Vägledning Avrop från statliga ramavtal E-handelstjänst ESV 2011:10
ESV:s handledningar är till stöd för hur föreskrifter och allmänna råd ska tolkas och användas inom områden där ESV är normerande. Datum: 2012-01-18 Dnr: 45-43/2011 ESV-nr: 2011:10 Copyright: ESV Rapportansvarig: Mats Goffhé Publikationen kan laddas ner som tillgänglig PDF och beställas från www.esv.se. Word-formatet kan tillhandahållas via Publikationsservice.
FÖRORD 3
INNEHÅLL Innehåll 1 Inledning... 5 1.1 Bakgrund... 5 1.2 Syfte och mål med vägledningen... 5 1.3 Avgränsningar... 5 1.4 Förutsättningar... 5 1.5 Målgrupp för vägledningen... 6 1.6 Förberedelser... 6 1.7 Frågor... 6 2 De upphandlade lösningarna... 7 3 Avrop genom förnyad konkurrensutsättning... 9 4 Genomförande av avrop... 11 4.1 Sammanställa avropsförfrågan... 13 Fånga alla relevanta delar som behöver finnas i avropsförfrågan... 13 Specificera efterfrågade tjänster i avropsförfrågan... 13 Använd ramavtalens begrepp... 13 Ange vilka optioner som ni efterfrågar... 14 Ange övriga uppgifter av betydelse för avropet... 16 Ange hur priser önskas angivna i anbudet... 17 Ange vikt för de tillåtna utvärderingskriterierna... 17 Ange krav på anbudens giltighetstid... 17 4.2 Skicka avropsförfrågan... 18 4.3 Anbudstid vid förnyad konkurrensutsättning... 18 4.4 Prövning och utvärdering av anbud... 18 4.5 Överprövningsfrist... 19 4.6 Teckna avropsavtal... 19 4.7 Genomför leveransprov och provdrift... 21 4.8 Avropsavtalets giltighetstid... 21 Referenser... 22 4
INLEDNING 1 Inledning 1.1 Bakgrund Ekonomistyrningsverket har upphandlat statliga ramavtal för E-handelstjänst. Ramavtal har tecknats med två leverantörer: Logica Sverige AB samtvisma Proceedo AB. Ramavtalen reglerar vilka villkor som ska gälla vid avrop från ramavtalen. Av ramavtalens avsnitt 1.7 framgår vilka myndigheter och övriga organisationer som kan avropa från ramavtalen. Avrop från ramavtalen görs genom en obligatorisk förnyad konkurrensutsättning, vilket innebär att avtalade leverantörer inbjuds att lämna anbud vid varje myndighets avrop. De villkor som återfinns i ramavtalet utgör tillsammans med de förutsättningar som är specifika för respektive myndighet, underlag för den avropsförfrågan som sänds till ramavtalsleverantörerna inom ramen för den förnyade konkurrensutsättningen. 1.2 Syfte och mål med vägledningen Målet med vägledningen för avrop är att underlätta arbetet för enskilda myndigheter då de gör avrop från ramavtalen. Avsikten är också att höja kvaliteten i de avrop som genomförs genom att förklara ramavtalens uppbyggnad och hur de kan tillämpas. Som komplement till denna vägledning har ESV också tagit fram stöd i form av: Integrationer mellan e-handelstjänst och ekonomisystem, ESV 2011:34 Att avropa tjänster för leverantörsanslutning, ESV 2012:3 ESV publicerar också svar på återkommande frågor inom e-handelsområdet via vår webbplats, se http://www.esv.se/e-handel. 1.3 Avgränsningar Det är viktigt att notera att anskaffningen av IT-stöd, endast utgör en del av arbetet med införande av e-beställningar i staten. I ESV:s stödpaket för e-beställningar (se www.esv.se under rubriken e-handel) beskrivs den totala förändringsprocessen i sex olika faser, varav genomförande av avropet genom förnyad konkurrensutsättning, motsvarar fas 4.2. 1.4 Förutsättningar Observera att genomförande av en förnyad konkurrensutsättning från ESV:s ramavtal för E-handelstjänst förutsätter att den avropande myndigheten har egen kompetens och även etablerade grundläggande rutiner inom upphandlingsområdet för att hantera 5
