- Verksamhetsbeskrivning Kommunalförbundet har bildats av kommunerna Alvesta, Karlskrona, Karlshamn, Lessebo, Ljungby, Markaryd, Ronneby, Tingsryd, Växjö, Älmhult samt Region Blekinge. Förbundets uppdrag är att utföra arkiveringsuppdrag, förvalta gemensamt arkivsystem samt fungera som gemensam arkivmyndighet. Förbundet ska tillhandahålla specialistkompetens inom området och stödja förbundsmedlemmarna genom utbildning samt gemensamma standarder och riktlinjer. 1 Utbilda Ge råd Ställa krav Råd och stöd Arkiv Avställa Paketera Bevara Söka Beställa Hämta Tillgänglighet Verksamhetsidé har till uppgift att bevara information digitalt för framtida generationer åt förbundsmedlemmarna. ska bli ett e-arkiv värt att lita på. Målsättningen är att e-arkivet: Uppfyller krav på säkerhet, pålitlighet och hållbarhet på ett kostnadseffektivt sätt Kan tillhandahålla information och tjänster för olika målgrupper För en hållbar informationsförvaltning är det förebyggande arbetet med förbättrade rutiner i den löpande verksamheten en avgörande förutsättning. erbjuder därför förbundsmedlemmarna utbildning samt råd och stöd när det gäller dokumenthantering och arkiv. Genom att övertar vissa arkivmyndighetsfunktioner kan förbundet lyfta ansvar från förbundsmedlemmarna när det gäller utlämnande av allmän information och vård av överlämnade elektroniska arkiv. Syftet är att åstadkomma en effektiv och ändamålsenlig organisation för förvaltning av arkiv som är hållbar på lång sikt.
2 Förbundsfullmäktige är förbundets högsta beslutande organ. Varje förbundsmedlem utser en ledamot och en ersättare till förbundsfullmäktige. Förbundsfullmäktige sammanträder två gånger om året. Förbundsfullmäktige utser förbundsstyrelse som består av sju ledamöter och sju ersättare. Förbundsstyrelsen ska ha så bred representation som möjligt. Kommuner med mer än 60 000 invånare har fast representation i styrelsen. Den operativa verksamheten leds av en tillförordnad förbundschef fram till dess att ordinarie förbundschef rekryterats. Bilden nedan illustrerar organisationen och förbundets huvudsakliga verksamhetsfunktioner och roller: Personal En projektorganisation fungerar som interimsförvaltning tills den ordinarie personalen är rekryterad. Interimsförvaltningen bemannas av personer anställda hos förbundsmedlemmarna och hanteras som en överenskommelse mellan och berörda förbundsmedlemmar. Interimsförvaltningen bemannas av personer som deltagit i konceptstudien e-arkiv. Förutom att leda det administrativa bildandet så behöver verksamhetskunskap säkerställas när det gäller e-arkiv och långsiktigt digitalt bevarande. Rekryteringen av personal påbörjades i samband med att beslut om att bilda kommunalförbundet hade fattats hos kommunerna och Region Blekinge. Förbundsstyrelsen anställer förbundschef och tf förbundschef/förbundschef anställer övrig personal.
3 Lokal organisation För att säkerställa att verksamheten ger så stor nytta som möjligt och tar hänsyn till aktuella behov hos medlemsorganisationerna utses hos varje förbundsmedlem: Objektägare (kontaktperson) med mandat att tillsätta resurser och fatta beslut. Objektspecialist som har insikt i förbundsmedlemmens informationshantering. Objektägare och objektspecialister involveras i planeringen av förbundets verksamhet och genomförandet av förbundets uppdrag. Kontaktpersonerna hos förbundsmedlemmarna deltar i det löpande arbetet inom ramen för sina ordinarie anställningar. ansvarar för fortlöpande information och samråd. Förbundet ska särskilt beakta behoven hos de organisationer som inte har egen specialistkompetens när det gäller arkiv och dokumenthantering. Samarbetet För att säkerställa ett hållbart långsiktigt digitalt bevarande behövs både arbete på hemmaplan och hos den gemensamma arkivorganisationen. Samarbetet mellan den lokala organisationen och beskrivs översiktligt i tabellen nedan. Lokal organisation Ordna och återsöka information i lokalt pappersarkiv Hantera dagliga informationsflödet Delta i avställningsprojekt Delta vid utbildningar och framtagande av dokumenthanteringsplaner Arkivrevision intern kontroll av informationshanteringen. Ordna och återsöka information i digitalt slutarkiv Hantera långsiktigt bevarande Leda och samordna avställningsprojekt Tillhandahålla utbildningar, bollplank/ diskussionspartner i arkivfrågor Arkivinspektion och samordning av uppföljning och rapportering av hur tillsyn fungerar. Kommunikation Förbundets webbplats byggs upp under året och ska ge adekvat information till förbundets målgrupper som är allmänheten som önskar ta del av arkiverad information, politiker, anställda i medlemskommunerna samt andra intressenter och samarbetspartners. För kommunikation och information riktad framförallt till objektägare, objektspecialister samt delaktiga i aktuella projekt finns ett webbaserat forum. Här kommer det att finnas möjliget att diskutera olika frågor, dela dokument och följa det som händer i verksamheten. s personal ska vara tillgänglig för olika målgrupper via olika kanaler fast telefon, mobiltelefon, webbtelefon, e-post, webbaserade projektarbetsplatser och forum, sociala medier och personliga besök samt möten både fysiskt och via webb.
