Redovisning av internkontroll 2007 och förslag till internkontrollplaner för 2008 Dm 07/408

SöDERTÄLJE KOMMUN " KOMMUNSTYRELSENS KONTOR Tjänsteskrivelse 2007-11-22...,,...---.,.,...----::----:---:--::-:1 SÖDERTÄUE. KOMMUN I, KommunstYH;~sen, 2~il7 -j 1-2 2 Ingela Heden Tfn 08-550 21776 ingela.heden@sodertalje.se Kommunstyrelsen Redovisning av internkontroll 2007 och förslag till internkontrollplaner för 2008 Dm 07/408 Sammanfattning av ärendet Uppföljning av interkontrollplanerna har gjorts av nämnderna och det samlade resultatet i kommunen rapporteras härmed till kommunstyrelsen. Internkontrollplanerna för 2007 omfattar tio rutinområden: Redovisningsrutiner, upphandlingsrutiner, lönehantering, statsbidrag för återsökning av kostnader för flyktingar, handläggning av försöijningsstöd, utbetalning via ProCapita systemet, dokument- och ärendehantering, barnomsorgsdebitering, internbanken samt minskning av ohälsotalen. Arets uppföljning visar på:. Redovisningsrutiner - Inga allvarliga fel eller brister har upptäckts. De största avvikelserna visar bedömningen av vilka fakturor som ska sekretessbeläggas samt redovisning av syfte och deltagarlistor vid kurser m.m. Upphandlingsrutiner - Internkontrollen har genomförts enligt de upprättade planerna. Måluppfyllelsen är högre än föregående år. Lönehantering - Resultatet från årets interna kontroll,är sämre än föregående år. När det gäller timavlönades anställningsbeslut/rapport är det i vissa fall ett helt otillfredsställande resultat. Personalavdelningen kommer att satsa på information och utbildning samt ta fram en åtgärdsplan tillsammans med kontoren för att säkerställa hanteringen. Dokument och ärendehantering - Kontrollen har i likhet med förra år,et uppvisat ett bra resultat för dem som genomfört kontrollen. Tekniska nämnden och stadsbyggnadsnämnden har inte utfört denna kontroll. Handläggning av försörjningsstöd och utbetalning via ProCapita- Uppföljningen av kontrollmålen visar på ett godtagba~,resultat..!:..: Statsbidrag för återsökning av kostnader för flyktingar - Resultatet av uppföljningen inom återsökning av statsbidrag för flyktingar och asylsökande visar att kontrollmålen till största delen har uppfyllts. Internbanken - Alla kontrollmål har godkända resultat utom likviditetsplaneringen. Postadress Telefon Telefax Postgiro Bankgiro Org.nummer 15189 Södertälje 08-55021000 08-55022100 34318-6 991-2148 01-212 000-0159 E-postadress: sodertalje.kommun@sodertalje.se

Barnomsorgsdebitering - Uppföljningen visar att debiteringen i stort sett fungerar tillfredsställande. Arkivering av räkenskapsmaterial - Arbete pågår och ett förslag till plan finns för ekonomiavdelningen på kommunstyrelsens kontor.. Kontroll av att arkivering genomförts har inte gjorts, då det inte funnits' någon aktuell plan. Minskning av ohälsotalen - För kommunen som helhet har rehabiliteringsutredningar utförts i 69 % av fallen. ;:i' Kommunstyrelsens kontor föreslår att kommunstyrelsen tar del av redovisad internkontroll för 2007 samt att berörda nämnder ska inkomma med kompletterande redovisningar. Förslagen till nya internkontrollplaner antas gälla som miniminivå för nämndernas internkontrollplaner 2008. Beslutsunderlag Kommunstyrelsens kontors tjänsteskrivelse 2007-11-22 Barnchecklistan,,',. Uppföljning av internkontrollplaner 2007: Gemensamma redovisningsrutiner, bilaga l Gemensamma upphandlingsrutiner, bilaga 2 Gemensam lönehantering, bilaga 3 Dokument- och ärendehantering, bilaga 4 Handläggning av försörjningsstöd och utbetalning via ProCapita, bilaga 5 Statsbidrag för återsökning av kostnader för flyktingar, bilaga 6. Intembanken, bilaga 7 Bamomsorgsdebitering, bilaga 8 Arkivering av räkenskapsmaterial, bilaga 9 Minskning av ohälsotalen, se bilaga 3 Förslag till internkontrollplaner 2008: Gemensamma redovisningsrutiner, bilaga 10 Gemensamma upphandlingsrutiner, bilaga 11 Gemensamma persona1rutiner, bilaga 12 Dokument- och ärendehantering, bilaga 13 Handläggning av försörjningsstöd och utbetalning via ProCapita, bilaga 14 Statsbidrag för återsökning av kostnader för flyktingar, bilaga 15 Internbankens, bilaga 16 Barnomsorgsdebitering; bilaga 17 Arkivering av räkenskapsmaterial, bilaga 18 Uppföljning av internkontroller 2007 Kommunstyrelsen har beslutat att följande internkontrollplanet'ska utföras under 2007: Gemensamma redovisningsrutiner Gemensamma upphandlingsrutiner Gemensam lönehantering Dokument- och ärendehantering