INLEDNING den förnyade konkurrensutsättningen. Varje myndighet bär själv det fulla juridiska ansvaret för hanteringen i samband med den förnyade konkurrensutsättningen. 1.5 Målgrupp för vägledningen Denna vägledning riktar sig till de personer på myndigheterna som ansvarar för införande av elektroniska beställningar samt till de som är ansvariga för att planera och genomföra avrop från de statliga ramavtalen för E-handelstjänst. Som framgår av avsnittet ovan förutsätts att den avropande myndigheten har tillgång till kompetens inom upphandlingsområdet samt att man har genomfört angivna förberedelser inför avropet och att man noggrant har satt sig in i ramavtalen för E- handelstjänst. Dessa förutsättningar mm bör vara uppfyllda för att man fullt ut ska kunna tillgodogöra sig innehållet i denna vägledning. 1.6 Förberedelser Innan ni tar del av denna vägledning för avrop bör ni ha tagit del av ESV:s stödpaket för e-beställningar avseende (åtminstone) fas 1-4.1. Innan avropet genomförs bör ni noggrant ha studerat denna vägledning för avrop samt även noggrant ha satt er in i samtliga delar av de av ESV tecknade ramavtalen. ESV avråder från att genomföra avrop från ramavtal för E-handelstjänst utan att myndigheten först har genomfört förberedelser motsvarande faserna 1-4.1 i stödpaketet. 1.7 Frågor Frågor rörande avrop kan ställas till e-handel@esv.se. Vi tar även gärna emot förslag till vidareutveckling av vägledningen. 6
DE upphandlade lösningarna 2 De upphandlade lösningarna Ramavtalen erbjuder en paketlösning för hantering av beställnings- och fakturahanteringsprocesser i myndigheten innehållande: IT-stöd för beställnings- och fakturahanteringsprocesser samt, som option, även tjänster för skanning och utskrift av fakturor. Uppsättning av IT-stödet för myndigheten enligt en standardiserad modell, Optioner att få hjälp även med andra delar av införandet av IT-stödet än de som ingår i den standardiserade uppsättningen. Här ingår bland annat integration av det nya IT-stödet med ekonomisystem och vid behov även med andra system, t.ex. upphandlingssystem, samt datamigrering och utbildning. Optioner att vid den förnyade konkurrensutsättningen efterfråga stöd från leverantörerna i det löpande arbetet efter det att E-handelstjänsten har tagits i drift. Det kan handla om t.ex. arbete med administration av elektroniska pris- och produktkataloger. Det IT-stöd som är upphandlat tillhandahålls av effektivitetsskäl enbart som en tjänst över internet (ASP-tjänst) och inte som lokal installation hos myndigheten. Leverantörer E-handelstjänst Myndigheten Affärssystem alt. VAN-tjänst Dator med Internet Partsintegration Leverantörsportal Skanning Beställa varor och tjänster Hantera leverans och faktura Dator med Internet Print Ekonomisystem 7
DE upphandlade lösningarna Priserna i ramavtalen anges i huvudsak som takpriser för de olika i E-handelstjänsten ingående delarna. För några tjänster är dock priserna angivna som fastpriser. Priserna kan användas av er för att kalkylera kommande kostnader för E-handelstjänsten. Observera dock att takpriserna (se prislista i respektive ramavtal) kan sänkas i samband med att ni genomför den förnyade konkurrensutsättningen. Mer om den upphandlade E-handelstjänsten och vad som ingår i denna finns att läsa i kravspecifikationen som återfinns i ramavtalsbilaga 2. Där finns mer detaljerad information om de krav som ESV har ställt på IT-stödet samt om de processer och användningsfall som IT-stödet ska stödja. I respektive ramavtal finns mer detaljerad information om hur respektive ramavtalsleverantör har valt att tillgodose de av ESV ställda kraven. Kraven i förfrågningsunderlagets kapitel 4 har delats in i ett antal kravområden. Att denna uppdelning har gjorts innebär inte att ramavtalsleverantören nödvändigtvis behöver strukturera sin tjänst på motsvarande sätt. Det viktiga är att respektive ramavtalsleverantör tillhandahåller en tjänst som uppfyller de krav som har ställts. 8
