Uppföljningsplan avseende överenskommelse om sjukhusvård 2013-2014 mellan Sahlgrenska Universitetssjukhuset och Hälso- och sjukvårdsnämnderna 4, 5, 7, 11 och 12
Bilaga Uppföljningsplan för överenskommelse om sjukhusvård 2013-2014 mellan hälso- och sjukvårdsnämnderna 4, 5, 7, 11 och 12 och Sahlgrenska Universitetssjukhuset 1 (6)
Bilaga INLEDNING Detta dokument omfattar den uppföljningsplan för vårdöverenskommelsen 2013-2014 som Hälso- och sjukvårdsnämnderna 4, 5, 7 11, 12 och Sahlgrenska universitetssjukhusets styrelse fattat beslut om. UPPFÖLJNINGSPLAN VÅRDÖVERENSKOMMELSE 2013-2014 Planen omfattar ett antal uppföljningsområden som fördelats efter rubrikerna samverkan, läns-/region- och rikssjukvård, länssjukvård, särskilda insatser, tillgänglighet, patientsäkerhetsarbete och patientbemötande. Former och tidpunkt för redovisning är anpassade beroende på uppföljningsområde. I regel sker redovisning i samband med Sahlgrenska universitetssjukhusets ordinarie delårs- och/eller årsrapportering till regionen, med vissa undantag, vilket specificeras i planen nedan. Två undantag som i uppföljningsplanen innebär specifik uppföljningsform är avstämning och dialog i samarbetsgruppen. Avstämning innebär att SU redovisar information på initiativ av Hälso- och sjukvårdsnämndernas kansli (HSNK). Samarbetsgruppen är en dialoggrupp bestående av tjänstemän från SU och HSNK. Uppföljningsplanen kommer inför 2014 att uppdateras samt eventuellt anpassas utifrån regiongemensamma uppföljningskrav. Kvalitetsindikatorer biläggs enligt särskild plan i vårdöverenskommelsen 2013-2014 och redovisas i beslutad bilaga 7. 2 (6)
Bilaga Samverkan Uppföljningsområde Genomförande/ansvar Redovisningstidpunkt Vård av barn i livets slutskede Utveckling av rutiner, implementering av framtagna rutiner samt uppföljning Avstämning 2013 och uppföljning 2014 Tidig understödd hemgång vid stroke HSA rapport om tidig understödd hemgång Rapport som kopia till HSNK Vårdkedjor strokepatienter Medverkan/konsultation/utbildning av vårdgrannar Avstämning 2013 och 2014 Barn med fetma Rapport med beskrivning av hur sjukhuset arbetar med målgruppen för att fånga upp barn i riskzonen. Lägesrapport 2013 och 2014. Uppföljning enligt regionala anvisningar regionalt obesitascentrum barn och unga Närsjukvårdsarbetet, förstärkt samverkan Deltaga i närsjukkvårdsarbetet, ex. socialpsykiatriska vårdmodellen på Öckerö Verksamhetens gemensamma årsrapport för 2013 och 2014 från närsjukvårdsarbetet på Öckerö Preventionsriktat arbete, ungdomar och narkotikamissbruk Samverkan Mini Maria Årsrapport från Mini Maria 2013 och 2014 Säkerställa samverkan PV, BUM och BUP särskilt Västbus Bemanning från SU Avstämning 2013 och 2014 ANS, överföring volymer Gemensamt arbete SU, ANS och beställare SU medverkar i gemensam rapport våren 2013. Vid förändrat uppdrag uppföljning 2014 3 (6)
Bilaga Läns-, region- och rikssjukvård Uppföljningsområde Genomförande/ansvar Redovisningstidpunkt Vårdvolymer Antal viktade prestationer VG patienter Delår 1 och 2 samt årsredovisning Ordnat införande år 2, läkemedel Riskdelningsmodell Särskild framställan 2013 Kvalitetsindikatorer och måltal Uppföljning enligt VÖK 2013-2014, bilaga 7 Redovisning enligt mall delår 1 respektive delår 2 och årsredovisningen. Särskilda uppföljningsmöten för avstämning Rikssjukvård Uppföljningsområde Genomförande/ansvar Redovisningstidpunkt Transplantionssjukvård Volymer enligt ersättningsmodell Delår 1 och 2 Länssjukvård Uppföljningsområde Genomförande/ansvar Redovisningstidpunkt Suicidprevention Policy, strategier och aktiviteter på akutmottagningarna Avstämning 2013 Läkemedelsanvändning Läkemedelsgenomgångar +75 år Avstämning 2014 Specialistpsykiatri, barn-/ungdomsoch vuxenpsykiatri Seminarium för politiker 2013 Överföring slutenvård barn- och unga i Ale kommun från NU sjukvården till SU Genomförande Avstämning 2013 Geriatrisk vård Projektuppföljning (översyn geriatriken) Dialogmöte samarbetsgruppen 2014 4 (6)
