Förvaltningsberättelse 2014 Information om verksamheten OP Assistans erbjuder personlig assistans till barn, ungdomar och vuxna som bor i Gävleborgs län. Våra kunder är personer som är berättigade till assistansersättning via försäkringskassan eller personlig assistans genom kommunalt LSS-beslut. Kunderna har själva, eller med stöd av sina företrädare, valt att köpa sin assistans av oss i enlighet med den valfrihetsprincip som råder inom gällande lagstiftning. Företaget har tillstånd att bedriva personlig assistans från Inspektionen för Vård och Omsorg (IVO), innehar F-skattsedel, är medlem i Svenskt Näringsliv och Vårdföretagarna, har kollektivavtal och är IfA-godkänd verksamhet. Vision, värdegrund och målbild Genom att erbjuda en personlig assistans grundad på Respekt, Kompetens och Helhetssyn vill OP Assistans bidra till att människor med stora funktionsnedsättningar får goda förutsättningar att leva som andra och aktivt delta i samhällslivet. Målet är att företagets tjänster ska hålla hög kvalitet i relation till lagstiftningens krav och att kundens behov och önskemål tillgodoses samtidigt som vi prioriterar god arbetsmiljö för våra medarbetare. Att våra medarbetare trivs och mår bra på jobbet är en viktig förutsättning för att vi ska kunna leverera tjänster av god kvalitet. Vi strävar efter en närvarande kontakt med våra kunder och medarbetare där personligt bemötande och tillgänglighet värderas högt. Genom att vara ett föredöme i branschen som hela tiden ligger i framkant utvecklar vi vår egen verksamhet samtidigt som vi vill inspirera andra aktörer att utveckla och förbättra sina verksamheter. På så vis vill vi medverka till en positiv samhällsutveckling där synen på företagande inom alla branscher är accepterade. Vi vill vara en stabil assistansanordnare som kunden kan känna sig trygg med och en arbetsgivare som tar sitt ansvar i såväl medgång som motgång. Vår filosofi är att det är mer gynnsamt för alla inblandade att investera sig ur svackor än att spara sig ur dem. För att lyckas med allt detta strävar vi efter en långsiktigt sund ekonomi med god överlevnadsförmåga och utvecklingspotential. Verksamhet under räkenskapsåret I december 2014 hade OP Assistans totalt 71 kunder och antalet produktionstimmar uppgick till drygt 364 000 under räkenskapsåret. Uppdragen var spridda geografiskt med en fördelning på 65% i Gävle, 18% i Ockelbo, 13% i Sandviken och 4% i andra närliggande kommuner.
Antalet årsarbetare var under året 219 st. Dessa är fördelade på 375 personer som arbetar varierande heltid, deltid och extra vid behov. Procentuellt är 68% av våra medarbetare kvinnor och 32% män. En ökning av andelen manliga medarbetare från föregående år som vi ser mycket positivt på. Sedan sommaren 2013 är samtliga tjänstemän samlade i gemensamma lokaler i Gävle. Utöver lokalen i Gävle hyr bolaget en möteslokal i Ockelbo som används till anställningsintervjuer, medarbetarsamtal, personalmöten, kundbesök etc. Under året har vi haft en genomsnittlig sjukfrånvaro på 5,05%, varav knappt 1,8% motsvarar långtidssjukfrånvaro. Vid en jämförelse med föregående år kan det verka som att företagets sjuktal ökat markant. Men det beror inte på någon nämnvärd ökning av sjukfrånvaron bland våra medarbetare utan snarare på att vårt administrativa system visat sig räkna fram statistiken på ett felaktigt sätt under tidigare år. Vi är glada att vi upptäckte felet och därmed kunnat åtgärda det. När vi analyserar statistiken från verksamhetsåret utifrån kön och ålder så visar den att störst sjukfrånvaro