Revisorerna 2012-02-19 Kora munstyrelsen Granskning av lokalförsörjning och internuthyrning har på uppdrag av kommunens revisorer i genomfört en granslcning av om servicenämnden bedriver en ändamålsenlig verksamhet avseende lokalförsörjning och internuthyrning? Revisionen beslutade vid sammanträde 2012-12-11 att anta föreliggande revisionsrapport såsom sin egen. Från servicenämnden önskade revisorerna svar på de bedömningar som gjorts i revisionsrapporten senast den 12 februari. Rapporten översändes till kommunfullmäktige tillsammans med servicenämndens skriftliga svar. s revisorer Lena Näslund Ordförande T^f.U:r?OPG3 KOMMUN 2013-02-26
Revisionsrapport Granskning av lokalförsörjning och internuthyrning Trelleborgs kommun Alf Wahlgren, projektledare Fredrik Anderberg, projektmedarbetare pivc
i ~ ; Innehållsförteckning Sammanfattning 1. Inledning 3 1.1. Bakgrund 3 1.2. Revisionsfråga,..3 1.3. Kontrollfrågor 3 1.4. Avgränsning och metod 4 2. Lokalförsörjning och internuthyrning 5 2.1. Organisation 5 2.2. Lokalförsörjning 6 2.2.1. Lokalbehov 6 2.2.2. Lokalförsörjning 7 2.2.3. Dialog 7 2.3. Intemuthyrning 7 3. Pågående förändringsprocess 10 3.1. Principer kring nya hyresavtal 10 3.2. Ny investeringsprocess 11 4. Revisionell bedömning och rekommendationer 13 4.1. Kartlägger och dokumenterar servicenämnden kommunens/verksamheternas lokalbehov? 13 4.1.1. Bedömning 13 4.2. Finns det en upprättad och aktuell lokalförsörjningsplan? 13 4.2.1. Bedömning 13 4.3. Vilken tidshorisont tillämpas avseende lokalförsörjning? 13 4.3.1. Bedömning 13 4.4. Har servicenämnden en dialog med berörda nämnder och kommunstyrelsen avseende lokalförsörjning? 14 4.4.1. Bedömning 14 4.5. Upprättas interna hyresavtal mellan servicenämnden och verksamheterna och vad regleras i dessa? 14 4.5.1. Bedömning...14 4.6. Vilka kostnadsslag ingår i internhyran? 15 4.6.1. Bedömning 15 4.7. I vilken utsträckning har servicenämnden delegerat beslut kring lokalförsörjning och intemuthyrning? 15 4.7.1. Bedömning 15 4.8. Har servicenämnden säkerställt att erforderlig kompetens fmns att tillgå inom förvaltningen? 15 4.8.1. Bedömning 15 i
I Sammanfattning Granskningens revisionsfråga har varit om servicenämnden bedriver en ändamålsenlig verksamhet avseende lokalförsörjning och internuthyrning. Efter genomgång av granskningens samtliga kontrollmål bedömer vi att servicenämnden till stora delar bedriver en ändamålsenlig verksamhet avseende lokalförsörjning och internuthyrning. I granskningen har intervjuer genomförts med ansvariga tjänstemän på serviceförvaltningen samt med företrädare för bildnings-, fritids- och socialförvaltningen. Vidare har granskning genomförts av interna hyresavtal, dokumentation som har beskrivit lokalsituationen, behov och ekonomi. Av granskningen framkommer att en kartläggning och dokumentering har skett av de kommunala verksamheternas lokalbehov. En upprättad och aktuell lokalförsörjningsplan finns i form av en dokumenterad inventering Lokalbehov i Trelleborgs kommun 2011-2015. En sammanställning av inventeringen har lagts i en bilaga Bedömning av lokalsituationen i kärnverksamheterna, där tidsperioden har ändrats i samband med dialog med kommunens förvaltningar. Servicenämnden har i dokumentväg delegerat arbetsuppgifter avseende beslut kring lokalförsörjning och internuthyrning. Vidare säkerställer servicenämnden att erforderlig kompetens finns att tillgå inom förvaltningen gällande frågor kring lokalförsörjning och internuthyrning. Av granskningen konstateras att interna hyresavtal har upprättats mellan servicenämnden och verksamheterna men att det finns brister vad gäller hyresspecifikationer på olika kostnadsslag och att löpande uppdateringar av gamla hyresavtal inte gjorts. Vidare framkom brister i hyresavtalen gällande gränsdragningen för utläsande av ansvarsfördelning utifrån rollen som hyresgäst och hyresvärd. Vi noterar att