2014-02-13 425000 1(6) Er referens Claes Axelsson Kopia till SP Certifiering Box 857 501 15 BORÅS Västra Svealands Virkesfrakt AB Box 2018 650 02 KARLSTAD Uppföljande revision 2014-02-04--05 Resultat Företagets ledningssystem är väl anpassat till verksamheten. I arbetet med nuvarande affärsplan integreras målstyrning för samtliga intressenters krav. Ett exempel är arbetet med kostnadeffektiva lösningar där krav från kund, resurshushållning och miljö samordnas för lönsamhet för såväl entreprenörer som VSV. Engagemanget för miljö är starkt och företaget arbetar aktivt med ständiga förbättringar. Exempel på detta är den effektiva avvikelsehanteringen. Sedan föregående revision har VSV avvecklat sitt PEFC entreprenörsparaply. Man är nu enbart PEFC entreprenör med sina skogsentreprenörer som underentreprenörer. Detta innebär att nya rutiner måste skapas för att hantera avvikelser inom skogsverksamheten. Det har även noterats att avtalen mellan VSV och skogsentreprenörerna måste ses över. Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/förbättringsmöjligheter Standard Större avvikelser Mindre avvikelser Förbättringsmöjligheter SS-EN ISO 14001:2004 3 1 PEFC SWE 003:3 Entreprenörsstandard 3 PEFC SWE 004:3 Gruppcertifiering Totala antalet: 0 5 1 Revisionen genomfördes i en öppen och positiv atmosfär. Intervjuade entreprenörer och anställda visade både kunskap och engagemang. De interna revisionerna har genomförts enligt plan. Internrevisionens bidrag i förbättringsarbetet är betydande. Hanteringen av konstaterade avvikelser är bra och respektive internrevisor följer upp att åtgärder vidtas. Alla verksamhetens enheter inom certifieringen erhåller internrevision inom tre år. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Postadress Besöksadress Tfn / Fax / E-post SP Box 857 501 15 Borås Västeråsen Brinellgatan 4 504 62 Borås 010-516 50 00 010-516 56 10 info@sp.se
2014-02-13 425000 2(6) Förbättringsarbetet bedrivs på ett bra sätt i revisorsgruppen med uppstarts och uppföljningsmöten, i miljöledningsgruppen och vid ledningens genomgång med styrelsen. Revisions- och mötesrapporter är tydliga. Utveckling av transportörsdialog kommer att ge värdefulla bidrag för verksamhetsstyrning och engagemang i entreprenörsledet. Styrkor Affärsplan som grund Strukturerat ledningssystem Engagemang och kompetens (personal och entreprenörer) Avvikelsehantering och förbättringsarbete Intern kommunikation Förbättringsmöjligheter Uppdatering av fordons- och entreprenörspärmar Avtalshantering gällande skogsentreprenörer Fortsätt utveckla transportörsdialogen i hela verksamheten Rekommendation och villkor När företaget genomfört korrigerande åtgärder för de mindre avvikelserna skall övertygande dokumentation redovisas för SP Certifiering. Redovisningen ska lämnas inom 6 veckor, dvs senast 2014-03-21. Revisionsledaren rekommenderar att certifieringarna enligt SS-EN ISO 14001:2004 och PEFC SWE 003:3 Entreprenörsstandard kvarstår, under förutsättning att avvikelserna åtgärdas med godkänt resultat. Certifieringen enligt PEFC SWE 004:3 Gruppcertifiering kan dras in omedelbart, eftersom samtliga gruppmedlemmar nu finns i andra PEFC paraplyer. Uppdragets omfattning Certifikat Certifikatsnamn Standard/Kravdokument Revision/Aktivitet 4250 M VSV Frakt AB SS-EN ISO 14001:2004 Uppföljande revision samt förberedelser inför omcertifiering 4250 PEFC 4250 PEFC VSV Frakt AB PEFC SWE 003:3 Entreprenörsstandard VSV Frakt AB PEFC SWE 004:3 Gruppcertifiering Uppföljande revision samt förberedelser inför omcertifiering Uppföljande revision samt förberedelser inför omcertifiering
2014-02-13 425000 3(6) Revisions- /aktivitetsdatum Omfattning (dagar) Revisionslag 2014-02-04--2014-02-05 4 Per Lindberg (revisionsledare) Anders Björklund (revisor) Denna revision omfattar uppdraget enligt ovan. Revisionen har genomförts genom intervjuer med personal samt granskning av dokument. En revisorsdag innefattar förberedelser, revision, upprättande av rapport samt uppföljning av åtgärder mot eventuellt lämnade avvikelser. Revisionsplanen fastställdes vid inledande möte och följdes under revisionen. Två revisionsdagar ägnades åt granskning av verksamhet i fält och tillfälliga arbetsplatser samt styrning av utlagda processer. Två resterande dagar genomfördes vid kontoret i Karlstad, Västra Svealands Virkesfrakt AB, Säterivägen 3 (Våxnäs ind.omr). Företaget företräddes vid revisionen av VD Fredrik Söderström och systemansvarig Claes Axelsson, samt internrevisor, transpor- resp avverkningsledare, marknadschef och affärsområdeschefer mfl enligt fastställd revisionsplan. Revision i fält vad gäller ISO 14001 genomfördes inom AO Råvarulogistik med trafikledare, tre fordon/chaufförer och vid Skallebyterminalen i Torsby. Rapporten inkl avvikelser och förbättringsmöjligheter presenterades för företaget vid det avslutande mötet. Revisionsrapporten återfinns på era sidor på kundwebbplatsen SP System. Följande dokument har använts vid PEFC-revisionen: Svenskt PEFC certifieringssystem för uthålligt skogsbruk PEFC SWE 001:3 Svensk PEFC Skogsstandard PEFC SWE 002:3 Svensk PEFC Entreprenörsstandard PEFC SWE 003:3, PEFC ST 2001:2008 second edition, PEFC Logo usage Rules - Requirements 2010-11-26 Företaget ansvarar för planering, styrning och uppföljning av avverkningsuppdrag. I organisationen ingår därmed styrning av avverkningsentreprenörer. Vid PEFC-revisionen granskades 2 avverkningsentreprenörer i fält. Berörda entreprenörer har ansutits till andra externa paraplyorganisationer. Paraplyorganisationen inom företaget har avvecklats helt och den certifieringen kan dras in. Verksamhetsbeskrivningen kommer att på certifikatet finnas både på svenska och engelska. ISO 14001: Transport av rundvirke och biobränsle, avverkning, biobränslehantering samt transport av biprodukter, biobränsle och sågade trävaror vid Unite Logistics, samt skoglig entreprenörsverksamhet. PEFC: Skoglig entreprenörsverksamhet.
