Handläggare Datum Ärendebeteckning Yvonne Norman 2013-11-14 SFN 2013/0986 0480-45 05 72

TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Yvonne Norman 2013-11-14 SFN 2013/0986 0480-45 05 72 Servicenämnden Budget 2014 Förslag till beslut Servicenämnden beslutar att anta internbudgeten 2014 för serviceförvaltningen enligt bilagt förslag, under förutsättning att kommunfullmäktige fattar beslut om kommunens budget enligt framlagt budgetförslag. Bakgrund Bifogat återfinns förslag på internbudget 2014 för serviceförvaltningen. Internbudgeten utgår från 2013 års ram med förändringar/tillägg enligt framlagt budgetförslag till kommunfullmäktige. En justering har också gjort för ram som tillhör brandkåren, då denna verksamhet flyttats till kommunledningskontoret. Yvonne Norman Enhetschef ekonomi Bilaga Internbudget 2014 Serviceförvaltningen Serviceförvaltningen, Tel 0480-45 00 00 vx yvonne.norman@kalmar.se

Innehållsförteckning INLEDNING... 2 MÅL... 4 ORGANISATION... 5 BUDGET... 6 FÖRÄNDRINGAR AV TOTALSUMMAN FÖR DRIFTSBUDGETEN... 6 SAMMANDRAG AV DRIFTSBUDGET... 7 FÖRVALTNINGSLEDNING, NÄMND OCH ORGANISATION... 8 FASTIGHETSFÖRVALTNING... 9 FASTIGHETSAVDELNINGEN... 10 IT-AVDELNINGEN... 13 KONTAKTCENTER... 14 LOKALVÅRD- OCH KOSTAVDELNINGEN... 15 PRODUKTIONSAVDELNINGEN... 18 SUPPORTAVDELNINGEN... 20 Sidan 2(22)

Redo för nya utmaningar efter ett omtumlande år 2013 var ett omtumlande år för serviceförvaltningen. Många nya verksamheter, till exempel Kontaktcenter, IT-avdelning och Kustmiljö, fördes över till vår unga förvaltning, som bara funnits i tre år. Året innebar därför både att implementera de nya verksamheterna och sätta de befintliga. Gemensamma rutiner har fastställts och detta arbete fortsätter under 2014. Vår nya förvaltningschef Benny Wennberg tillträdde i september 2013. Samtidigt fördes brandkåren över till kommunledningskontoret. Kommunledningens stora investeringssatsningar påverkar förvaltningen mycket. Inte bara för alla intressanta byggnadsprojekt och uppdrag till fastighetsavdelningens projektledare utan även för utmaningen att klara den fortsatta driften. Den största investeringen gör serviceförvaltningen i Energitjänsteprojektet, som kommer att pågå fram till 2016. Satsningen innebär bland annat att gammal utrustning i cirka 175 000 kvm skolor, förskolor och förvaltningsbyggnader ersätts med modern och energieffektiv utrustning. Detta innebär att energianvändningen minskar med cirka 6 000 MWh/år samt att mellan 50 och 70 personer får direkt sysselsättning under projektets genomförande. Under 2014 kommer drygt en tredjedel av projektet vara genomfört. Flera besparande åtgärder kommer att utföras som till exempel solfångare för uppvärmning av varmvatten, tilläggsisolering av tak, nya ventiler, pumpar, ventilationsaggregat etc etc. Vi har även investerat i ett vindkraftverk i Rockneby vilket gör att vinden producerar cirka 20 procent av vårt elbehov. Detta är ett led i satsningen mot en fossilbränslefri region. Serviceförvaltningen har även fått en utökad ram för ny beläggning på gator, vägar, gång- och cykelvägar. En revisionsrapport i slutet av 2012 påpekade att det krävs cirka nio miljoner kronor om året för att underhålla kommunens vägnät, så denna ramökning gör att vi närmar oss målet. Produktionsavdelningen har fortsatta utmaningar under vinterväghållningen och fortsatta hanteringen av våra belysningsanläggningar. IT-avdelningen fortsätter arbetet med att gå över till ett system där användarna köper en tjänst där support, kapitalkostnad, systemkostnad med mera ingår. Vi kommer med detta system att på sikt få en modernare och mindre supportkrävande datorer hos våra användare. Inom kost och lokalvård pågår också stora investeringar, framförallt stora renoveringar av omsorgens kök. Stensberg invigdes i slutet av året och nu står totalrenovering av Oxhagshemmet på tur. Arbetet med en samlastningscentral går vidare. Nära knutet till det är e-portalen som startade i slutet av året där medarbetarna ska hantera allt från beställning till fakturahantering. Först in i e-portalen är livsmedelsleverantörerna Servera, Charkett, Arla samt Nilsson och Lindblom. Cirka 200 användare i våra 80 kök använder nu systemet som heter Vista. Nästa fas blir centralförrådet och då kommer antalet användare vara uppe i 1000 stycken. Kommunledningskontoret har gett förvaltningen i uppdrag att söka pengar till ett stort musselodlingsprojekt i Östersjön och samtidigt förklarat att det är inom det området de vill att Kalmar kommun ska ligga i framkant. Övriga kustmiljöprojekt kommer i större grad göras för att underlätta förvaltningens ordinarie verksamhet inom framförallt Produktionsavdelningen. Kalmar fortsätter att profilera sig som en evenemangsstad vilket i högsta grad påverkar serviceförvaltningen som gör allt för att både Kalmarbor och besökare ska trivas i Kalmar. Årets budget för evenemang är förstärkt med 500 tkr. Sidan 3(22)