det finns pågående arbeten med nya principer om de interna hyresavtalen. De nya principerna kring hyresavtalen anser vi vara ett steg i en riktning som kan underlätta kring rollen av hyresgäst och hyresvärd och förtydliga förhållandet mellan servicenämndens ansvar och de beställande nämndernas ansvar och befogenheter. Vidare tros det nya förslaget till hyresmall bidra till att underhållskostnader inte används som en budgetregulator. Underhållsfaktorer blir tydligare än av framtagna exempel på interna hyresavtal, som då kopplas till respektive lokal eller fastighet. Fastighetens underhållsnivå bestäms i förväg i samband med upprättande av hyresavtal och således byggs en underhållsskuld inte upp. 1 av 16
Granskning av lokalförsörjning och intemuthyrning Av intervjuade företrädare och av ovan nämnt inventerings dokument påpekas att nuvarande investeringsprocess kan innebära situationer där kortsiktiga behov inte kunnat tillgodoses. Av tjänsteskrivelsen till ny investeringsprocess framgår bl.a. att fokus läggs på ett långsiktigt investeringsarbete och att interna kontrollrutiner införs för större projekt överstigande fem miljoner. I samband med att en långsiktig investeringsplan läggs till och att anslag för projektering av projekt ska inrymmas i servicenämndens investeringsram tros arbetet med kommunens lokalförsörjning påverkas positivt på kort och lång sikt. 2 av 16
lo Inledning 1.1. Bakgrund Sedan februari 2011 är servicenämnden kommunens samlade organ för intern service till den kommunala verksamheten. Det innebär bland annat att ansvara för frågor beträffande kommunens fastigheter med lokaler för kommunal verksamhet, den totala lokalförsörjningen till de kommunala verksamheterna samt samordning och verkställighet av kommunens ny-, och tillbyggnadsverksamhet. I samband med revisorernas väsentlighets- och riskanalys beslutades att granska servicenämndens uppdrag avseende lokalförsörjning och internuthyrning i kommunen. De förtroendevalda revisorerna har därför beslutat att ge i uppdrag Kommunal Sektor inom att genomföra en granskning inom området. 1.2. Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: till Bedriver servicenämnden en ändamålsenlig verksamhet avseende lokalförsörjning och internuthyrning? 1-3- Kontrollfrågor Följande kontrollfrågor/granskningsmål ingår: Kartlägger och dokumenterar servicenämnden kommunens/verksamheternas lokalbehov? Finns det en upprättad och aktuell lokalförsörjningsplan? Vilken tidshorisont tillämpas avseende lokalförsörjning? Har servicenämnden en dialog med berörda nämnder och kommunstyrelsen avseende lokalförsörjning? Upprättas interna hyresavtal mellan servicenämnden och verksamheterna och vad regleras i dessa? Vilka kostnadsslag ingår i internhyran? I vilken utsträckning har servicenämnden delegerat beslut kring lokalförsörjning och internuthyrning? Har servicenämnden säkerställt att erfoderlig kompetens finns att tillgå inom förvaltningen? 3 av 16
1.4. Avgransning och metod Granskningen avgränsas till att omfatta servicenämndens uppdrag avseende lokalförsörjning och internuthyrning. Intervjuer har skett med ansvariga tjänstemän på serviceförvaltningen samt med företrädare för bildnings-, fritids- och socialförvaltningen. Vidare har granskning genomförts av interna hyresavtal, dokumentation som har beskrivit lokalsituationen, behov och ekonomi. Rapporten har varit föremål för sakgranskning av samtliga intervjuade. 4 av 16
