Kommunrevisionen begär svar senast 2014-06-16 från Er med anledning av granskningen

Tjänsteskrivelse 1 (1) Handläggare Datum Beteckning Kommunrevisionen 2014-03-31 MISSIVSKRIVELSE Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige (f.k.) Uppföljning av granskningar gällande ledarskapets villkor Kommunrevisionen har granskat att kommunstyrelsen skapar tillräckligt goda förutsättningar för att ansvariga chefer ska kunna utöva ett effektivt ledarskap. Resultaten av granskningen framgår av bifogade revisionsrapport. Granskningen visar att initiativ bör tas. - En genomgång bör ske av policydokumenten för att systematisera dessa och tydlig göra vilken status de har. - En viss otydlighet finns gällande hur roll- och ansvarsfördelningen i konkreta frågor ser ut mellan politiken och sektorcheferna. - En revidering av chefspolicyn bör göras utifrån beslutet i KS så att de formella förutsättningarna för chefs- och ledarskapet tydliggörs. - Sektorcheferna upplever att man i allt väsentligt har tillgång till bra stöd i olika frågor. En lösning bör sökas för att avlasta sektorcheferna visst utredningsarbete. - Sektorchefernas allmänna bedömning är att det funnits goda möjligheter till kompetensutveckling. Kommunrevisionen begär svar senast 2014-06-16 från Er med anledning av granskningen Kommunrevisionen Hakon Fältström Ordförande Revisionen Lars Gustafsson Vice Ordförande Revisionen Bilagor: Revisionsrapport Uppföljning av granskningar 2011 Postadress Finspångs kommun, 612 80 Finspång Besöksadress Bergslagsvägen 13-15 Tfn 0122-850 00 Fax 0122-850 33 E-post kommun@finspang.se Webbplats www.finspang.se

www.pwc.se Revisionsrapport Håkan Lindahl December 2013 Granskning av ledarskapets villkor Finspångs kommun

Innehållsförteckning 1. Uppdrag... 1 2. Bakgrund och genomförande... 2 3. Granskningsresultat... 3 3.1. Policy kring chefs- och ledarskap i Finspång... 3 3.1.1. Chefspolicy... 3 3.1.2. Personalpolitiskt program... 4 3.1.3. Kommentarer... 4 3.2. Krav på cheferna... 5 3.2.1. Kommentarer... 6 3.3. Stöd till cheferna... 6 3.3.1. Kommentarer... 7 3.4. Kompetensutveckling... 7 3.4.1. Kommentarer... 8 4. Revisionell bedömning... 9

1. Uppdrag De förtroendevalda revisorerna i Finspångs kommun har beslutat att genomföra en granskning av om kommunstyrelsen skapar tillräckligt goda förutsättningar för att ansvariga chefer ska kunna utöva ett effektivt ledarskap. Nedanstående kontrollmål/revisionskriterier är fastställda för granskningen: Finns någon chefs- och ledarskapspolicy i kommunen? Finns det andra policydokument som behövs för ett tydligt ledarskap? Vilka krav ställer arbetsgivaren på sektorcheferna? Vilka anställningsformer gäller för sektorcheferna? Vilka regler gäller för rekrytering, utveckling och avveckling av chefer? Vilket stöd kan förvaltningscheferna erhålla i olika frågor? Finns möjligheter till kompetensutveckling i tillräcklig omfattning? 1 av 11

2. Bakgrund och genomförande Senare års forskning och erfarenhet visar på ledarskapets stora betydelse för en effektivt fungerande verksamhet. En viktig aspekt är de förutsättningar som chefer och ledare på olika nivåer i organisationen har och hur tydligt deras uppdrag är. Finns stöd i tillräcklig omfattning, har cheferna rimliga praktiska möjligheter att utöva sitt ledarskap, är kravbilden på cheferna tydlig och entydig, upplever cheferna att anställningsformer och villkor är rimliga är några av de frågeställningar som lyfts fram i debatten om ledarskapets villkor. Granskningen har genomförts genom intervjuer med samtliga sektorchefer, HRchefen samt kommunchefen. Vi har dessutom tagit del av de policy- och andra styrdokument som på olika sätt tar upp och berör chefs-/ledarfrågor och personalfrågor i vid mening. 2 av 11

