Sy#e och kravbild Syftet med dagens övning är att studenten skall en första insikt och förståelse för hur inköp är organiserat och fungerar generellt. Målet är att studenten skall genomföra en upphandling av transporter enligt instruktioner i Fallet KoS.
Utbildning Ø Ø Ø Ø Diplomerad FöretagarMentor Projektledning vid Stockholms Universitet Ledarskapsutbildning Ericsson Inköpsekonom IHM Karriär Ø Egen företagare Ø Bergman & Beving Ø Ericsson Radio Ø ABB Hafo Ø Würth Uppdragsexempel Ø Föreläsare YH utbildning Inköp Ø Förhandlingsteknik Ø ProjekLnköp Holmen Paper Ø Kassalikviditet Ø Tekniska översäoningar Anders Eriksson anders@gaetrading.se www.gaetrading.se
Gustav Vasa som inköpare I kunglig nåd har jag låtit tillsäga Eder att utslå tusen harneskpålar och tiotusen pilspetsar Gustav Vasa (ca 1496-1520) Detta mitt påbud haven I ej förkommit! Vid fara att till förnöjelse för Stockholms borgerskap någon lämplig helgafton låta Edra huvuden falla för yxan å Stortorget, tillsäger jag Eder ånyo att rätta Eder efter mina önskningar Gustav Vasa till Kronobruket Kungshammaren vid Nora på 1500-talet
Kort historisk återblick Trender som skapat förändring Ökad teknisk komplexitet specialisering Fokus på kärnverksamhet outsourcing Andel inköpt värde av total kostnader i företag ökar Globalisering Kundorderstyrd produktion & ökad betydelse av låg kapitalbindning Mindre produktions batcher Flera produktvarianter Krav på kortare ledtider från leverantör Konsekvenser av förändring Ökat fokus på inköpsverksamhet Ökat fokus på leverantörsbas konkurrensfördel
TradiLonellt inköp Rätt. Rätt Rätt. Rätt.. Rätt.. Rätt
TakLskt / operalvt inköp Källa: Purchasing management av A.J. Van Weele Purchasing function Tactical purchasing Operative purchasing / order Internal customer Avgöra Produkt spec Lev. val Skriva kontrakt Order läggning Order styrning Efter leverans hantering Leverantör Sourcing Supply Buying Procurement
Varför starta en upphandlingsprocess? Lägre pris eller totalkostnad Högre teknisk nivå eller prestanda BäOre kvalitet eller mindre felfrekvenser Kortare ledlder eller högre leveransprecision Ny marknad eller produkt KonkurrensutsäOa nuvarande leverantörer
Upphandlingsprocess 1. Projektmobilisering 2. Definiera värde och omfattning 3. Bestäm Inköpsstrategi 4. Välj leverantörer för offert förfrågan 5. Besluta specifikation och urvalskriterier 6. Val av leverantör och avtal 7. Operationell implementering 8. Kontinuerlig uppföljning Etablera projektteam Övergripande planering Planera kickoff möte Samla intern och extern data på nuvarande volymer, specifikationer, leverantörer, kontrakt etc Detaljplanera projektet Justera mål och omfattning Analysera marknadskonkurrens och påverkan på bolagets affärer Beslut om att fortsätta i upphandling eller att utveckla nuvarnade relation Beslut om gruppering map geografi och varugrupper Ta fram kandidatlista Samla in interna krav Skicka ut leverantörsmarknadsundersökning Välj leverantörer för offertförfrågan Samla in, sammanställ, förenkla och standardisera specifikationer Samla in krav och besluta om standardiserade urvalskriterier och viktning Ta fram, skicka ut och utvärdera offertförfrågan Besluta om manuell eller elektronisk förhandling Utveckla förhandlingsstrategi och förhandla Genomför lverantörsbedöm ning enl. ISO Välj leverantör och teckna avtal Ta fram organisation och plan för implementering Besluta om organisation, källor, periodicitet och metod för kontinuerlig uppföljning av leverantörerna och leverantörsmarknaderna Säkra implementering av avtal Kontinuerlig mätning på avtalstrohet och besparingar Kontinuerlig uppföljning av leverantörsmar knaden Åtgärder för bättre avtalstrohet och konkurrenskraft iga villkor Leverantörsutv eckling
Roller i projektgrupp för Upphandling Projektledare (oftast taktisk inköpare) Säkra ett effektivt team Förbereda och leda workshops för att ta fram leverantörer, inköpsstrategi, specifikationer, offertförfrågningar och urvalskriterier och för att utvärdera och välja leverantör. Leder förhandlingsteamet och ansvarar för överlämning till implementeringsansvariga. 1. Project mobilise 2. Define Value & Scope 3. Decide on Sourcing strategy 4. Choose Supplier For Rfx 5. 6. 7. Decide on Choose Implement Specs. & Supplier & sign agreement Select. criteria agreement 8. Secure Customer value Projektmedlemmar Samla in och sammanställa specifikationer, volymdata, nuvarande priser och leverantörer Etablera baseline Genomföra leverantörssökning Sammanställa och administrera offertförfrågningar och offerter Taktiska och operativa inköpare Samla in specifikationer, volymdata, nuvarande priser och leverantörer Ansvara för kommersiell implementering på den egna affärsenheten Sakägare Deltaga i beslut om leverantörer för long & short list Deltaga i beslut om standardiserade specifikationer Deltaga i beslut om urvalskriterier och leverantörsval Deltaga in förhandlingsteam Tekniska specialister Etablera/sammanställa nuvarande specifikationer Upprätta funktionsbeskrivningar/specifikationer Föreslå standardiserade specifikationer Validera leverantörer och produkter för den egna affärsenheten Steg 1 projektmobilisering i upphandlingsprocss består av att sätta en upphandlingsteam.