AVROP GENOM FÖRNYAD konkurrensutsättning 3 Avrop genom förnyad konkurrensutsättning Avrop från ESV:s ramavtal för E-handelstjänst ska genomföras genom att den avropsberättigade myndigheten genomför en förnyad konkurrensutsättning mellan de antagna ramavtalsleverantörerna. Tillvägagångssättet för hur denna ska gå till framgår av 5 kapitlet i Lagen om offentlig upphandling som utgör underlag för beskrivningen i ramavtalsbilaga 6 Tillvägagångssätt för tecknande av avropsavtal. Den myndighet som avser att avropa E-handelstjänsten ansvarar för att avropet genomförs i enlighet med gällande bestämmelser och i ramavtalet avtalade villkor. Avropsförfrågan kan skickas till ramavtalsleverantörerna sedan ESV i september 2011 meddelade att det är möjligt att avropa från ramavtalen, d v s att alla ställda ska-krav i ramavtalsupphandlingen var uppfyllda. Minsta möjliga avrop från ramavtal är E-handelstjänst omfattande delarna Workflow, Partsintegration, Katalogadministration och Leverantörsportal. Därutöver finns det möjlighet att som option avropa Skanningstjänst och/eller Printtjänst enligt de förutsättningar som anges i ramavtalet. Notera att alla de krav som ni som avropande myndighet har på E-handelstjänsten och som är möjliga att ställa inom ramen för vad ramavtalen medger, måste ställas vid den förnyade konkurrensutsättningen. Det är inte möjligt att ställa tillkommande krav på tjänsten efter det att avropsförfrågan har skickats ut. För att i avropsförfrågan kunna formulera samtliga relevanta krav är det av stor vikt att ni har genomfört ett förarbete, i vilket samtliga relevanta krav på E-handelstjänsten har identifierats och specificerats och vars resultat är brett internt förankrat och baserar sig på dagens och morgondagens behov. Stöd för ett sådant förberedelsearbete finns i stödpaketet fas 1-4.1. Dessa krav måste finnas formulerade i avropsförfrågan och ligga inom de ramar som ramavtalet medger. Om ert förberedelsearbete skulle indikera, att ni har krav som inte ryms inom ramen för de tecknade ramavtalen, bör ni se över möjligheterna att göra ändringar i de aktuella verksamhetsprocesserna och på så sätt ändå kunna använda av ESV upphandlad E-handelstjänst. Alternativet är att ni genomför en egen upphandling. För att framgångsrikt kunna genomföra avrop är det viktigt att ni använder de stödjande dokument och mallar som finns framtagna. Utöver de tecknade ramavtalen är de viktigaste dokumenten ramavtalsbilaga 7 Mall för avropsförfrågan, ramavtalsbilaga 8 Mall för avropsavtal samt denna vägledning för avrop. Vidare finns en mall för anbud avseende prisuppgifter vid den förnyade 9
AVROP GENOM FÖRNYAD konkurrensutsättning konkurrensutsättningen. Dessa mallar utgör tillsammans underlag för framtagning av den fullständiga avropsförfrågan, som sänds till ramavtalsleverantörerna vid den förnyade konkurrensutsättningen. 10
GENOMFÖRANDE AV AVROP 4 Genomförande av avrop I bilden på nästa sida illustreras hur avropet principiellt sett går till. Bilden illustrerar arbetsgången i ett normalfall och på ett övergripande plan. Bilden fångar inte upp specialfall, undantag och detaljer. De olika stegen i arbetsgången har i återstoden av detta kapitel kommenterats på ett antal punkter som har ansetts vara viktiga att lyfta fram. 11
12 Genomförande av avrop
GENOMFÖRANDE AV AVROP A 4.1 Sammanställa avropsförfrågan Fånga alla relevanta delar som behöver finnas i avropsförfrågan Som framgår av bl a ramavtalsbilaga 7, avsnitt 6.1, ska vid avrop i ramavtalet fastställda villkor gälla. Det är alltså mycket viktigt att observera att det inte är tillåtet att ställa villkor och krav utöver det som ramavtalet medger. Som redogjorts för i avsnitt 3 Avrop genom förnyad konkurrensutsättning, är det även viktigt att tänka på att de krav som ni har på E-handelstjänsten och som är möjliga att ställa inom de ramar som ramavtalen medger, måste ställas vid den förnyade konkurrensutsättningen. Det är inte möjligt att ställa tillkommande krav på tjänsten efter det att avropsförfrågan har skickats ut. Specificera efterfrågade tjänster i avropsförfrågan Efter det att ni har identifierat era behov behöver ni omsätta dessa i form av efterfrågade tjänster i avropsförfrågan. I mallen för avropsförfrågan (se ramavtalsbilaga 7) avsnitt 7.2 Efterfrågade tjänster beskriver ni samtliga de tjänster som den förnyade konkurrensutsättningen ska omfatta. I