Plan för extraordinär händelse och andra samhällsstörningar

Plan för extraordinär händelse och andra samhällsstörningar 2013 2014 Rapport godkänd av kommunstyrelsen 2013-11-06

Härjedalens kommun Medborgarhuset 842 80 SVEG 0680-161 00 Sida 2

Innehållsförteckning Varför behöver vi en plan?... 4 Planen som förberedelse för krishantering... 4 Planen som ett operativt hjälpmedel... 4 Planen ett levande dokument... 4 Bakgrund... 5 Riskreducerande arbete... 5 Övergripande mål... 6 Mål i samband med extraordinär händelse eller andra störningar... 6 Definition av en kris/extraordinär händelse... 7 När aktiveras planen?... 7 Exempel på när krisledning kan sammankallas... 8 Larmande av krisledningen... 8 Organisation vid extraordinär händelse... 9 Krisledningsnämnden... 9 Krisledningsstaben... 9 Informationsarbete... 10 Informationsgruppen...10 Viktigt meddelande till allmänheten...11 Stödfunktioner... 11 POSOM Stödresurs för psyko-socialt omhändertagande...11 Extern samverkan...11 IT-Avdelning...11 Ekonomi... 12 Ersättning till kommunens personal...12 Avveckling... 12 Utvärdering... 12 Bilagor... 14 Sida 3

Varför behöver vi en plan? Det finns ett antal olika skäl till att kommunen behöver en plan för hantering av samhällsstörningar och extraordinära händelser. Stora delar av krishanteringen kan genomföras med ordinarie organisation och med personal i sin vanliga roll. I vissa avseenden måste man dock göra en anpassning av den ordinarie organisationen till en ledning som bättre kan svara mot de speciella krav som ställs på kommunen vid en större händelse. Det gäller framförallt funktioner som ledning, samordning, information och rapportering. Man behöver också i planen fastställa vilka lokaler, personal och hjälpmedel som ska finnas till hands under krishanteringen. Planen som förberedelse för krishantering För att klara krishanteringen vid en större händelse måste kommunens organisation vara förberedd. Förtroendevalda, förvaltningschefer och andra nyckelpersoner måste i förväg känna till vad som gäller när en kris inträffar. Genom planen får alla berörda inom och utanför kommunen möjlighet att förbereda sig för sin uppgift. Planen som ett operativt hjälpmedel Vid en kris är det nästan alltid de inledande timmarna som är svårast. Förhållanden präglas nästan alltid av osäkerhet om vad som har hänt och vad man ska göra inte sällan ett kaos. För att ge stöd i denna situation finns i planen en kortfattad och tydlig beskrivning av organisation, roller, uppgifter, lokaler, hjälpmedel m.m. Följande plan bidrar till att starta upp krisledningsarbetet på ett ordnat och effektivt sätt. I takt med att krisens händelseförlopp fortskrider bör denna plan få minskat fokus till förmån för den kunskap och erfarenhet som återfinns inom deltagande verksamheterna. Planen ett levande dokument Till planen finns ett antal bilagor. En del av dessa är checklistor som är utformade för att de ska kunna användas som konkreta verktyg i det inledande skedet av en kris. Revidering av plan för extraordinära händelser och ska ske vid varje ny mandatperiod och beslutas av kommunfullmäktige. Revidering av bilagorna ska däremot ske varje år och vid behov (t.ex. vid omorganiseringar). Revidering av bilagorna äger kommunchefen rätt att fatta beslut om. Arbetet sker i samarbete med säkerhetssamordnaren. Sida 4

