Sida 1(26) Delårsrapport mars 2014 Folktandvården Västra Götaland 1. Sammanfattning Folktandvården Västra Götaland omsätter 2,1 Mdr och har cirka 2 900 anställda. Allmäntandvård bedrivs i Västra Götalands samtliga 49 kommuner, vid över 100 kliniker. Specialisttandvården har verksamhet på 15 orter och samtliga specialiteter finns företrädda vid fem specialisthus. Vid Odontologen i Göteborg finns verksamhetens två utbildningskliniker. Styrelsen leder visions- och strategiarbetet för Folktandvården. Folktandvårdens styrelse arbetar aktivt genom att alla ledamöter har ett kontaktmannaskap för de olika verksamhetsområdena. Styrelsen deltar också aktivt vid klinikledningsdagar och utvecklingsdagar för alla medarbetare. Samarbetet mellan styrelsen och förvaltningen kännetecknas av ett gott klimat där verksamhetens bästa är ett ledord. Mot visionen Arbetet mot visionen Frisk i munnen hela livet är långsiktigt. Vision, mål och strategier hanteras i en process där alla i organisationen involveras från medarbetare till tandvårdsstyrelse. Utvecklingsdagar för all personal, klinikledningsdagar och tandvårdsstyrelsens seminarier är exempel på aktiviteter i processen som resulterar i ett gemensamt styrkort och klinikkontrakt för kommande år. De genomförs under mars till september i syfte att skapa gemensam förståelse för mål och strategier och följa hur verksamheten utvecklas. Vi har infört ett systematiskt sätt att bedöma vad som händer i omvärlden och analysera trender för att utveckla och kvalitetssäkra våra gemensamma strategier. Under arbetet har vi utvecklat våra strategier och bestämt oss för nya aktiviteter som tydligt för verksamheten mot vår vision 2015 2020. Samtliga medarbetare har på våra gemensamma utvecklingsdagar fått möjlighet att ge sin input till arbetet. Arbetet fortsätter i tandvårdsledning och styrelse, i dialog med klinikledningar och medarbetare, för att landa i aktiviteter som främst påverkar styrkort och klinikkontrakt för 2015 men med förberedelser redan under 2014. I mars 2014 genomfördes gemensamma klinikledningsdagar där styrelse, förvaltningsledning och samtliga klinikledningar deltog. I fokus var verksamheten idag, strategiplan 2015 2020 och verksamheten 2015. Prioriterat i den långsiktiga strategin som presenterades är att vården ska vara hälsostyrd. Vi ska bl a sträva efter en resurseffektiv vård i väldefinierade processer och vården ska vara kunskapsbaserad. Folktandvården avser också genom samarbete med andra aktörer aktivt bidra till ökad hälsai Västra Götaland. Klinikledningarna diskuterade frågeställningar inom olika strategiområden och planer. Resultatet från arbetet används i en fortsatt process för verksamhetsplan 2015 och strategin till 2020. Frisktandvården bidrar starkt till vår vision och är även viktig för varumärket. Utvecklingen
Sida 2(26) av tecknade frisktandvårdsavtal är fortfarande positiv och under årets första kvartal har ytterligare 3 993 avtal tecknats.total har nu 130 000 av våra vuxna kunder Frisktandvård tandvård till fast pris. Folktandvården har via en regional marknadsföringskampanj under fyra veckor i mars april gjort Frisktandvård ytterligare känd för nuvarande och kommande kunder. Kampanjen genomfördes i hela Västra Götaland med närvaro i tv, radio, på bio, med film och annonser i digitala medier och på klinik. Ett trettiotal kliniker hade också aktiviteter lokalt. Arbetet med att skapa Folktandvårdens Utvecklingsklinik fortsätter enligt plan. Förnärvarande pågår rekryteringen av projektledare för verksamheten. Första kvartalet har också präglats av fortsatt arbete med tillgänglighetsfrågor och att skapa förutsättningar för en vård på lika villkor. Även arbetet med att skapa rätt kompetens och rätt bemanning inom ledningsfunktioner, stöd och service samt anpassning av dessa funktioner till nya ekonomiska förutsättningar har fortsatt. Bemanning i fortsatt fokus Interna och externa marknadsföringsinsatser genomförs för att stärka vårt varumärke som arbetsgivare. Konkreta insatserna sker via dialoger som tandvårdsledningenför med medarbetare, klinikchefer och klinikkoordinatorer. Fokus för dialogerna har varitambassadörsskapet. Vi möter även den nya generationens medarbetare, en generation med förändrade krav på arbetssätt och arbetsförhållanden. Vi har arbetat för att sprida personalresurser i Västra Götaland genom samarbete, främja rörligheten för tandläkare och utöka utbildningsvolymer för tandhygienister. Bemanningsoch kompetensfrågor är prioriterade. Att behålla och rekrytera medarbetare är av avgörande betydelse och bemanningen under årets tre första månader är fortsatt god. Folktandvården har som mål att det 2015 ska finnas lika många tandhygienister som tandläkare i allmäntandvården. Tandhälsans utveckling, bedömt vårdbehov och lämplig arbetsfördelning mellan tandvårdens yrkeskategorier ligger som grund för målet. Andelen tandhygienister fortsätter öka vilket skapar ökade förutsättningar för att erbjuda effektiv tandvård och tandvård i rimlig tid. Under 2013 har antalet tandhygienister per tandläkare ökat från 0.60 till 0.75. Värdet vid utgången av mars 2014 var 0,71. Ett positivt ekonomiskt resultat Folktandvårdens ekonomiska resultat efter första kvartalet 2014 är + 5,9 mkr. Det är väl känt i organisationen att en stabil ekonomi är grunden för fortsatt långsiktig utveckling. Handlingsplan som leder till resultatförbättring för aktuella kliniker ska efter delårsbokslutet redovisas i förvaltningsledningen. Förvaltningen räknar med fortsatt oförändrade priser gentemot kund för tredje året i rad. Helårsprognosen är trots detta +/- 0.