3 Handläggning av forsörjningsstöd och utbetalning via ProCapita Statsbidrag för återsökning av kostnader för flyktingar Internbanken Barnomsorgsdebitering Arkivering av räkenskapsmaterial Minskning av ohälsotalen Detta är den miniminivå som varje enskild nämnd måste följa upp och vidarerapportera till kommunstyrelsen. Därutöver bör varje nämnd ha verksamhetsspecifika internkontrollplaner och detta område är ett förbättringsområde.,- Gemensamma redovisningsrutiner Uppföljning av internkontrollplanen har genomförts av samtliga kontor. Inga allvarliga fel eller brister har upptäckts. Den största osäkerheten är att sekretessuppgifter inte alltid är skyddade samt att syfte och deltagarlistor inte bifogas fakturorna som avser kurser och representation. Arbetet med gemensamma redovisningsrutiner ska utvecklas vidare och "byggas ut" så att framtidens kontrollarbete sker mer genom "inbyggda kontroller" i kommunens normala verksamhetsprocesser, som bara kompletteras med en uppföljning av internkontrollplanen. En viktig del for det fortsatta arbetet är därfor att se till att aktuella rutinbeskrivningar finns for olika göromål och att dessa görs kända i organisationen. Vid granskningen for 2007/2008 kommer samma kontrollrnål att granskas aven person för alla kontor vilket kommer att medföra att rutinerna blir mer enhetligt granskade. Stadsjuristen ges i uppdrag att ta fram riktlinjer för-sekretess samt en enkel lathund for detta. Dessutom bör riktlinjer för resor, konferenser och representation ses över så att det klart framgår vad som gäller. Gemensamma upphandlingsrutiner Internkontrollen har genomförts enligt de upprättade planerna. Måluppfyllelsen per kontrollrnål är högre än föregående år. Totalt har 20 % av kommunens resultatenheter kontrollerats genom kontroll av fakturor och beställningar i ekonomisystemet. Kontrollen har omfattat drygt femtontusen fakturor. Direktupphandling sker sällan när formaliserad upphandling krävs. I något enstaka fall har direktupphandling genomförts då värdet av köpet överskridit gränsvärdet för direktupphandling. Nyttjandet av ramavtal har förbättrats med'! O % jämfört med förra året och kontroller av leverantörer viddir,ektupphandling'ji enligt skattemyndighetens blankett har ökat. Dessutom är det svårt att kontrollera om miljöaspekterna beaktas vid direktupphandling och inom vissa områden är nivån på avrop mot nettoprissatta produkter fortfarande för låg. Risken för att fel personer beställer har minimerats i och med införandet av certifierade beställare.

4 Med det beslut som finns i mål & budget för 2008 om ökad styrning av kommunens inköp och beställningar kommer de brister som har konstaterats i internkontrollen att åtgärdas. Ett fortsatt utvecklingsarbete för kontroll av att miljöaspekter beaktas vid avrop från upphandlande leverantör behöver genomföras. En bra grund för detta finns i de riktlinjer för miljöprofilerade inköp och den miljöpolicy vid upphandling som är beslutad. Gemensam lönehantering Resultatet från årets interna kontroll avseende lönehanteringen är sämre än tidigare år. Granskningen av kontrollrnålen visar på brister inom samtliga områden. När det gäller timavlönades anställningsbeslut/rapport är det i vissa fall ett helt otillfredsställande resultat. En av de viktigaste uppgifterna är att förbättra och säkerställa kvaliteten kring löneadministrationen. Därför inriktar sig PA-system och Lön på att i möjligaste mån förebygga att felaktigheter uppstår bland annat genom att Kontinuerligt följa upp vad som inrapporterats i personalsystemet. Eventuella fel eller kompletteringar uppmärksammas/påtalas skriftligen omedelbart Anpassa rutiniprocessbeskrivningarna för löneinrapporteringen till den nya organisationen Inbjuda till tema/repetitionsutbildningar mm Som en följd av kravet på att förbättra de aktuella rutinerna kommer personalavdelningen via sina kundansvariga att ta upp frågan direkt med kontoren för att diskutera en åtgärdsplan. Dokument- och ärendehantering Rapporter har inkommit från alla kontor utom samhällsbyggnadskontoret. Rapporterna har även redovisats i de berörda nämnderna utom för kommundelsnämnderna och miljönärnnden. I dessa nämnder avses internkontrollen nämndbehandlas före kommunstyrelsens sammanträde i december. Av de lämnade rapporterna framgår att kontrollmålet har uppfyllts., Kontrollen har utförts för femte året med i stort sett likvärdigt resultat som för föregående år och kontrollen bör fortsätta. Handläggning av försörjningsstöd och utbetalning via ProCapita På flera kontrollmål har stickprov tagits och uppföljningen av kontrollmålen visar på ett godtagbart resultat. Verksamhetens interna proce'ss;er måste följ as varför fortsatt utbildning och repetition av rutiner måste fortgå: Statsbidrag för återsökning av kostnader för flyktingar Resultatet av uppföljningen av kontrollmålen inom återsökning av statsbidrag för flyktingar och asylsökande visar att kontrollmålen till största delen har uppfyllts. ',.',

