TQM Kartläggning Psykosocial skyddsrond Kungsholmens Stadsdelsförvaltning Rapport 2013 Dick Lundberg Aprinova Sweden AB
Kartläggning Psykosocial skyddsrond Kungsholmens Stadsdelsförvaltning Sammanfattning och slutsatser...3 Inledning...3 Möjligheter och insikter...3 Slutsatser och lärdomar...5 Återkoppling av TQM: s dialogunderlag till arbetsplatserna...6 Svarskategoriernas TQI värden och fokus...7 Utgångspunkter för aspektanalysen...8 Kungsholmens 5 starkast fokuserade svarskategorierna i rangordning...8 Område 1 Klimat och samarbete (++)...9 Område 2 Organisation och ledarskap (-)... 11 Område 3 Arbetsbelastning (- - -)... 11 Område 4 Arbetsinnehåll (++)... 12 Område 5 Kunskaper och kompetens (++)... 12 Några mätningsresultat, Kungsholmen totalt... 13 Några mätningsresultat, Kungsholmen, kvinnor... 14 Några mätningsresultat, Kungsholmen, män... 15 Några demografiska mätvärden... 16 Resultatbilagor avdelningar... 17 Äldreomsorg... 17 Barn och ungdom... 18 Social omsorg... 19 Stöd till Nämnd o Förvaltning... 20 Stöd till Resultatstyrning... 21 Om metoden TQM... 22 Team Quality Index - TQI... 22 Vad betyder de olika resultaten... 23 2 (23)
Sammanfattning och slutsatser Inledning Medarbetarnas upplever att det pågår en positiv utveckling i organisationen. Många medarbetare visar en tilltro till organisationen i sina svar och att de har positiva förväntningar på utvecklingsarbetets fortsättning och hållbarhet. Denna förväntan avspeglas tydligt i medarbetarnas upplevda medskapande, att kunna påverka sin arbetssituation och i nöjdheten som uttrycks när de upplever att detta har infriats eller är på väg att infrias. En svarsprocent på 85,9 % och TQI värdet 53 för Kungsholmens stadsdelsförvaltning som helhet är ett mycket bra resultat. Det är överraskande bra dels genom att detta är första gången som hela Kungsholmen deltar i en helt ny typ av kvalitativ undersökningsmetodik som kräver ett större engagemang hos medarbetarna och dels därför att medarbetarna kort innan undersökningen hade svarat på den årligen återkommande medarbetarenkäten. Det pågående utvecklingsarbetet har starkt bidragit till medarbetarnas positiva engagemang och starka uppslutning. Forskning visar att ett TQI över 50 ger bättre upplevda kulturella förutsättningar och attityder för fortsatta förbättringar. 1 Möjligheter och insikter Det pågående långsiktiga utvecklingsarbetet på Kungsholmen kommer även fortsättningsvis att öka medarbetarnas upplevda inflytande. Detta leder i sin tur till en positivare upplevelse av arbetssituationen och därmed ett totalt sett högre TQI värde. Det program för ledningsutveckling som startade runt årsskiftet 2012/2013 har som ett av sina viktigaste syften att bidra till ett utvecklat ledningsarbete, understödjande ledarskap, samt ett ansvarstagande och medskapande medarbetarskap. Timingen i detta uppstår som ett resultat av det sedan flera år pågående utvecklingsarbetet i Kungsholmens stadsdelsförvaltning, som startade redan 2009. Värdegrunden Kungsholmens värdegrund har arbetats fram under 2010 där alla medarbetare fått möjlighet att delta och vara medskapande i utarbetandet av värdegrunden på respektive arbetsplats. Arbetsplatsernas arbeten har sedan legat som grund i arbetet med hela Kungsholmens värdegrund. Ur Kungsholmens värdegrund: Värdegrunden handlar om både rättigheter och skyldigheter. Den innebär rätten att bli hörd likväl som skyldigheten att lyssna till andra. I ett gott socialt klimat kan en öppen kommunikation föras där alla visar varandra respekt. I vårt arbete använder vi därför dialogen då den främjar förståelse och respekt och skapar förutsättningar för att uppnå gemensam förståelse och ett ständigt lärande. 1 När värdet går under TQI 50 blir kulturen mer negativt konstaterande, vilket försvårar fortsatt utveckling. Utvärdering av HAKuL-projektet, Hållbar Hälsa i Kommuner och Landsting på uppdrag av Kommunal, Karolinska Institutet, AFA m.fl. (Internet) http://ammuppsala.se/projekt/hakul 3 (23)
