Steg 1 Ni ska skicka ut minst tre offertförfrågningar till varje kurs. Vilka vill ni ha som föreläsare? Fundera över om ni i personalgruppen känner någon duktig föreläsare till någon av kurserna ni behöver. Här finns tid för att sammankalla till möten för att få in förslag från olika avdelningar, vilket i ett större företag tar en del tid. Här är beräknad cirkatid två veckor, men för ett litet företag kan detta steg genomföras på en dag. För att planen ska kunna hållas generell och även fungera för större företag har vi valt generösa tidsspann. Tänk också på att ni kan göra detta steg samtidigt för alla kurser ni vill upphandla t.ex. för år 2013. Detta spar tid. I ett större företag kan det dock vara smidigare att upphandla kurser på några områden i taget för år 2013. Hela utbudet för 2014 har inte kommit ut än, vilket gör att om ni vill vänta med vissa kurser till våren 2014 är det bra att vänta med offertförfrågningarna, så ni kan ta del av hela utbudet. Tips! Om du söker på internet efter kurser, tänk på att ju specifikare du är, desto bättre blir ofta förslagen som kommer upp. Ex. Excel grundkurs Hedemora Milstolpeplanen/Att göra listan (bilaga 6) kan du kopiera upp ett ex. för varje kurs och använda dig av fortlöpande genom hela projektet, för att hjälpa dig hålla isär hur långt ni har kommit i arbetet med respektive kurs. Steg 2 Skicka minst tre stycken offertförfrågningar till varje kurs (en mall på offertförfrågan, där du bara kan lägga in ditt Företagsnamn istället för XX finns i bilaga 1). Med offertförfrågan (bilaga 1) ska även leverantörsförsäkran (bilaga 2.1 & 2.2). skickas. Ni kan även välja att själva annonsera efter föreläsare inom ett visst område på www.utbildning.se. Klistra då in offertförfrågan (bilaga 1) och leverantörsförsäkran (bilaga 2.1 och 2.2) i annonsen (eller om ni hellre vill skicka eller mejla leverantörsförsäkran i efterhand). Då får de kursanordnare som vill och kan ge en kurs på området skicka en offert till er, och ni får på det viset in olika förslag som ni kan jämföra. Annonsen bör ligga där i ca tre veckor, så att de som vill ska ha en rimlig möjlighet att se annonsen och skicka er en offert. Beräknad cirkatid: fyra veckor. 2
Steg 3 Jämför de olika offertsvaren med pris kontra kvalitet i åtanke och välj det billigaste alternativet vid likvärdiga kurser. Kom ihåg att motivera era val. Ett dyrare förslag kan vara betydligt mer prisvärt, så studera innehållet på de olika kurserna, välj det som passar bäst i just er situation. Förslagskvalitet/Jämförelse av kursförslag (Bilaga 5) kan skrivas ut till varje kurs för att jämföra de inkomna förslagen. Den ger en tydlig bild över kursena, samt fungerar att skicka till Anna Malmestrand som motivering för ert val. Även här är förutsättningarna väldigt olika för små och större företag. Har ni mycket kurser, kanske ni får överväga att göra detta moment i flera steg, d.v.s. ta några kurser åt gången. Lämpligtvis börja med de kurser som ska genomföras närmast i tiden först. Beräknad cirkatid en vecka, men det kan ta betydligt längre tid, om ni har många kurser och ont om tid för sådant arbete. Steg 4 En kopia på alla offertförfrågningar, skärm dumpar/print screen från t.ex. utbildning.se, offertsvar, leverantörsförsäkran samt kursvalsmotiveringar skickas till projektledaren: Anna Malmestrand Hedemora Näringsliv AB Box 113 776 22 Hedemora Beräknad cirkatid en vecka. VIKTIGT! Vid någon form av avvikelse från planen, kontakta genast Anna, så hon kan stämma av om det är okej med styrgruppen ESF. Steg 5 Tiden för kursens genomförande. Detta kan