4 Strategiskt arbete Förslag till handlingsprogram som beskriver de strategiska målen för verksamheten arbetas fram tillsammans med förbundsstyrelsen och beslutas av förbundsfullmäktige. I handlingsprogrammet fastställs bland annat prioriteringsprinciper mellan förbundsmedlemmarna och de förekommande verksamhetssystemen. För att säkerställa att förbundets verksamhet bidrar till att realisera de nyttor som identifierats under konceptstudien arbetar förbundet strukturerat med nyttorealisering. En första version av nyttorealiseringsplan har tagits fram inom ramen för konceptstudien. Centrala strategiska dokument för att säkerställa långsiktigt bevarande är bevarandestrategi och bevarandepolicy. För att säkerställa att dessa stämmer med etablerade standarder och metoder sker en kontinuerlig omvärldsbevakning och samverkan med regionala, nationella och internationella nätverk. Dessa dokument tas fram under 2015. Förändringar kommer behöva genomföras under året när det gäller kommunernas arkivreglementen och övriga styrande dokument när det gäller arkiv- och dokumenthantering. Vägledning för styrande dokument som tagits fram av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor kommer att publiceras efter granskning av SKL:s jurister. Förbundets tjänster Målsättningen med förbundets verksamhet under den första etappen (år 2015-2016) är att det ska finnas en grundplattform för e-arkiv på plats för att kunna börja ta emot löpande leveranser från och med den andra etappen (år 2017-2018). Det är fem olika funktioner som kommer att ingå i förbundets bastjänster, nämligen: 1. Leveranser avställning av information från verksamhetsystem för överlämnande till arkivsystem. 2. Arkivsystem förvaltning och utveckling av arkivsystem för digitalt bevarande samt planering av bevarande. 3. Råd och stöd hjälp till förbundsmedlemmarna att använda arkivet, genomföra informationskartläggning samt utbildingar om arkiv och dokumenthantering. 4. Tillgänglighet tjänster för att kunna söka efter, beställa och hämta arkiverad information. 5. Myndighetsfunktioner tillsyn, dokumenthanteringsplaner med gallringsbeslut och riktlinjer.
5 Bilden nedan visar översiktligt de bastjänster som kommer att tillhandahålla förbundsmedlemmarna under 2015: Leverans Arkivsystem Råd och stöd, tillsyn Pilotprojekt Planera bevarande Utbildning Specifiktioner Slutarkiv (föreredelser) Rådgivning Samsök (förberedelser) Klassificeringsschema Informationskartläggning Rutiner och riktlinjer Det är möjligt för förbundsmedlemmar att avtala särskilt om anslutande tjänster till självkostnadspris. Det kan till exempel handla om att få pappersarkivet ordnat och förtecknat eller att få stöd i det lokala arbetet med att rensa och gallra i it-system. Det kommer också att finnas möjlighet att beställa tilläggstjänster till en avgift som fastslås i förbundsfullmäktige. Samtliga tjänster kommer att presenteras i en tjänstekatalog på s webbplats.