Mål I kommunfullmäktiges budget för 2014 med plan för 2015-2016 finns 14 kommunövergripande mål. Dock ska skrivningarna inom områdena Attraktiva Kalmar, Social Hållbarhet, Ekologisk Hållbarhet och Ekonomisk hållbarhet som helhet betraktas som inriktningar och mål för verksamheten. Nedan följer en kortfattad beskrivning av målen. Attraktiva Kalmar Mål att öka Kalmars befolkning, planlägga för bostadsbyggande, ha lägre arbetslöshet än i liknande kommuner samt ligga i den övre tredjedelen i Statistiska Centralbyråns medborgarundersökning angående hur innevånarna upplever hur det är att leva och bo i kommunen. Socialt hållbar kommun Kalmar ska ligga i den övre tredjedelen i Statistiska Centralbyråns medborgarundersökning angående hur invånarna ser på möjlighet till inflytande i kommunens verksamhet, bli en av Sveriges bästa skolkommuner, förbättra resultatet i mätningarna Öppna jämförelser och Kommunens kvalitet i korthet samt ha en jämställdhetssäkrad verksamhet. Ekologiskt hållbar kommun Kalmar kommun ska arbeta för en större musselodling och för att förverkliga fler våtmarker samt öka andelen resor med cykel och kollektivtrafik. Ekonomiskt hållbar kommun Begränsa nettokostnader till högst 98 procent av skatteintäkter och kommunal utjämning samt att investeringar ska vara till 100 procent självfinansierade. Vilka mål som Serviceförvaltningen ska svara mot är ännu inte fastställt. När detta är klart kommer vi att bryta ner dessa övergripande mål till detaljerade mål och aktiviteter på förvaltningens avdelningar/enheter samt dokumentera detta i kommunens stödsystem Hypergene. Sidan 4(22)

Organisation Sidan 5(22)

Budget Förändringar av totalsumman för driftsbudgeten Sammanställningen nedan utgår ifrån serviceförvaltningens internbudget för 2013. Internbudget 2013 234 283 Förändring barn-/elevantal kost skola (efter mätning april 2013) Kost skola 460 Beslut kommunfullmäktige juni 2013: Beläggningsåtgärder Produktion 8 200 Gång- och cykelvägar Produktion 800 Enskilda vägar Produktion 2 000 Kompensation dyktillägg (ökad personalkostnad) Brandkåren 65 Internbudget november 2013 245 808 Beläggningsåtgärder Produktion -8 200 Gång- och cykelvägar Produktion -800 Enskilda vägar Produktion -2 000 Brandkåren överflyttad till kommunledningskontoret Brandkåren -40 789 Brandkåren (50% förvaltningschef) Ledning 524 Förslag till beslut kommunfullmäktige november 2013 Kompensation för kostnadsökning vid köp av verksamhet Produktion 387 Beläggningsåtgärder Produktion 3 450 Gång- och cykelvägar Produktion 300 Enskilda vägar Produktion 1 000 Nya ytor Produktion 1 647 Komp för insatser vid större evenmang Produktion 500 Förändring barn-/elevantal (utifrån ingångsvärde 2013) Kost skola 1 843 Samlastningscentral Support -300 Förändring barn-/elevantal kost skola (efter mätning april 2013) -460 Internbudget 2014 (beslut november 2013) 202 910 Vid nämndens beslut för reviderad internbudget i maj 2013 avseende budgetåret 2013 var förvaltningens budgetram 234 283 tkr. Budgetramen har sedan dess förändrats enligt ovanstående sammanställning. Den totala ramen för budgetåret 2014 slutar nu på 202 910 tkr. Att brandkåren har flyttats över till kommunledningskontoret innebär en större förändring i driftskostnadsramen. Den del av brandkårens budget som avsåg förvaltningschef räknas av från Brandkårens kostnadsram. Produktionsavdelningen har fått kompensation för kostnadsökning vid köp av verksamhet med 387 tkr och för nya ytor med 1 647 tkr. För underhålls- och reinvesteringsbehov har produktion tilldelats 4 750 tkr, som fördelar sig med 3 450 tkr för beläggning gatu- och vägnät, 300 tkr för gång- och cykelväg samt 1 000 tkr bidrag till enskilda vägar. Produktionsavdelningen har också tilldelats kompensation för insatser vid större evenemang med 500 tkr. Kost skola har fått kompensation för förändring av antal barn och elever med 1 843 tkr. Beloppet är beräknat på ingångsvärdet för 2013 som överfördes till serviceförvaltningen vid årets början. Projektet Samlastningscentral har tilldelats 900 tkr fördelat med 600 tkr år 2013 och 300 tkr år 2014. Med anledning av detta minskas ramen med 300 tkr år 2014 jämfört med 2013. I budgeten för fastighetsförvaltningen har lokal- och arrendeintäkterna räknats upp med 0 procent enligt KPI. Priserna för lokalvård höjs med antaget städindex på 3 procent. Timpriserna för enhet Transport och för enhet Verkstad är oförändrade jämfört med föregående år, likaså på enheterna Bygg och Fastighetsservice. Sidan 6(22)

Sammandrag av driftsbudget 2014 Sidan 7(22)

Förvaltningsledning, Nämnd och Administration Budget 2013 Budget 2014 Verksamhet Netto Kostnad Intäkt Netto Ledning, Nämnd, Administration -9 156-18 655 8 975-9 680 Huvudverksamhet Administrationen ansvarar för förvaltningens övergripande frågor inom områdena ekonomi, personal, kommunikation och IT/Telefon. Här finns administrationen kring nämnden och diariet samt kvalitets- och miljöledning. Förvaltningens projektledare för kustmiljö, Kalmar cykelstad samt social och etisk upphandling finns också här. Förvaltningen administrerar den bilpool som finns i stadshuskvarteret för kommunledningskontoret, samhällsbyggnadskontoret och serviceförvaltningen. Bilpoolen har elva bilar, som leasas av Transportavdelningen. Arbetet under 2013 I september fick förvaltningen en ny chef, Benny Wennberg, när Annette gick vidare till nya utmaningar som biträdande kommundirektör. Nämnden och ledningsgruppen gjorde i maj en studieresa till Gotland för att bland annat lyssna på hur de arbetat med evenemang, kontaktcenter och miljöprojekt. Dessutom gjorde nämnden en vandring för att titta på en del av förvaltningens pågående projekt, till exempel Kalmarsundsbryggan och Kattrumpan. Under året bildades Administrationens tre enheter; Ekonomi, Personal samt Kommunikation och hållbarhet. Utifrån kommunledningens övergripande mål om att förbättra bemötandet samt resultatet av den övergripande medarbetarenkäten 2012 har samtliga medarbetare genomgått två olika bemötandeutbildningar. Utifrån enkäten har enheten även jobbat med att definiera hur bemanningen ser ut inom de olika arbetsområdena samt vilken service som erbjuds idag och vilken service som ska erbjudas fortsättningsvis. För att förenkla och effektivisera personaladministrationen är nu alla inom Produktionsavdelningen inne i löneredovisningsprogrammet PS-Självservice. Även andra IT-lösningar används i verksamheterna för att effektivisera tidsrapporteringen. Tillsammans med berörda verksamheter har Administrationen förberett för det övergripande målet om önskad sysselsättningsgrad. Administrationen har arbetat med implementering och en översyn av de nya verksamheterna kustmiljö, IT och Kontaktcenter. När det gäller projekten som fördes över från kommunledningskontoret har Administrationen gjort en översyn när det gäller avslut och redovisningar samt diskuterat fortsatt arbete med projekt inom serviceförvaltningen. Invigning av gång- och cykelbron över E22 och installation av en cykelbarometer vid bron är två av de event som Kalmar cykelstad genomfört i år. Bilpoolen leasar från och med i år även en elbil av märket Toyota Prius. Sidan 8(22)