3. Granskningsresultat 3.1. Policy kring chefs- och ledarskap i Finspång 3.1.1. Chefspolicy Den formella regleringen och styrningen av hur Finspång ser på chefs- och ledarskapsfrågor återfinns främst i kommunens chefspolicy och till en del även i det personalpolitiska programmet. Ett förslag till chefspolicy för Finspångs kommun utarbetades hösten 2012. I detta preciserades ett antal viktiga delar som rör chefs- och ledarfrågor. I dokumentet tar man bl.a. upp och beskriver chefsuppdraget, chefskontrakt, uppföljning av chefskapet och chefsuppdragets upphörande. I förslaget till chefspolicy betonas bl.a. att chefens uppdrag är att leda och utveckla verksamheten och medarbetarna med brukarnas behov och intressen i centrum. Man framhåller att ledarskapet ska präglas av ansvar, serviceanda och utveckling. I förslaget till policy sägs att chefer i Finspångs kommun har en tillsvidareanställning som chef men att kommundirektör, sektorchefer eller motsvarande samt ekonomi-, personal- och andra jämförbara chefer har tidsbegränsade förordnaden som regel 5 år med en tillsvidareanställning efter kompetens och erfarenhet som grund. I policyn förslås att man ska upprätta chefskontrakt mellan kommunen och cheferna. I kontraktet ska bl.a. anges uppdragets art och omfattning, löneoch anställningsvillkor och ev. avgångsvillkor som inte följer lag och kollektivavtal. Då ärendet hanterades i kommunstyrelsen beslutades: att anta förslaget till chefspolicy, att uppdra till kommundirektören att genomföra tillämpningen av beslutet, att ny chefspolicy tillämpas fr.o.m. 1 januari 2013 samt att alla chefsförordnaden som tecknas fr.o.m. 2013-01-01 ska vara treåriga med en tillsvidareanställning i botten. Chefspolicyn har ännu inte reviderats vad gäller längden på chefsförordnandena utifrån beslutet i KS att dessa ska vara treåriga. Policyn kommer nu att kompletteras med chefskontrakt. 3 av 11

I tjänstemannaledingen har även diskuterats om man på ett meningsfullt sätt kan utvärdera cheferna om de har så korta förordnanden som tre år. Det har även kommit fram synpunkter från tjänstemän som menar att treårsförordnaden mer signalerar från politikerna att man vill kunna bli av med chefer på ett smidigt sätt än att man vill kunna locka till sig duktiga chefer med en offensiv chefspolicy. Policyn har diskuterats i kommunledningsgruppen och ärendet kommer inom kort att åter tas upp med arbetsgivardelegation. 3.1.2. Personalpolitiskt program Ett nytt personalpolitiska program antogs av fullmäktige så sent som i juni 2013. I programmet finns ett kort avsnitt benämnt Det goda ledarskapets kännetecken. I stycket beskrivs i allmänna termer hur kommunen som arbetsgivare ser på sina chefer/ledare och deras uppdrag. I avsnittet betonas inledningsvis att cheferna stödjer och arbetar för den övergripande måluppfyllelsen och utvecklar helhetssynen i samspel med övriga verksamheter. Vidare betonar man särskilt följande punkter: I kontinuerlig dialog med medarbetarna görs verksamhetens mål kända och de nås med överenskomna resurser. Cheferna är engagerade i, tillvaratar och utvecklar verksamhetens, medarbetarnas och sin egen förmåga att lösa de samlade uppgifterna. Cheferna har tillgång till de stödresurser som de behöver för att nå verksamhetens mål. De intervjuade framhåller att skrivningarna om ledarskap i det personalpolitiska programmet inte har någon direkt styrverkan vad gäller ledarskapsfrågorna i kommunen. Programmet uppfattas däremot ge ett allmänt bra stöd och fungera som ett policydokument att kunna gå tillbaka till vid behov. 3.1.3. Kommentarer Att det beslut som KS fattade redan i oktober 2012 om chefspolicyn ännu inte är verkställt är negativt. De frågetecken som återstår kring policyn bör därför snarast rätas ut så att man kan börja informera om och tillämpa policyn i hela organisationen. 4 av 11