6 Fokus 2015 Den första tvåårsperioden med början 2015 används till att bygga upp och etablera verksamheten. Fokus under 2015 är i första hand att komma igång med det förebyggande arbetet med utbildning, dokumentplanering och kravställning av nya verksamhetssystem på plats hos förbundsmedlemmarna. Genom att arbeta strategiskt med att förbättra informationshantering hos deltagande organisationer och hjälpa till med kravställning av nya system skapas förutsättningar för ett enklare och mer kostnadseffektivt sätt att arkivera digitalt på sikt. Råd och stöd till förbundsmedlemmarna och kontroller av att lagar och regler följs skapar förutsättningar för en rättssäker informationshantering i den löpande verksamheten. Detta är en förutsättning för att kunna säkerställa att information är äkta och oförändrad även på lång sikt. Gemensamma styrande dokument för arkiv och informationsförvaltning tas fram under 2015. Under 2015 planeras kravställning och projekt för att införa arkivsystem. Under året planeras också inför förvaltning och utveckling av systemet, inkluderande systemsäkerhet och kontinuitet. Införande kommer att ske etappvis med en grundplattform för slutarkiv 2017 som första steg. Varje organisation hanterar vid behov verksamhetsnära arkiv i sina e-förvaltningsprojekt. Förbundet bistår med råd när det gäller kravställning av verksamhetsnära arkiv. Fokus under 2015 är också att utreda, planera och förbereda leveranser till e-arkivet i samråd med förbundsmedlemmarnas objektägare, objektspecialister och systemansvariga för aktuella it-system. Viktiga projekt Fördjupad nulägesanalys Under 2015 genomförs en fördjupad nulägesanalys när det gäller bland annat medlemsorganisationernas lokala arkivfunktioner, styrning av informationshantering och uppdatering av systemlista. Nulägesanalysen genomförs genom besök på plats hos förbundsmedlemmarna. Syftet är att ha ett underlag för planeringen inför de kommande åren och kännedom om aktuell status hos förbundsmedlemmarna. Komplettera dokumenthanteringsplaner Enligt den översiktliga nulägesanalys som genomfördes under förstudien våren 2013 saknar ett antal förbundsmedlemmar dokumenthanteringsplaner med gallringsbeslut för några eller samtliga nämnder och bolag. Ett prioriterat projekt är att bistå dessa förbundsmedlemmar i arbetet med att upprätta dokumenthanteringsplaner. Det är nödvändigt för att kunna gallra (kasta/ta bort) information som inte ska bevaras. Det är också en förutsättning för att de anställda ska veta hur informationen i verksamheten ska hanteras på ett strukturerat sätt i enlighet med bestämmelser i lag och gällande råd och riktlinjer. Om information hanteras på ett enhetligt sätt blir det i förlängningen möjligt att förenkla processerna för att hitta och hämta dokument och uppgifter i arkivet. För att effektivt kunna stödja förbundsmedlemmarna upphandlar förbundet ett verktyg för dokumentplanering.
7 För att effektivisera arbetet är målsättningen att basera dokumenthanteringsplanerna på mallar som tas fram tillsammans med e-arkivprojektet i Kalmar län, kommunalförbundet ITSAM och andra projekt och initiativ där förbundet har ett nära samarbete. Kompetenshöjning dokumenthantering och arkiv Under 2015 kommer att erbjuda grundläggande utbildning för när det gäller arkiv och dokumenthantering. Utbildningarna planeras i tre etapper i april, september och november. kommer att ta fram ett utbildningspaket för nyanställda och för nya politiker som kan genomföras av kanslichef, jurist, arkivarie eller nämndsekreterare i respektive kommun. En kortare introduktionsutbildning via webb för administrativa ledningsgrupper planeras. Förbättrad kravställning på hemmaplan Förbundsmedlemmarna kommer under hösten att erbjudas grundläggande utbildning för systemförvaltare och personer ansvariga för kravställning av nya verksamhetssystem som upphandlas. Under 2015 påbörjas arbetet med att ta fram listor med generella krav på olika typer av informationssystem när det gäller dokumenthantering och långsiktigt bevarande. Dialog pågår om samarbete med SKL. Ett forum för nätverkande mellan olika professioner som arbetar med informationshantering kommer att erbjudas (arkivarier, informationssäkerhetsspecialister, registratorer, system- /informationsarkitekter med flera). Till exempel genom ett gemensamt forum på webben och gemensamma workshopar. Förbundsmedlemmarna kan också rådfråga s personal om kravställning när det gäller informationshantering och långsiktigt bevarande i samband med upphandling och införande av nya verksamhetssystem och verksamhetsnära arkiv. Målsättningen är att söka extern finansiering för fördjupad utbildning när det gäller informationskartläggning och informationssäkerhet. Syftet är att förbättra förbundsmedlemmarnas beställarkompetens när nya system ska upphandlas och på så sätt på sikt förenkla arbetet med det gemensamma arkivsystemet. Tanken är att beställa uppdragsutbildning från Luleå tekniska universitet. har ett samarbete med Tero Päivärinta, professor vid LTU. Bakgrunden är att Konceptstudien e-arkiv Kronoberg och Blekinge deltog i delprojekt om nyttorealisering inom ramen för Riksarkivets projekt eard (e-arkiv och e-diarium) som leddes av Tero. Pilotprojekt leveranser Under året påbörjas pilotprojekt för avställning och leverans av information till e-arkivet. Enligt de samlade erfarenheterna under förstudierna tar det förberedande arbetet med att utreda och specificera leveranser lång tid räknat i kalendertid. Förslag till pilotprojekt presenteras för förbundsstyrelsen som fattar beslut under våren om att starta leveransprojekt. I samråd med förbundsmedlemmarna sammanställs en preliminär prioritering och planering för system som ska avställas och avvecklas under de närmaste tre åren baserat bland annat på