Bakgrund Samhällets krishanteringssystem är uppbyggt på tre principer: Ansvarsprincipen, Likhetsprincipen och Närhetsprincipen. Ansvarsprincipen innebär att den som har ansvar för en viss verksamhet under normala förhållanden, har motsvarande ansvar för verksamheten under en kris. Likhetsprincipen innebär att en verksamhets lokalisering och organisation så långt det är möjligt ska vara den samma såväl under normala förhållanden som under kris. Närhetsprincipen innebär att en kris ska hanteras där den inträffar och av dem som är närmast berörda och ansvariga Utöver detta finns även ett geografiskt områdesansvar på lokal, regional och nationell nivå. Det är kommunen som har det lokala områdesansvaret, länsstyrelsen som har det regionala och staten som har det nationella områdesansvaret. Det geografiska områdesansvaret för inte med sig några särskilda befogenheter och det går inte att ta över en annans aktörs ansvar. Enligt statsmaktens intentioner ska kommunernas krishanteringsförmåga bygga på den ordinarie organisationen och dess verksamheter för att upprätthålla säkerhet och uthållighet Kommunen ska ha en planering för hur risker och sårbarhet ska undanröjas eller minskas. Framträdande i lagrum: Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap Lagen om skydd mot olyckor (2003:778). Nedanstående plan för extraordinär händelse och beskriver de förutsättningar som behövs för att kommunens verksamhet ska kunna ledas på ett tillfredställande sätt vid en större störning. När händelser uppstår som inte kan lösas inom det ordinarie lagrummet, Kommunallagen, gäller Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Planen ska enligt lag ses över och fastställas för varje ny mandatperiod. Riskreducerande arbete Enligt Lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap, är kommunen skyldig att genomföra risk- och sårbarhetsanalyser där kommunens risker och sårbarheter dokumenteras och analyseras på övergripande nivå samt inom varje förvaltning. Risk- och sårbarhetsanalysen ska genomföras första året i varje ny mandatperiod. Årliga revideringar utförs på bilagor och rapporteras till Länsstyrelsen. Dessa analyser ska sedan ligga till grund för kommunens förebyggande arbete för att minimera risker genom en övergripande handlingsplan för riskreducering samt för förvaltningarnas handlingsplaner. Syftet med risk- och sårbarhetsanalysen är att öka Sida 5

säkerhetsmedvetenheten inom de områden som kan påverka kommunen, kartlägga vilka resurser som finns och vilka resurser som behövs samt ta fram åtgärdsförslag för att förbättra säkerheten och krishanteringsförmågan. Samtliga förvaltningar och kommunala bolag ska utföra en risk- och sårbarhetsanalys samt upprätta en plan för extraordinär händelse och andra samhällstörningar som kan drabba organisationen. Ansvarsområden: Kommunens säkerhetsgrupp ansvarar för att kommunens förvaltningar och bolag årligen reviderar sina analyser och krisplaner. Säkerhetsgruppen ansvarar även för att den övergripande risk- och sårbarhetsanalysen samt övergripande åtgärdsplan uppdateras när förändring föreligger. Säkerhetssamordnaren leder arbetet och är ansvarig för att sammanställa den övergripande risk- och sårbarhetsanalysen och planen. Övergripande mål Kommunens övergripande mål är att: erbjuda ett samhälle där invånarnas upplevda säkerhet och trygghet ständigt ökar uppfattas som en säker och trygg kommun för dem som vistas, bor, eller har tillgångar i kommunen genom ett aktivt säkerhets- och riskhanterings arbete enligt givna riktlinjer vara en trygg och säker kommun, att arbeta och bo i medborgarna, miljön och samhällsviktiga verksamheter ska skyddas mot olyckor, skador, sabotage, hot och andra störningar ha en plan för samt ha vidtagit förberedande åtgärder så att invånarnas behov av värme, vatten, el, vård och omsorg, skola och barnomsorg, räddningstjänst och information kan tillgodoses vid en extraordinär händelse eller andra störningar ha god kunskap om vilka risker som finns i kommunen samt ha en god förmåga att hantera olyckor, extraordinära händelser och andra störningar på begäran kunna lämna stöd såväl till närliggande kommuner som drabbade enskilda personer Mål i samband med extraordinär händelse eller andra störningar Kommunens mål i samband med extraordinär händelse eller andra störningar är att: samtliga nämndsområden med tillhörande verksamheter ska fungera krisledningsnämnden ska ha en omedelbar och över tid uthållig förmåga att leda och samordna hela kommunens verksamhet vid en extraordinär händelse krisledningsnämnden är beslutsför inom tre timmar efter beslut av krisledningsnämndens ordförande krisledningsfunktionerna har avbrottsfri el samt fungerande sambandsfunktioner dygnet runt krisledningsstaben ska vara operativ inom två timmar efter kallelse samt kunna presentera nödvändig information inom tre timmar till krisledningsnämnden och till allmänheten inom fyra timmar Sida 6