I analysen av svaren på de 5 starkast fokuserade kategorierna ser vi ett starkt inslag av gemensamma viktiga värden, mogenhet och tecken på ett ansvarstagande medarbetarskap där man inkluderar sig själv, sitt bidrag och sin egen förmåga i sitt sätt att formulera sina svar. I samtliga kategorier förekommer ofta begrepp, värden och kvaliteter som är tongivande i Kungsholmens värdegrund (se citatet ovan) både när det handlar om det som fungerar bra och mindre bra. Svarens kvalitet Medarbetarnas sätt att formulera svaren visar på att lärande och medskapande har börjat få fäste i organisationen. Svaren är ofta längre och innehåller idéer och lösningar på förbättringsbehov och problem som lyfts upp. Den starka förekomsten av positivt laddade svar på områden med starkt fokus (hög prioritet/betydelse) och lösningsidéer visar på effekter av den pågående processen för ökat medskapande. Utveckling av HR I det pågående programmet för ledningsutveckling är syftet också att parallellt utveckla HR- funktionens arbetssätt i takt med erfarenheter i program för ledningsutveckling, genom att förvaltningens stöd till chefer byggs och utvecklas så att ledarskap, arbetssätt, metoder och chefsstöd blir långsiktigt hållbara. Kan nödvändiga operativa uppgifter för chefer utvecklas och bli än smartare och frigöra tid för det understödjande ledarskapet samtidigt som det fyller behovet av resultatuppföljning? Det operativa chefskapet Hur ser balansen mellan det operativa chefskapet och ledarskapet ut när man når målet en medskapande och en ständigt lärande organisation? Genom att ledaren prioriterar ledartiden rätt ökar tydligheten med färre problem som följd, färre brandkårsutryckningar, ännu mer tid för ledarskap och dessutom medarbetare som utvecklas mer. Det skapas en positiv tidsvinstspiral. Ledningens samsyn i hur man prioriterar och styr i detta avseende kommer ytterligare att öka chefernas trygghet och mod att prioritera rätt. Detta ingår också i syftet med program för ledningsutveckling. Sammanhang och förståelse Undersökningen visar på en fortsatt efterfrågan av att fortsätta tydliggöra och kvalitetssäkra samsynen kring verksamheternas idé, syfte, mål på alla arbetsplatser och kopplingen till helheten Stockholm stad och Kungsholmen. När medarbetare, som nu, uttrycker ett ökat behov av att öka förståelsen av sig själv och sitt sammanhang är det ett tecken på framsteg i den pågående utvecklingsprocessen. Detta är mycket positivt och innebär en stor möjlighet för fortsatta goda resultat i framtiden. Forskning visar att känslan av meningsfullhet och tydliga sammanhang har stor betydelse för hur medarbetare mår, trivs, utvecklas och presterar. 4 (23)
Positiv inställning Chefers och ledares attityd och inställning är mycket positiv till chefs- och ledarrollen, värdegrunden och det fortsatta utvecklingsarbetet. Genom ledarnas personliga engagemang i det gemensamma systematiska förbättringsarbetet blir det möjligt att ta till vara den outnyttjade potential som finns i organisationen. Det personliga ledarskapet Undersökningen bekräftar ledarnas intresse, vilja och behov av en mer personlig och individuell utveckling som är tydligt kopplad till samsyn och en gemensam systematik och struktur. En utveckling där man får utgå från den man är och kan öka sin personliga medvetenhet, få möjligheter att träna och lära praktiskt i vardagen. Förvaltningsledningens samsyn, samspel och aktiva ledningsarbete blir viktig för det fortsatta förbättringsarbetet bl.a. i hur man kan stärka förutsättningarna för en fortsatt levande utvecklingsprocess i hela förvaltningen. Slutsatser och lärdomar Aktiv eller passiv Det är när arbetsbelastningen upplevs som mycket stor hos majoriteten av medarbetarna på en arbetsplats, som gruppen och de enskilda medarbetarna behöver vara som mest aktiva, ansvarstagande och medskapande. Men det är då de ofta tenderar att bli mest passiva. Tid för ledarskap Ökade resurser och mer tid för ledarskap kan skapas genom ökad kunskap, färdighet, bättre struktur och planering och utvecklat chefsstöd. En god medarbetarutveckling möjliggör ökad delegering, frigör mer ledartid och utvecklar dessutom medarbetarna. Arbetets meningsfullhet Det finns en efterfrågan och ett behov av djupare förståelse för vad det innebär att vara anställd i en politiskt styrd verksamhet. På arbetsplatser där detta är mer otydligt utvecklas en mer konstaterande kultur, ett passivare medarbetarskap och ett minskat ansvarstagande. Den bristande kunskapen och förståelsen om arbetets mening leder till energi och tidsläckage där man lägger mer och mer arbetstid på sådant man inte kan påverka på jobbet. Att detta blir synligt i undersökningen är mycket positivt och sker, paradoxalt nog, genom just ökat medskapande och ökad öppenhet på arbetsplatsen. Ökad kunskap och tydlighet om detta kommer direkt att bidra till minskat energiläckage, ökad effektivitet och därmed mer arbetstid. En idé och arbetets mening Ett arbete inom offentlig sektor kan, om man så vill, ses som ett fint, utmanande, stimulerande och betydelsefull arbete. Ett arbete i demokratins tjänst. Som anställd är var och en med och skapar viktiga delar av livsplatser och livsmiljöer för människor, som är avgörande för att människor skall vilja bo, leva, föda barn och bli gamla i en kommun eller en stadsdel. Den professionella kärnan handlar om att som anställd snabbt kunna ställa om för att 5 (23)