Bilaga Övergången mellan barnsjukvård och vuxensjukvård inom specialiteter. Prio psykiatrin Uppföljning Dialogmöte samarbetsgruppen 2014 Förlossningssjukvård Antal förlossningar i förhållande till prognostiserat födelsetal 2013-2014 Delår 1 och 2 och årsredovisning Hälsoundersökningar med mammografi Enligt gemensam uppföljningsmall offentlig/privat Delår 1 och 2 och årsredovisning PTSD Se över förutsättningar enligt överenskommelse Avstämning 2013 Särskilda insatser Uppföljningsområde Genomförande/ansvar Redovisningstidpunkt Neuropsykiatriska utredningar och behandlingar BUP: redovisning av kösituation före och efter insatser samt uppföljning. Införandeplan KBT för vuxna med ADHD Feb 2013 och 2014 Delår 2, 2013 Utveckla arbetet med mobila specialistenheter GARP, utvärdering av verksamheten Delår 2, 2013 IVA Utökning platser enligt plan vårdöverenskommelsen Januari 2013, delår 1 och 2 samt oktober 2013. SU rapporterar till HSNK om platserna inte startar som planerat Tillgänglighet Uppföljningsområde Genomförande/ansvar Redovisningstidpunkt Öppen retur, direktinläggning, inskrivnings-/utskrivningsklar patient Fortsatt utveckling av arbetssätt. Satsning på akutvårdkedjan Avstämning 2014 Vårdgarantin Uppföljning enligt separat regional rutin Enligt regionala anvisningar Strålbehandlingsverksamhet Uppföljning väntetider Delår 1 och 2 samt ÅR 5 (6)
Bilaga Patientsäkerhetsarbete Uppföljningsområde Genomförande/ansvar Redovisningstidpunkt Patientsäkerhetsarbete Patentsäkerhetsberättelse per 2013 Avstämning 2014 Genusanalys Två patientgrupper årligen, varav hjärtsjukvård är ett område 2013 Årsredovisning 2013 och 2014 Patientbemötande Uppföljningsområde Genomförande/ansvar Redovisningstidpunkt Kommunikation med patienter (och information anpassad till olika patientgrupper) Aktiviteter för att förbättra kommunikationen med patienter, och vid behov, anpassa informationen till olika patientgrupper Uppföljning i enlighet med regional tidplan Avstämning aktivitetsplan 2013 och 2014 Nationella patientenkäten Barn- ungdomssjukvård 2013 Vuxensjukvård 2014 Redovisning av utfall Bilaga: Kvalitetsindikatorer och målrelaterad ersättning (MRE) 6 (6)
Punkt 10 Tjänsteutlåtande Referens Datum Diarienummer Lars-Bertil Jonasson 2012-12-03 SU 313-645/2012 Till styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset Rapport med anledning av revisionsgranskning avseende fakturahanteringen på de fyra storsjukhusen samt Habilitering & Hälsa 2012 (dnr Rev 34-2012) Bakgrund Under 2011 har revisionen uppmärksammat brister i fakturors kvalitet, i beställningsunderlag samt i kopplingen till gällande avtal. Under 2012 har därför genomförts en granskning på de fyra storsjukhusen samt Habilitering & Hälsa. Revisionens granskning syftar till att klarlägga om den interna kontrollen av fakturahanteringen, från upphandling till betalning, är tillräcklig. Granskningen har avgränsats till ett stickprov på sammanlagt 125 fakturor, 25 från vardera verksamhet. I granskningsrapporten finns dels bedömningar och rekommendationer för alla granskade förvaltningar tillsammans, dels analyser av enskilda