Verksamhetsplanering för 2014 Kostnader för att effektivisera kommunens administration, till exempel satsningar på e-portal och kontaktcenter har ökat för alla förvaltningar. Därför måste hela den administrativa verksamheten ses över. Detta påverkas också av politikernas uppdrag till kommundirektören att minska kostnaderna med 20 miljoner kronor 2015. Kommunledningskontoret ska under året föreslå en gemensam friskvårdssatsning för samtliga kommunanställda. I avvaktan på den fortsätter serviceförvaltningens Må-bra kampanj som tidigare. Däremot kan vi inte längre erbjuda medarbetarna massage. Årets stora utbildningsinsats för samtliga chefer blir friskfaktorer och systematiskt arbetsmiljöarbete. Administrationen kommer fortsätta arbetet med att jämställdhetsintegrera verksamheten. Till hösten 2014 kommer en ny medarbetarenkät. Kommunledningskontoret har gett en av våra projektledare i uppdrag att söka pengar till ett stort musselodlingsprojekt i Kalmarsund, och samtidigt förklarat att det är inom det området de vill att Kalmar kommun ska ligga i framkant. Projektledarna tillsammans med Produktionsavdelningen undersöker möjligheterna till att hitta finansiering till en rekonstruktion av Surrebäckens utlopp via våtmarksområdet vid Stävlö. Bilpoolen går med underskott och arbetsgruppen kommer att diskutera hur befintliga bilar används och om antalet ska förändras. Fastighetsförvaltning Budget 2013 Budget 2014 Verksamhet Netto Kostnad Intäkt Netto Fastighetsförvaltare adm -7 571-8 161 100-8 061 Hyror och arrenden 215 804 226 315 226 315 Drift -63 200-68 357-68 357 Avhjälpande underhåll -17 088-18 000-18 000 Planerat underhåll -29 325-24 441-24 441 Kapitaltjänstkostnader -94 098-102 934-102 934 Vindkraft 0-4 400 4 400 0 Fastighetsförvaltning 4 522-226 293 230 815 4 522 Huvudverksamhet Fastighetsförvaltningen förvaltar lokaler för grundskolor, gymnasieskolor, förskolor, äldreomsorg, kulturoch fritidslokaler, kontorslokaler, bostadsrätter, hyresrätter, arbets- och förvaltningslokaler. Förvaltningen omfattar också utarrenderad mark. I fastighetsförvaltningen ingår också planering avseende förändringar av fastighetsbeståndet tillsammans med hyresgästen (ny-/ombyggnationer). Sidan 9(22)

Hyresintäkterna regleras enligt upprättade avtal. Vid förändringar i lokaler enligt uppdrag från hyrestagare tecknas nya avtal baserat på dessa förändringar. Hyran inkluderar drift, kapitaltjänstkostnader, avhjälpande och planerat underhåll. Driftskostnaderna innefattar kostnader för uppvärmning, el, vatten och övriga driftskostnader. Några hyreskontrakt har avvikande innehåll vad gäller drift. I kapitaltjänstkostnader ingår kostnader för avskrivning och gällande internränta inom kommunen avseende investeringar inom fastighetsbeståndet. Avhjälpande underhåll avser underhåll som är av akut karaktär till skillnad mot Planerat underhåll som utförs enligt gällande plan. Fastighetsförvaltningen har sedan tidigare ett uppdrag att lämna ett överskott i verksamheten (4 522 tkr). Två områdesförvaltare delar upp ansvaret för Södra och Norra kommunen. Förvaltarna är också hyresvärdar och ägarrepresentanter för Kalmar kommuns fastighetsbestånd. En av förvaltarna fungerar dessutom som en övergripande fastighetssamordnare med funktionen att optimera hela kommunens lokalutnyttjande genom tecknande och bevakning av externt inhyrda lokaler. Den förvaltade ytan är 2013 cirka 300 000 kvm. Arbetet under 2013 Under sommaren tillfördes en helt ny verksamhet för fastighetsförvaltningen genom förvärv av vindkraft. Denna verksamhet är ny för Kalmar kommun och ska bli mycket intressant att följa. Förutom en del om- och tillbyggnationer på fastighetsbeståndet så har också en del nya tillkommit under året. En ny sporthall har byggts vid Falkenbergsskolan. Ett nytt allaktivitetshuset i Rockneby med ny sporthall och ombyggt bibliotek är nu klart. Trekantens skola och Rinkabyholmsskolan har fått nya skolbyggnader och Östra Funkaboskolan en ny multiarena. Verksamhetsplanering för 2014 Från årsskiftet övergår Äventyrsbadet i kommunens ägo och tillförs fastighetsförvaltningen, som tecknar hyresavtal med Kalmar Familjebad. 2014 blir första året som vindkraften kan följas för ett helt år. Även under 2014 är en hel del om- och tillbyggnationer planerade och energitjänsteprojektet går in i en aktiv fas som också påverkar fastighetsförvaltningen. Ljungbyholms förskola utökas med fyra avdelningar och inkluderar även kök, som beräknas stå färdigt efter sommaren. Fastighetsavdelningen Budget 2013 Budget 2014 Verksamhet Netto Kostnad Intäkt Netto Enhet Bygg 0-9 327 9 327 0 Enhet Fastighetsservice 0-17 618 17 618 0 Fastighetsavdelningen 0-26 945 26 945 0 Huvudverksamhet Fastighetsavdelningens målsättning är att med givna medel förse kommunens verksamheter med anpassade lokaler som upprätthåller en god funktion och ett gott klimat. Detta gör avdelningen med hög kostnadsmedvetenhet och kompetent personal. Utmaningen ligger i att behålla vår konkurrenskraft utan att det påverkar vår servicenivå. Sidan 10(22)