för såväl kvinnor som män föreligger i åldersspannet 18-29 år. Minst sjukfrånvaro har kvinnor och män över 50 år. Under 2014 har vi kikat lite extra på de sjukfall som varit 7 dagar och längre. Vi har analyserat de uppgifter vi har utifrån ålder, kön och orsak fördelat på de fyra olika kategorierna Vanliga (såsom förkylning, influensa, magsjuka), Belastningsrelaterade, Stressrelaterade och Övriga sjukfall. Resultatet pekade tydligt på att störst sjukfrånvaro under en sammanhängande period om 7 dagar eller mer föreligger bland kvinnor mellan 30-49 år och beror bland dem till största delen på stress. Bland männen föreligger högst sjukfrånvaro i åldersgruppen över 50 år och då inom kategorin Övrigt. Dessa slutsatser ser vi som värdefull kunskap att ta hänsyn till i vårt fortsatta utvecklingsarbete. För att ytterligare bredda bilden har vi under verksamhetsåret beslutat om att under 2015 påbörja insamling av motsvarande statistik för korta sjukfall. Inom ramen för det systematiska arbetsmiljöarbetet har vi genomfört i runda tal 280 muntliga och skriftliga riskbedömningar som åtgärdats och vid behov resulterat i handlingsplaner och uppföljningar. Sammanlagt har det kommit in 14 rapporter om arbetsmiljötillbud och 3 arbetsskadeanmälningar som samtliga har utretts under året. Under 2014 tillämpades för första gången den nya lönepolicy som utarbetades för företagets tjänstemän under förra året. Medarbetarnas prestationer värderades utifrån en tydligt definierad bedömningsstruktur och arbetet föll väl ut bland alla inblandade. Lönerevisionen för personliga assistenter följde samma metod som vi använt oss av i många år.
Inom ramen för det systematiska kvalitetsarbetet arbetar vi hela tiden förebyggande genom att följa upp avvikelser, inventera risker och åtgärda fel och brister som uppstår i verksamheten. Detta är ett arbete som av naturliga skäl löper parallellt med arbetsmiljöarbetet vid behov upprättas handlingsplaner som följs upp kontinuerligt. Men ibland räcker inte det förebyggande arbetet utan det uppstår situationer som behöver utredas närmare i enlighet med Lex Sarah. Under året rapporterades åtta händelser in. Samtliga åtgärdades och sex av dem bedömdes som händelser som skulle utredas vidare inom ramen för Lex Sarah. Föregående verksamhetsår handlade de flesta Lex Sarah-händelser om bristande läkemedelshantering. I år kan vi se att den typen av ärenden har minskat. Nu har det istället handlat om brister i utförande och miljö vilket har föranlett en ökad medvetenhet om vikten av tydlighet och samverkan inom organisationen. Ingen av händelserna har bedömts som allvarlig och har därför inte föranlett vidare rapportering till Inspektionen för vård och omsorg. Inom OP Assistans har vi alltid välkomnat synpunkter och klagomål och använt dem i vårt utvecklingsarbete. Våra system för att systematiskt dokumentera och samla statistik för att utifrån den kunna dra mer långtgående och övergripande slutsatser har dock inte varit så väl utvecklade. Under 2013 utarbetades därför nya rutiner för synpunkter och klagomål. Dessa sjösattes i början av 2014. Under årets gång insåg vi att det kommer att ta en tid innan rutinen sitter så att samtliga synpunkter som kommer in dokumenteras och samlas så att vi får en användbar statistik. Men det känns positivt att processen är igång och vi hanterade under verksamhetsåret 9 synpunkter av olika slag. För att få en samlad bild av hur medarbetare och kunder upplever oss som arbetsgivare och assistansanordnare har vi under året genomfört två större