förvaltningar. Granskningsrapporten återfinns i bilaga 1. Revisionskollegiet emotser svar från berörda nämnder och styrelser senast i mars 2013 enligt följebrev från revisorskollegiet.. Revisionens samlade bedömningar och rekommendationer Iakttagelser och bedömningar Leverantörernas fakturor uppfyller de krav som finns i lagen och är specificerade på en acceptabel nivå. Några verksamheter saknar regelmässigt underlag för sina beställningar. Det finns brister i regionens upphandlingsrutiner som leder till att många produkter köps utan avtal, trots att det avser vanliga köp till stora summor. Det finns en god dokumentation rörande attester och fakturahantering. Dokumenten bör vara tydligare avseende dokumentation av beställning och bekräftelse. Angivandet av beställare och referenser på fakturor har varit eftersatt. Attestrutinerna fungerar tillfredsställande och inget fall där mottagningsattestant och beslutsattestant är samma person har förekommit. Det kan finnas möjligheter till effektiviseringar och besparingar om regionledningen fortsätter att anpassa inköpsorganisationen till den stora mängden inköp och till kraven från LOU.
Punkt 10 Tjänsteutlåtande Referens Datum Diarienummer Lars-Bertil Jonasson 2012-12-03 SU 313-645/2012 Det behövs kontroller för att identifiera brister och förbättringsområden i fakturahanteringen. Syftet bör vara att uppnå en tillfredställande process istället för att finna enskilda felaktigheter. Revisionen bedömer att den interna kontrollen avseende fakturahanteringsprocessen vid NU-sjukvården och SU är tillräcklig. Revisionen bedömer att SkaS, SÄS och Habilitering & Hälsa kan förbättra den interna kontrollen avseende fakturahanteringsprocessen. Rekommendationer Regionens förvaltningar och Område inköp rekommenderas att identifiera områden som behöver upphandlas, så att köp kan göras lagenligt och till marknadens bästa pris och kvalitet. Granskade styrelser rekommenderas att uppdra åt respektive förvaltning att se över beställningsrutiner och inleveranskontroller så att de kan säkerställa att regionens resurser inte hanteras på felaktigt sätt. Granskade styrelser rekommenderas att uppmärksamma regionstyrelsen på vikten av en väl fungerande upphandlingsorganisation, vilken ska kunna hantera den stora mängd inköp som regionen årligen gör och som omfattas av LOU. Granskade styrelser rekommenderas att uppmärksamma regionstyrelsen på behovet av att komplettera gällande riktlinjer avseende dokumentation av beställning och bekräftelse. Revisionens analys av SU Beställare, attester och fakturans innehåll Det är relativt enkelt att spåra kontaktperson (beställare). Några väsentliga brister i attester och fakturans innehåll finns inte. Beställningsunderlag och bekräftelse: Kontrollen av beställningsunderlag har fallit ut mycket positivt för SU som i de flesta fall kan uppvisa underlag för beställningarna. Avtal Av det valda urvalet visar SU att en stor del av köpen har gjorts i enlighet med avtal. Revisionen har dock noterat köp där ansvarig köpare valt att gå förbi gällande avtal och konstaterar att det är av olika anledningar kan vara svårt att ha full avtalstäckning, men att det är viktigt att följa utvecklingen och att identifiera de områden som idag saknar avtal eller har svag avtalstrohet. SUs kommentar Revisionens bedömning enligt granskningsrapporten är att SUs interna kontroll avseende fakturahanteringen är tillräcklig. Införandet i regionen av ett nytt beställningssystem, Marknadsplatsen, under 2012 innebär än bättre förutsättningar för säkrare beställningsrutin avseende avtalstrohet och beställningsunderlag. Arbete pågår kontinuerligt lokalt för att öka andel beställningar via Marknadsplatsen och regiongemensamt att definiera och införa nya avtalsområden. Rutin för kontroll av beställare, attester och beställningsunderlag finns och bör inarbetas i kommande planer för internkontroll. Möjligheten att följa avtalstroheten har förbättrats i och med införandet