2. Lokalförsörjning och internuthyrning 2.1. Organisation Sedan februari 2011 är servicenämnden kommunens samlade organ för intern service till den kommunala verksamheten. Det innebär bland annat att ansvara för den totala lokalförsörjningen till de kommunala verksamheterna samt samordning och verkställighet av kommunens ny-, och tillbyggnadsverksamhet. Vidare står servicenämnden för intemuthyrning, drift, energibesparing, skötsel, lokalvård och underhåll i kommunens fastigheter. Servicenämnden redovisar följande antal anställda 1 : År Antal anställda I 2011 264 stycken (varav 10 st. är:vlsstidsanställda) 2012 262 stycken (varav 8 st är visstidsanställda) Antalet anställda har marginellt förändrats mellan åren. Servicenämnden redovisar följande resultatavvikelse 2 : Ar Bokslut (tkr) Budget (tkr) Avvikelse (tkr) I 2010-55 904,53 714-2 190 '2011-71 7 7 3-67 698-4 075 " j (För år 2012 prognostiseras ett underskott på 5 mnkfj Det prognostiserade underskottet beror främst på avdelningen måltidsservice där ett underskott förväntas med 5,6 Mkr. I kommunens delårsrapport påpekas bl.a. att "Serviceförvaltningen har fått i uppdrag att avveckla restaurangverksamheterna på Akka och Gröningen. Maten till äldreboendena ska istället tillagas i andra kök inom måltidsservice". Serviceförvaltningen handhar den operationella verksamheten där följande indelning av verksamheter görs; Fastighet Måltidsservice IT/Telefoni Upphandling Intern service Under avdelningen Fastighet hanteras det dagliga arbetet med att samordna lokalförsörjningen och interna hyreskontrakt. 1 Information är tagen från kommunens årsredovisningar och delårsrapporter. Information är tagen från kommunens årsredovisningar och delårsrapporter. 5 av 16
Inom serviceförvaltningen arbetar avdelningschefen och förvaltningschefen med merparten av arbetet med lokalförsörjningen till de kommunala verksamheterna samt med samordningen och verkställigheten av kommunens ny-, och tillbyggnadsverksamhet. Enligt nuvarande delegationsordning har avdelningschefen delegation på att internt hyra ut bostäder och andra lokaler inom Servicenämndens ansvarsområde med en kontraktstid av högst tre år samt uppsägning av hyresförhållandet. Enligt nuvarande delegationsordning har förvaltningschefen delegat på att internt hyra ut bostäder och andra lokaler inom Servicenämndens ansvarsområde med en kontraktstid överstigande tre år samt uppsägning av hyresförhållandet. Vidare har förvaltningschefen delegat på extern inhyrning och uthyrning av bostäder och andra lokaler inom Servicenämndens ansvarsområde. Både avdelningschefen och förvaltningschefen har kompetens och erfarenhet av att jobba med den kommunala lokalförsörjningen och de har varit anställda sedan ett flertal år tillbaka inom serviceförvaltningen (dåvarande fastighetsförvaltningen). För att upprätthålla kompetensen inom området uppges att avdelningschefen årligen erhåller kompetensutveckling i form av kurser ifrån SKIA Vidare sker träffar för att byta idéer och information inom ett fastighetsnätverk som finns inom kommunen. I nätverket träffas fastighetsägare och det kommunala bostadsaktiebolaget Trelleborgs Hem minst en gång per år, dock kan träffarna öka i antal beroende på trender och cykler inom fastighets området. Annan relevant information via omvärldsbevakning samt från förvaltningschef. 2.2. Lokalförsörjning 2.2.1. Lokalbehov inhämtas Serviceförvaltningen4 fick i uppdrag av kommundirektören att presentera en kommungemensam inventering av lokalbehov, (i första hand avseende kärnverksamheterna) vilket utmynnade i dokumentet Lokalbehov i 2011 2015. Denna inventering skulle utgöra grunden till en lokalförsörjningsplans. Dokumentet har upprättats av en extern konsult tillsammans med tjänstemän från serviceförvaltningen. Dokumentet fungerar enligt uppgift som serviceförvaltningens interna dokument för lokalförsörjningen. Dokumentet innehåller uppgifter om kommunens lokalbehov under tidsperioden 2011-2015 och baseras på verksamheternas utveckling med tanke på utbyggnadsplaner och framtida befolkningsprognos. Av intervjun med avdelningschefen och förvaltningschefen framgår att dokumentet är ett levande dokument som ändras i samband med de processer som bedöms vara nödvändiga att beakta ifrån kommunens förvaltningar. 3 4 5 Sveriges kommuner och landsting (SKL) Dåvarande fastighetsförvaltning Lokalförsörjningsplanen har redovisats för kommunstyrelsen vid sammanträde 2010-10-07 184 och för fastighetsnämnden vid sammanträde 2010-10-19 114 6 av 16
