Handlingar. till sammanträde med Tandvårdsstyrelsen

Transkript

1 Handlingar till sammanträde med Tandvårdsstyrelsen

2 Föredragningslista Sammanträde med Tandvårdsstyrelsen den 28 september Plats: Folktandvårdens huvudkontor, Kämpegatan 3 Tid: kl Fika serveras från 8.30 Inledande formalia Mötets öppnande Upprop Val av justerare Justeringsdatum Beslutsärenden Delårsrapport per augusti handling FTV Remissyttrande systematiskt arbete för mänskliga rättigheter handling Anmälningsärenden enl lista handling Sammanträdestider 2017 handling Informationsärenden A. Affärsplan 2017 B. Överenskommelser inkl narkostandvård, sjukhus och beställare C. FTV Remissyttrande Regionalt hälso- handling och sjukvårdsavtal D. Prisutdelning för forskning- och kvalitet, tandläkare Negin Taghat E. Tema specialisttandvård specialistkliniken för ortodonti F. Möte med revisorerna och genomförd basgranskning handling preliminär rapport G. Tandvårdsdirektörens rapport H. Rapport kontaktmän Stig-Olov Tingbratt Ordförande Tänk på miljön Res gärna kollektivt ( )

3

4 Folktandvården Delårsrapport Augusti 2016

5 Folktandvården Västra Götaland Delårsrapport 2016 FTV Innehållsförteckning 1 Med utgångspunkt i regionfullmäktiges budget Folktandvårdens vision och strategiska arbete Sammanfattning Långsiktiga mål - nulägesbeskrivning Vi ökar vår marknadsandel Vi har landets ledande universitetstandvård Vi har friskare patienter och bättre resultat av förebyggande insatser och behandling Vi har rätt kompetens och rätt bemanning Vi har utvecklingsutrymme Ekonomiskt resultat Eget kapital Investeringar Regionfullmäktiges mål och fokusområden En starkare region Ett kraftfullt miljöarbete Framtidstro inom hälso- och sjukvården En attraktivare arbetsgivare Bokslutsdokument och noter Bilagor Bilaga 1: Bokslutsdokument med noter

6 1 Med utgångspunkt i regionfullmäktiges budget Folktandvården Västra Götaland Delårsrapport 2016 FTV Regionfullmäktiges budget är det viktigaste styrdokumentet för verksamheterna inom Västra Götalandsregionen. Folktandvården utgår från regionfullmäktiges budget och den gemensamma visionen för Västra Götaland Det Goda Livet. Regionfullmäktiges budget innehåller bland annat Utmaningar Strategiska mål Prioriterade mål Fokusområden 2016 Dessa har diskuterats i Tandvårdsstyrelsen vid seminarium i maj 2015 och tolkats i processen med affärsplanen för 2016 och genom styrelsens beslut. Regionfullmäktiges strategiska mål, prioriterade mål och fokusområden som bedömts vara aktuella för Folktandvården har antingen vägts in i Folktandvårdens långsiktiga mål eller prioriterade aktiviteter för 2016 eller så redovisas dessa separat i avsnitt 8. Förvaltningen inför ett IT-baserat plan och styrverktyg. I detta framgår tydligt kopplingen från regionfullmäktiges budget till Tandvårdstyrelsens affärsplan. För första gången hämtas delårsuppföljningen ur plan- och styrverktyget. 2 Folktandvårdens vision och strategiska arbete Folktandvårdens vision Frisk i munnen hela livet tar utgångspunkt i Västra Götalandsregionens vision "Det goda livet - med särskilt fokus på hälsa". Frisk i munnen innebär att vi ska arbeta för att våra patienter ska uppnå och behålla god munhälsa. Hela livet innebär att vi ska finnas till för alla, från den yngste till den äldste, från den som är frisk till den som är svårt sjuk, med god tillgänglighet i hela Västra Götaland. Visionen har kompletteras med ambitionen att Folktandvården ska bidra till ökad allmän hälsa i Västra Götaland. Arbetet mot visionen är långsiktigt. Vision, mål, strategier och affärsplan hanteras i en process där alla i organisationen involveras, från medarbetare till tandvårdsstyrelse. Utvecklingsdagar för all personal, klinikledningsdagar och tandvårdsstyrelsens seminarier är exempel på aktiviteter som resulterar i en gemensam affärsplan och klinikkontrakt för kommande år. Aktiviteterna genomförs under mars till september i syfte att skapa gemensam förståelse för mål och strategier och följa hur verksamheten utvecklas. Folktandvården använder systematisk omvärldsanalys för att bedöma vad som händer i omvärlden och analysera trender för att utveckla och kvalitetssäkra våra gemensamma strategier. Prioriterat är att vården ska vara hälsostyrd. Vi ska sträva efter en resurseffektiv vård i väldefinierade processer och vården ska vara kunskapsbaserad. 3 Sammanfattning Tillgängligheten är något försämrad jämfört med motsvarande period föregående år. Fokus i affärsplanen är att förbättra bemanningsläget och skapa ökad stabilitet. Ett stort antal åtgärder genomförs. En del av dem har tagit längre tid än beräknat och har inte fått full effekt ännu. På grund av främst rekryteringsproblem och oförutsedda vårdåtaganden i samband med ökad asyloch anhöriginvandring har tillgängligheten för odontologiskt och medicinskt oprioriterade patientgrupper inom allmäntandvården försämrats sedan hösten Viss stabilisering har skett under första halvåret För 83 av de 107 utbudspunkterna i allmäntandvård är målsättningen för oprioriterade patientgrupper uppfylld, vilket motsvarar en måluppfyllelse för perioden på 78 procent (91 procent motsvarande period 2015)

7 Folktandvården Västra Götaland Delårsrapport 2016 FTV Specialisttandvården har fram till 31 augusti 2016 tagit emot remisser, vilket är 655 fler än vid samma tidpunkt Målvärdet för köprioritet 2 varierar mellan specialiteterna från 1 månad till 6 månader, beroende på medicinskt tillstånd. Av de remisser som har köprioritet 2, har 63 procent en maximal väntetid om tre månader. Den främsta orsaken till att klinikerna inte kunnat nå sitt mål för maximal väntetid i köprioritet 2 är svårighet att rekrytera specialister Ökningen av tandvård till asylsökande som noterades under hösten 2015 har stabiliserats under första halvåret Vårdplaneringen har tydligt påverkats av att antalet asylsökande sedan årsskiftet inte längre ökar. Ett antal åtgärder har satts in för att stödja klinikerna i den nya situationen. Folktandvården har i dagsläget bristande och ojämn tillgång till anestesiservice i Västra Götaland. Folktandvården och aktuella sjukhus har i uppdrag att teckna avtal som säkerställer tillräcklig narkosvolym utifrån identifierat behov och finansiering av anestesiservice. Möten har genomförts med de flesta sjukhus där Folktandvården sedan tidigare har en etablerad narkosverksamhet. Avtal är under framtagande. Då tillräcklig narkosvolym inte kunnat identifieras kommer Folktandvården att kontakta även andra sjukhus för att efterhöra möjlighet till utökade narkosvolymer. Resultatet av arbetet ska inarbetas i vårdöverenskommelsen Process för samordnad rekrytering har tagits fram och innebär att HR-enheten stödjer rekryteringsansvariga klinikchefer i urvalsarbetet genom intervjuer och referenstagning av samtliga externsökande samt stödjer klinikcheferna i samordningen av gemensamma kandidater så att den sökande erbjuds anställning på den klinik som på bästa sätt matchar verksamhetens behov och den sökandes intresse. Samordnad rekrytering tillämpas inom allmäntandvården från och med september och implementeras i övriga verksamheter. Att säkra handledning i allmäntandvården innebär att vi tar fram incitament och förutsättningar för att tillvarata de erfarna tandläkarnas kompetens på flera kliniker och på så sätt kan säkra handledningen på samtliga kliniker. Genomförandet av aktiviteterna beräknas ske under november och är mycket viktig främst för de kliniker som har bemanningsproblem. Folktandvårdens har bemanningsmålet om lika antal tandhygienister som tandläkare inom allmäntandvården. Produktions- och kapacitetsplanering inom allmäntandvården ska stödja nödvändiga förändringsprocesser mot bemanningsmålet. För att ytterligare ge klinikledningarna goda planeringsunderlag införs från 2016 en mer ändamålsenlig uppföljning av andelen undersökningar som genomförs av tandhygienister. Resultatet visar på en trend att allt fler undersökningar genomförs av tandhygienister vilket har en positiv påverkan på klinikernas effektivitet och ekonomiska resultat. Ekonomin för Folktandvården är stabil och utvecklas i positiv riktning. 4 Långsiktiga mål - nulägesbeskrivning Folktandvården Västra Götaland ska vara den ledande tandvårdsaktören. De långsiktiga målen stödjer oss i denna ambition. Här redovisas en nulägesbeskrivning av prioriterade mål, aktiviteter och uppdrag 2016 som ska styra mot Folktandvårdens långsiktiga mål. 4.1 Vi ökar vår marknadsandel Vi har som mål att öka vår marknadsandel för att möta behov och efterfrågan i olika delar av Västra Götaland. Det innebär att Folktandvården måste upplevas som en attraktiv och tillgänglig vårdgivare i den hårdnande konkurrensen på tandvårdsmarknaden. Vi mäter och följer vår marknadsandel för hela Västra Götaland och lokalt på kommunnivå. För 2017 sätts även mål på kommunnivå

8 Folktandvården Västra Götaland Delårsrapport 2016 FTV För att vara en attraktiv vårdgivare och öka vår marknadsandel arbetar vi kontinuerligt med att förbättra tillgängligheten, att utveckla vår service och att utveckla kommunikationen med kunder och övriga medborgare. Vår definition för kund hos Folktandvården Västra Götaland är: Listade barn 3 19 år Vuxna 20 år och uppåt som undersökts fullständigt under senaste 3-årsperioden. Marknadsandelar mäts på årsbasis och i december 2015 hade Folktandvården 52 procent av marknaden i Västra Götaland, mätt på andel av befolkningen i åldern 3 år och uppåt. Uppföljningskommentar Allmäntandvården har ingen väntetid för prioriterade patientgrupper. Till denna grupp hör barn och ungdomar, personer med rätt till särskilt tandvårdsstöd och personer med akuta tillstånd. Till följd av främst rekryteringsproblem av tandvårdspersonal och oförutsedda vårdåtaganden i samband med ökad asyl- och anhöriginvandring har tillgängligheten för odontologiskt och medicinskt oprioriterade patientgrupper försämrats sedan hösten Viss stabilisering har dock skett under första halvåret För 83 av verksamhetens 107 ubudspunkter i allmäntandvård är målsättningen för oprioriterade patientgrupper uppfylld, vilket motsvarar en måluppfyllelse för perioden på 78 procent (motsvarande period 2015: 91 procent). Specialisttandvården har fram till 31 augusti 2016 tagit emot remisser, vilket är 655 fler än vid samma tidpunkt Av de remisser som prioriterats som prio 1 (cirka 23 procent exklusive radiologi) har mer än 95 procent blivit omhändertagna inom 1 månad och 100 procent inom 3 månader. Detta innebär att samtliga patienter med hög medicinsk prioritet omhändertagits inom 3 månader. Målvärdet för köprioritet 2 varierar mellan specialiteterna från 1 månad till 6 månader, beroende på medicinskt tillstånd. Av de remisser som har köprioritet 2, har 63 procent en maximal väntetid om tre månader. Den främsta orsaken till att klinikerna inte kunnat nå sitt mål för maximal väntetid i köprioritet 2 är svårighet att rekrytera specialister. Mätetal Utfall 2015 Utfall Aug 2016 Målvärde 2016 Målvärde FTV 2021 Tillgänglighet ATV - andel kliniker utan kö % Tillgänglighet STV, för remitterade patienter med köprioritet 1 0mån 0mån 1 mån 95% Tillgänglighet STV, för remitterade patienter med köprioritet 2 5mån 6mån 3mån 95% Marknadsandelar Nöjd kund-index index Tidbokning via webben, drift av pilot och plan för införande Under 2016 ska Folktandvården påbörja införandet av en mer kundvänlig tjänst för tidbokning via webben, med anpassning till mobila enheter som telefoner och surfplattor. Bokningen ska kunna användas av alla, befintliga kunder som har en kod och helt nya kunder utan kod. Den nya tidbokningen testas först som en pilot av 11 allmäntandvårdskliniker. Nästa steg är införande för hela allmäntandvården. I piloten ska man kunna boka, om- och avboka tid för undersökning, lagning av tand eller annat besvär eller borttagning av tandsten, missfärgning, polering. Man ska också kunna boka sista-minuten-tid för undersökning. Bokningen sker direkt på externa webben och kunden får en bekräftelse per sms

9 Uppföljningskommentar Folktandvården Västra Götaland Delårsrapport 2016 FTV Piloten beräknas starta 1 november samtidigt som Folktandvårdens nya externa webbsida blir publik. Starttid för piloten är framflyttad en månad på grund av att leverans från VGR-IT är något försenad Åtgärder mot det ökade remissinflödet till specialisttandvården För att hantera ett ökat remissinflöde och på sikt minska antalet remisser till specialisttandvården planeras ett flertal åtgärder. Exempel på sådana är en genomgående analys av inkommande remisser, för att bland annat säkerställa att remisserna rör vård inom specialisttandvårdens gränssnitt. För att öka allmäntandvårdens kompetens planeras fortsatta aktiviteter med patientrelaterade konsultationer, auskultationer samt särskilt stöd till resurstandläkare. Dessutom ska ett antal strategiska kompetensutvecklingsinsatser genomföras, däribland verksamhetsförlagd kompetensutveckling (VFK) för allmäntandvård i specialisttandvården. VFK är en klinisk kompetensutveckling för behandlare i allmäntandvård, förlagd till specialistklinik inom Folktandvården. Förutom en ökad kompetens i allmäntandvård medför VFK även utvecklings- och karriärmöjligheter för allmäntandvårdens medarbetare, ökad samverkan mellan allmän- och specialisttandvård samt ett stöd till specialisttandvården att klara sitt uppdrag. På sikt kommer ny teknik medföra ökade möjligheter för specialisttandvården att stödja allmäntandvården i terapiplanering och behandling. Uppföljningskommentar Arbetet med att säkerställa rätt remissflöde till specialisttandvården har påbörjats, bland annat genom att en strukturerad fördjupad remissanalys per specialitet införs. Bettfysiologi och sjukhustandvård har förhållandevis många remisser från sjukvården och här görs en pilotstudie för att bedöma om de ligger på rätt sida gränssnittet. Odontologisk radiologi arbetar med att hantera remisser från käkkirurgin på ett effektivare sätt. Ett förslag om hur remisser kan omfördelas och administreras enklare mellan kliniker inom specialisttandvården tas fram med hjälp av ITsupporten. Införandet av VFK (Verksamhetsförlagd kompetensutveckling) i allmäntandvården har påbörjats under hösten 2016 och kommer successivt att ökas på under Anpassning till asyl- och flyktingsituationen Det finns en hög grad av osäkerhet kring planering av vården till följd av flyktingsituationen. Det krävs därför god förmåga hos verksamheten att så flexibelt som möjligt anpassa resurser efter uppkomna behov. Högsta prioritet gäller för en fungerande akuttandvård och barn- och ungdomstandvård 0 18 år. Uppföljningskommentar Ökningen av tandvård till asylsökande som noterades under hösten 2015 har stabiliserats under första halvåret Vårdplaneringen har tydligt påverkats av att antalet asylsökande sedan årsskiftet inte längre ökar. Under perioden januari till juli 2016 har totalt asylsökande patienter behandlats varav drygt hälften är barn. Under samma period har antalet kommunmottagna personer som beviljats asyl ökat från cirka till

10 Folktandvården Västra Götaland Delårsrapport 2016 FTV Inom ramen för ett tillfälligt statsbidrag har HSS för 2016 beslutat tilldela Folktandvården 12 miljoner kronor. Syftet är att delvis täcka ökade merkostnader som verksamheten bedöms ha till följd av flyktingsituationen. Vid månadsskiftet juli/augusti 2016 bedöms statsbidraget ha täckt 60 procent av Folktandvårdens merkostnad till följd av flyktingsituationen. Ett flertal insatser har genomförts under perioden: Statsbidraget har fördelats ut mot klinik som stöd för ökad merkostnad i vård och behandling av kommunmottagna barn och unga (0-24 år). Folktandvården har anställt en verksamhetssamordnare inom sakområdet. Fyra riktade utbildningar till behandlare har genomförts. Support och beslutsstöd till behandlare har utvecklats enligt plan. Fortsatt anpassning av mobil tandvård vid flyktingförläggning. Stöd till lokala insatser av klinik riktade till målgruppen Insatser för ökad telefontillgänglighet Samtliga kliniker ska ha god kompetens i telefonisystemet för att fullt ut kunna använda de tjänster som finns. Under 2016 ska utbildning ges så att samtliga kliniker uppfyller målet. Vi behöver också förtydliga vad vi anser är god telefontillgänglighet och genom mätningar få en bättre bild av hur hög vår telefontillgänglighet är. Uppföljningskommentar Arbetet fortgår enligt framtagen handlingsplan. En förnyad inventering av klinikernas utbildningsbehov visar på behov av ytterligare insatser, framförallt i att ta fram lokal uppföljning av telefontillgänglighet. Dessa utbildningsinsatser kommer att genomföras under kvartal och kvartal Säkerställa organisation och drift för mobila tandvårdskliniker Folktandvården ska under verksamhetsåret 2016 ha två mobila tandvårdskliniker i drift. I första hand ska verksamheten stödja barn- och ungdomstandvården, men fortsatt planering sker för att kunna stödja Folktandvårdens verksamhet vid särskilda boenden. Beredskap ska också finnas för att snabbt kunna omboka enheterna till asylboenden. Uppföljningskommentar Från andra kvartalet 2016 har Folktandvården två mobila tandvårdskliniker i drift och båda är fullbokade och schemalagda enligt plan från vecka 18. Under sommaren har även en mobil klinik använts vid Gothia cup och Partille cup Organisation av specialisttandvården i Göteborgsregionen I ett samarbete mellan Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Sahlgrenska akademin vid Göteborgs universitet, näringslivet, Göteborgs stad och Vitartes AB pågår ett life scienceprojekt vid Medicinareberget kallat projekt Sahlgrenska Life. Projektet ska skapa ökat värde för patienter och stärka Västra Götalandsregionens attraktions- och innovationskraft. Detta ska ske genom ett aktivt samarbete mellan sjukvård, forskning och näringsliv och bygger på samlokalisering i moderna lokaler. De planerade projekten möjliggör nya samarbeten vilket medför att Folktandvården gör en långsiktig analys för sin specialisttandvård i Göteborgsregionen. I uppdraget ingår att ta fram förslag på lämpliga utbudspunkter för specialisttandvården

11 Uppföljningskommentar Folktandvården Västra Götaland Delårsrapport 2016 FTV Under hösten kommer ett arbete genomföras tillsammans med verksamhetsrepresentanter för specialisttandvården i Göteborg och Mölndal för att ta fram förslag på utbudspunkter för specialisttandvård i göteborgsregionen. Arbetet beräknas vara klart senast till årsskiftet 2016/ Vi har landets ledande universitetstandvård Universitetstandvård kan definieras i följande sex punkter: 1. Bedriva utbildning av hög kvalitet. 2. Bedriva forskning av hög nationell och internationell kvalitet. 3. Följa den internationella utvecklingen inom tandvårdsforskning, utbildning och tandvård. 4. Bidra till evidensbaserad tandvård genom att överföra egna och andras forskningsresultat till praktisk tandvård och fortlöpande utvärdera etablerade och nya metoder. 5. Förmedla resultatet av sin verksamhet till övriga delar av tandvården. 6. Samverka med näringslivet och patientorganisationer. Uppföljningskommentar Folktandvården har tillsammans med VGR:s FoU-direktör vid två tillfällen träffat den politiska FoU-beredningen gällande Universitetsklinikernas roll. Prospektet mottogs positivt i samtliga delar och FoU-beredningen skickade ärendet vidare till regionstyrelsen för beslut. Mätetal Utfall 2015 Utfall Aug 2016 Målvärde 2016 Målvärde FTV 2021 Andel FoU-projekt som stödjer FTV:s forskningsstrategier 75% Nöjd student-index index 79 90% Ta fram strategi för klinisk grundutbildning Samverkan med Institutionen för odontologi gällande grundutbildning ska bygga på gemensam vision och strategi. De båda organisationerna delar ansvaret för innehåll och genomförande av den kliniska grundutbildningen till tandläkare. Ett måldokument för samverkan mellan Västra Götalandsregionen och Sahlgrenska akademin finns men saknas på nivån Folktandvården/Institutionen för odontologi. Odont-sam har beslutat att ett sådant arbete ska påbörjas i februari Uppföljningskommentar Arbetet pågår i grundutbildningsrådet vilket utgörs av representanter från Folktandvården och Institutionen för odontologi. Frågan har fått en ökad betydelse med anledning av projektet Sahlgrenska Life. Ett viktigt inslag i frågan är uppdraget gällande kliniskt träningscentrum (KTC) som givits åt Sahlgrenska universitetssjukhuset, Folktandvården och Sahlgrenska akademin. KTC ska nyttjas av de olika utbildningsprogrammen på Sahlgrenska akademin och för sjukhusets och Folktandvårdens behov. 4.3 Vi har friskare patienter och bättre resultat av förebyggande insatser och behandling Vår verksamhet ska styras så att all vårdverksamhet ges efter behov. Vårdplanering och behandling ska vara hälsostyrd med en medveten inriktning att nå så lågt framtida vårdbehov som möjligt hos våra patienter. De vårdinsatser och behandlingar ska väljas som ger största möjliga hälsovinster inom tillgängliga resurser

12 Folktandvården Västra Götaland Delårsrapport 2016 FTV Vi mäter hälsoutvecklingen över tid och utvärderar effekten av hälsofrämjande insatser och sjukdomsbehandlingar. Utvecklingsbehov i verksamheten, lokalt vid kliniker och samlat i förvaltningen, ska tydliggöras och åtgärdas i ett ständigt pågående förbättringsarbete Vi når målen genom att Vi arbetar hälsofrämjande i ett sammanhållet vårdsystem där patienten är medaktör. Vi utvecklar arbetssätt, behandlingsmetoder och förebyggande insatser som ger hälsovinster för grupper och individer Vi har fokus på hög tillgänglighet och god service. Hälsostyrd vård innebär att vi ska välja de vårdinsatser som ger största möjliga hälsovinster med tillgängliga resurser och det ska prägla hela verksamheten Personcentrerad vård innebär att vi har respekt för personens individuella behov, upplevelse och förutsättningar och att man som individ är medaktör i vården. Uppföljningskommentar På grund av brist på logistiker så har inte arbetet med produktions- och kapacitetsplanering inom FoUU kunnat prioriteras. Mätetal Utfall 2015 Utfall Aug 2016 Målvärde 2016 Målvärde FTV 2021 Andel 19-åringar som är kariesfria 70% Andel munhälsobedömda 0-2 åringar 56% 95% 95% Antal tecknade Frisktandvårdsavtal st st st Frisktandvår davtal Genomförda konsultationstillfällen i ATV 263ggr 136ggr 190ggr 100% Genomförda konsultationstimmar STV 2 799h 1 232h 1 183h 100% Produktions- och kapacitetsplanering STV Ja Ja Genomför 100% Systematiskt förbättringsarbete i ATV Ja Ja Genomför 100% Systematiskt förbättringsarbete STV Ja Ja Genomför 100% Genomförd produktions- och kapacitetsplanering i ATV Delvis Genomför 100% Produktion- och kapacitetsplanering FoUU Nej Genomför 100% Täckningsgrad uppsökande verksamhet 60% 80% 80% Regional samverkan för innovation Västra Götalandsregionen arbetar för att företag, högskolor och universitet ska samarbeta och utbyta kunskap när det gäller forskning och utveckling. Framförallt inom områden som är viktiga för Västra Götalands tillväxt och utveckling. Västra Götalandsregionens roll är att initiera, medverka i samarbeten och medfinansiera insatser inom ett antal områden som till exempel life science. Folktandvården har i detta sammanhang ett uppdrag att bidra. Arbetet med att definiera och utveckla Folktandvårdens roll i Västra Götalandsregionens innovationssystem har påbörjats och kommer att utvecklas vidare under Uppföljningskommentar Ett ny intern organisation för innovationsfrågor har beslutats. Beslut inkluderar även koppling till forskning och utveckling. Kopplingen till VGR:s infrastruktur Gothia Forum och - 9 -

13 Folktandvården Västra Götaland Delårsrapport 2016 FTV Innovationsplattformen stärks. Innovation är en del av det prospekt som kommenteras nedan under Vi har landets ledande universitetstandvård. Besök på VINNOVA är inplanerat för hösten tillsammans med regional utveckling Fortsatt utveckling av tjänster för ökad hälsa hälsostyrd vård Tandvårdsstyrelsen beslutade 2014 att Folktandvårdens verksamhet ska utvecklas mot en ökad hälsostyrning och att verksamheten ska bidra till ökad allmänhälsa i Västra Götaland. Därför angavs i affärsplanen för 2015 som en långsiktig prioritering att vården ska vara hälsostyrd. Uppdraget rapporteras kontinuerligt till styrelsen och består av fem huvudgrupper: 1. Gränsövergripande koncept inom folkhälsoarbete 2. Helhetslösning om tandvård för äldre, innefattande frisktandvård 3. Frisktandvården som generellt koncept 4. Tandvårdsrädsla 5. Roller i samverkan med andra aktörer 6. Systematik för hälsostyrning Aktiviteter är påbörjade under 2015 varav en del kommer att avslutas under Uppföljningskommentar Uppdraget att utveckla Hälsostyrd vård pågår enligt plan. Exempel på aktiviteter som genomförts eller pågår under perioden: Ett odontologiskt bokslut för Folktandvården presenterades under senvåren Samarbetet med Universeum har inneburit att Folktandvården deltar i deras utställning HÄLSA med montrar om tandhälsa. Det har även inneburit att utsatta grupper har kunnat erbjudas tillträde till utställningen. Ett förslag på regional medicinsk riktlinje (RMR) för behandling av svår tandvårdsrädsla/fobi hos vuxna beräknas levereras till Program och Prioriteringsrådet inför remiss under hösten En kartläggning av lokal samverkan i folkhälsoarbete har genomförts. Handlingsplan utifrån de slutsatser som framkommit ska presenteras under hösten Utvärdering av nuvarande försök med tandhygienist anställd i kommun (TAIK) har påbörjats och ska bland annat presenteras vid ett regionalt seminarium våren Utveckling av konceptet med Folktandvården på familjecentral pågår i nära samverkan med verksamheter i Borås, Skövde och Nordöstra Göteborg. En nationell konferens "Mer än tänder" med temat "Små barn - stora möjligheter" genomförs i oktober Förslag till roller i samverkan är framtaget och ska implementeras under hösten Folktandvården har anställt en dietist inom arbetet med hälsofrämjande kostvanor Barntandvård; regelverk och vårdprogram 2014 gjordes en översyn och uppdatering av vårdrutiner och vårdprogram inom barn- och ungdomstandvården. År 2015 har implementering av denna uppdatering inletts, med fokus på små barn 0 2 år. Under 2016 ska implementering av motsvarande uppdatering för tandvård till barn och ungdomar 3 19 år påbörjas. Uppföljningskommentar Arbetet startar med en utbildningsinsats våren 2017 för de team som arbetar med barntandvård. I insatsen ingår att implementera regionens uppdaterade riktlinjer för barn och ungdomstandvård

14 4.3.4 Ta fram kvalitetsindikatorer för varje specialitet Folktandvården Västra Götaland Delårsrapport 2016 FTV Enligt tandvårdslagen ska kvaliteten i verksamheten systematiskt och fortlöpande utvecklas och säkras. För att kunna uppfylla dessa krav fordras dels verktyg för att identifiera betydelsefulla områden, men också ett metodstöd för arbetet med ständiga förbättringar. Dessa ingår i metoden FOKUS som införts inom specialisttandvården. För att kunna beskriva och följa verksamhetens kvalitet, kommer samtliga specialiteter att ta fram minst ett utvecklingsområde under 2016 och för dessa påbörja arbetet med att identifiera adekvata kvalitetsindikatorer. Uppföljningskommentar Samtliga specialiteter har under året identifierat ett specialitetsunikt utvecklingsområde. För att säkra en jämlik och resurseffektiv vård har dessutom beslutats att genomföra ett gemensamt kvalitetsarbete för att utvärdera variationer i prioritering av inkomna remisser Personcentrerad vård - vad betyder det för oss Personcentrerad vård innebär att vi har respekt för personens individuella behov, upplevelse och förutsättningar och att man som individ är medaktör i vården. Uppföljningskommentar Folktandvården är redan idag fokuserade på att sätta patienten/kunden i centrum och kommer under 2017 arbeta vidare med en analys och handlingsplan för fortsatt arbete med personcentrerad vård Säkra tillgänglighet av narkosresurser Folktandvården har i dagsläget bristande och ojämn tillgång till anestesiservice i Västra Götaland. Folktandvården och aktuella sjukhus har fått i uppdrag att under året teckna avtal som dels säkerställer tillräcklig narkosvolym utifrån identifierat behov, dels säkerställer finansiering av anestesiservice. Uppföljningskommentar Under årets åtta första månader har möten genomförts med de flesta sjukhus där Folktandvården sedan tidigare har en etablerad narkosverksamhet. Avtal är under framtagande. Då tillräcklig narkosvolym inte kunnat identifieras kommer Folktandvården att kontakta även andra sjukhus för att efterhöra möjlighet till utökade narkosvolymer Utveckla och genomföra produktions- och kapacitetsplanering i allmäntandvården Allmäntandvården startar ett projekt för att utveckla och påbörja införandet av produktions- och kapacitetsplanering samt planera för drift och utveckling av produktion- och kapacitetsplanering efter införande på samtliga kliniker. Avsikten är att i större utsträckning visa på behov av resurser för god bemanning och kompetensförsörjning, samt att skapa bättre planeringsunderlag för arbetsfördelning mellan framförallt tandläkare och tandhygienister. Uppföljningskommentar En förstudie i form av ett pilotprojekt som omfattar sju allmnäntandvårdskliniker har startat enligt plan. Slutrapport planeras kvartal Först därefter kan implementering ske i hela allmäntandvården. Projektets mål är att stödja klinikcheferna i verksamhetsplanering och styrning. Exempel på