Punkt 10 Tjänsteutlåtande Referens Datum Diarienummer Lars-Bertil Jonasson 2012-12-03 SU 313-645/2012 av Marknadsplatsen. Både lokalt och regiongemensamt pågår utvecklingsarbete för att en systematisk uppföljning och kontroll ska kunna ske framöver. Förslag till beslut Styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset föreslås besluta att notera informationen i denna rapport samt att översända rapporten som svar till revisionskollegiet. Styrelsen föreslås dessutom ställa sig bakom revisorernas övriga rekommendationer. Barbro Fridén Sjukhusdirektör Eva Arrdal Ekonomi- och marknadsdirektör Bilagor: Granskning av fakturahanteringen i de fyra storsjukhusen samt Habilitering & Hälsa Expedieras till: Revisionskollegiet
Granskning av fakturahanteringen i de fyra storsjukhusen samt Habilitering & Hälsa Dnr: Rev 34-2012 Genomförd av: Revisionsenheten Thomas Vilhelmsson Vilhelm Rundquist Behandlad av Revisorskollegiet den 12 september 2012 1
Innehåll 1 Sammanfattning...3 1.1 Iakttagelser...3 1.2 Bedömningar...3 1.3 Rekommendationer...4 2 Inledning...5 2.1 Bakgrund...5 2.2 Syfte och revisionsfrågor...5 2.3 Ansvarig nämnd och avgränsning...5 2.4 Revisionskriterier...5 2.5 Metod...6 3 Dokumentation...7 3.1 Attest- och utanordningsreglemente för Västra Götalandsregionen...7 3.2 Övriga dokument vid fakturahantering...7 4 Analys...8 4.1 NU-sjukvården...8 4.2 SU...9 4.3 SkaS...10 4.4 Södra Älvsborgs sjukhus...11 4.5 Habilitering & Hälsa...12 4.6 Sammanställning...13 5 Bedömningar och rekommendationer...14 5.1 Iakttagelser...14 5.2 Bedömningar...14 5.3 Rekommendationer...15 2
1 Sammanfattning Den interna kontrollen är väsentlig för att den interna styrningen av regionens verksamheter ska fungera väl. Revisionen har att årligen granska, bedöma och uttala sig om huruvida nämnder och styrelser upprätthåller en tillräckligt god intern kontroll i verksamheterna. Under år 2011 har revisionen uppmärksammat brister i fakturors kvalitet, i beställningsunderlag och i kopplingen till gällande avtal. Det är väsentligt med en transparant, spårbar och sammanhållen kontrollrutin från upphandling via beställning till bokning i ekonomisystemet, dels för att motverka otillbörligt beslutsfattande, dels för att stärka leverantörstroheten i verksamheten. Kontrollrutinen är även väsentlig för att säkerställa att verksamheten bedrivs på ett kostnadseffektivt sätt. Granskningen avgränsas till ett stickprov på sammanlagt 125 fakturor, 25 från vardera Sahlgrenska universitetssjukhuset (SU), NU-sjukvården, Södra Älvsborgs sjukhus (SÄS), Skaraborgs sjukhus (SkaS) samt Habilitering & Hälsa. 