undersökningar. Medarbetarundersökningen genomfördes under våren och den syftade till att följa upp den punkter vi har jobbat lite extra med sedan den senaste stora undersökningen som gjordes hösten 2012. Det handlade om tydligare ledning från verksamhetschefer, utvecklingssamtal, konflikthantering, samvberkan och tillgänglighet. Resultatet blev i stort sett detsamma som 2012. Alltså ett bra resultat. Vi ligger på ett NMI (Nöjd Medarbetar Index) på 4,2 i genomsnitt där 5,0 är högst möjliga resultat. Vi ser dock att vi fortfarande kan bli bättre på ledarskap och tillgänglighet ur ett medarbetarperspektiv. Något som vi självklart tar till oss och arbetar vidare med. I slutet av verksamhetsåret var det återigen dags för den stora kundenkäten som skickas ut till samtliga kunder. Den genomför vi för att ta reda på vad våra kunder tycker om oss och den verksamhet vi bedriver och för att möjliggöra förlängning av IfAgodkännandet. Resultatet, som utan problem ledde till förlängt IfA-godkännande,
visade att våra kunder som helhet är nöjda med oss och vår verksamhet. De ger vårt bemötande högsta betyg och är stolta över att vara en del av OP Assistans. De förbättringsområden vi har att jobba vidare med är hanteringen kring vikarier i samband med ordinarie assistents frånvaro och konflikthantering. Två viktiga områden som vi gärna blir bättre på. Kompetenshöjande insatser Internt har vi under året genomfört ett stort antal utbildningar för personliga assistenter. Nedan redovisas antalet deltagare per utbildningstyp. 16:50 introduktionskurs för assistenter inkl brandskydd 24 deltagare Att kunna upptäcka världen - om barnets självbestämmande 0 deltagare Metodutbildning 20 deltagare Att introducera en ny assistent 16 deltagare Första hjälpen inkl hjärt- och lungräddning för vuxna 17 deltagare Hjärt- och lungräddning för vuxna repetition 0 deltagare Förflyttningsteknik enligt durewallmetoden, steg 1 46 deltagare Förflyttningsteknik enligt durewallmetoden, steg 2 40 deltagare Vi har dessutom arrangerat en föreläsning med Tina Wiman om hur mobilen och surfplattan kan användas som hjälpmedel riktat till kunder, personliga assistenter, anhöriga och verksamhetschefer med ett 20-tal deltagare. De flesta av deltagarna fortsatte sedan att träffa Tina i studiecirkelform vid ett par tillfällen efter föreläsningen. Tillsammans med dr Ragnar Sidenvall hade vi sedan en föreläsning om Epilepsi för 71 personliga assistenter, anhöriga och verksamhetschefer. Vi har genomfört en tre dagar lång utbildning i teckenkommunikation (TAKK) i samarbete med Tecknologen AB för 18 personliga assistenter. Vi har även arrangerat en utbildningsdag i samarbete med Olivia rehabilitering på temat personer med CP-skada och deras assistans för en kund, anhörig och nio assistenter. Utöver detta genomförde vi en bussresa för 32 personer till den nationella konferensen Livets möjligheter som riktade sig till personer med flerfunktionsnedsättning, deras anhöriga och omgivning. Parallellt med detta har kunder och personliga assistenter på samma sätt som tidigare år deltagit i kundspecifika utbildningar. Dessa planeras och genomförs i nära samråd med kund och medarbetare. Bland annat har fem assistenter gått Ett pedagogiskt arbetssätt anpassat till ungdomar och vuxna med diagnos inom autismspektrum som är en 5 dagar lång utbildning i Sunne. En kund har deltagit i Ifa debattforum och rådsmöte vid två tillfällen under året och två assistenter har deltagit i en 2-dagars utbildning om Tidigt inträffad dövblindhet-samspel kommunikation.