15 frågeställningar som bör besvaras är: Folktandvården Västra Götaland Delårsrapport 2016 FTV Hur stor är efterfrågan av vård de närmaste veckorna, månaderna och åren? Vilka resurser krävs på kort respektive lång sikt? Vilka resurser krävs för att nå produktionsmålen? Vilken metod ska användas vid breddinförandet: nuvarande PROSIT eller regionens PROCP? Genomföra produktions- och kapacitetsplanering i specialisttandvården Färdigställa implementeringen av produktions- och kapacitetsplanering vid samtliga kliniker. Beskriva process för fortsatt utveckling och drift samt utse processägare och processledare. Mål och syfte med processen och stödjande verktyg är att på ett strukturerat sätt kunna identifiera resursbehov, såsom bemanning, utifrån vårdbehov och identifierade vårdprocesser. Andra viktiga mål är att samordna tillgänglig kompetens för jämlik vård samt att säkerställa hög kvalitet i vården. Uppföljningskommentar Modellen beräknas vara fullt ut implementerad under 2016 och därefter övergå i driftsfas. Slutrapport redovisas till styrgrupp i november Vi har rätt kompetens och rätt bemanning Rätt kompetens och rätt bemanning är en förutsättning för god vård, tillgänglighet och service samt möjlighet att ge invånarna jämlik vård. Vårt mål är att ha en tandhygienist per tandläkare inom allmäntandvården. Rätt kompetens och bemanning ger ekonomiskt utvecklingsutrymme till tid för att engagera sig i verksamhetsutveckling, konkurrenskraftiga löner, utvecklings- och karriärmöjligheter och god arbetsmiljö. Vi når målet genom uppgiftsväxling och arbetsfördelning efter vårdbehov medarbetare som är ambassadörer och rekommenderar oss som arbetsgivare god hälsa hos våra medarbetare långsiktigt hållbar bemanning på våra arbetsplatser. Uppföljningskommentar Andelen tandhygienister per tandläkare uppgår till 0,74 och är därmed kvar på samma nivå som vi haft sedan hösten Möjligheten att nå årets mål om 0,8 tandhygienist per tandläkare bedöms som svårt med hänsyn till rådande bristsituationen, som med stor sannolikhet kommer att bestå under de närmaste åren. Göteborgs universitet har meddelat att de inte har möjlighet att utöka platsantalet under Dialogen med Högskolan i Skövde pågår och besked väntas under oktober månad. Sjukfrånvaron har minskat från 6,1 procent till 5,8 i jämförelse med augusti Samtliga yrkesgrupper förutom tandläkare har lägre sjukfrånvaro. Sjukfrånvaron bedöms fortsätta att minska dock inte i den takt som krävs för att nå målet om 5 procent till utgången av Sjukfrånvaron för Västra Götalandsregionen totalt har ökat från 6,6 till 6,8 procent för motsvarande period. Personalomsättningen (tillsvidareanställda som lämnat Folktandvården och gått till annan arbetsgivare) under årets första åtta månader är på samma nivå som 2015 det vill säga 3,6 procent. Det är i dagsläget svårt att bedöma hur genomförda och planerade insatser påverkar den externa

16 rörligheten under kvarvarande del av året. Folktandvården Västra Götaland Delårsrapport 2016 FTV Förutom nedan redovisade aktiviteter har följande åtgärder vidtagits för att stärka bemanningen på kliniker med bristsituation: Samverkan mellan kliniker och verksamhetsområden som innebär att medarbetare på kliniker med god bemanning tjänstgör på kliniker med bristsituation. Pensionerade medarbetare anställs för timtjänstgöring. Deltidsanställda tillfrågas om att arbeta mertid. Förstärkning sker också genom studentmedarbetare och praktikanter via samarbetsprojektet med Arbetsförmedlingen för tandvårdspersonal från tredjeland. För närvarande praktiserar 20 tandläkare på våra kliniker i olika delar av regionen. Mätetal Utfall 2015 Utfall Aug 2016 Målvärde 2016 Andel medarbetare som är ambassadörer 75% % Hälsofrämjande arbetsplatser sjukfrånvaro % 6,1% 5,8% 5% 4.5% Personalomsättning 4,8% 3,6% 4,1% 3% Arbetsorganisation - tandhygienister/tandläkare 0,75 0,74 0,8 1 Målvärde FTV Samordnad rekrytering Aktiviteten omfattar dels att ta fram en effektiv process för samordnad rekrytering och dels att Folktandvården som arbetsgivare kvalitetssäkrar kompetensen hos nyutbildade medarbetare. Uppföljningskommentar Process för samordnad rekrytering har tagit fram och innebär att HR-enheten stödjer rekryteringsansvariga klinikchefer i urvalsarbetet genom intervjuer och referenstagning av samtliga externsökande samt stödjer klinikcheferna i samordningen av gemensamma kandidater så att den sökande erbjuds anställning på den klinik som på bästa sätt matchar verksamhetens behov och den sökandes intresse. Frågan om kvalitetssäkring av kompetensen hos nyutbildade har hanterats i dialog med samtliga klinikchefer inom allmäntandvården och har resulterat i att rekryterande chef tar ansvar för att intersökande som är under handledning slutför sitt handledningsprogram på sitt förstajobb så att kompetensen för nyutbildade säkerställs. Processen för samordnad rekrytering tillämpas inom allmäntandvården från och med september. Under hösten ska processen även implementeras inom specialisttandvården samt forskning och utbildning i rekryteringar som behöver samordnas Säkra handledning i allmäntandvården God handledning är en av grundförutsättningarna för att säkra kompetensen hos nyutbildade medarbetare. Folktandvården Västra Götaland har ett mycket uppskattat handledningsprogram för nyutbildade tandläkare, tandhygienister och tandsköterskor. Programmen utgår från den enskilda medarbetarens kompetens som genom handledning av erfaren kollega i det dagliga arbetet och genom externt lärande såsom nätverkande, auskultationer och kurser får möjlighet att utveckla sin kompetens under de första åren som ny i yrket. Den sedan flera år pågående generationsväxlingen innebär att vi har många nyutbildade samtidigt som antalet erfarna minskat. Vissa kliniker, framförallt i landsort och mindre städer, saknar handledarkompetens. Aktiviteten "säkra handledning i allmäntandvården" innebär att vi tar fram incitament och förutsättningar som innebär

17 Folktandvården Västra Götaland Delårsrapport 2016 FTV att vi tillvaratar de erfarna tandläkarnas kompetens på flera kliniker och på så sätt kan säkra handledningen på samtliga kliniker. Uppföljningskommentar En arbetsgrupp bestående av medarbetare från Stöd & Service och klinikchefer arbetar med att ta fram förslag som förankras hos samtliga klinikchefer inom allmäntandvården under hösten. Genomförandet av aktiviteterna beräknas ske under november Uppgiftsväxling och arbetsfördelning efter vårdbehov Folktandvårdens bemanningsmål om lika antal tandhygienister som tandläkare inom allmäntandvård ligger fast. Produktions- och kapacitetsplanering inom allmäntandvården ska stödja nödvändiga förändringsprocesser mot bemanningsmålet. För att ytterligare ge klinikledningarna goda planeringsunderlag införs från 2016 en mer ändamålsenlig uppföljning av andelen undersökningar som genomförs av tandhygienister. Uppföljningskommentar Arbetet med att följa andelen undersökningar som genomförs av tandhygienister finns med i klinikkontrakten från 2016 och följs upp kontinuerligt under året. Resultatet visar på en trend att allt fler undersökningar genomförs av tandhygienister, vilket har en positiv påverkan på klinikernas effektivitet och ekonomiska resultat Genomföra strategisk kompetensutveckling Med stöd från odontologiskt kompetenscentrum (OKC), hälsoodontologiska enheten och ämnesföreträdare i specialisttandvården planeras bland annat följande strategiska utbildningsinsatser 2016: Barnrätt; webbaserad utbildning som riktas till alla medarbetare och som syftar till en god kännedom och tillämpning av Barnkonventionen och FN:s deklaration om mänskliga rättigheter. Strukturerad inskolning till tandvård för barn. Målsättningen är att samtliga allmäntandvårdskliniker ska ha god kunskap och förmåga att ge en god inskolning till tandvård för barn över 3 år. Sedering med bensodiazepiner och lustgas på barn och vuxna, med målsättning att allmäntandvården ska ha god förmåga att ge sedering vid indikation. Uppdatering av vårt kontinuerliga kompetensutvecklingsprogram (KKUP). Samverkan mellan Folktandvården och barnhälsovården. Basutbildning: Våld i nära relationer. Behandlingsstrategier inom barn- och ungdomstandvården, med målsättning att inom allmäntandvården implementera gjorda uppdateringar i behandlingsstrategier. Tandvård i mångkulturell miljö. Avsikten är att skapa bättre trygghet, förståelse och kunskap i att möta och behandla patienter i ett mångkulturellt samhälle. Uppföljningskommentar Status för strategiska utbildningsinsatser 2016:

18 Folktandvården Västra Götaland Delårsrapport 2016 FTV Barnrättsutbildning. Påbörjad ej fullt genomförd. Strukturerad inskolning till tandvård för barn. Planering påbörjad. Sedering med bensodiazepiner och lustgas på barn och vuxna. Påbörjad ej fullt genomförd. Uppdatering av vårt kontinuerliga kompetensutvecklingsprogram (KKUP). Uppdatering genomförd och fyra utbildningstillfällen genomförda. Basutbildning Våld i nära relationer. Pågår löpande. Behandlingsstrategier inom barn- och ungdomstandvården. Ej påbörjad. Tandvård i mångkulturell miljö. Genomförd fullt ut Utveckla nätbaserat lärande Vårt behov att nätbaserat lärande är stort. Det rör sig främst om odontologisk kompetensutveckling men också om en rad andra områden. Folktandvården har inom OKC (odontologiskt kompetenscentrum) pedagogisk kompetens, systemvetenskaplig kompetens och administrativ kompetens vilket möjliggör produktion av kurser med olika former av nätbaserat lärande. Några nätbaserade kurser har redan producerats bland annat i samarbete med Institutionen för odontologi. Under 2016 kommer utvecklingen av nätbaserat lärande att intensifieras. Uppföljningskommentar Utveckling pågår i praktikform genom att nya prioriterade utbildningar tas fram med tillämpning av nya tekniska och pedagogiska lösningar. 4.5 Vi har utvecklingsutrymme Våra klinikers ekonomiska resultat är grunden för en stabil ekonomi. Målet är att hela organisationen fortsatt präglas av hög ekonomisk medvetenhet och att vi tillsammans skapar det utvecklingsutrymme som långsiktigt behövs i organisationen. Ett positivt resultat över tid skapar en ekonomisk stabilitet som gör att vi klarar förändringar i ett kort perspektiv och möjliggör satsningar av engångskaraktär utan stor inverkan på ordinarie verksamhet. Folktandvården driver ur många perspektiv utvecklingen i branschen och har högt satta långsiktiga mål för att nå visionen. För att genomföra detta krävs finansiering som i huvudsak skapas inom den egna organisationen. Uppföljningskommentar Resultatet efter koncernbidrag till ägaren uppgår till 53 mnkr (kostnader finansierade av planerad disposition av eget kapital exkluderade) är en fortsatt stabil ekonomisk utveckling och förutsättningarna för att skapa utvecklingsutrymme är mycket goda. En högre volym utförd vård i relation till bemanningsförändring och en generellt låg kostandsutveckling ger det starka resultat som redovisas i delårsbokslutet. Andelen kliniker som har positivt resultat når inte upp till målvärdet men andelen har under perioden april-augusti utvecklats i positiv riktning även jämfört med samma period föregående år är det en betydande förbättring. Om målet för 2016 kommer att nås beror till stor del på bemanningsläget för både allmäntandvården och specialisttandvården. Bemanningsläget påverkar även graden av rumsutnyttjande, vilket ligger kvar på ungefär samma nivå som Mätetal Utfall 2015 Utfall Aug 2016 Målvärde 2016 Andel kliniker med positivt resultat ATV 60% 81% 85% 90% Målvärde FTV

19 Folktandvården Västra Götaland Delårsrapport 2016 FTV Mätetal Utfall 2015 Utfall Aug 2016 Målvärde 2016 Målvärde FTV 2021 Andel enheter med positivt resultat STV 82% 63% 85% 95% Resultat efter koncernbidrag, till ägaren 23 mnkr 53 mnkr 10 mnkr 20 mnkr Rumsbeläggning i ATV 68% 67% 70% 70% Rumsbeläggning i STV 47% 46% 60% 70% Minimera antalet instabila kliniker Ett arbete med att identifiera instabila kliniker ska genomföras och följas löpande under året för att på ett tidigt stadium identifiera de kliniker som behöver extra stöd för att nå och genomföra sina mål och uppdrag inom tillgänglighet, vårdkvalitet, vårdproduktion, ledarskap, bemanning och ekonomi. Detta innebär ökat fokus på riktade insatser och ett proaktivt arbetssätt. Föreslå process och stöd för hur linjen och Stöd o service ska samarbeta för att minimera antalet instabila kliniker. Uppföljningskommentar Ett utvecklingsarbete pågår med stödfunktionerna. Syftet är att utveckla samarbetet mellan funktionerna och ha ett mer proaktivt arbetssätt. Rollen som affärsstöd kommer att stärkas och tydliggöras. Arbetet slutförs under hösten och en handlingsplan kommer att presenteras med åtgärder på kort och lång sikt. För att möjliggöra ett mer samordnat och proaktivt arbetssätt har ett arbete med att utveckla en samordnad budget- och kompetensförsörjningsprocess inletts. Vissa steg kommer att göras under höstens arbete till exempel kommer klinikledningarna i samband med budgetarbetet också arbeta med sin kompetensförsörjningsplan. Processen kommer att forsätta att utvecklas under 2017 för att fullt implementeras inför Korrekt tillämpning av Folktandvårdens priser Tandvårdsstyrelsen fastställer sedan 2015 själv priserna för åtgärdsbaserad vuxentandvård och frisktandvård inom ramar angivna av regionfullmäktige. Det är viktigt att säkerställa en korrekt tillämpning av fastställda priser. Hela processen från initiering av förändrade priser till tillämpning behöver uppdateras. Totalt omsätts cirka 1,3 mdkr i vuxentandvården Uppföljningskommentar En prislisteprocess är framtagen och kommer fullt ut implementeras under En processledare för prislistan har rekryterats och är på plats från 1 september. En inventering av behovet av stöd för tillämpning av prislistan kommer att genomföras under hösten och därefter tas en plan fram för fortsatt arbete. Planen innehåller också momentet kommunikation med kund/patient. Utveckling av IT-stöd för uppföljning av framförallt tillämpning av prislistan pågår Förbereda införande av ny ersättningsmodell för barn- och ungdomstandvård Ett område inom Utvecklingsstrategi för tandvård i Västra Götaland har varit att utveckla tydliga, transparanta och konkurrensneutrala ersättningsmodeller för tandvård. I ett av delprojekten har målet varit att ta fram en ersättningsmodell med en ökad andel prestationsbaserad ersättning för delar av specialisttandvården. Detta har resulterat i beslut om ny ersättningsmodell för specialiserad barn- och ungdomstandvård från Ersättningsmodellen innebär ersättning utifrån prestation med 40 procents fast och 60 procents rörlig ersättning, takkonstruktion och socioekonomisk justering av nivå på tak

20 Uppföljningskommentar Folktandvården Västra Götaland Delårsrapport 2016 FTV Under 2016 genomförs en skuggning av registrerade åtgärder för att säkra verksamhetens tillämpning av modellen, vilken bygger på Folktandvårdens prislista kompletterad med tilläggsåtgärder för pedodonti. Under årets första åtta månader har modellen följts noga med täta återkopplingar till berörda kliniker Förbereda införande av ny ersättningsmodell för käkkirurgi ( 2-vård) Inom Utvecklingsstrategi för tandvård i Västra Götaland finns även uppdrag om att utreda behov av ny ersättningsmodell för de oralkirurgiska åtgärder som omfattas av bestämmelserna om avgifter som avser öppen hälso- och sjukvård (SFS 2011:1183 2). Regelverket kring dessa åtgärder är kortfattat och otydligt och medför att åtgärderna inte används eller finansieras på ett likartat och korrekt sätt. I första hand berör detta specialiteterna käkkirurgi, sjukhustandvård/oral medicin, bettfysiologi och odontologisk radiologi. Projektet genomförs av koncernstab hälso- och sjukvård, där representanter för Folktandvården deltar i arbetet. Uppföljningskommentar Från och med våren 2016 har en skuggning av registrerade åtgärder, KVÅ-koder samt ICD10-koder påbörjats vid samtliga specialistkliniker för käkkirurgi. Arbetet är försenat på grund av komplexiteten och en fullskalig uppföljning kommer inte att erhållas förrän i tidigast november Kvaliteten i uppföljningen avgör skuggningsperiodens längd. 5 Ekonomiskt resultat Det ekonomiska resultatet är fortsatt stabilt. Efter augusti månad redovisas ett positivt resultat på 46,6 mnkr. Verksamhetens intäkter har ökat med 5,6 procent jämfört med föregående. De intäkter som ökat mest är tandvårdsintäkter och ersättning för barn och ungdom. Kostnaderna har endast ökat 4,8 procent och det är personalkostnaderna som står för den största ökningen. Resultatet varierar över tid under året och beräknas vara starkast i augusti-september. En prognos är lagd till 10 mnkr vilket innebär en förbättring om 25 mnkr jämfört med budget för I periodens resultat finns kostnader hänförda till planerad disposition av eget kapital med på 6,2 mnkr, prognosen för helåret är att utnyttja beviljat belopp på 15 mnkr. Periodens utfall Helårsresultat Utfall samt helårsbedömning Utfall t.o.m mnkr Budget t.o.m mnkr Utfall t.o.m mnkr Förändring utfall/ utfall % Prognos per 1608 mnkr Budget t.o.m mnkr Utfall t.o.m mnkr Avvikelse prognos/ budget mnkr Förändring prognos/ utfall % Såld vård internt, avtal 586,0 584,3 555,1 5,6% 877,0 876,9 837,8 0,1 4,7% Statsbidrag 57,3 57,3 55,4 3,5% 86,0 86,0 83,5 0,0 2,9% Tandvårdsintäkter 837,9 803,3 795,0 5,4% 1 265, , ,8 24,5 2,3% Övriga intäkter 48,9 48,1 43,8 11,5% 72,0 72,2 84,7-0,2-15,0% Verksamhetens intäkter 1 530, , ,3 5,6% 2 300, , ,8 24,4 2,5% Personalkostnader , ,8-954,5 6,2% , , ,2-10,6 4,8% Läkemedel -7,6-7,4-7,0 8,6% -11,0-11,1-11,1 0,1-1,3% Fastighetskostnad er -88,3-90,6-87,6 0,8% -136,0-136,0-134,0 0,0 1,5% Övriga kostnader -328,2-341,4-323,2 1,6% -504,0-512,4-525,0 8,4-4,0%

21 Folktandvården Västra Götaland Delårsrapport 2016 FTV Periodens utfall Helårsresultat Avskrivningar -28,0-32,0-26,8 4,4% -46,0-48,0-40,8 2,0 12,8% Verksamhetens kostnader , , ,2 4,8% , , ,1-0,1 2,6% Finansiella intäkt/kostn -17,5-18,5-15,5-27,0-27,7-23,6 0,7 14,4% Resultat 46,6-3,7 34,7 10,0-15,0 14,1 25,0 I nedan tabell har resultatet delats upp per verksamhetsområde. Det är allmäntandvåden som står för den stora resultatförbättringen. Främsta orsaken är att volymen ersättningsberättigad vård har ökat mer än förändring av antal produktionsarbetare. Vidare bidrar generationsväxlingen och utvecklingen av personalsammansättningen till minskade kostnader. Kostnadsutvecklingen exklusive personalkostander är lägre än beräknat, delvis en effekt av genomförd upphandling av dentalmaterial. Specialisttandvården redovisar ungefär samma resultat som föregående år. Sett till bemanningsproblematik och ett växande utbildningsuppdrag är bibehållen resultatnivå positivt. Reservation för resultatdelning är gjord enligt beslutat regelverk och uppgår till 29,6 mnkr. Med anledning av resultatförbättringen inom allmäntandvården är ytterligare 9,3 mnkr reserverat jämfört med föregående år. Resultat per verksamhetsområde, i mnkr Utfall t.o.m Utfall t.o.m Allmäntandvård 57,8 32,2 Specialisttandvård 19,3 19,4 Forskning och utbildning 2,8 0 Förvaltningsgemensamt 2,5 6,1 Resultat före resultatdelning och eget kapital: 82,4 57,7 Prel resultatdelning allmäntandvård 24,7 15,4 Prel resultatdelning specialisttandvård 4,9 3,6 Finansiering via eget kapital -6,2-4 Redovisat resultat: 46,6 34,7 Inom allmäntandvården delas resultatet upp på följande verksamhetsgrenar, tandvård för barn och unga vuxna, åtgärdsbaserad vuxentandvård samt frisktandvård. Samtliga delar redovisar ett positivt resultat. Resultatet inom barn och ungdomstandvård samt frisktandvård stiger under semesterperioden då kapiterad ersättning och frisktandvårdspremier utgår oavsett verksamhetens volym. Ack utfall Rörelsemarginal Ack utfall Rörelsemarginal (mnkr) (mnkr) Tandvård för barn och unga vuxna 15,4 4,0% 5,3 1,6% Vuxentandvård 15,9 3,1% 5,1 1,0% Frisktandvård 1,8 1,0% 6,5 4,1% Summa 33,1 3,0% 16,8 1,7%

22 6 Eget kapital Folktandvården Västra Götaland Delårsrapport 2016 FTV Folktandvården har beviljats att använda 15,0 mnkr av det egna kapitalet under Hittills har 6,2 mnkr nyttjats. Det är framförallt kostnader hänförda till det fortsatta arbetet med uppdaterat tandvårdssystem, utveckling av Folktandvårdsportalen, utvecklingskliniken Kvillebäcken samt arbetet med hälsostyrd vård. Årsprognosen är att beviljat belopp kommer att användas. 7 Investeringar Kliniker med modern standard är en viktig del av varumärket Folktandvården. Vi har sedan starten 2007 satsat kraftfullt på att utveckla och förnya våra lokaler. Under har 18 kliniker genomgått en omfattande renovering eller nyetablering i nya lokaler. Under 2016 beräknas ytterligare sju kliniker färdigställas. Därutöver sker varumärkeshöjande insatser eller andra koncentrerade insatser till delar av kliniker. Genomförda investeringar under januari augusti uppgår till 32 mnkr. Färdigställda lokalprojekt januari augusti 2016: Genomgripande renovering eller etablering i ny lokal Lindome Strömstad Mölndals sjukhus, specialist- och allmäntandvård Trollhättan, Ortodonti Svenljunga Varumärkeshöjande insatser eller koncentrerade insatser i delar av kliniken Kulan, Göteborg Ed Magasinsgatan, Lidköping Odontologen, bettfysiologi Odontologen, simulatorklinik Därutöver har dental utrustning bytts ut på klinikerna i Partille, Gibraltargatan Göteborg och specialistkliniken för parodontologi i Skövde och Folktandvårdens andra mobila klinik levererad och i bruk. Helårsprognos för årets investeringar uppgår till 57 mnkr 8 Regionfullmäktiges mål och fokusområden 8.1 En starkare region Prioriterade mål Skillnader i livsvillkor och hälsa ska minska Folktandvården bidrar med sin ordinarie verksamhet för att minska skillnader i livsvillkor och hälsa. Verksamhetens omfattning är i hög grad anpassad till områden där tandhälsan behöver stärkas. Bland dessa kan nämnas utökad FRAMM och utvecklingsprojektet tandhygienist i kommunen och Folktandvårdens medverkan vid familjecentraler

23 Folktandvården Västra Götaland Delårsrapport 2016 FTV Ett kraftfullt miljöarbete Prioriterade mål Klimatutsläppen från fossilbränsle i Västra Götaland samt verksamhetens direkta miljöpåverkan ska minska I affärsplan för 2016 angavs att Folktandvården under målperioden ska arbeta med prioriterade mål inom områdena kemikalier, lustgas och transporter. Inför affärsplan 2017 kvarstår dessa tre, kompletterat med energi. Kemikalier Västra Götalandsregionens mål för 2016 är att mängden miljö- och hälsofarliga ämnen i kemiska produkter ska minska med 80 procent jämfört med Med 2010 som utgångspunkt har mängden prioriterade miljö- och hälsofarliga ämnen inom Folktandvården minskat med 99 procent, till stor del med anledning av förändrade arbetssätt och teknikutveckling inom radiologi. Folktandvården byter nu jämförelseår till 2015 för att ha förstärkt fokus på övriga kemikalier och produkter. Under 2016 har påbörjats ett arbete att precisera inom vilka produkter dessa finns och i vilken takt innehållet av miljö- och hälsofarliga ämnen kan minskas. Vidare har kemikalieinnehållet i inredning och byggnadsmaterial vid utformningen av konceptrum samt leksaker definierats som områden att vidareutveckla. Parallellt med eget arbete sker samverkan med övriga landsting inom ramen för nationella substitutionsgruppen i kemikaliefrågor gällande tandvård. Lustgas Folktandvården har under 2015 genomfört en kartläggning att minska utsläppen av lustgas. Kartläggningens rekommendationer är att arbeta med följande mål: åtgång av lustgas mäts på samtliga kliniker, inklusive kliniker lokaliserade till sjukhusen besluta om anläggningar för lustgasdestruktion ska användas, och i så fall i vilken omfattning Man bör också se över och eventuellt skapa rutiner för hur lustgasanvändningen kan minimeras vid varje behandling. Arbete pågår under 2016 för att konkretisera hur åtgärderna ska genomföras. Folktandvårdens prognos för 2016 är ett oförändrat utsläpp av lustgas i förhållande till 2015 års utfall. Transporter Folktandvården är geografiskt spridd i hela regionen. Inom regionen bedrivs verksamhet vid kliniker i samtliga kommuner, därutöver bedrivs uppsökande verksamhet i brukarnas hemmiljö och äldreboenden. Folktandvårdens transporter med privat bil, som i genomsnitt uppgår till mil/månad under första halvåret, ger en god bild över nuvarande volymer. Informationen ger underlag för kartläggning över hur Folktandvården dels ska arbeta för att minska volymerna, dels hur persontransporterna i större utsträckning kan bli fossilfria. I arbetet med Affärsplan 2017 föreslås konkreta måltal för årlig minskning fram till år Intentionen är att regionens arbete med klimatväxling, en intern form av klimatkompensation, kommer att verka för minskat resande med privat bil och flyg från och med år Energi För att identifiera möjligheter att minska energiförbrukning inom Folktandvården har arbete

24 Folktandvården Västra Götaland Delårsrapport 2016 FTV påbörjats tillsammans med Västfastigheter och Regional Utveckling inom Koncernkontoret. Följande aktiviteter pågår under hösten 2016 och under 2017: Folktandvården omfattas av lagen om energikartläggning i stora företag. Detta innebär att en energikartläggning utförs tillsammans med en certifierad energikartläggare. En plan för hur arbetet ska förlöpa, samt resultat från vissa delar av energikartläggningen ska redovisas för Energimyndigheten under första kvartalet Arbete för att minska energiförbrukning i externt inhyrda lokaler genomförs tillsammans med Västfastigheter. Folktandvårdens prognos för 2017 är en i stort oförändrad energiförbrukning. Åtgärder till följd av energikartläggningen och samarbetet med Västfastigheter förväntas först efter Fokusområde Minska verksamhetens avfallsmängder och verka för cirkulära affärsmodeller samt skärpta miljökrav vid upphandlingar Folktandvården ska bidra till att verka för att produkternas hela livscykel är hållbar och cirkulär. Med detta avses att man i största möjliga mån ska ta vara på avfall och se till att materialet går i ett cirkulärt flöde. Folktandvården ska se till att resursanvändningen och omhändertagande av avfall stöder en hållbar utveckling. Detta innebär exempelvis att: andelen produkter med förnyelsebar och hållbar råvara ökas. livslängden på inredning ökas genom kontinuerlig underhållsservice. mängden avfall som skickas till förbränning minskas och att källsorterat avfall håller sådan kvalitet att återvinningsgraden maximeras. sprida goda exempel i verksamheten samt beskriva möjligheten till att bredda synsättet inom lokala hållbarhetsinsatser såsom omklädning av stolar i behandlingsrum och kontorsmöbler. hitta bästa möjliga rutiner för att undvika att miljöfarligt avfall släpps ut i avloppet. 8.3 Framtidstro inom hälso- och sjukvården Prioriterade mål Patientens ställning inom hälso- och sjukvården ska stärkas Folktandvården arbetar löpande med att stärka patientens ställning i vården. Detta görs genom avvikelsehantering, kundenkät vartannat år åtföljd av handlingsplaner och löpande kontakter med patientnämnderna. Under 2016 har en enkät gjorts till de som ej är kunder hos Folktandvården för att fånga deras bild av verksamheten. Omfattande barnrättsutbildningar har genomförts under året. Samtliga verksamheter inom hälso- och sjukvården ska prestera bättre än genomsnittet i nationella kvalitetsregister och jämförelser För tandvården saknas kompletta nationella kvalitetsregister. Folktandvården medverkar i SKAPA, ett nationellt kvalitetsregister som är under uppbyggnad. Folktandvården har under 2016 för första gången redovisat verksamhetens resultat i Odontologiskt bokslut som är unikt i sitt slag

