Ålands gymnasium Utfärdat: 06.02.2012 Reviderat: Sjöfartsprogrammets kvalitetshandbok Version: 1 Utgiven av: Kvalitetsansvarig Dok. Nr. Del III - 2.06 Sidan 1 av 12 Godkänd av: Styrelsen Intern kvalitetsrevision läsåret 2005-2006 Innehåll Intern kvalitetsrevision läsåret 2005-2006... 2 Skolans kvalitetssystem... 2 Utvärderingens utförande... 2 Januari-mars internrevision 2006... 3 Utförande av 2006 års interna revision... 3 Kontroll av tidigare revisioner Del III... 3 Genomgång av beskrivningar som finns i kvalitetshandboken Del I & Del II... 3 Konstaterade följande åtgärdsprogram för kvalitetshandboken Del 1 (Intranät t.o.m. flik 11). 4 Del I... 4 Följande åtgärdsprogram för kvalitetshandboken del I & II kvalitetshandbokspärmen... 5 Del I... 5 Del II... 5 Enkät till de anställda vid ÅSSK för att undersöka hanteringen av kvalitetshandboken.... 7 Svaren på enkäten fördelades enligt följande bland 19 inlämnande svar:... 8 Fråga 2: På skolan finns ett kvalitetssystem med tillhörande kvalitetshandbok som är indelad i tre delar. Vad innebär det att skolan har en kvalitetshandbok?... 8 Fråga 3: I kvalitetsboken kan man hitta olika informationer. Du har sökt information från kvalitetshandboken om... 9 Fråga 4: Du har använt kvalitetshandboken... 9 Fråga 5: Om Du ej har använt kvalitetshandboken. Vad är då orsaken?... 10 Fråga 6: Har du kontrollerat att kvalitetsbokens innehåll är rättat i enlighet med senaste årets revisions-rapport på skolans intranät?... 11 Fråga 7: Har Du någon uppfattning eller speciella kommentarer om/till kvalitetshandboken?11 Konklusion... 12 Sammanställd och utförd av Johan och Clas-Folke Hansen, ÅSSK våren 2006.
Utfärdat: XX.XX.2012 Version: 1 Sidan 2 av 12 Intern kvalitetsrevision läsåret 2005-2006 Skolans kvalitetssystem Utvärderingen av kvalitetssystemet syftar till att utveckla och upprätthålla rutiner vid Ålands sjömansskola. Målsättningen är således att utveckla utbildningens kvalitet enligt gällande regelverk. Utvärderingens utförande Utvärdering av elevers studieresultat Kursledare inför förbättringar enligt provresultat och frågeformulär Ledningsgruppen följer verksamheten och bevakar tillämpningarna Under höstterminen görs enkätundersökning bland studerande Under januari-mars görs en internrevision av två av direktionen utsedda personer som granskar kvalitetssystemets tillämpning Vid läsårets slut gör lärarkollegiet en egen utvärdering Vart 3 år görs en återkoppling riktad till yrkeslivet Protokollutslag skall tilldelas kvalitetsansvarig. Kvalitetsansvarig Rektor Direktion - Utöver detta godkänner direktionen läroplaner. - Utomstående utför auditeringar och revisioner vart femte år. Intern kvalitetsrevision läsåret 2005-2006 utförd av Clas-Folke Hansen och Johan Hansen. 2
Utfärdat: XX.XX.2012 Version: 1 Sidan 3 av 12 Januari-mars internrevision 2006 Den interna revisionen 2006 gjordes och sammanställdes enligt ÅSSK:s kvalitetshandbok del 1 Flik 11 Dok. Nr. 11.00 punkt 2 av Direktionen valda personer Johan och Clas-Folke Hansen. Den interna revisionen skall främst granska hur kvalitetssystemet tillämpas i relation till kvalitetshandboken. Utöver detta ville vi skapa en överblick över skolans kvalitetssystem bland de anställda, och samtidigt lyfta fram en diskussion om rutiner, oklarheter samt sårbara punkter. Detta skulle implementeras i verksamheten och leda till förbättringar för hela utbildningssystemet och vara riktgivande för anställda och elever. Utförande av 2006 års interna revision Kvaliteshandboken håller