Rutin för användning av sociala medier Beslutad av Kommundirektören 2010-11-24 Reviderad 2012-12-14 Reviderad 2014-06-13
Dnr KK13/451 2/8 Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 2. Vad är sociala medier?... 3 3. Varför ska vi använda sociala medier?... 3 4. Nyköpings kommun i sociala medier... 4 5. Verksamheter i sociala medier... 4 6. Ta bort olämpliga inlägg... 5 7. Anställdas användning... 5 8. Följ juridiska lagar... 6 9. Särskilda råd till skolverksamheter... 7 10. Allmän handling, diarieföring och gallring... 7 Bilagor: 1. Checklista för att starta i sociala medier 2. Snabbguide för Nyköpings kommun på facebook 3. Facebook en praktisk guide 4. Handledning för registratorer - diarieföring av inlägg på Facebook
Dnr KK13/451 3/8 1. Inledning I vårt samhälle utvecklas hela tiden nya sätt att kommunicera och nya kanaler att använda. Internet har skapat en mängd möjligheter för att nå ut med information och de sociala medierna öppnar dessutom för dialog, debatt och diskussion. Som medarbetare i Nyköpings kommun ska du kunna föra dialog med medborgare via sociala medier på ett långsiktigt, inbjudande, lagligt och hållbart sätt. Nyköpings kommun ser positivt på att du som medarbetare deltar i sociala medier. Ditt deltagande i sociala medier innebär en möjlighet för dig att utveckla Nyköpings kommuns verksamhet och stärka vårt varumärke. I den här rutinen kan du läsa om sociala medier och hur du kan använda dem i ditt arbete om det finns behov av det. Kommunikationschefen är ansvarig för rutinen och dess uppdatering. Rutinen beslutas av kommundirektör. 2. Vad är sociala medier? Sociala medier är ett samlingsbegrepp för ett flertal olika digitala medier som forum, bloggar och chattar. I sociala medier deltar användarna själva i olika diskussioner, delger varandra information och tips, kommenterar och lägger upp bilder och länkar. Exempel på sociala medier är bloggar, chattar, Facebook, Twitter, Instagram, Flickr, LinkedIn, Youtube m.fl. Även traditionella webbplatser med kommentarsfunktioner omfattas av begreppet. 3. Varför ska vi använda sociala medier? Kommunens målsättning är att ha medborgarnas behov i centrum och kommunicera på de platser och genom de kanaler som passar medborgarna bäst, till exempel i olika sociala medier. Genom att använda sociala medier kan vi: öka vår service fån bidra till ökad delaktighet och dialog delge information bidra till ett förtroende för kommunen och dess verksamheter öka insynen i kommunens verksamhet stärka Nyköpings kommuns varumärke och bidra till att vi uppfattas som en kommun som ger god service till medborgaren stärka bilden av Nyköpings kommun som en attraktiv arbetsgivare nå ut till många vid eventuell en krissituation, då information kan spridas snabbt på sociala medier. En förutsättning för att vårt arbete med sociala medier ska fungera är att information sprids, bevakningen sköts och inlägg besvaras.
