1 (5) Tidsredovisning för arbete med deltagare i Effektutvärdering av insatser för unga med aktivitetsersättning Stöd till kontaktpersoner på Arbetsförmedlingen Tidsredovisning sammanfattning Tidsredovisning ska ske för samtliga deltagare i effektutvärderingen. Tidsredovisar gör därför alla arbetsförmedlare, personliga handläggare, SIUS-konsulenter och Case managers som arbetar med deltagare i projektet. Personlig handläggare och arbetsförmedlare tidsredovisar för samtliga deltagare i projektet medan Case Manager och SIUS endast redovisar deltagare som randomiserats till någon av dessa två insatser. Tidsredovisning sker via en webbaserad enkät som fylls i via webverktyget Easy Research. Länk till enkät och beskrivning för hur denna ska fyllas i finns i dokumentet Tidsredovisning Detta dokument finns även upplagt som relaterad information till det handläggarstöd som riktar sig till arbetsförmedlare/sius-konsulenter som arbetar med deltagare i projektet. Tidsredovisning kommer att ske vid två olika tillfällen för varje deltagare. Det första tillfället infaller tidigast 9 veckor efter att deltagaren samtyckt till att delta i effektutvärderingen och det andra tillfället infaller lite längre fram i processen. Din uppgift som kontaktperson på Arbetsförmedlingen är att informera och påminna arbetsförmedlare och SIUS-konsulenter om när de ska tidsredovisa för sina deltagare. Detaljerad information för hur detta ska gå till kommer nedan. Vad är syftet med tidsredovisningen? Tidsredovisning behövs av två anledningar. För det första behövs information om den totala arbetstid som lagts ner på deltagarna i de tre olika insatserna för att kunna beräkna respektive insats kostnadseffektivitet. Kostnadseffektivitetsberäkningar efterfrågas specifikt i regeringsuppdraget och syftar till att vi inte bara ska kunna svara på frågan om vilket resultat en insats ger utan också med vilka kostnader dessa resultat är förknippade. Det är t ex inte självklart att vi föredrar en insats med något bättre resultat om den samtidigt är förknippad med mycket högre kostnader. För det andra blir information från tidsredovisningen en viktig del i att beskriva innehållet i de olika insatserna. Detta är av stor vikt då vi inte bara vill kunna säga att insats X var bättre än insats Y utan också kunna förstå de underliggande orsakerna till varför det blev så. Din uppgift som kontaktperson Tidsredovisning kommer att ske vid två olika tillfällen för varje deltagare. Dessa tillfällen anges av de datum som du får fram då du skriver in deltagare i ditt excel-dokument. Datum 1 anger det första tillfället då arbetsförmedlare/sius-konsulent ska tidsredovisa och Datum 2 det andra tillfället. Observera att datumen skiljer sig åt mellan deltagarna.
2 (5) Vid varje tillfälle sker tidsredovisning för en period på fyra veckor. Tidsredovisningen startar den första måndagen som kommer efter det angivna datumet och sker därefter under fyra veckors tid. Om det angivna datumet är en måndag så börjar tidsredovisningen vid detta datum. För varje vecka under denna period kommer arbetsförmedlare/sius-konsulent fylla i och skicka in en tidsredovisningsenkät. Din uppgift som kontaktperson är att informera och påminna arbetsförmedlare/sius-konsulenter om när de ska tidsredovisa för sina deltagare. Ni kommer själva överens om hur ni lokalt på bästa sätt praktiskt hanterar dessa påminnelser. I praktiken kan det innebära att du skickar ut mejl till de arbetsförmedlare och SIUS-konsulenter som har deltagare där något av datum 1 och datum 2 ligger nära i tiden. I detta mejl informerar du arbetsförmedlare/sius-konsulent om för vilken deltagare och vid vilket datum som de ska börja tidsredovisa och skickar med en länk till tidsredovisningsenkäten samt instruktioner för hur enkätfrågorna ska besvaras. Förslagsvis skickar du ett första mejl ungefär en vecka innan datumet och sedan påminnelsemejl under de fyra veckor som följer. För att få bättre överblick över datum 1 och 2 så finns en sorteringsfunktion i excel-dokumentet. Klickar du på knappen Sortera