på att uppgraderas till ett för lärarna mer tillgängligt styrdokument, då den till vissa delar skall läggas ut på skolans intranät. Detta medförde att vi beslöt lägga upp granskningen enligt följande: Genomgång och kontroll av kvalitetshandbokens del 1 och 2 funna på skolans intranät. Genomgång av kvalitetshandbokens beskrivningar i del 1 och 2 inkluderande anmärkningar från tidigare års revisioner (i del 3) av kvalitetshandboken. Enkät till de anställda vis ÅSSK om hanteringen av kvalitetshandboken. Kontroll av tidigare revisioner Del III Kvalitetshandboken är inne i en uppgraderingsfas där de viktigaste dokumenten överförs till åtkomst via skolans intranät. en visar att vissa delar kvarstår sedan tidigare år och det är känt att uppgradering pågår. Vissa tidigare påpekanden kommer att bli åtgärdade senare. En grundligare kontroll av del 1 och 2 ingår i detta revisionsarbete varför ingen separation gjordes i utvärderingsarbetet mellan årets och tidigare års utvärderingar. Genomgång av beskrivningar som finns i kvalitetshandboken Del I & Del II Innehållet i kvalitetshandbokens Del 1 och 2 granskades och jämfördes med intranätversionen. Vissa felaktigheter upptäcktes. Intern kvalitetsrevision läsåret 2005-2006 utförd av Clas-Folke Hansen och Johan Hansen. 3
Utfärdat: XX.XX.2012 Version: 1 Sidan 4 av 12 Konstaterade följande åtgärdsprogram för kvalitetshandboken Del 1 (Intranät t.o.m. flik 11) Del I Flik 1 Dok. nr. 1.00 Flik 5 Dok. nr. 5.00 Flik 7 Dok. nr. 7.00 Flik 8 Dok. nr. 8.00 Flik 8 Dok. nr. 8.00 Flik 8 Dok. nr. 8.02 Flik 8 Dok. nr. 8.3.2. Flik 8 Dok. nr. 8.3.3 Flik 8 Dok. nr. 9.5.10 Flik 8 Dok. nr. 10.00 Läroplaner för vaktmaskinmästare och elektriker finns på tvenne ställen enligt förteckningen. Likaså är fallet med fartygsmekaniker som inte mer finns. Dokument nr 8.2 saknas trots att det finns i innehållsförteckningen. Originalet bör finnas i skolans arkiv. Där fanns endast ett sedan många år orättat exemplar. Vidare sägs det att ett exemplar skall finnas i studerandes bokhylla. Var finns denna bokhylla som de studerande skall ha tillgång till och som dokumenten finns på? På sid. 2. Står att läsa att skolan arrangerar bl.a. brandkurser. Dessa köps in av räddningsverket! På sid. 1. sägs det att gårdskarlar och vaktmästare jämte gårdkarlsassistent är delad med högskolan resp. vårdinstitutet. Detta arrangemang har ändrats. På sid. 3. Ansvarar verkligen hälsovårdaren för utrustning som används i FRK första hjälp trots att en annan person håller kurserna? Står det att Fartygsmästaren ansvarar för m/s Utö. Detta borde istället vara skolfartyget. Vidare har Sture Snällström och Ove Magns bytt arbetsgivare. Leif Lindman och Leif Ahlqvist bör inte finnas med i listan då tjänsterna köps in av Ålands sjömansskola från Sjösäkerhetscentret respektive Brandverket. Det står att plats finns för skolfartyget Utö på södra sidan av brygga. Namnet borde ändras till Michael Sars, det nya skolfartyget. Handlar om hamnen vid Sjösäkerhetscentret och utrustning som inte hör till skolan bör därför tas bort. Berör Sjösäkerhetscentret och bör tas bort. I dokumentet skrivs om driftteknikerns arbetsuppgifter att han även har andra skolor. Detta har ändrats. (Punkterna 7, 8 och 15.) På sid. 1. handlar det om klassföreståndare. Klassföreståndare bör bytas ut mot grupphandledare. Längre ner om slutarbete i 10.6. Detta dokument hittades inte. Intern kvalitetsrevision läsåret 2005-2006 utförd av Clas-Folke Hansen och Johan Hansen. 4