förverkliga de ev. nya mål, förändring i ramar eller resurser som valda politiker beslutat om. Att arbeta för att få ut så mycket som möjligt ur befintliga förutsättningar till nytta för dem som verksamheterna är till för. En ökad medvetenhet och kunskap om detta leder direkt till större meningsfullhet i arbetet med allt vad det innebär i positiva mervärden. Återkoppling av TQM: s dialogunderlag till arbetsplatserna TQM visar var gruppen och individerna befinner sig i sin egen förståelse av sin arbetssituation och det är av största vikt att de får möjlighet att starta där individerna och gruppen befinner sig. Detta leder alltid till ett högre TQI värde vid nästa psykosociala skyddsrond med allt vad detta innebär i ökat medskapande, högre effektivitet, trivsel, meningsfullhet, ökad långtidsfriskhet och välbefinnande. Det finns två avgörande förutsättningar som behöver uppfyllas för att få en optimal utveckling efter en genomförd psykosocial skyddsrond med TQM: 1. Det är viktigt att arbetsplatsen/arbetsgruppen äger sitt resultat och ansvarar för att förbättra det. Varje medarbetare är lika medansvarig till gruppens resultat oavsett hur aktiv och ansvarstagande var och en har varit. Att vara passiv påverkar i lika hög grad som att vara aktiv. Frågan är bara vad passiviteten hos några banar väg för och vilka konsekvenser det får? 2. Det behövs ett konsekvent och starkt ledarskap som återkopplar gruppens resultat och upplevda situation (dialogunderlaget), samt som beskriver hur man läser resultatet och samtidigt låter gruppen behålla ansvaret för sitt resultat. Ledaren skapar förutsättningar för varje grupp och arbetsplats att ta hand om sitt resultat så att alla får komma till tals. Med stöd av sin ledare och en medskapande dialogmetodik väljer gruppen sina viktigaste och mest prioriterade utvecklingsområden, samt arbetar fram en åtgärdsplan med tydlig tidsplan och vem som ansvarar för vad. Värden som skapas när medskapande medarbetare tar ansvar för sina TQI resultat och åtgärdsplaner: minskad sjukfrånvaro med minskade sjukfrånvarokostnader som följd arbetstidsvinster genom särskilda insatser i grupper med mycket med låga TQI värden (TQI 40 och lägre) 2 starkare värdegrund, samsyn och förståelse ett positivare arbetsklimat och ökad effektivitet Cheferna har metod och materialstöd, samt coaching när de återkopplar TQM resultatet till sina arbetsplatser. 2 Vid TQI värden TQI 40 och lägre har det uppmätts en arbetstidsförlust/medarbetare på hela 6 timmar/vecka. Detta innebär en förlust av arbetstid motsvarande en hel årstjänst i en arbetsgrupp på 10 personer. 6 (23)
Svarskategoriernas TQI värden och fokus Varje cirkel representerar en kategori, positionen utgörs av kategorins upplevelse medelvärde (y axeln) och inflytande medelvärdet (x axeln), ju större cirkel desto starkare fokus (prioritet/betydelse, engagemang). Klimat och samarbete kategorin ligger i område A och har klart starkast fokus och visas som den största cirkeln lilafärgad. Organisation och ledarskap kategorin ligger i område D och har det näst högsta fokusvärdet. Arbetsbelastning kategorin har det lägsta upplevelsevärdet och ligger lägst av alla kategorier i område D och har det tredje högsta fokusvärdet. Kunskaper och kompetens kategorin har det högsta upplevelsevärdet och inflytandevärdet och ligger högst av alla kategorier område A och har det fjärde starkaste fokusvärdet. Arbetsinnehåll kategorin ligger i område A och har det femte starkaste fokusvärdet. Därefter Arbetsutrustning, Samsyn, Annat, Feedback och lärande. Lag och avtalsfrågor har det lägsta inflytandevärdet och det lägsta fokusvärdet och ligger i område D Undersökningen delar in kategorierna i två grupper. Den bästa gruppen i A (se förklaring i avsnittet om metoden TQM) där upplevelsen är positiv och möjligheten att påverka upplevs som stor. Den mindre bra gruppen där upplevelsen är mer negativ och möjligheten att påverka upplevs betydligt lägre än den andra gruppen. Den bästa gruppens 7 (23)