8 uppgifterna som sammanställts i den översiktliga systeminventeringen och den fördjupade nulägesanalysen. Detta sker framförallt i form av gemensamma workshopar för aktuella systemansvariga och verksamhetsspecialister. Under året undersöks också andra möjligheter att få bidrag för att finansiera olika leveransprojekt eller att få ner kostnader och höja kvalitén till exempel genom samverkan med andra organisationer. Samsök arkivinformation Pappersarkiven hanteras som utgångspunkt av respektive förbundsmedlem. Det innebär att en del arkiverad information kommer att finnas hos förbundsmedlemmarna i pappersform, en del i verksamhetsnära arkiv hos förbundsmedlem och en del elektroniska arkiv hos. För att kunna erbjuda allmänhet och forskare möjlighet att hitta rätt kommer förbundet att stödja medlemmarna när det gäller att upprätta och publicera arkivförteckningar ( inventarielistor som beskriver innehållet i arkiven). Att upprätta arkivbeskrivningar och arkivförteckningar är en lagstadgad skyldighet för alla offentliga myndigheter (nämnder och kommunala bolag). Projektet påbörjas redan 2015, eftersom det kan vara ett tidskrävande arbete. Guider och tips för att hitta rätt tillgängliggörs via förbundets webbsida. Digitalisering av pappersarkiv ingår inte i bastjänsterna under de första etapperna. Anledningen är att detta arbete är tidskrävande och i hög grad kostnadsdrivande. Förbundsmedlemmarna kan rådfråga i samband med digitaliseringsprojekt och upphandling av digitalisering när det gäller krav på långsiktigt digitalt bevarande. Om det finns ett intresse är det möjligt att skapa en anslutande tjänst. Införa arkivsystem Under 2015 påbörjas arbetet med kravställning av arkivsystem. Arbetet med att specificera funktionskrav för slutarkiv planerar att genomföra i samverkan med andra arkivinstitutioner i öppet forum. Transparens är avgörande för att kunna säkerställa långsiktig hållbarhet. s strategi när det gäller utveckling, tjänster och/eller produkter och lösningar kommer också att utarbetas i samband med att kravställningen påbörjas. Eftersom det är en ny marknad med i hög grad nyutvecklade system är det viktigt att förbundet har tillgång till en god beställarkompetens när det gäller it och system för att kunna få system på plats som stödjer förbundets verksamhet på ett kostnadseffektivt och hållbart sätt. Under uppstarten av verksamheten ingår att säkerställa att sådan kompetens kommer att finnas tillgänglig. Planering av uppbyggnad av driftsmiljö respektive test- och speglad miljö genomförs under året tillsammans med it-avdelningarna hos Växjö och Karlskrona. Rekommendationen från konceptstudien är att i första hand bör kommunalt ägd organisation ansvara för den tekniska driften, förslagsvis Växjö kommun och Karlskrona kommun. Av den organisation som ska hantera den tekniska driften krävs: God infrastruktur för IT. Godkänd driftmiljö avseende säkerhet och tillgänglighet.
9 Kapacitet på drifthallen med möjlighet till expansion. It-kompetens för tekniken som krävs. Höga krav på serviceavtal (SLA), redundans och backup. Produktionsmiljö samt speglad miljö inklusive test- och utveckling bör finnas på två olika fysiska orter. Driftsmiljön ska vara helt separat/fristående från den organisation som ansvarar för den. Installationer får inte delas med kommunens ordinarie verksamhet. Om det inte finns någon organisation som uppfyller kraven kan extern drift komma i fråga. Förväntad utveckling 2016-2017 Från och med år 2016 tar den gemensamma organisationen över ansvaret som arkivmyndighet när det gäller tillsyn och de elektroniska arkiv som levereras in. Det innebär att arbetet med att genomföra arkivinspektioner ute hos deltagande kommuner och att upprätta handlingsplaner kan påbörjas år 2016. När alla nämnder och bolag har dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut fortsätter arbetet med att uppdatera dokumenthanteringsplanerna för de nämnder och bolag som har inaktuella beslut. Målsättningen är att förbättra dokumenthanteringsplanerna så att allt fler planer är processbaserade enligt principerna för verksamhetsnära arkivredovisning och standardiserade så att hanteringen inte skiljer sig mer än nödvändigt mellan förbundsmedlemmarna. Detta för att det på sikt ska bli enklare att söka och snabbare att få tillgång till dokument och andra uppgifter. Under år 2016 införs grundplattform för gemensamt slutarkiv för elektroniska arkiv. Inriktningen är att ta hand om information som inte längre behövs i den dagliga verksamheten, utan som bevaras främst för allmänhetens rätt till insyn och för forskningen. Med specialiserade leveransteam är målsättningen att förbundet ska kunna erbjuda förbundsmedlemmarna både snabbare och mer kostnadseffektiva leveranser. Under den andra etappen (år 2017 och 2018) formeras det första leveransteamet. Det innebär att en itarkivarie/utvecklare samt ytterligare en arkivarie rekryteras för att kunna utöka förbundets verksamhet med att genomföra kontinuerliga leveranser. De preliminära långsiktiga planerna beskrivs i dokumentet Verksamhetsbeskrivning gemensam arkivorganisation beslutsunderlag till Avsiktsförklaring (2014-04-02) som togs fram under konceptstudien E-arkiv Kronoberg och Blekinge.