5 Internbanken Resultatet från årets interna kontroll har genomförts enligt planerna och inga allvarliga fel eller brister har upptäckts. Däremot har inte alla kontrol1mål uppfyllts. Telgebolagens likviditetsplan för kalenderår, fördelad på månad saknas. För att uppnå målet med rullande femveckors resp. tolvmånaders inrapportering har internbanken träffar med bolagens likviditetsplanerare. Barnomsorgsdebitering Uppföljningen visar att debiteringen i stort sett fungerar tillfredsställande. Arkivering av räkenskapsmaterial Arkiveringen av räkenskapsinformation har väsentligt förändrats i och med att den nya organisationen med en gemensam ekonomifunktion genomförts. Numera finns endast en mindre del ute på kontoren. Det finns inga nya uppdaterade dokumenthanteringsplaner för hela kommunen inom ekonomiadministrationen. Arbete pågår och ett förslag till plan finns för ekonomiavdelningen på kommunstyrelsens kontor. Kontroll av att arkivering sker enligt plan har inte genomförts, då det inte finns någon aktuell plan. Minskning av ohälsotalen Ohälsotalen redovisas samlat för första gången. För kommunen som helhet har rehabiliteringsutredningar utförts i 69 % av antalet möjliga utredningar. Förslag till Internkontrollplaner för 2008 Kommunstyrelsens kontor föreslår inga nya internkontrollplaner för 2008 utan kvarstår vid de planer som gällt under 2007 med vissa justeringar av kontrollrnålen. Emellertid föreslås att kontrollplanerna för lönehantering respektive ohälsotal slås samman under benämningen gemensamma personalrutiner. Gemensamma redovisningsrutiner Redovisningsenheten har hela tiden arbetat med internkontrollen som ett "levande instrument" och har löpande tagit bort kontrollrnål som visar goda resultat och lagt till områden som man anser behöver följas upp. Inför 2008 föreslås att fem av kontrol1målen som fungerat bra eller där rutinen har ändrats tas bort och att tre nya kontrollrnål införs. Inför framtagandet av internkontrollplan 2009 föreslås att nya riskanalyser utförs under 2008. Internkontrollplanen för gemensamma redovisningsrutiner föreslås förändras för 2008 enligt följande: Utgående kontrollmål Att handkassorna hanteras avskiljt från ansvarigs privata medel och att summan likvida medel tillsammans med kvitton stämmer mot utkvitterat belopp Att handkassor redovisas så att rätt periodisering sker Att rätt intemkund debiteras rätt från början

6 Att konto 1576 (felkonto löner) rättas snabbt, senast den bokforingsperiod felet uppstod Att lösenord inte lånas ut Nya kontrollmål Att redovisningsunderlagen av försäljningsmedlen är fullständiga och kontrollerbara, dvs innehåller uppgifter enligt kraven på verifikation 4 Kommunala redovisningslagen Att kontroll av körjoumaler sker på kommunens tjänstebilar " Att aktivering inte sker av inventarier med en livslängd kortare än tre år och understigande ett värde av ett basbelopp Internkontrollplanen redovisas i sin helhet i bilaga 10. Gemensamma upphandlingsrutiner För 2008 föreslås inga förändringar av kontrollmålen mer än att andelen stickprovskontroller ökar. Internkontrollplanen redovisas i sin helhet i bilaga 11. Gemensamma personalrutiner Inför 2008 föreslås att kontrollplanerna för lönehantering respektive ohälsotal slås samman. Vidare föreslås att ett nytt kontrollmål införs. ' Alla som har en tidsbegränsad sjukersättning där be~lute~ ;upphört, ska kontrolleras så att inte en felaktig lön betalas ut ', Internkontrollplanen redovisas i bilaga 12. Dokument- och ärendehantering Inga ändringar föreslås i internkontrollplanen för 2008, som redovisas i sin helhet i bilaga 13. Handläggning av försörjningsstöd samt utbetalning via ProCapita För att få kontinuitet i arbetet med internkontrollen och för att kunna göra en bra jämförelse mellan åren föreslås att internkontrollplanen lämnas orörd även inför 2008. Planen finns i sin helhet i bilaga 14. Statsbidrag för återsökning av kostnader för flyktingar Planen för internkontroll föreslås vara densamma 2008'som 2007 och denna redovisas i sin helhet i bilaga 15. Internbanken Kontrollmålen för 2008 föreslås vara de samma som 2007. Planen finns i sin helhet i bilaga 16. Barnomsorgsdebitering Smärre förändringar föreslås för 2008. Kontrollmålet att de som uppger "att de är ensamstående och inte har en sambo" utgår, då det inte går att kontrollera. En justering görs också av kontrollmålet "att alla barn inom förskola och,:0

7 skolbarnomsorg finns registrerade", men i metoden anges bara stickprov bland fritidsklubbar. Föreslås att förskola stryks ikontrollmålet. Planen finns i sin helhet i bilaga 17. Arkivering av räkenskapsmaterial Då arbete pågår med att ta fram uppdaterade planer föreslås att kontrollrnålen är oförändrade inför 2008. Planen finns i sin helhet i bilaga 18. Kommunstyrelsens kontors förslag till kommunstyrelsen: 1. Kommunstyrelsen har tagit del av redovisningen över genomförd uppföljning av internkontrollplaner 2007 samt de förslag till åtgärder och förbättringar som redovisas i rapporterna. 2. Stadsbyggnadsnämnden, Tekniska nämnden och Miljönämnden ges i uppdrag att återkomma till kommunstyrelsen med en redovisning av internkontrollen för 2007. 3. Förslag till interkontrollplaner för 2008 inom områdena gemensamma. redovisningsrutiner, upphandlingsrutiner, gemensamma personalrutiner~ dokument- och ärendehantering, utbetalning via ProCapita och handläggning av försörjningsstöd, statsbidrag för återsökning av kostnader för flyktingar, internbanken, barnomsorgsdebitering samt arkivering av räkenskapsmaterial antas att gälla som miniminivå för samtliga nämnder. f/iffi~.~ Ulla-M.e Hellenber; - - ~ S Jn Komm ndirektör T.f. ekonomidirektör Beslutet expedieras till: Samtliga nämnder + tjänsteskrivelser med bilagor Samhällsbyggnadskontoret Miljökontoret Kommunstyrelsens kontor/kommundirektörens kansli Kommunstyrelsens kontor/personalavdelningen Kommunstyrelsens kontor/ekonomiavdelningen Akten