Dnr KK13/451 4/8 4. Nyköpings kommun i sociala medier Nyköpings kommun har ett antal officiella sidor/konton på sociala medier, exempelvis Facebook, Twitter (ej aktivt för närvarande), Youtube och Instagram. Det övergripande ansvaret för kommunens konton ligger på webbansvarig på kommunikationsavdelningen i samråd med huvudregistrator, kommunikatörer och centrala ledningslaget. De officiella sidorna sköts centralt av kommunikationsavdelningen i samarbete med kommunikatörerna på de olika divisionerna. Webbansvarig ansvarar för att de olika sidorna ses över dagligen (detta kan ske av kommunikatörer eller annan utsedd person) och ansvarar för att KSregistrator får en skärmdump över de frågor som hör till kommunens centrala verksamhet och ska bevaras. Han eller hon har genomgått en utbildning i offentlighet och sekretess och PuL. Kommunikatören eller annan av webbansvarig eller kommunikatör utsedd person, är administratör av de officiella sidorna och ansvarar för att bevaka, lägga ut information och svara på frågor inom sitt verksamhetsområde. Vid behov kvalitetssäkras svaren med sakkunniga innan publicering. När administratören svarar på frågor från medborgare skriver denne under med förnamn och titel. Det kan även vara den sakkunnige som står som avsändare till svar på specifika frågor som kommer in från medborgare. Administratören skriver då ut dennes namn och titel. Kommunikatören (eller annan utsedd person) ansvarar för att registrator får en skärmdump över de frågor som hör till respektive verksamhetsområde och ska bevaras. Han eller hon har genomgått en utbildning i offentlighet och sekretess och PuL. Registrator är ansvarig för att diarieföra de inlägg och kommentarer som vidarebefordras till dem. Huvudregistrator ansvarar för att tillhandahålla en grundutbildning för kommunikatörerna (eller andra utsedda redaktörer) i offentlighet och sekretess. Löpande frågor ska kommunikatören diskutera med verksamhetens registrator. Personuppgiftsombudet ger utbildning en gång per år för kommunens kommunikatörer (eller andra utsedda redaktörer). 5. Verksamheter i sociala medier Flera verksamheter i kommunen har idag sidor och konton på sociala medier för att föra en professionell dialog med medborgare. En genväg till alla kommunens sidor/konton ska finnas på http://nykoping.se/kommun-- politik/nykoping-i-sociala-medier/. Det är ytterst divisions- eller verksamhetschefen som beslutar om verksamheten ska använda sig av sociala medier i sin kommunikation och på vilket sätt det ska ske. Se Policy för IT-säkerhet, punkt 1 om roller och ansvar. De sociala medierna ska ses som en bland flera möjliga kanaler för kommunikationen med medborgarna. De sociala medierna ska finnas med i
Dnr KK13/451 5/8 verksamhetens övergripande planering för sin kommunikation och användas när det bedöms vara ett bra val för att kommunicera med en specifik målgrupp. En verksamhet som är intresserad av att starta en plats i sociala medier ska börja med att kontakta sin kommunikatör för rådgivning. Kommunikatören hjälper till med frågor kring syfte, målgrupp och planering. Därefter görs, tillsammans med webbansvarig, en gemensam genomgång kring den checklista som finns som verktyg för verksamheter som vill använda någon social mediekanal. Det ska finnas ett tydligt ansvar för underhåll och bevakning när en verksamhet beslutar sig för att använda sociala medier. Se till att avsätta ordentligt med resurser. Generellt ska frågor besvaras snabbt, inom 24 timmar under arbetsdagar. I ansvaret för sociala medier ingår även att ha rutiner för diarieföring, gallring, arkivering och hur olämpliga eller sekretessbelagda inlägg sköts. All närvaro i sociala medier ska följa kommunens grafiska profil. Den grafiska profilen skapar igenkänning för Nyköpings kommuns hela verksamhet. När kommunens olika verksamhetsområden uppträder under en gemensam grafisk profil stärker delarna helheten, kommunikationen blir tydligare och förtroendet för verksamheten ökar. Det ska tydligt framgå att det är kommunen som är avsändaren genom att använda kommunens namn och logotyp i profilen eller avsändaren samt i text i profilbeskrivningen. De verksamheter som har en egen symbol eller vill använda ett foto som symboliserar verksamheten kan göra det, men då ska det tydligt framgå i text att verksamheten är en del av Nyköpings kommun. Länka gärna till verksamhetens information på www.nykoping.se. 6. Ta bort olämpliga inlägg Inlägg och kommentarer som kan antas strida mot gällande lagstiftning, eller som anses olämpligt ska tas bort från det sociala mediet. Innan det tas bort ska en skärmdump tas och ges till registrator. Ta bort inlägg och kommentarer som innehåller: Sekretessbelagda uppgifter/ Strider mot personskyddslagen Förtal, personliga angrepp eller förolämpningar Hets mot folkgrupp, sexistiska yttranden eller andra trakasserier Olovliga våldsskildringar eller pornografi Uppmaningar till brott Olovligt bruk av upphovsrättsligt skyddat material Svordomar eller obscena ord Partipolitiskt budskap Reklam för produkter och tjänster 7. Anställdas användning När du använder sociala medier privat på arbetstid gäller samma princip som för privat utnyttjande av telefon, e-post och Internet. Se Riktlinjer för ITresurser inom Nyköpings kommun punkten 7.3 om privat användning.