Enhet Bygg ansvarar för ny- och ombyggnation samt planerat underhåll av kommunens fastigheter. Enheten är beställarombud och leder hela byggprojekt från projektering till slutbesiktning. De upphandlar projektörer och entreprenörer i enlighet med LOU, leder och samordnar byggprocessen. Enheten ansvarar för projektens genomförande med avtal, budget- och prognosarbete, tidplaner, uppföljning och kundkontakter. De fungerar också som internkonsulter och rådgivare i olika typer av utredningsuppdrag kopplat till byggprojekt. Enhet Fastighetsservice ansvarar för den löpande driften, skötseln och det akuta underhållet. Dygnet runt ska de åtgärda och förebygga fel och beställningar som kommer från både intern och externa hyresgäster. Här finns flera yrkeskompetenser samlade. Våra hantverkare; snickare, murare och rörmokare kan snabbt vara på plats för att åtgärda skadegörelser och uppdrag från verksamheterna, alltifrån mindre ombyggnader till olika vaktmästaruppdrag. Fastighetsskötarna sköter yttre underhåll av markanläggningarna såsom grönytor och lekplatsutrustningar. Driftteknikernas ansvar är att övervaka och åtgärda tekniska installationers funktion typ värme-, vatten-, luft- och elförsörjning. Enheten hanterar samtliga larmfunktioner som är anslutna till fastigheterna (brandlarm, värmeförsörjningens styrdatorlarm, passagesystem och till viss del skolornas inbrottslarm). Övriga ansvarsområden: Årliga besiktningar av kommunens samtliga lekplatser. Serviceavtal för bl a brandutrustning, sprinklers, kyla, storkök, dörrstängare, hissar, portar, glas och skadedjur. Skyddsrum, besiktningar Energianalyser Reservkraftverk, test av funktion varannan månad Arbetet under 2013 Årets arbete har innehållit flera intressanta byggnadsprojekt och uppdrag som bidragit till samhällsutvecklingen. Enhet Bygg har anställt en ny byggprojektledare efter en pensionsavgång. Fastighetsservice bistår nu med beredskap åt produktionsavdelningen dygnet runt, sju dagar i veckan. Med egna resurser har avdelningen anlagt bättre utemiljöer på både skolor och förskolor. Sommarens översvämningar tog hårt både på underhållsbudget och på personalens krafter. Bland de värst drabbade fastigheterna kan nämnas Gula skolan i Ljungbyholm, Flythska huset i Halltorp, Monokrom i Folkets park och källaren i Sportcenter. På Östra Funkaboskolan anlades en brand i ett soputrymme som orsakade skador i angränsande klassrum. Avdelningen har arbetat med elsäkerhet, där en tredjedel av de lokaler som kräver särskild kontroll är besiktigade, så elever och personal har fått en mer elsäker miljö. Kommunen erbjuder nu även en kurs i ämnet. Personal som utför icke behörighetskrävande elarbeten ska veta hur detta görs på ett säkert sätt Fas 2 i Energiprojektet är sjösatt. Avtal tecknades efter sommaren. De första projekterade åtgärderna är på väg fram. 2013 kommer all inventering av yttre underhåll vara klar. En tydligare struktur av behoven kan nu skönjas där fortsatt fokus kommer att vara yttre underhåll i kombination med de tekniska åtgärder som hanteras inom energiprojektet. Projekt som avslutats under 2013. Trekanten skola, ny klassrumsbyggnad, 7 klassrum, om och tillbyggnad kök Förskolan Smedjan, Lindsdal, tillbyggnad av 2 avdelningar Förskolan Ljusglimten, Vimpeltorpet, tillbyggnad av 2 avdelningar Östra Funkaboskolan, multiarena Östra Funkaboskolan, säker skolväg Vasaskolan, ombyggnad för administrativa lokaler Rockneby förskola, nybyggnad 4 avdelningar Förskolan Lokomotivet, Berga, 2 avd paviljonger, tillbyggnad kök Skälby naturförskola, ombyggnad av fd caféet Sidan 11(22)

Hossmo idrottsplats, nybyggnad av omklädningsrum Rockneby allaktivitetshus, nybyggnad av sporthall och ombyggnad för bibliotek Falkenbergsskolan, nybyggnad av sporthall Rinkabyholmsskolan, ny skolbyggnad med 4 klassrum Stensbergshemmet, ombyggnad av storkök Verksamhetsplanering 2014 Den föreslagna investeringsbudgeten innehåller flera intressanta projekt som fastighetsavdelningen nu förbereder. Eftersläpningar i processarbetet ska sättas på plats och implementeras för att förbättra flödet i projektgången. Fastighetsservice har en viktig roll i de kommande valen. Vallokaler ska iordningställas och skyltas upp. Valmaterial ska levereras ut till skolor och butiker. Under året kommer drygt en tredjedel av Energitjänsteprojektet att vara genomfört. Flera besparande åtgärder kommer att utföras som till exempel solfångare för uppvärmning av varmvatten, tilläggsisolering av tak, nya ventiler, pumpar, ventilationsaggregat etc etc. Med anledning av energiprojektet kommer en stor del av budgeten bestå av underhållsåtgärder kopplade till projektet. Nya tekniska installationer kommer spara kostnader både i material och arbetstid. Ett orosmoment är sommarens upptäckt av vilket dåligt skick det är på stammar i vatten- och avloppssystemen. Äventyrsbadets fastighet kommer ingå i serviceförvaltningen. Ansvarsområdet blir yttre underhåll och fastighetsskötsel. Axplock av pågående och kommande projekt 2014: Nybyggnad av gräsplan i Rinkabyholm Nybyggnad av 6 avd förskola + nattis vid Lindöskolan Nybyggnad av 4 förskoleavdelningar i Ljungbyholm. Nybyggnad ny brandstation i Oxhagen Nybyggnad av sporthall och konstgräsplan i Ljungbyholm Nybyggnad av skollokaler, 7+3 klassrum, på Lindsdalsskolan Sjöängens förskola, etablering av 2 avd paviljong Till- och ombyggnad av Falkenbergsskolan, särskola och ersättning av skollokaler Hagbyskolan, tillbyggnad av 4 avdelningar och tillagningskök + matsal Nybyggnad av lokal för samordnad lekplatsorganisation Ombyggnad för hemtjänsten i fd Sjöbefäl, Lars Kagg Ombyggnad för gymnasieförbundets administration på Lars Kagg Ombyggnad av Östra Funkaboskolans tillagningskök Vasaskolan, multiarena Sidan 12(22)