8 BARNCHECKLISTA för Södertälje kommun Ärende: Redovisning av internkontroll 2007 och förslag till Dnr KS 07/40,8 kontrollplaner för 2008 Handläggare: Ingela Heden BARNCHECKLISTA som ska användas under beredningen av ärenden och därmed klargöra vilka beslut som kan beröra barn och ungdomar och därför behöver få en särskild barnkonsekvensanalys Den är avsedd att användas som ett redskap i Södertälje kommuns strävan att tillämpa principerna i FN:s barnkonvention. Kommer beslutet att beröra barn och ungdomar, nu eller i framtiden? Ja ~ NejD På vilket sätt? 1En effektivt skött verksamhet med god kontroll gagnar samtliga kommuninnevånare. Vid -JA- ska denna bamkonsekvensanalys fyllas i: 1. Innebär beslutet att barns och ungdomars bästa sätts i främsta rummet? Ja ~ NejD På vilket sätt? 1Varför inte? En säker och korrekt hantering gagnar'alla kommuninnevånare inklusive barn. 2. Är beslutet belyst ur barnets perspektiv? JaD* Nej~ På vilket sätt? 1Varför inte? Indirekt berör det alla invånare. 3. Innebär beslutet att barnets rätt till likvärdiga villkor beaktas med tanke på bl a kön, etniskt ursprung, hälsa, funktionshinder, tro eller social ställhing?','" JaD Nej~ På vilket sätt? 1Varför inte? Har inte varit föremål för bedömning. 4. Har barn och ungdomar fått uttrycka sin mening? JaD Nej~ På vilket sätt? 1Varför inte? Inte realistiskt. Övrigt som bör tas hänsyn till

SÖDERTÄLJE KOMMUN..KOMMUNSTYRELSENS KONTOR 2007-11-19 U RedoWi1ing och Ekonomisupport I.,::, Bilagai:1.. ;!:! '1 Anne-Lie Hallberg 08-55021699 Rapport - Uppföljning av internkontrollplaner för gemensamma redovisningsrutiner 2007 ( Bakgrund I november 2006 antog KS en interkontrollplan för gemensamma redovisningsrutiner som gäller som minimikrav 2006-07 för de planer varje nämnd beslutar om. Internkontrollplanen har i år omfattat 18 olika kontrollrnål som följs upp. Detta är sjunde året som kontroller utförts enligt en antagen IK-plan. Uppföljningen eller tillsynen utgör endast toppen på allt det arbete som görs för att skapa en god intern kontroll inom redovisningsområdet. Syftet med uppföljningen är att säkerställa att de dagliga rutinerna fungerar så att verksamheten bedrivs på rätt sätt. Den nu genomförda granskningen, som i första hand är inriktad på att säkerställa att lagar, regler och anvisningar följs, behöver framöver vidareutvecklas och utökas för att säkerställa att t ex räkenskaperna är rättvisande, att rapporteringen fungerar och att verksamheten bedrivs effektivt och ändamålsenligt. Syftet med internkontroller Syftet med internkontroller är att: Säkerställa att lagar policy reglementen mm tillämpas Att styrande dokumentföljs utgör en grundförutsättningför en effektiv verksamhet dvs måluppfyllelse eliminera eller upptäcka allvarliga fel Detta gäller både avsiktliga och oavsiktligafel. Skapa ändamålsenliga och väl dokumenterade system och rutiner En viktig del av kontrollprocessen är att säkerställa funktionalitet och tillförlitlighet i de olika verksamhetsprocesserna. Dokumenterade system och rutiner leder till att organisationen blir mindre sårbar vidpersonalförändringar samt ger en bättre förutsättningför kunskapsöverföring i allmänhet mm Säkra en rättvisande och tillförlitlig redovisning och information om verksamheten i övrigt Ett grundläggande syfte med redovisningen är att denna ska användas för att identifiera problem. Om redovisningen och övrig information inte är rättvisande eller tillförlitlig kan detta få negativa konsekvenser på styrbarheten och de beslut som fattas riskerar att blifelaktiga. Skydda mot förluster eller förstörelse av kommunens tillgångar Det är särskilt viktigt att kontrollrutinerna är tillräckliga kring de processer där kontanter eller värdepapper samt andra stöldbegärliga tillgångar hanteras. H:\Internkontroll\2007\Ks-ärendet 07-12-13\Gemensamma redovisningsrutiner.doc

Sammanfattning av resultatet för rutinområdet Uppföljning av intemkontrollplanen har genomförts av samtliga kontor. Inga allvarliga fel eller brister har upptäckts. Den största osäkerheten tycks vara att sekretessuppgifter inte alltid är skyddade, syfte och deltagarlistor inte bifogas fakturorna som avser kurser och representation Arbetet som avser gemensamma redovisningsrutiner kan vidareutvecklas och "byggas ut" så att kontrollarbetet mer sker genom inbyggda kontroller i kommunens normala processer som sedan kompletteras med uppföljning i Interkontrollplanen. Tyngdpunkten för det fortsatta arbetet borde fortfarande vara att se till att aktuella rutinbeskrivningar finns. I och med omorganisationen som medfört att bl a ekonomipersonal flyttat samman centralt, så kommer interkontrollen framöver att kunna samordnas på ett mer effektivt sätt. Dessutom kommer rutinerna att bli mer enhetligt granskade. Redovisning av resultatet per kontrollmål Att beslutsattest inte sker av egna utlägg och/eller kostnader som berör en personligen Av granskningsurvalet på 528 fakturor har inte allt kunnat granskas då framförallt underlag saknats där det ska framgår vilka som deltagit på olika aktiviteter. Direkta felaktigheter som har konstaterats är drygt 1 procent av urvalet. I förhållande till resultatet vid förra årets granskning så har antal kontor med avvikelser minskats med 30 procentenheter, från 5 kontor till 3 kontor. Förslag på åtgärder är att lägga till en granskningspunkt i "lathund" för avstämning så att redovisningsansvariga ser till att kontroll sker kontinuerligt. Dessutom bör Riktlinjer för resor, konferenser, representation uppdateras så att det klart framgår vad som gäller. Framförallt gäller det att ge återkoppling till felkällan när fel uppstår för att undvika nya fel. Att aktivering sker av inventarier med en livslängd tre år eller längre och med ett överstigande värde av ett basbelopp Vid årets granskning har tre kontor rapporterat om avvikelser, men vid ett av kontoren har rättelser skett då man gjort efterkontroller och fört om de felaktiga posterna. Detta innebär att det är 13 procent av kontoren mot 20 procent vid förra årets granskning som rapporterade fel vid detta granskningsmoment. Det var Samhällsbyggnadskontoret samt Social och Arbetsmarknadskontoret som hade en avvikelse på 3- respektive 18-% på granskningsurvalet Undersökning ska ske om det finns möjlighet att få hjälp med en uppmaning av systemet om registrerat beloppet är större än basbeloppet. Att handkassorna hanteras avskilt från ansvarigs privata medel och att summan likvida medel tillsammans med kvitton stämmer mot utkvitterat belopp Kontroll har ej gjorts på alla kontor, men på de som har granskats har fel upptäckts på 2 kontor, där ena kontoret hade fel i en handkassa medan det andra kontoret hade fel på 2 handkassor. Nya rutiner är på gång där man inte behöver ha handkassorna avskilt från egna 2