och med att alla avrop från ramavtalen ska föregås av en förnyad konkurrensutsättning är det viktigt att tänka på att ni i avropsförfrågan täcker in alla de tjänster som ni kommer att behöva under tiden för avropsavtalet. Innan ni genomför avropet, behöver ni ha utfört ett noggrant förberedelsearbete, så att ni i avropsförfrågan tydligt kan specificera och kvantifiera de tjänster som avropsförfrågan omfattar. Alla prispåverkande faktorer för hela perioden som avropsavtalet avses gälla, inklusive optioner, ska finnas med i avropsförfrågan. Vad gäller vissa tjänster, till exempel konsulttjänster, där den exakta omfattningen inte går att fastställa på förhand, ska ni presentera en väl underbyggd bedömning i avropsförfrågan (se vidare nedan). Använd ramavtalens begrepp I ramavtalsbilaga 1 återfinns ett antal definierade begrepp. Syftet med att använda definierade begrepp är att säkerställa en enhetlig tolkning av krav, förutsättningar m.m. under ram- och avropsavtalens hela giltighetstid. Det är därför nödvändigt och av stor vikt att dessa begrepp används redan i avropsförfrågan med den innebörd som dom har getts i ramavtalsbilaga 1. 13
GENOMFÖRANDE AV AVROP Ange vilka optioner som ni efterfrågar I avropsförfrågan finns möjlighet att efterfråga optioner för specifika tilläggstjänster. Se mallen för avropsförfrågan (ramavtalsbilaga 7), avsnitt 7.2, angående vilka optioner som är möjliga att avropa. Dessa sammanfattas och kommenteras nedan. Flertalet av optionerna ställer krav på att ni i avropsförfrågan lämnar noggranna beskrivningar av de myndighetsspecifika förutsättningar som gäller för optionerna. Är beskrivningarna inte rättvisande eller ofullständiga ökar risken för att ramavtalsleverantörerna lämnar pris utifrån felaktiga förutsättningar. För att undvika missförstånd återfinns i mall för avropsförfrågan (avsnitt 7.3.3) därför en uppmaning till ramavtalsleverantörerna att ställa frågor kring eventuella oklarheter. Option: Integration med myndighets ekonomisystem (mall för avropsförfrågan avsnitt 7.2.3) Denna option är troligen aktuell för samtliga avropare. Ange i avropsförfrågan vilket ekonomisystem (inklusive version eller motsvarande) som används och som integrationen ska ske mot. Beskriv detaljerat vad som ska uppnås i integrationen och lämna alla relevanta förutsättningar. ESV har under hösten 2011 tagit fram vägledningen Integrationer mellan E- handelstjänst och ekonomisystem (ESV 2011:34) som beskriver detta. I denna vägledning finns en mall att använda för att beskriva ekonomisystemet och dess gränssnitt. Option: Myndighetsspecifika anpassningar (mall för avropsförfrågan avsnitt 7.2.4) Som framgår av ramavtalsbilaga 2 avsnitt 2.4 kan följande avropas som myndighetsspecifika anpassningar (option): Myndighetsspecifika anpassningar omfattar en eller flera av följande uppgifter: Integration med Myndighets verksamhetssystem (t.ex. upphandlingssystem). När det gäller integration av ekonomisystem innefattas inte uppgifter specificerade i avsnitt 2.3 ovan. Migrering av hos Myndighet befintlig Information om anslutna leverantörer eller arkiverad Räkenskapsinformation som finns i befintligt system eller tjänst. Integrering och paketering med Myndighets intranät. Integrering med hos Myndighet befintlig extern Skanningtjänst eller Printtjänst. Integrering med hos Myndighet befintlig katalog/register över Användare som Myndighet kan använda. Anslutning av Myndighets varu-/tjänsteleverantörer. Kontroller och toleransnivåer för enskild leverantör eller produktgrupp. Eventuella anpassningar av arbetsflöde och Roller. 14