Sida 3(26) 2. Verksamheten 1. Verksamhetsperspektiv Hälsoinriktad är Folktandvårdens strategiska inriktning inom verksamhetsperspektivet. Detta innebär att våra prioriterade mål är att bedriva en hälsorelaterad vårdplanering och behandling samt att arbeta medvetet för att nå ett lågt vårdbehov hos patienter/kunder. Att vården är hälsorelaterad innebär att den är anpassad till aktuell riskprofil, individens upplevelseoch hälsosituation, samt att omhändertagandet ges på rätt kompetensnivå och med anpassade revisionsintervall. Vi styr därför verksamheten mot att patienterna både ska uppvisa goda hälsotal och själv uppge sig må bra i munnen. Antalet Frisktandvårdsavtal ska öka och för att uppnå en effektiv och individanpassad vård styr vi även mot ökad kunskapsöverföring mellan allmän- och specialisttandvård. Hälsostyrd vård Den långsiktiga strategin är att vården ska vara hälsostyrd med hälsofrämjande insatser vilket innebär att behoven styr verksamheten och kapaciteten. Patientens delaktighet ska öka. Vi ska sträva efter en resurseffektiv vård i väldefinierade processer. Vården ska vara kunskapsbaserad. Strategier för hälsostyrd vård består av delstrategier för: Kunskapsbaserad vård Resurseffektiv vård Gränsöverskridande samarbete Strategin för hälsostyrd vård prioriteras under 2014 2016 efter beslut i tandvårdsledningen i samband med omvärlds- och framtidsanalys och Strategiplan 2014 2020. Folktandvården vill också genom samarbete med andra aktörer i regionen aktivt bidra till ökad hälsa i Västra Götalandsregionen.
Sida 4(26) 3.1.1 Förekomst av karies (5 6) Styrtalen som mäter munhälsan hos Västra Götalands barn och ungdomar, uttryckt som förekomst av karies. Dessa styrtal mäts endast på årsbasis. 3.1.2 Andel ej avhörda barn (7) Under 2013 genomförde Folktandvården ett pilotprojekt i nämnd 5, 11 och 12 (Göteborgs kommun), vars mål var att minska antal barn och ungdomar som inte kommer till undersökning i rätt tid. Utfallet var mycket framgångsrikt, och mer än 60 procent av de barn och ungdomar som inte kom vid ordinarie kallelse motiverades att genomföra en undersökning. Rutinen, som innebär att klinikerna kan skicka en remiss till ett team som arbetar med att kontakta föräldrarna systematiskt, är från årsskiftet införd i hela regionen. Utfallet hittills i år visar på att vi får in ännu fler barn till undersökning. 3.1.3 Följsamhet av revisionsintervall (8) Barn och ungdomar med låg risk att utveckla tand- och munsjukdomar bör kallas mer sällan till undersökning än barn med risk att utveckla sjukdom. Vården ska vara behovsstyrd. Andelen barn med låg risk och som har längsta revisionsintervall bör därför vara förhållandevis stor. Målet är att minst 75 procent av dessa barn med låg risk ska kallas var 18:e månad för undersökning, som är det längsta revisionsintervallet. Vid utgången av första kvartalet 2014 är denna andel 93 procent. 3.1.4 Frisktandvård (9) Tecknandet av Frisktandvårdsavtal löper på bra med stöd av nytt framtaget material och kampanjer. Inga tecken på att målet för 2014 inte kommer att nås. 3.1.5 Konsultationer (10 11) Genomförda konsultationstimmar i specialisttandvården ligger väl över det planerade medan konsultationstillfällen i allmäntandvården är något lågt i förhållande till målet. Vår bedömning är att målen både i specialisttandvård och allmäntandvård kommer att nås. 3.1.6 Remissanalys (12) Remissanalys görs på årsbasis. 3.1.7 FoU-projekt som stödjer Folktandvårdens forskningsstrategier (13) FOU projekt mäts på årsbasis. 3.2 Aktiviteter för att uppnå målen 2014 För att öka kännedomen om Frisktandvård och få fler kunder som väljer Frisktandvård genomfördes en kampanj i utvalda medier under mars april. Under hösten kommer ett
Sida 5(26) koncept som har inriktning på Frisktandvård för äldre att lanseras. 3.3 Vårdgaranti - tillgänglighet Tandvård omfattas inte av vårdgarantins fastställda garantitider. De konkreta krav som finns och påverkar Folktandvårdens tillgänglighet i form av tider för behandling, är de i överenskommelserna angivna maximala kötider som finns kopplade till modell för målrelaterad ersättning inom specialisttandvården. Övriga kommentarer kring tillgänglighet beskrivs under avsnitt 2.4 3.4 Prestationer De prestationer som redovisas inom tandvård är antalet färdigbehandlade barn inom barn- och ungdomstandvården. Utfallet efter mars är 44 100 undersökta barn och ungdomar 3 19 år, vilket motsvarar 15,3 procent. Regionfullmäktiges beslut om förlängning av den fria barn- och ungdomstandvården omfattar 2014 åldersgruppen 20 24 år. Totalt 102 502 (89 procent) av Västra Götalands 20 24 åringar är aktivt listade hos Folktandvården och efter första kvartalet har 24 578 (24 procent) av dessa fått kostnadsfri undersökning/behandling inom Folktandvårdens allmäntandvård. Vidare har 2 813 ungdomar inom åldersgruppen erhållit kostnadsfri specialisttandvård hos Folktandvården. 3.5 Patientsäkerhetsarbete Utveckling och uppdatering av ledningssystemet för patientsäkerhet och kvalitet pågår kontinuerligt och följer Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för kvalitetsarbete samt Västra Götalandsregionens handlingsprogram för God Vård. Ledningssystemet reviderades under 2012 för att anpassas till de förändringar Socialstyrelsen och Västra Götalandsregionen gjort. Folktandvården har en särskild grupp som arbetar med patientsäkerhetsfrågor som även ingår i regionchefsläkarens gruppering som hanterar patientsäkerhetsfrågor. Folktandvårdens övergripande mål är att inga vårdskador ska inträffa i verksamheten. Vi praktiserar ett väl fungerande avvikelsehanteringssystem som hanterar interna och externa avvikelser och samarbetar med regionens fyra patientnämnder. Med Control Pro är implementerat i hela förvaltningen. 3.6 Specialisttandvård Under årets tre första månader har antalet mottagna remisser till Folktandvårdens specialisttandvård fortsatt öka (exklusive ortodonti). Under perioden januari till mars 2014 mottogs 9 376 remisser, vilket är 579 fler än under samma period 2013. Mest har antalet mottagna remisser ökat inom specialiteterna sjukhustandvård (227 st), protetik (117 st) och käkkirurgi (81 st). I andelar räknat har specialisthuset i Uddevalla ökat sitt remissinflöde mest