- Verksamhetsbeskrivning Kommunalförbundet har bildats av kommunerna Alvesta, Karlskrona, Karlshamn, Lessebo, Ljungby, Markaryd, Ronneby, Tingsryd, Växjö, Älmhult samt Region Blekinge. Förbundets uppdrag är att utföra arkiveringsuppdrag, förvalta gemensamt arkivsystem samt fungera som gemensam arkivmyndighet. Förbundet ska tillhandahålla specialistkompetens inom området och stödja förbundsmedlemmarna genom utbildning samt gemensamma standarder och riktlinjer. 1 Utbilda Ge råd Ställa krav Råd och stöd Arkiv Avställa Paketera Bevara Söka Beställa Hämta Tillgänglighet Verksamhetsidé har till uppgift att bevara information digitalt för framtida generationer åt förbundsmedlemmarna. ska bli ett e-arkiv värt att lita på. Målsättningen är att e-arkivet: Uppfyller krav på säkerhet, pålitlighet och hållbarhet på ett kostnadseffektivt sätt Kan tillhandahålla information och tjänster för olika målgrupper För en hållbar informationsförvaltning är det förebyggande arbetet med förbättrade rutiner i den löpande verksamheten en avgörande förutsättning. erbjuder därför förbundsmedlemmarna utbildning samt råd och stöd när det gäller dokumenthantering och arkiv. Genom att övertar vissa arkivmyndighetsfunktioner kan förbundet lyfta ansvar från förbundsmedlemmarna när det gäller utlämnande av allmän information och vård av överlämnade elektroniska arkiv. Syftet är att åstadkomma en effektiv och ändamålsenlig organisation för förvaltning av arkiv som är hållbar på lång sikt.
2 Förbundsfullmäktige är förbundets högsta beslutande organ. Varje förbundsmedlem utser en ledamot och en ersättare till förbundsfullmäktige. Förbundsfullmäktige sammanträder två gånger om året. Förbundsfullmäktige utser förbundsstyrelse som består av sju ledamöter och sju ersättare. Förbundsstyrelsen ska ha så bred representation som möjligt. Kommuner med mer än 60 000 invånare har fast representation i styrelsen. Den operativa verksamheten leds av en tillförordnad förbundschef fram till dess att ordinarie förbundschef rekryterats. Bilden nedan illustrerar organisationen och förbundets huvudsakliga verksamhetsfunktioner och roller: Personal En projektorganisation fungerar som interimsförvaltning tills den ordinarie personalen är rekryterad. Interimsförvaltningen bemannas av personer anställda hos förbundsmedlemmarna och hanteras som en överenskommelse mellan och berörda förbundsmedlemmar. Interimsförvaltningen bemannas av personer som deltagit i konceptstudien e-arkiv. Förutom att leda det administrativa bildandet så behöver verksamhetskunskap säkerställas när det gäller e-arkiv och långsiktigt digitalt bevarande. Rekryteringen av personal påbörjades i samband med att beslut om att bilda kommunalförbundet hade fattats hos kommunerna och Region Blekinge. Förbundsstyrelsen anställer förbundschef och tf förbundschef/förbundschef anställer övrig personal.
3 Lokal organisation För att säkerställa att verksamheten ger så stor nytta som möjligt och tar hänsyn till aktuella behov hos medlemsorganisationerna utses hos varje förbundsmedlem: Objektägare (kontaktperson) med mandat att tillsätta resurser och fatta beslut. Objektspecialist som har insikt i förbundsmedlemmens informationshantering. Objektägare och objektspecialister involveras i planeringen av förbundets verksamhet och genomförandet av förbundets uppdrag. Kontaktpersonerna hos förbundsmedlemmarna deltar i det löpande arbetet inom ramen för sina ordinarie anställningar. ansvarar för fortlöpande information och samråd. Förbundet ska särskilt beakta behoven hos de organisationer som inte har egen specialistkompetens när det gäller arkiv och dokumenthantering. Samarbetet För att säkerställa ett hållbart långsiktigt digitalt bevarande behövs både arbete på hemmaplan och hos den gemensamma arkivorganisationen. Samarbetet mellan den lokala organisationen och beskrivs översiktligt i tabellen nedan. Lokal organisation Ordna och återsöka information i lokalt pappersarkiv Hantera dagliga informationsflödet Delta i avställningsprojekt Delta vid utbildningar och framtagande av dokumenthanteringsplaner Arkivrevision intern kontroll av informationshanteringen. Ordna och återsöka information i digitalt slutarkiv Hantera långsiktigt bevarande Leda och samordna avställningsprojekt Tillhandahålla utbildningar, bollplank/ diskussionspartner i arkivfrågor Arkivinspektion och samordning av uppföljning och rapportering av hur tillsyn fungerar. Kommunikation Förbundets webbplats byggs upp under året och ska ge adekvat information till förbundets målgrupper som är allmänheten som önskar ta del av arkiverad information, politiker, anställda i medlemskommunerna samt andra intressenter och samarbetspartners. För kommunikation och information riktad framförallt till objektägare, objektspecialister samt delaktiga i aktuella projekt finns ett webbaserat forum. Här kommer det att finnas möjliget att diskutera olika frågor, dela dokument och följa det som händer i verksamheten. s personal ska vara tillgänglig för olika målgrupper via olika kanaler fast telefon, mobiltelefon, webbtelefon, e-post, webbaserade projektarbetsplatser och forum, sociala medier och personliga besök samt möten både fysiskt och via webb.