GENOMFÖRANDE AV AVROP Det är viktigt att ni så noggrant som möjligt i avropsförfrågan specificerar eventuella önskade myndighetsspecifika anpassningar. Beskriv detaljerat vad som ska uppnås och lämna alla relevanta förutsättningar. Tänk på att ramavtalsleverantörerna använder dessa uppgifter för att beräkna uppskattad resursåtgång vilket är underlag för det pris som lämnas i den förnyade konkurrensutsättningen. ESV har under januari 2012 tagit fram en vägledning Att avropa leverantörsanslutning (ESV 2012:3) som beskriver hur avrop kan göras avseende tjänster för leverantörsanslutning. Denna innehåller också en mall för att ange volymer och priser. Option: konsulttjänster (mall för avropsförfrågan avsnitt 7.2.4) Det är viktigt att ni gör bästa möjliga bedömning av konsultbehovet under avropsavtalets hela giltighetstid (inklusive eventuella förlängningsoptioner) för att det ska vara möjligt att göra en rättvisande utvärdering av anbud vid den förnyade konkurrensutsättningen. I bedömningen ska inte ingå det konsultbehov som ingår i specificerade avropade tjänster, till exempel myndighetsspecifika anpassningar och integration mot ekonomisystem. Exempel på vad som kan efterfrågas under denna rubrik framgår av svaren på frågor ställda till ESV under ramavtalsupphandlingen: Tjänster knutna till katalogadministration, d.v.s arbete med att under perioden för avropsavtalet hålla kataloger uppdaterade 1. Framtagande och implementering av kundspecifik konverterare 2. Etablering av routing. Inregistrering av uppgifter i det interna registret 3. Utbildning relaterad till E-handelstjänsten och dess införande 4. Option: övriga tjänster: printtjänst, skanningtjänst (mall för avropsförfrågan avsnitt 7.2.6) Observera att det inte är möjligt att enbart avropa en eller flera av dessa optioner utan att samtidigt avropa E-handelstjänsten 5. 1 Se frågor och svar ramavtalsupphandling E-handelstjänst: fråga 33. 2 Se frågor och svar ramavtalsupphandling E-handelstjänst: fråga 60. 3 Se frågor och svar ramavtalsupphandling E-handelstjänst: fråga 131. 4 Se frågor och svar ramavtalsupphandling E-handelstjänst: fråga 146. 5 Se frågor och svar ramavtalsupphandling E-handelstjänst: fråga 1. 15
GENOMFÖRANDE AV AVROP Ange övriga uppgifter av betydelse för avropet Under rubriken 7.2.7 Övriga uppgifter specifika för Avropet anger ni för avropet specifika omständigheter som inte nämns på något annat ställe i avropsförfrågan och som kan antas ha väsentlig påverkan på utformningen av ramavtalsleverantörernas anbud. I mallen för avropsförfrågan nämns nedanstående punkter vilka utgör exempel på sådana omständigheter: Specifikation av leveranstid för E-handelstjänster och övriga efterfrågade tjänster. Uppgift om funktioner i E-handelstjänsten ska delas upp i flera delleveranser med specifikation av innehållet i respektive delleverans. Uppgift om optioner är preliminär och vid vilken tidpunkt meddelande lämnas om dessa kommer att användas. Angående myndighetens och ramavtalsleverantörernas rättigheter och skyldigheter vad gäller leveranstid avseende E-handelstjänsten (översta punkten ovan), se ramavtalsbilaga 8: Mall för avropsavtal avsnitt 8.17. Vad gäller optioner (nedersta punkten ovan) kan följande sägas: Ett antal av de tjänster som ingår i ramavtalen utgör optioner, som ni som avropande myndighet har möjlighet, men inte skyldighet, att inkludera i den förnyade konkurrensutsättningen. Ni anger i avropsförfrågan de optioner i ramavtalet som ni vill inkludera i den förnyade konkurrensutsättningen. En option kan ingå som en del av det åtagande som ni avropar men kan också utgöra en option i avropsavtalet. En myndighet som exempelvis avropar skanningstjänst kan alltså ange att tjänsten ska utgöra en option i avropsavtalet och därmed tas i anspråk först om och när myndigheten lämnar meddelade om detta till den leverantör som avropsavtal tecknats med. Exempel på några ytterligare förutsättningar som kan behöva redovisas under denna rubrik är: Myndighetens säkerhetsanvisningar (se avropsavtalets avsnitt 8.31 och 8.49). Förutsättningar i de fall avropande myndighet är skyldig att tillämpa lagar och förordningar som styr säkerhetsskyddade upphandlingar. 16