IT-avdelningen Budget 2013 Budget 2014 Verksamhet Netto Kostnad Intäkt Netto IT-avdelningen 0-34 248 34 248 0 Huvudverksamhet IT-avdelningen består av tre enheter som tillsammans ansvarar för hela Kalmar kommuns IT-miljö och arbetar med att leverera stabil och säker IT-funktion till kommunens anställda och skolelever. Enhet Kundservice arbetar med första kontakten mot användaren. I Kundservice svarar man på inkommande samtal, installerar datorer, guidar användare att lägga till en ny skrivare, hjälper till med lösenord som gått ut och liknande uppgifter. Kundservice arbetar med kända lösningar och är ansiktet utåt. Enhet Klienthantering ansvarar för klientmaskinerna. En stor del av tiden går åt att paketera program (i dagsläget hanterar man över 400 olika program), leverera färdiga lösningar till Servicedesk samt ta fram nya lösningar enligt önskemål från användare och att utveckla plattformen löpande så att man hänger med i den föränderliga värld som IT handlar om. I Klienthantering ligger även ansvar för hela kommunens telefoni och det trådlösa nätverk som idag består av över 600 accesspunkter som dagligen förser tusentals elever och personal med nätverksanslutningar. Enhet Infrastruktur arbetar med drift och utveckling av serverparken samt kommunens nätverk. För servergänget går mesta tiden åt till uppgradering och drift av de cirka 200 servrar och de hundratals system man hanterar, underhåll av desamma och utveckling av nya funktioner samt att vara tillgängliga resurser i de många införandeprojekt som verksamheterna bedriver för att vidareutveckla arbetssätten för kommunens anställda. Nätverksteknikerna möjliggör datakommunikation för hela kommunen och arbetar ständigt med att säkerställa driftssäkra nätverkslösningar. En av de viktigaste frågorna i verksamhetens IT-stöd är att verka för utbyggnad av fibernätet så att alla kommunens verksamheter försörjs med bra nätverk. Arbetet under 2013 I samband med IT-verksamhetens övergång till serviceförvaltningen delades avdelningen upp i ett antal enheter med ansvariga enhetschefer. Detta har varit ett lyft då personalen kommit närmare sin chef samt att cheferna fått en bättre kontakt med medarbetaren. Ansvarsfördelningen från en person till fyra har inneburit en bättre kvalitet i chef-medarbetarerelationen. Den serverhall som byggdes under första halvan av året är i full drift vilket avsevärt ökat säkerheten inom ITleveransen. Arbetet med att byta ut antivirusprogrammet ligger i fas och det gamla kommer att vara helt borta innan avtalet går ut. Mobilitet har varit ett fokus under senare delen av året där man påbörjat arbete inom flera områden för att förenkla åtkomst av sina dokument vart man än befinner sig. En lösning som möjliggjort detta är Direct Access som löser denna åtkomst på ett nästan transparent sätt. För att förbättra IT-upplevelsen för verksamheterna ute så har IT-avdelningen påbörjat ett arbete där de ser över och uppgraderar samtliga nätförbindelser där det idag finns dålig bandbredd. Det handlar om 160 förbindelser som kommer att ses över och där det är möjligt uppgraderas från 2,3 Mbit till i många fall 24/3 Mbit, en kraftig ökning som kommer att märkas direkt av användarna på dessa adresser. Sidan 13(22)

I samband med omorganisationen på IT-avdelningen i början på året sattes mål upp för att se över processer och rutiner för att kunna effektivisera verksamheten så att en ökad servicegrad kan nås. I detta dedikerades en resurs på heltid för att styra avdelningens processer och rutiner mot ramverket ITIL, något som under slutet av året börja ge frukt. Verksamhetsplanering för 2014 Under 2014 kommer ett flertal större projekt att bedrivas. På central nivå på avdelningen kommer samverkan att vara ett hett ämne då det finns stora vinster att samverka med övriga kommuner i länet. Ett exempel på detta länssamarbete är en gemensam nätupphandling där samtliga nätanslutningar som kommunen har kommer att handlas upp. En annan upphandling som kommer att hanteras under året är kommunikation som tjänst med all telefoni i kommunen. Arbetet med att komma fram med IT som tjänst där verksamheterna får en paketerad leverans och möjligheter med självbetjäning kommer att ha fullt fokus under året. Det handlar om att IT-avdelningen äger samtliga datorer och hyr ut dessa till verksamheten som tjänst, i denna tjänst ingår centrala infrastrukturella kostnader, programhantering, support och andra centrala IT-kostnader. Allt för att förbättra och förenkla IT-leveransen. Inom Kundservice ses ärendehanteringsprocessen över på allvar, ärendehanteringssystemet byts ut och kraven på de två andra enheterna kommer att öka då man från Kundservices del kommer att ställa krav på enkelhet och automation. Man kommer att ansvara för hantering och leverans av de nya datorer som avdelningen äger i och med IT som tjänst. Funktionsarbetsplats kommer, utöver den normala driften och beställningsflödet, att fokusera hårt på att driva igenom det sista inom Windows 7-projektet då supporten på Windows XP kommer att avslutas i april 2014. Enheten kommer även att utöka sitt fokus mot att hantera och leverera mobilitetslösningar som förutom på PCsidan även kommer att innefatta mobiltelefoner och surfplattor. Det trådlösa nätet byggs ut med jämn takt och lösningar för hur man ska kunna leverera installationer till klienterna utan att Kundservice ska behöva agera mellanhand utvärderas. För Infrastruktur är utmaningarna att driva igenom en uppgradering i nätverket för att höja hastigheten på de 160 förbindelser som finns på adresser i kringområdena. Den uppgraderingen kommer att förbättra möjligheten att tillhandahålla bättre lösningar för användarna som idag sitter på sämre förbindelser. Det filter som tar hand om all skräppost kommer att bytas ut under första kvartalet 2014. Enheten jobbar vidare med att avveckla den gamla serverhallen och flytta all utrustning till den nya hallen. En serverhall i den nya brandstationen planeras också. Under året kommer upphandling av skrivare att genomföras. Kontaktcenter Budget 2013 Budget 2014 Verksamhet Netto Kostnad Intäkt Netto Kontaktcenter 0-6 295 6 295 0 Huvudverksamhet Kontaktcenters uppdrag är att vara kundens ingång till kommunen. Syftet med kontaktcentret är att öka tillgängligheten, ge ett bättre bemötande samt att klara av ärenden redan vid första kontakten. För kommunen ska kontaktcentret medföra ett minskat antal telefonsamtal genom att färre behöver ringa om igen för att få svar på sin fråga. Det ska också medföra en avlastning för specialisthandläggarna samt ge statistik över vilka frågor medborgaren/kunden ställer för en utveckling av webb och e-tjänster. Sidan 14(22)