datum 1 så sorteras alla deltagarna utefter datum 1. Klickar du på knappen Sortera datum 2 så sker motsvarande baserat på datum 2. På så vis blir det enklare att hitta de deltagare som har datum som ligger nära i tiden. I bilaga 1 och 2 till detta dokument finns förslag på hur ovanstående mejl kan se ut samt instruktioner för hur du kan göra i ordning och skicka iväg samtliga mejl, d v s både det första mejlet och påminnelsemejlen, vid ett och samma tillfälle. Du behöver därför inte skriva nya mejl varje gång utan du utgår från de mallar som finns och skriver bara in deltagarens personnummer och datum då tidsredovisningen ska starta (se bilaga 1). Sedan skickar du iväg mejlet samtidigt som du skickar iväg de fyra påminnelsemejlen med fördröjd sändningstid på en, två, tre respektive fyra veckor (se bilaga 2). Ett alternativ vad gäller påminnelser till handläggare är att lägga in bokningar i deras kalendrar för datumen då de ska tidsredovisa. Du kan också för egen del ha ett system där du lägger in påminnelser i din Outlook-kalender för att ge impulser till dig själv om när det är dags att göra mailutskicken för respektive deltagare. Exempel: Den 15 januari tittar du i ditt exceldokument och ser att två av deltagarna har datum som ligger nära i tiden. Deltagare Anna Andersson har datum 1 = 22 januari och deltagare Olof Olofsson har datum 2 = 26 januari. Du tar reda på ansvariga arbetsförmedlare och eventuella SIUS-konsulenter som har ansvar för dessa deltagare och skickar ut mejlet i bilaga 1 till dem efter att ha skrivit in RÄTT PERSONNUMER och ändrat till OVANSTÅENDE DATUM. Samtidigt skickar du iväg fyra påminnelsemejl med fördröjd leverans i en, två, tre och fyra veckor (se bilaga 2). Arbetsförmedlare/SIUS-konsulent får ditt mejl och tidsredovisar sedan med hjälp av enkäten under fyra veckors tid. Du som kontaktperson behöver därmed inte distribuera, fylla i eller samla in några enkäter.
3 (5) För att inte riskera deltagarens integritet när vi samlar in information genom webbaserade enkäter så får inte arbetsförmedlare/sius-konsulent använda sig av deltagarens personnummer när hen skickar in enkäten. Istället ska deltagarens projekt-id användas. För att arbetsförmedlare/sius-konsulent ska få reda på deltagarens projekt-id så skriver du in detta i daganteckningarna i AIS för deltagaren i samband med att du kontaktar arbetsförmedlare/sius-konsulent med information om att tidsredovisning ska starta. Viktigt vid frånvaro För att inte mejlutskick om tidsredovisning ska komma för sent är det viktigt att det på lokalkontoret finns en ersättare för den lokala kontaktpersonen vid frånvaro som överstiger fem arbetsdagar. Ersättaren kan då göra mejlutskicken som ska ske under den ordinarie kontaktpersonens frånvaro. Det är även möjligt för lokala kontaktpersoner vid olika kontor att, vid frånvaro, backa upp för varandra. Slutligen är det också möjligt att vid planerad frånvaro i förväg skapa mejlutskick om tidsredovisning med hjälp av funktionen för fördröjd leverans som beskrivs i bilaga 2. Vad händer deltagaren flyttar? Om individen flyttar så får du en impuls om detta av arbetsförmedlare/sius-konsulent. I det fallet en person ingår i studien och flyttar till en ort som inte ingår i studien så avslutas tidsredovisningen och de utökade anteckningarna i samband med att sökandeblanketten i AIS lämnas över till det nya kontoret, dvs. ditt ansvar att skicka ut påminnelsemejl upphör. I Avslutsenkäten registrerar du andledningen till att datainsamlingen upphör. För att underlätta för dig själv kan du göra en notering om att individen flyttat alternativt radera individens uppgifter ur din individförteckning. Om deltagaren flyttar mellan orter som deltar i effektutvärderingen ska utökade daganteckningar och tidsredovisning fortsätta. Den arbetsförmedlare/sius-konsulent som har tillgång till sökandeblanketten i AIS är den som ska ansvara för utökande anteckningar och tidsredovisning. Du skickar över projekt-id samt datum för GK 2 (då individen valde att medverka i studien) till den nya lokala