En bilaga till denna inventering utgör serviceförvaltningens sammanställda material för kommunens lokalbehov, se nedan i avsnitt Lokalförsörjning. 2.2.2. Lokalförsörjning Som nämnts ovan har en inventering gjorts avseende kommunens lokalbehov och en sammanställning av materialet har lagts in i en bilaga, benämnd Bedömning av lokalsituationen i kärnverksamheterna. I sammanställningen framkommer uppgifter om lokalbehoven för kommunens förvaltningar och vad som kommer att prioriteras/rekommenderas. Tidsperioden för dokumentet avser för närvarande 2011 till 2016. Senaste avstämningen har enligt dokumentet gjorts med bildningsförvaltningen under mars månad 2012. 2.2.3. Dialog Av intervjun med avdelningschefen och förvaltningschefen framgår att det finns en kontinuerlig dialog med kommunens förvaltningar. I samband med budgetdialoger med arbetsutskotten från alla nämnder samt förvaltningsledningen belyses budgetrelaterade frågor, nutida och framtida behov samt aktuella frågor angående kommunal service. Vidare uppges att en dialog med kommunens förvaltningar är önskvärd för att beakta prioriterade utbyggnadsplaner/utvecklingsplaner. De intervjuade företrädarna från bildnings-, fritids- och socialförvaltningen uppger att en dialog med serviceförvaltningen har ägt rum gällande planering av förvaltningarnas framtida behov och i samband med budgetdialoger. Företrädaren från bildningsförvaltningen uppger vidare att ett dokument upprättats gällande framtida lokalbehov 6 som sedermera har lämnats över till serviceförvaltningen. De intervjuade företrädarna uppger att hyran har betalts i form en av bokföringstransaktion med lite eller inget beaktande på gällande hyresavtal. Således har hyresavtalen inte reglerats under åren. Vidare uppges att en prioritering görs inom respektive förvaltning för de områden där behovet av lokaler bedöms vara störst. Detta har noterats i sammanställningen Bedömning av lokalsituationen i kärnverksamheterna som beskrivits ovan. De intervjuade företrädarna uppger att servicenämnden på vissa håll inte kunnat tillgodose fritidsförvaltningens kortsiktiga behov i form av lokaler. Avsaknaden av lokaler i kommunen uppges försvåra planeringen av verksamheten. I intervjun uppger avdelningschefen och förvaltningschefen att sådan problematik beror på prioriteringen hos förvaltningen och utrymmet att investera i kommunens nuvarande investeringspro cess. 2.3. Internuthyiming De intervjuade företrädarna för bildnings-, fritids- och socialförvaltningen uppger att interna hyresavtal finns men att dessa avtal tecknades från 1993. Några nyare hyresavtal har enligt uppgifter inte upprättats och de äldre hyresavtalen har förlängts då ingen uppsägning har gjorts. 6 Dokument - Lokalbehov bildningsnämnden 2011-2017 7 a v -\q
Ett pågående arbete görs för att undersöka möjligheten om att införa nya principer kring de interna hyresavtalen, se nedan avsnitt 3.1. Nedan illustreras två förvaltningars interna hyresavtal som valts ut som stickprov för att åskådliggöra vad som regleras i dessa. Av framtagna stickprov framkommer följande: Exempel 1 Hyresavtalet är tecknat mellan (fastighetskontoret) och skolstyrelsen. Underskrifter har gjorts av dåvarande fastighetsnämnd och barn- och utbildningsnämnden. - Av exemplet framgår det att kontraktstiden gällde initialt från 1993-01-01 till 1995-12-31, med en uppsägningstid på nio månader som ska ske skriftligen. Kontraktet förlängs med två år om ingen uppsägning har gjorts. I kontraktet anges även textavsnitt om hyra, hyresreglering, betalning och vilka kostnadsposter som ingår i hyran/tilläggshyran. En bilaga till hyresavtalet innehåller information kring gränsdragning, hyresreglering, avtalstid och uppsägning av hyresavtal. Hyran för hyresobjektets 2 562 kvm som anges i kontraktet (t.o.m. 1 januari 1997 2187 kvm) är bashyra (3136 500 kr/år) och tilläggshyra (286 700 kr/år). Kostnadsposterna (bashyra/tilläggshyra) som omfattas i avtalet beskrivs i textform: i Grundservice Värme VA El Sotning Ventilation. Sophämtning Löpande/periodiskt underhåll Snöröjning Fastighetsförsäkring Utökad service Kapitalkostnader EHBHHHHHHHH Städning Fönsterputs ning Ömändringar pga. verksamhetsförändringar Kostnadsposterna i tabellen ovan specificeras inte med belopp i internhyresavtalet. 8 av 16