Arbetet under 2013 Den 31 januari invigdes kontaktcentret. Förberedelsetiden inför uppstarten av kontaktcentret var förhållandevis kort och upplägget har varit att efter hand utveckla både vilka ärenden som kan besvaras samt informationen i kontaktcentrets ärendesystem. Utbildning av kommunvägledare samt uppbyggnad av ärendesystemet pågick under hela våren, parallellt med detta sköttes växelfunktionen. Utbildning och uppdatering är dock en ständigt pågående process. Under året har kontaktcentret tagit över kommunens officiella e-post samt följer och besvarar inlägg på Facebook och Twitter. Verksamhetsplanering för 2014 För att öka tillgängligheten kommer kontaktcentret tillsammans med förvaltningarna att fortsätta ta fram fler ärenden som kan lösas redan i första kontakten. Genom detta kommer andelen lösta ärenden i kontaktcentret att succesivt öka och tack vare det blir kunderna nöjdare och det frigörs tid för handläggarna på förvaltningarna. Fortsatt kompetenshöjande utbildningar kommer att genomföras. Under 2014 kommer även synpunktshanteringen att hanteras via kontaktcentret. Varje kommunvägledare har ett ansvarsområde tillsammans med en förvaltning som garanterar att kontaktcentret har den senaste informationen. Samarbetet kommer ständigt att utvecklas för att säkerställa kvaliteten i de svar kontaktcentret ger. Samarbetet med förvaltningarna är avgörande för utvecklingen av kontaktcentret och då framförallt för att öka lösningsgraden av frågorna redan i första kontakten med kommunen. Lokalvård- och kostavdelningen Budget 2013 Budget 2014 Verksamhet Netto Kostnad Intäkt Netto Lokalvård 0-44 677 44 677 0 Kost Skola -68 153-73 936 4 400-69 536 Kost Omsorg -14 148-47 806 33 658-14 148 Lokalvård och Kostavdelning -82 301-166 419 82 735-83 684 Huvudverksamhet Avdelningen har cirka 300 medarbetare från Rockneby i norr till Halltorp i söder. Huvudsyftet med verksamheten är att serva kommunens förvaltningar med lokalvård och kost samt vara behjälplig med frågor rörande dessa områden. Enhet Lokalvård är indelad i fem geografiska områden. Yttre södra, Yttre norra, Centrala Kalmar, Södra och mellersta Kalmar samt Gymnasieskolor. Varje område leds av en städledare. Enheten har cirka 110 medarbetare, och ansvarar för städning av cirka 210 000 m 2. Enheten utför städning åt kommunens skolor och förskolor samt erbjuder tjänster åt kommunens övriga förvaltningar och bolag. Personalen är yrkescertifierad enligt SRY och/eller PRYL. Enheten kan även erbjuda utbildning till övriga förvaltningars personal inom lokalvård. Sidan 15(22)

Enhet Kost skola är indelat i sex geografiska områden; Norra kommundelen, Norra centralorten, Mellersta centralorten, Södra centralorten, Mellersta kommundelen och Södermöre. Varje område leds av en kökschef och enheten har cirka 120 medarbetare som arbetar med att servera drygt 8 000 lunchportioner varje dag. Dessutom serverar enheten frukost och mellanmål till förskolebarn och fritidselever. Enhet Kost omsorg är indelad i två geografiska områden; Omsorg norra och Omsorg södra. Varje område leds av en kökschef. Enheten har cirka 70 medarbetare fördelade på tio kök. Enheten lagar i huvudsak mat till äldre och medborgare med funktionshindrade. Arbetet under 2013 Lokalvård Under året har städledarna fått utökad beslutsrätt och bättre ekonomisk insikt, jämfört med tidigare då de endast tillsatte vikarier och skötte daglig drift. Med denna förändring behövde inte planerarens tjänst ersättas när denne blev enhetschef. Tidigare saknades det bra kalkyler till de avtal enheten har med kunden. Generellt så lades det ut för mycket personaltimmar i förhållande till intäkterna. Kostnader för material, maskiner och kemikalier täcktes inte, vilket medfört att enheten dragits med en ansträngd ekonomisk situation. Nu mäts lokalerna igen och ritningarna uppdateras, eftersom det har byggts om väldigt mycket genom åren och det har inte uppdaterats i avtalen utan endast räknats om ekonomiskt. När ombyggnationer görs idag ändras kalkyler/ritningar fullt ut. Genom denna översikt är nu budgeten i balans och uttjänta maskiner och städvagnar har börjat bytas ut. I maj 2012 anställdes fem fasta pooltjänstmedarbetare istället för att ringa in korttidsvikarier då ordinarie personal blev sjuk. Fördelen med detta är att städledarna inte längre behöver visa nya vikarier i samma utsträckning och att kunden inte behöver ha olika personal som städar när ordinarie är frånvarande. Poolpersonalen har även möjlighet att utföra extrabeställda tjänster från kund på lediga stunder. Under maj månad 2012 infördes kvalitetsmätningar regelbundet ute hos kund. Beroende på objektets storlek görs mätningar två, sex eller tio gånger per år. Kunden har utsett en kontaktperson som bjudits in att närvara vid varje mätning. Barn- och ungdomsförvaltningen har valt att redovisa resultatet från dessa mätningar, eftersom miljöbalken säger att varje förskola/skola ska genomföra egenkontroller på städning. Vårt mål är att ha SRY- eller Prylutbildad personal och efter att tidigare köpt in denna utbildning externt har nu en ur personalen utbildats till SRY certifierare. Detta innebär att kostnaden för att utbilda personalen är en bråkdel av kostnaden externa företag tar för samma utbildning. Även övriga internutbildningar erbjuds för att höja kompetensen bland medarbetarna. Ett annat mål i verksamheten är att erbjuda kunderna ett bredare serviceutbud. Utöver regelmässig lokalvård och periodiskt underhåll av lokalerna, kan enheten även erbjuda tjänster som gardintvätt, övrig textiltvätt, skötsel av kaffeautomater och diskmaskiner, tvätt av arbetskläder samt höjdstäd med skylift. Det senaste tillskott av servicetjänster är ett konferenspaket i samarbete med kosten, som erbjuder olika matalternativ i anslutning till möten. Det senaste året har det tillkommit många nya objekt, vilket avdelningen ser väldigt positivt på. Omsättningen har ökat med tre miljoner bara under 2013 och som det ser ut framåt kommer det fortsätta att öka då det byggs nya förskolor och skolor samt att det rör på sig i olika förvaltningar. Kost Personalen i köken fick en ny kökschef som ansvarar för ekonomi, verksamhet och personal i köken. Kökschefen har utbildning i området och lång erfarenhet av liknande arbete. Att alla kök inom Kalmar kommun samlas under samma ledning innebär en gemensam styrning som underlättar åtföljandet av gemensamma riktlinjer och avtal. Alla kök har tillgång till en gemensam vikarielista vilket underlättar tillsättningen av korttidsvikarier. I oktober 2013 gick kostverksamheten med i Time Care Pool. Ökat samarbete och fler heltidstjänster innebär ökat nyttjande av den egna personalens kompetens istället för att ta in vikarier utifrån. Sidan 16(22)