kontaktpersonen som då kan lägga in individuppgifterna i sin excelfil och därmed påminna den nya arbetsförmedlaren/sius-konsulenten om utökade anteckningar och tidsredovisning. Lokal kontaktperson på Försäkringskassan ansvarar för att skicka över projekt-id samt datum för GK 2 till det nya Försäkringskassekontorets lokala kontaktperson. När du lämnat över individen kan du själv välja om du vill ha individen kvar i excelfilen med en notering om flytt alt. radera individens uppgifter. Informationen kommer inte att samlas in för projektets räkning eftersom vi har uppgifter om flytt på registernivå. Frågor Den information som ges i detta metodstöd är av allmän karaktär och kan säkerligen inte ge svar på alla frågor som uppstår under projektets gång. För frågor, synpunkter, mer information m.m., kontakta gärna: Magnus Rödin Enheten för forskning och utvärdering Telefon: 010 488 32 17 E-post: magnus.rodin@arbetsformedlingen.se
4 (5) Bilaga 1 Mallar för mejl som skickas ut angående tidsredovisning Mall 1: första mejlet som skickas ut vid tidsredovisning (OBS: ändra personnummer och datum): Hej, Nu är det snart dags att tidsredovisa för deltagare med personnummer XXXXXX-XXXX. Tidsredovisningen börjar den första måndagen efter DATUM och görs veckovis för de följande fyra arbetsveckorna. (Om det angivna datumet infaller på en måndag börjar tidsredovisningen direkt på måndagen). Tidsredovisning sker via en webbaserad enkät. Länk till denna samt länk till instruktioner för hur den ska fyllas i finns nedan. Länk till enkät Länk till projektsidan där du hittar instruktioner för tidsredovisningen i dokumentet Tidsredovisning för arbete med deltagare i Effektutvärdering av insatser för unga med aktivitetsersättning Vid frågor eller funderingar, hör gärna av dig. Mall 2: påminnelsemejl som skickas ut en, två, tre respektive fyra veckor efter det första mejlet. Mailet skickas förslagsvis måndagen efter aktuell tidsredovisningsvecka. Då kan den anvarige arbetsförmedlaren/sius-konsulenten omgående eller så snart det är möjligt fylla i enkäten för föregående vecka. (OBS: ändra personnummer, datum och kalendervecka): Hej, Hoppas allt fungerar bra med tidsredovisningen för deltagare med personnummer XXXXXX-XXXX. Tidsredovisning sker under fyra veckor med början från den första måndagen efter DATUM. (Om det angivna datumet infaller på en måndag börjar tidsredovisningen direkt på måndagen). Nu är det dags att redovisa för arbetsvecka X. Tidsredovisning sker via en webbaserad enkät. Länk till denna samt länk till instruktioner för hur den ska fyllas i finns nedan. Länk till enkät Länk till projektsidan där du hittar instruktioner för tidsredovisningen i dokumentet Tidsredovisning för arbete med deltagare i Effektutvärdering av insatser för unga med aktivitetsersättning Hör gärna av dig om det är något som inte fungerar eller om du har några frågor.
5 (5) Bilaga 2 - Instruktioner för att skicka mejl med fördröjd leverans I Microsoft Outlook finns en funktion som gör att du kan ange exakt när ett mejl som du skickat iväg ska levereras till mottagaren. Detta innebär att du vid ett och samma tillfälle kan göra i ordning och skicka iväg ett antal mejl som sedan levereras vid olika datum. Till exempel kan du vid ett och samma tillfälle skriva och skicka iväg både informationsmejl om att tidsredovisning ska börja för deltagare och fyra påminnelsemejl som levereras under de kommande fyra veckorna. För att skicka ett mejl med fördröjd leveranstid så gör du enligt följande: 1. Du skriver mejlet precis som vanligt. Men innan du skickar iväg det så väljer du Alternativ i menyraden (se nedan): 2. Klicka på Fördröjd leverans (se nedan) 3. Under leveransalternativ: markera Leverera inte före och skriv in det datum och klockslag som du vill att mejlet ska levereras till mottagaren (se nedan där jag angett att mejlet ska levereras klockan 15:00 på Julafton). Tryck sedan på stäng. 5. När du skrivit klart mejlet så trycker du som vanligt på Skicka. Mejlet lägger sig då i din utkorg och skickas sedan iväg vid den tidpunkt du angivit.