Sida 6(26) i jämförelse med januari till mars 2013 med 32,1 procent fler remisser. Det finns flera orsaker till varför antalet remisser till specialisttandvård ökar. En anledning är att bemanningsläget på specialisthusen sakta förbättras, vilket gör att ett uppdämt vårdbehov börjar kunna tillgodoses. En annan är att en stor andel av allmäntandvårdens tandläkare i dag är relativt nyutbildade och har ett ökat behov av stöd från specialisttandvården. En tredje kan vara det ökade antalet patientrelaterade konsultationer inom allmäntandvården, då ett av målen vid konsultationerna är att tydliggöra möjliga behandlingar inom specialisttandvårdens gränssnitt. För att möjliggöra omhändertagande av ett ökat remissinflöde genomförs under 2014 ett flertal åtgärder, såsom remissanalys av inkomna remisser och en utvärdering och nysatsning på resurstandläkare inom allmäntandvården. Dessutom har en översyn av köprioriteringar och väntetider inom specialisttandvården startat, vilket bland annat kommer ge möjlighet att följa antal mottagna remisser per köprioritet över tid. Förutom ovan, fortsätter under året den uppskattade verksamheten med stöd till allmäntandläkare och övriga vårdgivare i form av patientrelaterade konsultationer och ämnesspecifik kunskapsöverföring, vilket ingår i specialisttandvårdens uppdrag. Syftet med dessa aktiviteter är att säkra god vård på lika villkor för invånarna. Från 2013 genomförs patientrelaterade konsultationer i allmäntandvården av samtliga specialiteter, vilket ökar möjligheten för befolkningen att få kvalificerade specialistbedömningar utan att behöva besöka en specialistklinik. Den ämnesspecifika kunskapsöverföringen omfattar även auskultationer, vilket innebär att behandlare följer ordinarie patientverksamhet på specialistklinik under en eller flera dagar i syfte att få fördjupad kunskap inom ett specifikt område. En av specialisttandvårdens största utmaningar är bemanningen, då verksamheten under de närmaste tio åren kommer genomgå en omfattande generationsväxling. Att definiera verksamhetens bemanningsbehov utifrån vårdbehov och uppdrag samt att rekrytera och behålla kompetent personal vid regionens fem specialisthus ses därför som mycket prioriterat. Vidare har vi identifierat ett behov av strukturerat arbete på kliniknivå för att öka alla medarbetares delaktighet i att identifiera problem och att bidra med lösningar. För att möta specialisttandvårdens utmaningar har ett utvecklingsprojekt startat i januari 2014. Projektet beräknas pågå under en tvåårsperiod och består av tre delar; (1) implementera en beslutsprocess för produktions- och kapacitetsplanering, (2) implementera en modell för arbete med ständiga förbättringar på kliniknivå och (3) genomföra ett ledarutvecklingsprogram vilket syftar till att öka klinikledningarnas färdighet att leda och utveckla verksamhet efter nya förutsättningar. 3.7 Forskning och utbildning Inom forskning och utbildning bedrivs aktiviteter i planenlig omfattning. Det pågår en intensifierad dialog med Institutionen för odontologi i ett antal frågor. Under perioden kan följande aktiviteter uppmärksammas:
Sida 7(26) Forskning En inspirationsdag för forskning har genomförts i Vänersborg av FoU-service för odontologi. Regionen är i slutfasen med att ta fram ett forskningsbokslut. FoU-service för odontologi har arbetat med kvalitetssäkring av detta och en första version har presenterats. Tandsköterskeutbildning Kliniska träningscentra har etablerats i Göteborg och Borås. Dessa är avsedda för de studerandes prekliniska träning. 2.3 Verksamhetens övergripande uppdrag och verksamhetens mål Aktiviteter för att uppnå målen 2014 Kommunikation Inom Folktandvården arbetar vi kontinuerligt med att utveckla den interna och externa kommunikationen och dialogen med våra kunder och övriga medborgare, både i personliga möten och skriftligt i våra olika kanaler. Under perioden har följande insatser genomförts: Stöd, planering och genomförande av lokala kommunikations- och marknadsföringsinsatser utifrån klinikernas identifierade behov. En regional marknadsföringskampanj för Frisktandvård i fyra veckor under mars-april, för att stärka Folktandvården image, öka kännedomen om Frisktandvård och öka intresset för att teckna frisktandvårdsavtal. Kampanjen genomfördes i hela Västra Götaland med närvaro i tv, radio, på bio, med film och annonser i digitala medier och på klinik. Ett trettiotal kliniker hade också aktiviteter lokalt där de informerade om Frisktandvård och delade ut tandvårdskit, vid exempelvis idrottsevent, lokala mässor och köpcentra, utanför livsmedelsbutiker, vid motionsanläggningar och biografer. Patient- och kundinformation på fler språk, både på externa webben och i trycksaker. Uppdatering av specialisttandvårdens externa webbsidor, för att öka kunskapsinnehållet på sidorna och ge ökad service mot kund. Lansering av nytt gränssnitt för intranätet FIOL, för att öka användarvänligheten, förbättra internkommunikation och kunskapsspridning i organisationen samt att stärka vårt arbetsgivarvarumärke. Fortsatt utveckling av internkommunikationen genom dialogfrukostar. Stöd och utbildning till klinikchefer och klinikkoordinatorer inom området kommunikativt ledarskap och medierelationer. Tillgänglighet Inom allmäntandvård respektive specialisttandvård är målsättningen att välkomna nya