Problemet som lyfts fram med att på ett meningsfullt sätt hinna utvärdera ett ledarskap med ett förordnande på endast tre år, är en väsentlig invändning som inte bör ignoreras. Utan en ordentlig möjlighet till utvärdering av ledarskapet kopplat till uppdraget finns risk att tankarna bakom chefspolicyn inte kan uppnås. Politiken bör också noga överväga om 3-åriga chefsförordnanden i det längre perspektivet gynnar skapandet av en god chefs-/ledarkultur och hur det kan tänkas påverka rekrytering av nya chefer/ledare, i en tid då tillgången på arbetskraft minskar och konkurrensen om duktiga medarbetare väntas öka. 3.2. Krav på cheferna Granskningen visar att de intervjuade cheferna upplever att de krav som ställs på dem som chefer i kommunen i huvudsak är tydliga, även om chefspolicyn inte är formellt fastställd och implementerad. Delegationsordningar, reglementen mm samt en rad övriga policydokument inom olika områden ger i allt väsentligt en tydlig bild av vilka krav som ställs på cheferna i kommunen. Flera av de intervjuade upplever att styrsystemet med målen bitvis varit svårt att hantera och tydliggöra för cheferna längre ner i organisationen. Det har uppfattats som delvis svårt att koppla mellan olika målnivåer då man inte alltid brutit ner målen i tillräcklig omfattning. Ju mer man arbetat med detta desto lättare har det varit för alla chefer att se helheten på ett tydligt sätt. Styrkorten upplevs av de flesta ha blivit bättre och numera finns tydligare åtaganden beskrivna, vilket underlättar chefernas arbete. Några av sektorcheferna upplever också att man börjat hitta en bra och tydlig roll- och ansvarsfördelning i förhållande till politiken, men fortfarande finns det politiker som har svårt att hantera detta, varför det ibland uppstår gråzoner i ansvarsfördelningen. Vad är chefens ansvar och vad tillhör politikens ansvarsområde är frågor som enligt flera måste fortsätta att diskuteras. Dessutom är kopplingen mellan sektorcheferna och ansvariga politiker för olika områden inte helt tydlig i det praktiska arbetet. Det innebär att man inte alltid upplever sig vara direkt styrd av politikerna då mycket av kontakterna mellan politiken och förvaltningen går via kommundirektören varifrån sektorcheferna många gånger får styrsignaler. 5 av 11

3.2.1. Kommentarer Granskningen visar att sektorcheferna upplever att kraven som ställs på dem och på deras underställda chefer i allt väsentligt är tydliga. Dock upplever man ibland ett visst avstånd till politiken som inte alltid har en tydlig kravbild direkt riktad till sektorcheferna. Hur mycket av informationen mm. från politiken som ska gå via kommundirektören och inte direkt till berörd sektorchef är något som man i varje enskilt fall får diskutera för att hitta ett effektivt arbetssätt 3.3. Stöd till cheferna Flera av de intervjuade sektorcheferna uppger att det finns ett stort antal policydokument och liknande som både ska stödja och styra verksamheten. Dock saknar man samordning mellan de olika dokumenten som ibland motsäger varandra. Ett annat problem som en av de intervjuade lyfter fram är att vissa policydokument förs in i Cockpit och blir därmed en del i styrmodellen, medan andra inte förs in. Därmed upplever man en risk att hanteringen av policydokumenten i vissa lägen skapar problem i organisationen snarare än att dokumenten blir ett stöd. När det gäller stöd inom ekonomiområdet visar intervjuerna att sektorcheferna upplever att ekonomiavdelningen gradvis börjat arbeta mer proaktivt och stödjande och är på väg mer mot en controllerroll vilket uppskattas. Ekonomisidan har också aktivt, på kommundirektörens uppdrag, arbetat med att utveckla en ny resursfördelningsmodell, vilket upplevs som mycket positivt. Inom personalområdet uppger sektorcheferna att man har ett mycket bra stöd i de HR-konsulter som finns kopplade till respektive sektor. Man uppfattar också att den nya HR-chefen tagit flera bra initiativ inom personalområdet. Ett område som flera av de intervjuade berör är att man i vissa lägen saknar stöd och resurser för mer övergripande analysarbete, besvarande av olika typer av remisser, allmänt utredningsarbete etc. Detta gör att den typen av ärenden då i stället oftast hamnar i sektorchefens eller någon enhetschefs knä, vilket kan ta mycket tid och kraft från viktiga ledarfrågor. Då det gäller möjligheten att få stöd via mentor eller liknande är det ingen av sektorcheferna som i dag har det, men samtliga uppfattar att man skulle ha möjlighet om man kände behov av det. 6 av 11