Medarbetare och teamchef inom team EL (ekonomi och lön) har under året deltagit i utbildningar och kurser såsom brandutbildning för brandskyddsansvariga, bokföringens grunder, information om lag- och avtalsförsäkringar, stora lönedagen, IfA rådsmöte och debattforum, rikskonferens för bransch personlig assistans, HR Expo, psykosocial arbetsmiljö, PWC kunskapsdag, Hogia årsskifte och semesterårsavslut mm. Medarbetare inom team UI (utbildning och information) har deltagit i utbildning för utbildare, en 3-dagars utbildning som arrangerades av Framfot AB och var även med på konferensen Livets möjligheter. Företagets verksamhetschefer har under året haft fortsatt handledning och utbildning av Karin Isbäck, Karin Svärd Hertel och Lasse Karlsson. Fem av dem har deltagit i en utbildningsdag om utmanande beteenden och lågaffektivt bemötande som Region Gävleborg arrangerade med bland annat Petra Björne från Malmö FOU. Två verksamhetschefer har genomgått utbildning i samtalsmatta på DART kommunikations- och dataresurscentrum på Sahlgrenska i Göteborg. Detta var en förberedande insats inför kommande års deltagande i ett arvsfondsprojekt som Intressegruppen för assistansberättigade (IfA) kommer att genomföra. Projektet som går under namnet IFOKUS syftar till att utarbeta en metod för ökad delaktighet och självbestämmande i den personliga assistansen för vuxna personer med kommunikativa och kognitiva funktionsnedsättningar. Teamet har dessutom nyttjat företagshälsovårdens expertstöd i frågor som rör arbetsmiljöområdet under året. Verksamhetschefernas teamchef har under året genomgått livs- och karriärplanering med Hjördis Hedin vid GävleDala Företagshälsa, deltagit i Chefsdagarna personlig assistans som Conductive arrangerade under 2 dagar, Expo HR, Rikskonferens för bransch personlig assistans samt Ifa debattforum och rådsmöte. VD och Vice VD har som vanligt funnits representerade på IfAs rådsmöten och debattforum samt vid Vårdföretagarnas aktiviteter för bransch personlig assistans. Allt för att hålla sig uppdaterade om senaste nytt inom verksamhetsområdet. VD har dessutom deltagit i konferenserna Livets möjligheter, Chefsdagarna personlig assistans mm. Vice VD gick Ottsjöakademins UGL-utbildning under vecka 40. UGL står för Utveckling av Grupp och Ledare. Det övergripande syftet med UGL är att utveckla förmågan att förstå och att hantera situationer av gruppdynamisk och mellanmänsklig karaktär i vardags- och arbetsliv
Investeringar Inga större investeringar har gjorts under verksamhetsåret. Det som prioriterats är några ombyggnationer för att lokalen i Gävle bättre skulle passa våra behov. Bland annat har vi investerat i en tillgänglig och mer funktionell reception. Övriga kund- och personalfrämjande insatser Under 2012 fattade ledningsgruppen ett principiellt beslut om att erbjuda personliga assistenter deltagande i reflektionsmöten. Tidigare har regelrätt handledning erbjudits men upplevelsen är att vi många gånger skjuter över målet med den typen av stöd. Möjlighet till reflektion är dock något som efterfrågas och behövs inom assistentyrket. Under 2014 hade vi 16 reflektionsgrupper igång och utvärderingarna visade att detta är ett uppskattat forum som komplement till personalmöten. Regelrätt handledning erbjuds numera enbart till personliga assistenter som behöver krisstöd. Under året behövdes inga sådana insatser För att tillgodose anhöriga assistenters behov av reflektion har vi fortsatt med och utvecklat nätverket för anhöriga under året. Syftet med träffarna har varit att ge deltagarna fortlöpande information och utbildning som de kan behöva i sina olika roller samt möjlighet att träffa andra i liknande situation och i någon mån påverka samhällsutvecklingen. Deltagande i nätverket är som tidigare frivilligt och vi har haft ett tiotal träffar under året. Under 2014 har träffarna förutom möjlighet till reflektion och samvaro innehållit inslag av samtal som besök av och dialog med