Dnr KK13/451 6/8 När du använder sociala medier i tjänsten representerar du Nyköpings kommun och hur du agerar påverkar vårt varumärke, det vill säga vårt anseende. Se Riktlinjer för IT-resurser om etiska regler, punkt 6.8.1.3. Anställda ska inte uttala sig för kommunens räkning via sina privata konton eftersom det kan försvåra kommunens skyldigheter att till exempel hantera allmänna handlingar. En enskild person ska också alltid veta att det är Nyköpings kommun den vänder sig till och att information som läggs ut på det sociala mediet kommer från kommunen. 8. Följ juridiska lagar Sekretess och tystnadsplikt Offentlighets- och sekretesslagen innehåller bl.a. bestämmelser om tystnadsplikt och om förbud att lämna ut allmänna handlingar som omfattas av sekretess. Tjänstemannen får inte publicera uppgifter som innehåller sekretess. Se även Riktlinjer för IT-resurser punkt 6.3 om Informationsklassning samt punkten 7.11 Riktlinje för sociala medier. Vår serviceskyldighet Enligt serviceskyldigheten i Förvaltningslagen ska varje myndighet lämna upplysningar, vägledning och råd till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Frågor från enskilda via en extern webbplats där kommunen är aktiv och inbjuder till kommunikation ska besvaras så snart som möjligt. Personuppgifter Personuppgiftslagen syftar till att skydda människor mot att deras integritet kränks när personuppgifter behandlas. B b s ä b omfattar insamling, registrering, lagring, bearbetning, utplåning m.m. Ansvaret för behandling av personuppgifter via sociala medier kan delas in i ansvaret för kommunens egna inlägg och publiceringar och ansvaret för inlägg som publiceras av besökare. Facebook och bloggar: kommunen är ansvarig för personuppgifter som publiceras på organisationens facebooksida och/eller blogg. Ansvaret omfattar både personuppgifter som kommunen själv publicerar och personuppgifter som publiceras av andra t.ex. i en kommentar på en sida. Även den besökare som skrivit en kommentar kan ha ett ansvar för vad den själv skrivit. Twitter: kommunen ansvarar endast för personuppgifter som organisationen själv har publicerat, inte personuppgifter som andra twittrande lämnar. Det beror på att kommunen inte kan påverka publiceringen av andras twitter-inlägg. Yttrandefrihet Yttrandefrihetsgrundlagen ger svenska medborgare rätt att offentligt uttrycka sina känslor, tankar och åsikter eller lämna information i vilket ämne som helst via radio, tv, internet eller andra tekniska upptagningar. Denna rätt tillkommer självklart även offentliga tjänstemän, och innebär således att det står varje tjänsteman fritt att som privatperson delta i olika sociala medier som internetforum och bloggar.