Köken har infört kostdataprogrammet Mashie, som används för näringsberäkning och som ett arbetsredskap i köket. Detta innebär ökad ekonomisk medvetenhet samt ökad kost- och livsmedelssäkerhet. I praktiken innebär det att rätt mängd tillagas, på ett säkert sätt och rätt mat till rätt matgäst. Genom Mashie ges också möjlighet att uppfylla lagkrav och rekommendationer om spårbarhet och näringsinnehåll. Under 2013 har arbeten påbörjats för att öka andelen maträtter som lagats från grunden och för att införa en gemensam rammatsedel för omsorg och skola. En gemensam matsedel innebär att alla matgäster får tillgång till samma maträtter och övrigt sortiment. Detta leder till en bättre organisation i köken, där vi samarbetar i tillagningen samt underlättar ökat framtida samarbete mellan köken. Matsedlarna är näringsberäknade och anpassade till matgästerna för att säkerställa att deras energi- och näringsbehov tillgodoses. All kökspersonal får kontinuerlig utbildning i livsmedelshygien och dietkunskap i form av både teori och praktik. Detta gynnar såväl medarbetare och matgäster. Alla medarbetare i Kost Skola har erbjudits en utbildning i de nya riktlinjerna för skolmat. Inköp av nya arbetskläder innebär en gemensam klädkod som visar tillhörigheten både internt och externt. Under maj 2013 till oktober 2014 pågår en totalrenovering av köket på Stensberg. För att klara en tillfällig omorganisation och flytt av portioner upprustades Smedängens och Norrlidshemmets kök. Renoveringen innebär flytt av personal, vilket tränar rörligheten och flexibiliteten i organisationen för framtiden samt ökar kunskapsutbytet mellan individer och grupper. Flytt av portioner innebär också matlagning närmare matgäst. Under våren 2013 infördes kyld mat i delar av matdistributionen. Det underlättade renoveringen av Stensberg och en kommande renovering av Oxhagshemmets kök. Det innebar också en möjlighet att prova den kylda maten gentemot interna och externa kunder. Verksamhetsplanering för 2014 Enhet Lokalvård: Försöka att hålla en god investeringstakt avseende maskiner. Fortsatt uppdatering av kundregister samt kompletterande av kalkyler. Heltidstjänster ska vara införda och måste kunna hanteras på ett bra och kostnadseffektivt sätt. Se till att lokalvårdsenheten står sig väl mot jämförelsekommunerna. Enhet Kost skola: 2014 ska 48 procent vara ekologiskt/närproducerat och 2020 ska det vara 70 procent (2013 var målet 45 procent). Utmaningar för att uppnå näringsriktig skolmat: Högre andel järn i maten (blodpudding eller lever en gång/fyra veckor) Mer vitamin D (berikad mjölk/margarin, fet fisk) Mer fibrer (grovt bröd, fullkornspasta, rotfrukter och grövre grönsaker) Mer folat (gröna bladgrönsaker, kål, baljväxter) Mindre mättat fett (nyckelhålsmärkta produkter) Mer fleromättat (fet fisk, oljebaserad dressing) Enhet Kost omsorg: Gå över till kyld mat i Södermöre till de omsorgstagare som får mat hem. Fler ombyggnader står på tur. Vilket innebär stora påfrestningar för organisationen. Ny Taxi-upphandling måste göras för att säkerställa den nya logistiken. Arbetet med heltidstjänsterna kommer att fortsätta för att få organisationen så optimal som möjligt. Arbetet med Time-care samt time-care pool för vikarier kommer att fortsätta. Sidan 17(22)