varje förvaltning ska ha kunskap och förmåga att arbeta i en krisorganiserad kommun och vara operativa inom tre timmar omsorgen om äldre, handikappade och barn prioriteras arbetet organiseras så att krisverksamheten kan bedrivas under en längre tid Definition av en kris/extraordinär händelse Definitioner av när en händelse är en kris eller extraordinära händelser varierar och det kan vara svårt att göra bedömandet om en händelse är just en kris. Att en normal händelse till exempel en olycka kan utveckla sig till en kris gör det inte lättare. Definitioner finns dock: Med extraordinär händelse avses en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting (krisinformation.se -2013). För att det ska vara en kris så: ska händelsen vara oväntad och avvika från det normala ska grundläggande värden så som liv, hälsa, miljö, förtroende och viktiga samhällsfunktioner hotas ska skyndsamma åtgärder krävas kännetecknas händelsen av osäkerhet krävs det samverkan mellan flera aktörer räcker inte ordinarie resurser och/eller rutiner till drabbas många människor För att något ska räknas som extraordinär händelse i fredstid så är definitionen Avviker från det normala Innebär en allvarlig störning eller en överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner Kräver skyndsamma insatser av en kommun eller ett landsting Extraordinär händelse som begrepp är definierat i Lag (2006:544) ) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Till begreppet är särskilda befogenheter och skyldigheter för kommuner och landsting kopplade. Några händelser som har definierats som extraordinär händelse är bland annat Branden i Göteborg med många skadade och döda ungdomar 1998 Översvämningarna i Arvika 2000 Tsunamin i Asien 2004 De långvariga elavbrotten efter stormen Gudrun 2005 När aktiveras planen? Planen och krisledningsorganisationen i sin helhet aktiveras när krisledningsnämndens ordförande eller dess ersättare bedömer att det är en extraordinär händelse. Information om lägesbilden för att göra bedömningen huruvida extraordinär händelse föreligger får krisledningsnämndens ordförande från någon av de som har delegation. Sida 7

Delegation för att larma och informera krisledningsnämndens ordförande har: Förvaltningschefer Kanslichef Säkerhetssamordnare Räddningsledare i tjänst Räddningschef Kommunchefen eller ansvarig förvaltningschef kan besluta om att tillämpliga delar av planen och krisledningsorganisationen ska aktiveras för att stötta den ordinarie organisationen vid. Exempel på när krisledning kan sammankallas Krisledningen kan till exempel sammankallas: Vid händelser som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma och samordnade insatser av kommunens resurser. I övrigt när störningar på verksamheten inte kan lösas på annan nivå i den kommunala organisationen eller det finns ökat behov av information och/eller samordning. När besvärliga eller intrikata händelser, var de än inträffar, kan misstänkas få ett stort medialt intresse eller i övrigt innebära att kommunen på ett eller annat sätt behöver agera så ska krisledningen kontaktas för samråd om hur situationen ska hanteras. Larmande av krisledningen Krisledningsnämndens ordförande eller dennes ersättare ansvarar för att larma krisledningsnämnden vid extraordinär händelse. Kommunchefen eller dennes ersättare ansvarar för att larma och kalla in krisledningsstaben eller delar av denna för tjänstgöring vid extraordinär händelse eller annan samhällsstörning. Larmning sker via telefonsamtal eller meddelande via SMS eller e-post. Om larmning sker via SMS eller e-post ska mottagandet bekräftas genom att besvara meddelandet. Fungerar inte tekniska lösningar för att larma utses en person att åka hem och hämta personer som saknas för krisledningen. Sida 8

Organisation vid extraordinär händelse Krisledningsnämnden Krisledningsstaben Samhällsbyggnadsförvaltningen Kommunledningsförvaltningen Förvaltningen för Bildning, fritid & kultur Socialförvaltningen Krisledningsnämnden Nämnden får fatta beslut om att ta över hela eller delar av verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen i den utsträckning som behövs för att hantera en extraordinär händelse. Det är nämndens ansvar att tolka kommunens roll vid en extraordinär händelse. Nämnden fattar övergripande beslut om vad som ska genomföras för att hantera händelsen. Exempel på beslut som nämnden kan fatta är: omfördelning av kommunens resurser, personal och material förändring i servicenivåer på kommunens verksamheter begäran om bistånd och stöd utifrån(externa aktörer t.ex. försvarsmakten) att ge bistånd och stöd till enskild Krisledningsnämnden är ytterst ansvarig för hanteringen av extraordinär händelse. Krisledningsnämndens ordförande, eller dennes ersättare, tillsammans med sakkunnig/-a deltar på presskonferenser och mediaintervjuer. Krisledningsstaben Staben arbetar för krisledningsnämndens ordförande eller dennes ersättare. Stabens uppgifter är att ta fram och analysera underlag samt ge beslutsförslag till krisledningsnämnden ansvara för samordning och samverkan internt och externt ansvarar för att ta fram informationsunderlag samt samordna informationsflödet intern och extern Sida 9

