NyA Användarmanual för institutionspersonal Uppsala universitet ver. 111003
UPPSALA UNIVERSITET 2 (15) NyA vid Uppsala universitet Har du frågor om hur NyA fungerar eller om ditt användarkonto så kontakta Linda Lundberg på 1927, alt linda.lundberg@uadm.uu.se eller Cecilia Marklund på 7288, alt cecilia.marklund@uadm.uu.se 1 Vad är NyA NyA står för Nytt Antagningsystem och är ett nationellt system som används för antagning till program på grund- och avancerad nivå, kurser på båda nivåerna samt kurser inom program. Systemet används av samtliga universitet och högskolor i Sverige. Tekniska krav Systemet är nätbaserat och kräver stöd av två program för att kunna tas i bruk. Det är en fastställd version av Java (som uppdateras med varje version av NyA) samt Swupki. Mer information om programmen, samt länkar för nerladdning, hittar du på https://expert.antagning.se/expert/ För att kunna se hela programmet rekommenderas en skärm med storleken 20 (LCD) eller 21 (CRT). Gemensamt antagningssystem - gemensamt ansvar NyA är ett gemensamt antagningssystem för hela landet. Användarna har ett ansvar att använda systemet på ett sådant sätt så att utnyttjandet av systemet inte försvåras för andra. Gemensamt system innebär att mycket arbete görs i systemet ända fram till urval, t ex kan nya meriter komma in vilket leder till att nya behörighetskontroller och meritvärderingar måste göras. Tänk på vilken information du ger de sökande och hänvisa till Antagningsenheten om det är frågor du inte säkert kan svara på. Sekretess Dokument i NyA räknas som allmän handling. En allmän handling är som huvudregel offentlig. I vissa undantagsfall kan man sekretessbelägga allmänna handlingar. Det sker inte någon sekretessprövning innan handlingarna görs tillgängliga i NyA. Den sökande kan med anmälan ha bifogat handlingar som vid en eventuell prövning ska sekretessbeläggas. Detta gör att du alltid måste ha i åtanke att de handlingar som finns tillgängliga i NyA vid en eventuell prövning skulle kunna hamna under sekretess och därmed behandla uppgifterna med försiktighet. 2 Användargränssnitt Logga in och ut Nya hittar du på webbadressen https://expert.antagning.se/expert/ tryck på genväg vid NyA expertklient. Du kan kopiera genvägen och lägga på skrivbordet om du använder NyA ofta.
UPPSALA UNIVERSITET 3 (15) För att komma in i NyA krävs två användarnamn och två lösenord. Det första lösenordet/användarnamnet är samma för alla användare och byts ut för varje ny version. När lösenordet ändras meddelar Antagningsenheten dig det nya. Bild: Inloggning med gemensamt användarnamn och lösenord Det följande lösenordet är individuellt och förändras inte. Glömmer du ditt lösenord eller blir inaktiverad kan du kontakta antagningsenheten för hjälp. Bild: Inloggning med eget användarnamn och privat lösenord Man når funktionerna i NyA via huvudmenyn, längst upp i gränssnittet. Där hittar du även information om vem du är inloggad som samt om du har valt någon antagningsomgång. Längst ner i gränssnittet hittar du felmeddelande när något gått snett i utsökningar eller handläggning. De funktioner du med din användarbehörighet har tillgång till är svarta. Övriga är utgråade. Byta lösenord Du kan byta lösenord under Arkiv Byt lösenord. Lösenordet måste vara minst 6 tecken, varav ett specialtecken.