Granskning av lokaiförsörjning och internuthyrning Exempel 2 - Hyresavtalet tecknades mellan (Fastighetskontoret) och socialnämnden. - Underskrifter har gjorts av tekniska nämnden och socialnämnden. - Av exemplet framgår att kontraktstiden gällde initialt från 2000-02-01 till 2005-05-31, med en uppsägningstid på tolv månader som ska ske skriftligen. Kontraktet förlängs med två år om ingen uppsägning har gjorts. I kontraktet anges även textavsnitt om hyresobjektet, yta, användning, hyra, och vilka kostnadsposter som ingår i hyran/tilläggshyran. En bilaga till hyresavtalet innehåller information kring ombyggnadskostnader. Inget förtydligande för beloppen kring kostnadsposterna som ingår i bashyra respektive tilläggshyra görs i internhyresavtalet. Hyran för hyresobjektets 160 kvm som anges i kontraktet är bashyra (130 296 kr/år) och tilläggshyra (o kr/år). Kostnadsposterna (bashyra/tilläggshyra) som omfattas i avtalet beskrivs i textform: ; Grundservice Fastighetsskötsel Värme VA El Sotning. L..I Snöröjning /sändning ijkj]. Ventilation Sophämtning Löpande/ Fastighetsförsäkring : Utökad service '^^^'f^wci-f y^xm-^^if \ Städning Kapitalkostnader periodiskt underhåll Kostnadsposterna i tabellen ovan specificeras inte med belopp i internhyresavtalet. 9 av 16
I 3. Pågående förändringsprocess 3.1. Principer kring nya hyresavtal Kommunstyrelsen beslutade den 7 mars 2012 63, att ge i uppdrag till kommundirektören och förvaltningschefen för serviceföi-valtningen att senast den 30 maj 2012 återkomma till kommun styrelsen med förslag till principbeslut avseende interna avtal för lokalhyror utifrån föreslagen utredning. Tjänsteskrivelsen Principer för "interna hyresavtal" i, daterad 2012-05-22, togs fram. Tjänsteskrivelsen har varit ute hos kommunens nämnder på remiss. Merparten av nämnder har lämnat remissvar. Av tjänsteskrivelsen framgår följande: "Förhållandet mellan servicenämndens ansvar och de beställande nämndernas ansvar och befogenheter är inte tydligt, varför det finns behov av att ta fram förslag till principbeslut för interna hyresavtal." I tjänsteskrivelsen tydliggörs följande; Definitionen av begreppet internhyra, Principer för hyressättning - Ingående hyreskomponenter i egna fastigheter och i inhyrda lokaler Hyresindexering - Avtalstider och regler för uppsägning Utnyttjande av lokalbank? Till tjänsteskrivelsen bifogades en mall för hyresavtal som innehåller följande uppgifter och bilagor; Uppgifter Bilagor 1 Hyresgäst:. Hyresvärd Adress i Lokalens storlek och omfattning Lokalens användning : 1 Kontraktstid " Uppsägning/förlängning B3BHHH Indexklausui j Hyrans betalning " "?IHffijlHffi Allmänna villkor - lokaler 0 9BHB9BHBBHHHH9 HBBHHHBHHHBHHH 7 Menas med ett effektivt lokalutnyttjande av kommunens lokaler, internt som externt hyrda. Lokalbank innebär i stora drag att lokaler/fastigheter avställs som inte behövs. Detta leder till att lokaler/fastigheter renoveras, försäljs eller sägs upp vid extern hyra. 8 Bilagorom gränsdragning, ritningar, besiktningsprotokoll, förtida uppsägning och särskilda bestämmelser ska enligt hyresavtalsmallen inkluderas i de nya interna hyresavtalen. 10 av 16