Sida 8(26) patienter/kunder med kortast möjliga väntetid Allmäntandvård Hög prioritet gäller inom allmäntandvården för att öka möjligheterna att kunna ta emot fler kunder, oavsett vårdprioritet. Målsättningen är att varje utbudspunkt/klinik ska erbjuda en undersökningstid eller behandling inom tre månader. Prioriterade patientgrupper med stora vårdbehov ska ges företräde inom denna målsättning. Ett flertal åtgärder har från 2013 vidtagits för att uppnå målsättningen. Vi har investerat i nya lokaler för ökad kapacitet. Fokus har också legat på omställning för utökade öppettider (kl 07-19) och ökad samverkan i bemanning och planering av kallelser eller bokning av nya patienter. Ett nytt uppföljningssystem infördes december 2013. Vid utgången av första kvartalet 2014 finns ingen väntetid för prioriterade patientgrupper. För 97 av allmäntandvårdens 110 utbudspunkter är målsättningen för oprioriterade patientgrupper uppfylld. Sex kliniker har väntetid som innebär att tid för undersökning kan ges inom tolv månader. Antal kunder på väntelista vid dessa kliniker är 1045 personer. Ytterligare sju kliniker har väntetid, där tid kan ges inom sex månader. Väntelistan vid dessa kliniker omfattar 544 personer. Totalt har antalet kunder som har väntetid för undersökning minskat med 556 personer under första kvartalet 2014. SpecialisttandvårdSpecialisttandvården har under de senaste åren tagit emot allt fler patienter och antalet mottagna remisser[1] fortsätter öka. Under perioden januari till mars 2014 mottogs 9 376 remisser, vilket är 579 fler än under samma period 2013. För att möjliggöra omhändertagande av ett ökat remissinflöde och samtidigt minska väntetiderna genomförs ett flertal åtgärder. Dessa beskrivs närmare i avsnitt 3.6. Tack vare detta medvetna arbete har klinikerna lyckats att minska antalet patienter i remisskö. Efter mars 2013 fanns totalt 1 131 patienter i remisskö med prioritet A, efter mars 2014 hade antalet patienter i denna kö reducerats till 815. Väntetiden för den patient som väntat längst var efter mars 2013 i medel 5 månader, efter mars 2014 har medelväntetiden minskat till 4 månader. I dag har 87 procent av klinikerna en A-kö som är kortare än 6 månader (mars 2013:80 procent). Dessutom har 67 procent av klinikerna en A-kö som är kortare än 4 månader (mars 2013: 53 procent). Kliniker med längre väntetider är mindre specialiteter som under en lång period haft ett bekymmersamt bemanningsläge, såsom bettfysiologi i Borås och Uddevalla samt parodontologi Skövde. Under 2014 kommer bemanningsläget förhoppningsvis förbättras, då ett tiotal specialister förväntas examineras. Samtidigt går lika många specialister i pension under året. Under 2014 finns ett fortsatt stort fokus på att öka specialisttandvårdens tillgänglighet i syfte att korta väntetider och möjliggöra vård på lika villkor för befolkningen i Västra Götaland. I mars har ett arbete slutförts med att uppdatera specialisttandvårdens externa webbsidor. Ett av målen med uppdateringen är att öka kunskapsinnehållet på sidorna, för ökad service mot kund. [1] Exklusive ortodonti
Sida 9(26) 2.4 Vårdgaranti - tillgänglighet Marknadsledande är Folktandvårdens strategiska inriktning inom medborgar-/patient- /kundperspektivet. Att upplevas som attraktiv vårdgivare i den hårdnande konkurrensen på tandvårdsmarknaden är vårt prioriterade mål och vi fortsätter därför göra satsningar för att stärka varumärket bland medarbetare, våra patienter/kunder och andra intressenter såsom allmänheten, beslutsfattare och opinionsbildare. Vi styr därför verksamheten mot att ha nöjda patienter/kunder och studenter samt att erbjuda god tillgänglighet. Nöjd kund-index (1) Styrtalet grundar sig på den kontinuerligt återkommande kundenkäten och mäter kundnöjdhet där våra kunder får gradera hur starkt de samtycker till påståendet Jag är nöjd med Folktandvården och rekommenderar dem gärna till mina bekanta (max index: 100). Undersökning genomfördes i april 2013 och visar att kundnöjdheten ligger kvar på samma nivå som vid föregående mätning, ett index på 89. Ett mycket högt värde, även om vi inte nådde upp till målet 92. Generellt är respondenter i åldern 60+ mer nöjda och deras resultat är högre än medelresultatet, medan respondenter i åldern 24-39 år har ett lägre resultat än medelvärdet Tillgänglighet (2-3) Styrtalet mäter hur stor andel kliniker inom Allmäntandvården som kan ta emot nya patienter inom 3 månader. För Specialisttandvården mäter vi hur stor andel kliniker som uppfyller målet för väntetid för patienter med remiss som prioriterats. Patienter med akuta besvär tas om hand omedelbart inom både Allmäntandvården och Specialisttandvården, och återfinns inte i dessa mätningar. Nöjd student (4) Styrtalet mäter om tandläkar- och tandhygieniststudenter upplever Folktandvården positivt och är nöjda med den kliniska delen av sin utbildning som vi ansvarar för. Undersökningen genomförs årligen tillsammans med Institutionen för Odontologi och resultatet för nöjd student-index 2013 var 83. Siffran är ett medelvärde av totalt sex enkäter, som innehåller tre