se till att all information, alla underlag och alla beslut dokumenteras och sparas så att hanteringen av händelsen kan utvärderas följer upp alla beslut planerar för åtgärder på längre sikt Vid behov kan staben ta över ledningen av all kommunal verksamhet om krisledningsnämnden så beslutar. Informationsarbete En extraordinär händelse ställer stora krav på det kommunala informationsarbetet. I samband med en extraordinär händelse syftar kommunens informationsarbete till att ge drabbade, allmänhet, personal, samverkande organisationer och massmedia en så riktig och snabb information som möjligt. Kravet på korrekt information är stort både internt och externt. Den bör vara snabb för att minska oro, förebygga ryktesspridning och ge svar på sådant som allmänhet, medier, myndigheter och organisationer vill veta. Dock kan sekretess eller andra beaktanden föreligga som fördröjer eller hindrar att information släpps som till exempel förundersöknings sekretess eller ifall anhöriga till avlidna inte har informerats. Därför ska kommunens information samordnas så att kommunen går ut med samma information och budskap oavsett informationsväg. Det är ordföranden i krisledningsnämnden, eller vid förfall för denne, vice ordförande, som är kommunens ansikte utåt och som leder presskonferenser och intervjuer. Vid behov medverkar sakkunnig expert och/eller relevanta medlemmar ur krisledningsstaben. Under den tid räddningsinsatser pågår är det räddningstjänsten som är informationsansvarig. Räddningstjänsten skall skicka information till kommunen vid större händelser eller i samband med. Det är viktigt att denna information samordnas med ev. övrig information från kommunen för att säkerställa att samma information ges via alla informationsvägar. Detta kan till exempel åstadkommas genom att man skapar en central plats för information som man sedan hänvisar till genom olika kommunikationskanaler. Informationsgruppen Informationsgruppen ska komma igång snarast efter att inträffad händelse har blivit känd. Alla kontakter med media organiseras via informationsgruppen. Det är dock särskilt utpekade medarbetare som är ansiktet utåt som anges i punkten informationsarbete ovan. Informationsgruppen ansvarar för att sammanställa all känd information som kommer från allmänheten, företag, nämnder, förvaltningar, myndigheter, organisationer, massmedia och så vidare skriva informationsutkast för stabschef, ansvarig chef och, vid extraordinär händelse, krisledningsnämndens ordförande att besluta om det ska delges allmänheten säkerställa att det är korrekt information som delges från kommunen och att den kommer ut så snabbt det är möjligt Sida 10

Till informationsgruppen knyts de resurser som behövs för att kunna hantera informationsflödet både in till staben och ut till allmänhet/övriga aktörer. Viktigt meddelande till allmänheten Alla myndigheter har enligt lag rätt att begära kostnadsfri sändning i radio och TV av meddelanden som är av vikt för allmänheten, så kallat myndighetsmeddelande. Under en räddningsinsats har räddningsledaren rätt att sända ut VMA (viktigt meddelande till allmänheten) i radio och TV. Allmänheten ska få ett klart besked om vad de ska vidta för åtgärder direkt och därefter få fortlöpande information om händelseutvecklingen. Stödfunktioner POSOM Stödresurs för psyko-socialt omhändertagande POSOM är en stödresurs som finns inom kommunen. POSOM ska användas vid större olyckor och katastrofer där ordinarie stödgrupper inte räcker till. POSOM kan stötta chockade och/eller drabbade människor vid en krisartad händelse. Arbetsuppgifterna kan bestå av krisstöd, sorgesamtal eller hjälp med gruppers psykiska efterreaktioner. POSOM kan larmas in av räddningstjänst, polis eller krisledningsstaben. Extern samverkan Vid en större händelse kan kommunen befinna sig i en situation där behov av samverkan med externa aktörer är framträdande. Externa aktörer som kan komma i fråga kan vara: Räddningstänstförbundet Polisen Länsstyrelsen Landstinget Försvarsmakten Frivilligorganisationer Privata entreprenörer Kraftbolag Trafikverket (och andra myndigheter) Integrationsservice/tolkar Religiösa organisationer Bilaga 6: Kontaktlista externa aktörer innehåller kontaktuppgifter till externa aktörer som till exempel kommuner i Jämtlands län, myndigheter samt andra aktörer. IT-Avdelning Ansvarar för att teknisk utrustning och kommunikationer fungerar. Sida 11