medel då den som kvitterat ut medlen är personligt ansvarig, varför vi föreslår att bl a detta moment försvinner vid nästa års granskningstillfålle. Att fullständig redovisning sker av kvitton vid redovisning av handkassan Kontroll görs vid varje redovisningstillfålle vilket innebär att vid granskningstillfållet så fanns allt som ska finnas med. Att handkassor redovisas så att rätt periodisering sker Ingen avvikelse har rapporterats från något kontor. Att rätt internkund debiteras rätt från början Det totala urvalet för valda månader var 399 st internräkningar. Av dessa var 8 makulera de, dvs 2%. Orsaken till makuleringarna framgår ej varför det ej går att avgöra om det är fel kund som debiterats eller om makulering har gjorts av andra skäl. Under 2008 kommer interfaktureringsmodulen att förändras varför vi föreslår att detta moment utgår. Att säljarens interna debiteringar hänförs till rätt redovisningsperiod (enl regelverket tillåts en månads eftersläpning) Det är enbart två kontor som inte har rapporterat någon avvikelse. Den totala avvikelsen för hela kommunen är 25% på granskade internfakturor. Den stora avvikelsen beror fram förallt på att leveransdatum för varan/tjänsten saknas. Presentförrådet rapporterar en avvi kelse på 60 procent. Detta är nu åtgärdat genom att man förbättrat betällningsrutinen vid uttag från presentförrådet. Att externfakturering av kund är rätt från början Detta kontrollmål är nytt för året. Av resultatet går det inte att dra några slutsatser. Kon trollmålet föreslås ändras nästa år till en total kontroll av hela årets makuleringar i förhål lande till antalet framställda fakturor under en 12 månadersperiod. Att alla transaktioner är rätt konterade När det gäller konteringskontroll på vissa personalkostnader förekommer smärre avvikelse på 3 kontor. Vad avser köp och försäljning med våra företag så är det enbart ett kontor som haft bekymmer med motpartskonteringen, där man hittat 24 fel av l 210 granskade trans aktioner (2 %). Motpartskonteringen är viktig då detta kommer att underlätta eliminering arna i den sammanställda redovisningen vid helårbokslutet. Vid kontroll av hur beman ningstjänster konterats har ett fåtal kontor problem med vad som är bemanningstjänst och vad som är konsulttjänst. I stort så är det marginella avvikelser på detta kontrollmål. Att konto 1576 (felkonto löner) rättas snabbt, senast den bokföringsperiod felet upp stod Under 2006 integrerades 94 416löneposter från lönesystemet till ekonomisystemet. Granskning har utförts för alla kontor för månaderna januari till och med maj 2007. Fel som inte rättats under innevarande månad fanns på 6 av kontoren och avsåg uteslutande 3