vara av väldigt varierande längd från kanske några timmar en kväll till en kurs över en helg, eller en kurs som går löpande kanske en kväll i veckan under ett år. Oavsett längd är det viktigt att deltagarlistan (Bilaga 4) fylls i kontinuerligt under kursens gång, samt att kursen avslutas med en kursutvärdering (Bilaga 3.1 & 3.2). Steg 6 Utbildningsanordnaren ser till att deltagarlistan (Bilaga 4) blir riktigt ifylld och skickas tillsammans med kursutvärderingen (Bilaga 3.1 & 3.2) till projektledaren Anna Malmestrand på Hedemora Näringsliv AB (Se adress under steg 4.4). 3
Bilagor Bilaga 1 EXEMPEL OFFERTFÖRFRÅGAN UTBILDNING Bakgrund Företaget XX ingår i projektet Branschmix för livslångt lärande. Det är ett EU-finansierat projekt där syftet är att kompetensutveckla 445 individer på fjorton deltagande företag. Detta för att stärka individerna på arbetsmarknaden och stärka kompetensen i företagen. Utbildning kommer att äga rum hösten 2012 våren 2014. De deltagande företagen i projektet är ansvariga för att administrera offertförfrågningar. Målgrupp för utbildningen Målgruppen för utbildningen kommer att vara anställda på företaget XX i Hedemora. Utbildningens innehåll Till exempel: Grundläggande ekonomi Beskrivning av den tänkta kursen, var och när kursen ska ske. Kan ni vara i egna lokaler? Kursutvärdering Utbildningsanordnare förbinder sig att administrera framtaget utvärderingsmaterial som är gemensamt för samtliga utbildningar i projektet och som samtliga individer ska fylla i. Leverantörsförsäkran Utbildningsanordnaren förbinder sig att fylla i leverantörsförsäkran. Fakturering Efter insatsens genomförande sänds faktura med underlag till Hedemora Näringsliv AB. Som projektägare skall Hedemora Näringsliv AB exponeras i alla sammanhang liksom att projektet stöds av ESF med material (som Hedemora Näringsliv AB tillhandahåller). Bedömningskriterier Som grund för bedömningen av vilken offert som ska antas gäller följande kriterier: Innehåll, upplägg samt metod på utbildningen Tidigare erfarenhet av utbildning samt referenser Beskrivning av HUR jämställdhet- och tillgänglighet ingår i utbildningarna eller i enlighet med bifogad leverantörsförsäkran Pris per deltagare exklusive moms I offertsvaret ska ingå kostnad för utbildning, utbildningsmaterial och i förekommande fall lokal, föreller eftermiddagskaffe exklusive moms. Svar ska vara Företaget XX, tillhanda per mail senast den XX 2012. 4
Bilaga 2.1 1 Leverantörsförsäkran 1.1 Anvisningar För anbudsgivare från annat land än Sverige gäller motsvarande krav i tillämplig omfattning. Bifoga denna bilaga ifylld och undertecknad. 1.2 Anbudslämnande företag Namn: Postadress: Postnummer: Ort: Organisationsnummer: Telefonnummer (Vxl): Hemsida: E-post: @ Fax: 1.3 Kontaktperson för anbudet Namn: Befattning: Telefonnummer: E-post: @ 1.4 Kontaktperson för avrop Namn: Befattning: Telefonnummer: E-post: @ 5
1.5 Leverantörsförsäkran Härmed försäkras på heder och samvete att undertecknat företag: 1 Är registrerat i aktiebolags-, handels- eller föreningsregistret och registrerat för redovisning och inbetalning av mervärdesskatt, innehållen preliminär A -skatt samt arbetsgivaravgifter. 2 Innehar giltig F-skattsedel. Bilaga 2.2 3 Inte är i konkurs eller likvidation, under tvångsförvaltning eller föremål för ackord eller tills vidare inställt sina betalningar eller är underkastad näringsförbud. 4 Inte är föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller annat liknande förfarande. 5 Inte är dömd för brott avseende yrkesutövningen enligt lagakraftvunnen dom. 6 Inte gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. 