25 Folktandvården Västra Götaland Delårsrapport 2016 FTV Fokusområden Uppfylla vårdgarantin Folktandvårdens verksamhet ingår inte i vårdgarantin. Vi är en del av behandlingen av patienter där sjukhusen har det ansvar som ingår i vårdgarantin. Utveckla ett personcentrerat arbetssätt i hälso- och sjukvården Folktandvården arbetar i hög grad personcentrerat vid undersökning och orsaksinriktad behandling. Förbättringsområden kommer att kartläggas under Minska antalet vårdskador och antalet vårdrelaterade infektioner Folktandvården genomför ett löpande arbete med avvikelsehantering och sätter in förbättringsåtgärder där behov finns. Arbeta för en säkrare läkemedelsanvändning Folktandvården arbetar löpande med dessa frågor och har under 2015 genomfört utbildningsinsatser i användning av antibiotika. Resultatet av dessa ska utvärderas 2016/2017. Skapa ett sammanhållet vårdsystem Folktandvården genomför ett omfattande arbete för att på ett mer systematiskt sätt delta i den Nära vården. Arbetet är en del inom uppdraget Hälsostyrd vård och rapporteras löpande till styrelsen. 8.4 En attraktivare arbetsgivare Prioriterade mål Möjligheterna till karriär- och kompetensutveckling ska förbättras Folktandvården har i årets Affärsplan fokus på en rad kompetensutvecklingsinsatser för att stärka effektiviteten och kvaliteten i verksamheten samt öka attraktionskraften som arbetsgivare. De beslutade kompetensutvecklingsinsatserna genomförs enligt plan. Arbetsmiljön ska förbättras och sjukfrånvaron ska minska Sjukfrånvaron har minskat från 6,1 procent till 5,8 i jämförelse med augusti Samtliga yrkesgrupper förutom tandläkare har lägre sjukfrånvaro. Mäns sjukfrånvaro har ökat något medan kvinnors sjukfrånvaro minskat. Vi har fortsatt fokus och satsning på hälsosamtal för medarbetare med hög korttidssjukfrånvaro och hälsoprofiler som stärker medvetandet för livsstilsfrågor samt individuell hälsocoachning. Vi fortsätter också vårt arbete med att främja hälsan på våra arbetsplatser genom att ha fokus på att det bedrivs ett systematiskt förbättringsarbete där medarbetarna är delaktiga samt att det avsätts tid för att planera, följa upp och utveckla arbetet i teamet. Sjukfrånvaron bedöms fortsätta att minska dock inte i den takt som krävs för att nå målet om 5 procent till utgången av Sjukfrånvaron för Västra Götalandsregionen totalt har ökat från 6,6 till 6,8 procent för motsvarande period Fokusområden Satsa på ledarskap Vi satsar på ledarskapet genom att stärka chefers förutsättningar i förhållande till normtalet samt genomför insatser för att utveckla ett professionellt och proaktivt lokalt och centralt ledningsstöd

26 Stimulera uppgiftsväxling och nya arbetssätt Folktandvården Västra Götaland Delårsrapport 2016 FTV Vi fortsätter vårt arbete med uppgiftsväxling och arbetsfördelning mot målet en tandhygienist per tandläkare inom allmäntandvården. För att ytterligare ge klinikledningarna goda planeringsunderlag pågår från 2016 en mer ändamålsenlig uppföljning av andelen undersökningar som genomförs av tandhygienister. Samtliga kliniker inom specialisttandvården arbetar systematiskt med produktionsoch kapacitetsplanering för att använda befintliga resurser på effektivast möjliga sätt. Under hösten startar ett projekt inom allmäntandvården för att utveckla och påbörja införandet av produktionsoch kapacitetsplanering. Utveckla ett målmedvetet, strukturerat och hälsofrämjande arbete för minskad sjukfrånvaro Se skrivning ovan under rubriken Arbetsmiljö ska förbättras och sjukfrånvaron ska minska. Sjukfrånvaro Se skrivning under rubriken. Arbetsmiljö ska förbättras och sjukfrånvaron ska minska. Personalvolym, personalstruktur och personalkostnadsanalys Den totala personalvolymen har ökat med 80 årsarbetare i förhållande till augusti De yrkesgrupper som ökat mest är tandsköterskor (40 årsarbetare), tandläkare (18 årsarbetare), STtandläkare (14 årsarbetare) och IT-support (7 årsarbetare). Ökningen är kopplad till tandvårdsinsatser för asylsökande, ökad kundtillströmning och verksamhetsövergång av IT-support från Regionservice till Folktandvården. Trots ökat antal tandläkare, tandhygienister och tandsköterskor saknas 22 tandläkare, 23 tandhygienister och 16 tandsköterskor. Tandläkarvakanserna är på kliniker i Skaraborgsområdet, norra Bohuslän och Dalsland, bristen på tandsköterskor är koncentrerad till storstadsregionen medan bristen på tandhygienister berör kliniker i hela Västra Götaland. Andelen tandhygienister per tandläkare uppgår till 0,74 vilket är samma nivå som vi haft sedan hösten Möjligheten att nå årets mål om 0,8 tandhygienist per tandläkare bedöms som svårt med hänsyn till den rådande bristsituationen som med stor sannolikhet kommer att bestå under de närmaste åren. Göteborgs universitet har meddelat att de inte har möjlighet att utöka antalet platser under Dialogen med Högskolan i Skövde pågår och besked väntas under oktober månad. Kontakter har även tagits med Högskolan i Borås. Dessa är i ett inledande skede. Inom specialisttandvården saknas totalt 12 specialisttandläkare. Vakanserna finns på specialisthusen i Uddevalla, Borås, Mölndal och Göteborg. Trots ökat antal specialisttandläkare under utbildning bedöms antalet specialister inte motsvara det framtida behovet. Samtliga kliniker arbetar kontinuerligt med produktions- och kapacitetsplanering för att använda befintliga resurser på effektivast möjliga sätt. Lönekostnaderna har ökat med 4,5 procent i förhållande till perioden januari-augusti Kostnadsökningen inkluderar en volymökning motsvarande 2,1 procent samt årets löneöversyn som motsvarar 2,4 procent. Lönekostnaderna påverkas av den pågående generationsväxlingen inom grupperna tandsköterskor och specialisttandläkare, vilket innebär att äldre medarbetare i högre löneläge ersätts med nyutbildade med lägre lön. Mer- och övertidsersättningen har ökat i förhållande till motsvarande period 2015 från tkr till tkr. Mertid och övertid har använts för att möta ökad vårdefterfrågan med anledning av flyktingsituationen samt för att stärka bemanningen på kliniker med bristsituation

27 Folktandvården Västra Götaland Delårsrapport 2016 FTV Bokslutsdokument och noter Se separata bilagor

28 Folktandvården Västra Götaland Delårsrapport 2016 FTV Samråd och beslut Information om delårsrapport för augusti 2016 har skett i Folktandvårdens samverkansgrupp den 19 september Tandvårdsstyrelsen föreslås besluta: 1. Godkänna delårsrapporten för augusti Översända delårsrapporten till regionstyrelsen 3. Internkontrollplanen behandlats i samband med delårsrapporten FOLKTANDVÅRDEN VÄSTRA GÖTALAND Gunnar Eriksson Tandvårdsdirektör Ulrika Söderberg Ekonomichef

29 Bokslutsdokument Resultaträkning, Kassaflödesanalys och Balansräkning Folktandvården Västra Götaland Not Utfall Utfall Resultaträkning Verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader 2, Avskrivningar och nedskrivningar Verksamhetens nettokostnader Finansnetto Erhållna/lämnade bidrag spec. beslut Årets resultat Not Utfall Utfall Kassaflödesanalys Löpande verksamhet Årets resultat Avskrivningar 4, Utrangeringar/nedskrivningar Kassaflöde från löpande verksamhet före förändring av rörelsekapital Förändring av rörelsekapital Ökning-/minskning+ av förråd Ökning-/minskning+ av kortfristiga fordringar Ökning+/minskning- av kortfristiga skulder Kassaflöde från löpande verksamhet Investeringsverksamhet Investeringar Kassaflöde från investeringsverksamheten Finansieringsverksamhet Ökning+/minskning- av långfristiga skulder Erhållna/lämnade bokslutsdispositioner Kassaflöde från finansieringsverksamheten ÅRETS KASSAFLÖDE Ingående likvida medel och kortfristiga placeringar Utgående likvida medel och kortfristiga placeringar Kontroll av årets kassaflöde

30 Not Utfall Utfall Balansräkning Anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar - maskiner och inventarier pågående investeringar Summa anläggningstillgångar Omsättningstillgångar Förråd Kortfristiga fordringar Likvida medel Summa omsättningstillgångar Summa tillgångar Eget kapital Eget kapital Bokslutsdispositioner Årets resultat Summa eget kapital Skulder Långfristiga skulder Kortfristiga skulder Summa skulder Summa eget kapital, avsättningar och skulder Redovisningen är upprättad enligt de anvisningar som lämnats från Västra Götalandsregionen. Anvisningarna bygger på kommunallagen, lagen om kommunal redovisning samt rekommendationer utfärdade av Rådet för kommunal redovisning. 1. Verksamhetens intäkter Patientavgifter med mera Såld vård internt Såld vård externt Försäljning material, varor och tjänster, internt Försäljning material, varor och tjänster, externt Hyresintäkter Statsbidrag Övriga bidrag, internt Övriga bidrag, externt Övriga intäkter, internt Övriga intäkter, externt Totalt Verksamhetens kostnader Personalkostnader Köpt vård internt Köpt vård externt Läkemedel

31 Lämnade bidrag, internt Lokalkostnader, internt Lokalkostnader, externt Verksamhetsanknutna tjänster, internt Verksamhetsanknutna tjänster, externt Material och varor, internt Material och varor,externt Övriga tjänster, internt Övriga tjänster, externt Övriga kostnader, internt Övriga kostnader, externt Totalt Personalkostnader, detaljer Löner Övriga personalkostnader Sociala avgifter Totalt Avskrivningar och nedskrivningar Avskrivningar Maskiner och inventarier Totalt Finansnetto Finansiella intäkter Ränteintäkter, internt 0 23 Ränteintäkter, externt Totalt Finansiella kostnader Räntekostnader, internt Räntekostnader, externt 6 23 Övriga finansiella kostnader, externt Totalt Totalt finansnetto Investering i anläggningstillgångar Årets investering i maskiner och inventarier Årets pågående investering Totalt Maskiner och inventarier Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Omklassificeringar Försäljningar/utrangeringar Utgående ackumulerade anläggningstillgångar Ackumulerade avskrivningar Vid årets början Årets avskrivning och nedskrivning Försäljningar/utrangeringar Utgående ackumulerade avskrivningar

32 Utgående restvärde Pågående investeringar Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början Nyanskaffningar Omklassificeringar Försäljningar/utrangeringar Utgående ackumulerade anläggningstillgångar Kortfristiga fordringar Kundfordringar, internt Kundfordringar, externt Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter, internt Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter, externt Övriga fordringar, internt Övriga fordringar, externt Totalt Långfristiga skulder Övriga långfristiga skulder, internt Totalt Kortfristiga skulder Leverantörsskulder, internt Leverantörsskulder, externt Semesterskuld Löner, jour, beredskap, övertid Arbetsgivaravgifter, källskatt, F-skatt Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter, internt Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter, externt Övriga kortfristiga skulder, internt Övriga kortfristiga skulder, externt Totalt

33 För varje människa - remissyttrande avseende förslag till handlingsplan för det systematiska arbetet med mänskliga rättigheter i Västra Götalandsregionen ; dnr RS (dnr FTV ) Folktandvården har ombetts att lämna synpunkter på förslag till handlingsplan för systematiskt arbete med mänskliga rättigheter Regionstyrelsen önskar i huvudsak svar på 6 ställda frågor. Folktandvårdens svar lämnas utifrån den önskade strukturen. Sammanfattning Folktandvården välkomnar att ett förslag till en regiongemensam handlingsplan har tagits fram. Det är dock viktigt att planen kan anpassas till verksamheternas redan pågående eller planerade åtgärder inom sakområdet. Föreslagna åtgärder bedöms vara viktiga och med rätt ansvarsfördelning till nämnd eller styrelse. Samband mellan åtgärder och indikatorer i förslaget framstår inte alltid som relevanta. Rimligheten i vissa måltal bör ses över. Folktandvården gör bedömningen för egen del att det är rimligt att inkludera tillämpliga åtgärder anpassade till verksamheten i föreslagen handlingsplan till affärsplaner för Fördjupning Generella reflektioner om handlingsplanen Folktandvården välkomnar att Regionfullmäktiges beslutade policy för arbetet med mänskliga rättigheter (MR), nu följs upp med förslag till en konkret regiongemensam handlingsplan. Det är en tydlig viljeriktning från regionen att visa på konsekvens i en fastställd policy. Det är dock viktigt att en regiongemensam handlingsplan utgår från verksamheternas redan pågående eller planerade arbete som berör MR. Folktandvården genomför exempelvis en omfattande utbildningsinsats kring implementering av barnrätten och med tydlig och uttalad koppling till MR. Den förändringsagenda som utbildningen ger med fokus på lokala handlingsplaner 2017 måste självklart respekteras. Det gäller även andra typer av pågående eller planerade insatser i Folktandvården: inom tillgänglighet, åtgärder vid våld i nära relationer, delaktighet och jämlika och icke-diskriminerande arbetsplatser. I praktiken pågår redan idag en rad aktiviteter inom dessa områden, men som inte alltid är relaterade till arbete med MR på det sätt som nu föreslås. En första åtgärd i en regiongemensam åtgärd borde därför vara att uppmana verksamheterna att inventerar pågående aktiviteter och insatser, och att relatera dessa till föreslagna mål och åtgärder. Handlingsplanen berör Västra Götalandsregionens egna verksamheter. Folktandvården, som bedriver den absoluta huvuddelen av sin verksamhet i konkurrens med andra tandvårdsföretag, saknar resonemang på vilket sätt handlingsplanen även bör och kan beröra enskilda vårdgivare som har vårdavtal med regionen

34 Har förslaget angivit korrekt nämnd eller styrelse som ansvarig för de olika åtgärderna? Ja. Är åtgärderna relevanta och väl formulerade? Generellt förefaller åtgärderna vara relevanta. Det är dock svårt att fullt ut bedöma arbetsinsatsen och relevansen i varje enskild åtgärds koppling till indikator och för vissa måltal. Som exempel: Det ställs krav på minst två KomHIT-diplomerade medarbetare per tandvårdsklinik. Storleken per Folktandvårdsklinik varierar från, som minst 6-8 medarbetare, till, som mest 60 medarbetare, och med variationer däremellan. Den föreslagna indikatorn är därmed ett mycket trubbigt mått på måluppfyllelse. Ett annat exempel: Måltalet är 0 procent för andelen medarbetare som upplever sig utsatta för diskriminering. Det är tveksamt om ett sådant måltal äger realism. Snarare är det ett uttryck för en lovvärd vision. Däremot är det självklart att verksamheterna ska arbeta för att det inte ska finnas medarbetare som känner sig utsatta för diskriminering. Saknas någon åtgärd som är viktig att ha med? Folktandvården kan idag inte se att någon viktig åtgärd saknas. Finns invändningar mot någon åtgärd? Inte annat än vad som framgår i övriga delar av remissvaret. Vilka konsekvenser bedöms handlingsplanen få för Folktandvårdens verksamhet? Folktandvården kan konstatera att ett flertal redan pågående eller planerade aktiviteter i verksamheten har likheter eller samband gentemot huvuddelen av de åtgärder som finns föreslagna i handlingsplanen. Ett viktigt arbete är att tydliggöra kopplingen mellan dessa pågående eller planerade åtgärder till den föreslagna handlingsplanen. Likaså att systematiskt utvärdera insatserna mot den målbild som handlingsplanen anger. Folktandvården gör bedömningen för sin egen del att det är rimligt att inkludera tillämpliga åtgärder anpassade till verksamheten i föreslagen handlingsplan till affärsplaner för Ett för Folktandvården tillämpligt mål saknar idag mål och åtgärd i verksamhetens affärsplan, nämligen hbtq-kompetent bemötande. Konsekvenserna för ett genomförande är inte utredda, men åtgärden bedöms som närmast självklar. Med hänsyn till omfånget i redan pågående eller planerade aktiviteter är det dock sannolikt att insatser kring hbtq-kompetent bemötande inte genomförs förrän mot slutet av planperioden. Göteborg den 20 september 2016 Folktandvården Västra Götaland Stig-Olov Tingbratt Ordf. Tandvårdsstyrelsen Gunnar Eriksson Tandvårdsdirektör - 2 -

35 Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer FTV Folktandvården Handläggare: Anders Ljungné Telefon: E-post: Till tandvårdsstyrelsen Remissvar ang förslag till handlingsplan för det systematiska arbetet med mänskliga rättigheter i Västra Götalandsregionen: dnr RS Förslag till beslut Tandvårdsstyrelsen beslutar följande: 1. Godkänna remissyttrande Sammanfattning av ärendet Kommittén för mänskliga rättigheter har på uppdrag av regionstyrelsen tagit fram ett förslag till samordnad regiongemensam handlingsplan för arbetet med mänskliga rättigheter (MR). Syftet med handlingsplanen är att fokusera kring ett antal prioriterade mål och åtgärder under , för att få största möjliga effekt i arbetet med MR. Till varje åtgärd finns indikatorer. Regionstyrelsen önskar synpunkter på föreslagen handlingsplan. Folktandvårdens remissyttrande framgår av bilaga. FOLKTANDVÅRDEN Gunnar Eriksson Tandvårdsdirektör./. Bilaga: För varje människa remissyttrande avseende förslag till handlingsplan POSTADRESS: Folktandvården Ledningskontor Göteborg BESÖKSADRESS: Kämpegatan 3 Göteborg TELEFON: HEMSIDA: folktandvarden.se/vgregion E-POST: folktandvarden@vgregion.se

36 Anmälningsärenden Tandvårdsstyrelsen FTV Tillämpningsanvisningar till riktlinjer avseende redovisning och gallring av allmänna handlingar och den nya modellen för arkivförteckningar. FTV Sammanträdestider RF 2017 FTV Sammanträdestider RS och utskotten 2017 FTV Ändrat sammanträdesdatum RS 2017 FTV Regiongemensamma riktlinjer för detaljbudget 2017 FTV Regional förteckning över kvalitetsregister FTV Överenskommelse över ersättningar för 2016 för hälso- och sjukvårdstjänster enl samverkansavtal för Västra sjukvårdsregionen FTV Budget 2017, protokollsutdrag FTV Delårsrapport mars för Västra Götalandsregionen FTV Verksamhetsredovisning FRAMM delår FTV Ordförandebeslut politisk styrgrupp FTV Ordförandebeslut lokal samverkan i Gbg-området FTV Granskning av nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering till RS/RF FTV Granskning av nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering till RS/RF rapport. FTV TU Prioriteringar inför satsning i budget 2017 rörande utbildningsbefattning för sjuksköterskor i specialist- och barnmorskeutbildning FTV PU Prioriteringar inför satsning i budget 2017 enl TU RS FTV Fördelning av statliga utvecklingsmedel för 2016 inom området våld i nära relationer

37 - 2 -

38

39

40

41

42

43

44

45

46 1(15) Regiongemensamma riktlinjer för detaljbudgetarbetet 2017 Beslutade i regionstyrelsen , 189 Diarienummer RS Västra Götalandsregionen Koncernkontoret, Avdelning budget, redovisning och finans Handläggare: Eva Ohlsson Telefon: E-post: eva.m.ohlsson@vgregion.se Regiongemensamma riktlinjer för detaljbudgetarbetet 2017 (F d Planeringsdirektiv) 1. Syfte - Inledning Syftet med dessa regiongemensamma riktlinjer är att med regionfullmäktiges budget som utgångspunkt ange förtydligande förutsättningar och villkor för i första hand nämndernas och styrelsernas arbete med detaljbudgeten men också det gemensamma arbetet med överenskommelser och uppdrag. 2. Budgeten som överordnat styrdokument Budgeten är VGR:s viktigaste styrdokument. För att budgeten ska fungera som ett bra styrinstrument är det viktigt att kunskapen om och efterlevnaden av dokumentet är högt och att processen för att ta fram den fungerar på ett bra sätt. Budgeten ska spegla årets samlade planerade verksamhet men också de variationer som finns mellan årets olika delar. En genomarbetad budget ger förutsättningar för en bra uppföljning. Det är därför viktigt med en bred delaktighet och ett sammanhållet arbete där kopplingen från budget, genom redovisning, till uppföljning blir tydlig. Regiongemensamma riktlinjer, som är länken mellan regionfullmäktiges budget och nämnders och styrelsers budgetar, har två syften. Riktlinjerna ska förtydliga regionfullmäktiges budget och ska innehålla regionstyrelsens (RS) preciseringar och rekommendationer till nämnder och styrelser i deras fortsatta budgetarbete. För att ge verksamheterna så bra förutsättningar som möjligt i sitt budgetarbete och skapa goda förutsättningar för uppföljning strävar RS efter att: Planeringsförutsättningarna för utförarna ska bli kända så tidigt som möjligt Riktlinjerna ska ge förutsättningar för en genomarbetad budget som ger grund för en bra uppföljning.

47 2(15) 3. Regionfullmäktiges mål Regionfullmäktige (RF) anger i budgeten tre utmaningar som formuleras vidare som tre långsiktiga strategiska mål. Dessa strategiska mål är, likt tidigare år, i sin tur nedbrutna i 10 prioriterade mål för perioden 2017 till och med RF mål kan kompletteras med högst två egna prioriterade mål inom nämnder och styrelser. Mål som fastställs av nämnder och styrelser får inte stå i strid med RF:s mål. Hälso- och sjukvårdsnämnderna (HSN) ska samordna sina egna prioriterade mål. Uppföljning av prioriterade mål De prioriterade målen kopplas till mätbara och kvalitativa indikatorer som ska redovisas till berörda nämnder och styrelser i samband med delårsrapporter och årsredovisning. Indikatorer för uppföljning på koncernnivå av prioriterade mål ska även redovisas till RS och RF. RS fastställer vilka indikatorer som ska redovisas till RS och till RF. Inriktningen för indikatorer ska vara enkelhet och att indikatorerna ska vara relevanta och väl spegla de prioriterade målen. Regiondirektören lämnar under hösten förslag på indikatorer för uppföljning av RF:s mål samt förslag på hur RS för sin del ska följa upp och redovisa de prioriterade målen. 4. Fokusområden 2017 Med utgångspunkt i prioriterade mål anges i budgeten ett antal fokusområden som nämnder och styrelser särskilt ska arbeta med/bevaka under Dessa fokusområden gäller i tillämpliga delar VGR:s samtliga verksamheter. Flera av fokusområdena är av långsiktig karaktär och det är därför viktigt med kontinuitet i detta arbete. Att något fokusområde tagits bort inför 2017 ska inte ses som att området inte är viktigt utan snarare som att det ryms inom ramen för befintliga uppdrag i organisationen. Samtliga nämnder och styrelser ska i detaljbudgeten ange vilka fokusområden man avser att arbeta med under I detta arbete ska nämnder och styrelser aktivt förhålla sig till samtliga fokusområden och värdera respektive fokusområdes relevans för den egna verksamheten. För de angivna fokusområdena ska nämnder och styrelser särskilt redovisa de aktiviteter man avser att genomföra under Karaktären på budgetens fokusområden skiljer sig åt. För vissa fokusområden finns sedan tidigare särskilda uppdrag/politiska beslut om vilka nämnder och styrelser som har huvudansvar för området. För andra saknas detta. För dessa områden finns ett behov av samordning och nya aktiviteter som ligger utanför ordinarie verksamhet hos nämnder och styrelser. För de valda fokusområdena ska nämnder och styrelser särskilt redovisa de aktiviteter man avser att genomföra under RS ska, utöver att för egen del arbeta i enlighet med fokusområdena, stödja styrelsers och nämnders arbete. Nämnders och styrelses arbete med fokusområden ska följas upp och redovisas till RS. Det sker i huvudsak genom en sammanfattande kvalitativ bedömning och beskrivning av det pågående arbetet. Se mer i Rutin för detaljbudget (f d Detaljbudgetanvisningarna).

48 3(15) 5. En jämställd budget Jämställdhetsarbetet ska vara en integrerad del i budgeten. Arbetet ska inte bedrivas separat utan ska integreras i ordinarie rutiner i alla nämnder och styrelser. Jämtegrering, dvs. jämställdhet mellan könen, samt övriga grupper inom ramen för regionens handlingsplan för mänskliga rättigheter, ska särskilt uppmärksammas i såväl avtal, överenskommelser som uppföljning av dessa. 6. Intern styrning och kontroll Kommunallagen anger att nämnder/styrelser ska se till att verksamheten bedrivs enligt de mål och riktlinjer som fullmäktige bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Nämnderna/styrelserna ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett tillfredsställande sätt. Regionstyrelsen har beslutat om riktlinjer för arbetet med intern kontroll. En rutin kompletterar riktlinjerna. Följande gäller: Nämnden/ styrelsen ska upprätta en organisation för arbetet med intern kontroll Arbetet med riskanalys och plan för intern kontroll ska följa tidplanen för arbetet med budget och uppföljning i respektive verksamhet. Plan för intern kontroll ska fastställas i samband med att nämnden/styrelsen fastställer sin detaljbudget. Planen ska skickas in till regionstyrelsen. Nämnder och styrelser ska i detaljbudgeten beskriva hur arbetet med riskanalys och plan för intern kontroll bedrivs. 7. Hälso- och sjukvård Överenskommelser De formella vårdöverenskommelserna för 2017 ska vara ettåriga för att kunna hantera förändringar i ersättningssystem med mera, men inriktningen för arbetet ska vara att lägga grunden för stabilitet och långsiktighet för att på sikt bli fleråriga. Därför ska överenskommelsearbetet och utformningen av överenskommelserna göras på ett sådant sätt att arbetet inför år 2017 lägger en god grund för det långsiktiga förändringsarbetet och åtgärder för verksamhet i balans. Härigenom kan också arbetsinsatserna vid kommande överenskommelser begränsas. I avvaktan på utvecklingen av en ny ersättningsmodell inom hälso- och sjukvården (se under rubriken Strategi för nytt ersättningssystem) ska målrelaterad ersättning till sjukhus, beställd primärvård, folktandvård samt Habilitering och hälsa inte användas i överenskommelserna för år Styrelser och nämnder ska senast den 31 oktober 2016 träffa överenskommelser. Basuppdraget Det är av största vikt att det uppdrag nämnder och styrelser har idag säkerställs finansieringsmässigt innan nya satsningar införs. Regionfullmäktiges uppdrag ska därför beaktas även i 2017 års vårdöverenskommelsearbete.

49 4(15) Riktade bidrag till Hälso- och sjukvårdsstyrelsen - Den nära vården Hälso- och sjukvårdsstyrelsen (HSS) tillförs 100 mnkr för 2017 till utvecklingsarbetet inom hälso- och sjukvården, i syfte att stärka den nära vården och regionens närsjukvårdscentrum. För 2018 tillförs ytterligare 300 mnkr och för 2019 ytterligare 200 mnkr. Beslut om inriktning av de 100 mnkr 2017 ska fattas av HSS under hösten, så att berörda verksamheter i god tid kan planera för genomförande. -Tillgänglighetssatsningar De 140 mnkr som för 2017 tillförs HSS för det regionala tillgänglighetsuppdraget kommer utöver interna tilläggsuppdrag framförallt nyttjas till att upphandla volymer hos externa leverantörer. Utöver dessa medel finns sedan tidigare pengar fördelat till nämnderna för tillgänglighet, ortopediplan, obesitaskirurgi och koloskopier ( mnkr). För att de samlade insatserna ska ge optimalt resultat uppmanar regionstyrelsen hälso- och sjukvårdsstyrelsen och hälso- och sjukvårdsnämnderna att gemensamt och solidariskt i samverkan disponera dessa medel kopplat till den regionala produktions- och kapacitetsplaneringen. Befintlig kapacitet i egen regi och redan upphandlade vårdavtal ska användas för att uppnå största möjliga effekt av avsatta medel. Interna tilläggsbeställningar fördelas under 2017 som tidigare till sjukhusen efter avrop och faktiskt utförd prestation. Preliminär fördelning av uppdrag biläggs VÖK som bilaga. Fördelning av volymer till externa leverantörer fördelas som tidigare enligt särskild ordning så snart nödvändiga avtal är på plats. - Hepatit C HSS tillförs ytterligare 75 mnkr specifikt för läkemedelskostnader, Hepatit C. Kostnader för Hepatit C hanteras på samma sätt som för 2016, det vill säga förvaltningarna avropar 90 procent av faktisk kostnad från HSS upp till fastställt tak enligt tabell nedan. mnkr SU NU SkaS SÄS Psykiatrisatsningar HSS tillfördes 50 mnkr i tilläggsbudget 2015 till den regionala utvecklingsplanen för psykiatri samt barn och ungdomspsykiatrin. För 2016 tillfördes ytterligare 75 mnkr och ytterligare 125 mnkr för 2017, varav 50 mnkr är avsedda för kö-kortning inom barn- och ungdomspsykiatrin. Utöver medel till HSS har RS tilldelats 150 mnkr som avser psykiatri och tillgänglighet. Beredning och fördelning av båda satsningarna ska vara klara senast den 28 september. - Vårdkedjan, akut- och prehospital verksamhet samt vårdplatser HSS tillfördes 100 mnkr i tilläggsbudget för 2015 för akutsjukvård och prehospital verksamhet samt vårdplatser. För 2016 tillfördes ytterligare 50 mnkr och för 2017 tillförs 50 mnkr. Fördelningen till utförarna ska vara klar senast den 28 september.

50 5(15) - Sahlgrenska Universitetssjukhuset I HSS uppgifter ingår att träffa överenskommelse med Sahlgrenska Universitetssjukhuset för uppdraget som universitetssjukhus. Beloppet för 2017 är 883 mnkr. Från 2017 ska även ersättningen för Regionalt Bild och Interventionscentrum ingå i överenskommelsen. Beloppet för 2017 är 140 mnkr. Totala beloppet för 2017 är mnkr. - I väntan på ambulans (IVPA) Arbetet med att minska ambulanssjukvårdens utryckningstider måste fortsätta och koncepten I Väntan På Ambulans (IVPA) och Single responder bör också utvecklas vidare. I HSS regionbidrag ligger 5 mnkr avsett att finansiera berörda förvaltningars kostnader för upprättade IVPA-avtal med kommuner, avseende baskriteriet och tillhörande utbildningsinsatser. Dessa medel avropas mot faktiskt kostnad upp till beloppstaken i tabellen nedan. Nyckel Tkr KS 6,4% 320 NU 19,6% 980 SkaS 15,7% 785 SU 41,4% SÄS 16,9% 845 TOTALT 100,0% Regional tobakssamordnare Medel för finansiering av regional tjänst som tobakssamordnare överförs från HSS till HSN enligt resursfördelningsmodellen. Finansiering har legat fast på 0,6 mnkr under många år och därför överförs 0,65 mnkr motsvarar 5 års indexuppräkning. HSN G och HSN V får i uppdrag att ta med detta i vårdöverenskommelsearbetet med SU. Förstärkning till hälso- och sjukvårdsnämnderna Ett ramtillskott om 200 mnkr tillförs HSN. Dessutom tillförs 200 mnkr ytterligare för att delvis finansiera år 3 av ordnat införande. 25 mnkr tillförs nämnderna för folkhälsoinsatser samt 8 mnkr som förstärkning av fria läkemedel för barn. Medel på 428 mnkr för rättspsykiatrisk vård har överförts från HSS till HSN. Beloppet kommer att räknas upp med index 2,0 procent, motsvarande 8,56 mnkr och en komplettering av överföringen sker med en teknisk budgetjustering. Förstärkningen till sjukhusen Till budget 2015 tillfördes sjukhusen en förstärkning på 750 mnkr för att lösa de strukturella ekonomiska problemen. Av dessa medel fördelades 550 mnkr för hantering av sjukhusens obalanser. För 2017 hanteras dessa medel på samma sätt som tidigare år i enlighet med tabellen nedan.