januari månads transaktioner förutom på ett kontor som även gällde maj månad. Orsak till att rättelse inte skett i tid beror på den tunga arbetsbördan som var vid bokslutstillfällena. Att tekniska hjälpmedel finns med i inventarieförteckningar De flesta tekniska hjälpmedel utgörs av datorer, skrivare och tillbehör. På kommunstyrel sesammanträdet i april 2007 togs ärendet "Redovisning av kompletterande uppdrag gällan de 2006 års internkontroll" upp. KS beslutade att kommunstyrelsens kontor ges i uppdrag att säkra att datoriserade system och rutiner för beställning/avbeställning av IT-utrustning är ändamålsenligt som inventarieförteckningssystem. Därtill ska rutiner byggas upp för årlig fysisk inventering. Arbetet pågår. Att leverantörsfakturorna skickas till rätt adress Kontrollen har utförs på övergripande nivå och inte per kontor. Totala antalet fakturor un der en månad var 7585 av dessa var 952 feladresserade vilket motsvarar 13%. För ett helt år motsvarar 13% ca 10000 fakturor. Resultatet är inte jämförbart då kontrollen utfördes på ett annat sätt förra året, men man kan ändå dra slutsatsen att det åtminstone ser lite bättre ut vid årets kontroll. Förslag på åtgärd är att Redovisning & Ekonomisupport avsätter resurser för att informera både leverantören och berörd enhet när fakturaadressen är felaktig. Att sekretessuppgifter inte finns tillgängliga för obehöriga personer Resultatet av detta kontrollrnål borde vara Oi avvikelse. I stort sett alla berörda kontor har avvikelser. Det råder osäkerhet om vad som ska klassas som sekretess. Riktlinjer samt en "lathund" borde tas fram av stadsjuristen tillsamman med Redovisning & Ekonomisupport. Dessutom bör information till användare i IoF kontinuerligt ges så att man i systemet an vänder sig av "sekretessknappen". Att betalning till alla svenska leverantörer sker via IoF Detta kontrollrnål är nytt för året. Vid 9 av de 15 interna företagen har inga fakturor beta lats ut via övriga utbetalningar. Detta innebär att 40% gör utbetalningar av fakturor utanför IoF. Antal fakturor är dock litet och varierar mellan 1 till 7 fakturor. Anledningen är ofta att det är bråttom med betalningen av olika orsaker. Alla fakturor ska gå via IoF och scan nas, bl a för att underlätta efterkontroll. För att förbättra detta föreslås att information sker direkt till "felkällan". Att inga som avslutat sin anställning har beslutsattest i IoF Av 895 personer som slutat sin anställning i kommunen fanns 11 kvar med behörighet att beslutsattestera fakturor. Avvikelsen är 1%. Det är av yttersta vikt att kontoren rapporterar till systemförvaltama för IoF i samband med att personal lämnar sin anställning i kommu nen. Förslag till åtgärd är att undersöka möjligheten om Meta-katalogen kan utnyttjas för rapportering till systemförvaltarna när personal slutar. Att lösenord inte lånas ut Ingen "fysisk" kontroll har gjorts i år. Inför semestrarna skickades det ut påminnelse om att inte låna ut sin lösenord utan planera för vikarier så att rätt behörigheter tilldelats dem. Här 4

skall inga awikelse accepteras. Detta moment är till ror att skydda individen. Görs något fel vid utlåningen så är det ju "ägaren" som får stå ror detta. Under året har det tillkommit en användarförsäkring som bl a innehåller att lösen ej får lämnas ut till andra. Vid inlogg ning måste man lämna OK för att komma vidare. Att syfte och deltagarlistor bifogas på fakturor som avser kurser och representation Det är enbart Kommundelarnas kontor och Enhörna kommundel som inte har någon avvi kelse. Sett över hela kommunen så är det var femte faktura som saknar specificering av deltagande personer eller syfte med kursen eller representationen. Förslag på åtgärder är att lägga till en granskningspunkt i "lathund" ror avstämning så att redovisningsansvariga på Redovisning & Ekonomisupport ser till att kontroll sker kontinuerligt. Dessutom bör "Rikt linjer ror resor, konferenser, representation" uppdateras så att det klart framgår vad som gäller. När fel upptäcks så gäller det att ge återkoppling till felkällan för att undvika nya fel. Att organisationsnummer finns på alla leverantörer i IoF's leverantörsregister Detta kontrollmoment skulle ha gjorts av KskiUpphandling, men inget resultat har rappor terats av dem i år. Förslag till åtgärder och förbättringar Mycket av felen beror på tillfälliga förbiseenden och okunskap. Med fortsatt information om vikten av noggrann hantering till berörda om vad som gäller kommer felen att kunna minimeras. En bra grund är att se till att det finns väldokumenterade och aktuella rutinbeskrivningar som finns lättillgängliga. Därefter gäller det att hålla rutinbeskrivningarna aktuella. Rutinutformningen bör göras så att interna kontroller kan utroras i det dagliga arbetet. Vid granskningen för 2007/2008 kommer samma kontrollmål att granskas av samma person ror alla kontor vilket kommer att medföra att rutinerna blir mer enhetligt granskade. Redovisning & Ekonomisupport "bygger ut" de kontinuerliga kontrollerna som ett led i månadsavstämningarna så att underlag finns med till fakturor där så krävs. Stadsjuristen ges i uppdrag att ta fram riktlinjer för sekretess samt en enkel lathund för detta. Dessutom bör Riktlinjer för resor, konferenser, representation ses över så att det klart framgår vad som gäller. Förslag till ny IK-plan för 2008 Interkontrollplanerna ska vara levande dokument och ändras med tiden utifrån hur resultatet vid kontrollerna utfaller. Ett kontrollmål som har fungerat bra tas bort och ersätts eventuellt med något annat, ror att efter några år kanske komma tillbaka igen. För 2008 föreslås att 5 av kontrollmålen som fungerat bra eller där rutinen har ändrats, tas bort och att 3 nya kontrollmål införs. Inför framtagandet av Interkontrollplan 2009 föreslås att nya riskanalyser utförs under 2008 avseende gemensamma redovisningsrutiner. Interkontrollplanen för gemensamma redovisningsrutiner föreslås rorändras för år 2008 enligt följande 5

Utgående kontrol/mål: Att handkassorna hanteras avskilt från ansvarigs privata medel och att summan likvida medel tillsammans med kvitton stämmer mot utkvitterat belopp. Att fullständig redovisning sker av kvitton vid redovisning av handkassan Att handkassor redovisas så att rätt periodisering sker Att rätt internkund debiteras rätt från börja Att konto 1576 (felkonto löner) rättas snabbt, senast den bokföringsperiod felet uppstod Att lösenord inte lånas ut Nya kontrol/mål: Att redovisningsunderlagen av försäljningsmedlen är fullständiga och kontrollerbara, dvs.innehåller uppgifter enligt kraven på verifikation 4 Kommunala redovisningslagen. Att kontroll av körjoumaler sker på kommunens tjänstebilar Att aktivering inte sker av inventarier med en livslängd kortare än tre år och understigande ett värde av ett basbelopp Maud Eriksson Redovisningschef Anne-Lie Hallberg Ekonom 6