GENOMFÖRANDE AV AVROP Ange hur priser önskas angivna i anbudet Anbudsgivarna (ramavtalsleverantörerna) ska i sina anbud inom ramen för den förnyade konkurrensutsättningen lämna priser på det sätt som stadgas i ramavtalsbilaga 7, Mall för avropsförfrågan. Det totala priset i respektive ramavtalsleverantörs anbud består av olika delar där ramavtalsleverantören har möjlighet att lämna ett lägre pris än de i ramavtalet angivna takpriserna, medan priser angivna som fastpris i ramavtalet inte får ändras vid den förnyade konkurrensutsättningen. Be i avropsförfrågan ramavtalsleverantörerna att använda Excelmallen [Mall för prislista e-handelstjänst.xls] för att ange de prisuppgifter som ingår i deras anbud. Mallen finns på ESV:s webbplats: http://www.esv.se/amnesomraden/ramavtal-och-upphandling/statligaramavtal/ramavtal-e-handelstjanst/ Under avropsavtalets giltighetstid (se ramavtalet avsnitt 1.15) gäller endast sådana prisjusteringar, som framgår av sådant tilläggsavtal som har tagits fram av ESV (publiceras på ESV:s webbplats ). Ange vikt för de tillåtna utvärderingskriterierna För att det ska vara möjligt att utvärdera anbuden vid den förnyade konkurrensutsättningen på ett sätt som uppfyller lagstiftningens och ramavtalets krav måste ni i avropsförfrågan (avsnitt 7.6 Utvärderingskriterier) specificera vilken inbördes vikt ni vill använda vid avropet för de tre möjliga utvärderingskriterierna: Totalpris för Avropet [Vikt i procent] (20-70 procent) Uppfyllande av bör-krav [Vikt i procent] (10-50 procent) E-handelstjänstens användbarhet [Vikt i procent] (10-50 procent) Observera att ni i avropsförfrågan ska ange exakta procentsatser vad gäller utvärderingskriteriernas inbördes vikt och att procentsatserna ska ligga inom de intervall som redovisas (se ovan). Det är inte möjligt för avropande myndighet att ange ett intervall. Summan av utvärderingskriteriernas vikt ska alltid vara 100%. Det är inte möjligt att använda andra utvärderingskriterier än de som anges i ramavtalet (se ovan) för att utvärdera anbuden. Under avsnittet Prövning och utvärdering av anbud nedan framgår hur anbud ska utvärderas inom ramen för den förnyade konkurrensutsättningen. Ange krav på anbudens giltighetstid Giltighetstidens längd för anbud påverkas av hur omfattande arbetet är för att kontrollera att kraven är uppfyllda och för att genomföra utvärderingen. Till detta 17
GENOMFÖRANDE AV AVROP B kommer att en förnyad konkurrensutsättning kan bli föremål för överprövning. I normalfallet bör giltighetstiden ligga inom intervallet 6-8 månader. Ange hur lång anbudens giltighetstid ska vara i mallen för avropsförfrågan (ramavtalsbilaga 7), avsnitt 7.4.2 Anbudets giltighetstid. 4.2 Skicka avropsförfrågan I ramavtalsbilaga 7 Mall för avropsförfrågan, avsnitt 6.1 anges: Avropande Myndighet skickar en Avropsförfrågan till aktuella avtalade Leverantörer för komplettering av villkoren i Ramavtalet enligt de förutsättningar som anges i ramavtalsbilaga 7, Mall för Avropsförfrågan, E- handelstjänst. Den förnyade konkurrensutsättningen av ramavtalen genomförs i övrigt enligt de förutsättningar som framgår av denna punkt 6.1 och bestämmelserna i 5 kap 7, lagen (2007:1091) om offentlig upphandling. Detta innebär att samtliga ramavtalsleverantörer ska erhålla avropsförfrågan. Avropsförfrågan skickas till de e-postadresser för respektive ramavtalsleverantör som finns angivna på ESV:s webbplats: http://www.esv.se/amnesomraden/ramavtal-ochupphandling/statliga-ramavtal/ramavtal-e-handelstjanst/ C 4.3 Anbudstid vid förnyad konkurrensutsättning I normalfallet bör anbudstiden vid ett avrop vid den förnyade konkurrensutsättningen inte understiga 30 kalenderdagar. Vid fastställande av anbudstidens längd bör alltid hänsyn tas till förhållandena i det specifika fallet. Detta kan innebära att om till exempel mer komplexa myndighetsspecifika anpassningar efterfrågas, kan det vara lämpligt att använda en längre anbudstid. Sista anbudsdag anges i mall för avropsförfrågan avsnitt 7.3.2 Inlämnande av anbud. D 4.4 Prövning och utvärdering av anbud I avsnitt 7.5-7.8 i ramavtalsbilaga 7 Mall för avropsförfrågan beskrivs hur utvärdering av anbud ska gå till inom ramen för den förnyade konkurrensutsättningen. Ta noggrant del av dessa avsnitt. Några kommentarer till avsnitt 7.7.4 Beräkningsmodell: A i formeln ( Offererat pris vid förnyad konkurrensutsättning ) utgör det totala priset i den aktuella leverantörens anbud för allt som ingår i avropet under hela avropsavtalsperioden inklusive eventuella optioner, d.v.s. även sådana optioner som ni vid avropstillfället ännu inte har bestämt er för om ni kommer att utnyttja eller ej. 18