51 6(15) Extra resurser, mnkr Alingsås lasarett 25 Hålsa & Habilitering 10 Kungälvs sjukhus 40 NU-sjukvården 155 Skaraborgs sjukhus 75 Sahlgrenska universitetssjukhuset 90 Södra Älvsborgs sjukhus 155 Summa 550 Fördelning av sjukhusersättningarna mellan hälso- och sjukvårdsnämnderna Avvikelserna mellan budgeterad ersättning till respektive sjukhus och faktiskt utfall har, för några av de fem hälso- och sjukvårdsnämnderna, blivit större för varje år. En översyn av fördelningen av sjukhuskostnaderna mellan HSN - den s.k. sjukhusmatrisen har därför enligt uppdrag skett under Översynen har föranlett en förändring av modellen, vilken informerats om vid en gemensam presidieöverläggning Förändringen påverkar inte tilldelat regionbidrag för någon av nämnderna. Strategi för nytt ersättningssystem Sedan 2015 pågår översyn av ersättningssystem inom hälso- och sjukvården. De förändringar som på sikt är aktuella för akutsjukhusen är en övergång till i huvudsak fast ersättning samt att genomföra pilotprojekt för bl. a. ett antal patientgrupper med inriktning mot värdebaserad ersättning. [1] Översynen fortsätter under hösten 2016 och pilotprojekten kommer att genomföras under 2017 då även analysarbete kring gemensamt poängpris kommer att genomföras för att förbereda för införandet av ett eventuellt nytt ersättningssystem från Översynen kan komma att förändra ersättningsprinciperna för 2017 men det kommer inte att påverka förvaltningarnas ersättningsutrymme. En förändring i registrering och ersättningen för digitala besök inom VGPV kan komma att påverka täckningsgraden. Det kan medföra en ökning av ersättningen för verksamheten. Ekonomiska konsekvenser inarbetas i HSS:s och Närhälsans detaljbudget Samma arbete kring registrering av digitala besök, som en del av produktionsuppföljningen, kommer att genomföras även för sjukhusen. Projektfinansieringen av mobil närvård i Skaraborg som idag sker från HSS flyttas via teknisk justering till HSN Ö för att tas med i VÖK-arbetet med SkaS. Se bilaga 4. HSN uppmanas att samordna sina mål och prioriteringar gentemot Habilitering och hälsa inför Riktlinjer för fastställande av 2017 års tandvårdstaxa I regionfullmäktiges beslut om förändrad styrmodell och hantering för fastställande av prislista för tandvård (Dnr RS ) anges att: Regionfullmäktige ska som rutin i samband med budgetbeslut besluta om riktlinjer för tandvårdsstyrelsen för förändring av Folktandvårdens prislista. Sådana finns inte beslutade inför 2017, varför regiondirektören får i uppdrag att ta fram förslag till riktlinjer för fastställande av tandvårdstaxa. [1] Pilotprojekt som det nu arbetas med är värdebaserad ersättning för rygg-, höft- och knä- samt obesitaskirurgi.

52 7(15) 8. En attraktivare arbetsgivare Friskvårdsbidraget En enhetlig lägstanivå för friskvårdsbidrag införs i alla förvaltningar och bolag, med kr per år och anställd från Målsättningen är att höja det till kr till år Finansieringen av höjningen till kr sker inom respektive förvaltnings/bolags budgetutrymme och ska beaktas i budgetarbetet. Regionstyrelsen har tillförts 5 mnkr för att friskvårdsbidraget ska kunna höjas till kr per år och anställd från Den ytterligare höjningen med 100 kr per anställd kommer att kompenseras de förvaltningar/bolag som ännu inte har den beslutade nivån på bidraget. Se bilaga 1. Satsning på jämställda löner I budgeten har 50 mnkr per år under perioden avsatts till jämställda löner, för att rätta till oskäliga skillnader i lönestrukturen inom framförallt hälso- och sjukvården. Medlen är ramhöjande och överförs i budgeten från regionstyrelsen till HSN enligt resursfördelningsmodellen. Fördelningen av medel till utförarna ska ske baserat på måluppfyllelse och utgångsläge i lönestrukturen inom berörda förvaltningar samt utifrån antal sjuksköterskor. Fördelningen redovisas i bilaga 2. Uppföljning av de sammanlagt avsatta medlen görs i samband med delårsuppföljning. Förstärkt yrkesintroduktion för sjuksköterskor Satsningen på yrkesintroduktion för nyutexaminerade sjuksköterskor fortsätter. Ersättning till de förvaltningar som omfattas av satsningen kommer att fördelas ut på samma sätt som för Fördelning av budgetmedel för 2017 beräknas utifrån antalet tillsvidareanställda sjuksköterskor per förvaltning. Budgetmedel tillförs under våren 2017 enligt beräknad fördelning till de förvaltningar som uppger behov. Betald specialistutbildning för sjuksköterskor Satsningen på betald utbildning till specialistsjuksköterskor fortsätter under 2017 som planerat. Hösten 2016 fattar regionstyrelsens personalutskott beslut om vilka specialistinriktningar som kommer att prioriteras inför Ersättningen till de förvaltningar som har sjuksköterskor som omfattas av satsningen kommer att betalas ut på samma sätt som för Kompetensutvecklingsinsatser för undersköterska/barnsköterska/skötare Kompetensutvecklingsinsatserna för undersköterskor/barnsköterskor/skötare sedan 2012 fortsätter och regionstyrelsen tillförs ytterligare 5 mnkr för Hittills har medlen fördelats till förvaltningarna genom ett ansökningsförfarande och 2017 fördelas medlen utifrån antalet tillsvidareanställda undersköterskor/barnsköterskor/skötare per förvaltning, under förutsättning av beslut i personalutskottet. Löneöversyn För att ha konkurrenskraftiga löner i VGR behöver skillnaderna i medellön till andra landsting inom vissa yrkesgrupper minska. Förvaltningarna behöver ta hänsyn till löneavtalet med kommunal, dels helårseffekten för löneökningarna 2016 och dels den satsning som avtalet ger även Lönepolitiska riktlinjer revideras under hösten och anvisningar för förvaltningarnas löneöversyner kommer att utarbetas under hösten. Utrymmet för löneöversyn ska tillfalla löneökningar och inte utnyttjas för att öka antalet anställda eller för att förändra personalsammansättningen.

53 8(15) ST-styrning I budget 2017 står: Västra Götalandsregionen ska som arbetsgivare ta ett större ansvar för utbildning, kompetensutveckling och uppföljning av kompentens för samtliga yrkesgrupper. Det är angeläget med en översyn av handledarskapet, samt en bättre överblick och styrning av ST. I enlighet med antagna principer för ST-styrning ska en central prioritering om initialt ST-block göras. Detta innebär att 16,2 mnkr behöver avsättas för 2017 med syfte att finansiera den prioritering och fördelning som personalutskottet beslutat om. Medlen ligger idag på HSN men överförs till regionstyrelsen. Ersättningen till utförarna fördelas enligt bilaga 3 och uppgår till 30 tkr per tjänst och månad. Från 2014 överfördes finansieringsansvaret för 55 specifika ST-läkartjänster från PU till HSN motsvarande ett värde på 34 mnkr. Utförarna har därför fått ersättning för dessa tjänster från HSN. I takt med att dessa tjänster upphör minskas ersättningen till utförarna och ersättningen under 2017 ska alltså bara avse kvarvarande tjänster. En särskild tidplan för dessa tjänsters sluttidpunkter ska inrapporteras till HSN från berörda utförare. 9. Ekonomiska förutsättningar Överenskommelser För att skapa långsiktiga planeringsförutsättningar och begränsa arbetsinsatserna, bör överenskommelserna med Servicenämnden, Regionstyrelsen/VGR-IT samt Fastighetsnämnden/Serviceavtalet för 2017 vara tvååriga. Faktorer som uppräkningsfaktor och större förändringar vid köp av tjänster, ska kunna beaktas för varje år. Styrelser och nämnder ska senast den 31 oktober 2016 träffa överenskommelser med berörda styrelser och förvaltningar. Statsbidrag Kostnadsutfallet för läkemedelsförmånen 2015 innebär att staten ersätter landstingen med ökat statsbidrag för läkemedelssubventionen. För VGR:s del beräknas en ökning till 240 mnkr. Medlen fördelas till HSN med 200 mnkr och till HSS med 40 mnkr och avser i fösta hand kostnader för ordnat införande. Regeringen har under våren fortsatt samtalen med arbetsmarknadens parter om hur sjukfrånvaro ska kunna förebyggas samt hur ett användbart stöd för rehabilitering och omställning bör utformas. De båda statsbidragen Sjukskrivningsmiljard och Rehabiliteringsgarantin har slagits ihop och ersatts av en ny överenskommelse, kallad Kvalitetssäker och effektiv sjukskrivningsprocess. Till följd av osäkerhet kring utformningen och storleksordningen på det nya statsbidraget har beloppen för specialdestinerade statsbidrag sänkts med -5 mnkr för HSS och -75 mnkr för HSN jämfört med budget mnkr finns med i HSS budgetbelopp, vilket motsvarar det gamla statsbidraget för Rehabgarantin. Beloppet får ses som en riskpost på moderförvaltningen men påverkar inte budgetbeloppet eller beredningen inom HSS kring detta statsbidrag. Under våren har SKL och regeringen tecknat överenskommelser om olika statsbidrag för både 2016 och I takt med att fler överenskommelser sluts, kan förändringar komma att ske. Eventuella justeringar beslutas under hösten.

54 9(15) Till budget 2016 införde regeringen statsbidraget Professionsmiljarden. Bidraget är 1,0 mdkr per år och ersatte tidigare tillgänglighetssatsningar, den s.k. kömiljarden. Inriktningen på statsbidraget är rätt användning av professionernas kompetens och att påverka landstingens kompetensförsörjning i rätt riktning. bättre administrativt stöd för professionerna mer effektiv och ändamålsenlig organisering av arbetsfördelning och arbetssätt förbättrade förutsättningar för planering av kompetensförsörjning Till budget 2017 budgeteras Professionsmiljarden till 167 mnkr, som VGR:s andel. När avtalet tecknades mellan SKL och regeringen framgick att det var 950 mnkr som fördelades ut till landstingen, vilket innebär att VGR erhåller 159 mnkr för Professionsmiljarden ligger med i det belopp som RF, tillsammans med skatteintäkterna, fördelar ut i regionbidragen till nämnderna och riktas inte mot särskilda åtgärder. Vid sidan av vårpropositionen gör regeringen en satsning på tio miljarder till välfärden. Av medlen går 70 % till kommunerna och 30 % till landstingen. Fördelningen sker dels i kronor per invånare och dels enligt antal asylsökande och nyanlända. VGR:s andel beräknas till 376 mnkr. I delårsbokslutet för mars 2016 beslutades att folkhögskoleverksamheten ska undantas från den nya hanteringen av statsbidrag som infördes till Det innebär att statsbidraget ska bokföras direkt på folkhögskoleverksamheten och inte på moderförvaltningen för vidare fördelning till kulturnämnden. Budgetbeloppet för specialdestinerade statsbidrag till kulturnämnden sänks därför med 93 mnkr motsvarande folkhögskolornas statsbidrag. Statsbidraget till kulturnämnden justerades i delårsrapporten för mars 2016 med 3 mnkr, vilket innebär att budgetbeloppet för specialdestinerade statsbidrag till kulturnämnden blir 307 mnkr för Samma budgetbelopp gäller tills vidare för Investeringar Den detaljerade investeringsplanen för om 4,4 mdkr per år fastställdes av Regionstyrelsen den 26 april Under beredning av planen översteg investeringsönskemålen inom VGR ramen. Som en konsekvens av detta sköts bland annat nomineringarna för Västtrafiks tågupphandling och Botaniska trädgårdens nybyggnad av växthus utanför planperioden. I syfte att inkludera dessa nomineringar beslutade regionfullmäktige i budget 2017 att öka investeringsnivån till 4,8 mdkr per år under resterande del av planperioden. Regionstyrelsen föreslås därmed fastställa ( ) en reviderad detaljerad investeringsplan för där ramarna ökas till max 14 mdkr (4,8 mdkr per år under resterande år av planperioden). Start av tågupphandling kan därmed påbörjas inom planperioden enligt Västtrafiks ursprungliga plan. Vidare inkluderas medel om totalt 20 mnkr under 2017 till Botaniska trädgården i syfte att då kunna påbörja projektering av nytt växthus. Regionstyrelsen tog den 26 april 2016 även beslut om att låsa investeringsutrymmet för två år. Ny detaljerad investeringsplan ska därmed göras först inför perioden Inga nya nomineringar avseende strategiska fastighetsinvesteringar (verksamhetsdrivna projekt) ska lämnas in under hösten 2016.

55 10(15) Verksamheterna uppmanas att tillsammans med beställare beakta hur eventuella ökade driftskostnader till följd av beslutade eller planerade investeringar tas omhand i budget. 11. Tekniska justeringar Från regionstyrelsens regionbidrag till arkivnämnden överförs 0,18 mnkr. Beloppet är en korrigering av tillförda medel Från Arkivnämndens regionbidrag till Kulturnämnden överförs 2,2 mnkr avseende kostnaden för förenings- och folkrörelsearkiv. I syfte att samla regionbidrag för en kostnad på en enhet överförs från hälso- och sjukvårdsstyrelsen till hälso- och sjukvårdsnämnderna 16,7 mnkr för kostnader avseende fri mammografi. Från hälso- och sjukvårdsstyrelsens regionbidrag överförs 0,65 mnkr till hälso- och sjukvårdsnämnd Göteborg, avseende en tjänst som tobakssamordnare. Från HSS regionbidrag överförs 7,1 mnkr till HSN Östra, avseende projektfinansiering av mobil närvård i Skaraborg. Från hälso- och sjukvårdsstyrelsens regionbidrag överförs 8,56 mnkr till hälso- och sjukvårdsnämnderna, avseende indexuppräkning för medel för rättspsykiatri. Beloppen är angivna i 2017 års nivå. En sammanställning över samtliga tekniska justeringar finns i bilaga 4.

56 11(15) 12. Tids- och aktivitetsplan Datum nedan anger sista dag för respektive händelse. 9 augusti + 24 augusti Workshop ang. budget och prognosarbetet. Kallelse kommer. 28 september Fördelning av riktade satsningar till Hälso- och sjukvårdsstyrelsen ska vara fördelade till nämnder och styrelser. 14 oktober Stark rekommendation att överenskommelser för VGR IT, Västfastigheter och Regionservice är beslutade två veckor innan sista datum. 31 oktober Sista datum för beslut av serviceöverenskommelser 31 oktober Sista datum för beslut av vårdöverenskommelser 15 november Budgeten inrapporterad i Controller 30 november Senaste datum för nämnder och styrelser att till regionstyrelsen inkomma med detaljbudget för 2017 samt flerårsplan januari Periodiserad budget inrapporterad i Controller januari MBL 7 februari Regionstyrelsen fastställer detaljbudget för 2017

57 12(15) Bilaga 1 Friskvårdsbidrag Arbetsgivaren finansierar ökningen från kr till kr per anställd Förvaltning Anställda Friskvårdsbidrag 2016 ökning, 100 kr (belopp i kr) Beställande nämnd Närhälsan vårdval Regionstyrelsen 0,150 Närhälsan beställd pv HSS 0,415 Sahlgrenska Universitetssj Revisorskollegiet 0,001 NU- sjukvården Patientnämnd 0,002 Södra Älvsborgs sjukhus Servicenämnd 0,279 Kungälvs sjukhus HSN 3,052 Alingsås lasarett Regionutvecklingsnämnd 0,037 Frölunda specialist sjukhus Kulturnämnd 0,107 Angereds Närsjukhus Miljönämnd 0,007 Habilitering & Hälsa Kollektivtrafiknämnden 0,030 Naturbruksstyrelsen Summa 4,080 Göteborgs botaniska trädgård Folkhögskolestyrelsen Västarvet Regionservice Hjälpmedelscentralen Regionstyrelsen VGR IT Revisionskollegiet Patientnämnder Sahlgrenska International C Västsvenska Turistrådet AB ALMI Företagspartner Väst Göteborgs Opera AB Film Väst AB Regionteater Väst AB Västtrafik AB mnkr

58 13(15) Bilaga 2 Fördelning 50 miljoner till berörda sjukvårdsförvaltningar till jämställda löner. Källa: UDP PA Årsarbetarkub Fördelningsnyckel 2017 Sjuksköterskor nettoårsarbetare mars 2016 Andel Fördelning Sahlgrenska Universitetssjukhuset 4 258,67 49,4% kr NU-sjukvården 1 335,25 15,5% kr Södra Älvsborgs Sjukhus 1 075,48 12,5% kr Skaraborg Sjukhus 1 328,87 15,4% kr Kungälvs Sjukhus 409,95 4,8% kr Alingsås lasarett 208,65 2,4% kr Summa 8 616,87 100,0% kr

59 14(15) Bilaga 3 Fördelning av ST-tjänster: Specialitet Totalt antal Per förvaltning SU NU SkaS SÄS KS FTV Internmedicin Barnmedicin Bild och funktionsmedicin Laboratoriemedicin Palliativ medicin Pedodonti 1 1 Protetik 1 1 Käkkirurgi 1 1 Totalt antal

60 15(15) Bilaga 4 Tekniska justeringar Regionbidrag 2017 Friskvårdsbidraget (bil 1) Jämställda löner (bil 2) STstyrning Just Arkivnämnden Arkivnämnden Fri mammografi Tobakssamordnare mobil närvård, Skaraborg Indexuppr. Rättspsykiatri Justerat regionbidrag 2017 Regionfullmäktige 81,312 81,312 Regionstyrelsen 2 290,850-3,930-50,000 16,200-0, ,940 varav Personalutskottet 370,295-4,080-50,000 16, ,415 Hälso- och sjukvårdsstyrelsen 9 646,202 0,415-16,700-0,650-7,140-8, ,567 Folkhälsokommittén 44,952 44,952 Kommittén för rättighetsfrågor 41,973 41,973 Revisorskollegiet 24,339 0,001 24,340 Patientnämnd 21,004 0,002 21,006 Arkivnämnd 35,408 0,180-2,244 33,344 Fastighetsnämnd 257, ,110 Servicenämnd 23,054 0,279 23,333 Hälsan & stressmedicin 18,881 18,881 HSN Norra 5 081,905 0,523 8,563-2,774 2,860 0,111 1, ,653 HSN Södra 3 992,836 0,411 6,728-2,180 2,247 0,087 1, ,281 HSN Östra 4 952,114 0,509 8,344-2,703 2,787 0,108 7,140 1, ,727 HSN Västra 6 088,876 0,626 10,259-3,324 3,426 0,133 1, ,754 HSN Gbg 9 559,603 0,983 16,107-5,219 5,380 0,209 2, ,821 Delsumma ,334 3,052 50,000-16,200 16,700 0,650 8, ,096 Regionutvecklingsnämnd 731,461 0, ,498 Kulturnämnd 1 112,543 0,107 2, ,894 Miljönämnd 91,070 0,007 91,077 Kollektivtrafiknämnden 4 415,006 0, ,036 Koncernbanken -477, ,649 Moderförvaltningen 2 201, ,431 Summa regionbidrag ,280 0,000 0,000 0,000 0,000 0,000 0,000 0,000 0,000 0, ,280

61

62 1 (7) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS HS Ärende 12 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Jarl Torgerson Telefon: E-post: Regional förteckning över kvalitetsregister Förslag till beslut 1. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen beslutar att berörda verksamheter ska delta fullt ut i de kvalitetsregister som rekommenderas i rapporten Regional förteckning över kvalitetsregister. Sammanfattning av ärendet Inom Västra Götalandsregionen används ett stort antal register för uppföljning av hälso- och sjukvård. Det gäller såväl etablerade nationella kvalitetsregister som har ekonomiskt stöd från sjukvårdshuvudmännen och staten som andra typer av register. Dessa andra register kan till exempel vara breda register under utveckling, register som rör små volymer av mycket specialiserad vård eller sådana som tidigare haft ekonomiskt stöd. Denna förteckning över kvalitetsregister har tagits fram i samarbete med de medicinska sektorsråden och berörda förvaltningar. Den innehåller ett urval av register som har sådan betydelse och spridning att det kan anses motiverat att alla verksamheter som i väsentlig grad hanterar berörd typ av patienter verkar för att få en komplett registrering. Förteckningen kommer att genomgå fortsatta revideringar i enlighet med tidigare beslut. Fördjupad beskrivning av ärendet Bakgrund Hälso- och sjukvårdsavdelningen har sedan 2007 tagit fram en Regional förteckning över Kvalitetsregister (RSK ) som berörda verksamheter i regionen ska delta i. Hälso- och sjukvårdsavdelningen har även ansvarat för att årligen utarbeta Regional förteckning över kvalitetsindikatorer för hälso- och sjukvården med regionala måltal (RSK ), samt bedriver ett utvecklingsarbete kring Rapporteringsstruktur för sjukhusrelaterade medicinska resultat/medicinsk kvalitet (RSK , den s.k. Kvartalen). För att samordna och effektivisera ovanstående uppdrag slogs dessa 2012 samman till ett Postadress: Regionens Hus Göteborg Besöksadress: Lillhagsparken 5, Göteborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

63 Datum Diarienummer RS , HS (7) gemensamt uppdrag med en partssammansatt arbetsgrupp (RS ). I samband med omorganisationen av Koncernkontoret övergick ansvaret för ovanstående arbete till Koncernavdelning data och analys (RS ). Arbetsgruppen har utarbetat förslag till reviderad Regional förteckning över kvalitetsregister. Syftet med förteckningen är att skapa samsyn kring vilka register som har sådan relevans att det är rimligt att regionens verksamheter deltar. Den första regionala förteckningen över kvalitetsregister omfattade 42 register och den nu gällande förteckningen, som omfattar 91 register (oräknat delregister) fastställdes av Hälso- och sjukvårdsutskottet I föreliggande förslag har inga förändringar gjorts jämfört med den nu gällande förteckningen. Kommentarer kring urvalet Föreliggande förslag till förteckning omfattar 91 register (oräknat delregister). På nationell nivå har Styrgruppen för Nationella Kvalitetsregister från och med år 2012 fastställt att registren ska klassificeras i fyra certifieringsnivåer. Nivåerna har i förekommande fall lagts in i bifogat förslag till regional förteckning över kvalitetsregister. Certifieringsnivåerna visar registrens olika utveckling och ger en helhetsbild av registrens förutsättningar. Beroende på hur väl de nationella kvalitetsregistren uppfyller uppställda kriterier klassificeras de i tre kategorier (C1, C2 respektive C3, där C1 är bäst). Registerkandidaterna (K) klarar inte kriterierna för att bli certifierade som nationellt kvalitetsregister men bedöms ha potential och förutsättningar för att bli ett sådant. Förteckningen utgörs i första hand av Nationella Kvalitetsregister i den meningen att de är register som får stöd från sjukvårdshuvudmännen och staten. Dessutom har andra register infogats där sektorsråden ansett att en generell anslutning är av stor vikt även om registret inte är Nationellt Kvalitetsregister i ovanstående mening. Viktigt för att inkluderas i förteckningen är att registret bör omfatta flera utförare där ett deltagande är nödvändigt för inomregionala och nationella jämförelser. För att öka kvalitetsregistrens legitimitet måste registren vara lättarbetade och det måste vara enkelt för verksamheterna att få återkoppling på inrapporterade data. Motivationen för att registrera i registren styrs av om och hur utdata kan användas i det patientnära arbetet. Utöver förteckningen finns många register där deltagande kan ha stort värde och där anslutning är självklar men där det inte behövs ett regionalt beslut kring förhållningssätt. Främst gäller det högspecialiserad vård. Förteckningen innebär således ingen betygsättning av register. Det finns fortfarande register som klassats som Nationella Kvalitetsregister som saknas i förteckningen. Att kräva ett generellt regionalt deltagande är ett viktigt ställningstagande. De vinster en bred anslutning ger måste ställas mot de ofta stora resurser som krävs för god anslutning. Även om registret kan fylla ett viktigt behov innebär ett generellt deltagande ibland en mycket stor samlad arbetsinsats, vilket kräver eftertanke innan generell anslutning kan föreslås. De befintliga journalsystemen stöder oftast inte registrering i kvalitetsregistren. Det ökade antalet kvalitetsregister ställer krav på en IT-struktur som underlättar registrering. På sikt måste direktöverföring från journal till kvalitetsregister skapas för att inte det ökande antalet register ska bli ohanterligt. 2

64 Datum Diarienummer RS , HS (7) I nedanstående tabell redovisas de register där ett deltagande fullt ut föreslås för berörda verksamheter. Kvalitetsregister i primärvård bereds i särskild ordning och regleras i Krav- och Kvalitetsbok för VG Primärvård respektive Vårdval Rehab. För 2015 gäller för vårdcentraler att deltagande i Regionalt kvalitetsregister för primärvård (QregPV) är obligatoriskt. För enheter som ingår i Vårdval Rehab är deltagande i BOA-registret (Bättre omhändertagande av patienter med artros) obligatoriskt. Dessa register inkluderas i förteckningen för fullständighetens skull men är alltså inte obligatoriska för den specialiserade vården även om inget hindrar ett frivilligt deltagande i BOA. Övriga förtecknade kvalitetsregister är således inte obligatoriska för primärvården, vilket inte hindrar enskilda vårdcentraler från att delta i de register de ändå finner relevanta. Beredning Arbetet har letts av Koncernavdelning data och analys med stöd av en gemensam partssammansatt grupp med representanter från koncernstab hälso- och sjukvård, sjukhusen och registercentrum. Föregående förteckning var föremål för en omfattande revidering och en betydande utökning av antalet register. Arbetsgruppen fann det därför inte motiverat med en förändring av gällande registerförteckning. Förteckningen kommer dock att vid nästa revidering bli föremål för en grundligare genomgång. Koncernkontoret Ann Söderström Hälso- och sjukvårdsdirektör Marie Röllgårdh Chef Koncernavdelning data och analys Beslutet skickas till Sjukhusdirektörer Primärvårdsdirektör Folktandvårdsdirektör Förvaltningschef Habilitering & Hälsa Avdelning Kvalitetsstyrning, uppdrag och avtal för vidarebefordran till privata vårdgivare Kopia för kännedom: Ordförandena i de medicinska sektorsråden/motsvarande Verksamhetschef RCC Väst Enhetschef tandvård, HSA 3

65 Datum Diarienummer RS , HS (7) Bilaga 1 Regional förteckning över kvalitetsregister Certifieringsnivåer (C1, C2, C3 och K) enligt SKLs aktuella förteckning över Nationella Kvalitetsregister 2016, anges i förekommande fall inom parentes efter respektive registernamn. Andningsorganen Andningssviktregistret Swedevox (C2) CF-register, cystisk fibros (C3) Luftvägsregistret med delregister (C3) * RiksKOL * NAR (Astma registret) Anestesi och intensivvård SIR - Svenska Intensivvårdsregistret (C1) Svenska Traumaregistret - för sjukhus med de större akutintagen (C3) Barn och ungdom Cancer BORIS Barnobesitasregister i Sverige (C3) Nationella celiakiregistret Nationellt register för tillväxthormonbehandling för barn SNQ - Svenskt Neonatalt Kvalitetsregister (C2) * SWEDROP-registret, Svenskt nationellt register för prematuritetsretinopati Svenska barnreumaregistret (C2) Blodcancerregistret med delregister (C2) * akut lymfatisk leukemi * akut myeolisk leukemi inkl. akut oklassificerad leukemi * kronisk lymfatisk leukemi * kronisk my eolisk leukemi * lymfom * myelodysplastiskt syndrom * myelom * myeloproliferativa sjukdomar Malignt hudmelanom. Nationellt kvalitetsregister (C3) Nationella bröstcancerregistret (C2) Nationella njurcancerregistret (C2) Nationellt kvalitetsregister för behandling av kolorektalcancer (C2) Nationellt Kvalitetsregister för Blåscancer (C3) Nationellt Kvalitetsregister för Cervixcancerprevention (C3) Nationellt kvalitetsregister för hjärntumörer (C3) Nationellt register för peniscancer (C3) Nationellt kvalitetsregister för tyreoideacancer (C3) Nationellt kvalitetsregister för viscerala och retroperitoneala sarkom Nationellt lungcancerregister (C2) Nationellt register för cancer i pankreas och periampullärt (C3) NREV - Nationellt register för esofagus- och ventrikelcancer (C3) Kommentar Gäller tills vidare endast för barn 4