1.1 Iakttagelser Leverantörernas fakturor uppfyller de krav som finns i lagen och är specificerade på en acceptabel nivå. Några väsentliga brister i detta avseende har inte framkommit. Några verksamheter saknar regelmässigt underlag för sina beställningar. Det leder till att risken för fel ökar och att spårbarheten minskar. Dessutom har i stort sett alla verksamheter brister i de underlag som ska bekräfta leveranserna. En faktura är inte ett tillräckligt bevis för att något verkligen har utförts. Detta förfaringssätt ställer även högre krav på att den interna kontrollen genomförs på ett strukturerat sätt. Det finns brister i regionens upphandlingsrutiner som leder till att många produkter köps utan avtal, trots att det avser vanliga köp till stora summor. Även köp som går emot gällande avtal förekommer. Det går inte att kontrollera att regionens pengar hanteras på ett ansvarsfullt sätt om priser och kvalitet inte undersöks via ett upphandlingsförfarande. För de köp som stöds av avtal har avtalen och villkoren gått att finna relativt enkelt. Problematiken med överklaganden i samband med upphandlingar är att det under den tid överklagandet prövas saknas det avtal. 1.2 Bedömningar Centralt finns en god dokumentation rörande attester och fakturahantering. Det finns kompletterande dokument vilka är tillräckliga för att detta ska fungera. Dokumenten bör enligt vår mening vara tydligare avseende dokumentation av beställning och bekräftelse. Det är rimligt att dokumenten ses över årligen för att vara aktuella. Angivandet av beställare och referenser har varit eftersatt. Frågan måste hanteras automatiskt i Marknadsplatsen, även om den inte täcker samtliga fakturor. Att referensen på fakturan inte är beställare är en brist. Det kan även vara vilseledande om personen inte längre arbetar kvar eller har bytt arbetsuppgifter. Det bör finnas korrekta referenser på fakturorna. Attestrutinerna fungerar tillfredställande och inget fall där mottagningsattestant och beslutsattestant är samma person har förekommit. Attestanterna är i olika grad styrda i ekonomisystemet och är därför behöriga att attestera. 3
Det kan finnas möjligheter till effektiviseringar och besparingar om regionledningen fortsätter att anpassa inköpsorganisationen till den stora mängden inköp och till kraven från LOU. Det behövs kontroller för att identifiera brister och förbättringsområden i fakturahanteringen. Syftet bör vara att uppnå en tillfredställande process istället för att finna enskilda felaktigheter. Vi bedömer att den interna kontrollen avseende fakturahanteringsprocessen vid NUsjukvården och SU är tillräcklig. Vi bedömer att SKaS, SÄS och Habilitering & Hälsa kan förbättra den interna kontrollen avseende fakturahanteringsprocessen. 1.3 Rekommendationer Regionens förvaltningar och Område inköp rekommenderas att identifiera områden som behöver upphandlas, så att köp kan göras lagenligt och till marknadens bästa pris och kvalitet. Granskade styrelser rekommenderas att uppdra åt respektive förvaltning att se över beställningsrutiner och inleveranskontroller så att de kan säkerställa att regionens resurser inte hanteras på felaktigt sätt. Det gäller både hantering av underlag och den interna kontrollen. Granskade styrelser rekommenderas att uppmärksamma regionstyrelsen på vikten av en väl fungerande upphandlingsorganisation, vilken ska kunna hantera den stora mängd inköp som regionen årligen gör och som omfattas av LOU. Granskade styrelser rekommenderas att uppmärksamma regionstyrelsen på behovet av att komplettera gällande riktlinjer av seende dokumentation av beställning och bekräftelse. 4