Olika marknadsstrukturer Monopol Oligopol Viss konkurrens Perfekt konkurrens
Läsa mer? http://www.kkv.se/upload/filer/ trycksaker/infomaterial/ lilla konkurrensboken.pdf Lilla konkurrensboken
Marknad Lokal marknad Regional marknad Global marknad
AO välja leverantörsmarknad Geografi Macroekonomi LogisLk Teknologi Kostnadsnivå KommunikaLon Kulturer
Marknadsundersökning Ø Teknisk utveckling Ø Ständiga förändringar Ø Valuta förändringar Ø Skatter och tullar
Marknadsundersökning Macro-economic research Meso-economic research Micro-economic research Europe US BASF e.g. Chemical industry Shell Bayer r GM Ford Chrysle industry Chemical industry Steel Automotive US adapted from Faes and de Weerd, 1983 Japan
Arbetsgång Befintliga leverantörer Latenta leverantörer PresumLva lev Leverantörs marknad
Till vem/vilka skall jag skicka en offer_örfrågan? Initial assessment Offert förfrågan. Möjliga leverantörer Första urval Val av leverantör(er) Kontrakt eller Order.
Request For InformaLon (RFI)
(RFI) Förfrågan Innehåll Ø Non Disclosure Agreement (NDA) Ø Sy#e med förfrågan Ø OmfaOning Ø InformaLon om företaget Ø InformaLon om produkter Ø Hur svaret skall se ut Ø Kontaktpersoner Ø Tidsplan Ø Villkor vid en eventuell RFQ
Leverantörs faktorer Ø Historik Ø Företagsprofil Ø Företagsledning Ø Affärsstrategi Ø Ekonomisk ställning Ø Projekt/Program Ø Leveransprecision Ø Personal - Tillgång Ø Personal - Kompetens Ø Kompetens i organisationen Ø Lev bas Ø Lokalisering Ø Kapacitet Ø Utveckling affärer Ø Teknisk utveckling Ø Produktivitet Ø Miljö Ø Kvalitetssystem Ø IT mognad
Code of conduct All anställning hos leverantören skall vara frivillig Alla anställda hos leverantören skall ha en angiven minimiålder Alla anställda hos leverantören skall arbeta mindre än eo visst antal Lmmar per vecka. Leverantören måste följa arbets- och anställningslagar Leverantören måste följa lagar för ersäoning och kolleklvavtal Alla anställda måste behandlas humant Leverantören får inte diskriminera vid anställningsbeslut Leverantörens anläggningar måste uppfylla lagstadgade och avtalade säkerhetsregler Leverantören måste ha en beredskapsplan Leverantören måste informera de anställda om dessa förhållningsregler E#erlevnaden av dessa förhållningsregler är föremål för auditering.