66 Datum Diarienummer RS , HS (7) NLGR - Nationella lever- och gallcancerregistret (C3) NPCR - Nationella Prostatacancerregistret (C1) Svenska barncancerregistret (C3) Svenska Gyn-onkologi registret med delregister (C3) * ovarialcancer * corpuscancer * cervix- och vaginalcancer * vulvacancer Svenska testikelcancerregistret med delregister-swenoteca (C2) * Seminom * Non-seminom Svenskt kvalitetsregister för huvud- och halscancer- SweHNCR (C3) Cirkulationsorganen Svenska hjärt-lungräddningsregistret (C2) Riks-Stroke Nationella kvalitetsregistret för stroke (C1) RiksSvikt Nationellt kvalitetsregister för hjärtsvikt (C3) Svenska ICD- och pacemakerregistret Svenska kateterablationsregistret (C3) SWEDCON register för medfödda hjärtsjukdomar (C2) Swedeheart med delregister (C1): * Riks-HIA * SCAAR * Sephia * Hjärtkirurgi * TAVI - perkutana klaffar Swedvasc Svenskt kvalitetsregister för kärlkirurgi (C1) Endokrina organen NDR - Nationella Diabetesregistret med delregister (C1) * NDR-Barn/SWEDIABKIDS (register för barn- och ungdomsdiabetes, 0-18 år) SQRTPS Scandinavian quality register for thyroid- and parathyroid surgery (C3) Svenska hypofysregistret (C3) Infektion InfCareHepatit (C3) InfcareHIV, HIV register (C1) Nationellt kvalitetsregister för infektionssjukdomar med delregister (C3) * Endokardit * Pneumoni * Bakteriell meningit * Svår sepsis Mage och Tarm Gäller endast patienter vårdade vid/handlagda av infektionsklinikerna för någon av de i registren ingående diagnoserna: Bakteriell meningit (ej borrelia), endokardit, pneumoni, svår sepsis vårdad på intensivvårdsavdelning GallRiks - Svenskt kvalitetsregister för gallstenskirurgi (C2) SOReg Scandinavian Obesity Surgery Registry (C2) Svenskt Bråckregister (C2) SWIBREG - Nationellt Kvalitetsregister för inflammatorisk tarmsjukdom (C3) Nervsystemet CPUP-uppföljningsprogram för barn med CP (C1) MMCUP - Uppföljningsprogram vid spinal dysrafism och hydrocefalus (C3) Gäller endast barn, 5

67 Datum Diarienummer RS , HS (7) Nationellt Epilepsikirurgiregister Nationellt register för hydrocefalus/shuntbehandling Neuromuskulära sjukdomar i Sverige - NMIS (C3) SveDem Svenska Demensregistret (C3) Svenska Neuroregister *SMSreg - Svenska Multipel Skleros Registret (C2) Web Rehab Neurorehabregistret (C2) Obstetrik och gynekologi vuxna registreras hydrocefalusregistret Graviditetsregistret (C2) Gynop - Nationellt kvalitetsregister för gynekologisk kirurgi (C1) QIVF - Nationellt kvalitetsregister för assisterad befruktning (C3) Psykiatri Bipolär Nationellt kvalitetsregister för bipolär affektiv sjukdom (C3) BUSA - Nationellt kvalitetsregister för behandlingsuppföljning av säkerställd ADHD (C3) Kvalitetsregister - ECT (C2) PsykosR (C3) RIKSÄT Nationellt kvalitetsregister för ätstörning (C3) RättspsyK Rättspsykiatriskt kvalitetsregister (C2) Svenskt Beroenderegister (C3) Rörelseorganen BOA-registret Bättre omhändertagande av patienter med artros (C3) NRS - Nationellt register över Smärtrehabilitering (C2) Svensk Reumatologis Kvalitetsregister- SRQ (C1) RIKSHÖFT Nationella höftfrakturregistret (C2) Svenska frakturregistret (C3) Svenska Höftprotesregistret (C1) Svenska Korsbandsregistret (C3) Svenska Knäprotesregistret (C2) Svenska Skulder och Armbågsregistret (C2) SWESPINE Svenska ryggregistret (C1) Tandvård Ögon Svenskt kvalitetsregister för karies och parodontit (C3) Makularegistret (C2) Nationella Kataraktregistret med delregister (C2) * vuxenkataraktregistret * barnkataraktregistret (barn till och med sju år) Svenska cornearegistret (C3) Öron-näs och hals ÖNH-Nationellt kvalitetsregister för öron- näs- och halssjukvård med delregister (C2) * Rör i trumhinnan * Tonsilloperation * Grav hörselnedsättning, vuxna * Hörselbarnsregistret * Septumplastik Gäller endast Vårdval Rehab 6

68 Datum Diarienummer RS , HS (7) * Myringo- och Ossikuloplastik * Otoskleroskirurgi * Röstförbättrande stämbandskirurgi * Hörselrehabilitering Övriga områden ALFA-1-antitrypsinregistret PsoReg Register för systembehandling av psoriasis (C2) QregPv Regionalt kvalitetsregister för primärvård Registret för uppföljning av njurtransplanterade och njurdonatorer Senior alert (C2) SNR - Svenskt NjurRegister (C3) Svenska hemofiliregistret (K) Svenska Palliativregistret (C1) Svenska Sömnapnéregistret (C3) Svevac - för registrering av vaccination mot säsonginfluensa 7

69

70 1 (2) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer HS Ärende 14 Västra Götalandsregionen Koncernkontoret Handläggare: Peter Amundin Telefon: E-post: Till Hälso- och sjukvårdsstyrelsen Överenskommelse om ersättningar för 2016 för hälso- och sjukvårdstjänster enligt samverkansavtal för Västra sjukvårdsregionen Förslag till beslut 1. Hälso- och sjukvårdsstyrelsen godkänner överenskommelsen om ersättningar för hälso- och sjukvårdstjänster enligt samverkansavtal för Västra sjukvårdsregionen samt överenskommelse om utomlänspriser för viss specialisttandvård att gälla från Ärendet är omedelbart justerat. Sammanfattning Västra Götalandsregionen och Region Halland har enats om förslag till ersättningar för hälso- och sjukvårdstjänster, inklusive viss specialisttandvård, att gälla från enligt bifogad överenskommelse. Vid sitt sammanträde rekommenderade Samverkansnämnden parterna att godkänna överenskommelsen daterad De DRG-ersättningar som gäller från är justerade med konsekvenserna av förändringarna av 2016 års viktlista och uppräknade med 2,6 %, vilket motsvarar SKL:s LPIK. Priserna har viss mån justerats mellan sluten och öppenvård för att bättre spegla den verkliga kostnaden. Koncernstab hälso- och sjukvård Ann Söderström Hälso- och sjukvårdsdirektör Peter Amundin Strateg, Koncernstab hälso- och sjukvård Postadress: Regionens Hus Göteborg Besöksadress: Lillhagsparken 5, Göteborg Telefon: Webbplats: E-post:

71 Datum Diarienummer HS (2) Bilaga Samverkansnämndens överenskommelse om ersättningar 2016 för hälsooch sjukvårdstjänster enligt samverkansavtal för Västra sjukvårdsregionen. Skickas till Sjukhusstyrelser Primärvårdsstyrelsen Styrelsen för beställd primärvård Tandvårdsstyrelsen Styrelsen för Habilitering och hälsa Hälso- och sjukvårdsnämnd 1-5 Samverkansnämnden för västra sjukvårdsregionen Håkan Karlsson Peter Amundin Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

72 VÄSTRA SJUKVÅRDSREGIONEN Samverkansnämnden Överenskommelse om ersättningar 2016 för hälso- och sjukvårdstjänster enligt samverkansavtal för Västra sjukvårdsregionen. Vid överenskommelse, denna dag, mellan företrädare för Västra Götalandsregionen och Region Halland har enighet uppnåtts om följande beträffande ersättningar för Grunden för de ersättningar, och regler för beräkning av ersättningar, som här anges framgår av samverkansavtalet som gäller från I 11 regleras att utgångspunkten vid överenskommelsen om utomlänspriser ska vara respektive parts interna prisförhandlingar alternativt interna indexjusteringar. Från och med 2014 använder Region Halland de nationella viktlistorna medan Västra Götalandsregionen använder de västsvenska viktlistorna års prisjusteringar utgår främst från 2015 års priser och tar först hänsyn till de procentuella förändringarna i respektive viktlistor för slutenvårds- och öppenvårds-drg. Huvudmännen har därefter för sjukhusen enats om att uppräkningsnivån är satt enligt senaste LPIK till 2,6 %. Samtliga vårdersättningar ska inkludera 2 % påslag för overheadkostnader. För öppen DRG-vård inkluderar poängpriserna ett schablonbelopp, för patientavgift på 180 kr. För sluten DRG-vård anges priserna netto (inkluderar inte patientavgift). 2. Ersättningen för DRG-vård inom öppen och sluten vård vid SU inkluderar kostnader för FoUU och sista utpost och regionbidrag för hyra. 3 Med utgångspunkt i ovanstående har poängpriserna för DRG-vård 2016 beräknats till: Sluten vård Öppen vård Hallands sjukhus SU Kungälvs Sjukhus NU-sjukvården Södra Älvsborgs Sjukhus Alingsås Lasarett Skaraborgs Sjukhus Frölunda Specialistsjukhus POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON FAX E-POST Samverkansnämnden Regionens Hus SKÖVDE Hertig Johans Gata Hakan.karlsson@vgregion.se

73 VÄSTRA SJUKVÅRDSREGIONEN Samverkansnämnden 4. Ersättning för vård enligt den gemensamma primärvårdsprislistan skall utgöras av 2015 års utomlänspriser uppräknat med 2,6 %. Ersättningar för primärvård som ges av vårdgivare med vårdavtal utgår enligt vårdavtalets bestämmelser eller i förekommande fall enligt den nationella taxan, förutom för besök hos specialist i allmän medicin, som ersätts enligt primärvårdsprislistan. 5. De priser för habilitering med mera som tillämpas i Region Halland och som från 2015 års priser räknas upp med 2,6 %, tillämpas också under 2016 inom Västra Götalandsregionens habiliteringsverksamhet. 6. Parterna har kommit överens om priser för 2016 för viss specialisttandvård i enlighet med samverkansavtalet om utomlänsvård inom tandvården. Priserna för viss specialisttandvård utgår ifrån 2015 års priser och räknas upp med 2,0 %. 7. Priser avseende ambulanstransporter med vägambulans har parterna inför 2016 enats om 85 kr/km med lägsta belopp om 1700 kr. 8. Parterna har enats om att någon prisreduktion inte ska gälla under Enighet har också uppnåtts om att när självkostnadsberäkning i efterhand avseende vårdutbytet mellan huvudmännens sjukhusvård avviker mindre än 1 % sker ingen prisreduktion eller motsvarande inför kommande år. SAMVERKANSNÄMNDENS KANSLI Håkan Karlsson 2

74

75

76

77

78

79

80

81

82 Folktandvården Västra Götaland Delårsrapport 2016 ALLMÄNTANDVÅRDENS FRAMM-verksamhet vt 2016

83 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 (2)9 Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VG Verksamhetsredovisning FRAMM vt 2016 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Enligt överenskommelse med respektive hälso- och sjukvårdsnämnd redovisas härmed Folktandvårdens populationsinriktade preventionsverksamhet för vårterminen Genomförda skolbaserade fluorlackningar vårterminen 2016 i generellt åtagande I det generella åtagandet för FRAMM ingår skolbaserad fluorlackning en gång per termin för varje skolklass i årskurs 6-9. Redovisningen ska omfatta antal klassbesök och andel av antal skolklasser som omfattas av insatsen. Större avvikelser särredovisas. Under vårterminen beräknas skolklasser i regionen vara berörda av beställningen. Inom ramen för åtagandena genomfördes totalt klassbesök under perioden, vilket beräknas motsvara en täckningsgrad på 99 procent. Tabell 1: Göteborgs hälso- och sjukvårdsnämnd Kommun Berörda klasser åk 6-9 F-lackade klasser åk 6-9 HT VT HT VT F- lackade klasser helår Andel Göteborg (tidigare HSN 5) Göteborg (tidigare HSN 11) Göteborg (tidigare HSN 12) % % % Totalt Göteborg % Täckningsgrad av nämndens beställning är 98 procent. Registrerad avvikelse i nämnden rör klinikområde Guldheden, där tolv klasser inte har besökts enligt plan. Skälet är felaktig planering i berörd skola (Fenestra). Folktandvården har gett erbjudande om nya tider, men skolan har tackat nej.

84 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 3(9) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VG Verksamhetsredovisning FRAMM vt 2016 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Tabell 2: Norra hälso- och sjukvårdsnämnden Kommun Berörda klasser åk 6-9 F-lackade klasser åk 6-9 HT VT HT VT F- lackade klasser helår Andel Lysekil % Munkedal % Orust % Strömstad % Sotenäs % Tanum % Bengtsfors % Dals-Ed % Färgelanda % Mellerud % Åmål % Trollhättan % Uddevalla % Vänersborg % Totalt Norra % Full täckningsgrad enligt nämndens beställning. Ingen avvikelse är registrerad. Tabell 3: Södra hälso- och sjukvårdsnämnden Kommun Berörda klasser åk 6-9 F-lackade klasser åk 6-9 HT VT HT VT F- lackade klasser helår Andel Herrljunga % Vårgårda % Borås- Bollebygd % Mark % Svenljunga % Tranemo % Ulricehamn % Totalt Södra % Full täckningsgrad enligt nämndens beställning. Ingen avvikelse är registrerad. Verksamhetsredovisning Allmäntandvård FTV VG delår 2016

85 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 4(9) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VG Verksamhetsredovisning FRAMM vt 2016 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Tabell 4: Västra hälso- och sjukvårdsnämnden Kommun Berörda klasser åk 6-9 F-lackade klasser åk 6-9 HT VT HT VT F- lackade klasser helår Andel Lilla Edet % Ale % Kungälv % Stenungsund % Tjörn % Öckerö % Alingsås % Lerum % Härryda % Mölndal % Partille % Totalt Västra % Täckningsgrad av nämndens beställning är 97 procent. Registrerad avvikelse i nämnden rör klinikområde Partille, där tolv klasser inte har besökts enligt plan, och Mölndal där sju klasser inte har besökts. Skälet är felaktig planering i berörda skolor (Lexby respektive Sinntorp). Folktandvården har gett erbjudande om nya tider, men skolorna har tackat nej. Verksamhetsredovisning Allmäntandvård FTV VG delår 2016

86 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 5(9) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VG Verksamhetsredovisning FRAMM vt 2016 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Tabell 5: Östra hälso- och sjukvårdsnämnden Kommun Berörda klasser åk 6-9 F-lackade klasser åk 6-9 HT VT HT VT F- lackade klasser helår Andel Essunga % Falköping % Grästorp % Götene % Lidköping % Skara % Vara % Gullspång % Hjo % Karlsborg % Mariestad % Skövde % Tibro % Tidaholm % Töreboda % Totalt Östra % Full täckningsgrad enligt nämndens beställning. Ingen avvikelse är registrerad. 2. Genomförda skolbaserade fluorlackningar vårterminen 2016 i nämndspecifikt åtagande Till följd av identifierad förhöjd sjukdomsrisk överenskommer nämnderna om tilläggsåtagande i preventionsinsatsen. Den utökade beställningen omfattar normalt fluorlackning 2 gånger per termin och skolklass i åk 0-9 i identifierade upptagningsområden. Det förekommer även varianter av tilläggsåtagande. Under vårterminen beräknas skolklasser i regionen vara berörda av beställningen. Inom ramen för tilläggsåtaganden genomfördes totalt klassbesök under perioden, vilket beräknas motsvara en täckningsgrad på 98 procent. Verksamhetsredovisning Allmäntandvård FTV VG delår 2016

87 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 6(9) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VG Verksamhetsredovisning FRAMM vt 2016 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Tabell 6: Göteborgs hälso- och sjukvårdsnämnd Kommun Göteborg (tidigare HSN 5) Göteborg (tidigare HSN 11) Göteborg (tidigare HSN 12) Antal ggr/ter min Berörda klasser tillägg F-lackade klasser tillägg HT VT HT VT Andel F-9 2 ggr/term % F ggr/term 1-2 ggr % F-9 2 ggr/term % Totalt Göteborg % Ingen avvikelse är registrerad. Tabell 7: Norra hälso- och sjukvårdsnämnden Kommun Tilläggsåtagande Tilläggsåtagande Antal ggr/ter min Berörda klasser tillägg F-lackade klasser tillägg HT VT HT VT Andel Lysekil F-9 1 ggr/term % Munkedal F-9 1 ggr/term % Orust Strömstad Sotenäs F-9 1 ggr/term % Tanum Bengtsfors F-9 2 ggr/term % Dals-Ed Färgelanda F-9 1 ggr/term % Mellerud F-9 1 ggr/term % Åmål F-9 1 ggr/term % Trollhättan F-9 2 ggr/term % Uddevalla F-9 1 ggr/term % Vänersborg F-9 1 ggr/term % Totalt Norra % Full täckningsgrad enligt nämndens beställning. Ingen avvikelse är registrerad. Verksamhetsredovisning Allmäntandvård FTV VG delår 2016

88 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 7(9) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VG Verksamhetsredovisning FRAMM vt 2016 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Tabell 8: Södra hälso- och sjukvårdsnämnden Kommun Antal ggr/ter min Berörda klasser tillägg F-lackade klasser tillägg HT VT HT VT Herrljunga Andel Tilläggsåtagande Vårgårda Borås- Bollebygd F-9 2 ggr/term % Mark Svenljunga Tranemo Ulricehamn Totalt Södra % Full täckningsgrad enligt nämndens beställning. Ingen avvikelse är registrerad. Tabell 9a: Västra hälso- och sjukvårdsnämnden Kommun Tilläggsåtagande Antal ggr/ter min Berörda klasser tillägg F-lackade klasser tillägg HT VT HT VT Andel Lilla Edet F ggr/term 1-2 ggr % Ale F-9 1 ggr/term % Kungälv F-9 1 ggr/term % Stenungsund F-9 1 ggr/term % Tjörn Öckerö Alingsås Lerum Härryda Mölndal F-9 1 ggr/term % Partille Totalt Västra % Ingen avvikelse är registrerad. Verksamhetsredovisning Allmäntandvård FTV VG delår 2016

89 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 8(9) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VG Verksamhetsredovisning FRAMM vt 2016 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné I december 2015 beslutade Västra hälso- och sjukvårdsnämnden om en förändring i tilläggsåtagandet som innebar att ett antal skolor/klasser som tidigare haft ett utökat åtagande i åk 0-5 skulle upphöra vid årsskiftet 2015/2016. Då vissa av dessa skolor/klasser redan var inbokade på grund av skolårets planering, genomförde Folktandvården de planerade fluorlackningarna trots förändringen och utebliven ersättning. I tabell 9b särredovisas denna insats. Tabell 9b: Västra hälso- och sjukvårdsnämnden; insatser utöver beställning Klinik Antal berörda klasser Antal lackade klasser Partille Mölnlycke Landvetter 7 7 Mölndal 4 4 Totalt Tabell 10: Östra hälso- och sjukvårdsnämnden Kommun Tilläggsåtagande Antal ggr/ter min Berörda klasser tillägg F-lackade klasser tillägg HT VT HT VT Essunga Andel Falköping F-9 2 ggr/term % Grästorp Götene Lidköping Skara Vara Gullspång F-9 2 ggr/term % Hjo Karlsborg Mariestad Skövde F-9 2 ggr/term % Tibro F-9 2 ggr/term % Tidaholm Töreboda Totalt Östra % Full täckningsgrad enligt nämndens beställning. Ingen avvikelse är registrerad. Verksamhetsredovisning Allmäntandvård FTV VG delår 2016

90 Dokument nr : Version: Status: Sida: 1,0 9(9) Dokumenttyp: Rapport: Uppföljningsrapport Allmäntandvård FTV VG Verksamhetsredovisning FRAMM vt 2016 Utfärdat av: Datum: Anders Ljungné Munhälsolektioner FRAMM-verksamheten omfattar även en munhälsolektion om munhälsa och tobak under årskurs 4-6 och 7-9. I tabell 11 redovisas genomförda lektioner under vårterminen TABELL 11 Munhälsolektioner vt 2016 HSN Åk 4-6 Åk 7-9 Totalt G N S V Ö Total Verksamhetsredovisning Allmäntandvård FTV VG delår 2016

91

92

93

94

95 Granskning av nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering till RS/RF Dnr: Rev Genomförd av: Kari Aartojärvi Ulf Aronsson Kristoffer Lundqvist Behandlad av Revisorskollegiet den 31 augusti 2016

96 Granskning av nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering 2 (22) Diarienummer REV Innehåll Sammanfattning... 3 Inledning... 4 Bakgrund... 4 Granskningens syfte och revisionsfrågor... 5 Avgränsning... 5 Revisionskriterier... 6 Granskningsansvariga... 6 Metod... 6 Resultat av granskningen... 7 Regionens riktlinjer och syfte med analys... 7 Hur är analysarbetet organiserat i regionen? Vilka analyser görs? Vilken kvalitetssäkring sker av analyser? Slutsats och svar på revisionsfrågor Bilaga 1 Revisionskriterierna... 21

97 Granskning av nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering 3 (22) Diarienummer REV Sammanfattning Inom regionen produceras uppföljningsrapporter i stor omfattning och på alla organisatoriska nivåer för att styra mot en verksamhet och ekonomi i balans. Revisionen har vid granskning av delårsrapporter och årsredovisning under 2015 noterat att verksamheter redovisar stora avvikelser mot uppsatta mål vad gäller ekonomi, tillgänglighet, vårdkvalitet m.m. I denna rapportering till nämnder och styrelser saknas ofta information som klargör orsakerna till avvikelser, analytiska kommentarer och konsekvensbeskrivningar. Med anledning av ovanstående har revisorskollegiet sett ett behov av att granska nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering till regionstyrelsen och regionfullmäktige i syfte att bedöma dess ändamålsenlighet. Det har bedömts finnas en risk att det brister i arbetet med analyser, vilket kan medföra en otillräcklig beredning av ärenden inför beslut i nämnder och styrelser. I granskningen har en genomgång gjorts av styrande dokument samt nämnders och styrelsers rapportering. Därutöver har representanter i förvaltningsledningar samt ansvariga för analyser och rapporter intervjuats. Granskningen visar att det i allt väsentligt finns en ändamålsenlig struktur för arbetet med analyser och rapportering och att åtgärder vidtas för att utveckla arbetssätten. Det finns en ambition att utveckla analyserna, inte minst på Koncernkontoret och inom de större förvaltningarna. Syftet med analyser och rapportering behöver dock tydliggöras och analysernas kvalitet förbättras för att analyser ska ha en ändamålsenlig funktion i beslutsprocesser. Vår bedömning är att Koncernkontorets riktlinjer och anvisningar för uppföljning och rapportering inte är helt tydliga. Så som de är utformade finns risk för att rapporteringen från nämnder och styrelser saknar analyser och slutsatser som kan vara väsentliga som underlag för ändamålsenliga beslut vad gäller åtgärder m.m. Granskningen visar också att det i hög grad saknas trendanalyser där utvecklingen över en längre tidsperiod analyseras. Analyserna bör leda till bedömningar av framtidsutsikterna. Beslutsunderlag riskerar därmed att vara ofullständiga, vilket i sin tur riskerar att leda till beslut om åtgärder som inte är ändamålsenliga och effektiva på längre sikt. Högkvalitativa analyser som bygger på rätt indata är grunden för bra beslutsunderlag och faktabaserade beslut. Granskningen visar att det bara delvis görs utvärderingar och analyser av analyser. Bedömningen är att utvärdering och kvalitetssäkring av analysarbete kan utvecklas i nämnders och styrelsers arbete med intern styrning och kontroll. Ett viktigt led i det är att säkerställa att indata håller hög kvalitet. Vår bedömning är vidare att en större tyngd bör läggas på delårsrapporten mars, då det fortfarande finns tid att åtgärda eventuella avvikelser så att nämnder och styrelser kan uppfylla regionfullmäktiges mål och genomföra de uppdrag fullmäktige gett dem. Ett alternativ är att överväga att ha en delårsrapport per april istället för att få ytterligare en månads redovisning som grund för rapporteringen. Med god planering bör en sådan rapport kunna behandlas av regionstyrelse och regionfullmäktige i juni. Regionfullmäktiges beslut om åtgärder utifrån nämnders och styrelsers delårsrapport augusti torde komma så sent att de knappast får någon mer betydande effekt för innevarande år.

98 Granskning av nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering 4 (22) Diarienummer REV Inledning Bakgrund Ett styrsystems kvalitet är beroende av att det finns en ändamålsenlig struktur för analys av verksamhetens förutsättningar och utfall och att analysen har en tydlig funktion i beredningsprocesser inför beslut om styråtgärder 1. Analys utgör ett stöd till den politiska organisationen och till förvaltningsorganisationen för effektiv utformning av verksamheter och för att verksamheterna ska bedrivas på ett effektivt och ändamålsenligt vis. Kommunallagen anger att nämnder och styrelser, var och en inom sitt område, ska se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt 2. Regionstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av regionens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och styrelsers verksamhet 3. Regionens reglementen preciserar nämnders och styrelsers uppgifter ytterligare. För att fullgöra sina uppgifter krävs att nämnder och styrelser har en ärendeberedning som resulterar i beslutsunderlag som har sin grund i en god analys av verksamheten och dess utveckling. Regionens styrmodell, som utgår från beställar-/utförarmodellen, innebär att styrning från ägare till beställare och utförare ska åtföljas av en motsvarande återrapportering av verksamhetsförutsättningar, verksamhetens uppnådda resultat och måluppfyllelse. Detta för att möjlighet ska finnas för beställaren och ytterst ägaren att uppfylla sitt verksamhetsansvar och vidta nödvändiga styråtgärder. En sådan återrapportering förutsätter att olika frågeställningar varit föremål för en fullgod analys, så att nämnder och styrelser ska kunna styra sin verksamhet och fatta beslut utifrån en riktig grund. Inom regionen produceras uppföljningsrapporter i stor omfattning och på alla organisatoriska nivåer för att styra mot en verksamhet och ekonomi i balans. Revisionen har vid granskning av delårsrapporter och årsredovisning under 2015 noterat att verksamheter redovisar stora avvikelser mot uppsatta mål vad gäller ekonomi, tillgänglighet, vårdkvalitet m.m. I denna rapportering till nämnder och styrelser saknas ofta information som klargör orsakerna till avvikelser, analytiska kommentarer och konsekvensbeskrivningar. När rapporterna fastställs i nämnder och styrelser framgår det sällan av protokollen om det förts en diskussion om orsaker till avvikelser och vilka konsekvenser de kan medföra. Likaså saknas ofta nämndens ställningstaganden i protokollen. Med beaktande av ovanstående har revisorskollegiet sett ett behov av att granska nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering till regionstyrelsen och regionfullmäktige i syfte att bedöma dess ändamålsenlighet. Det har bedömts finnas en risk att det brister i arbetet med analyser, vilket kan medföra en otillräcklig beredning av ärenden inför beslut i nämnder och styrelser. 1 KL 5 kap 26 om ärendens beredning inför beslut. En ändamålsenlig ärendeberedning torde kräva att frågeställningar i olika ärenden varit föremål för en utförlig analys. I SKL:s skrift Analysstöd att värdera information från uppföljning (Sveriges Kommuner och Landsting, 2015, ISBN: ) betonas vikten av ett systematiskt arbete med analys. 2 KL 6 kap 7 3 KL 6 kap 1

99 Granskning av nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering 5 (22) Diarienummer REV Granskningens syfte och revisionsfrågor Det övergripande syftet är att granska om nämnder och styrelser har säkerställt att det finns en ändamålsenlig struktur på plats för analys samt om analysen har en ändamålsenlig funktion i styrsystemets beslutsprocesser i samband med rapportering av delårsbokslut och årsbokslut. Granskningen utförs i två steg: 1. En inledande kartläggning med syfte att kartlägga VGR:s organisation och processer för analys och analysens funktion i beslutsprocessen. 2. Fördjupad granskning utifrån resultatet från kartläggningen med syfte att bedöma om det finns en ändamålsenlig struktur för analys i regionen samt om analysen har en ändamålsenlig funktion i beslutsprocesser. Revisionsfrågor att besvara i den inledande kartläggningen: 1. Hur definieras begreppet analys inom regionen? 2. Vilken funktion är det tänkt att analyser har i berednings- och beslutsprocessen samt hur har detta kommunicerats i styrsystemet från ägare ner till utförare (policys, instruktioner och anvisningar m.m.)? 3. Vilken analys utförs i verksamheterna utifrån olika perspektiv i samband med delårsrapporter och årsredovisningar och vilken information grundar den sig på? 4. Hur är analysverksamheten organiserad i regionstyrelsen respektive beställarnämnder och utförarstyrelser? 5. Vilka förutsättningar har respektive nämnd/styrelse utifrån fördelning av ansvar och befogenheter för att skapa en ändamålsenlig struktur och funktion för analys? 6. Hur presenteras och används analyser i beslutsunderlagen i berednings- och beslutsprocessen (t.ex. konsekvensbeskrivningar, åtgärdsplaner m.m.)? 7. Upplever nämnder, styrelser och förvaltningsledningar att kvaliteten på befintlig analys är tillräcklig för att möjliggöra en ändamålsenlig berednings- och beslutsprocess? 8. Vilken intern kontroll finns avseende analysers ändamålsenlighet? Precisering av revisionsfrågor för den fördjupade granskningen görs efter kartläggningsfasen och utifrån dess resultat. Avgränsning Analyser sker i ett flertal olika samband. Denna granskning beskriver översiktligt regionens analysarbete med fördjupat fokus på att studera analyser i samband med delårsrapporten per mars 2016 samt årsredovisningen för I kartläggningsfasen omfattas regionstyrelsen och ett urval av beställarnämnder och utförarstyrelser som bedöms vara representativa och med representation från såväl hälso- och sjukvårdsområdet som tillväxt- och utvecklingsområdet. Följande styrelser och nämnder omfattas av den initiala kartläggningen: Regionstyrelsen Styrelsen för Sahlgrenska universitetssjukhuset

100 Granskning av nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering 6 (22) Diarienummer REV Styrelsen för NU-sjukvården Styrelsen för Angereds närsjukhus Primärvårdsstyrelsen Styrelsen för beställd primärvård Östra hälso- och sjukvårdsnämnden Regionutvecklingsnämnden Kollektivtrafiknämnden Revisionskriterier Revisionskriterier i denna granskning utgörs av: Kommunallagen 3 kap 14-15, om nämndernas ansvar för beredning av ärenden så att fullmäktiges beslut verkställs och att en återrapportering till fullmäktige sker. Kommunallagen 5 kap 26 och 28, om ärendens beredning inför beslut. Kommunallagen 6 kap 1, om regionstyrelsens samordning och uppsikt. Kommunallagen 6 kap 7, om nämnders ansvar. Reglementen för berörda nämnder och styrelser. Regionfullmäktiges budget SKL:s skrift Analysstöd att värdera information från uppföljning (Sveriges Kommuner och Landsting, 2015, ISBN: ) VGR:s riktlinjer, instruktioner och anvisningar för uppföljning, analys och rapportering avseende upprättande av delårsrapporter och årsredovisning. VGR:s riktlinjer och rutiner för intern kontroll. Revisionskriterierna beskrivs utförligare i bilaga 1. Granskningsansvariga Granskningsansvarig för denna granskning är Kari Aartojärvi. Övriga projektdeltagare är Kristoffer Lundkvist och Ulf Aronsson. Kvalitetsansvarig är Marianne Förars. Metod De metoder som använts i den kartläggande fasen är: Dokumentkartläggning av regionstyrelsens styrande dokument för styrning, uppföljning, intern kontroll samt ärendeberedning. Översiktlig dokumentgenomgång för respektive nämnd/styrelse: - Årsredovisning Delårsrapport mars Månadsfakta och Snabbfakta april 2015 Intervjuer med Koncernkontorets ledning och med ansvariga på kontorets analysfunktioner. Intervjuer med representanter i förvaltningsledningar och med ansvariga för analyser och rapporter. De intervjuade har getts tillfälle att faktagranska rapporten innan den behandlades i Revisorskollegiet. Utifrån synpunkter och kommentarer har en ytterligare bearbetning av rapporten skett. Metodval för den fördjupade granskningen bestäms efter kartläggningens slutförande.