Produktionsavdelningen Budget 2013 Budget 2014 Verksamhet Netto Kostnad Intäkt Netto Produktionsresurs -9 628-47 682 47 848 166 Kapitaltjänstkostnader -47 858-47 858-47 858 Enhet Gata -40 398-43 566 8 030-35 536 Enhet Park -17 145-21 764 3 973-17 791 Enhet Fritid -5 331-18 366 3 241-15 125 Enhet TME 9 400-7 580 16 480 8 900 Produktionsavdelningen -110 960-186 816 79 572-107 244 Huvudverksamhet Produktionsavdelningen består av fyra enheter och stödfunktioner. I avdelningen arbetar cirka 70 tillsvidareanställda. Då avdelningen är en stor mottagare av bland annat arbetsmarknadspolitiska åtgärder är antal personer cirka 120 i snitt över året. Avdelningens huvudansvar ligger på drift och underhåll, men det genomförs nybyggnation och exploateringsarbeten samt uppdrag åt andra avdelningar vilket är en förutsättning för att rymma verksamheten inom rambudgeten. Enhet Gata ansvarar bland annat för kommunens gator och vägar, gång- och cykelvägar, broar, industrispår, busshållplatser, dagvattenbrunnar, dagvattenpumpstationer och enskilda vägar samt kommunens vinterberedskap. I kommunen finns cirka hundra vägföreningar med en väglängd på 398 km som får kommunalt och statsbidrag. Med enbart kommunalt bidrag finns cirka 140 föreningar med en väglängd på 199 km. Dessutom sköter kommunen 7 st med statsbidrag där längden är 19 km. Enhet Park ansvarar bland annat för grönytor, lekplatser, parker, tätortsnära skogar, växthus, djurhagar, naturreservat, fornlämningar, odlingslotter, stadsträd, utsmyckning, fontäner, julbelysning och flaggning. Enheten utför arbeten åt avdelningsexterna kunder (främst Fastighetsavdelningen och KIFAB) där förvaltningen har åtaganden i avtal/kontrakt. Enhet Fritid ansvarar bland annat för badplatser, motionsspår, vandringsleder, kommunens produktionsskogar, ishall, sporthallar, fotbollsplaner, träbroar/bryggor, kustmiljö, vassbekämpning, dämmen, inre sjöleder, båtplatser och fritidsbåtshamnar. Kostnader utöver arbetstid, bilar, arbetsmaskiner etc som behövs till idrottsanläggningarna såsom fotbollsplaner, sporthallar med mera står kultur- och fritidsförvaltningen för. Enhet TME (Trafik, Markupplåtelse och Evenemang) ansvarar bland annat för trafikärenden, lokala trafikföreskrifter, trafikanordningsplaner, parkeringstillstånd, avstängningar, polistillstånd, fordonsflytt, markupplåtelse, evenemang, torghandel, vägmärken, vägvisning, trafikljus, parkering och parkeringsautomater. Sidan 18(22)

TME är förvaltningens representant i trafikärendegruppen där synpunkter och förslag från allmänheten gällande trafiksäkerhet, parkering med mera behandlas tillsammans med representanter från samhällsbyggnadskontoret. Enheten handlägger upplåtelse av allmän platsmark och har även en samordnande roll för kommunen när det gäller handläggning av kommunens yttrande kring polistillstånd enligt ordningslagen. Enheten är samordnare när det gäller förvaltningens delaktighet i alla evenemang som anordnas i staden såsom stadsfesten, Kalmar triathlon mm. Enheten ansvarar för förvaltningens arbete med utfärdande av tillfälliga lokala trafikföreskrifter och övriga väghållarbeslut samt ansvarar på delegation från samhällsbyggnadsnämnden för utfärdande av permanenta lokala trafikföreskrifter. Arbetet under 2013 2013 var ett år med ekonomiska konsekvenser inte minst på grund av mycket snö. Vintern har dessutom under flera år gått illa åt vägar där underhållsunderskottet redan var problematiskt. Glädjande för året var de extra medel till vägar som kommunfullmäktige sköt till. Det blev också en extra satsning på cykelvägar och enskilda vägar. Sommaren har än mer präglats av ökade insatser för arrangemang och budgetunderskott för Dam EM samt en hårt ansträngd arbetsledning. Under året har vi även fått känna på ett kraftigt regn och ett stormigt väder. Regnet visade på ett antal brister i dagvattenhanteringen som vi inte har resurser att reda ut. Det var ett kännbart regn, men inte alls vad det skulle kunna ha varit vid till exempel ett 20-års regn eller värre. Stormen Simone innebar att många träd blåste ner. Åtta av kommunens 13 motionsspår fick neddragna belysningsledningar. Asfaltslagningarna efter ledningsgrävningar har fortsatt varit omfattande med många uppgrävda gator vilket leder till klagomål. Antal felanmälningar på vägbelysningar fortsätter att öka och vi ser i det ett växande behov av reinvestering i ledningsnätet då många långvariga fel kan härledas till gammalt ledningsnät, men också åldrande belysningsinstallationer. Arbeten har fortsatt i Ljusstaden för att färdigställa gator och parkområden. Nya vägar har byggts bland annat i Snättebro (Läckeby), Sjöslätten (Boholmarna) och Jakobsberg (Smedby). Arbeten har utförts för att färdigställa efter byggnation av bostäder i bl.a. kvarteren Stenbiten, Berga strandpark, Lillviken samt Fjölebro. Fler parkeringsplatser har byggts vid Jenny Nyströmsskolan, Pingstkyrkan och Stagneliusskolan. Återställningen av gator efter Kalmar Vattens sanering av ledningar har fortsatt bland annat på Ängö. Återställning av torg och parkering vid ny ishall är slutfört. Arbetet med enkelt avhjälpta hinder vid busshållplatser och övergångställen har rullat på, liksom arbetet i cykelprojektet. I slutet av 2013 påbörjades genomförandet av hastighetsplanen i Lindsdal, Rinkabyholm, Smedby och Kalmar. Det har även skett en satsning för att förbättra trafiklinjemålning och trafiksignaler. Inom flera områden ser vi ett fortstatt växande Kalmar som ger nya driftområden och ökade kravställningar. I detta även mer grönytor i biltrafikmiljöer som innebär ökade arbetsmiljörisker och svårigheter med etableringen. Skälby lekplats med sin sagopark är ett populärt besöksmål och där finns det nu tillgång till fler toaletter. På Skälby har ett antal boulebanor byggts med finansiering från kultur- och fritidsförvaltningen. Fjölebro har en färdigställd park och en lekplats liksom Gustavbergsparken. För tredje året i rad genomförs de bryggprojekt som är initierade som en arbetsmarknadsåtgärd. Årets insats var Kalmarsundsbadet med sin 180 meter långa brygga. Omfattningen, bottenförhållandena och väderberoendet innebar dessvärre att bryggan inte kunde färdigställas under året. Uppskattningen av det utbyggda badet blev ändå tydligt med många besökare och positiva kommentarer i de sociala medierna. Hall på Pumpen för gemensam lekplatsverksamhet är påbörjad för att få till sammanslagningseffekterna med enhet Fastighetsservice. Verksamhetsplanering för 2014 Ingången på 2014 ser bra ut avseende det fortsatta arbetet med beläggningsåtgärder då budgetramen blir markant förstärkt. Vi planerar också för en total inventering av gatunätet för att kunna dokumentera status och optimera driftåtgärderna. Ett eventuellt övertagande av belysningsanläggningar från Kalmar Energi kommer förhandlas vilket drar med sig många frågeställningar och konsekvenser, inte minst budgetmässigt. Vi behöver minska kostnaden i gatubelysningen genom utbyte till energisnålare lampor och armaturer samt förändrade tändtider och tider för felavhjälpning. Sidan 19(22)