för Falköpings kommun Resepolicy
Innehållsförteckning Syfte 3 Omfattning och avgränsning 3 Övergripande mål 3 Miljö Säkerhet Effektivitet Föredöme Ansvar 4 Spridning och uppföljning 4 Bilaga 1 Reseinstruktion för anställda och förtroendevalda inom Falköping kommun 5 Bilaga 2 Mall för uppföljning av resepolicy 9 Dokumenttyp Policy Antagen av Kommunfullmäktige 2012-03-26 Dokumentansvarig Kommundirektören 2
Resepolicy Falköpings Kommun Syfte Falköpings kommuns resepolicy syftar till att styra användandet av personresor som som görs i tjänsten. Detta ska göras i enlighet med de mål på effektivitet, miljöanpassning och säkert resande som ställs nedan. Policyn ska påverka beslutsfattande och beteende i riktning mot en bättre och säkrare trafikmiljö. Policyn är en del av kommunens orientering mot en långsiktigt hållbar utveckling och resursanvändning Omfattning och avgränsning Denna resepolicy gäller alla kommunanställda och förtroendevalda i Falköpings kommun och gäller för samtliga resor som företas inom ramen för respektive tjänst alternativt uppdrag och som betalas av Falköpings kommun. Resor mellan bostad och arbetsplats omfattas inte av denna resepolicy. Detta hindrar emellertid inte att Falköpings kommun på olika sätt uppmuntrar att arbetsoch uppdragstagare tar sig till sin arbetsplats på annat sätt än genom bilkörning. Avsteg från policyn kan i enskilda fall göras efter beslut från respektive chef. Övergripande mål Miljö Allt resande och alla transporter i Falköping kommuns verksamhet ska genomföras på ett sådant sätt att miljön utsätts för minimal påverkan. Säkerhet Alla transporter ska vara trygga och trafiksäkra. Kommunen delar den av riksdagen beslutade nollvisionen och arbetar aktivt för ett minskat antal skadade och döda i trafiken. Särskild hänsyn skall tas till barn, oskyddade trafikantgrupper och andra med olika slag av handikapp eller utökade behov av stöd. Effektivitet Persontransporter av alla slag ska genomföras på ett effektivt sätt med avseende på tid, kostnad och arbetsmiljö. Föredöme Falköpings kommuns tjänsteresor ska utgöra ett föredöme för andra organisationer och verksamheter. 3
Ansvar Var och en har ett ansvar för att det egna resandet följer resepolicyn och gällande avtal. Varje chef har ett särskilt ansvar för att informera om vad som gäller och att tillse att kostnaderna för resorna står i proportion till nyttan samt att de övergripande målen så långt möjligt beaktas. Spridning och uppföljning Såväl resepolicyn som dess bilagor, 1) Reseinstruktion och 2) Mall för uppföljning, ska delges samtliga anställda och förtroendevalda i Falköpings kommun. Såväl resepolicyn som reseinstruktioner ska beaktas vid utformandet av andra styrande dokument samt vid upphandling och inköp. Resepolicyn ska följas upp årligen av respektive förvaltning som har att sammanställa en utvärdering över i vilken omfattning beslut och beteenden har påverkats utifrån de övergripande målen. Utvärderingen ska göras utifrån Mall för uppföljning av resepolicyn, bilaga 2. 4
Bilaga 1 Reseinstruktion för anställda och förtroendevalda inom Falköping kommun Kortare resor (0-50 km) Avgränsning och definition Med kortare resor avses resor där destinationen ligger inom 50 km från den resandes huvudsakliga verksamhetsort. Riktlinjer för kortare resor Cykel och till fots Inom tätorter ska resandet i största möjliga utsträckning ske med cykel eller till fots. Vid resor med destination inom 10 minuter bör cykel eller gång prioriteras. Kommunen har el-cyklar och dessa kan bokas via Komma. Kollektivtrafik Vi ska använda kollektivtrafiken i första hand och bil endast där det är nödvändigt. Vid resor till andra orter ska kollektivtrafiken prioriteras. Bil Resor med bil ska endast göras där det bedöms nödvändigt med avseende på behov (medhavt material, antal resande med mera) och tid. Detta innebär att resor med bil kan göras om det innebär en tidsvinst på mer än två timmar i jämförelse med kollektivtrafik. Egen bil i tjänsten ska användas i så liten utsträckning som möjligt. Längre resor (50 km - ) Avgränsning och definition Med längre resor avses resor där destinationen är mer än 50 km från den resandes huvudsakliga verksamhetsort. Riktlinjer för långa resor Tåg Är förstahandsvalet vid längre resor. Bil Längre resor med bil ska endast göras där det bedöms nödvändigt med avseende på behov (medhavt material, antal resande med mera) och tid. Egen bil eller hyrbil får användas endast efter överenskommelse med närmaste chef. Egen bil i tjänsten ska användas i så liten utsträckning som möjligt. 5