I tjänsteskrivelsens bilaga allmänna ska beräknas: villkor för lokaler beskrivs bl.a. hur bashyran Kostnadstyp Kapitalkostnad Mediaförbrukning Fastjghetsskötsel och sophämtning Planerat underhåll Övriga underhållskostnader Administrativa kostnader Försäkring Övriga driftkostnader Information Utgörs av avskrivning och intern ränta på. bokfört värde. Kapitalkostnad påeventuella investeringar under hyrestiden tillkommer. Avgifter för fjärrvärme, el, vatten och uppvärmningskostnader (värme). Kostnader förfastighetsskötsel och sophämtning. Planerat underhåll räknas med i hyran med ett schablonbelopp per kvm bruksarea. Löpande och fe lavhjälpande underhåll samt äkut underhåll såsom skadegörelse. Serviceförvaltningens gemensamma kostnader för fastighetstekniska avdelningen ingår. Kostnader för försäkringspremier för fastighetsförsäkring. :! ' \j, Övriga driftkostnader som inte berörs ovan. Bashyran ska sedan under hyrestiden regleras med hänsyn till förändringar i konsumentprisindex. Eventuellt tilläggsavtal kan tillkomma efter tillträdesdagen med anledning av kostnader kopplade till myndighetskrav. Jämfört med exempel av hyresavtal (se avsnitt 2.3) innehåller förslaget till nya hyresavtal en standardiserad hyresavtalsmall. I mallen görs förtydligande om vilka kostnadsposter som ingår i respektive kostnadsslag. Vidare ska gränsdragningen förtydligas i en av de medföljande bilagorna. I tjänsteskrivelsen påpekas att kommande års hyresnivå har reglerats genom föregående års bokslut som bas samt uppskattad utveckling av kostnader för kommande år. Planerat underhåll har använts som en budgetregulator beroende på tillgängligt budgetutrymme. Av det nya förslaget till hyresmall tydliggörs underhållsfaktorer som kopplas till respektive lokal eller fastighet. Fastighetens underhållsnivå bestäms i föl-väg i samband med upprättande av hyresavtal. 3.2. Ny investeringsprocess I det tidigare nämnda dokumentet Lokalbehov i 2011-2015 finns ett avsnitt om investeringar. Av dokumentet framgår: "Fastighetsverksamhet och fastighetsförvaltning är långsiktigt För att långsiktigt kunna bedriva detta i kommunen och genom fastighetsförvaltningen är det nödvändigt att upprätta lokalförsörjningsplaner i samverkan. När man arbetar med tex. budget för 2011 med flerårsplan 2012-2013 skull man kanske lägga till och med utblick mot 2015. En sådan plan skall vara ett strategiskt dokument, som förutom respektive förvaltnings bedömning beträffande verksamhetsutveckling även baseras på Stadsbyggnadskontorets utbyggnadsplaner och föreligg ande befolkningsprognoser. 11 av16
På detta sätt kan fastighetsförvaltning en ta ansvar för och arbeta med långsiktiga planer beträffande lokalförsörjningen och tillsammans med brukarna/hyresgästerna förbereda planeringen med den beslutsordning och det regelverk som föreligg er." "Med nu gällande budgetprocess, inte minst under ett valår, kan tidsaspekten och beslutsordningen innebära en situation där ett förestående behov inte kan tillfredsställas till dig då verksamheten behöver påbörjas eller att t.ex. en ny byggnad tas i anspråk." Av tjänsteskrivelse Förslag till förändrad investeringsprocess daterad 2012-08-22 framkommer att kommunfullmäktige beslutade år 2008 om en ny budgetprocess och resursfördelningsmodell. Kommunstyrelsen hade beslutat att ge ekonomiavdelningen i uppdrag att utvärdera budgetprocessen under senare delen av år 2012. Det slutliga förslaget till investeringsprocess skulle koordineras med resultatet av den utvärderingen. Detta förslag till en förändrad investeringsprocess ska ha beaktats av kommunens olika förvaltningar och remissvar ska ha inkommit till kom munledningsförvaltningen den 5 november 2012. I tjänsteskrivelsen framgår bl.a. följande: Förslaget skulle innebära: - Att en investeringsdialog, som följds av beslut av kommunfullmäktige i november om en långsiktig investeringsplan, läggs till - Att kommunens totala investeringstak, som beslutas av kommunfullmäktige, beräknas enligt olika metoder för skattefinansierad respektive taxefinansierad