Ekonomi Krisledningsnämnden fattar beslut om händelsens ekonomiska ramar då denna är i funktion. Då inte krisledningsnämnden är i funktion bär varje nämnd sina egna kostnader. Ersättning till kommunens personal Krishanteringsarbete ersätts enligt kommunens kollektivavtal, allmänna bestämmelser. Avveckling Krisledningsnämnden eller kommunfullmäktige tar beslut om när de anser att den extraordinära händelsen är över och kommunen kan återgå till ordinarie verksamhet/normalläge. Kommunchef eller stabschef fattar beslut om att avveckla hela eller delar av krisledningsstaben då krisledningsnämnden inte är i funktion. Delar som kan behöva vara fortsatt aktiva kan vara till exempel informationsgruppen. Kommunchef eller dess ersättare ansvarar för att lokaler ställs i ordning och att material lämnas tillbaka. Utvärdering Efter att Härjedalens kommuns krisledningsorganisation i någon form varit verksam skall efterföljande utvärderingsarbete fullföljas. Säkerhetssamordnare tar initiativ och är övergripande ansvarig för utvärderingen. Varje verksamhet i krisledningsarbetet är dock ansvarig för att delge säkerhetssamordnaren deras förslag till förbättringar samt egen utvärdering av verksamhetens arbete i krisen. Informatörsgruppen analyserar genomfört informations- och dokumentationsarbetet och föreslår förbättringar. Delges säkerhetssamordnare. Kommunchefen och säkerhetssamordnaren analyserar genomfört krisledningsarbete och föreslår förbättringar. Säkerhetssamordnare genomför gemensam genomgång av händelsen och gör erforderliga intervjuer med berörd personal, samt föreslår förbättringar. Förvaltningschefer analyserar arbetet på förvaltningsnivå och föreslår förbättringar. När krisen är över ska följande åtgärder vidtas eller beaktas: 1. Situationsanalys för att bedöma att krisen verkligen är över? a. Kan krisledningsorganisationen snabbt sättas igång på nytt om det visar sig att man gjort en felbedömning? b. Bedöm utvecklingen på sikt och planera för alternativ händelseutveckling Sida 12

2. Normaliseringsbesked till medborgarna 3. Arbeta med konsekvensfrågor vilka konsekvenser ger detta på kort och lång sikt? 4. Planera för åtgärder på längre sikt vad kan man göra annorlunda? 5. Se till att all dokumentation tas om hand och sparas. Sida 13

Bilagor Bilaga 1 Initiala åtgärder Initiala åtgärder för krisledningsstaben i stort samt informationsarbetet. Bilaga 2 Checklista vid genomgång Checklista att använda som utgångspunkt vid planering av genomgång och informationsmöten. Bilaga 3 Lokaler för krisledning Lokaler att använda för krisledningsarbetet. Bilaga 4 Larmlista och personalplanering Lista på personer knutna till krisledningsnämnd och krisledningsstab Bilaga 5 Utbildningsplan Årsplanering för utbildning av krisledningsnämnd och krisledningsstab Bilaga 6 Kontaktlista externa aktörer Innehåller kontaktuppgifter till externa aktörer som till exempel kommuner i Jämtlands län, trygghetens hus, statlig sektor samt övriga. Innehåller videolänk uppgifter i förekommande fall. Sida 14

Plan för extraordinär händelse och Härjedalens kommun Medborgarhuset 842 80 SVEG 0680-161 00 Sida 15