kategorier sammanfaller med de områden som ingår i det pågående utvecklingsarbetet för en medskapande och lärande organisation. Den andra gruppen handlar om kategorier som beslutas om av andra. Utgångspunkter för aspektanalysen Aprinovas analys och utvärdering av aspekter/svar och statistik bygger på forskning och mångårig erfarenhet av att arbeta med kvalitativa intervjubaserade metoder och strategiska rapporter som stöd för utveckling av medskapande och ständigt lärande. Det finns ett omfattande antal kommentar dessa återges dock inte i rapporten, mer än 3000 svar, och en stor spännvidd i resultat på de enskilda arbetsplatserna från lägst TQI 30 till högst TQI 74. Varje arbetsplats får genom sin chef stöd i återkopplingen av sitt TQM-resultat i form av ett dialogunderlag. Dialogunderlaget tolkar sedan medarbetarna själva i samband med framtagande och prioritering av utvecklingsområden, samt åtgärdsplan. Varje arbetsplats äger sitt resultat och ansvarar för sitt eget förbättringsarbete med stöd av sin chef/ledare. När resultaten/dialogunderlaget återkopplas till respektive arbetsplats kommer medarbetarna där att lyfta de perspektiv som de tagit upp i undersökningen, samt det som tillkommit efter undersökningen och i dagsläget känns viktigast att förbättra. Kungsholmens 5 starkast fokuserade svarskategorierna i rangordning 1. Klimat och samarbete (+ +) Attityder, normer, förhållningssätt, relationer och laganda. 2. Organisation och ledarskap (-) Ansvarsfördelning, befogenheter och möjligheter till egna initiativ samt ledningens förmåga att leda och skapa förutsättningar. 3. Arbetsbelastning (- - -) Arbetsmängd, arbetstempo och tidsmässiga förutsättningar. 4. Kunskaper och kompetens (+ +) Överblick, förståelse, förmåga, egna färdigheter och möjligheter till egen utveckling. 5. Arbetsinnehåll (+ +) Arbetsuppgifter, aktiviteter som ingår i jobbet. 8 (23)
Kommentar: I de totala resultaten av Kungsholmens Stadsdelsförvaltnings psykosociala skyddsrond har det positiva tagit överhanden. Det som har klart starkast fokus är Kategori nr. 4 Klimat och samarbete. Därefter kommer områdena nr. 6 Organisation och ledarskap, samt nr. 9 Arbetsbelastning. Den positiva utvecklingen avseende arbetsklimat och samarbete påverkar klart upplevelsen av- och förmågan att hantera en pressad arbetssituation. De arbetsplatser som får låga TQI värden tappar arbetstid genom sämre effektivitet vilket ytterligare förvärrar en redan upplevd hög arbetsbelastning. Område 1 Klimat och samarbete (++) Det starkast fokuserade utvecklingsområdet. Det positiva dominerar starkt. Av alla deltagare i undersökningen har 492 medarbetare lämnat 671 aspekter/synpunkter på detta område. De positiva svaren är 420 st. och de negativa är 193 st. De neutrala (0) är 58 st. Klimat och samarbete är den i särklass starkast fokuserade kategorin/område med ett tydligt positivt medelvärde. De positiva upplevelserna/svaren är mer än dubbelt så många som de negativa. Det som är extra intressant i svaren är de starka signalerna av medskapande och eget ansvarstagande. Det förekommer mindre av konsumerande, eller skylla på andra svar men mycket mer av klara ställningstaganden och sakliga beskrivningar både av det som upplevs som bra och som brister som behöver åtgärdas. I analysen av svaren på denna kategori ser vi ett starkt inslag av mogenhet och många tecken på ett ansvarstagande medarbetarskap där man inkluderar sig själv, sitt bidrag och sin egen förmåga. Detta är mycket positivt och visar att tidigare värdegrundsarbeten har gett resultat. Det vanliga i jämförelse med andra undersökningar är att behovet normalt sett är större i att hitta orsakssamband och brister utanför sig själv, hos andra och/eller annat vilket gör att jag själv inte blir lika involverad i bristerna. Både i denna och andra kategorier förekommer ofta begrepp, värden och kvaliteter som är tongivande i Kungsholmens värdegrund både när det handlar oavsett om verksamheten upplevs som bra eller mindre bra. Alla medarbetare i Kungsholmen fick under 2010 9 (23)
möjlighet att vara medskapande på respektive arbetsplats i framtagandet av grunderna för Kungsholmens värdegrund. Medarbetarna återkommer ofta i sina svar till kvaliteter och begrepp som: medskapande och delaktighet eget ansvarstagande samarbete och samspel professionalitet fokus på brukare, barn d.v.s. de som verksamheten är till för öppenhet och högt i tak förståelsen och olikhetens betydelse När ledarskapet förekommer direkt så gör de det i de positiva upplevelserna. I de negativa upplevelserna förekommer ledarskapet mer indirekt och handlar då mer om bristen i organisationen, information, kommunikation, brist på uppföljning och behovet av att bli personligt bekräftad som medarbetare. Medarbetarnas sätt att beskriva detta visar på en stark önskan om större tydlighet och mer närvarande ledare och chefer. Förskoleverksamheten har varit föremål för en stor omorganisation som har satt spår i medarbetarnas svar. Vi kan se i svaren att en bristande kunskap, förståelse för omorganisationen och varför den var