2 Inledning 2.1 Bakgrund Den interna kontrollen är en väsentlig del i och förutsättning för en väl fungerande intern styrning av regionens verksamheter. Revisionen har att årligen granska, bedöma och uttala sig om huruvida nämnder och styrelser upprätthåller en tillräckligt god intern kontroll i verksamheterna. Under år 2011 har revisionen uppmärksammat brister i fakturors kvalitet, i beställningsunderlag samt i kopplingen till gällande avtal. Det är väsentligt med en transparant, spårbar och sammanhållen kontrollrutin från upphandling via beställning av vara eller tjänst till bokning av kostnad i ekonomisystemet, dels för att motverka otillbörligt beslutsfattande, dels för att stärka leverantörstroheten i verksamheten. Kontrollrutinen är även väsentlig för att säkerställa att verksamheten bedrivs på ett kostnadseffektivt vis. 2.2 Syfte och revisionsfrågor Granskningen syftar till att klarlägga om den interna kontrollen av fakturahanteringen, från upphandling till betalning, är tillräcklig. Följande revisionsfrågor skall besvaras: Finns det dokumenterade rutiner för hur kontrollen av fakturor ska ske? Är det möjligt att identifiera och spåra beställare via fakturan? Hur följs lagar och regler gällande fakturors utseende och innehåll? Har principen att två personer kontrollerar varje faktura följts? Vilka underlag finns för beställning och bekräftelse av inleverans? Har köpet gjorts inom ramavtal eller inte? 2.3 Ansvarig nämnd och avgränsning Granskningen avgränsas till ett stickprov på 25 fakturor från vardera Sahlgrenska universitetssjukhuset (SU), NU-sjukvården, Södra Älvsborgs sjukhus (SÄS), Skaraborgs sjukhus (SkaS) samt Habilitering & Hälsa. 2.4 Revisionskriterier Lagen om kommunal redovisning Lagen om offentlig upphandling Regionövergripande policys och riktlinjer Skatteverkets riktlinjer och krav Köplagen Bokföringslagen 5
2.5 Metod 2.5.1 Fakturaurval Fakturagranskningen görs som en kontroll av 25 fakturor per vald verksamhet via ett kombinerat slumpmässigt och strategiskt urval. Målet med det, av arbetsbelastningsskäl begränsade urvalet, har varit att få så god täckning som möjligt av granskningsunderlaget. På grund av det begränsade antalet fakturor kan vi inte uttala oss generellt om hur verksamheten hanterar processen, men det är inte heller granskningens mål. Istället ska granskningen ge en bild av de brister som förekommer så att granskade styrelser i framtiden ska kunna förbättra dessa delar. Urvalsperioden begränsades till februari 2012. Syftet var att få en hanterlig mängd fakturor som inte skulle påverkas av speciell fakturering i samband med årsskiftet. Därefter valdes tolv konton ut med större belopp och med olika inriktning för att spegla den breda verksamheten. För Habilitering & Hälsa som har en något annorlunda verksamhet än övriga har några konton har fått anpassas. Valda konton innehåller allt från sjukvård och konsulter till reparationer och förbrukningsmaterial. Fakturalistorna har rensats från interna motparter och andra offentliga aktörer på sjukvårdsområdet. Målet har varit att träffa olika leverantörer, inom olika verksamheter och fakturor med varierade belopp. Listorna har sorterats med högsta beloppet först och för varje konto har faktura nummer 1 och 7 valts ut. Ur konto 5001-5009 har dessutom faktura nummer 13 valts ut. Där det har funnits för få fakturor har den med lägst belopp valts som andra faktura och i de fall det blivit samma leverantör har nästkommande faktura valts som ersättning. 