4 Strategiskt arbete Förslag till handlingsprogram som beskriver de strategiska målen för verksamheten arbetas fram tillsammans med förbundsstyrelsen och beslutas av förbundsfullmäktige. I handlingsprogrammet fastställs bland annat prioriteringsprinciper mellan förbundsmedlemmarna och de förekommande verksamhetssystemen. För att säkerställa att förbundets verksamhet bidrar till att realisera de nyttor som identifierats under konceptstudien arbetar förbundet strukturerat med nyttorealisering. En första version av nyttorealiseringsplan har tagits fram inom ramen för konceptstudien. Centrala strategiska dokument för att säkerställa långsiktigt bevarande är bevarandestrategi och bevarandepolicy. För att säkerställa att dessa stämmer med etablerade standarder och metoder sker en kontinuerlig omvärldsbevakning och samverkan med regionala, nationella och internationella nätverk. Dessa dokument tas fram under 2015. Förändringar kommer behöva genomföras under året när det gäller kommunernas arkivreglementen och övriga styrande dokument när det gäller arkiv- och dokumenthantering. Vägledning för styrande dokument som tagits fram av Samrådsgruppen för kommunala arkivfrågor kommer att publiceras efter granskning av SKL:s jurister. Förbundets tjänster Målsättningen med förbundets verksamhet under den första etappen (år 2015-2016) är att det ska finnas en grundplattform för e-arkiv på plats för att kunna börja ta emot löpande leveranser från och med den andra etappen (år 2017-2018). Det är fem olika funktioner som kommer att ingå i förbundets bastjänster, nämligen: 1. Leveranser avställning av information från verksamhetsystem för överlämnande till arkivsystem. 2. Arkivsystem förvaltning och utveckling av arkivsystem för digitalt bevarande samt planering av bevarande. 3. Råd och stöd hjälp till förbundsmedlemmarna att använda arkivet, genomföra informationskartläggning samt utbildingar om arkiv och dokumenthantering. 4. Tillgänglighet tjänster för att kunna söka efter, beställa och hämta arkiverad information. 5. Myndighetsfunktioner tillsyn, dokumenthanteringsplaner med gallringsbeslut och riktlinjer.
5 Bilden nedan visar översiktligt de bastjänster som kommer att tillhandahålla förbundsmedlemmarna under 2015: Leverans Arkivsystem Råd och stöd, tillsyn Pilotprojekt Planera bevarande Utbildning Specifiktioner Slutarkiv (föreredelser) Rådgivning Samsök (förberedelser) Klassificeringsschema Informationskartläggning Rutiner och riktlinjer Det är möjligt för förbundsmedlemmar att avtala särskilt om anslutande tjänster till självkostnadspris. Det kan till exempel handla om att få pappersarkivet ordnat och förtecknat eller att få stöd i det lokala arbetet med att rensa och gallra i it-system. Det kommer också att finnas möjlighet att beställa tilläggstjänster till en avgift som fastslås i förbundsfullmäktige. Samtliga tjänster kommer att presenteras i en tjänstekatalog på s webbplats.