Sida 10(26) frågor, och avser tandläkar- och tanthygienistprogrammet. 2.6 Prestationer De prestationer som redovisas inom tandvård är antalet färdigbehandlade barn inom barn- och ungdomstandvården. Utfallet efter mars är 44 100 undersökta barn och ungdomar 3 19 år, vilket motsvarar 15,3 procent. Regionfullmäktiges beslut om förlängning av den fria barn- och ungdomstandvården omfattar 2014 åldersgruppen 20 24 år. Totalt 102 502 (89 procent) av Västra Götalands 20 24 åringar är aktivt listade hos Folktandvården och efter första kvartalet har 24 578 (24 procent) av dessa fått kostnadsfri undersökning/behandling inom Folktandvårdens allmäntandvård. Vidare har 2 813 ungdomar inom åldersgruppen erhållit kostnadsfri specialisttandvård hos Folktandvården. 2.7 Patientsäkerhetsarbetet Utveckling och uppdatering av ledningssystemet för patientsäkerhet och kvalitet pågår kontinuerligt och följer Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9) om ledningssystem för kvalitetsarbete samt Västra Götalandsregionens handlingsprogram för God Vård. Ledningssystemet reviderades under 2012 för att anpassas till de förändringar Socialstyrelsen och Västra Götalandsregionen gjort. Folktandvården har en särskild grupp som arbetar med patientsäkerhetsfrågor som även ingår i regionchefsläkarens gruppering som hanterar patientsäkerhetsfrågor. Folktandvårdens övergripande mål är att inga vårdskador ska inträffa i verksamheten. Vi praktiserar ett väl fungerande avvikelsehanteringssystem som hanterar interna och externa avvikelser och samarbetar med regionens fyra patientnämnder. Med Control Pro är implementerat i hela förvaltningen. 3. Personal 1. Medarbetarperspektiv Utvecklingsinriktad är Folktandvårdens strategiska inriktning inom medarbetarperspektivet. Att ha rätt kompetens och rätt bemanning i varje situation är vårt prioriterade mål. Det gäller givetvis i alla vårdande situationer men även inom administration och ledarskap. För att uppnå det krävs att alla medansvariga är utvecklingsinriktade då vi lever och verkar i en värld och bransch som ständigt förändras. Arbetsorganisation (15 17) Styrtalet för allmäntandvården mäter antalet tandhygienister per tandläkare. Klinikerna har utformat handlingsplaner för att nå målet fram till 2015, då det i genomsnitt ska finnas en tandhygienist per tandläkare. För 2014 är målet 0,9 tandhygienist per tandläkare inom
Sida 11(26) allmäntandvården totalt. Andelen tandhygienister per tandläkare den 31 mars 2014 var 0,71. Rätt kompetens och rätt bemanning för kliniker inom specialisttandvården samt forskning och utbildning mäts genom andel kliniker med handlingsplan för bemanning kopplad till klinikens uppdrag. Målet är att samtliga kliniker inom såväl specialisttandvården som grundutbildningen vid årets slut ska ha utarbetat handlingsplaner för bemanning för sin verksamhet. Arbetet med handlingsplaner ingår i det utvecklingsarbete som pågår inom såväl specialisttandvården som forskning och utbildning. Bemanningen under årets tre första månader har varit fortsatt god inom allmäntandvården. Dock har antalet sökande till tandhygienisttjänster och tandskötersketjänster i vissa delar av regionen varit få. Antalet sökande till tandläkartjänster har varierat mellan 14 59, till tandhygienisttjänster mellan 2 23 sökande och tandskötersketjänster mellan 4 24. Bemanningssituationen inom specialisttandvården har förbättrats, dock saknas fortfarande en parodontolog i Skövde och endodontist i Göteborg. Vi styr därför verksamheten mot nöjda medarbetare som är ambassadörer för Folktandvården, men också mot en effektiv arbetsorganisation där rätt kompetens gör rätt saker. Medarbetarindex/ambassadörer (14) Styrtalet grundar sig på den vart annat år återkommande medarbetarenkäten och mäter andelen medarbetare som är nöjda med sin arbetsgivare och gärna rekommenderar oss. Nästa mättillfälle är september 2015 och sker genom den regiongemensamma medarbetarenkäten. Aktiviteter för att uppnå målen 2014 Aktiviteter under årets första kvartal. Ambassadörskap - attraktiv arbetsgivare Särskilda lönesatsningar i årets löneöversyn för att öka lönespridningen för tandsköterskor och tandhygienister. Uppföljning av genomförda insatser för utvecklingsinriktat ledarskap och medarbetarskap inom allmäntandvården samt forskning och utbildning. Start av specialisttandvårdens utvecklingsarbete samt klinikledningsdagar där ledningen engagerat samtliga klinikchefer och klinikkoordinatorer i arbetet med Folktandvårdens strategiska mål. Fortsatt utveckling av internkommunikationen genom dialogfrukostar.
Sida 12(26) Hälsofrämjande arbetsmiljöinsatser genom utvecklat samarbete med regionens företagshälsovård för ökat stöd till medarbetare med hög korttidssjukfrånvaro. o Översyn och utveckling av service- och stödenheternas bemanning och kompetens för att stärka stödet till tandvårdschefer, områdeschefer och klinikledningar. Rätt kompetens och rätt bemanning Dialog med representanter för institutionen och HR- strategiska avdelningen om möjliga vägar för att öka antalet utbildningsplatser på tandhygienistprogrammet. Dialog i samverkan med HR- strategiska avdelningen och regionens FoUU enhet med Yrkehögskolemyndigheten, om behovet av att långsiktigt trygga kompetensförsörjningen av tandsköterskor i hela regionen. Medverkan vid årets Tandhygienistdagar samt arbetsmarknadsdagarna för tandläkaroch tandhygieniststudenter i Göteborg för att marknadsföra Folktandvården Västra Götaland som arbetsgivare. 3.1 Lönestruktur Folktandvården genomför lönekartläggning och löneanalys samt upprättar handlingsplan inför varje årlig löneöversyn. Kartläggning och analys visar att det inte finns osakliga löneskillnader inom förvaltningen mellan kvinnor och män avseende lika och likvärdigt arbete. Förvaltningens yrkesgrupper ligger väl till i förhållande till önskvärd lönestruktur avseende lönenivån vid 10:e percentilen och medellön. Däremot är lönespridningen för låg för samtliga yrkesgrupper förutom tandläkare. Mest avviker tandsköterskornas och tandhygienisternas lönespridning från önskvärd målbild. Detta har uppmärksammats särskilt i årets löneöversyn och en långsiktig plan (2014 2016) för ökad lönespridning har utarbetas i samarbete med fackliga organisationer. Redan i 2013 års löneöversyn gjordes särskilda satsningar för att öka lönespridningen för tandsköterskor. Resultatet blev en ökning från 30 procent till 34 procent. Nedan redovisas mål för ökad lönespridning i 2014 års löneöversyn.