Möjligheten till stöd genom att delta i olika former av nätverk finns men är ofta en tids- och prioriteringsfråga. Några av sektorcheferna deltar dock mer regelbundet i sådana, främst regionala i nätverk som rör den verksamhet man ansvarar för. Då det gäller stöd i övrigt uppger flera av de intervjuade att man vid behov har möjlighet till ett bra stöd av kommundirektören både i konkreta frågor och vad gäller verksamhetsfrågor av olika slag. 3.3.1. Kommentarer I många avseende visar granskningen att det finns ett gott stöd för cheferna i organisationen. Det är samtidigt uppenbart att det finns ett behov av att mer systematiskt söka hantera de olika policydokument som finns så att dessa får den status som från början avsågs och därmed ger ett bra stöd till cheferna. En annan viktig fråga som bör diskuteras är hur man ska kunna ge sektorerna tillräckligt stöd vad gäller utredningar, analyser, svar på remisser eller liknande. Utan tillgång till resurser för detta finns alltid risk att cheferna alltför ofta blir uppbundna av frågor som inte primärt har med chefskapet att göra. 3.4. Kompetensutveckling Den allmänna uppfattningen bland de intervjuade är att kommunen till och från har haft relativt bra satsningar på sina chefer, men att det varierat över tiden eftersom man varit dålig på att hålla fast i utbildningssatsningar som gjorts. Hittills uppfattar flera att det saknas en tydlig struktur för arbetet med kompetensutveckling. Arbetsmiljöutbildning till samtliga chefer har genomförts varje år. Det har även skett många punktinsatser t.ex. utbildning i lönesamtal och lönesättning. Kommunen har även en rutin för introduktion av nya chefer som av flera uppfattas som mycket bra. Alla avdelningschefer och en av sektorcheferna har genomgått eller genomgår ett chefs- och ledarutvecklingsprogram som genomförs vid Centrum för Kommunstrategiska Studier vid Linköpings universitet. Kommundirektören genomgår för närvarande SKL:s toppledarprogram. Utöver de satsningar som kommunen själv gör så genomgår dessutom samtliga rektorer den statliga rektorsutbildningen. Nyligen har man inom HR-avdelningen utarbetat ett förslag till chefs- och ledarutvecklingsprogram för 2014-16. I programmet redovisas ett ramverk för chefs-och ledarutveckling där man redovisar vilka satsningar som planeras. 7 av 11

För alla kommunens chefer redovisas fyra olika utvecklingssatsningar: 1. Chefsintroduktion erbjuds alla nyblivna chefer. 2. Kontinuerlig chefsutveckling kan t.ex. innefatta utbildning om ledarskap, arbetsmiljöfrågor, presentationsteknik, medieträning etc. 3. Utvecklingsgrupper mindre grupper av chefer från olika delar i organisationen träffas och syftet är att ge cheferna tid för reflektion över viktiga frågeställningar. 4. Individuellt anpassade utvecklingsinsatser erbjuds för att tillgodose olika individuella behov. För sektorchefer, avdelningschefer och VD i bolagen redovisas tre områden för kompetensutveckling: 1. Seminarier kommundirektören bjuder in till olika teman i syfte att belysa utmaningar och angelägna frågeställningar 2. Studiebesök syftet är att stimulera omvärldsbevakning utifrån olika behov. 3. Stöd till ledningsgrupper olika ledningsgrupper erbjuds stöd i syfte att stärka och vidareutveckla gruppens arbete Slutligen föreslås i programförslaget att man ska göra särskilda satsningar inom vissa prioriterade områden eller kring vissa teman. Totalt finns c:a 550 tkr. avsatta för kompetensutveckling centralt. Till detta kommer också medel som varje sektor avsatt för fortbildning av sina chefer. 3.4.1. Kommentarer Granskningen visar att det tidigare skett satsningar på chefs och ledarutveckling, men att satsningarna i många fall inte varit uthålliga eller systematiska i alla delar. Det är därför positivt att det nu görs en tydlig satsning på chefernas kompetensutveckling i det framtagna ledarutvecklingsprogrammet. Det är då viktigt att man från HR-sidan följer upp att intentionerna i programmet också blir verklighet. Det är även viktigt att satsningarna är långsiktiga och uthålliga samt att man avsätter tillräckliga resurser årligen för detta. Den medarbetarenkät som genomfördes hösten 2011 visade att av de 13 frågor som fick sämst resultat handlade hela 8 stycken om frågor som direkt rörde chefskapet i organisationen. Detta indikerar tydligt att det finns ett stort behov av fortsatta satsningar på chefsutveckling på alla nivåer i organisationen. 8 av 11