Flyg: Vid resor där tåg inte är ett alternativ med avseende på effektivitet gällande tid och kostnad är flyg ett bättre alternativ. Gällande tid ska beräknas från Falköping till destinationsort och innebära en resetidsförkortning på minst fem timmar i jämförelse med tåg. Båt/färja Resor med båt/färja kan göras efter avvägning på effektivitet, miljöbelastning och kostnad. Säkerhet Den som kör mycket i tjänsten (mer än två gånger i veckan) ska genomgå utbildning i sparsamt körsätt (tex. ecodriving) och trafiksäkerhet (tex. halkträning). Alla förare ska vara nyktra, drogfria och använda bilbälte. När cykel används ska hjälm användas. Vid bokningar av flyg, tåg och båt bör det undvikas i möjligaste mån att låta en hel enhet, styrelse eller styrgrupp etc. färdas med samma avgång. Kommunanställda och förtroendevalda ska följa gällande trafikregler och parkeringsbestämmelser, samt eftersträva ett trafiksäkert och miljöanpassat beteende. Krav på leasingbil Alla personbilar registrerade på Falköping kommun definieras som tjänstebil. Alla nya leasingbilar i kommunen ska Vara biogasdrivna miljöbilar där sådana alternativ finns och i andra hand miljöklassade bilar Uppfylla kravet för fem stjärnor enligt Euro NCAP Utrustas med alkolås. Vara utrustade med motorvärmare i syfte att minska utsläppen av kolväten och partiklar. Ej ha en ålder som överstiger 6 år (3 + 3 år i leasingavtal) 6
Beställning av resor Beställning av biljetter, logi, taxi, hyrbil etc. görs hos den resebyrå kommunen antagit som leverantör. Aktuell resebyrå finns på Falnet under rubriken Resor. Tågbiljetter med ett totalpris understigande 500 kr respektive logi med ett pris understigande 1 000 kr per natt kan den resande välja att boka själv, förutsatt att inköpsansvariga inte har något att erinra mot detta. Tjänsteresor - standard Vid tjänsteresor som genomförs inom ramen för Falköpings kommuns verksamhet har den resande i normalfallet rätt till följande standard: Tåg Biljett i andra klass inklusive platsreservation, såvida inte merkostnaden för en förstaklassbiljett i det enskilda fallet är försumbar eller obefintlig. Vid resa med nattåg har den resande rätt till egen kupé. Bil Egen bil eller hyrbil får användas endast efter överenskommelse med budgetansvarig chef. Båt/färja vid resa med övernattning Egen hytt med dusch och toalett Flyg Lägsta möjliga kostnad ska eftersträvas; normalt innebär detta ekonomiklass. Hotell Enkelrum med dusch eller bad och toalett. Försäkringar vid tjänsteresor Information gällande försäkringar finns på Falnet under Inköp och avtal och underkategorin Resevilkor. Ersättning vid tjänsteresor Ersättning vid tjänsteresor betalas ut i enlighet med kommunalskattelagens bestämmelser och gällande bil resp. traktamentsavtal (Bil 01 och Trakt 91) Vid tjänsteresor i utlandet utbetalas i förekommande fall traktamenten enligt RSV:s allmänna råd. 7
Reseräkningar ska lämnas inom en månad efter resans slut. För sen inlämnad reseräkning regleras ej. Reseförskott skall redovisas senast en månad efter resans slut. Krav på uppföljning reseinstruktion För att säkerställa att reseinstruktionen följs och för att möjliggöra utvärderingar ska årliga uppföljningar göras. Exempel på uppgifter som kan dokumenteras finns i Mall för uppföljning av resepolicy (bilaga 2). Uppgifterna kan sedan arbetas in i Falköpings kvalitets- och målarbete. Krav på uppföljning vid användande av egen bil i tjänsten Rätt till ersättning då arbets- eller uppdragstagare använt egen bil i tjänsten krävs att budgetansvarig chef lämnar sitt godkännande. Detta görs i form av ett skriftligt bilavtal där arbetstagaren förbinder sig att i den dagliga arbetsutövningen tillhandahålla eget fordon mot ersättning som regleras genom bilersättningsavtalet BIA. Vid enstaka och/eller tillfälliga behov räcker det med att budgetansvarig chef medger användandet. Ersättning som utgår i sådana fall beräknas också enligt BIA. Den som kör egen bil i tjänsten ska fylla i och föra reseräkning som efter varje kalendermånads slut lämnas till budgetansvarig chef för godkännande. Falköping kommun ställer stora miljö- och trafiksäkerhetskrav på sina tjänstefordon. Om arbetstagares fordon inte kan anses vara lämpligt ur denna aspekt ska budgetansvarig chef överväga att inte teckna bilavtal alternativt säga upp bilavtal med arbetstagaren. 8
Bilaga 2 Mall för uppföljning av resepolicy Krav i reseinstruktion Uppgifter från Ansvarig Totala kostnader för resor Ekonomisystemet gröna nyckeltal Tjänsteresor Flyg- och tågresor - Destinationsort - Antal resor Hyrbilar - Antal tillfällen Egen bil i tjänsten Antal resor med bussar och tåg Tänstecyklar - Antal resor Statistik från ekonomisystemet. Flygresor har aktivitetskod 171 och tåg 172. Statistik genom hyrbilsfirma och Fordons- och maskinenheten Ekonomisystemet anger utbetald reseersättning och antal mil (resor till och från arbetet ingår ej) Antalet använda månadskort/ regionenrunt-kort Antalet resor med cyklar (bokade elcyklar) Antal taxiresor Ekonomisystemet Kommunens fordon Inköpt drivmedel - Biogas, bensin, diesel eller andra bränslen. - Andel biogasfordon - Andel miljöfordon Uppgifter genom ekonomisystemet. Fordonssamordnaren Park/Gata Fordonssamordnaren Övrigt Utbildning i halkkörning/ sparsamt körsätt - Antal utbildad personal - Antal utbildade per år Den förvaltning som beställer utbildningarna. Kan anges som nyckeltal. Antal utbildade som andel av alla som kör på förvaltningen. Olyckor per fordonskilometer Kännedom om resepolicy och reseinstruktion. Rapportering från försäkringsbolaget Enkät används för kontroll av kännedom om policyn och de alternativ som finns för olika resval. Vid införande av ändringar/ ny resepolicy ser respektive chef till att policyn kommuniceras ut. Park/Gata Park/Gata gröna nyckeltal Enkäten skickas till varje förvaltning 9