Implementering av agilt arbetssätt för bättre medborgarservice i Ängelholms kommun Ansökan om INFÖRANDESPROJEKT i VINNOVAs utlysning FRÖN För ökad innovation i offentligt finansierad verksamhet
Implementering av agilt arbetssätt för bättre medborgarservice i Ängelholms kommun Sökande är Ängelholms kommun med organisationsnummer 212 000 0977. Kommunen har inte tidigare erhållit finansiering från Vinnova eller av annan finansiär. Beskrivning av införandesprojektet Behov agil utvecklings-och servicekommun har Ängelholms kommun arbetat fram en tvåårig implementeringsplan. Med agil menas att organisationen ska ha förmåga att införliva ett snabbt, lättrörligt och anpassningsbart arbetssätt till en ständigt föränderlig verklighet. som samt på ett effektivt sätt ta tillvara på den nya kunskap som uppstår i en agil organisation. Utvecklingsarbetet med den nya kommunorganisationen har pågått under 2013-2014 och har involverat cirka 200 av kommunens politiker, tjänstemän och medarbetare. För att i högre grad kunna tillgodose medborgarens behov har samtliga medverkande på olika sätt uttryckt att kommunen behöver hitta ett nytt progressivt sätt för att bygga nya allianser i en g såväl inom den egna kommunen som med den offentliga-, ideella- samarbet - utmaning som or, En sammanfattning av bakgrundsarbetet finns att läsa på http://www.engelholm.se/organisation2015. Aktör/ aktörskonstellation Kommunens nuvarande organisation består på den politiska nivån av kommunstyrelsen samt sju specialnämnder förutom de obligatoriska nämnderna. Kommunens verksamhetsorganisation är indelad i åtta olika förvaltningar. Kommunen inför en ny organisation för sin verksamhet från och med 2015. Den nya organisationen, som ersätter tidigare förvaltningsorganisation, innehåller tre
huvuduppdrag, Lärande och familj, Hälsa och Samhällsutveckling samt servicestöd. Denna nya organisation ska stödja en ny politisk organisation som också införs från 2015. Den nya politiska organisationen innebär att den strategiska nivån omfattar kommunfullmäktige samt ett antal beredningar med uppdrag att med hög grad av medborgardialog arbeta fram styrdokument i form av visioner och mål för långsiktig strategisk utveckling av kommunen. Den verkställande nivån omfattar kommunstyrelsen, välfärdsnämnden samt en myndighetsnämnd. Kommunorganisationen har arbetats fram i en process med hög grad av delaktighet från chefer och medarbetare. I denna process har vi samarbetat med konsultföretaget AdvisoryBoard/WICIS AB. Implementeringsdelen blir därför en naturlig fortsättning av denna genomförda process. Införande av ett agilt beteende och förhållningssätt har central betydelse i det fortsatta arbetet. Vi vill använda samma arbetsmetodik i implementeringen som vi hittills använt under processen av den nya kommunorganisationen. Närmare beskrivning av andra aktörer lämnas i avsnitt Organisation och styrning. Omvärldsanalys och effekter Implementeringsfasen i det agila arbetssättet handlar om tre stycken nyskapande metoder för att säkerställa en grundläggande kompetens i det agila arbetssättet hos samtliga chefer och medarbetare. Dessa tre metoder är agil signalprocess, agil arena och agila samtal. Den agila signalprocessen och den agila arena är helt unika lösningar för Ängelholms kommun som är framtagna av de cirka 200 chefer, medarbetare och politiker som deltagit i utvecklingsarbetet. Det agila samtalets intention är att säkerställa en infrastruktur som tillåter och uppmuntrar en dialog mellan organisationens chefer i hur man leder och efterfrågar utveckling och innovation i en behovsstyrd organisation. Agil signalprocess Att kunna arbeta agilt och ständigt anpassa verksamheten efter medborgarens behov förutsätter att kommunen har en förmåga att känna av och signalera nya behov som uppstår. Dessa behov kan uppstå i den direkta verksamheten eller som en konsekvens av politiska beredningar, regionala, nationella och europeiska beslut och direktiv. Särskilda behov som kräver flera kompetenser i samverkan ska signaleras direkt till närmsta chef som har ett ansvar att ta emot signalen och åtgärda enligt fastställd rutin. Agil arena - agil arena.