Dnr KK13/451 7/8 Lagen om elektroniska anslagstavlor Lagen gäller för tjänster som elektroniskt förmedlar meddelanden. Den omfattar både om en kommun på sin officiella webbplats har en chattfunktion eller ett diskussionsforum där allmänheten kan lämna kommentarer, liksom när motsvarande funktioner erbjuds på en extern webbplats som till exempel Facebook. Enligt lagen ska innehavaren av anslagstavlan lämna information till alla användare om sin identitet och att insända meddelanden kommer att göras tillgängliga för andra. Detta innebär att det tydligt måste framgå på kommunens sociala medierkonton att allt som skrivs och kommenteras där är allmän handling. Se även Riktlinjer för IT-resurser om Informationsklassning, punkt 6.3.1. 9. Särskilda råd till skolverksamheter Inom förskolan och skolan råder stark sekretess och det finns barn som har skyddad identitet. Därför måste skolorna vara extra vaksamma då information lätt sprids i sociala medier. Ett exempel är när det är avslutning eller andra högtidliga tillfällen i skolorna. Då vill många föräldrar fotografera sina barn för att sedan lägga ut bilden i sociala medier. Då kan barn vars föräldrar inte vill att de ska vara med på bild ändå bli exponerade. Följande information kan ges av skolan till föräldrar inför dessa tillfällen: Information till föräldrar angående fotografering av barn: I dagens samhälle sprids mycket fotomaterial via bloggar och sociala media, till exempel Facebook. Inom förskolan och skolan råder stark sekretess och det finns barn som har skyddad identitet. Bildpublicering av barn kan därför innebära kränkning enligt personuppgiftslagen. Vid avslutningar, högtider och uppträdanden i förskola eller skola ber vi dig som förälder att skydda den enskilda individen genom att respektera detta och endast använda dina foton för personligt bruk. 10. Allmän handling, diarieföring och gallring Allmän handling Samma regler gäller på sociala medier som för traditionella handlingar. En handling som skapas hos en myndighet anses upprättad när den fått sin slutliga utformning. Ett inlägg av en tjänsteman på en extern webbplats är därför upprättad direkt när den publicerats. Om det finns möjlighet för utomstående att kommentera inlägg eller göra egna inlägg, så ska de anses inkomna så snart de publicerats. Diarieföring Alla inlägg och kommentarer på kommunens sociala medier behöver inte diarieföras eftersom de ligger i en kronologisk ordning på det sociala mediet. Kommunikation av enkel karaktär, såsom en fråga som direkt får ett svar och andra liknande inlägg på socialt medium behöver inte bevaras. Det är alltid inläggets karaktär om avgör om det ska diarieföras.
Dnr KK13/451 8/8 Följande ska diarieföras Inlägg och kommentarer som leder till åtgärd från kommunen, något vi måste handlägga och ta ställning till, behandla eller besluta. I vissa fall rör det politiska frågor och då bör de inte hanteras på det sociala mediet utan bör hänvisas till och hanteras i den ordinarie ärendehanteringen. Inlägg och kommentarer som bedöms bli ett ärende. Inlägg och kommentarer som kan ha relevans för ärende som redan finns i diariet. Inlägg och kommentarer som anses vara av särskilt intresse. Inlägg och kommentarer som innehåller sekretess. Följande ska inte diarieföras Inlägg och kommentarer av ringa eller tillfällig betydelse, t.ex. enkel fråga som får ett svar eller inlägg och kommentarer som ligger utanför kommunens ansvar. Sekretessbelagd information Om känslig eller sekretessbelagd information förekommer på det sociala mediet ska konversationen omedelbart avbrytas och materialet ska diarieföras. Gallring Som en huvudregel ska myndigheters allmänna handlingar bevaras. Handlingar som uppstår vid användande av sociala medier i tjänsten och som rör kommunens verksamhet eller som är relevanta i ett ärende ska bedömas och vid behov överföras till diariet för att kunna bevaras. Övriga handlingar som inkommer eller upprättas på t.ex. en blogg, Facebook etc. där innehållet inte har något bestående värde för myndigheten eller allmänheten på sikt behöver inte bevaras e sb s Gallring av allmänna handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse utan kan gallras vid inaktualitet. Relaterade dokument Policy för IT-säkerhet i Nyköpings kommun. Denna finns på IN under ITenheten. Riktlinjer för IT-resurser inom Nyköpings kommun. Denna finns på IN under IT-enheten. Nyköpings kommuns grafiska profil. Gallring av allmänna handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse, antagen av KF 2008-02-12 48 (KK08/32:5).