101 Granskning av nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering 7 (22) Diarienummer REV Resultat av granskningen Regionens riktlinjer och syfte med analys Riktlinjer för analys och analysens funktion i berednings- och beslutsprocesser I regionfullmäktiges budget för 2016 anges tre strategiska mål som avser en längre period än budgetplanen. De strategiska målen är nedbrutna till prioriterade mål för perioden Utifrån de strategiska målen anges ett antal fokusområden som verksamheterna särskilt ska bevaka under Målen kopplas till mätbara kvalitativa och kvantitativa indikatorer som fortlöpande ska redovisas till nämnder och styrelser samt till regionfullmäktige i samband med delårsrapporter och årsredovisning. Hur denna redovisning ska ske anges i riktlinjer och anvisningar som Koncernkontoret utfärdar. Koncernkontoret anger i sina riktlinjer för uppföljning att alla verksamheter ska lämna delårsrapporter per mars och augusti. Koncernkontoret ska också lämna en koncernbokslutsrapport per maj. Verksamheterna ska varje månad rapportera utfall avseende ekonomi i ITsystemet Controller. Inom hälso- och sjukvården ska prestationer rapporteras månatligen. Snabbfakta, som är en standardiserad sammanställning av verksamhets-, personal- och ekonomiinformation, redovisas under 2016 för 9 verksamheter 4. Enligt riktlinjen ska dessa verksamheter lämna en kort kommentar i IT-systemet Cockpit över månadens resultat. För övriga verksamheter är detta frivilligt. Riktlinjen som avser årsredovisning 2015 liknar den som avser delårsrapporter 2016, men med mer detaljerad anvisning på vad som ska rapporteras. Regionfullmäktiges mål och indikatorer följs upp i uppföljningssystemet RF Målportal, där också beskrivning av eventuella åtgärdsplaner för att nå uppsatta mål publiceras. I uppföljning augusti och årsredovisningen ska uppnådda resultat och avvikelser rapporteras i det s.k. texthanteringssystemet. Där ska också vidtagna och planerade åtgärder för att nå målen under 2016 rapporteras. I regionfullmäktiges budget 2016 anges ett antal fokusområden. Uppföljning av dessa görs i uppföljning augusti och årsredovisningen. Förutom delårsrapportering och årsredovisning finns ett flertal andra rapporter som mer detaljerat beskriver och analyserar verksamhetens utveckling. Till dessa hör bland annat den så kallade Verksamhetsanalysen avseende hälso- och sjukvård samt de behovsanalyser som tas fram åt hälso- och sjukvårdsnämnderna. Inom tillväxt och utveckling sker löpande uppföljning av långsiktiga planer vad gäller regional utveckling, kollektivtrafik m.m. Det finns inga särskilda riktlinjer för hur dessa analyser ska tas fram. Analyser i rapporteringen kan vara reaktiva eller proaktiva. De reaktiva analyserna handlar om att förklara varför det blev som det blev. De proaktiva analyserna handlar om att bedöma den framtida utvecklingen. Proaktiva analyser bygger allt som oftast på reaktiva analyser, dvs. att prognosticera och bedöma framtiden utifrån nuläge och det som varit. I riktlinjen för uppföljning anges att inriktningen är att stor tonvikt läggs vid den grundläggande uppföljningen av verksamhet, personal och ekonomi. Rapporterna ska innehålla analys och kommentarer som är väsentliga för att beskriva utvecklingen inom respektive verksamhet. 4 Sahlgrenska Universitetssjukhuset, NU-sjukvården, Södra Älvsborgs sjukhus, Skaraborgs sjukhus, Kungälvs sjukhus, Alingsås lasarett, Närhälsans vårdvalsverksamhet, Naturbruk, Regionservice

102 Granskning av nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering 8 (22) Diarienummer REV Analysarbetet bör inriktas mot att arbeta med orsaker och samband. Vid befarade eller konstaterade större avvikelser eller obalanser ska arbetet vara åtgärdsinriktat och beskriva de åtgärder man tänker genomföra samt tidsplanen för dessa. Jämförelser och analyser ska i lämpliga delar ske både med budget, föregående år och i vissa fall över längre tidsperioder. Det finns ca 15 bilagor till riktlinjen för uppföljning. I en bilaga 5 anges detaljerade anvisningar per område/rubrik för vad som ska rapporteras. Vad som avses med analys och vad som förväntas analyseras anges dock bara mer specifikt avseende HR-relaterade frågeställningar (lönestruktur, sjukfrånvaro, personalvolym etc.). Vad gäller produktion/konsumtion inom hälso- och sjukvården ska verksamheterna kortfattat redovisa och analysera orsaker till eventuella avvikelser mellan budgeterade och utförda prestationer. Verksamheternas ekonomiska utveckling ska redovisas, men i anvisningen anges inte mer detaljerat vilka analyser som ska göras och vilka områden/vilka frågeställningar som är särskilt viktiga att analysera. Koncernkontoret har tagit fram ett förslag på ny rapportplan som behandlas av ägarutskottet och regionstyrelsen i slutet av augusti/början av september Syftet är att tydliggöra och precisera syfte och innehåll i de olika rapporterna på koncernnivå som lämnas till regionstyrelsen och regionfullmäktige. Ansatsen är vidare att Regionstyrelsen inför kommande verksamhetsår bör ta ställning till hur rapporteringen ska utformas och syftet med de olika rapporterna. De intervjuades synpunkter Vid intervjuer med ansvariga för riktlinjer på Koncernkontoret framkommer att arbete pågår med utveckling av regionens uppföljning och rapportering. Koncernkontorets riktlinjer för rapportering anges vara utformade utifrån tanken att inte belasta nämnder/förvaltningar med för mycket arbete med rapportering. Det har också varit ett önskemål från förvaltningar. Flera av de intervjuade, både på Koncernkontoret och i verksamheten, anger att uppföljning som Koncernkontoret själv kan ta fram via IT-system bör man inte belasta förvaltningarna med. Koncernkontoret kan utifrån egen uppföljning sammanställa frågor man vill ha svar på av förvaltningarna. När avvikelser/problem uppstår så är det viktigt att få förklaringar på vad som avviker och varför det avviker. Flertalet av de intervjuade anger att fokus bör ligga på de områden där problemen är störst. Några av de intervjuade betonar att fokus bör ligga på att öka förståelsen och se orsak-verkan-samband, som kan leda till fördjupade analyser och verksamhetsutveckling. Någon regiongemensam definition av begreppet analys finns inte. Arbete uppges pågå med att ta fram en sådan definition. På fråga om vad analys betyder för de intervjuade får vi lite olika svar. Flera av de intervjuade menar att analys ytterst handlar om att öka förståelsen av hur verksamheter och processer fungerar, att se orsak-verkan-samband och att koppla ihop olika perspektiv på verksamhetens utveckling till en helhet. Några betonar analysens roll som hjälpmedel för att se igenom komplexiteten i organisationen och verksamheten. Ytterligare några betonar vikten av att följa upp att verksamheten gjort det som man planerat göra och analysera eventuella avvikelser. Några av de intervjuade menar att analyser görs även utanför de formella uppföljnings- och rapporteringsprocesserna, i den kontinuerliga dialogen mellan verksamhetens företrädare och ledning/administration. 5 Anvisning delårsrapporter och årsredovisning i Cockpit 2016

103 Granskning av nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering 9 (22) Diarienummer REV De flesta av de intervjuade betonar den reaktiva aspekten av analyser och att analyser handlar om att förklara varför utvecklingen blev som den blev. Det kan delvis bero på att vi i granskningen särskilt fokuserat på delårsrapporten per mars. Likväl lyfter några av de intervjuade att analys handlar om att se framåt, att öka förståelsen inför viktiga strategiska beslut om olika typer av vägval. De intervjuade inom primärvården menar att Koncernkontorets riktlinjer/anvisningar i för hög grad är inriktade på att beskriva orsaker till utfall/budgetavvikelser och att de borde ha mer fokus på analyser som ger underlag för prognoser framåt i tiden och på åtgärder för att förbättra verksamhetens position, framförallt vad gäller vårdvalsverksamheter. Man menar också att riktlinjer och anvisningar i större utsträckning bör beakta att verksamheter har olika förutsättningar/styrsystem. Bedömning Även om riktlinjer och anvisningar har en ambition att ange vad som ska analyseras så visar granskningen att det saknas en regiongemensam definition av begreppet analys. I riktlinjen för uppföljning anges att analysarbetet bör inriktas mot att arbeta med orsaker och samband och att jämförelser och analyser ska ske både med budget, föregående år och i vissa fall över längre tidsperioder. Likväl bedömer vi att det i riktlinjer och anvisningar inte helt tydligt framgår vad syftet med analys är i samband med delårsrapportering m.m. Det gäller särskilt de delar i anvisningarna som mer specifikt anger vad som ska följas upp och analyseras. Avsaknaden av tydlighet i riktlinjer och anvisningar kring syftet med analys resulterar enligt vår bedömning i att nämnder och styrelser i sina rapporter endast i ringa grad arbetar med orsak-verkan-analyser och trendanalyser. Detta beskrivs ytterligare i avsnittet Vilka analyser görs? nedan. Det finns ingen nationell föreskrift som reglerar hur analys ska göras och vad den ska innehålla, men SKL kan anses vara normgivande kring hur kommuner och landsting bör arbeta med olika frågor. SKL menar att analys, kopplat till verksamhetsuppföljning, handlar om att förstå, se sammanhang och tolka information för att kunna dra slutsatser. SKL menar vidare att informationen kan tolkas i förhållande till de mål som satts upp och ge underlag för åtgärder, planering och utveckling. Slutsatser/värdering bör sedan ge underlag för ställningstagande och eventuell åtgärd 6. Så som regionens riktlinjer/anvisningar är utformade finns risk för att rapporteringen från nämnder och styrelser inte leder till sådana slutsatser som kan ge underlag för ändamålsenliga beslut vad gäller åtgärder m.m. Vår bedömning är vidare att Koncernkontorets riktlinjer/anvisningar för uppföljning och rapportering inte är helt tydliga. Olika aspekter av uppföljning/analys beskrivs i mer än 15 olika dokument (bilagor till riktlinjen som avser delårsrapporteringen). Det torde var svårt för verksamheterna att förstå vad som förväntas och att lämna relevanta analyser. Inom HR-området finns mer specifika detaljanvisningar, medan anvisningarna för flertalet övriga områden är mer allmänt hållna. Bedömningen är att anvisningarna som rör verksamhetens utveckling och den ekonomiska utvecklingen bör vara mer stringenta och ange vad som ska analyseras och varför det ska analyseras. Riktlinjer/anvisningar bör också tydligare ange inom vilka områden verksamheterna ska redovisa analyser på utfallsdata för längre perioder, dvs. fleråriga trendanalyser. Sådana analyser bör syfta till att ge underlag för en kvalificerad bedömning av verksamhetens utveckling några år framåt i tiden. Vår bedömning är att riktlinjer/anvisningar tydligare bör betona vikten av proaktiva analyser. 6. I SKL:s skrift Analysstöd att värdera information från uppföljning (Sveriges Kommuner och Landsting, 2015, ISBN: )

104 Granskning av nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering 10 (22) Diarienummer REV Vi noterar att ett utvecklingsarbete pågår och att en ny rapportplan är under framtagande, vilket torde rätta till flera av de brister som noterats i granskningen. Vår granskning av riktlinjer och anvisningar för uppföljning och rapportering visar att Regionstyrelsen och Koncernkontoret lagt tyngdpunkten på rapporteringen i delårsrapporten augusti samt årsredovisningen. Vår bedömning är att en större tyngd bör läggas på årets första delårsrapport, då det fortfarande finns tid att åtgärda eventuella avvikelser så att nämnder och styrelser kan uppfylla regionfullmäktiges mål och genomföra de uppdrag fullmäktige gett dem. Ett alternativ är att överväga att ha en delårsrapport per april istället för att få ytterligare en månads redovisning som grund för rapporteringen. Med god planering bör en sådan rapport kunna behandlas av regionstyrelse och regionfullmäktige i juni. Regionfullmäktiges beslut om åtgärder utifrån nämnders och styrelsers delårsrapport augusti torde komma så sent att de knappast får någon mer betydande effekt för innevarande år. Hur är analysarbetet organiserat i regionen? Analysarbete i regionens verksamheter sker i en mängd olika sammanhang på ett flertal olika enheter/funktioner och på i princip alla organisatoriska nivåer. I det följande beskrivs hur mer dedikerade analysfunktioner har organiserats i de granskade nämnderna/styrelserna. Nämnders och styrelsers utformning av sina respektive administrativa funktioner och analysfunktioner varierar. Utformningen är beroende av verksamheternas storlek och komplexitet, verksamheternas organisering, vilka resurser man har till sitt förfogande, prioriteringar etc. Ägare Regionstyrelsen har gett Koncernkontoret i uppdrag att utfärda riktlinjer och anvisningar för uppföljning, analys och rapportering. Regionstyrelsen, som representant för ägaren, tillhandahåller också via Koncernkontoret analysresurser till såväl verksamhetsanalyser på nämnd- och styrelsenivå som till regionövergripande analyser. Koncernkontoret är den samlade administrativa enheten för Regionstyrelsen, Hälso- och sjukvårdsstyrelsen och beställarnämnder inom såväl hälso- och sjukvård som tillväxt- och utveckling. Kontoret har i uppgift att förse dessa nämnder/styrelser med uppföljningsrapporter och analyser som kan utgöra beslutsunderlag. Slutligen har regionstyrelsen en uppsiktsplikt avseende hur nämnder och styrelser lever upp till regionfullmäktiges mål och genomför tilldelade uppdrag. På Koncernkontoret finns två enheter som har det primära ansvaret att arbeta med mer regionövergripande uppföljning och analys; Koncernstab Verksamhetsuppföljning, ekonomi och inköp samt Koncernavdelning Data och analys. Flertalet övriga koncernstaber och avdelningar bidrar med väsentliga delar i Koncernkontorets uppföljnings-, analys- och rapporteringsarbete. Koncernkontoret har också en controllingfunktion där controllers löpande träffar förvaltningsledningar för att diskutera verksamhetens utveckling. Sedan våren 2016 träffar dessutom regiondirektören med sina stabsdirektörer förvaltningsledningarna för ett 10- tal förvaltningar i särskilda ledningsdialoger. Koncernkontoret har tagit fram ett förslag på nytt arbetssätt som kommer att behandlas av ÄU/RS i augusti/september Inriktningen anges vara att samordna arbetet med budget, uppföljning, analys och rapportering genom bildande av en arbetsgrupp som ansvarar för såväl riktlinjer och anvisningar som sammanställning av budgetunderlag, detaljbudget och rapporter.

105 Granskning av nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering 11 (22) Diarienummer REV Beställare Beställarna inom både hälso- och sjukvård och tillväxt och utveckling är beroende av administrativt stöd från Koncernkontoret. Inom Koncernkontoret finns flera staber och avdelningar som genom sitt analysarbete ger mer direkt stöd till beställarna i deras beställningsarbete och arbete med överenskommelser m.m. Revisorerna granskade under hösten 2015 arbetet med bildandet av Koncernkontoret 7 och konstaterade då att översynsarbetet har, trots ett gediget beslutsunderlag, resulterat i att hälso- och sjukvårdsnämnderna inte får ett fullgott stöd för att fullgöra sina uppgifter. Det gör det svårt för hälso- och sjukvårdsnämnderna att leva upp till kommunallagens krav. Regionstyrelsen har i och med förvaltningsansvaret för Koncernkontoret att tillse att nämnder och styrelser kan ta sitt ansvar enligt KL 6:7. Bland annat noterades i granskningen att hälsooch sjukvårdsnämnderna inte haft fullgod kvalitet på de analyser och beslutsunderlag som krävs för att fullgöra nämndernas uppgifter. Under våren 2016 har förvaltningsledningen för Koncernkontoret arbetat med en åtgärdsplan för att komma tillrätta med problemen. Utförare Vad gäller utförarstyrelserna har dessa egna funktioner för verksamhetsuppföljning och analys. På de större sjukhusen (Sahlgrenska Universitetssjukhuset och NU-sjukvården) har de olika verksamhetsområdena uppföljnings- och analysstöd lokalt i verksamheten, medan ett mindre sjukhus, såsom Angereds Närsjukhus, har samlat analysfunktionen sjukhuscentralt. Inom primärvården finns en central analysfunktion som arbetar verksamhetsnära. De verksamheter som har mer decentraliserade analysfunktioner rapporterar uppåt i organisationen till de förvaltningscentrala uppföljnings- och analysfunktionerna, normalt ekonomiavdelning, HR-avdelning m.m. Dessa sammanställer sedan analyser och rapporter till förvaltningsledning och styrelse. De intervjuades synpunkter De intervjuade anger att samverkan mellan enheterna på Koncernkontoret har utvecklats, både vad gäller den mer formaliserade samverkan och den som sker via spontana kontakter mellan medarbetare på olika enheter. Trots det påtalar flera av de intervjuade att man borde kunna få ut mer och bättre analyser efter samordningen av Koncernkontoret. Flertalet av de intervjuade inom de övriga verksamheter som granskats anser sig ha analysenheter som tar fram analyser och rapporter utifrån den kravbild som finns från Regionstyrelsen/Koncernkontoret och från den egna nämnden/styrelsen. De anser också att den egna nämnden/styrelsen har goda förutsättningar att utforma sin organisation, men att eventuella utökningar av analyskapacitet alltid måste prövas mot andra nödvändiga satsningar. Flera av de intervjuade anger dock att det finns behov av kompetensutveckling. Inom några av de mindre verksamheterna efterlyser man också mer stöd från Koncernkontoret. Bedömning Vår bedömning är att Regionstyrelsen i allt väsentligt beaktat de synpunkter revisorerna lämnade i granskningen av Koncernkontoret. Stödet till hälso- och sjukvårdsnämnderna har utökats något samtidigt som samordningen inom Koncernkontoret förbättrats, bland annat vad gäller uppföljning och analys. Likväl framgår det i granskningen att analysarbetet fortfarande är splittrat mellan olika koncernstaber/avdelningar. Samordning och samverkan mellan dessa 7 Granskning av Koncernkontoret, Dnr REV

106 Granskning av nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering 12 (22) Diarienummer REV enheter kräver en del arbete och risk finns att viktiga frågor faller mellan stolarna. Pågående utvecklingsarbete med förslag på arbetsgrupp med samlat ansvar för bland annat uppföljning och rapportering kan dock komma att lösa dessa problem. De nämnder/styrelser som äger sin egen administration förefaller i regel ha goda förutsättningar att skapa en ändamålsenlig struktur och funktion för analys. Bedömningen är att flertalet av de granskade verksamheterna har goda förutsättningar att, utifrån den egna nämndens/styrelsens behov, arbeta på ett ändamålsenligt sätt med analyser. Några av de mindre verksamheterna skulle dock behöva utökat stöd från Koncernkontoret, alternativt arbeta i nätverk med andra likartade verksamheter, för att mer grundligt kunna analysera verksamhetens utveckling. Det gäller i viss mån även några mellanstora verksamheter, t.ex. några av sjukhusen. Vår bedömning är att det funnits behov av fördjupade analyser på dessa sjukhus i syfte att mer detaljerat förklara de budgetavvikelser som uppstått. Sådana mer utvecklade analyser skulle ha gett förutsättningar för utarbetande av mer effektiva åtgärdsplaner för verksamheterna. Huruvida de nämnder och styrelser som får stöd från Koncernkontoret har förutsättningar att skapa en ändamålsenlig struktur och funktion för analys är mer oklart. Frågan har inte ställts på sin spets ännu, då ingen av de berörda nämnderna/styrelserna ställt nya och mer omfattande krav på djuplodande analyser. Vilka analyser görs? Allmänt Regionens analysarbete är omfattande. Förutom delårsrapporter och årsredovisningar produceras rapporter och analyser i ett flertal andra sammanhang. Det kan handla om analyser med olika tidsperspektiv och analyser inom olika målområden. Ett flertal analyser görs t.ex. vid uppföljning av regionens måldokument och strategier. En hel del analyser görs på uppdrag av regionledning, förvaltningsledningar och, i vissa specifika fall, av nämnder/styrelser. Det rör ofta större problemställningar och fördjupningar inom vissa områden. Inom tillväxt och utveckling görs mer omfattande omvärldsanalyser. Inom hälso- och sjukvården görs årligen behovsanalyser och en fördjupad verksamhetsanalys. Dessutom sammanställs beställarbokslut, som också innehåller analyser i vissa delar. Under 2016 har personalkostnaderna och personalomsättningen analyserats lite djupare i särskilda analysarbeten. Syftet med analysen avseende personalomsättning var att klarlägga omfattningen av personalomsättningen i olika personalkategorier och beräkna kostnaderna för detta. Koncernkontoret har också arbetat med omvärldsanalyser som bland annat resulterat i en långtidsprognos som visar de ekonomiska förutsättningarna för regionen utifrån olika antaganden. Det regionala utvecklingsansvaret innebär att Koncernkontoret löpande analyserar utvecklingen inom territoriet Västra Götaland. Mer långsiktiga strategier såsom VG 2020 med underliggande handlingsprogram, trafikförsörjningsprogram, kulturstrategi m.m. analyseras löpande. Lagar och förordningar ställer dessutom krav på att analyser görs inom såväl hälsooch sjukvård som tillväxt och utveckling. De ledningsdialoger regiondirektören och stabsdirektörerna har med förvaltningarna samt presidieträffar mellan ÄU/RS och nämnder och styrelser är också delar i det samlade analysarbetet i regionen.

107 Granskning av nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering 13 (22) Diarienummer REV Utvecklingsarbete Under 2016 har ett nytt Kostnad-Per-Patient-system (KPP) driftsatts i regionen. Med ett gemensamt regelverk är målet att skapa förutsättningar för bättre uppföljning och analys. Syftet är bland annat att kunna göra bättre jämförelser mellan sjukhusen. Utvecklingsarbete pågår också med affärsinformationssystem och utdatasystem som på sikt väntas förbättra förutsättningarna att analysera och ta fram beslutsunderlag. Ett arbete pågår dessutom med att ta fram en ny månadsrapport som ska ersätta nuvarande Månadsfakta och Snabbfakta. Delårsrapporter och årsredovisningar Nämnder och styrelser tar fram delårsrapporter och årsredovisningar enligt Koncernkontorets riktlinjer och anvisningar. Innehåll och omfattning vad gäller beskrivningar, kommentarer och analyser varierar mellan olika verksamheter. Ägare Koncernkontoret sammanställer på RS uppdrag delårsrapporter per mars och augusti, koncernbokslutsrapport per maj, Månadsfakta varje månad samt en årsredovisning. Delårsrapporter och årsredovisningar bereds av Koncernkontoret och beredningen leder till en samlad rapport som oftast innehåller någon form av beslutsförslag rörande åtgärder ifall verksamheterna rapporterar avvikelser. Åtgärderna är i de flesta fall allmänt hållna och innebär uppmaningar till verksamheterna att åtgärda avvikelserna, alternativt inkomma med mer detaljerade åtgärdsplaner. Som beskrivits ovan (avsnittet Regionens riktlinjer och syfte med analys) är Koncernkontorets ambition vad gäller delårsrapporter och årsredovisning att få en bild av verksamheternas resultat, både det verksamhetsmässiga och det ekonomiska. Vår genomgång av regionens delårsrapport per mars 2016 visar att fokus i rapporteringen ligger på beskrivning av verksamhetens omfattning, vilka aktiviteter som bedrivits samt vilka personella och ekonomiska resurser som ianspråktagits. Regionfullmäktiges beslut i form av prioriteringar, mål etc. beskrivs endast kortfattat, Inriktningen i rapporteringen är, utifrån riktlinjer och anvisningar, att i marsrapporten fokusera på övergripande avvikelser vad gäller verksamhet, ekonomi och personal. Eventuella avvikelser som rör regionfullmäktiges mål ska rapporteras i årsredovisningen och till viss del också i delårsrapporten per augusti. Måluppföljning görs också i den så kallade Målportalen. Genomgång av regionens årsredovisning för 2015 visar att den är betydligt mer fyllig än delårsrapporterna i att ge en bild av det samlade verksamhetsmässiga och ekonomiska resultatet för verksamheterna. Beställare och utförare Dokumentgranskning visar att beskrivningar och analyser som rör verksamheternas utveckling i stort lämnas i delårsrapporter och årsredovisning. En genomgång av delårsrapporter för de granskade verksamheterna visar att fokus i rapporteringen ligger på beskrivning av verksamhetens omfattning, vilka aktiviteter som bedrivits samt vilka resurser som ianspråktagits. Rapporterna varierar kraftigt vad gäller detaljeringsgrad i beskrivningen av verksamhetens utveckling. I några fall är delårsrapporterna i stort sett enbart beskrivande vad gäller utförda aktiviteter under delåret. I en del rapporter är det i hög grad upprepningar från det som nämnden/styrelsen skrev i sin detaljbudget, dvs. beskrivningar av planerade aktiviteter under året. I några rapporter beskrivs vad som planeras att göras, inte vad som faktiskt har gjorts. Några av de granskade verksamheterna har mer omfattande analyser och rapporter. Det gäller framförallt SU, vars delårsrapporter i vissa avseenden är betydligt mer detaljerade än vad Koncernkontorets anvisningar kräver. SU tar också månatligen fram relativt detaljerade avvikelserapporter.

108 Granskning av nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering 14 (22) Diarienummer REV Genomgång av årsredovisningar visar att de är mer fylliga i att ge en bild av verksamhetsmässiga och ekonomiska resultat för verksamheterna. I årsredovisningarna redovisas också vilka aktiviteter som bedrivits för att nå regionfullmäktiges mål. Graden av måluppfyllelse redovisas i en del fall. Detaljeringsgraden i rapporteringen varierar mellan de granskade verksamheterna. De intervjuades synpunkter Vid intervjuer i utförarverksamheterna framkommer att mycket arbete läggs ner på att gå igenom de områden där problem och avvikelser har uppkommit. Det görs en del djupare uppföljningar och analyser av t.ex. sjukskrivningar och personalomsättning och vad det egentligen kostar. Flera av de intervjuade betonar att man försöker utveckla analyser som belyser samband mellan HR, verksamhet och ekonomi. Man anger dock att det här är ett utvecklingsområde, där det finns en fortsatt stor förbättringspotential. Endast mindre delar av dessa analyser redovisas i delårsrapporterna. Vid intervjuer på några av de större sjukhusen framkommer att analysarbete alltmer inriktas på att försöka analysera vårdprocesserna, allt från remissinflöde via utförd vård till vårdresultat. Det handlar om att göra mer kvalificerade analyser och bedömningar av kvalitet, produktivitet och effektivitet i sjukhusens vårdprocesser. Några av de intervjuade på Koncernkontoret anger också detta som viktiga utvecklingsområden, men menar att strukturer och IT-system för uppföljning/analys inte alltid stöder detta processtänk. Det uppges leda till för mycket analyser i stuprör istället för kvalificerade bedömningar av t.ex. kostnadsutvecklingen vad avser akutsjukvård, regionsjukvård etc. Inom primärvården anges det vara viktigt att utveckla analyser som ger en bättre bild av verksamhetens förutsättningar och position på marknaden. Några av de intervjuade på Koncernkontoret uppger att man emellanåt ifrågasätter verksamheternas förklaringar till avvikelser och de åtgärdsplaner som verksamheterna presenterar. Flera av de intervjuade, såväl på Koncernkontoret som i övriga verksamheter, anger dock att Koncernkontoret i hög grad är beroende av de beskrivningar, analyser och rapporter som verksamheterna tar fram. Inom tillväxt och utveckling görs mer egna regionövergripande analyser. En av de intervjuade i en utförarverksamhet betonar att budskapet från Koncernkontoret varit att hålla rapporterna korta, vilket denne anser går emot ambitionen att utveckla analytiska resonemang i rapporterna. Detta leder då till att man i rapporter försöker att presentera ett fåtal väsentliga analyser. Samtidigt framgår det i granskningen att det under en längre tid funnits önskemål från förvaltningarna om att minska rapporteringens omfång. Vid intervjuer med representanter för utförarverksamheterna har kritik framförts gentemot Koncernkontoret. Man menar att kontorets analysförmåga brister och att Koncernkontoret inte i tillräckligt hög grad bidrar med analyser som ger stöd för verksamheterna i deras planeringsarbete. Man efterlyser mer faktaunderlag kring bland annat befolkningsutvecklingen och dess konsekvenser på vårdbehov m.m. Sjukhusrepresentanterna menar också att Koncernkontorets controllingverksamhet borde vara mer fokuserad på problemområden och gå djupare in i de frågeställningarna. Representanter för Koncernkontoret menar dock att det inte alltid varit så lätt att få verksamhetens analyser på problem när sådana frågor lyfts i möten.