nödvändig, har lett till missnöje hos en del medarbetare. Kvaliteten i hur chefer bemöter missnöje och underlättar för ökad förståelse får stor betydelse för hur bra medarbetarna kan handskas med kommande förändringar. Ur ledarskapssynpunkt är lärandet i detta lika viktigt för alla chefer på Kungsholmen att reflektera över och omsätta till den egna personliga ledarsituationen. Chefernas förmåga och förutsättningar att bygga goda relationer som baserat på organisationens och arbetsplatsens värdegrund och samsyn får stor betydelse för utvecklingsarbetet. Chefer upplever att det operativa arbetet har ökat med tiden och att det successivt blivit ett hinder för chefens närvaro och ledarskap på arbetsplatsen? Det går inte att utläsa vad det konkret handlar om för operativa uppgifter, inte heller hur den egna förmågan spelar in, vad arbetssättet betyder, hur planeringen läggs upp eller vilket stöd som finns och/eller behövs. Detta är ett område som behöver undersökas och analyseras mer, vilket också är ett av målen i det pågående Program för Ledningsutveckling. Hur skall balansen se ut mellan det operativa chefskapet och det närvarande ledarskapet? I medarbetarnas svar syns en viss förståelse för ledarnas situation och orsaken till ett mer frånvarande ledarskap, men om detta kommer från medarbetarnas egna upplevelser eller ledarnas egna förklaringar framgår inte. Det är alltid viktigt att fokusera på utveckling och ständig förbättring hos både chefer och medarbetare för att möjliggöra ökad delegering och därmed frigöra mer ledartid. 10 (23)
Område 2 Organisation och ledarskap (-) Det näst starkast fokuserade utvecklingsområdet och är negativt laddat. Av alla deltagare i undersökningen har 331 st. lämnat 464 aspekter/synpunkter på detta område. De positiva svaren är 122 st. och de negativa är 292 st. De neutrala (0) är 50 st. Organisation och ledarskap är den i näst starkast fokuserade kategorin/området där de negativa upplevelserna överväger något. Här är alltså förhållandet omvänt mot den starkast fokuserade kategorin, klimat och samarbete. Det positiva och negativa bekräftar varandra mycket starkt och stärker betydelsen av den värdegrund som alla medarbetare i förvaltningen har deltagit i att arbeta fram. Arbetsplatsernas grundvärderingar är entydiga med förvaltningens värderingar och medarbetarnas beskrivningar av vad de upplever som en bra arbetssituation, respektive en mindre bra arbetssituation. Även det som upplevs som mindre bra talar sitt tydliga språk om vad som är önskvärda situationer och förhållanden. (Se punkterna på föregående område, Klimat och samarbete) När ledare har lyckats motivera och skapa förståelse för även en svår och utmanande förändring (ex: förskolan), så upplever medarbetarna förändringen som mindre jobbig tack vara en högre förståelse om varför förändringen är nödvändig. På de arbetsplatser där man inte lyckats med detta läcker medarbetarna mer energi och upplever förändringen som mycket jobbigare. Det finns också de som ifrågasätter förändringar helt. Ledningens förmåga att informera och upplysa om, samt motivera och inspirera för en förändring avgör också ledarnas möjligheter och förutsättningar i sin tur. När en ledares personliga förhållningssätt, attityd, konsumerande eller medskapande beteende är rätt lyckas ledaren stödja medarbetarna att hantera en tuff förändring eller utmaning. När en ledare brister i sin insikt och förmåga ökar risken för att ledaren lockas att instämma i medarbetarnas uppfattningar för att värna relationen. Detta cementerar ett ev. pågående energi läckage. Även inom denna kategori signaleras det en relativt stor mognad, förmåga att inkludera sig själv, se helheter och en utvecklad förståelse för de förutsättningar som funnits tidigare. Det finns en positiv insikt om de egna chefernas förutsättningar och villkor och genom det ett tydligare krav på att också chefen visar en egen vilja att utvecklas och påverka allt som chefen faktiskt har förutsättningar att påverka. En ökad transparens i förvaltningen där var och en, inkl. chefen, blir mer synlig och tydlig, vet vi, av erfarenhet, uppskattas av de flesta och utmanar ett mindre antal ledare och medarbetare. Ledare som ser ökad synlighet som ett hot försöker i det längsta försöka förhindra insyn och närvaro utifrån. Område 3 Arbetsbelastning (- - -) Det tredje starkast fokuserade utvecklingsområdet och det negativa dominerar. Av alla deltagare i undersökningen har 335 st. lämnat 433 aspekter/synpunkter på detta område och det negativa dominerar. Av aspekterna är 54 positiva, 41 neutrala (0) och 338 negativa. Arbetsbelastningen är det område där medarbetarna har den mest negativa upplevelsen. 78 % av alla aspekter har markerats som negativa eller mycket negativa. De positiva 11 (23)