kompet den agila signalprocessen. Till varje agil arena utses en processledare med ansvar att koordinera, bemanna och leda ett flexibelt team av kompetenser med förmåga att tillfredsställa de behov som är identifierade. Oavsett vilket typ av medborgarbehov den agila arenan ska tillfredsställa, har processledaren i uppdrag att leda arbetet genom ett särskilt Pulsprogram i fyra steg: 1. utse en kommunikationsansvarig i respektive arena,. 2. ta fram rekryteringsplan för kompetenser som bemannar aktuella arenor, 3. konkret aktivitetsplan upprättas för att beskriva arenans arbete steg för steg i lösningen av de särskilda behov som uppstått, 4. framtagande av utvärderingsplan i syfte att förpacka, återföra och säkra nyvunnen kunskap. Agila samtal Det agila samtalet och lärandet kring det agila ledarskapet är en ny rutin och arbetsmetod för att leda och styra. En metod för att i samverkan mellan olika chefslinjer forma ett utvecklande, innovativt beteende och förhållningssätt till det offentliga uppdraget. Det agila samtalet: - ger tydliga riktade uppdrag och målbilder på individuell chefsnivå, - optimerar ledarens förmåga och kompetens kring verksamhetens behov, - utvecklar verksamheten, bygga och sprida kunskap genom både vertikal och horisontell kommunikation, kollegiesamverkan samt knyta dialogen till kommunens agila arenor. En direkt förväntad effekt av att implementera ovanstående metoder är att kommunen ska - k ilda medborgarbehov som den egna verksamheten inte klarar av att hantera - optimera personella, fysiska och ekonomiska samverkan inom den egna organisation samt med den offentliga och privata omvärlden - en mätbart förhöjd servicegrad för brukare och medborgare. Förväntade effekter utanför kommunens verksamhet handlar om - ett kontinuerligt lärande och kunskapsutbyte mellan kommunen och de privata, offentliga och ideella aktörer som ingår i agila arenor, - kontinuerlig uppgradering av relaterad forskning och vetenskap både på chefsnivå och utförarnivå genom agila samtal.
Förutsättningar för att införa nya lösningar En avgörande förutsättning för att implementera ett agilt arbetssätt i Ängelholms kommun handlar om ett omfattande förändringsarbete i kultur, beteende och ledarskap hos organisationens chefer och medarbetare. Kulturen kommer främst förhållningssätt kring hur kommunen leder och styr sin verksa som i hög grad bygger på en långsiktig samverkande kultur, både på ledningsnivå och i arbetet närmast brukaren. En viktig slutsats från de cirka 200 chefer, medarbetare och politiker som deltagit i utvecklingsarbetet med den nya kommunorganisationen är att krävs särskilda insatser för att få till en beständig kultur-och beteendeförändring. Detta perspektiv saknas ofta vid stora organisationförändringar men har en avgörande betydelse för innovativa lösningar. Syfte och mål Det övergripande syftet med att införa ett agilt arbetssätt handlar framförallt om att förbättra den upplevda kvaliteten och servicen för alla de kommuninvånare som kommunen dagligen möter i skola, omsorg och övrig samhällsservice. Det agila arbetssättet har som målsättning att effektivisera kommunens resurser och hitta nya innovativa lösningar för angelägna medborgarbehov genom en ökad grad av samverkan både i och utanför kommunen. Mål och aktiviteter i införandeprojektet: Se redovisade arbetspaket under avsnitt Angreppssätt. Övergripande mål: 1. Senast i december ska minst 60 % av kommunens medarbetare kunna tillämpa agilt arbetssättet i det vardagliga arbetet (mäts i medarbetarenkät). 2. Senast under 2017 ska kommunens Nöjd-Inflytande-Index (mäts i SCB:s medborgarenkät) har förbättrats från index 37 till index 45. Genomförande av införandesprojektet
Organisation och styrning En särskild projektorganisation har etablerats för implementering av ny kommunorganisation som även innefattar implementering av agilt arbetssätt. Projektorganisationen består av en styrgrupp som leds av kommundirektören och består av cheferna för de nya huvuduppdragen och servicestödet. Styrgruppens roll är att ha ansvara övergripande ansvar för att aktivitetsplanen genomförs, göra strategiska prioriteringar, ta ställning till resursfrågor samt följa upp projektgruppens rapportering kontinuerligt. Projektgruppens roll är att ansvara för genomförande och samordning av arbetet, ge lägesrapporter till styrgruppen, samverka med fackliga organisationer och kommunicera arbetsgruppernas resultat. Projektgruppen leds av en projektledare och består av representanter från de nya huvuduppdragen och servicestödet. ns huvuduppdrag är att leda projektgruppen i genomförande av särskild aktivitetsplanen samt att rapportera till styrgruppen och att i samarbete med kommunikatör utforma underlag för intern och extern kommunikation. ns kompetens med flera redovisas i bifogad cv. En viktig roll i arbetet ha kommunens kommunikatörer som medverkar vid möten och följer arbetet kontinuerligt. Information lämnas fortlöpande på kommunens intranät och webbsida. Samverkan med kommunens fackliga organisationer sker inom ramen för kommunens centrala samverkansgrupp. En referensgrupp är under etablering och planeras innehålla: ett vetenskapligt råd med inriktning på aktuell forskning kring beteende, organisation och offentlig ekonomi. Inledande samtal förs med bland annat Lunds- och Göteborgs universitet, CSS - Centre for Social Sustainability på Karolinska Institutet, CTF - Centrum för tjänsteforskning på Karlstad universitet, ett närmare samarbete etableras med SKL kring betydelsen av ledarskap och arbetskultur, befintligt samarbete med Region Skåne genom bland annat Hälsostaden vilket utvecklas till att omfatta fler områden och brukargrupper, utvecklat samarbete med Skånes Kommunförbund och Skånskt Ledningsforum samt befintligt samarbete inom Skåne Nordväst, förankring med lokal omvärld genom Kraftsamling 2020 och extern utvärderare från Halmstad högskola, fortsatt samarbete med företaget AdvisoryBoard/WICIS AB som varit delaktiga i framtagning av den nya kommunorganisationen.