2014-02-13 425000 4(6) Planering av kommande revision Nästa revision är preliminärt bokad till januari 2015. Giltighetstiden för certifikaten 4250 M, 4250 PEFC går ut 2015-03-09 respektive 2015-12-20. Nästa revision utgör därmed en omcertifieringsrevision. Normal omfattning är 2/3 av en certifieringsrevision (steg 1+2). Er omcertifieringsrevision kommer att innehålla en dialog kring Focus for Future, vilket är ett analysverktyg revisionslaget använder för att redovisa styrkor och svagheter i ert ledningssystemarbete. Resultatet från Focus for Future kan användas som underlag i ert fortsatta förbättringsarbete. Avvikelser och förbättringsmöjligheter Uppföljning av avvikelser från föregående revision visar att dessa är tillfredsställande åtgärdade. AvvikelseId: PL1 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.5 Beskrivning: Transportörspärmar i två av tre granskade fordon var inte helt aktuella och uppdaterade med senaste årets material, pärmversion var 2012 resp 2011. Detta är en avvikelse för att åtgärd med anledning av GB5 från föregående år inte varit helt effektiv. Trots att innehållet finns tillgängligt elektronsikt, har den fysiska pärmen i fordonen fortfarande betydelse och dokumenten vara aktuella. AvvikelseId: PL2 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.2 Beskrivning: Dokumentation från utvärdering av lagefterlevnad finns inom utvalda lagstiftningsområden. Standardens krav gäller samtliga krav verksamheten berörs av och att dessa ska utvärderas vid ledningens genomgång. Idag framgår inte om heltäckande underlag finns tillgängliga för ledningens uttalande om förmågan att efterleva lagar och andra krav.
2014-02-13 425000 5(6) AvvikelseId: ABj1 Klassning: Mindre Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.2; PEFC SWE 003:3 Entreprenörsstandard, 2 Beskrivning: Vid granskningen av avvikelserapporteringen noterades att vid ett rapporterat oljeläckage hade avvikelsen stängts trots det inte var säkerställt att markägaren blivit underrättad, vilket skulle ha skett enligt de egna rutinerna. AvvikelseId: ABj2 Klassning: Mindre Kravdokument: PEFC SWE 003:3 Entreprenörsstandard, 2 Beskrivning: Sedan VSV har lagt ner sitt PEFC entreprenörsparaply, saknas en rutin för hur avvikelser mot PEFC standarden som upptäcks hos VSV:s entreprenörer skall hanteras. Enligt PEFC SWE 003:3, 2.24, skall se till att anlitade underentreprenörer följer PEFC kraven. AvvikelseId: ABj3 Klassning: Mindre Kravdokument: PEFC SWE 003:3 Entreprenörsstandard, 3.2 Beskrivning: I VSV:s Uppdragsavtal som upprättas med skogsentreprenörerna framgår att det är VSV som skall anvisa entreprenören arbetsuppdrag. Detta stämmer inte med verkligheten i alla fall. I vissa fall är det entreprenören som har uppdragsavtalet med uppdragsgivaren. VSV:s roll är inte klargjord i dessa fall vilket är en avvikelse mot PEFC SWE 003:3.
2014-02-13 425000 6(6) AvvikelseId: PL3 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.2 Beskrivning: Förteckningen över lagar och krav anger att Miljöbalken berör, utan att närmare precisera vilka kapitel i denna som faktiskt påverkar verksamheten. För att öka användarvänligheten och nyttan bör dessa anges. Miljöbalken är en mycket omfattande ramlag där stora delar inte påverkar företaget. Följande bör övervägas: Kap 1 Syfte Kap 2 Hänsynsregler Kap 9 Miljöfarlig verksamhet och hälsoskydd Kap 14 Kemiska produkter Kap 15 Avfall och producentansvar Kap 26 Tillsyn och egenkontroll ( 19) Kap 30 Miljösanktionsavgifter Information Denna rapport kommer att granskas av SP Certifiering, som kan meddela avvikande bedömning. Med inloggning till kundwebbplatsen SP System, via Logga in på www.sp.se, har ni tillgång till revisions- och certifieringsinformation så som offerter, revisionsplaner, rapporter, certifikat, certifikatsbilagor, statistik m.m som gäller er certifiering. Där finns också certifikatsmärken och faktablad. Rapportering av eventuella avvikelsers korrigerande åtgärder görs där, på sidan "Revisioner". Offentlig information om certifikat finns på www.sp.se samt på www.certifiering.nu. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Certifiering Signature_1 Per Lindberg