Sida 13(26) 3.3 Personalvolym Förvaltningens totala personalvolym har ökat med 28 medarbetare i förhållande till december 2013. Främst har antalet tandhygienister ökat, vilket stämmer väl överens med förvaltningens bemanningsmål. Dock har behovet av tandhygienister inte kunnat tillgodoses fullt ut och den påtalade ökningen av utbildningsplatser på tandhygienistprogrammet har stor betydelse för att målet ska uppnås. Personalvolymen av specialisttandläkare motsvarar inte verksamhetens behov fullt ut. Anledningen är främst att antalet ST-platser inte motsvarat det behov som uppstått med anledning av pensionsavgångar. Den regionala finansieringen av ytterligare fem ST-platser från och med 2014 är mycket positiv. Generationsväxlingen inom tandsköterskegruppen kräver en kontinuerlig utbildning av tandsköterskor i regionens alla delar. Utbildning saknas i Fyrbodalsområdet, vilket medfört rekryteringsproblem. För att underlätta bristsituationen i området har Folktandvården ansökt hos Yrkeshögskolemyndigheten om förflyttning av utbildningen i Borås till Uddevalla. Förflyttning har beviljats vilket innebär att en utbildning med 30 platser startar i Uddevalla hösten 2014. 3.4 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaron harminskat från 6,5 procent till 6,1 procent i förhållande till mars 2013. Såväl kvinnors som mäns sjukfrånvaro har minskat. Inom de olika yrkesgrupperna har sjukfrånvaron för specialisttandläkare och tandsköterskor minskat medan sjukfrånvaron för tandhygienister, klinikchefer samt medarbetare på gemensam administration ökat. Uppföljning av rehabiliteringsplanerna för samtliga långtidssjuka pågår kontinuerligt. En särskild uppföljning av korttidssjukfrånvaron sker genom en ny rutin som infördes hösten 2013. Rutinen utgör ett särskilt stöd till medarbetare med hög korttidssjukfrånvaro. Stödet bygger på ett nära samarbete med företagshälsovården och innebär att samtliga med sex eller fler sjukfall under de senaste tolv månaderna kallas till ett hälsosamtal som ligger till grund för en individuell handlingsplan.
Sida 14(26) 3.5 Bemanningsföretag Folktandvården Västra Götaland har inte anlitat bemanningsföretag under första kvartalet 2014. 5. Ekonomi 1. Ekonomiperspektiv Utvecklingsutrymme är Folktandvårdens strategiska inriktning inom ekonomiperspektivet. Att leverera ett positivt resultat inom verksamhetens alla delar är vårt prioriterade mål för att långsiktigt garantera en konkurrenskraftig organisation. Ett positivt resultat över tid skapar ekonomisk stabilitet och ett önskat utvecklingsutrymme som möjliggör satsningar av engångskaraktär och att kortvariga ekonomiska belastningar kan överbryggas utan inverkan på ordinarie verksamhet. 80 procent av Folktandvårdens verksamhet bedrivs på en konkurrensutsatt marknad. Det är av stor vikt att Folktandvården vid angelägna behov och efter Tandvårdsstyrelsens bedömning har möjlighet att utnyttja befintligt utvecklingsutrymme och ha möjlighet att disponera delar av det egna kapitalet. Detta är också en förutsättning för att konkurrensneutrala villkor i förhållande till övriga utförare ska gälla.
Sida 15(26) Folktandvårdens verksamhet präglas av engagerad personal med hög ekonomisk medvetenhet. Genom en väl genomtänkt ekonomimodell styr vi därför verksamheten mot positiva resultat i verksamhetens alla delar. Andel kliniker med positivt resultat (18 19) Klinikernas förmåga att bedriva verksamheten med ett ekonomiskt positivt resultat är en förutsättning för en ekonomiskt stark Folktandvård. Målet, andelen kliniker med positivt resultat, visar också på värdet av att hela organisationen präglas av hög ekonomisk medvetenhet. I samband med den något svagare inledningen av 2013 arbetades fram generella åtgärder som påverkar hela organisationen, vars effekt bidrog till ett positivt resultat 2013. Styrtalet är uppdelat mellan allmän- och specialisttandvård. Andelen kliniker i allmäntandvården med ett positivt resultat uppgår till59 procent,vilket ärsexprocentenheterlägreän värdet i delårsbokslut mars 2013. Styrtalet för specialisttandvårduppgår till61 procent, en förändring medfyraprocentenheter sedan mars 2013. Det innebär att 2014 likt fjolåret haft en relativt svag utveckling på kliniknivå, samtidigt som potential finns att under resterande del av året nå samma resultatförbättring som under 2013. 5.2 Personalkostnader/intäkt, allmäntandvård (20) Styrtalet anger personalkostnader i relation till intäkter och har viss följsamhet med en kliniks ekonomiska resultat. En mindre utveckling av tandvårdsintäkterna om 0,6 procent bromsar utvecklingen av nyckeltalet som dock har en oförändrad nivå sedan mars 2013. 5.3 Rumsutnyttjande (21 22) Styrtalet följer utnyttjandet av lokaler och fast utrustning och är definierat utifrån totalt bokad patienttid i förhållande till en årsarbetstid om 1 600 timmar. Successivt påverkas värdet positivt i samband med översyn av behovet av behandlingsrum i samband med ombyggnader och nyetableringar. På kort sikt påverkas värdet av faktiska bokningar av patient i rummen och av naturliga skäl har förändrade arbetstidsmodeller och ökade öppettider påverkat värdet positivt där detta genomförs. Värdet för allmäntandvård per mars 2014 är 71 procent (68 procent i mars 2013) och innebär en fortsatt mycket positiv utveckling som påbörjades 2010. Antalet behandlingsrum i allmäntandvården har från 2012 minskat med 22 och under senaste treårsperioden med 52.