Referensgruppen kan komma att utökas med fler kompetenser. Syftet med referensgruppen är att bidra med kunskaper och analytiska synpunkter ur ett forsknings- och utvecklingsperspektiv. Angreppssätt Projektet ska genomföras med organisering och styrning inom redovisad projektorganisation utifrån arbetspaket enligt nedan. Arbetspaket Start - slut Ansvarig Övriga medv. Leverans/ resultat 1 Startfas jan 2015 2.Implementering agilt ledarskap jan 2015 jan aug 2015 juni 4Vetenskapligt råd jan 2015-juni 5.Stöd till processledare 6.Uppföljning och utveckling av agilt ledarskap 7.Utvärdering och reflektion Jan 2015-jan Jan 2015-juni Jan -juni 8 Jan 2015-dec 9 Forskare följer projektet Jan 2015-dec Vetenskapligt råd Medarbetare Medarbetare Forskare och experter Se avsnitt Organisation och styrning Chefer Chefer Medarbetare Fackliga företrädare Politiker Utbildning av kommunens chefer Produktion av informations- och utbildningspaket Ledarutbildning i agilt beteende och förhållningssätt för chefer i fyra steg Utbildningspaket för medarbetare Genomföra medarbetarutbildning Ett vetenskapligt råd med 4-8 ledamöter som träffas 3-4 ggr/år Löpande stöd och ledning av processledare för en fungerande kunskapsöverföring Uppföljning och vidareutveckling av agilt ledarskap med samtliga av kommunens chefer på återkommande ledarforum Utvärdering av första årets resultat av implementering i agilt arbetssätt och ledarskap Anställning av projektledare under 2 år på halvtid Beräknat till 0,1 årsarbetare under 2 år Projektplan och budget Arbets- Tidsåtgång (timmar) Kostnader (SEK) Finansiering (SEK) paket 3.Medarbetarutbildning Koordinator Projektparter Underleverant. Personalkostnader Underlev. Övrigt Totalt VINNOVA In-kind (egen fin.) AP 1 640 68 258 560 68 000 25 000 350 560 105 168 245 392 AP 2 1 500 542 633 000 542 000 1 175 000 352 500 822 500 AP 3 11 600 3 050 800 145 000 3 195 800 958 740 2 237 060 AP 4 480 48 202 560 48 000 250 560 75 168 175 392 AP 5 322 50 000 122 000 30 000 202 000 60600 141 400 AP 6 320 38 112 000 38 000 150 000 45 000 105 000 Annan finansiär
AP 7 480 46 202 560 46 000 24 000 272 560 81 768 190792 AP 8 1 800 36 672 000 36 000 708 000 212 400 495 600 AP 9 500 211 000 211 000 63 300 147 700 Övriga kostnader avser utgifter i samband med genomförande av utbildning/information såsom lokalkostnad och förtäring samt resekostnader för medlemmarna i vetenskapliga rådet. Plan för spridning och förankring Spridning och förankring knutet till detta arbete sker i första hand genom den agila arbetsprocessen beskriven i denna ansökan. Agila arenor och den agila dialogen är den viktigaste faktorn och är i sig en primär kommunikationskanal. Varje agil arena som etableras och fullföljs har ett kommunikativt uppdrag att återkoppla resultatet till den berörda brukaren eller medborgaren i tryckta och digitala kanaler. Resultatet av införandet av den nya organisationen, inklusive det agila arbetssättet kommer även att kommuniceras i enlighet med projektets kommunikationsplan. Det betyder att riktade kommunikationsaktiviter kommer genomföras gentemot olika målgrupper. De mest centrala målgrupperna är medborgarna, medarbetarna, de förtroendevalda, media, samarbetspartners och andra kommuner. Aktörer och kompetenser i övriga intressentgrupper för regional och nationell spridning utanför kommunens direkta verksamheter är bland annat ett nytt vetenskapligt råd, Skånskt ledningsforum som omfattar flera offentliga ledningsfunktioner i Skåne län, det lokala näringslivet och föreningslivet, Region Skåne samt Sveriges Kommuner och Landsting kring ledning, styrning, organisation och nationell ledarutveckling. Risker och riskhantering Risk Risk 1: Chefer klarar inte nytt uppdrag Risk 2: Agila arenorna etableras inte Risk 3: Chefer och medarbetare brister i samverkan/samarb. Risk 4: Få deltagare i utbildningsaktiviteter Sannolikhet (1 = låg, 5 = hög) Konsekvens (1 = liten, 5 = stor) Åtgärd för att hantera risker 3 4 Utbildningar, uppföljning ledarbeteende, Agila samtal 3 4 Tydlig beskrivning av arbetsformer och signalprocess. 3 4 Information, kommunikation, utbildning i agilt förhållningssätt, marknadsföring. Direktiv. 2 4 Information, kommunikation, marknadsföring. Direktiv.