UPPSALA UNIVERSITET 4 (15) Wild card och sökfunktion När du gör utsökningar i NyA går det att använda en asterisk (*) som wild card. Du kan välja att placera den i början eller slutet av utsökningar. Om du gör en för stor utsökning och får ett resultat som överstiger 100 får du ett felmeddelande i gränssnittets nedre del. Tillsammans med wild-cardfunktionen ovan kan det ofta vid utsökningar vara lämpligt att ta fram en sökfunktion där du ytterligare kan förfina och begränsa din utsökning. Du klickar då på knappen > som ofta finns till höger om ett inmatningsfält Bild: Sök-knapp Tab I inmatningsfälten under ex. personfliken fungerar det att klicka Enter när man fyllt i uppgifterna. I många övriga fält krävs dock att man använder tab-tangenten ( )
UPPSALA UNIVERSITET 5 (15) Bild: Sökfunktion med wild-card 3 Att arbeta i NyA 3.1 Funktionen Ärende Hittar du under Handlägga ärende. Funktionen består av fyra flikar: Anmälan, Meriter, Dokument och Beslut. Innan du kan öppna funktionen fullständigt måste du välja antagningsomgång. Det gör du i det fönster som automatiskt öppnas. Du kan välja en aktiv öppen antagningsomgång eller sådana som är stängda. Vill du välja en stängd antagningsomgång måste du markera knappen för välj annan antagningsomgång och därefter skriva in antagningsomgångens namn. En öppen antagningsomgång väljer du genom att markera och därefter klicka OK.
UPPSALA UNIVERSITET 6 (15) Bild: välja/byta antagningsomgång Handlägga ärende är den centrala funktionen i NyA. Det är här man beslutar om behörigheter och fyller i meritvärden. Det är också här man kan se detaljerna kring en persons anmälan. Observera att man här ser alla anmälningar en person har gjort i en viss antagningsomgång, alltså anmälningar till lärosäten över hela Sverige. När man har fått fram en person visas de uppgifter som finns på personen i fyra flikar: Anmälan, Meriter, Dokument och Beslut. Under Anmälan ser man den sökandes kontaktuppgifter, hur den har sökt (via webb/pappersanmälan) och om kontrollbesked och antagningsbesked skickats till den sökande. Det framgår även vilka kurser/program som sökts samt vilka meritvärden som genererats. Förkortningarna står för urvalsgrupper. Exempel på urvalsgrupper är BI-IV = betyg från gymnasieskolan eller Komvux, HP = resultat från högskoleprovet, SA = sen anmälan, EA = Efteranmälan. De alternativ som är Uppsala Universitets är gråmarkerade.
UPPSALA UNIVERSITET 7 (15) Bild: Fliken anmälan i Handlägga ärende Under Meriter kan man se den sökandes meriter: gymnasie- och komvuxkurser, akademiska poäng, och högskoleprovsresultat. De flesta meriter skickas in av andra datasystem, som BEDA och Ladok. Meriterna hämtas bara om den sökande har en anmälan i en öppen antagningsomgång.
UPPSALA UNIVERSITET 8 (15) Bild: Fliken meriter i Handlägga ärende Under Dokument kan man titta på de dokument som en sökande har bifogat sin ansökan. Man tittar på dokumenten genom att välja öppna till höger. Ett öppnat dokument kan hanteras genom att vridas på, förstoras och förminskas samt skrivas ut. Under Beslut kan man se vilka meritvärden personen har och vilka beslut som är fattade angående behörigheter. För att bläddra mellan sökalternativen som finns på en sökande, använder man den s.k. droppmenyn under rubriken sökalternativ. Ett enklare sätt att direkt se behörighetsbeslut och meritvärden är att titta under fliken anmälan. 3.2 Anmälnings och antagningstatistik Anmälnings- och antagningsstatistik tar du fram under Administrera statistik. I denna funktion kan man när som helst ta fram statistik över anmälda och antagna till kurser och program. Välj fliken Framställa statistik direkt. Du tar fram statistik genom att ange anmälningskoden i fältet för anmälningskod och välja anmälningsstatistik eller
UPPSALA UNIVERSITET 9 (15) antagningsstatistik och trycka Sök. Resultatet kan skrivas ut eller sparas som PDF alternativt Text-format. Observera att antagningsstatistik inte kan tas fram förrän efter det att ett urval har genomförts Bild: Funktionen Framställa statistik 3.3 Sökandelistor Sökandelistor hittar du under Administrera sökandelistor. Välj sedan fliken Framställa sökandelista. Där kan man på ett enkelt sätt få fram en lista över alla sökande eller antagna, med uppgifter om adresser, meritvärden mm. Sökandelistor kan sökas fram per institution (ange institutionskod) eller per anmälningsalternativ (ange anmälningskod). Du väljer därefter vilka som ska ingå i listan (observera att antagna/reserver endast går att ta fram efter urval) samt vilka uppgifter som ska visas på listan. Tryck därefter Sök. Tänk på att valet endast behöriga sökande är vanskligt att använda före urval, eftersom bedömning av behörighet pågår ända fram till urval.