Sida 16(26) I specialisttandvården är värdet 52 procent (48 procent i mars 2013). Även detta är en förbättring sedan föregående år och ett resultat av ökad medvetenhet kring frågan. I specialisttandvården förändras inte antalet behandlingsrum så frekvent, och möjligheterna till förändring av antalet rum sker mera sällan. Nuvarande ombyggnadsplaner i Skövde och Uddevalla grundas alla på ett rumsutnyttjande om 70 procent. Till dess påverkas värdet av utökat rumsutnyttjande av befintlig personal samt mindre rationaliseringar inom befintliga lokaler. Förbättringen som skett är bland annat föranlett av flyttning av sjukhustandvården i Alingsås till Borås, samlokalisering av pedodonti och sjukhustandvård i Skövde och ökad bemanning på specialistcentrum i Uddevalla som i sin tur ökar utnyttjandet av befintliga rum. Specialisttandvårdens utvecklingsarbete som bland annat innehåller produktions- och kapacitetsplanering för samtliga kliniker, ger goda möjligheter för att värdet ytterligare ska förbättras. Aktiviteter för att uppnå målen 2014 Specialisttandvårdens utvecklingsarbete innehåller bland annat produktions- och kapacitetsplanering för alla kliniker och en gemensam syn inom varje specialitet på resursåtgång med hänsyn till remissvolym och gemensamma vårdmodeller. Arbetet är påbörjat med de första klinikerna under kvartal 1 och kommer fortgå 2014 och delar av 2015. Operativa områdeschefer i allmäntandvården arbetar aktivt i syfte att stödja kliniker och fortsätta öka effekterna av samverkan klinikerna emellan. Att kalla barn och vuxna i rätt tid i förhållande till patientens riskbedömning har genomförts framgångsrikt under hösten 2013 och ska bibehållas. Uppföljning som resulterar i handling, gäller bland annat nedanstående parametrar: - Att rätt vårdgivare utför vården, beroende på patientens vårdbehov. - Att antalet assisterande personal är anpassat till antalet vårdgivare. - Att rätt prissättning för utförd vård tillämpas. Möten och sammankomster genomförs om möjligt i egna lokaler. Berörda kliniker redovisar handlingsplaner i samband med delårsbokslut i mars och augusti samt i samband med bokslut för att nå uppsatta ekonomiska mål. Förvaltningens åtgärdsplan på lång och kort sikt för att minska förvaltningsgemensamma kostnader, verkställa beslut om översyn av stöd och serviceverksamheten. 5.1 Ekonomiskt resultat Folktandvårdens finansiering Av Folktandvårdens verksamhet bedrivs drygt 80 procent på en öppen marknad i konkurrens med övriga aktörer på tandvårdsmarknaden. Det gäller den vård som i första hand finansieras
Sida 17(26) av prislistan för tandvård i Västra Götalandsregionen, samt barn- och ungdomstandvård för åldersgruppen 3 24 år. Prislistan för tandvård korrigerades senast den 1 november 2011. Ersättning för barn- och ungdomstandvård 3 19 år sker enligt överenskommelser slutna mellan Tandvårdsstyrelsen och Hälso- och sjukvårdsnämnderna. Omfattningen av åtagandet uppgår till maximalt 337 tkr. Överenskommelser för specialisttandvård och övriga uppdrag 2013 2014 är slutna mellan Tandvårdsstyrelsen och Hälso- och sjukvårdsnämnderna och omfattar för 2014 en total ersättning om 392 tkr. Utöver ovanstående överenskommelser ersätts Folktandvården enligt regionfullmäktiges beslut om kostnadsfri barn- och ungdomstandvård inklusive specialisttandvård för 20 24- åringar om maximalt 97 mkr och av Hälso- och sjukvårdsutskottet med 16 mkr för förstärkt barnpeng i vårdtunga områden samt ersättning för tandvård i landsort. Ersättning enligt tandläkarutbildningsavtalet reglerar Folktandvårdens ansvar för den kliniska delen av tandläkarutbildningen vid Göteborgs Universitet, samt viss forskning. Folktandvården redovisar för perioden ett resultat om + 5,9 mkr ( 2012 + 2,7 mkr). Periodresultatet fördelar sig enligt nedan:
Sida 18(26) Allmäntandvård: + 4,6 mkr * Specialisttandvård: + 5,3 mkr Forskning o utbildning: + 0 mkr Förvaltningsgemensamt: - 2,9 mkr ** Godkänd finansiering via Eget Kapital - 1,1 mkr * Inom allmäntandvården fördelar sig resultatet på barn- och ungdomstandvård 2,3 mkr och vuxentandvård 2,3 mkr, varav 3,6 mkr är hänfört till Frisktandvård ** I resultatet för Förvaltningsgemensamt ingår kostnader motsvarande för ej genomförda besparingsåtgärder som genomförs successivt under 2014 2015. Kommentarer till resultaträkningen Såld vård regioninternt Periodens utfall är påverkat av ytterligare en årskull inom fri barnoch ungdomstandvård upp till 24 års ålder. Personalkostnader Jämförelsen av personalkostnader mellan åren har påverkats av 2013 års lönerevision vilket innebar en genomsnittlig löneökning om knappt 3 procent.vidare har en ökning skett av antalet anställda i jämförelse med mars 2013, från 2 983 till 3 010 ( + 27).Inom förändringen finns en minskning av antalet tandläkare och en ökning av antalet tandhygienister, vilket är enligt liggande bemanningsmål. Förvaltningens modell för resultatdelning förutsätter ett positivt resultat efter att reservation för resultatdelning är gjord.i periodresultatet mars 2014 är ingen reservation för resultatdelning gjord. Personalkostnadsutvecklingen utan hänsyn till resultatdelning mars 2013 2014 uppgår till 3,6 procent. Övriga kostnader Kostnadsökningen i jämförelse med fjolåret, knappt 14 mkr, består i huvudsak av två poster: Vårdrelaterade tjänster i form av tandteknik 5 mkr. Tandteknik har en direkt koppling till vårdproduktion och finansieras i huvudsak av betalande vuxna