verksamhet - Att beslut om investeringstak för styrelsen och nämnderna tas av kommunfullmäktige i november Att alla investeringar över fem miljoner kronor ska beslutas av kommunfullmäktige och beslutsunderlaget ska följa särskild mall - Att rutiner för uppföljning och återredovisning till kommunfullmäktige för projekt över fem miljoner kronor ska följas - Att särskilda rutiner för beslut om investeringar för taxefinansierad verksamhet skapas - Att regler för nämndernas investeringsramar läggs fast - Att nivåerna på styrelsens och nämndernas investeringsramar bör justeras - Att anslag för projektering av projekt, som finns i den långsiktiga investeringsplanen, ska inrymmas i. 12 av 16
4. Revisionell bedömning och rekommendationer Nedan redovisas vår bedömning av varje kontrollmål. Avsnittet avslutas med en sammanfattande bedömning utifrån granskningens revisionsfråga. 4.1. Kartlägger och dokumenterar servicenämnden kommunens/verksamheternas lokalbehov? Kartläggning och dokumentation har gjorts av förvaltningars behov, vilket är resultatet av inventeringen och det upprättade dokumentet Lokalbehov i Trelleborgs kommun 2011-2015. Inventeringen presenterades för kommunstyrelsen i september månad 2010. 4.1.1. Bedömning Vi bedömer av ovanstående att en kartläggning och dokumentering har skett av de kommunala verksamheternas lokalbehov. 4.2. Finns det en upprättad och aktuell lokalförsörjning sp lan? Aktuella uppgifter om kommunens lokalbehov finns i form av en inventering dokumenterad i: Lokalbehov i 2011-2015 där senaste avstämning skedde i mars månad 2012 med representant från bildningsförvaltningen. En sammanställning av inventeringen har lagts i en bilaga - "Bedömning av lokalsituationen i kärnverksamheterna". 4.2.1. Bedömning Vi bedömer att det finns en upprättad och aktuell lokalförsörjningsplan i form av den dokumenterade inventeringen Lokalbehov i 2011-2015 och bilagan Bedömning av lokalsituationen i kärnverksamheterna. 4.3. Vilken tidshorisont tillämpas avseende laka {försörjning? Tidsperioden för inventeringen sträckte sig från år 2011 till år 2015. Av dokumentet Lokalbehov i 2011-2015 framkommer att i samband med uppdatering av kommunens lokalbehov har tidsperioden reviderats. För närvarande sträcker sig tidsperioden från år 2011 till år 2016. 4.3.1. Bedömning Vi bedömer att den tidshorisont som tillämpas är relevant och att den sammanfaller med förslaget till ny investeringsprocess. 13 av 16
4.4. Har servicenämnden en dialog med berörda nämnder och kommunstyrelsen avseende lokalförsörjning? Inventering har gjorts i syfte att samla in information från kommunens verksamheter och att sammanställa kommunens samlade lokalbehov. Dialog har skett med anledning av denna inventering. Vidare har servicenämnden enligt intervjuerna kontinuerlig dialog med kommunens nämnder i samband budgetdialoger och för att beakta prioriterade utbyggnadsplaner/utvecklingsplaner. 4.4.1. Bedömning Vi gör bedömningen att servicenämnden har en dialog med berörda nämnder och kommunstyrelsen avseende lokalförsörjning. 4.5. Upprättas interna hyresavtal mellan servicenämnden och verksamheterna och vad regleras i dessa? Det framkommer av exempel på interna hyresavtal och av intervjuer att hyresavtal/kontrakt har upprättats. I de framtagna exemplen finns uppgifter om; Hyresgäst och hyresvärd Underskrivande parter Kontraktstid och regler om uppsägning/förlängning. Kostnadsslag som ingår i hyra/til]äggshyra (endast i text) m.m. 4.5.1. Bedömning Vi bedömer att interna hyresavtal har upprättats mellan servicenämnden och verksamheterna men att det finns brister vad gäller hyresspecifikation på olika kostnadsslag och att löpande uppdateringar av gamla hyresavtal inte gjorts. Vi bedömer vidare att det finns brister i gränsdragningen vad gäller att utläsa ansvarsfördelning utifrån rollen som hyresgäst och hyresvärd. Hav 16