kommentarer som finns handlar om en balanserad arbetssituation, självständigt arbete och en känsla av att hinna med både arbete och fritid. De negativa kommentarerna handlar om hög sjukfrånvaro, det finns kommentarer som indikerar att detta också är säsongsbetonat. Brist på vikarier och en upplevd kontinuerlig underbemanning är perspektiv/områden med många svar. Tidsbrist och stress som skapar psykiska och fysiska problem lyfts också fram av. Den upplevda höga arbetsbelastningen är så pass omfattande på några arbetsplatser att den bör utredas särskilt. Detta handlar om flera saker, personalresursen, verksamhetens omfattning, den egna kompetensen och professionaliteten, samspelet, ständig förbättring, planering, framförhållning, hur man hanterar mer kända förutsägbara och ständigt återkommande underbemanningar som till slut leder till en känsla av kontinuerlig underbemanning. Det kan finnas skäl att se över värderingen av bemanningsbehovet på de arbetsplatser som upplever sig mest utsatta och vad som kan göras för att skapa en bättre balans mellan olika mål, ambitioner och förutsättningar. Område 4 Arbetsinnehåll (++) Detta är det fjärde starkast fokuserade utvecklingsområdet och är positivt laddat. Av alla deltagare i undersökningen har 273 st. lämnat 339 aspekter/synpunkter på detta område. Av aspekterna är 199 positiva, 38 neutrala och 102 negativa. Nästan 59 % av kommentarerna inom denna kategori är alltså positiva till det upplevda arbetsinnehållet. Många av de positiva kommentarerna handlar om meningsfullhet och glädje i kontakt med brukare. Feedback från kollegor och brukare lyfts också som positivt. Varierande, självständigt och utvecklande arbete kommer igen bland de positiva kommentarerna. Bland de negativa kommentarerna återkommer stress och personalbrist, men även svårigheter att samarbeta och brist på utvecklingsmöjligheter i arbetet. Det finns ett tydligt behov av större samsyn och insikt om vad det innebär att ha fullt upp, förväntningarna på varandras insatser, hur uppdraget ser ut, vem man är till för och hur var och en lever upp till det. Det behövs en större självmedvetenhet om de egna styrkorna och svagheterna som hämtas via en kvalitetssäkrad samsyn och förståelse av verksamhetens idé, värderingar, syfte och mål. Område 5 Kunskaper och kompetens (++) Det femte starkast fokuserade utvecklingsområdet och laddningen är svagt positiv. Av alla deltagare i undersökningen har 291 st. lämnat 363 aspekter/synpunkter på detta område. Det positiva överväger, drygt 62 % av alla aspekter inom denna kategori är positiva. Även i detta område behandlar många positiva kommentarer om relationen med brukarna och deras nytta. Det har ett stort värde att se brukare utvecklas, samt att få positiva kommentarer från brukare, deras anhöriga och ledaren. De positiva kommentarerna tar också upp möjligheter till kompetensutveckling. Flera aspekter handlar om att göra sitt 12 (23)
bästa och att kunna lösa de uppgifter som finns. Det förekommer många synpunkter på bra fungerande team och ett stimulerande samarbete. De mer negativa aspekterna visar en brist på information om och möjligheten till kompetensutveckling. Här finns också en del aspekter som handlar om både lön och utbildningsinsatser. Det finns kommentarer med stor spännvidd allt från en osäkerhet om att inte ha kompetens för att klara arbetsuppgifterna till att det finns en stor kompetens som inte tas tillvara. Detta är ett exempel på sådant som det framtida ledarskapet måste ha kompetens för och tidsmässiga förutsättningar för att kunna hantera på ett bra sätt. Några mätningsresultat, Kungsholmen totalt Totalt antal: 925 st. Svarsprocent: 85,9 %, 795 st. TQI 53 Upplevelseindex: 53 Inflytandeindex: 52 Nöjdhetsindex: 1,5 Öppenhet 3,8 Kungsholmen totalt individ Kungsholmen totalt procent Kungsholmen totalt antal 795st. TQI=53 Det är första året som Kungsholmens stadsdelsförvaltning använder TQM som en psykosocial skyddsrond för hela förvaltningen. Totalt 925 medarbetare har bjudits in för att delta i kartläggningen och 795 individer har deltagit. Detta ger en svarsprocent på 85,9 % vilket ger ett mycket tillförlitligt resultat. Svarsprocenten är mycket positiv också med tanke på att detta är första gången som TQM används för hela organisationen och dessutom har ett nytt, mer intervjubaserat tillvägagångssätt. TQI värdet går från 0 till 100 och utgörs av medelvärdet för individernas upplevelse och inflytande i sin arbetssituation. Det har i forskningen visat sig ha stor betydelse att värdet för en organisation, avdelning eller grupp ligger över TQI 50. När en organisation hamnar under TQI 50 tar negativa faktorer i organisationskulturen över mer och mer i relation till hur lågt TQI värdet är. Kungsholmens resultat i denna första kartläggning är TQI 53. Detta är ett bra utgångsläge för fortsatt lärande och ständig förbättring. 13 (23)