~8g~W PM Bilaga 2 UKOMMUNSTYRELSENS KONTOR Anders Kuylser Upphandlingschef 08-55021079 anders.kuylser@sodertalje.se Rapport - Uppröljning av internkontrollplaner rör gemensamma upphandlingsrutiner 2007 Bakgrund Enligt fastställd internkontrollplan skall upphandlingsenhet genomföra kontroller enligt upprättat kontrollplan. Atta (8) kontrollmål skall kontrolleras. Upphandlingsenheten har lämnat redovisning av internkontrollen till respektive kontor för redovisning till nämnd. Sammanfattning av resultatet för rutinområdet Internkontrollen har genomförts enligt de upprättade planerna. Nedanstående bedömning grundar sig på resultat av internkontrollen.totalt har 20% av kommunens resultatenheter kontrollerats genom kontroll av fakturor och beställningar i ekonomisystemet. Kontrollen har omfattat drygt 15 000 fakturor. Kommunstyrelsens kontor gör nedanstående bedömning: Måluppfyllelsen per kontrollmål är högre än föregående år. Direktupphandling sker sällan när formaliserad upphandling krävs. I något enstaka fall har direktupphandling genomförts då värdet av köpet överskridit gränsvärden för direktupphandling. Nyttjandet av ramavtal har jämfört med föregående år förbättrats med 10%. Kontroller av leverantörer vid direktupphandling enligt skattemyndighetens blankett har ökat. Det är fortfarande svårt att kontrollera om miljöaspekterna beaktas vid direktupphandling Avrop mot nettoprissatta produkter inom vissa områden är fortfarande för låg. Risken för att fel personer beställer har minimerats i och med införandet av certifierade beställare.

2 Redovisning av resultatet per kontrollmål Kontrollmåil: Rutin: Direktupphandling Kontrollmål: Att direktupphandling inte sker när formaliserad upphandling krävs Resultat: Sammantaget hanterar kontoren sina inköp enligt kommunens regelverk. Inga större brister har konstaterats vid kontrollen I några enstaka fall har fel upphandlingsform använts. Kontrollmål 2: Rutin: Ramavtal Kontrollmål: Att ramavtalen nyttjas. Resultat: Måluppfyllelsen hos redovisande kontor varierar från 70 % till 100 %. Inom de kontrollerade varugrupper är måluppfyllelsen 10% högre än föregående år. Kontrollmål 3: Rutin: Ramavtal Kontrollmål: Att information om ramavtal nått beställningsansvariga Resultat: Målet har inte kontrollerats. Under våren 2008 kommer samtliga beställningsansvariga att kallas till utbildning i kommunens nya sätt att beställa via vårt ekonomisystem Kontrollmål 4: Rutin: Ramavtal Kontrollmål: Att avrop från nettoprissatta produkter sker Resultat: Målet är besvärligt att kontrollera då det är svårt att få fram en sammanhållen statistik. Vid stickprovskontroller av beställningar och fakturor i ekonomisystemet mot nettoprislistor kan konstateras att andelen avrop från nettoprissatta produkter kan ökas ytterligare bland annat inom följande områden: livsmedel, kontorsmaterial och förbrukningsmaterial. Kontrollmål 5: Rutin: Direktupphandling Kontrollmål: Att kontroll av leverantörer sker enligt skattemyndighetens blankett Resultat: Kontroll har genomförts på 60 beställningar av icke upphandlande leverantörer. Inga avvikelser har konstaterats. Kontrollmål 6: Rutin: Direktupphandling Kontrollmål: Att miljöaspekterna beaktas vid avrop från ramavtalsleverantörer. Resultat: Liksom föregående år har detta mål har varit svårast att mäta. Kontrollmål 7: Rutin: Direktupphandling Kontrollmål: Tillåtna beloppsgränser för direktupphandling ej överskrids Resultat: Samtliga kontor har en måluppfyllelse på mellan 90-100 %. I de fall där det finns avvikelser finns det förklaring till varför detta skett.

3 Kontrollmål 8: Rutin: Direktupphandling Kontrollmål: att skriftlig beställning sker Resultat: Måluppfyllelsen varierar mellan 75% och 90% Förslag till åtgärder Med det beslut som finns i mål och budget för 2008 om ökad styrning av kommunens inköp och beställningar kommer de brister som har konstaterats i internkontrollen att åtgärdas. I och med styrning av inköpen till kommunens ekonomisystem minskar risken för fel ute i organisationen då beställningssystemet hjälper till att styra inköpen mot rätt leverantör och rätt prislista. Den minskning av certifierade beställare som skall genomföras i samråd men kontor och verksamhetschefer under våren 2008 innebär också ökade möjligheter att minimera risker för felaktigt upphandlingsförfarande. Ett fortsatt utvecklingsarbete för kontroll att miljöaspekter beaktas vid avrop från upphandlande leverantör behöver genomföras. En bra grund för detta finns i det riktlinjer för miljöprofilerade inköp och den miljöpolicy vid upphandling som är beslutad. Utbildning i detta områden genomförs tillsammans med miljökontoret samtidigt som utbildning i beställningssystemet genomförs under våren. Förslag till ny IK-plan för 2008 I internkontrollplanen för 2008 foreslås inga förändringar av kontrollmålen mer än att andelen stickprovskontroller ökar. En fortsatt kontroll av avrop från ramavtalsleverantörernas nettoprislistor skall ske även under 2008 för att kontrollera om andelen avrop från våra ramavtalsleverantörer ökar. Anders Kuylser upphandlingschef