CSR OMFATTAR Ø vår egen verksamhet Ø vår relation till våra anställda Ø vår relation till samhället Ø vår relation med våra partners Ø vår relation med våra kunder Ø vår relation med våra leverantörer 23
CSR länk?ps www.csrsweden.se CSR - EU, hop://ec.europa.eu/enterprise/csr/index_en.htm hop://ec.europa.eu/employment_social/soc- dial/csr/index.htm hop://ec.europa.eu/enterprise/csr/policy.htm European MulL Stakeholder Forum on CSR hop://circa.europa.eu/irc/empl/csr_eu_mull_stakeholder_forum/info/data/en/csr%20ems%20forum.htm Svenska Jobs and Society, www.jobs- society.se Nyföretagarcentrum, www.nyforetagarcentrum.se CSR- blogg, hop://www.csrmedia.blogspot.com/ en Lll CSR- blogg, www.csripraklken.se Amnesty Business Group, www.amnestybusinessgroup.se Mallen Baker, www.mallenbaker.net Global Compact, www.globalcompact.com ILO, www.ilo.org OECDs riktlinjer, www.oecd.org David Grayson, www.davidgrayson.net Charity RaLng, www.charityralng.se We are what we do, www.wearewhatwedo.org Globe Forum, www.globeforum.com Swedwatch, www.swedwatch.org Fair Trade Center, www.fairtradecenter.se Sverige 2000- insltutet, www.sverige2000.se Bidra.nu, www.bidra.nu Camino Magasine, www.caminomagasin.se CSR Wire, www.csrswire.com onsdag 11 mars 15 24
Som man frågar får man svar. Grunden läggs vid idenlfiering av hela organisalonens behov Offer_örfrågan skall spegla det behov som är idenlfierat Tydlighet rörande konsekvenser vid avvikande från specifikaloner/kravbild
Som man frågar får man svar 2. Tydlighet och lika offerter underläoar jämförbarhet Web offert (felmeddelande vid inmatning av fel värde) Sena ändringar är o#a dyra ändringar
Olika typer av produkter Ø Måste hanteras olika Ø Har olika datastöd Ø Har olika sakägare Ø Har olika beslutsprocesser Ø Har olika leverantörsmarknadstyper Ø Har olika betydelse Ø Har påverkan på olika ställen på DuPont
Beskrivning av vad som skall köpas in Ø FunkLonell specifikalon (inkl kvalitet) Ø Teknisk specifikalon (inkl kvalitet) Ø LogisLsk specifikalon Ø Ekonomisk specifikalon Ø PoliLsk specifikalon (informell spec)
Leverantörsbedömning
Följande metoder är vanliga: Leverantörsbedömning genom egenbedömning (eng. Self- assessment) Kreditupplysningsföretag Cer?fierande organisa?on Leverantörsbalanserade styrkort, resultatkort (eng. Supplier balanced scorecard) Auditering Sta?s?k från inköpssystemet
Inköp av produkt eller tjänst Sju typfall av inköp 1. Utrustning 2. Komponenter 3. Råvaror och material 4. Förnödenheter 5. Tjänster 6. Utveckling 7. Trading/Vidareförsäljning Förfrågan 1. Komplex, alt önskas 2. Enkel (Tydlig) 3. Enkel (Tydlig) 4. Enkel (Adm- uppl) 5. Från Enkel Lll Komplex 6. Komplex 7. Från Enkel Lll Komplex
Kraljic s purchasing matrix as a basis for choice of strategy Financial impact High Low Leverage items (Competitive procurement) Standard items (System agreement + e-business solution) Strategic items (Partnership) Bottleneck items (Reliable supply + search alternative) Low Supply risk High Source: van Weele, Purchasing and Supply Chain Management, 2002 32
Arbetsgång, forts Ø Preliminärt val Ø Fall back val Ø Kolla referenser Ø Kolla verifikat (F-skatt, kronofogden, Sv Handel/Sv Näringsliv svarta listor, facket, etc.) Ø Inhämta (vid behov) godkännande internt
Matris för leverantörers kundval Attraktivitet i kundkontot Hög Utveckla / föd upp Centrera / Skydda Låg Plåga Utnyttja Lågt Högt Relativt värde av kundkontot Källa: Steel, Court; Profitable Purchasing Strategies; 1996
(RFQ) Förfrågan Innehåll Ø Produktbeskrivning med specifikalon Ø KvanLtet / Volymer Ø Ritningar eller beskrivningar Ø Kvalitets nivåer Ø Leverans instrukloner Ø KontraktsinformaLon Ø Villkor och kondiloner Ø Andra krav eller villkor Ø Kontraktsförslag
Request For QuotaLon (RFQ)
Grupparbete Tag fram en RFQ för 3-5 utvalda leverantörer Beskriv hur ni tänker utvärdera inkomna offerter (kriterier och ev. viktning) Mailas Lll anders.eriksson@effso.se senast måndag 23 mars 2015.
Arbetsgång, forts Ø Geografiskt val 1. Lokal marknad 2. Regional marknad 3. Global marknad Ø Ø Använda eller förändra marknaden? Plats i Kraljics matris ger typ av relation och strategi
Val av möjliga leverantörer. Tjänster Förnödenheter Råvaror & material Komponenter? Utrustning Internal customer Avgöra Produkt spec Lev. val Skriva kontrakt Order läggning Order styrning Efter Leverans hantering Leverantör Taktiskt inköp Operativt inköp onsdag 11 mars 15
Val av möjliga leverantörer. Tjänster Förnödenheter Råvaror & material Komponenter? Utrustning Internal customer Avgöra Produkt spec Lev. val Skriva kontrakt Order läggning Order styrning Efter Leverans hantering Leverantör Taktiskt inköp Operativt inköp