Genom den intervjubaserade och medskapande metoden i TQM medvetandegör sig medarbetarna om sig själva, om hur de upplever sin arbetssituation som positiv och/eller negativ, sin möjlighet att påverka och vilka kategorier/områden deras upplevelser i huvudsak handlar om. Några mätningsresultat, Kungsholmen, kvinnor Totalt antal kvinnor: 766 st. Svarsprocent: 86.7 %, 664st. TQI 52 Upplevelseindex: 52 Inflytandeindex: 51 Nöjdhetsindex: 1,4 Öppenhet: 3,9 Kvinnor Kvinnor procent Kvinnor antal 664 st. TQI=52 Kommentar Kvinnorna som är i överväldigande majoritet i förvaltningen har TQI 52 vilket är något lägre än männens TQI 56. Den procentuella andelen av positiva kvinnor är 58 % och 46 % anser sig också kunna påverka sin arbetssituation. Kvinnornas inflytandeindex och upplevelseindex skiljer sig bara en enhet 51, respektive 52. Andelen kvinnor som upplever sin arbetssituation som mer negativ är 42 %. Totalt 43 % av kvinnorna anser sig inte kunna påverka sin arbetssituation i någon högre grad medan 57 % upplever sig kunna påverka mer. De kvinnor som man löper störst risk att förlora till andra arbetsplatser eller arbetsgivare är de 11 % som upplever sin situation som mer negativ och samtidigt anser sig kunna påverka sin situation. Här kan det finnas nyckelpersoner som arbetsgivaren inte vill förlora. 14 (23)
Kommentar: Bilden för gruppen kvinnors verklighetsbild sammanfaller i stort med männens bild och verklighetsbilden för hela förvaltningen. Det starkast fokuserade och prioriterade området är arbetsklimat och samarbete där medelvärdet också är positivt. Kvinnornas bild av arbetsbelastning är något mer negativ än hos männen. Några mätningsresultat, Kungsholmen, män Totalt antal: 159 st. Svarsprocent: 82.4 %, 131st. TQI 55 Upplevelseindex: 56 Inflytandeindex: 53 Nöjdhetsindex: 2,1 Öppenhet: 3,7 131 st. TQI=55 Män Män i procent Män i antal Kommentar Männen som är i minoritet i förvaltningen har TQI 55 vilket är tre enheter högre än kvinnornas TQI 52. Den procentuella andelen av positiva män är 68 % och 53 % anser sig också kunna påverka sin arbetssituation, vilket är högre värden än hos kvinnorna. Männens inflytandeindex och upplevelseindex skiljer sig åt med tre enheter 53, respektive 56. Andelen män som upplever 15 (23)
sin arbetssituation som mer negativ är 32 %, vilket är tio enheter lägre än kvinnorna. Totalt 36 % av männen anser sig inte kunna påverka sin arbetssituation i någon högre grad, medan 64 % upplever sig kunna påverka sin situation. De män som förvaltningen löper störst risk att förlora till andra arbetsplatser eller arbetsgivare är de 11 % som upplever sin situation som mer negativ och samtidigt anser sig kunna påverka sin situation. Detta är samma procentuella andel som hos kvinnorna. Här kan det finnas nyckelpersoner bland männen som arbetsgivaren inte vill förlora. Kommentar: Bilden för gruppen mäns verklighetsbild sammanfaller i stort med kvinnornas bild och verklighetsbilden för hela förvaltningen. Det starkast fokuserade och prioriterade området är arbetsklimat och samarbete där medelvärdet också är positivt, för männen en enhet mer positiv än kvinnorna. Några demografiska mätvärden Utbildning Individer TQI Grundskola 55 57 Gymnasium 343 53 Högskola 397 52 På Kungsholmen är TQI relativt lika mellan utbildningsnivåerna. Det vanliga är att värdet ökar med högre utbildningsnivå enligt tidigare känt faktum i forskningen. Högre bildningsnivå ger många gånger ökade förutsättningar för ökad medvetenhet, självinsikt och förmåga att ta ansvar för och kunna påverka sin situation. Här kan den höga andelen långtidsanställda, mer än 3 år, spela in tillsammans med andra omständigheter för offentliga verksamheter i stort. 16 (23)