7 Är fritt från skulder för skatter och sociala avgifter i det egna landet eller i det land där upphandlingen sker. Är så ej fallet ska kommentar lämnas nedan om förhållandet. Härmed försäkras att undertecknat företaget i genomförandet av utbildningarna kommer att tillgodose nedanstående minimikrav på jämställdhets- samt tillgänglighetsaspekter som föreskrivs i projektet Branschmix för livslångt lärande. Dessa minimikrav är: Jämställdhet Tillgänglighet Gemensam utvärdering Synliggöra kvinnor och män i antal, statistik och villkor Problematisera villkor, normer/värderingar/attityder gällande män och kvinnor/manligt och kvinnligt. Att använda sig av tillgänglighetsanpassad lokal samt tekniska hjälpmedel (hörslinga, mikrofon mm) då det innan utbildningens utrycks behov av detta. Att ansvara för att dela ut, samla in samt skicka in framtagen utvärderingsblankett till Hedemora Näringsliv AB efter genomförd utbildning. Om vi under avtalets gång kommer att häfta i skuld för skatter eller sociala avgifter och rättelse inte sker omgående efter anmodan, är detta rättslig grund för beställande företag att häva avtalet, utan att vi kan ställa ekonomiska krav på beställande företag. Sådan hävning kan ske med omedelbar verkan. Vi är medvetna om att oriktiga uppgifter i denna försäkran också är grund för hävande av avtal. 1.6 Underskrift Ort och datum Underskrift Namnförtydligande 6
Utvärdering av kurs Bilaga 3.1 Fyll i nedanstående dokument och lämna till utbildningsanordnaren! Tack för din hjälp! Kursens namn: Datum: Företag: Kön Man Kvinna Vilket år är du född: 19 Vilken befattning har du: Chef Arbetsledare Medarbetare 1) Ditt sammanfattande omdöme om kursen (ringa in siffran): Mycket dålig 2) Vilken nytta kommer du att ha av kursen i ditt arbete: Ingen alls Mycket stor 3) Känner du att kursen gett dig kunskap som du kan ha nytta av i ditt arbetsliv mer generellt? Ingen alls Mycket stor 4) Vad tyckte du om: (motivera gärna dina svar och ge tips på förbättringar) a) Upplägget (tex föreläsning kontra grupparbeten, eget arbete, tid för frågor och reflektion)? Mycket dåligt 1 2 3 4 5... b) Kursledningen? Mycket dålig... 7
Bilaga 3.2 c) De praktiska arrangemangen: Lokalen Mycket dåligt Teknisk utrustning (ex mikrofon, hörslinga) Mycket dåligt Förtäring Mycket dåligt...... 5) Känner du att du hade möjlighet att ställa dina frågor, ta plats i gruppen och fick gehör för dina synpunkter under kursen? Mycket dåligt 6) Är det något du skulle vilja förbättra? Skriv enkelt i punktform Tack för din hjälp! Lämna ifylld blankett till utbildningsanordnaren vilken skickar till: Hedemora Näringsliv AB Anna Malmestrand Box 113 776 33 Hedemora 8
9
Bilaga 5.1 10
Bilaga 5.2 11
Milstolpeplan/Att göra lista Bilaga 6 Steg Milstolpe Start den 1 Besluta vilka vi vill ha som föreläsare på kurserna. Klart den Anteckning 2 Skicka offerter till minst 3 st. kursanordnare och/eller lägg ut på utbildning.se. 3 Jämför svaren, pris/kvalitet (välj den billigaste vid likvärdiga alternativ) och motivera ert val. 4 Offertförfrågningar, offertsvar, leverantörs-försäkran och motivering till era val skickas till Anna 5 Kursen pågår; deltagarförteckning fylls i kontinuerligt och avslutas med en utvärdering av kursen. 6 Efterarbete; Utbildningsanordnaren skickar den ifyllda deltagarförteckningen och kursutvärderingen till Anna Blanketterna skickas till: Anna Malmestrand Hedemora Näringsliv AB Box 113 776 22 Hedemora Lycka till med er kompetensutveckling! Vi hoppas att detta häfte är till hjälp för er! /Maria, Sandra och Kristin 12