kunder Kostnader i samband med extern marknadsföringskampanj för frisktandvård 4 mkr. Kampanjen har koncentrerats till tv, kommersiell radio och web-reklam. Kampanjen finansieras i sin helhet av verksamhetsområdet frisktandvård. Helårsprognos Förvaltningens prognosför helår 2014 uppgår till + 0 mkr, en positiv avvikelse mot helårsbudget för 2014 om 4,9 mkr. Prognostiserat resultat utgår från kostnader hänförda till av Regionstyrelsen beviljad användning av eget kapital 4,9 mkr och ett positivt resultat i övrig verksamhet om 4,9 mkr. Risken i helårsprognosen är främst hänförd till förmågan att även 2014 för tredje året klara av att anpassa kostnaderna i verksamheten till en oförändrad nivå på prislista gentemot kund. Oförändrade priser mot kund innebär ett effektiviseringskrav motsvarande ca 20 mkr som ska
Sida 19(26) genomföras genom effektiviseringar i verksamheten. Regionfullmäktiges riktade besparingar Regionfullmäktige har beslutat om riktade besparingar mot förvaltningarna inom vissa kontoslag. Beslutet omfattar både konkurrensutsatt och offentligt finansierad verksamhet. För Folktandvårdens del belastar besparingarna 2014 års resultat med 8,4 mkr. Utvecklingen inom dessa kostnadsslag ska följas upp i delårsboksluten. Jämförelsen nedan är i relation till mars 2013. Kostnader för kurser och konferenser minskade kostnader om 1,5 mkr (- 22 procent) Konsultkostnader och IT-tjänster ökade kostnader om 1,6 mkr (+ 67 procent) Kostnader för trycksaker och information/pr ökade kostnader om 4,1 mkr (+ 490procent) Kostnadsutvecklingen inom Konsultkostnader och IT-tjänster är hänförd till planerad disposition av eget kapital, projektering av nästa generations tandvårdssystem. Kostnadsutvecklingen inom information/pr är i sin helhet hänförd till marknadsföringskampanj för frisktandvård, konkurrensutsatt verksamhet som finansieras av externa kundintäkter. 5.2 Åtgärder vid ekonomisk obalans Folktandvården redovisar på förvaltningsnivå inga ekonomiska obalanser efter årets första tre månader. 5.3 Eget kapital I verksamhetsplan och budget för 2014 finns beslut om disposition av eget kapital om sammanlagt 4,9 mkr. I periodutfall mars 2014 finns kostnader som uppgår till: 1,0 mkr för projektering kring nästa generations tandvårdssystem, ett samprojekt med 14 övriga landsting där Västra Götalandsregionen har en drivande roll. 0,1 mkr för tre utbildningsplatser på halvtid avseende tandhygienister på magisternivå. Utbildningen beräknas vara genomförd sommaren 2014. Förvaltningens helårsprognos om 0 mkr, utgår från att ovanstående aktiviteter kommer att förbruka beslutade 4,9 mkr och således ett positivt resultat i övrig verksamhet om 4,9 mkr. 5.4 Investeringar Investeringsutgifterna består i huvudsak av inköp av utrustning i samband med om- /nybyggnationer. Därtill kommer investeringsinköp föranledda av verksamhetsförändringar och akuta ersättningar av uttjänt utrustning. De projekt som färdigställts under årets första kvartal är följande: Sylte, Trollhättan, ny lokal Skövde centrum, ny lokal, ersättning för Billingen, City och Ortodonti
Sida 20(26) Boda, Borås, ombyggnad av befintlig lokal Utöver dessa pågår följande projekt som beräknas bli klara under vår och sommar: Kvillebäcken, Göteborg, färdigställande av lokal för utvecklingsklinik och allmäntandvård. Stenungsund, större ombyggnad av befintlig lokal Tranemo, ombyggnad av befintlig lokal Mariestad, ombyggnad och samlokalisering av klinikerna Bråten och Sjukhuset Tidaholm, ombyggnad befintlig lokal Kärra, Göteborg, ombyggnad befintlig lokal Senare under året planeras start av ytterligare lokalförändringsprojekt såsom ombyggnad av följande lokaler: Gråbo Bollebygd Biskopsgården, Göteborg För projekten i Svenljunga, Landvetter, Ortodonti Trollhättan och Strömstad pågår kontakter med hyresvärd kring utformning och hyresnivå. Arbetet med åtgärder av varumärkesstärkande karaktär, uppfräschning av väntrum och reception, fortsätter även under 2014. Hittills i år har arbete påbörjats i Sandared och innan sommaren sker uppstart på klinikerna i Bergsjön, Ed, Horred och Kulan i Göteborg. Folktandvårdens projekt kring mobil enhet/trailer och ersättning Tandvårdsbuss fortlöper. Den mobil enhet/trailer beräknas klar för driftsättning under hösten 2014. Upphandling av ny Tandvårdsbuss är överklagad och tidplanen därmed förskjuten. Folktandvårdens investeringsutgifter under första kvartalet uppgår till 6,6 mkr. Helårsprognosen är för närvarande 50 mkr men kan förändras om projekt planerade till 2015 kan tidigareläggas.
Sida 21(26) 6. Bokslutsdokument och noter Redovisningen är upprättad enligt de anvisningar som lämnats från Västra Götalandsregionen.
Sida 22(26) Anvisningarna bygger på kommunallagen, lagen om kommunal redovisning samt rekommendationer utfärdade av Rådet för kommunal redovisning. Redovisningen är upprättad enligt de anvisningar som lämnats från Västra Götalandsregionen. Anvisningarna bygger på kommunallagen, lagen om kommunal redovisning samt rekommendationer utfärdade av Rådet för kommunal redovisning.
Sida 23(26)
Sida 24(26)
Sida 25(26)
Sida 26(26) Samråd och beslut Information om delårsbokslut för mars 2014 har skett i Folktandvårdens samverkansgrupp den 14 april 2014. Tandvårdsstyrelsen föreslås besluta 1. Godkänna delårsbokslut för mars 2014 2. Översända delårsbokslutet till regionstyrelsen FOLKTANDVÅRDEN VÄSTRA GÖTALAND Gunnar Eriksson Tandvårdsdirektör Kjell Einarsson Ekonomichef