6 Fokus 2015 Den första tvåårsperioden med början 2015 används till att bygga upp och etablera verksamheten. Fokus under 2015 är i första hand att komma igång med det förebyggande arbetet med utbildning, dokumentplanering och kravställning av nya verksamhetssystem på plats hos förbundsmedlemmarna. Genom att arbeta strategiskt med att förbättra informationshantering hos deltagande organisationer och hjälpa till med kravställning av nya system skapas förutsättningar för ett enklare och mer kostnadseffektivt sätt att arkivera digitalt på sikt. Råd och stöd till förbundsmedlemmarna och kontroller av att lagar och regler följs skapar förutsättningar för en rättssäker informationshantering i den löpande verksamheten. Detta är en förutsättning för att kunna säkerställa att information är äkta och oförändrad även på lång sikt. Gemensamma styrande dokument för arkiv och informationsförvaltning tas fram under 2015. Under 2015 planeras kravställning och projekt för att införa arkivsystem. Under året planeras också inför förvaltning och utveckling av systemet, inkluderande systemsäkerhet och kontinuitet. Införande kommer att ske etappvis med en grundplattform för slutarkiv 2017 som första steg. Varje organisation hanterar vid behov verksamhetsnära arkiv i sina e-förvaltningsprojekt. Förbundet bistår med råd när det gäller kravställning av verksamhetsnära arkiv. Fokus under 2015 är också att utreda, planera och förbereda leveranser till e-arkivet i samråd med förbundsmedlemmarnas objektägare, objektspecialister och systemansvariga för aktuella it-system. Viktiga projekt Fördjupad nulägesanalys Under 2015 genomförs en fördjupad nulägesanalys när det gäller bland annat medlemsorganisationernas lokala arkivfunktioner, styrning av informationshantering och uppdatering av systemlista. Nulägesanalysen genomförs genom besök på plats hos förbundsmedlemmarna. Syftet är att ha ett underlag för planeringen inför de kommande åren och kännedom om aktuell status hos förbundsmedlemmarna. Komplettera dokumenthanteringsplaner Enligt den översiktliga nulägesanalys som genomfördes under förstudien våren 2013 saknar ett antal förbundsmedlemmar dokumenthanteringsplaner med gallringsbeslut för några eller samtliga nämnder och bolag. Ett prioriterat projekt är att bistå dessa förbundsmedlemmar i arbetet med att upprätta dokumenthanteringsplaner. Det är nödvändigt för att kunna gallra (kasta/ta bort) information som inte ska bevaras. Det är också en förutsättning för att de anställda ska veta hur informationen i verksamheten ska hanteras på ett strukturerat sätt i enlighet med bestämmelser i lag och gällande råd och riktlinjer. Om information hanteras på ett enhetligt sätt blir det i förlängningen möjligt att förenkla processerna för att hitta och hämta dokument och uppgifter i arkivet. För att effektivt kunna stödja förbundsmedlemmarna upphandlar förbundet ett verktyg för dokumentplanering.
7 För att effektivisera arbetet är målsättningen att basera dokumenthanteringsplanerna på mallar som tas fram tillsammans med e-arkivprojektet i Kalmar län, kommunalförbundet ITSAM och andra projekt och initiativ där förbundet har ett nära samarbete. Kompetenshöjning dokumenthantering och arkiv Under 2015 kommer att erbjuda grundläggande utbildning för när det gäller arkiv och dokumenthantering. Utbildningarna planeras i tre etapper i april, september och november. kommer att ta fram ett utbildningspaket för nyanställda och för nya politiker som kan genomföras av kanslichef, jurist, arkivarie eller nämndsekreterare i respektive kommun. En kortare introduktionsutbildning via webb för administrativa ledningsgrupper planeras. Förbättrad kravställning på hemmaplan Förbundsmedlemmarna kommer under hösten att erbjudas grundläggande utbildning för systemförvaltare och personer ansvariga för kravställning av nya verksamhetssystem som upphandlas. Under 2015 påbörjas arbetet med att ta fram listor med generella krav på olika typer av informationssystem när det gäller dokumenthantering och långsiktigt bevarande. Dialog pågår om samarbete med SKL. Ett forum för nätverkande mellan olika professioner som arbetar med informationshantering kommer att erbjudas (arkivarier, informationssäkerhetsspecialister, registratorer, system- /informationsarkitekter med flera). Till exempel genom ett gemensamt forum på webben och gemensamma workshopar. Förbundsmedlemmarna kan också rådfråga s personal om kravställning när det gäller informationshantering och långsiktigt bevarande i samband med upphandling och införande av nya verksamhetssystem och verksamhetsnära arkiv. Målsättningen är att söka extern finansiering för fördjupad utbildning när det gäller informationskartläggning och informationssäkerhet. Syftet är att förbättra förbundsmedlemmarnas beställarkompetens när nya system ska upphandlas och på så sätt på sikt förenkla arbetet med det gemensamma arkivsystemet. Tanken är att beställa uppdragsutbildning från Luleå tekniska universitet. har ett samarbete med Tero Päivärinta, professor vid LTU. Bakgrunden är att Konceptstudien e-arkiv Kronoberg och Blekinge deltog i delprojekt om nyttorealisering inom ramen för Riksarkivets projekt eard (e-arkiv och e-diarium) som leddes av Tero. Pilotprojekt leveranser Under året påbörjas pilotprojekt för avställning och leverans av information till e-arkivet. Enligt de samlade erfarenheterna under förstudierna tar det förberedande arbetet med att utreda och specificera leveranser lång tid räknat i kalendertid. Förslag till pilotprojekt presenteras för förbundsstyrelsen som fattar beslut under våren om att starta leveransprojekt. I samråd med förbundsmedlemmarna sammanställs en preliminär prioritering och planering för system som ska avställas och avvecklas under de närmaste tre åren baserat bland annat på