109 Granskning av nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering 15 (22) Diarienummer REV Några av de intervjuade på sjukhusen ifrågasätter också nyttan med den behovsanalys som Koncernkontoret årligen tar fram. Man menar att dessa analyser endast i ringa omfattning ger input till de vårdöverenskommelser som tecknas mellan hälso- och sjukvårdsnämnderna och sjukhusen. Istället efterlyser man analyser som kan belysa eventuella gap mellan behov och den vårdproduktion som beställs och utförs. Representanter för Koncernkontoret ser såväl Verksamhetsanalysen som behovsanalyserna som ett stöd till både beställare och utförare i arbetet med vårdöverenskommelser m.m. Man menar att en utveckling har skett av både Verksamhetsanalysen och behovsanalyserna såtillvida att de numera är webbaserade och kan utgöra verktyg för uppföljning och analys. Flertalet intervjuade uppfattar att de förtroendevalda i nämnder och styrelser samt förvaltningsledningar i det stora hela är nöjda med de analyser som tjänstemännen presenterar. Emellanåt ställs krav på fördjupade analyser, men det förefaller ske relativt sällan. Ibland återremitteras också ärenden på grund av brister i analyser i beslutsunderlag, men som regel fattar nämnder och styrelser beslut utifrån de beslutsunderlag som föreläggs. Det bör dock betonas att vi inte intervjuat de förtroendevalda kring deras syn på analyser och rapportering. Fortsatt utvecklingsarbete Under senare år har en utveckling av verktyg och metoder för analys skett. Denna utveckling förväntas fortsatta under kommande år. Från både Koncernkontorets och förvaltningarnas sida finns en önskan att bättre kunna analysera effekterna av föreslagna åtgärder, först i planerings- och implementeringsstadiet, men sedan också när åtgärderna är genomförda. Vid intervjuer med ansvariga för delårsrapporterna på Koncernkontoret framkommer att ett utvecklingsarbete pågår vad gäller kvaliteten på analyserna i regionens samlade delårsrapporter. Man försöker göra mer utvecklade jämförelser mellan t.ex. sjukhusen. Vid intervjuerna nämns ytterligare ett antal områden där man ser förbättringspotentialer: - Att ta fram en mer gemensam omvärldsanalys som spänner över såväl tillväxt och utveckling som hälso- och sjukvård och att hämta in information från olika håll så att en större del av regionens omvärldsspaning kommer med. - Att automatisera rapportuttag ur IT-systemen för att frigöra tid till analyser. - Att bli mer proaktiva i analysarbetet. - Att utveckla Koncernkontorets samverkan med experterna i verksamheten. - Att målgruppsanpassa analyser till förtroendevalda och tjänstemän på olika nivåer i organisationen. - Att utveckla samverkan med andra landsting och med forskning. - Att utveckla analyser kring t.ex. läkarnas produktivitet. - Att utveckla en mer begriplig prestationsredovisning. - Att från Koncernkontorets sida ställa mer frågor kring det som är otydligt i verksamheternas rapporter för att öka förståelsen samt att genom frågor till verksamheten gräva djupare i olika problem och få verksamheterna att göra bättre analyser. Bedömning Vår bedömning, efter genomgång av de delårsrapporter som verksamheterna lämnat per mars 2016 samt årsredovisningen för 2015, är att Koncernkontoret i stor utsträckning får till sig det som efterfrågas i riktlinjer och anvisningar. I och med att kraven på analys är relativt vaga i riktlinjer/anvisningar blir också rapporteringen mer av beskrivande än analyserande karaktär.

110 Granskning av nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering 16 (22) Diarienummer REV Det finns dock skillnader mellan olika nämnders och styrelsers delårsrapporter och årsredovisningar. I några fall finns en mer utvecklad analys, som går längre än vad Koncernkontorets anvisningar anger. Intrycket är att verksamheterna har sett ett behov av analys som Koncernkontoret inte uppmärksammat. Vår bedömning är vidare att det finns en tydlig ambition att utveckla analyserna, inte minst på Koncernkontoret och inom de större förvaltningarna. Regionens senaste delårsrapport visar enligt vår bedömning på att analyserna i vissa delar har utvecklats. Det finns dock en fortsatt stor utvecklingspotential, framförallt avseende analyser av processeffektivitet och produktivitet samt effekter för patienter/brukare etc. Jämförande analyser mellan likartade verksamheter kan också utvecklas. Även om riktlinjen för uppföljning betonar att analysarbetet bör inriktas mot att arbeta med orsaker och samband visar vår genomgång av verksamheternas delårsrapporter och årsredovisningar att dessa analyser allt som oftast är grunda och inte går på djupet för att utreda och klargöra grundorsaker till de problem och avvikelser som uppstått i verksamheterna. Bedömningen är att verksamhetens utveckling analyseras i nuet utan varken bakåtblick eller framåtblick. Det saknas i hög grad trendanalyser där utvecklingen över en längre tidsperiod analyseras. Analyserna bör leda till bedömningar av framtidsutsikterna. Beslutsunderlag riskerar därmed att vara ofullständiga, vilket i sin tur riskerar att leda till beslut om åtgärder som inte är ändamålsenliga och effektiva på längre sikt. Vi anser att en delårsrapport syftar till att rapportera till nämnd/styrelse samt till regionstyrelsen och regionfullmäktige om vad som gjorts för att uppfylla regionfullmäktiges mål och hur verksamheten utvecklas i enlighet med regionfullmäktiges budget och riktlinjer och styrdokument i övrigt. Utifrån regionens riktlinjer bör rapporteringen fokusera på de viktigaste aktiviteterna och ge en god bild av verksamhetens utveckling i stort, vilka eventuella avvikelser från budget och plan som uppkommit, orsakerna till avvikelserna samt vilka åtgärder som nämnden/styrelsen ämnar vidta för att komma tillrätta med avvikelserna. För det krävs kvalificerade analyser som belyser orsak-verkan-samband mellan olika perspektiv samt analyser av processer, prestationer och effekter. Bedömningen är att de granskade nämndernas/styrelsernas delårsrapporter i hög grad saknar analyser som förklarar avvikelser mot budget och mål. Endast i undantagsfall görs analyser som på ett djupare plan visar på orsakssambanden mellan t.ex. utvecklingen av personalvolymer, sjukskrivningar etc., vårdproduktionens utveckling och kostnadsutveckling. Dessa brister återfinns också i årsredovisningarna. Vilken kvalitetssäkring sker av analyser? Utvärdering av analyser och intern kontroll Dokumentgenomgången visar att det inte finns någon samlad dokumenterad utvärdering av arbetet med verksamhetsuppföljning, analys och rapportering. En genomgång av de granskade nämndernas och styrelsernas internkontrollplaner visar att frågeställningar som rör analyser och analysers kvalitet och tillförlitlighet berörs indirekt i några av planerna. Ingen av internkontrollplanerna innehåller dock någon djupare kontroll och analys av genomförda analyser. Det framgår inte av riskanalyser om man bedömt att det inte finns risker inom detta område.

111 Granskning av nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering 17 (22) Diarienummer REV De intervjuades synpunkter Ett par av de intervjuade på Koncernkontoret anger att man gör översiktliga utvärderingar efter att delårsbokslut sammanställts i syfte att klargöra vad som blev bra respektive mindre bra och vad som bör utvecklas till nästa delårsrapport. Intervjuerna visar dock tydligt att en mer systematisk kvalitetssäkring av analysarbetet saknas bland flertalet av de granskade verksamheterna. Det framkommer i intervjuerna att det fortfarande är en hel del diskussion om indatakvalitet och att det förekommer olikheter vad gäller inrapportering av data som är väsentlig för jämförande analyser. Några av de intervjuade pekar på brister i systemdesignen vad gäller IT-system för uppföljning och analys. Olikheter i systemupplägg, kodsystem och datalager m.m. anges försvåra systemintegration och försvåra jämförelser mellan verksamheter. Arbete pågår på Koncernkontoret, men även i en del av de större verksamheterna i regionen, med att utveckla IT-system för uppföljning och analys. Under senare år har också utdataplattformar m.m. utvecklats som gör det lättare att analysera verksamheternas utveckling. Några av de intervjuade anger att särskilda uppföljningar görs av analyser som legat till grund för mer strategiska vägval. Effekter av analyser utvärderas också i delar av verksamheten, dvs. vad analysen gav för effekt i form av beslut om åtgärder m.m. Vid intervjuerna framkommer att en succesiv utveckling skett av nämnders och styrelsers internkontrollplaner och de risk- och väsentlighetsanalyser som bildat underlag för planerna. Inriktningen för uppges nu vara att mer fokusera på innehållet inom olika sakområden och då också belysa analyser. Det pågår också ett arbete med ledningssystem som uppges kunna bidra till en utvecklad intern kontroll av styrning, uppföljning och analys. Regionens controllingverksamhet kan vara ett instrument för att kvalitetssäkra de av verksamheterna lämnade rapporterna och analyserna. Intervjuerna visar att det finns olika syn på huruvida controllingen innebär ökad kvalitet eller inte. De intervjuade på Koncernkontoret som medverkar i controllingen anser att man genom att ställa frågor ute i verksamheten bidrar till att öka kvaliteten. Några av de intervjuade i verksamheten är dock mer tveksamma till om controllingen bidrar till att mer substantiellt öka kvaliteten på regionens samlade analysarbete och rapportering. Bedömning Högkvalitativa analyser som bygger på rätt indata är grunden för bra beslutsunderlag och faktabaserade beslut. Granskningen visar att det bara delvis görs utvärderingar och analyser av analyser. Nämnders och styrelsers arbete med intern styrning och kontroll har dock stärkts under senare år och är under fortsatt utveckling. Bedömningen är att utvärdering och kvalitetssäkring av analysarbete kan utvecklas i nämnders och styrelsers arbete med intern styrning och kontroll. En relativt omfattande utveckling har skett av IT-system och så kallade utdataplattformar under senare år. Möjligheterna att analysera verksamheterna, åtminstone vad gäller ekonomi och HR torde vara goda. Likväl anges IT-systemen som en flaskhals i utvecklingen av analyser. Risk finns också att indata inte är tillräckligt kvalitetssäkrad i alla delar, vilket kan medföra osäkerhet i analyser och värdering av verksamheters utveckling. Bedömningen är att ytterligare insatser behöver göras för att säkerställa indatakvalitet. Vidare är bedömningen att det sannolikt finns en fortsatt stor utvecklingspotential vad gäller IT-system för uppföljning och analys, särskilt vad gäller verksamhetens omfattning och kvalitet. Koncernkontoret bör

112 Granskning av nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering 18 (22) Diarienummer REV dock utreda om nuvarande system används fullt ut för att säkerställa att brister i analyser verkligen beror på IT-system och inte på andra faktorer. Koncernkontorets controllingverksamhet är ett viktigt instrument för att säkerställa en hög kvalitet i analyser och rapporter. Vår bedömning är, utifrån de synpunkter som framkommit i intervjuer med representanter för utförarverksamheterna, att det finns ett behov av dialog mellan Koncernkontoret och verksamheterna om controllingens syfte och inriktning. Vår bedömning är controllingen bör vara såväl ett metodstöd för hur ett kvalitetssäkrat uppföljningssystem upprättas och vidmakthålls, som ett redskap för att säkerställa att analyser görs inom de områden som riktlinjer och anvisningar anger. Bedömningen är vidare att fokus i controllingen bör ligga på större avvikelser från det som planerats och budgeterats samt på åtgärdsplaner för att verksamheterna ska komma i balans igen. Beskrivningar och analyser av viktiga händelser och väsentliga avvikelser bör ges i de rapporter verksamheterna lämnar till Koncernkontoret. Om så inte är fallet, och om riktlinjer och anvisningar för rapportering inte följs, bör rapporter återsändas till berörda verksamheter för omarbetning. Slutsats och svar på revisionsfrågor Det övergripande syftet har varit att granska om nämnder och styrelser har säkerställt att det finns en ändamålsenlig struktur på plats för analys samt om analysen har en ändamålsenlig funktion i styrsystemets beslutsprocesser i samband med rapportering av delårsbokslut och årsbokslut. Granskningen har skett i form av en övergripande kartläggning som i steg 2 ska leda till en mer fördjupad granskning av analysarbetet. Med anledning av det lämnas inga riktade rekommendationer till nämnder/styrelser, utan sådana kan komma att ges efter den fördjupade granskningen. Regionstyrelsen uppmanas dock att beakta de synpunkter som lämnas i denna granskning i det pågående utvecklingsarbetet med regionens rapportering. En slutsats av granskningen är att det i allt väsentligt finns en ändamålsenlig struktur för arbetet med uppföljning och analys och att åtgärder vidtas för att utveckla arbetssätten. Syftet med analyser och rapportering behöver dock tydliggöras och analysernas kvalitet förbättras för att analyser ska ha en ändamålsenlig funktion i regionens beslutsprocesser. Ett ökat fokus bör ges åt trendanalyser och proaktiva analyser i syfte att skapa att bättre underlag för värdering av verksamhetens utveckling. Det ger nämnder och styrelser bättre förutsättningar att fatta beslut om långsiktigt hållbara åtgärder och handlingsplaner, som ett led i arbetet med god ekonomisk hushållning. Beslut måste grundas på fakta. Det ställer krav på att såväl indatakvalitet som analyskvalitet löpande kontrolleras och utvärderas. Vår granskning av riktlinjer och anvisningar för uppföljning och rapportering visar att Regionstyrelsen och Koncernkontoret lagt tyngdpunkten på rapporteringen i delårsrapporten augusti samt årsredovisningen. Vår bedömning är att en större tyngd bör läggas på årets första delårsrapport, då det fortfarande finns tid att åtgärda eventuella avvikelser så att nämnder och styrelser kan uppfylla regionfullmäktiges mål och genomföra de uppdrag fullmäktige gett dem. Ett alternativ är att överväga att ha en delårsrapport per april istället för mars för att få ytterligare en månads redovisning som grund för rapporteringen. Med god planering bör en sådan rapport kunna behandlas av regionstyrelse och regionfullmäktige i juni. Regionfullmäktiges beslut om åtgärder utifrån nämnders och styrelsers delårsrapport augusti torde komma så sent att de knappast får någon mer betydande effekt för innevarande år. Nedan följer i komprimerad form svar på revisionsfrågorna.

113 Granskning av nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering 19 (22) Diarienummer REV Revisionsfråga Hur definieras begreppet analys inom regionen? Svar Det saknas en regiongemensam definition av vad som avses med analys. Vilken funktion är det tänkt att analyser har i berednings- och beslutsprocessen samt hur har detta kommunicerats i styrsystemet från ägare ner till utförare (policys, instruktioner och anvisningar m.m.)? Vilken analys utförs i verksamheterna utifrån olika perspektiv i samband med delårsrapporter och årsredovisningar och vilken information grundar den sig på? Hur är analysverksamheten organiserad i regionstyrelsen respektive beställarnämnder och utförarstyrelser? Vilka förutsättningar har respektive nämnd/styrelse utifrån fördelning av ansvar och befogenheter för att skapa en ändamålsenlig struktur och funktion för analys? Det inte är helt klarlagt vilken funktion analyser har i besluts- och ärendeberedningsprocesser. De riktlinjer och anvisningar som utfärdas anger inte tydligt vad som ska analyseras och syftet med analyserna. Risk finns därmed för otillräcklig beredning av ärenden som rör verksamhetens utveckling. I regionens verksamheter görs analyser i ett flertal olika sammanhang. Graden av analys varierar mellan såväl verksamheterna och mellan perspektiven (verksamhet, ekonomi, personal). Risk finns för brister i indata som försvårar analys och jämförelser mellan verksamheter. Ett omfattande utvecklingsarbete pågår dock för att förbättra analysernas kvalitet. Koncernkontoret tillhandahåller resurser för analys åt såväl regionstyrelsen som beställarnämnderna. På Koncernkontoret finns två enheter som har det primära ansvaret att arbeta med mer regionövergripande uppföljning och analys. Koncernkontoret har också en controllingfunktion där controllers löpande träffar förvaltningsledningar för att diskutera verksamhetens utveckling. Vad gäller utförarstyrelserna har dessa egna funktioner för verksamhetsuppföljning och analys. Utformningen är beroende av verksamheternas storlek och komplexitet, verksamheternas organisering, vilka resurser man har till sitt förfogande, prioriteringar etc. Bedömningen är att flertalet av de granskade verksamheterna har goda förutsättningar att, utifrån den egna nämndens/styrelsens behov, arbeta på ett ändamålsenligt sätt med analyser. Några av de mindre verksamheterna skulle dock behöva utökat stöd från Koncernkontoret, alternativt arbeta i nätverk med andra likartade verksamheter, för att mer grundligt kunna analysera verksamhetens utveckling.

114 Granskning av nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering 20 (22) Diarienummer REV Hur presenteras och används analyser i beslutsunderlagen i berednings- och beslutsprocessen (t.ex. konsekvensbeskrivningar, åtgärdsplaner m.m.)? Upplever nämnder, styrelser och förvaltningsledningar att kvaliteten på befintlig analys är tillräcklig för att möjliggöra en ändamålsenlig berednings- och beslutsprocess? Vilken intern kontroll finns avseende analysers ändamålsenlighet? Analyser presenteras i ett flertal olika beslutsunderlag och sammanhang. Fokus i granskningen har legat på att belysa analyser i delårsrapporter och årsredovisning. I och med att kraven på analys är relativt vaga i riktlinjer och anvisningar blir också rapporteringen mer av beskrivande än analyserande karaktär. I såväl delårsrapporter som årsredovisning saknas ofta analyser som klargör orsaker till problem och avvikelser. Trendanalyser och proaktiva analyser saknas också till övervägande del. Det finns dock skillnader i rapporteringen mellan olika nämnder och styrelser. Regionens senaste delårsrapport visar enligt vår bedömning på att analyserna i vissa delar har utvecklats. I granskningen har inte förtroendevalda intervjuats. Utifrån genomförd granskning och översiktlig genomgång av nämnd- och styrelseprotokoll är bedömningen att de förtroendevalda i nämnder och styrelser samt förvaltningsledningar i det stora hela förefaller vara nöjda med de analyser som tjänstemännen presenterar. Av protokollen framgår inte om nämnder/styrelser signalerat om mer allvarliga brister i beslutsunderlag. Utvärderingar och analyser av analyser görs inte systematiskt. Internkontrollplaner innehåller indirekt analyser, men det saknas specifika kontrollmoment som rör analys och analysers ändamålsenlighet i ärendeberedningsprocessen. Nämnders och styrelsers arbete med intern styrning och kontroll har dock stärkts under senare år och är under fortsatt utveckling.

115 Granskning av nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering 21 (22) Diarienummer REV Bilaga 1 Revisionskriterierna Revisionskriterier utgör de bedömningsgrunder som granskningen har utgått från. Följande revisionskriterier har använts i denna granskning: Kommunallagen 3 kap samt 5 kap 26 och 28 Nämnderna bereder fullmäktiges ärenden och ansvarar för att fullmäktiges beslut verkställs. Nämnderna skall redovisa till fullmäktige hur de har fullgjort sådana uppdrag som fullmäktige har lämnat till dem. Innan ett ärende avgörs av fullmäktige, skall det ha beretts antingen av en nämnd vars verksamhetsområde ärendet berör eller av en fullmäktigeberedning. Styrelsen skall alltid ges tillfälle att yttra sig i ett ärende som har beretts av en annan nämnd eller av en fullmäktigeberedning. Så gott som alla beslutsunderlag innehåller någon form av beskrivning, analys och bedömning. Analyser är således en central del i berednings- och beslutsprocesser. Kommunallagen 6 kap 1 samt 6 kap 7 Styrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens eller landstingets angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders och eventuella gemensamma nämnders verksamhet. Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Reglementen för berörda nämnder och styrelser. Reglementena anger hur ansvaret är fördelat mellan nämnder och styrelser samt anger mer i detalj regionstyrelsens och övriga nämnders uppgifter. I reglementet för regionstyrelsen anges inledningsvis att Regionstyrelsen bereder ärenden till fullmäktige och tar erforderliga initiativ för förvaltning och utveckling av Västra Götalandsregionens verksamheter. Styrelsen ansvarar för att regionfullmäktige får nödvändig information och bra underlag för beslut. Regionstyrelsen har uppsiktplikt över övriga nämnder och styrelser och vakar över att Västra Götalandsregionen fullgör sina åligganden inom olika verksamheter utifrån regionfullmäktiges beslut samt enligt lag och andra författningar. Regionstyrelsen utövar även ägarskap för verksamheter i egen regi. Ansvaret innebär att styrelsen har ett samordningsansvar utifrån helhetsperspektiv och för att verksamheter i egen regi bedrivs ändamålsenligt och effektivt. Regionfullmäktiges budget I regionfullmäktiges budget anges tre strategiska mål som avser en längre period än budgetplanen. De strategiska målen är därefter nedbrutna till prioriterade mål för perioden Utifrån de strategiska målen anges ett antal fokusområden som verksamheterna särskilt ska bevaka under Målen kopplas till mätbara kvalitativa och kvantitativa indikatorer som fortlöpande ska redovisas till nämnder och styrelser samt till regionfullmäktige i samband med delårsrapporter och årsredovisning. VGR:s riktlinjer, instruktioner och anvisningar för uppföljning, analys och rapportering avseende upprättande av delårsrapporter och årsredovisning. Koncernkontoret har i uppdrag av regionstyrelsen att utarbeta anvisningar för verksamheternas rapportering till regionfullmäktige och regionstyrelsen. Alla styrelser och nämnder inklusive bolagen ska lämna rapporter enligt de riktlinjer som utfärdas. VGR:s riktlinjer och rutiner för intern kontroll. Regionstyrelsen beslutade om riktlinjer för intern kontroll. Enligt riktlinjerna har

116 Granskning av nämnders och styrelsers analyser i samband med rapportering 22 (22) Diarienummer REV regionstyrelsen det övergripande ansvaret att skapa en organisation för den interna kontrollen i regionen. Regionstyrelsen har också ansvaret för att förvissa sig om att nämndernas/styrelsernas interna kontroll är god. Regionstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas rapportering utvärdera regionens samlade system för intern kontroll. Nämnderna/styrelserna har ansvaret att inom sitt verksamhetsområde följa regionövergripande regelverk. I ansvaret ingår också att upprätta en organisation samt att anta regler och anvisningar för den interna kontrollen. SKL:s skrift Analysstöd att värdera information från uppföljning (Sveriges Kommuner och Landsting, 2015, ISBN: ) SKL har tagit fram ett stöd för arbetet med analyser i kommuner och landsting/regioner. Man anger att Kommuner, landsting och regioner har ansvar för att säkra att beslutade välfärdstjänster genomförs med avsedd kvalitet, oavsett regiform. Uppföljning och kontroll av verksamhet är centrala aktiviteter för att utöva detta ansvar. I arbetet med att kvalitetssäkra välfärden har behovet av stöd i att göra analyser uppmärksammats. I sin modell för analys anger man vidare att Innan uppföljningen och analysen genomförs behöver några grundläggande förutsättningar vara klargjorda och en struktur bör finnas på plats. Några ställningstaganden är: 1. Syftet med analysen Syftar den till kontroll, det vill säga ska analysen avgöra om kvaliteten är utmärkt, tillräcklig eller i behov av åtgärd? Är det huvudsakliga syftet att ge underlag för förbättring? Är syftet både kontroll och utveckling? 2. Vilka mål som analysen utgår utifrån Finns det uttalat vad som är utmärkt, tillräckligt eller i behov av åtgärd på området? Är målen uppföljningsbara? 3. Vad som ska analyseras Vilken information i form av nyckeltal, granskningar, intervjuer, statistik, uppföljningar ska analyseras? Har eventuella enkätfrågor uppfattats så som avsetts, av de som besvarat dem? Ska fokus för uppföljningen och analysen vara som tidigare, för att kunna följas över tid, eller riktas mot nya områden? 4. Resursåtgång Analys tar tid och kräver kunskap. Ibland behövs också verktyg för att bearbeta information. Vilka funktioner och kompetenser behövs för att göra analysen i detta sammanhang? 5. När den samlade analysen ska göras och med vilken frekvens, utöver den löpande Kan den synkroniseras så den passar med övriga processer såsom årshjul och verksamhetsplanering? 6. Vem som är mottagare och hur analysen ska kommuniceras Vad händer om analysen visar oväntade och kanske obekväma resultat?

117

118

119 Västra Götalandsregionen 1 (3) Tjänsteutlåtande Datum Diarienummer RS Koncernstab HR Koncernkontoret Handläggare: Gunilla Length Persson Telefon: E-post: gunilla.length-persson@vgregion.se Till personalutskottet Prioriteringar inför satsning i budget 2017 rörande utbildningsbefattning för sjuksköterskor i specialist- och barnmorskeutbildning Förslag till beslut 1. Respektive förvaltning redovisar sina prioriteringar för de utbildningsbefattningar som förvaltningen själv beslutar om och för andra hälften följer förvaltningen den prioritering som personalutskottet har bestämt. 2. Personalutskottet prioriterar samma specialistinriktningar på halvfart som för 2016, det vill säga; hälso- och sjukvård för barn- och ungdom, psykiatrisk vård, distriktssköterska, medicinsk vård, vård av äldre och barnmorskeutbildning. Utbildningarna omfattar studier på i första hand halvfart. I de fall en specialistutbildning inom ett bristyrke inte finns på halvfart är helfartsstudier ett möjligt alternativ. 3. Distansutbildningar utanför Västra Götalandsregionen är ett godtaget alternativ då en utbildning inte ges på något av lärosätena inom Västra Götaland. Sammanfattning av ärendet I budget för 2017 är 75 mkr avsatta för satsning på specialistutbildning för sjuksköterskor i bristyrken. Denna satsning härrör från budgetuppdrag 2012 om kompetensutvecklingsinsatser för baspersonal, med fokus på sjuksköterskor. Inför 2017 skall personalutskottet fatta beslut om vilka specialistutbildningar som skall prioriteras. Utbildningarna genomförs enligt konceptet utbildningsbefattning och omfattar studier i första hand på halvfart. I de fall en specialistutbildning inom ett bristyrke inte finns på halvfart är helfartsstudier ett godtagbart alternativ. Personalutskottet föreslås besluta att för 2017 fortsätta med samma prioriteringar på halvfart som för Detta för att nå kontinuitet och en långsiktig hållbar utveckling. För att möta förvaltningarnas önskemål att själva ansvara för prioriteringarna för utbildningstjänster, föreslås att respektive förvaltning ansvarar för hälften av de Postadress: Regionens Hus Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: post@vgregion.se

120 Datum Diarienummer RS utbildningsbefattningar förvaltningen erhåller och andra hälften följer den prioritering som personalutskottet bestämmer. Utgångspunkten har varit att utbildningsbefattningar skall vara utbildningar som bedrivs på halvfart, men erfarenheter visar att förändringar i kraven på studietakt har varit nödvändiga. Orsaken är att alla specialistutbildningar inte bedrivs på halvfart, men är specialistområden där det råder stor obalans mellan tillgång och efterfrågan. Fördjupad beskrivning av ärendet Personalutskottet har tidigare fattat beslut att för 2013 prioritera de specialistutbildningar som fanns på halvfart inom Västra Götaland, vilka var följande: onkologisk vård, kirurgisk vård, medicinsk vård, hälso- och sjukvård för barn- och ungdom, psykiatrisk vård, distriktssköterska och vård av äldre. Personalutskottet har tidigare fattat beslut om prioriteringar enligt följande för 2014: operationsvård, prehospital vård och distriktsköterska (för dessa tre inriktningar gäller studierna både helfart- och halvfart) samt studier på halvfart för inriktningarna barn- och ungdom, psykiatrisk vård, medicinsk vård och vård av äldre. Personalutskottet har tidigare fattat beslut om prioriteringar enligt följande för 2015: hälso- och sjukvård för barn- och ungdom, psykiatrisk vård, distriktssköterska, medicinsk vård och vård av äldre. Utvärdering På uppdrag av HR-strategiska avdelningen har en processutvärdering utförts av Contextio Ethnographic rörande satsningen på betald specialistutbildning med utbildningsbefattning för sjuksköterskor. Syftet var att följa upp hur satsningen fungerar i praktiken samt att fungera som underlag för det framtida arbetet. Utvärderingsresultatet visar att nuvarande upplägg med studier på halvfart fungerar bra och genererar mervärde då kunskaperna kan omsättas direkt i praktiken och sjuksköterskorna finns kvar i verksamheten. Att utbildningen är betald beskrivs som det främsta skälet till att sjuksköterskorna vidareutbildar sig. Under 2016 utför Contextio Ethnographic en uppföljning av den tidigare utförda processutvärderingen. Samma grupp som ingick i den första utvärderingen får ett år efter avslutad utbildning, svara på frågor angående hur deras kompetens som specialistsjuksköterskor tas tillvara. Deras chefer kommer att djupintervjuas utifrån samma koncept. Resultatet kommer att presenteras för personalutskottet under hösten 2016.