verksamhetsområdescheferna för barn- och ungdoms samt vuxenhabiliteringen i Gävleborg och representanter från Landstingsstyrelsen. Tillsammans såg de stå-uppföreställningen i FADERN, sonens och försäkringskassans namn med Eric Löfenthal. Året avslutades med att de tillsammans såg en filmad föreläsning med Elaine Johansson om "Möjligheter att leva ett gott liv som vuxen" och fick besök av en förälder som bidrog med sina erfarenheter av att flytta väldigt långt ifrån sitt flerfunktionshindrade vuxna barn. Vid utvärderingen av årets verksamhet gav deltagarna forumet högsta betyg även om det fortfarande förhåller sig så att nätverket sällan gästas av anhöriga/föräldrar till de yngre barnen. Vår kund- och personaltidning ReKoH har getts ut fyra gånger under året. Det har visat sig att den tryckta pappersversionen är den mest använda även om en del väljer att läsa den på internet eller båda delarna. Såväl kunder som anställda tycker att det är värdefullt att OP Assistans har en egen tidskrift. En förbättring som vi gjort under året är att den numera går att få uppläst via vår webbsida. En åtgärd som vi hoppas kommer att underlätta för såväl kunder som medarbetare med läshinder. Våren 2012 startade OP Assistans KaSam-projekt. Namnet är delvis lånat från begreppet KASAM som myntades av A. Antonovsky och står för Känsla Av
SAMmanhang. Antonovsky visade att ju högre KASAM en person upplever desto bättre är individens hälsa och förmåga att klara utmaningar. I vårt fall betyder KaSam Kunder och assistenter i Samverkan men projektet syftar bland annat till att öka känslan av sammanhang för såväl kunder som assistenter. Detta uppnås genom att projektet underlättar för kunder att utöka sina sociala nätverk, ger dem möjlighet att ingå i en grupp utanför skola, arbetsliv eller daglig verksamhet och bidrar till att de provar på nya aktiviteter. Samtidigt syftar projektet till att personliga assistenter, som ofta arbetar ensamma i kundens bostad, i ökad utsträckning får möjlighet att möta kollegor i naturliga sammanhang. En sekundär effekt av KaSam-projektet är att det bidrar till att driva på samhällsutvecklingen ur ett tillgänglighetsperspektiv. OP Assistans roll i projektet är att avsätta personella resurser till planering av aktiviteter. Kunderna står själva för de privata kostnader som uppkommer i samband med aktiviteter såsom inträden, måltider och liknande. Under 2014 har KaSam-projketet arrangerat ett 20-tal aktiviteter som innehållit allt ifrån en dag på stallet i Ockelbo till Vårruset i Gävle. Årets kundträff hölls i strålande solsken på Furuviksparken och de som ville stannade kvar på kvällens konsert med Stiftelsen. Även i år hade vi personalträffen på Maxim. Den här gången var temat rörelseglädje och vi fick tillsammans prova på Linedance. Året avslutades med att samtliga kunder och anställda bjöds på vårt traditionella julbord på Scandic Hotel Väst i Gävle söndagen den andra advent. Betydelsefulla omvärldsfaktorer Inga större lagändringar som påverkar vår verksamhet har trätt i kraft under året. Däremot har försäkringskassan skärpt kraven på och kontrollen av de personliga assistenternas genomsnittliga arbetstid vilket har inneburit en hel del insatser i form av information till och dialog med kunder och anställda. Försäkringskassan har även aviserat att de avser införa efterskottsutbetalning av assistansersättningen. Enligt vår analys innebär en sådan förändring en fördröjning av intäktsflödet på 1-2 månader. Enligt våra beräkningar kommer att handla om ett likviditetstapp på någonstans mellan 9-18 miljoner. Medel som vi i värsta fall kan behöva låna för att kunna betala ut löner i tid. Vi har därför vidtagit en del förberedande åtgärder för att klara omställningen om eller när de väljer att genomföra den föreslagna förändringen. Efter valet 2014 som innebar regeringsskifte i landet stod det också klart att den rabatterade arbetsgivaravgift som gällt för ungdomar i åldern 16 24 år under de senaste åren kommer att reduceras. Det är dock oklart när och i vilken omfattning detta kommer att ske. Riksdagen beslutade i december 2014 om oförändrad arbetsgivaravgift för unga till och med april 2015. Om rabatten försvinner helt kommer det att påverka