GENOMFÖRANDE AV AVROP B i formeln ( Uppnått betyg för utvärderingskriteriet bör-krav ) är uppnått (ej viktat) betyg för utvärderingskriteriet bör-krav i ramavtalsupphandlingen för den aktuella ramavtalsleverantören. Ni ska här använda det värde som framgår av respektive ramavtal. C i formeln ( Uppnått betyg för utvärderingskriteriet användbarhet ) är uppnått (ej viktat) betyg för utvärderingskriteriet användbarhet i ramavtalsupphandlingen för den aktuella ramavtalsleverantören. Ni ska här använda det värde som framgår av respektive ramavtal. Det anbud som uppfyller alla ställda krav och som har det lägsta utvärderingspriset ( E Utvärderingspris i formeln) ska tilldelas kontrakt. E F 4.5 Överprövningsfrist Observera att eftersom ramavtalsupphandlingen påbörjades före den 15 juli 2010, ska vid den förnyade konkurrensutsättningen de regler om överprövning tillämpas, som gäller enligt Lagen om offentlig upphandling före detta datum, även om den förnyade konkurrensutsättningen sker efter detta datum (se http://www.kkv.se/t/page 5980.aspx och http://www.kkv.se/t/page 6328.aspx för mer information). Detta innebär att tidigare praxis om tio kalenderdagars överprövningsfrist ska tillämpas. De nya reglerna om avtalsspärr (se http://www.kkv.se/t/page 5970.aspx) anses därmed inte vara tillämpliga för de förnyade konkurrensutsättningar som görs med stöd av detta ramavtal. 4.6 Teckna avropsavtal Använd ramavtalsbilaga 8 Mall för avropsavtal för att upprätta avropsavtal med den ramavtalsleverantör som tilldelats kontrakt. Denna mall finns publicerad som separat dokument på ESV:s webbplats. Se kommentarer nedan rörande vissa speciella avsnitt i avtalsmallen. Avsnitt 8.7 Avropsavtalsansvariga: Det är viktigt att dessa namn hålls aktuella under hela avropsavtalets giltighetstid. Notera även vad som sägs i avsnitt 8.15 angående utbyte av personal. Avsnitt 8.9 E-handelstjänstens standardfunktioner: Detta innebär att ni har rätt att utnyttja alla de funktioner som ingår i den avtalade tjänsten, utan tillkommande kostnad. Avsnitt 8.15 Personal och utbyte av personal: Här skall anges namn för personal i de kompetensområden som framgår av ramavtalsbilaga 3 Krav på Leverantör. Enbart personal som redovisas i ramavtalet och i av ESV eventuella framtagna tilläggsavtal (se http://www.esv.se/amnesomraden/ramavtal-ochupphandling/statliga-ramavtal/ramavtal-e-handelstjanst/ ) får anges. Eftersom 19
GENOMFÖRANDE AV AVROP G utbytt personal redan finns redovisad i ett av ESV framtaget tilläggsavtal, behöver ni som avropande myndighet inte upprätta egna tilläggsavtal. Avsnitt 8.16 Leveransvillkor: Med tillkommande konsultarbete avses myndighetsspecifika anpassningar enligt avropsförfrågans avsnitt 7.2.4 och konsulttjänster inklusive utbildning enligt avropsförfrågans avsnitt 7.2.5. Avsnitt 8.17 Leveranstid: Ange i förekommande fall leveranstid för varje vid avropstillfället känd och i avropsavtalet ingående delleverans. För de optioner som eventuellt avses att tas i anspråk senare, behöver leveranstiden ej anges i avropsavtalet. Avsnitt 8.17 Leveranstid: Varje delleverans ska kontrolleras genom leveransprov och därefter ska leveransgodkännande lämnas efter det att kravuppfyllnaden har verifierats. Avsnitt 8.17 Leveranstid: Som framgår av texten i detta avsnitt ska leverans av E-handelstjänsten ske inom sju kalendermånader. Ramavtalsleverantören har ingen skyldighet att leverera snabbare. Dock har ramavtalsleverantören