121 Datum Diarienummer RS Utbildningsbefattningar 2017 För 2017 är 75 mkr avsatta för satsning på utbildningsbefattning för specialistutbildning för sjuksköterskor i bristyrken samt för barnmorskeutbildning. Prioriteringen föreslås följa samma beslut som för 2016 för att nå kontinuitet och en långsiktig progression. Beredning Förslaget att fortsätta med samma prioriteringar på halvfart år 2017 som för år 2016, har stämts av med regionens HR-chefer genom representanter i Beredningsgruppen för kompetensförsörjning. Koncernstab HR Marina Olsson Personaldirektör Eva Lundh Enhetschef, kompetensförsörjning Beslutet skickas för genomförande till: HR-chefer inom Hälso- och sjukvård Beslutet skickas för kännedom till: Marina Olsson, personaldirektör Ann Söderström, hälso- och sjukvårdsdirektör Eva Lundh, enhetschef kompetensförsörjning Niklas Thorell Sjöström, t f enhetschef, koncernstab HR Gunilla Length Persson, HR-strateg Beredningsgruppen för kompetensförsörjning

122

123

124

125 Handläggare: Ann Borgström Till Tandvårdsstyrelsen Beslutsunderlag Tandvårdsstyrelsen föreslås besluta följande sammanträdestider för februari 22 mars 26 april maj 21 juni 27 september 25 oktober 29 november 20 december - 1 -

126 Remissyttrande avseende förslag till nytt Hälso- och sjukvårdsavtal med kommunerna i Västra Götaland Folktandvården har ombetts att lämna synpunkter på förslag till nytt Hälso- och sjukvårdsavtal i Västra Götaland. Folktandvårdens synpunkter rör förslagets avsnitt 3.13 Munhälsa uppsökande och nödvändig tandvård, och avsnitt 5 Gemensamma utvecklingsområden. Avsnitt 3.13 Munhälsa I förslaget ingår ett avsnitt 3.13 om Munhälsa uppsökande och nödvändig tandvård. Här anges att en särskild överenskommelse upprättas för detta område. Folktandvården vill i sammanhanget påminna om den utvecklingsverksamhet som Folktandvården i samverkan med Mariestads kommun bedriver inom uppsökande och nödvändig tandvård. Det är angeläget att en särskild överenskommelse i avtalet formuleras så att den ger en öppning för en utvidgad verksamhet enligt Mariestadsmodellen. Avsnitt 5 Gemensamma utvecklingsområden I avsnitt 5 anges gemensamma utvecklingsåtaganden. I dessa ingår bland annat: Förebyggande insatser för riskgrupper. Förändrad vårdlogik från reaktivt till proaktivt arbete. Dessa utvecklingsåtaganden ligger nära Folktandvårdens synpunkter inom förslagets avsnitt. Hälso- och sjukvårdslagen och tandvårdslagen innehåller liknande formuleringar om hälsa och vård: Målet för hälso- och sjukvården är en god hälsa och en vård på lika villkor för hela befolkningen. Målet för tandvården är en god tandhälsa och en tandvård på lika villkor för hela befolkningen. Begreppet förebyggande är ett centralt begrepp i de båda lagarna. För att åstadkomma effektiva sjukdomsförebyggande och hälsofrämjande insatser är en god samverkan med kommunerna nödvändig. I Folktandvården pågår ett arbete för att utveckla samverkan med kommunerna. Detta sker i ett första steg genom att organisationen på alla nivåer kartlägger nuvarande samverkansformer. Arbetet har startat i styrelsen och pågår nu på kliniknivån. Vi kan konstatera att samverkan sker på många olika sätt i kommunerna och i de olika regiondelarna och vår vilja är att utveckla denna. Vi förslår att det nya avtalet utvidgas att omfatta även hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande insatser och att dessa lyfts fram som utvecklingsåtaganden i det nya avtalet. Det är dessutom en fördel om Västra Götalandsregionen för egen del utvecklar ett förslag till grundstruktur för samverkan med kommunerna i sjukdomsförebyggande och hälsofrämjande insatser samt folkhälsoarbete, och som kan anpassas till respektive kommuns förutsättningar. Folktandvården (FTV) medverkar på olika arenor i kommunerna. Flera exempel belyser detta: FTV möter kontinuerligt cirka 95 procent av alla barn och ungdomar vid Folktandvårdens kliniker i alla regionens kommuner. Ej avhörda barn - barn som inte kommer till tandvården trots upprepade kallelser - remitteras till särskild funktion inom FTV, varifrån rapportering till socialtjänsten sker efter utredning. FTV genomför munhälsolektioner och gruppbaserad fluorlackning i alla grund- och särskolor i Västra Götaland. FTV medverkar i att genomföra övervakad tandborstning på förskolor i en regiondel - 1 -

127 FTV medverkar på försök vid familjecentraler för att stödja utsatta familjer och barn för att främja en regelbunden kontakt med tandvården och goda matvanor. Försök med tandhygienist i kommunen (TAIK - Mariestad) som är en länk mellan tandvården, såväl privat som folktandvård, och kommunens personal för att åstadkomma en kontinuerlig tandvård och god daglig omvårdnad för de äldres munhälsa. Folktandvårdens hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande arbete har en tydlig struktur för invånarna i Västra Götalandsregionen i alla åldersgrupper på såväl individ- som gruppnivå. På samtliga revisionspatienter görs en riskbedömning och insatt vård relateras till risken att utveckla sjukdom. På populationsnivå sker generella insatser riktade till alla och tilläggsinsatser riktade till riskgrupper. Exempel på populationsinriktade hälsofrämjande och sjukdomsförebyggande insatser är verksamheten inom barntandvården (FRAMM), vuxentandvård (familjestrategi) och äldretandvård (Centrum för äldretandvård, TAIK - Mariestad). Den kommunala verksamheten berörs på olika sätt för respektive ålders- och riskgrupper. Strukturen åskådliggörs översiktligt i nedanstående bild: Folktandvården vill utveckla samverkan med kommunerna i sjukdomsförebyggande och hälsofrämjande insatser samt folkhälsoarbete, och som är anpassad till respektive kommuns förutsättningar. I en grundstruktur för samverkan med kommunerna som avser sjukdomsförebyggande, hälsofrämjande hälso- och sjukvård bör även rollerna mellan Folkhälsokommittén, Hälso- och sjukvårdsnämnderna och utförarna, i vårt fall Tandvårdsstyrelsen, tydliggöras ytterligare för att skapa bättre effekt. Göteborg den 10 augusti 2016 Folktandvården Västra Götaland Gunnar Eriksson Tandvårdsdirektör Anders Ljungné Tandvårdschef - 2 -

128 Basgranskning tandvårdsstyrelsen Dnr: Rev 37:2016 Genomförd av: Revisionsenheten Behandlad av Revisorskollegiet den 19 oktober 2016

129 Basgranskning Tandvårdsstyrelsen , 2 (18) Diarienummer REV Innehåll Sammanfattning... 3 Inledning... 4 Bakgrund... 4 Granskningens syfte och revisionsfrågor... 4 Avgränsning... 4 Revisionskriterier... 4 Granskningsansvarig/a... 5 Metod... 5 Iakttagelser... 6 Styrsystemet - utformning... 6 Dokumentation... 6 Nedbrytning... 7 Regionfullmäktiges mål... 8 RF:s mål på kliniknivå Styrsystemet - genomförande Implementering i praktiken Identifiering Arbetssätt och återrapportering Intern kontroll - utformning Intern kontroll - genomförande Styrelsens sammantagna styrsystem Summering Bedömning Rekommendationer Undertecknande Postadress: Revisionsenheten Västra Götalandsregionen Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: revision@vgregion.se

130 Basgranskning Tandvårdsstyrelsen , 3 (18) Diarienummer REV Sammanfattning Tandvårdsstyrelsen (TS) har ansvaret för att verksamheten bedrivs i enlighet med det uppdrag som regionfullmäktige (RF) lämnar i budget samt övriga beslut och styrdokument i enlighet med det av RF fastställda reglementet. Verksamheten ska bedrivas ändamålsenligt, med god ekonomisk hushållning, rättvisande räkenskaper och tillräcklig intern kontroll. För att leva upp till kraven från RF och av vad som framkommer i lag och förordning förutsätts TS har ett väl utvecklat ledningssystem samt att TS har en tillräcklig intern kontroll. Ledningssystemet bör säkerställa att TS har goda kunskaper om hur verksamheten utvecklas och bedrivs avseende ekonomi, kvalitet, prestationer, personal, följsamhet mot lagar och förordningar etc. Detta förutsätter i sin tur en systematisk intern kontroll som bygger på riskanalyser och är väl integrerad i TS övriga styrning av verksamheten. Om det brister i TS:s interna styrning och kontroll finns det risk för att styrelsen inte i tid uppmärksammar brister i verksamheten som bland annat kan påverka både verksamhetens kvalitet och patientsäkerheten. Granskningens syfte är att bedöma huruvida tandvårdsstyrelsens styrning och uppföljning är ändamålsenlig och efterlevs samt att bedöma om styrelsen har en tillräcklig intern kontroll. Revisionen bedömer att TS har arbetat med att stärka kopplingen till RF:s mål men att det finns brister som medför att styrningen inte blir styrande för verksamheten. TS har försökt bryta ner RF:s mål men det har resulterat i en sammanblandning av begrepp och definitioner som delvis härrör från avsaknad av riktlinjer och kommunikation från RF. TS har ansvar att i dialog med RF/RS tillförsäkra sig om att de styr enligt RF intension. I den interna styrningen från Folktandvårdens ledningsgrupp och ut i verksamheten finns överenskomna informationskanaler, praktiska styrmedel och framöver kommer resultaten kontinuerligt att kunna följas i uppföljningsverktyget. Revisionen bedömer vidare att det finns en intention av att försöka integrera intern styrning och kontroll som ett komplement till den ordinarie styrningen. Kunskapen innehas endast av ett fåtal personer vilket begränsar perspektiven. Styrelsen är inte tillräckligt involverad i arbetet och har inte tagit del av konkret uppföljning. Revisionen bedömer sammantaget att TS stegvis har närmat sig RF:s styrning enligt kraven i kommunallagen. TS har försökt anpassa målstrukturen utifrån RF:s mål och styrmodell men ytterligare hänsyn bör tas utifrån kravet i reglementet. Uppföljningen har varit bristfällig men håller på att systematiseras. Arbetet med intern kontroll är under utveckling och med ytterligare input kan det nå kraven i regionens riktlinjer. Utifrån syftet med granskningen bedöms styrelsen ha agerat för att stärka styrningen utifrån RF:s mål och styrmodell men att strukturen behöver stärkas för att RF:s styrning ska genomsyra hela verksamheten. Styrelsen bedöms ha agerat för att stärka den interna kontrollen men att förståelsen för betydelsen av och kunskapen om den kan stärkas för att uppnå kraven i riktlinjerna. Postadress: Revisionsenheten Västra Götalandsregionen Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: revision@vgregion.se

131 Basgranskning Tandvårdsstyrelsen , 4 (18) Diarienummer REV Inledning Bakgrund Tandvårdsstyrelsen (TS) har ansvaret för att verksamheten bedrivs i enlighet med det uppdrag som regionfullmäktige (RF) lämnar i budget samt övriga beslut och styrdokument i enlighet med det av RF fastställda reglementet. Verksamheten ska bedrivas ändamålsenligt, med god ekonomisk hushållning, rättvisande räkenskaper och tillräcklig intern kontroll. För att leva upp till kraven från RF och av vad som framkommer i lag och förordning förutsätts TS har ett väl utvecklat ledningssystem samt att TS har en tillräcklig intern kontroll. Ledningssystemet bör säkerställa att TS har goda kunskaper om hur verksamheten utvecklas och bedrivs avseende ekonomi, kvalitet, prestationer, personal, följsamhet mot lagar och förordningar etc. Detta förutsätter i sin tur en systematisk intern kontroll som bygger på riskanalyser och är väl integrerad i TS övriga styrning av verksamheten. Om det brister i TS:s interna styrning och kontroll finns det risk för att styrelsen inte i tid uppmärksammar brister i verksamheten som bland annat kan påverka både verksamhetens kvalitet och patientsäkerheten. Revisorerna har inte under senare år genomfört några fördjupade granskningar av TS:s interna kontroll. Revisorerna bedömer att de genom att granska styrning och ledning breddar och fördjupar sin kunskap om hur TS säkerställer verksamhetens ändamålsenlighet, goda ekonomisk hushållning, rättvisande räkenskaper och interna kontroll och därmed minskar risken för att de uttala sig i ansvarsfrågan på felaktig grund. Granskningens syfte och revisionsfrågor Granskningens syfte är att bedöma huruvida tandvårdsstyrelsens styrning och uppföljning är ändamålsenlig och efterlevs samt att bedöma om styrelsen har en tillräcklig intern kontroll. Revisionsfrågor: 1. Hur har styrelsen utformat sin styrning och uppföljning? 2. Hur har styrelsen ordnat sin interna kontroll utifrån befintlig styrning och uppföljning? 3. Hur genomförs styrningen, uppföljning och intern kontroll? Avgränsning Granskningen avgränsas till TS:s styrning och processer för styrning och intern kontroll under år Granskningen utgår från TS:s hantering av RF:s reglemente, mål och riktlinjer. Granskningen behandlar inte TS:s styrning av verksamheten utifrån egna styrdokument som inte är en följd av TS uppdrag från RF, en direkt nedbrytning av RF:s mål eller lagstiftning. Revisionskriterier - Kommunallagen (1991:900) 6 kap. 7 : Nämnderna skall var och en inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som regionfullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. - Reglemente för tandvårdsstyrelsen från : Styrelsen ansvarar för att dess ledningssystem och organisation är tydlig och ändamålsenlig med hänsyn till regionfullmäktiges mål och styrmodell samt lagar och andra författningar för verksamheten. - Västra Götalandsregionen: Riktlinjer för intern kontroll (Dnr RS ) - Västra Götalandsregionen, Budget 2016 Postadress: Revisionsenheten Västra Götalandsregionen Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: revision@vgregion.se

132 Basgranskning Tandvårdsstyrelsen , 5 (18) Diarienummer REV Granskningsansvarig/a Granskningsansvariga: Thomas Vilhelmsson och Karin Elgh Kvalitetsansvarig: Andreas Ivarsson Förtroendevalda kontaktrevisorer: Ulla Göthager och Marie Engström Metod Granskningen genomförs genom dokumentstudier som kompletterats med intervjuer. Intervjuer gjordes inledningsvis med centralt placerade tjänstemän: - Verksamhetschef allmäntandvården - Verksamhetschef specialisttandvården - Verksamhetschef utveckling - Ekonomichef - Därefter intervjuades två klinikchefer inom allmäntandvården i Göteborg och två klinikchefer inom specialisttandvården i Göteborg och Skövde. På översiktlig nivå har frågor även ställts till fyra klinikchefer inom allmäntandvården i Skaraborg. - Insamlade dokument och intervjuer med centrala tjänstemän och klinikchefer gav en bild av följsamheten till RF:s prioriterade mål och riktlinjer. Denna bild har därefter stämts av med tandvårdsdirektören och slutligen med styrelsens presidium. Samtliga intervjuade har avslutningsvis fått faktagranska rapporten. Postadress: Revisionsenheten Västra Götalandsregionen Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: revision@vgregion.se

133 Basgranskning Tandvårdsstyrelsen , 6 (18) Diarienummer REV Iakttagelser Resultatet av granskningen redovisas i förhållande till revisionsenhetens sammanvägda bedömning utifrån kommunallag (1991:900) och SKL:s God revisionssed i kommunal verksamhet. Kursiverad text under rubrikerna är hämtad från samma dokument. Styrsystemet - utformning Nämnd/styrelse ska ha utformat ett tillfredställande styr- och uppföljningssystem som innebär att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som regionfullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. Dokumentation För att säkerställa styrningen av verksamheten beslutar RF om ett antal styrdokument som ska finnas och upprättas enligt givna instruktioner. Tillsammans med lagstiftning bildar de en bas av styrdokument som nämnder och styrelser ska arbeta utifrån. För att styra verksamheten kan den enskilda nämnden eller styrelsen och ta fram ett antal egna styrdokument som kompletterar de övergripande styrdokumenten. I nedanstående sammanställning presenteras väsentliga styrdokument och hur de hanterats inom TS. Regionens krav på styrdokument: - Delegationsordningen är beslutad av styrelsen i februari 2015 och den är upprättad enligt regionens riktlinjer. - Attestförordning finns framtagen. I ekonomisystemet Raindance och inköpssystemet Marknadsplatsen är attesterna inlagda med beloppsgränser. - Styrelsens arbetsordning beslutades och uppdaterades i februari Samtidigt gjordes en presentation som beskrev arbetet som förtroendevald i TS. - Instruktion för tandvårdsdirektören är beslutad under Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inom TS beskriver hur organisationen i olika delar ska arbeta för att uppnå god kvalitet. - Riskanalys och intern kontroll är beslutat av TS för Detaljbudget enligt regionens riktlinjer har beslutats årligen av TS. - Verksamhetsplanen som benämns affärsplan och har beslutats årligen av TS. TS:s egna styrdokument: - Förvaltningen har för en stor andel tjänster tagit fram uppdragsbeskrivningar. Dessa används i samband med anställning av ny personal. - Varje klinikchef godkänner årligen ett klinikkontrakt innehållande ett antal mål och indikatorer som i vissa delar är bonusgrundande. - Styrelsen har på eget initiativ arbetat med kontaktpersoner. Syftet är att ge styrelsemedlemmarna bättre insyn och kontroll i verksamheten. - För första gången i VGR och i Sverige har tandvårdsstyrelsen för 2015 tagit fram ett odontologiskt bokslut. Kvalitet inom tandvård måste mätas över lång tid och denna utvärdering har sammanställt information för ett flertal behandlingar. Det första odontologiska bokslutet avsåg endast allmäntandvården. - Prissättningen inom tandvården fastställs i den prislista som TS beslutar om. Utgångspunkten hämtas från tand- och läkemedelsverkets (TLV) referensprislista och egna analyser. Postadress: Revisionsenheten Västra Götalandsregionen Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: revision@vgregion.se

134 Basgranskning Tandvårdsstyrelsen , 7 (18) Diarienummer REV Nedbrytning Enligt beslutet 2012 om Folktandvårdens och Närhälsans konkurrensneutralitet framgår att förutsättningarna för dessa verksamheter i vissa avseenden avviker från en vanlig förvaltning. RF har i övrigt inte fattat beslut om att TS ska få styra enligt andra principer. De intervjuade har inte noterat att RF:s mål och TS mål är motstridiga och har därför inte begärt att få styra enligt andra principer. Regionens tredelade styrsystem (ägare, beställare och utförare) innebär att TS gör vårdöverenskommelser (VÖK) med hälso- och sjukvårdsnämnderna. Dessa ska utformas i linje med RF:s mål och brytas ner till en praktisk styrning i verksamheten enligt framtagna riktlinjer för detaljbudget. Även lagar och annan författning kan innebära att TS kan ha skäl till andra mål men det är inget som TS i specifikt ärende har informerat RF om. Tandvårdsstyrelsen gör dels en detaljbudget enligt riktlinjerna från regionstyrelsen (RS) och dels en affärsplan (verksamhetsplan) med fokus på styrelsens interna styrning och som även hanterar konkurrenssituationen. De intervjuade anser att det krävs två separata dokument eftersom som det i RF:s budget saknas styrning som riktar sig till TS. TS följer riktlinjerna vid upprättande av detaljbudget men måste dessutom tolka styrningen och breddat den i affärsplanen. För 2015 gjordes en detaljbudget som inleddes med RF:s mål och uppdrag. Därefter redovisades TS:s verksamhet enligt styrkortet. Styrkortet har använts under flera år och utgår från olika perspektiv som följs av prioriterade mål och ett antal styrtal. Förutom att redogöra för målen presenterades aktiviteter som anknyter till målen. Affärsplanen för 2015 hade samma upplägg men RF:s mål och uppdrag presenterades som en separat del i slutet. I TS detaljbudget för 2016 redovisas TS:s arbete med att nå de av RF beslutade målen som är tillämpliga för TS. Inget specifikt tandvårdsmål presenteras. I affärsplanen för 2016 presenteras inledningsvis TS långsiktiga mål, strategier, nuläge, mål och aktiviteter. I slutet presenteras fullmäktiges mål men några av de mål som TS lyfte fram i detaljbudgeten saknas. I nedanstående tabell visas tandvårdsstyrelsens mål och uppdrag från affärsplanen: Regionfullmäktiges mål Långsiktiga mål 2021 Årets mål och uppdrag Vi har sammanhållen och tillgänglig hälsooch sjukvård som ges med högsta kvalitet och patientsäkerhet samt som alltid utgår ifrån den enskilda personens behov och erfarenheter (RF strategiskt mål) Vi är en attraktiv arbetsgivare som erbjuder en god arbetsmiljö Postadress: Revisionsenheten Västra Götalandsregionen Vänersborg Vi ökar vår marknadsandel Vi har landets ledande universitetstandvård Vi har friskare patienter och bättre resultat av förebyggande insatser och behandling Vi har rätt kompetens och rätt bemanning. Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Åtgärder mot det ökade remissinflödet till specialisttandvården Tidbokning via webben, drift av pilot och plan för införande Anpassning till asyl- och flyktingsituationen Insatser för ökad telefontillgänglighet Säkerställa organisation och drift för mobila tandvårdskliniker Organisation av specialisttandvården i Göteborgsregionen Ta fram strategi för klinisk grundutbildning Regional samverkan för innovation Fortsatt utveckling av tjänster för ökad hälsa hälsostyrd vård Barntandvård; regelverk och vårdprogram Ta fram kvalitetsindikatorer för varje specialitet Personcentrerad vård - vad betyder det för oss Säkra tillgänglighet av narkosresurser Våld i nära relationer Ökad kunskap om barnkonventionen Samordnad rekrytering Utveckla nätbaserat lärande Säkra handledning i ATV Genomföra strategisk kompetensutveckling Telefon: Webbplats: E-post: revision@vgregion.se

135 Basgranskning Tandvårdsstyrelsen , 8 (18) Diarienummer REV och karriär- och kompetensutveckling för medarbetarna (Rubrik ur RF budget kompletterat med ett mål ) En budget i balans (Rubrik i RF budget) Vi har utvecklingsutrymme ( 2-vård) Tabell: Information hämtad från en utskrift ur Folktandvårdens Plan och styr Utveckla och genomföra produktions- och kapacitetsplanering i Allmäntandvården Genomföra produktions- och kapacitetsplanering i Specialisttandvården Uppgiftsväxling och arbetsfördelning efter vårdbehov Minimera antalet instabila kliniker Korrekt tillämpning av Folktandvårdens priser Förbereda införande av ny ersättningsmodell för barn- och ungdomstandvård Förbereda införande av ny ersättningsmodell för käkkirurgi I Plan och styr 1 beskrivs målkedjan från RF till nämndens egna mål. Det som i ovanstående tabell benämns som RF mål är egentligen en blandning av strategiska mål, mål och rubriker från RF budget. Därefter presenteras TS:s långsiktiga mål 2021 och det avslutas med årets mål och uppdrag som i kortversionen av affärsplanen heter mål och aktiviteter. Enligt förvaltningschefen borde denna nivå istället benämnas aktiviteter och beskriva vad som görs för att nå fullmäktiges mål. Vid intervjuerna är den samlade åsikten att tandvårdsstyrelsens mål är nedbrytningar av regionfullmäktiges mål. De tre uttolkade målen är på långsiktig nivå och väldigt övergripande. De mål som beslutats av TS för perioden fram till 2021 följer de uttolkade målen, förutom målet som avser att öka marknadsandelen. TS:s mål om marknadsandel är inte en tydlig nedbrytning av sammanhållen och tillgänglig hälso- och sjukvård eftersom detta handlar om en konkurrensutsatt verksamhet. Tandvårdsstyrelsen har i reglementet ett uppdrag att stärka sin marknadsposition men inte något mer långsiktigt definierat mål från RF. Marknadsandelens underliggande mål och uppdrag är dock rimliga utifrån RF:s mål. Regionfullmäktiges mål För 2016 har RF ändrat sin målstruktur och utformat den enligt följande: Utmaningar Strategiska mål Prioriterade mål för Fokusområden 2016 Enligt kommunallagen 3 kapitlet 9 ska fullmäktige besluta om mål och riktlinjer för verksamheten. Fullmäktige har för 2016 valt att själva lägga målen i en struktur med fyra nivåer varav den sista som generellt brukar uttryckas som mål istället benämns fokusområden I budgeten beskrivs vidare hur detta ska genomföras i praktiken: Samlat presenteras de utmaningar som vi ser framöver i regionen. Utifrån detta sätter vi upp tre strategiska mål som avser en längre period än budgetplanen. De strategiska målen är därefter nedbrutna till prioriterade mål för perioden Utifrån de strategiska målen pekar vi därefter ut ett antal fokusområden som verksamheterna särskilt ska bevaka under Målen kommer att kopplas till mätbara kvalitativa och kvantitativa indikatorer som fortlöpande ska redovisas till nämnder och styrelser samt till regionfullmäktige i samband med delårsrapporter och årsredovisning. Nämnder och styrelser får utöver de regionövergripande målen lägga fast högst två prioriterade mål som är anpassade för verksamheten. Nämndernas eller styrelsernas prioriterade mål får inte stå i strid med regionfullmäktiges mål. Text från Budget 2016 samt plan för ekonomin åren för Västra Götalandsregionen 1 Plan- och styrverktyget är ett verktyg för planering och uppföljning på alla nivåer inom Folktandvården, från enskild klinik till förvaltningsnivå. Folktandvården är pilotverksamhet i Västra Götalandsregionen. Postadress: Revisionsenheten Västra Götalandsregionen Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: revision@vgregion.se

136 Basgranskning Tandvårdsstyrelsen , 9 (18) Diarienummer REV Tandvårdsstyrelsen har i reglementet från RF att följa lagar samt fullmäktiges samt bestämmelser i reglemente och fastställda mål i budgeten: Reglemente A. Tandvårdsstyrelsens uppgifter 1 Styrelsen ska inom sitt verksamhetsområde a) följa vad som anges i lag eller annan författning b) följa det fullmäktige i reglemente, i samband med budget eller i annat särskilt beslut har bestämt att styrelsen ska fullgöra c) verka för att fastställda mål uppnås och i övrigt följa givna uppdrag och angivna riktlinjer. Utdrag ur Tandvårdsstyrelsens reglemente Förvaltningschefen påpekar att RF:s budget och detaljbudget saknar styrning avseende Folktandvårdens verksamhet. Styrelsen har fått välja de av fullmäktiges mål som de anser berör dem och har själva fått uttolka hur de ska brytas ner på inom Folktandvården. De har inte fått någon återkoppling från koncernkontoret på huruvida valda mål är tillräckliga. Förvaltningschefen har muntligt föreslagit för koncernledning för hälso- och sjukvård att regionen bör ta fram riktlinjer för hur nedbrytningen av RF:s mål ska genomföras men inget har hänt. Det är väsentligt att det arbetet sker enligt RF:s intention och om styrning saknas bör TS efterfråga det från RF eller RS. Som vägledning i nedbrytningen av RF:s mål har tandvårdsledningen använt koncernledning hälso- och sjukvårds förändringsagenda. Enligt regionens intranät är syftet att Agendan sätter fokus på de områden som koncernledningen bestämt är viktigast att jobba med regiongemensamt. Dokuments syfte är att förtydliga regionens viktigaste frågor men det utgår inte från RF och är inte beslutat av RS. På tjänstemannanivå bör det beaktas men har ingen formell betydelse för TS. Enligt de intervjuade tjänstemännen har de trots kraftig styrning mot affärsplanen med otydlig nedbrytning av RF:s mål aldrig fått några synpunkter från koncernkontoret. Koncernkontoret har inte heller kommenterat presentationen av de styrande målen eller hur styrkedjan upp till RF framställs. Förvaltningsledningen träffar löpande den centrala controllingen och en viktig grund för mötena bör vara genomförandet av RF:s mål. TS saknar ett eget dokumenterat stöd som beskriver deras arbete med nedbrytning av RF:s mål. Eftersom RF:s mål för 2016 inte riktats till speciella verksamhetsområden så måste en nedbrytning tolkas för att på bästa sätt föra RF:s intensioner ut i verksamheten. TS har valt att bryta ner tre uttolkade strategiska mål från RF och i detaljbudgeten rapporteras prioriterade mål på treårssikt samt fokusområden som bedöms tillämpliga för verksamheten. TS har inte brutit ner RF:s prioriterade mål och fokusområden 2016 i den affärsplan som är styrelsens mest använda styrdokument. TS följer de riktlinjer som tagits fram för budgetarbetet i regionen och målen är anpassade för att kunna uppfyllas under den kommande perioden. VÖK har de senaste åren tecknats inom angiven tid och arbetet har förenklats av att antalet nämnder minskat till fem stycken och att beställningarna samordnats. Uppföljningen sker kontinuerligt och redovisas i årsrapporten. Av TS:s mål återredovisas de väsentligaste som TS valt ut varje månad. Stort fokus har under senare år varit antal tecknade friskvårdsavtal, uppsökande verksamhet samt rekryteringen av tandhygienister och tandsköterskor. Total rapportering av målen sker i samband med delårsbokslut och årsbokslut. I affärsplanens saknas det dokumentation av när återrapportering ska ske och i vilken omfattning. Tandvårdsledningen har i dialog tillfrågat TS om vad de vill ha för Postadress: Revisionsenheten Västra Götalandsregionen Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: revision@vgregion.se

137 Basgranskning Tandvårdsstyrelsen , 10 (18) Diarienummer REV rapportering och de har lämnat synpunkter på vad de önskar få fördjupad information om. Det finns inbyggda system för upprättande av åtgärdsplan i samband med redovisad eller prognostiserat underskott. TS har också begärt ökad frekvens i rapporteringen gällande bristområden. RF:s mål på kliniknivå Intervjuade klinikchefer är väl insatta i fullmäktiges roll och betydelse för verksamheten. Kunskapen om de enskilda målen är varierande. De flesta intervjuade klinikcheferna anser att deras fokus ska utgå från direktiven från förvaltningsledning och de förutsätter att styrelsens mål, aktiviteter, VÖK mm. utgår från RF:s ramar. Klinikcheferna får information om TS:s mål och aktiviteter på den årliga träffen för alla medarbetare på Svenska mässan. Dessutom träffar de sina klinikchefskollegor på områdes och resultatenhetsträffar under året. Det mest använda måldokumentet är affärsplanens kortversion. Den innehåller TS:s väsentliga mätetal, vision, uppdrag, kärnvärden, långsiktiga mål 2021, strategier samt prioriterade mål och aktiviteter Däremot är inte RF:s mål angivna i kortversionen. Kortversion ger medarbetarna en översiktlig bild av vilken intern styrning de har att förhålla sig till. Kortversionen används som stöd på arbetsplatsträffar för att medarbetarna ska få informationen. De intervjuade anser att målen speglar verksamhetens främsta områden och att de arbetar för att nå dem. En intervjuad tycker dock att de bör vara mer specifika och mer fokuserade på aktuella insatser. Klinikcheferna styrs till stor del av klinikkontrakten som årligen tas fram tillsammans med förvaltningsledningen. Klinikkontrakten utgår från perspektiven kund/patient, verksamhet, medarbetare och ekonomi som är kopplade till de prioriterade målen och ett tiotal mätetal. Mätetalen rör bland annat tillgänglighet, antal frisktandvårdsavtal, resultat i medarbetarundersökningar och personalkostnader. Klinikcheferna utvärderas mot resultatet och några av punkterna är bonusgrundande för klinikchefen och dess medarbetare. Bild: Exempel hämtat från Folktandvårdens intranät FIOL Postadress: Revisionsenheten Västra Götalandsregionen Vänersborg Besöksadress: Östergatan 1 Vänersborg Telefon: Webbplats: E-post: revision@vgregion.se