2.5.2 Granskningsmoment Denna granskning har flera syften. Först kontrolleras om det finns två attester och om dessa finns upptagna i attestordningen. Det ska även finnas uppgift om vem som har beställt samt hur beställningen är dokumenterad. På fakturan kontrolleras om den innehåller de uppgifter som krävs enligt lagen samt om den är specificerad så att det går att utläsa vad som beställts och till vilken adress leveransen ska gå. Utifrån detta kan en översiktlig bedömning göras av om priset är rimligt och om beställningen är verksamhetsnära. Det bör även finnas en person, som i regionen kallas inleveranskontrollant, som med följesedel eller motsvarande kan bekräfta att varan mottagits eller tjänsten utförts. Inleveranskontrollanten ska kontroller att en vara eller tjänst är levererad med rätt kvantitet och kvalitet. Denna bekräftelse kan inte göras via fakturan utan ska bekräfta att varan eller tjänsten verkligen har levererats. Sist och störst är kontrollen av eventuellt ramavtal och/eller direktköpsavtal samt om det är giltigt i tid och gäller för den aktuella varan eller tjänsten. Här görs en sammanvägd bedömning för att kunna jämföra resultaten med andra granskade verksamheter. 6
3 Dokumentation Den dokumentation som bedöms relevant för granskningen är attest- och utanordningsreglementet samt olika rutinbeskrivningar och tillämpningsanvisningar för fakturahantering. 3.1 Attest- och utanordningsreglemente för Västra Götalandsregionen Regionen har ett fastställt reglemente för attester och utanordning. Den första utgångspunkten för reglementet är fullmäktiges Policy för intern styrning som antogs 2002 men som upphävdes redan 2005. Andra utgångspunkter är kommunal redovisningslag samt god redovisningssed. Hela reglementet är allmänt hållet och tar upp kontroller, attester, jäv mm. Mer specifik information lämnas i tillämpningsanvisningarna till attest- och utanordningsreglementet. Tillämpningsanvisningarna anger vilka delar som omfattas av reglementet samt de roller som finns i flödet. Här nämns attestant, beställare, inleveranskontrollant och utanordnare. I anvisningarna finns en uppställning över vilka kontroller som bör göras av en faktura, beroende på vilken ekonomisk händelse som avses. Hanteringen förklaras utförligt. Det finns även andra dokument som är framtagna på tjänstemannanivå och som ska ge stöd i delar av fakturahanteringen. SU har tagit fram egna lokala tillämpningsanvisningar som stöd för de övergripande. Iakttagelser och kommentarer Det är bra att regionen har antagit ett reglemente med tillhörande tillämpningsanvisningar. Utgångspunkten för reglementet är policyn för intern styrning och kontroll. Den avskaffades i slutet av 2005. Policyn står fortfarande som den första utgångspunkten trots att den är borta och att den ännu inte har ersatts med någon ny. Reglementet är formellt och övergripande så det är i tillämpningsanvisningarna som medarbetarna får stöd i fakturahanteringen. Den information som finns bedömer vi vara tillräcklig för de olika arbetsmomenten i fakturahanteringen. Reglementet trycker särskilt på ansvaret hos olika roller i processen. 3.2 Övriga dokument vid fakturahantering 3.2.1 Externa leverantörsfakturor Fakturorna har under ett flertal år skannats och lästs in i ekonomisystemet Raindance. Om denna hantering finns en anvisning som bland annat tar upp fakturans flöde, vad som ska kontrolleras och vilka användarregler som gäller. 3.2.2 Fakturans utseende Det finns ett dokument som anger vilka krav som ställs på en faktura. Dokumentet utgår från skatteverkets riktlinjer och krav och gäller när regionen fakturerar, men är även ett stöd för att rätt kontroller görs på inkommande fakturor. Dokumentet är kommenterat av ekonomiavdelningen. 3.2.3 Riktlinjer för representation, utbildning och handkassor Dokumentet innehåller redovisningsinformation för att momsen ska bli korrekt redovisad samt krav på deltagarförteckning, kvitton och annan betydande dokumentation. Dokumentet är baserat på Skatteverkets allmänna råd. 7