8 uppgifterna som sammanställts i den översiktliga systeminventeringen och den fördjupade nulägesanalysen. Detta sker framförallt i form av gemensamma workshopar för aktuella systemansvariga och verksamhetsspecialister. Under året undersöks också andra möjligheter att få bidrag för att finansiera olika leveransprojekt eller att få ner kostnader och höja kvalitén till exempel genom samverkan med andra organisationer. Samsök arkivinformation Pappersarkiven hanteras som utgångspunkt av respektive förbundsmedlem. Det innebär att en del arkiverad information kommer att finnas hos förbundsmedlemmarna i pappersform, en del i verksamhetsnära arkiv hos förbundsmedlem och en del elektroniska arkiv hos. För att kunna erbjuda allmänhet och forskare möjlighet att hitta rätt kommer förbundet att stödja medlemmarna när det gäller att upprätta och publicera arkivförteckningar ( inventarielistor som beskriver innehållet i arkiven). Att upprätta arkivbeskrivningar och arkivförteckningar är en lagstadgad skyldighet för alla offentliga myndigheter (nämnder och kommunala bolag). Projektet påbörjas redan 2015, eftersom det kan vara ett tidskrävande arbete. Guider och tips för att hitta rätt tillgängliggörs via förbundets webbsida. Digitalisering av pappersarkiv ingår inte i bastjänsterna under de första etapperna. Anledningen är att detta arbete är tidskrävande och i hög grad kostnadsdrivande. Förbundsmedlemmarna kan rådfråga i samband med digitaliseringsprojekt och upphandling av digitalisering när det gäller krav på långsiktigt digitalt bevarande. Om det finns ett intresse är det möjligt att skapa en anslutande tjänst. Införa arkivsystem Under 2015 påbörjas arbetet med kravställning av arkivsystem. Arbetet med att specificera funktionskrav för slutarkiv planerar att genomföra i samverkan med andra arkivinstitutioner i öppet forum. Transparens är avgörande för att kunna säkerställa långsiktig hållbarhet. s strategi när det gäller utveckling, tjänster och/eller produkter och lösningar kommer också att utarbetas i samband med att kravställningen påbörjas. Eftersom det är en ny marknad med i hög grad nyutvecklade system är det viktigt att förbundet har tillgång till en god beställarkompetens när det gäller it och system för att kunna få system på plats som stödjer förbundets verksamhet på ett kostnadseffektivt och hållbart sätt. Under uppstarten av verksamheten ingår att säkerställa att sådan kompetens kommer att finnas tillgänglig. Planering av uppbyggnad av driftsmiljö respektive test- och speglad miljö genomförs under året tillsammans med it-avdelningarna hos Växjö och Karlskrona. Rekommendationen från konceptstudien är att i första hand bör kommunalt ägd organisation ansvara för den tekniska driften, förslagsvis Växjö kommun och Karlskrona kommun. Av den organisation som ska hantera den tekniska driften krävs: God infrastruktur för IT. Godkänd driftmiljö avseende säkerhet och tillgänglighet.
9 Kapacitet på drifthallen med möjlighet till expansion. It-kompetens för tekniken som krävs. Höga krav på serviceavtal (SLA), redundans och backup. Produktionsmiljö samt speglad miljö inklusive test- och utveckling bör finnas på två olika fysiska orter. Driftsmiljön ska vara helt separat/fristående från den organisation som ansvarar för den. Installationer får inte delas med kommunens ordinarie verksamhet. Om det inte finns någon organisation som uppfyller kraven kan extern drift komma i fråga. Förväntad utveckling 2016-2017 Från och med år 2016 tar den gemensamma organisationen över ansvaret som arkivmyndighet när det gäller tillsyn och de elektroniska arkiv som levereras in. Det innebär att arbetet med att genomföra arkivinspektioner ute hos deltagande kommuner och att upprätta handlingsplaner kan påbörjas år 2016. När alla nämnder och bolag har dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut fortsätter arbetet med att uppdatera dokumenthanteringsplanerna för de nämnder och bolag som har inaktuella beslut. Målsättningen är att förbättra dokumenthanteringsplanerna så att allt fler planer är processbaserade enligt principerna för verksamhetsnära arkivredovisning och standardiserade så att hanteringen inte skiljer sig mer än nödvändigt mellan förbundsmedlemmarna. Detta för att det på sikt ska bli enklare att söka och snabbare att få tillgång till dokument och andra uppgifter. Under år 2016 införs grundplattform för gemensamt slutarkiv för elektroniska arkiv. Inriktningen är att ta hand om information som inte längre behövs i den dagliga verksamheten, utan som bevaras främst för allmänhetens rätt till insyn och för forskningen. Med specialiserade leveransteam är målsättningen att förbundet ska kunna erbjuda förbundsmedlemmarna både snabbare och mer kostnadseffektiva leveranser. Under den andra etappen (år 2017 och 2018) formeras det första leveransteamet. Det innebär att en itarkivarie/utvecklare samt ytterligare en arkivarie rekryteras för att kunna utöka förbundets verksamhet med att genomföra kontinuerliga leveranser. De preliminära långsiktiga planerna beskrivs i dokumentet Verksamhetsbeskrivning gemensam arkivorganisation beslutsunderlag till Avsiktsförklaring (2014-04-02) som togs fram under konceptstudien E-arkiv Kronoberg och Blekinge.