UPPSALA UNIVERSITET 10 (15) Bild: Funktionen Framställa sökandelista
UPPSALA UNIVERSITET 11 (15) 4. Lägga in efterantagningstal och stänga alternativ för sen anmälan Efterantagningstal: det antal studenter som ni totalt vill ha på kursen. Gå in i funktionen Administrera Administrera sen anmälan och efterantagning. Vill du enbart söka fram en kurs så fyller du i anmälningskoden och trycker Sök Institutionskod: Vill du leta fram många kurser tillhörande din institution så fyll i din institutionskod (samma som i Uppdok). Tryck enter, så ser du institutionens namn i klartext. Starttermin: Skriv därefter i vilken starttermin du vill administrera. Formatet är 3 tecken och består av H (hösttermin) eller V (vårtermin) samt år. Som exempel står V11 för vårterminen 11. Vill du hantera sommarterminen så ingår den, liksom i Uppdok, i antingen vår- eller höstterminen. Startperiod: Du väljer därefter vilken del av terminen du vill hantera. Du kan välja 1:a halvan eller andra halvan av respektive termin. Du kan även välja att lämna fältet blankt och får då fram hela terminens kurser.
UPPSALA UNIVERSITET 12 (15) Utbildningstyp: Du kan välja att hantera kurser/kurspaket eller program. Lämnar du blankt tar du fram både och - om de tillhör samma institution. Enbart öppna för sen anmälan: Det är även möjligt att genom en bock i rutan Enbart öppna för sen anmälan endast hantera vissa alternativ på institutionen, om man sedan tidigare stängt många för sen anmälan. Detta är olika sätt att sortera och filtrera alternativen man får fram i listan på aktuella sökalternativ. För att få fram en träfflista med kurser, tryck Sök
UPPSALA UNIVERSITET 13 (15) Markera det alternativ du vill hantera i träfflistan. Lägg in ett efterantagningstal. Det går även att bocka i rutorna Reservplacera alla sena och Stäng för sen anmälan. Om dessa beslut är aktuellt så bocka i rutan och lägg in det datum då alternativet ska stänga för sen anmälan. Ligger datumet efter urval 2 så bör du även fylla i ett efterantagningstal. Tryck Ändra. Resultatet av dina val syns sedan på aktuell kurs i listan.
UPPSALA UNIVERSITET 14 (15) Tryck Spara när du ändrat alla alternativ som du önskat
UPPSALA UNIVERSITET 15 (15) 4.1 Lägga in e-postadress för kommunicering av nya antagna/reserver Välj fliken kommunicera resultat under Administrera Administrera sen anmälan och efterantagning Välj den institution som du tillhör. Tryck tab. Lägg in önskad e-postadress. Tryck Lägg till. Skriv in ytterligare adresser om ni vill ha resultatet till flera. Tryck lägg till efter varje adress. Välj Spara när ni lagt in önskat antal adresser. Det går att i efterhand lägga till fler adresser. Efterantagningsurval görs ofta (i princip varje dag) kring terminsstarter och ett par gånger i veckan övrig tid. Efterantagna som reservplaceras ska plockas upp i Uppdok och antas på samma sätt som ni gör med reserver i de ordinarie urvalen med hjälp av SA03. Viktigt! Dessa reserver söks ut via urvalsgrupp EA.