Anställningstid Individer TQI Mindre än 1 år 102 56 Upp till tre år 118 48 Mer än 3 år 575 53 Här ligger som brukligt det högsta värdet hos de som varit anställda kortast tid. Därutöver ligger TQI värdet fortsatt på en bra nivå. Det vanliga idag är att värdet sjunker något med anställningstiden. Ålder Individer TQI -18 år - - 19-29 år 104 52 30-39 140 52 40-49 223 54 50-59 238 52 60+ 90 52 TQI värdet sjunker normalt med åldern fram till dess att pensionstillfället närmar sig. Här är TQI värdet för de olika åldersgrupperna mycket lika med endast några små variationer. Antalet individer i åldersgrupperna är också ovanligt jämnt fördelade. Resultatbilagor avdelningar Redovisningen av avdelningarna utgörs av övergripande siffror samt två diagram. Arbetsplatserna inom förvaltningen som helhet och de större avdelningarna har en stor spännvidd och spridning i sina resultat från TQI 30 till TQI 74. När resultaten, dialogunderlaget återkopplas till respektive arbetsplats kommer medarbetarna där att lyfta de perspektiv som är aktuella för deras arbetsplats. Det som varje medarbetare har tagit upp i sina svar, samt det som tillkommer efter undersökningen och som i dagsläget känns viktigast att förbättra. Sammanfattningen är enbart en vägledning och översikt. Äldreomsorg Totalt antal: 272st. Svarsprocent: 83,3%, 228st. TQI 51 Upplevelseindex: 51 Inflytandeindex: 51 Nöjdhetsindex: 1,2 Öppenhet: 3,1 17 (23)
Individ Procent Antal TQI 51, 272 medarbetare, 228 svar, 83,8% Barn och ungdom Totalt antal: 441st. Svarsprocent: 82,1%, 362st. TQI 52 Upplevelseindex: 52 Inflytandeindex: 52 Nöjdhetsindex: 1,6 Öppenhet: 3,8 Individ Procent Antal 18 (23)
TQI 52, 441 medarbetare, 362 svar 82,1% Social omsorg Totalt antal: 175st. Svarsprocent: 96,6%, 169 st. TQI 52 Upplevelseindex: 54 Inflytandeindex: 50 Nöjdhetsindex: 1,7 Öppenhet: 3,7 Individ Procent Antal TQI 52, 175 medarbetare, 169 svar, 96,6% 19 (23)
Stöd till Nämnd o Förvaltning Totalt antal: 21st. Svarsprocent: 100%, 21st. TQI 60 Upplevelseindex: 63 Inflytandeindex: 56 Nöjdhetsindex: 2 Öppenhet: 4,5 Individ Procent Antal TQI 60, 21 medarbetare, 21 svar, 100% 20 (23)
Stöd till Resultatstyrning Totalt antal: 10st. Svarsprocent: 90 %, 9st. TQI 61 Upplevelseindex: 65 Inflytandeindex: 56 Nöjdhetsindex: 3,5 Öppenhet: 4,3 Individ Procent Antal TQI 61, 10 medarbetare, 9 svar, 90% 21 (23)
Om metoden TQM Medarbetarna har svarat på frågan: - Vad kännetecknar din arbetssituation just nu? Svaren de gett avspeglar hur de upplever sin situation just när formuläret fylls i. Den enskildes svar kan alltså antingen vara en bild av hur hon/han tycker att det alltid är, dvs. en bestående känsla, eller vara påverkat av någon särskild händelse som just inträffat och som dominerar känslan när frågan besvaras. Team Quality Index - TQI Diagrammet Deltagarnas upplevda situation beskriver varje medlems subjektiva upplevelse i form av ett indexvärde, ett s.k. Team Quality Index, TQI. TQI är konstruerat utifrån en 100 gradig skala. Indexvärdet möjliggör jämförelser mellan olika grupper samtidigt som man kan jämföra utvecklingen över tid. Diagrammet består av två skalor upplevelser och inflytande. En positiv upplevelse ger ett högt värde och en hög placering på den vertikala skalan medan en negativ upplevelse innebär det omvända. Känslan av inflytande anges som ett värde på den horisontella skalan. Ett litet inflytande ger ett lågt värde och en placering till vänster medan ett stort inflytande ger ett högt värde och en placering till höger på skalan. TQI är ett vägt medelvärde mellan dessa båda faktorer där upplevelsen tillmäts större tyngd än inflytandet. TQI är ett index som visar en arbetsplats eller grupps situation avseende medskapande, välbefinnande, effektivitet och utvecklingspotential. Känslan i de mest extrema positionerna inom de olika fälten kan beskrivas på följande sätt: Vad betyder kännetecknen i A, B, C och D A: Det positiva dominerar i kombination med en känsla av inflytande. B: Det positiva dominerar utan känslan av att kunna påverka. C: Det negativa dominerar i kombinationen med en känsla av inflytande. D: Det negativa dominerar utan känslan av att kunna påverka Högt TQI Medel TQI Lågt TQI 22 (23)
Vad betyder de olika resultaten Gruppen med högt TQI är en högutbildad grupp med konstnärligt, fritt, självständigt arbete med ett mycket väl fungerande lagarbete och där alla får ikläda sig ledaransvar, bra ledarskap och chefskap. Arbetsplatsen tillhör en alltför liten skara där man följer överenskommelserna på arbetsmarknaden och arbetsmiljölagens krav. Gruppen med medel TQI är en normalgrupp i Sverige idag, där ledarskapet är av medelgod kvalitet och har brister i tillgänglighet. Arbetsplatsen följer inte överenskommelser och arbetsmiljölagen. Utvecklingssamtal sker oftast i slutet av året och får för låg trovärdighet i medarbetarnas ögon. Gruppen med lågt TQI är en krisgrupp som kostar arbetsgivaren minst två tjänster/år i förlorad arbetstid på grund av ineffektivitet och ett ledarskap som fallerat helt. Arbetsplatsen har bytt chef vid tre tillfällen under en kort period. 23 (23)