4.6. Vilka kostnadsslag ingår i internhyran? Som nämnts ovan i avsnitt 2.3 innehåller de interna hyresavtalen avsnitt om hyresobjekten, ytor, användning, hyror, hyresreglering, betalning och vilka kostnadsposter som ingår i hyrorna/tilläggshyrorna. Bilagor till hyresavtalen innehåller information kring ombyggnadskostnader, gränsdragning, hyresreglering, avtalstid och uppsägning av hyresavtal. 4.6.1. Bedömning Vi konstaterar att kostnadsslag endast finns med som en beskrivning om bashyra/tilläggshyra. Vi noterar dock att arbete pågår om nya principer för de interna hyresavtalen, med en standardisering av information och uppgifter i respektive förvaltnings hyresavtal. I de nya hyresavtalen ska ett förtydligande göras avseende gränsdragning, ansvarsfördelning och vilka belopp som tillför respektive kostnadspost i hyrorna vilket vi bedömer som en positiv utveckling. 4.7. I vilken utsträckning har servicenämnden delegerat beslut kring lokalförsörjning och internuthyrning? Beslut kring lokalförsörjning och internuthyrning hanteras inom serviceförvaltningen, där merparten av arbetet hanteras av avdelningschefen och förvaltningschefen. Av delegationsordning konstaterar vi att avdelningschefen och förvaltningschefen tillsammans har delegation på att, internt och externt, hyra ut bostäder och andra lokaler inom Servicenämndens ansvarsområde. 4.7.1. Bedömning Med anledning av ovanstående görs bedömningen att servicenämnden i dokumentväg har delegerat arbetsuppgifter avseende beslut kring lokalförsörjning och internuthyrning. 4.8. Har servicenämnden säkerställt att erforderlig kompetens finns att tillgå inomförvaltningen? Av granskningen framkommer att det finns kompetens och erfarenhet av att jobba med kommunal lokalförsörjning. Avdelningschefen erhåller årlig kompetensutveckling samt deltar i nätverks träffar för utbyte av idéer och information. 4.8.1. Bedömning Utifrån gjorda iakttagelser och intervjuer bedömer vi att servicenämnden säkerställer att erforderlig kompetens finns att tillgå inom förvaltningen gällande frågor kring lokalförsörjning och internuthyrning. 15 av 16
Granskning av lokalförsörjning och intemuthyrning 2012-12-11 Fredrik Anderberg Alf Wahlgren Projektmedarbetare Uppdragsledare 16 av 16
TRELLEBORGS KOMMUN Servicenämnden 2013-02-05 Protokoll 13(22) 18 Granskning av lokalförsörjning och intemuthyrning Dnr 2012/345 Ärendebeskrivning har på uppdrag av kommunens revisorer i genomfört en granskaning av om servicenämnden bedriver en ändamålsenlig verksamhet avseende lokalförsörjning och internuthyrning. Revisionsrapporten beskriver i allt väsentligt att servicenämnden bedriver en ändamålsenlig verksamhet avseende lokalförsörjning och internuthyrning Bedömningen avseende de uppsatta kontrollmålen bekräftar revisionens uppfattning om relevanta processer med i vissa angivna avseenden förbättrlngspotential, Pågående förändringsprocesser som finns beskrivna är "Principer kring nya hyresavtal" och "Ny Investeringsprocess" vad som är förestående. Det är serviceförvaltningens mening att nämnda två processer kommer att utgöra väsentliga delar i förbättringsarbetet kring en sammanhållen övergripande ekonomisk modell i. Detta kommer då också att innebära en rationell och relevant fastighetsekonomisk hantering i såväl det kortare som i det längre perspektivet, såväl vad gäller finansiering som driftskostnadsmässlgt med planerat underhåll och löpande drift. Arbetsutskottets förslag till beslut Servicenämnden beslutar att ställa sig bakom revisionsrapporten och påtala vikten av att förändringsprocesserna avseende Interna hyresavtal och Investeringsprocessen genomförs. Beslut Service nämnden beslutar att ställa sig bakom revisionsrapporten och påtala vikten av att förändringsprocesserna avseende Interna hyresavtal och Investeringsprocessen genomförs. Expedieras: Kommunrevisionen Kommunstyrelsen Justerares signatur Utdragsbestyrkan