bolaget avsevärt. Utan nuvarande nedsättning av arbetsgivaravgift hade bolagets kostnader ökat med knappt 1,3 miljoner under 2014. Som grädde på moset kan vi konstatera att regeringen fastställde assistansersättningens timbelopp för år 2015 till 284 kr per timme. Den nya ersättningen innebär en ökning med 4 kr eller 1,4 procent, vilket är den lägsta höjningen någonsin och knappt täcker den avtalade löneförhöjningen för de personliga assistenterna under 2015. Enligt regeringens budget del 9 Hälsovård, sjukvård och socialomsorg (sid 179-180) beror den lägre uppräkningen på att det inför beslutet av 2014 års timschablon framkom att den del av schablonen som avser administration, kompetensutveckling och assistansomkostnader m.m. (de s.k. övriga kostnaderna) var för högt beräknad i förhållande till Försäkringskassans allmänna råd. Detta konstaterande grundar sig dock på några av de utredningar som gjorts av assistansersättningens ersättningsnivå och konstruktion under de senaste åren. Dessa har fått kritik från många håll och anses vara bristfälliga och i vissa fall bygga på felaktiga uppgifter. Funktionshinderrörelsen menar att en sänkning av assistansersättningen kommer att försämra de assistansberättigades självständighet och självbestämmande. Vårdföretagarna anser att kvaliteten i personlig assistans kommer att försämras och SKL, Sveriges kommuner och Landsting anser att assistenternas anställningsvillkor kommer att försämras. Källa: http://assistanskoll.se/20140224-kritik-motutredningen-om-timbeloppet.html Väsentliga händelser efter räkenskapsårets utgång Resultatutvecklingen har inte förändrats i någon nämnvärd omfattning från räkenskapsårets utgång och fram till senast avstämda månad under 2015. Det enda som förändrats är att assistansersättningen ökat med 4 kronor per faktiskt utförd, godkänd assistanstimme och att det totala antalet produktionstimmar i inledningen av 2015 ligger i genomsnitt 3000 timmar högre per månad jämfört med början av 2014. Ökade produktionstimmar innebär alltid ökade lönekostnader för personliga assistenter men bidrar ändå i inledningen av 2015 till ett ökat resultat eftersom overheadkostnaderna är i det närmaste oförändrade. Senare under 2015 kommer bilden att förändras vartefter de avtalade löneförhöjningarna träder i kraft. För de personliga assistenterna sker detta from 1 juni och för tjänstemännen from 1 juli. Sedan tillkommer den kollektivavtalade höjningen av ersättning för tjänstgöring på sk OB- och jourtid from den 1 september 2015.
Den 25 mars 2015 beslutade riksdagen om nya arbetsgivaravgifter för unga från och med redovisningsperioden maj 2015 en förändring som påverkar bolaget i viss mån. Det faktum att regeringen i vårändringsbudgeten aviserade om att helt slopa ungdomsrabatten i två steg, med början den 1 augusti 2015, förväntas påverka bolagets resultat i mycket större omfattning. Detta innebär sammantaget att vi i dagsläget inte vet säkert hur stora de sociala avgifterna för unga kommer att bli framöver men vi måste räkna med att nedsättningen är helt borta vid 2016 års ingång. Sammantaget ser vi, utifrån de signaler beslutsfattarna sänder ut, stora utmaningar i att även i framtiden kunna erbjuda assistanstjänster av god kvalitet som innehåller alla de nödvändiga ingredienserna. Men vi känner oss beredda att anta utmaningen som i praktiken innebär att vi måste producera fler assistanstimmar inom ramen för befintlig administration. Det kommer att bli tufft men det känns ändå positivt med tanke på att vi under våren 2015 fått allt tätare förfrågningar från assistansberättigade runt om i Gävleborg som är intresserade av att köpa våra tjänster. Gävle 2015-06-11 Pernilla Hålén, VD OP Assistans AB