Personalavdelningen 2007-11-13 Agneta Wichman Bilaga 3 INTERN KONTROLL INOM PERSONALOMRÅDET AR 2007 samt 2008 Enligt den Interna kontrollplan som fastställts för år 2007 skulle följande områden inom Personal kontrolleras: ohälsotalen: att rehabiliterings utredning påbörjats när den anställde varit sjuk i 14 dagar samt avslutats dag 28, om medarbetaren/ort/arande är sjuk eller efter 6 sjuk-tillfällen (i enlighet med kommunens Riktlinjerför aktiv och tidig rehabilitering) anställning: att korrekt registrering har skett utifrån korrekt skriftligt underlag rapportering av timanställda: att rapporten för timanställda är korrekt ifylld och rätt registrerad hantering av LAS (Lagen om anställningsskydd): att avvikelseavtal träffats utifrån 5 Avvikelseavtalfrån LAS 5 ska träffas när det rör tidsbegränsade anställningar som inte utgör vikariat, praktik ellerferiearbete, tillfällig arbetsanhopning och vissa andra arbeten som anges i 5 LAS. Personalavdelningen vid Kommunstyrelsens kontor har utfört kontrollen åt samtliga kontor. Ansvaret har respektive nämnd. Sammanfattning av resultatet av Internkontrollen år 2007 Personalfrågor Ohälsotalen - enligt definitionen - redovisas samlat för första gången. För kommunen som helhet har rehabiliteringsutredningar utförts i 69 % av möjliga. Lönehanteringen Resultatet från årets interna kontroll avseende lönehanteringen är sämre än tidigare år. Granskningen av kontrollmålen visar på brister inom samtliga områden och i vissa fall måste kraftfulla åtgärder till, för att komma tillrätta med problemen. När det gäller de timavlönades anställningsbeslut/rapport är det i vissa fall ett helt otillfredsställande resultat. Anställning Genomsnittet av resultatet är något sämre än 2006. Av 192 beslut är 79 % helt korrekta. 2006 kontrollerades 159 beslut och då var 89 % rätt. Timavlönades anställningsbeslutlrapport Fortfarande använder sig få av den aktuella - för ändamålet särskilt anpassade - blanketten. Endast 9 % av rapporterna är helt rätt ifyllda mot 16 % 2006.

2 Hantering av LAS: att avvikelseavtal träffas utifrån 5 Internkontrollen visar att andelen som saknar avvikelseavtal har ökat från föregående år. Samtliga rapporter har redovisats i berörd nämnd. För Kommunstyrelsens kontor sker det i samband med att resultatet för hela kommunen anmäls i kommunstyrelsen. Förslag till åtgärder och förbättringar Personalområdet Enligt Mål&Budget ska sjukfrånvaron halveras från 10,17 procent vid bokslutet 2003 till 5 procent 2008. Som ett led i detta ska kommunens insatser bland annat bestå aven aktiv och tidig rehabilitering. Personalavdelningens mål är därför att vid de månatliga uppföljningarna ska kravet på rehabiliteringsutredning vara uppfyllt till 100 %; även efter 6 sjuktillfällen. Lönehanteringen En av PA-system och Löns viktigaste uppgifter är att förbättra och säkerställa kvaliteten och den interna kontrollen kring löneadministrationen. Därför inriktar PA-system och Lön sig på att i möjligaste mån förebygga att felaktigheter uppstår bland annat genom att,/ kontinuerligt folja upp vad som inrapporteras i personalsystemet. Eventuella fel eller kompletteringar uppmärksammas/påtalas skriftligen omedelbart,/ anpassa rutin/processbeskrivningama for löneinrapporteringen till den nya organisationen,/ inbjuda till tema/repetitionsutbildningar mm För 2008 föreslås följande åtgärder: Som en följd av kravet på att förbättra de aktuella rutinerna kommer Personalavdelningen via sina Kundansvariga att ta upp frågan direkt med kontoren, för att diskutera en åtgärdsplan. För de olika kontrollområdena förslås följande förbättringar: Ohälsotalen För att kunna följa sjukfrånvaron samt kravet på insatser kommer samtliga chefer i kommunen att erhålla ett!t-stöd ADATO, som möjliggör att medarbetarnas sjukfrånvaro samt behov av rehabiliteringsinsatser mm kan foljas på ett enkelt och överskådligt sätt. Anställning Ett nytt anställningsavtal som kan fyllas i via Webb kommer att införas. Det ska underlätta för chefer att fylla i alla obligatoriska uppgifter. Timavlönade Timrapporten har fortydligats och markerats med obligatoriska fålt. Personalavdelningen ska nu informera cheferna om att den ändrats för att bättre tillmötesgå deras krav på en enkel och informativ blankett. Avvikelseavtal Rutinen för upprättelse av avvikelseavtal ska skyndsamt ses över. Det ska noteras attfrom 2007-07-01 har vissa anställningsformer som fordrade avvikelseavtal tagits bort i LAS, så antalet anställningar som fordrar avtal kommer att minska

3 Förslag till ny IK-plan for 2008 För år 2008 (öreslår Kommunstyrelsens kontor att granskningen fortsättningsvis omfattar som föregående år:./ ohälsotalen./ anställning./ rapportering av timanställda./ hantering av LAS Vidare foreslås att ett nytt kontrollrnål införs:./ alla som har en tidsbegränsad sjukersättning där beslutet upphört, ska kontrolleras så att inte en felaktig lön betalas ut. l bifog.:d~;r~:~n ska gälla. När det gäller den interna kontrollen 2008 föreslår Personalavdelningen därför /L/J~ #dt-tmfllt M~;;hITlJdb;;; ) ty~;ta Wichman Personaldirektör Personaladministrativ chef Beslutet expedieras till: Kontoren samt Ledningsstöd, Verksamhetsstöd Personal och PA-system och Lön vid Personalavdelningen.