4. Revisionell bedömning Nedan redovisas bedömningar för de kontrollmål som är fastställda i granskningen. Finns någon chefs- och ledarskapspolicy i kommunen? Granskningen visar att kommunstyrelsen fastställt ett förslag till chefspolicy i oktober 2012 men att beslutet ännu ej verkställts fullt ut. Kommundirektören bör därför i samverkan med HR-enheten snarast se till att policyn implementeras i organisationen. Finns det andra policydokument som behövs för ett tydligt ledarskap? Granskningen visar att det finns ett stort antal policydokument och andra styrande dokument av betydelse för chefer i kommunen. Däremot saknas i viss mån struktur och samordning mellan vissa av dokumenten samt vilken status dessa dokument har. En genomgång bör därför ske av policydokumenten för att systematisera dessa och tydliggöra vilken status de har. Vilka krav ställer arbetsgivaren på sektorcheferna? Kraven på sektorcheferna uppfattas som i allt väsentligt tydliga även om inte chefspolicyn är formellt fastställd. I det personalpolitiska programmet finns en kravbild beskriven. I samband med anställning upplever sektorcheferna att man i huvudsak fått en bra bild av vilka krav som ställs. Ett område som till viss del kan uppfattas som otydlig i vissa lägen är hur roll- och ansvarsfördelningen i konkreta frågor ser ut mellan politiken och sektorcheferna. Vilka anställningsformer gäller för sektorcheferna? Trots att inte chefspolicyn fastställts har samtliga chefer en tidsbegränsad anställning på 3 år som chef, med en tillsvidareanställning i kommunen. Det treåriga chefsförordnandet har delvis ifrågasatts från förvaltningen främst pga. möjligheten att utvärdera ett ledarskap efter så kort tid samt utifrån perspektivet att kunna rekrytera nya chefer. En revidering av chefspolicyn bör snarast göras utifrån beslutet i KS så att de formella förutsättningarna för chefs- och ledarskapet tydliggörs. Vilka regler gäller för rekrytering, utveckling och avveckling av chefer? Det finns inga fasta regler för hur rekrytering av chefer sker. I vissa fall sköts rekryteringen av förvaltningarna själva med stöd från HR-enheten. I andra fall kan man anlita rekryteringsföretag om det bedöms nödvändigt. När det gäller regler kring chefsuppdragets upphörande finns detta beskrivet i chefspolicyn. 9 av 11

Vilket stöd kan förvaltningscheferna erhålla i olika frågor? Granskningen visar att sektorcheferna upplever att man i allt väsentligt har tillgång till bra stöd i olika frågor. Stödet avseende ekonomi- och HR-frågor upplevs på senare år ha förbättrats. Ett bristområde som lyfts fram är avsaknaden av tillräckliga utredningsresurser på sektorerna för att avlasta sektorcheferna visst utredningsarbete, besvarande av remisser, djupare analyser vid behov etc. I det personalpolitiska programmet lyfts tillgången på stödresurser för cheferna fram som en viktig punkt. Detta är ett område som kommunchefen i dialog med sektorcheferna bör söka en lösning på. Finns möjligheter till kompetensutveckling i tillräcklig omfattning? Sektorchefernas allmänna bedömning är att det funnits goda möjligheter till kompetensutveckling. Avdelningscheferna och en av sektorcheferna har också genomgått ett chefsutvecklingsprogram via Centrum för Kommunstrategiska Studier vid Linköpings Universitet. Nyligen har också ett chefs- och ledarutvecklingsprogram fastställts. Det är väsentligt att programmet kan genomföras och att tillräckliga resurser avsätts för detta. 10 av 11

11 av 11