en möjlighet att leverera tidigare. För att ni ska kunna planera införandet av E- handelstjänsten, kan ni i avropsförfrågan ställa frågan om när ramavtalsleverantören kan leverera. Observera dock (viktigt!) att denna information inte får beaktas i samband med prövning och utvärdering av anbuden vid den förnyade konkurrensutsättningen. Avsnitt 8.35 Avstämningsmöten: Säkerställ att detta blir en rutin från och med avtalsstarten och under hela avropsavtalets giltighetstid. Avsnitt 8.47 Avropsavtalsbilaga 1, Ramavtal med tillhörande bilagor: Notera att ramavtalsbilagor enligt avropsavtalets avsnitt 8.47 ska biläggas avropsavtalet såsom avropsavtalsbilaga 1. Avsnitt 8.48 Avropsavtalsbilaga 2, Projektplan: Leverantören ska utifrån uppgifterna i avropsförfrågan i sitt anbud redovisa en projektplan för avtalat avrop, som dokumenterar hur man avser att genomföra leveransen. Redovisningen ska lämnas i form av en skriftlig schematisk plan baserad på de krav som avropsförfrågan anger. Planen ska utformas så att den kan användas som utgångspunkt vid genomförande av avtalat avrop. Projektplanen ska successivt uppdateras för att dokumentera ömsesidigt överenskomna förändringar inom givna ramar. Projektplanen ska ingå i avropsavtalet (bilaga). Avsnitt 8.49 Avropsavtalsbilaga 3, M-namns säkerhetsanvisningar: Denna avropsavtalsbilaga ska formuleras utifrån de förutsättningar som har angivits av myndigheten i avropsförfrågan. Tillkommande förhållanden efter det att tilldelningsbeslut lämnats och avropsavtal tecknats behöver ej beaktas. Se även Ramavtalsbilaga 8: Mall för Avropsavtal, E-handelstjänst avsnitt 8.31 samt även kommentar i denna vägledning för avrop i anslutning till Ramavtalsbilaga 7: Mall för Avropsförfrågan, E-handelstjänst avsnitt 7.2.7. 20
GENOMFÖRANDE AV AVROP 4.7 Genomför leveransprov och provdrift För att säkerställa att den i avropsavtalet överenskomna tjänsten verkligen också levereras, är det av största vikt att ni fullt ut genomför leveransprov och provdrift i enlighet med det som anges i avropsavtalets avsnitt 8.20 Leveransprov och 8.21 Provdrift. Erfarenheten visar att eventuella misstag i detta skede oftast är mycket svåra eller omöjliga att rätta till i efterhand. Dessa aktiviteter är alltså mycket viktiga och behöver planeras noggrant och genomföras på det sätt som ramavtalet och avropsavtalet anger. Detta skapar gynnsammast möjliga förutsättningar för att säkerställa att samtliga ställda krav är uppfyllda. Observera att det är ni (myndigheten) och inte ramavtalsleverantören som ansvarar för att planera och genomföra leveransprov. Om leveransen är uppdelad i två eller flera olika delleveranser ska leveransprov och provdrift genomföras för varje delleverans. Godkänn inte leveransen förrän uppfyllnaden av ställda krav är verifierad genom leveransprov! Leveransförsening inträffar om den verkliga leveransdagen infaller senare än den avtalade leveransdagen, se Mall för avropsavtal avsnitt 8.22. Om lösningen efter det att leveransgodkännande lämnats inte fungerar som det är tänkt kan det handla om fel eller brist i ramavtalets mening, se vidare bl.a. avsnitten 8.25-8.28 i Mall för avropsavtal. Se även definitionen av Fel i ramavtalsbilaga 1 Definitioner. Observera vad gäller avsnitt 8.28 Ersättning vid brister i Avropad E- handelstjänst att ni inte har rätt att efterskänka ersättningar vid brister. Använd projektledaren hos ramavtalsleverantören vid problem under projektfasen. H O Vänd er till ramavtalsleverantörens support efter leveransgodkännande. 4.8 Avropsavtalets giltighetstid Den sammanlagda tiden för avropsavtalets giltighetstid, inklusive förlängningsoptioner, är högst åtta år räknat fr o m tidpunkten för ert leveransgodkännande, se ramavtalsbilaga 8, avsnitt 8.6 avropsavtalets giltighetstid. Normalt är det bättre att inledningsvis teckna avropsavtal för några år, och att vid behov utnyttja förlängningsoptionerna, än att redan från början teckna avropsavtal för många år. 21