Utfärdat: XX.XX.2012 Version: 1 Sidan 5 av 12 Följande åtgärdsprogram för kvalitetshandboken del I & II kvalitetshandbokspärmen Del I Del II Flik 12 Läroplaner: Flik 1 kap 3 19 Flik 4 Dok.nr 4001 Påbyggnadsstudier till fartygsmekaniker 40 sv. finns inte. Läroplanerna uppdateras samt VSM bifogas. Skolans utbildningsprogram (reglementet för ÅSSK). - Program inom sjöfart bör revideras och kompletteras med utbildningsprogram som saknas. - Grundexamen inom sjöfart (80sv)finns inte mer. - Vaktmaskinmästare, utbildningsprogram saknas. - Vaktstyrman, utbildningsprogram saknas. Dokumentet kursbeskrivningsblankettmall saknas 4003 Mallen för frågeformulärs bör bytas ut till senaste version. Nu är mallen från 1998. - Vaktmaskinmästare resp. vaktstyrman bör införas. 4003.1 Grundexamen inom sjöfart 80 sv. finns inte och texten om inträde till institut justeras. 4003.2 Påbyggnadsstudier till fartygsmekaniker finns inte mer. 4004 Vart 3 år görs en återkoppling riktad till yrkeslivet! När gjordes detta sist? Ingen rapport har kunnat hittas och den bör, enligt kvalitetshandboken, göras var tredje år. 4005 Avgångsbetyg bör moderniseras då vi inte har denna utbildning längre. Personbeteckningen finns på betygmallen, vilket knappast är rätt. Man kan även ifrågasätta om en tidigare elevs fullständiga betyg med vitsord skall läggas ut på detta sätt i en pärm som alla har tillgång till. Flik 5 Utbildningsavtal Utbildningsavtalsblanketten, en existerande person med personnummer, adress och telefon stämmer knappast med lagar och tillämplig praxis. Flik 9.1 Tillämpad förteckning över undervisningspersonal Personuppgifter för skolans personal i undervisning finns i form av en kompetensprofil. Hela kapitlet bör genomgås då det finns föråldrade uppgifter. En motsvarande dokumentsammanställning sköts av kansliet och kanske man här borde hänvisa till den i stället. Det kan knappast vara ändamålsenligt att samma uppgifter sparas på olika ställen. Intern kvalitetsrevision läsåret 2005-2006 utförd av Clas-Folke Hansen och Johan Hansen. 5
Utfärdat: XX.XX.2012 Version: 1 Sidan 6 av 12 Flik 12 undervisningsfaciliteter - Utö är såld! - En förteckning över utomstående tjänster som idag köps in bör sammanställas. T.ex. så köps inte längre sjukvårdskurser. Däremot köps idag brandkurser och kurser från sjösäkerhetscentret. - 3.1.5 Livbåten är såld! - 3.1.8 Brandövningsfältet ingår i brandverkets kvalitetsdokument och kurserna köps in. - Datautrustningen åldras i sådan takt att det är svårt att upprätthålla ett dokument över dem. Flik. 16 Modell för praktikbok saknas! Intern kvalitetsrevision läsåret 2005-2006 utförd av Clas-Folke Hansen och Johan Hansen. 6
Utfärdat: XX.XX.2012 Version: 1 Sidan 7 av 12 Enkät till de anställda vid ÅSSK för att undersöka hanteringen av kvalitetshandboken. Följande frågeformulär skickades till de anställda för returnering efter genomgångna frågor. 1) Jag är Frågeformulär angående intern revision för undersökning av skolans system och mål vid Ålands sjömansskola 2005-2006. a) yrkeslärare på Däck, El eller maskinavdelningen på ÅSSK. b) annan lärare än a). c) anställd vid stödfunktionerna på ÅSSK. 2) På skolan finns ett kvalitetssystem med tillhörande kvalitetshandbok som är indelad i tre delar. Vad innebär det att skolan har en kvalitetshandbok? a) ett styrdokument där vi har våra regler sammanställda. b) en skrift för att tillfredställa skolans revisorer. c) ett styrdokument utfärdat i Helsingfors som begränsar våra rättigheter. d) en av rektorn uppgjord ordningsplan i arbetet för lärarna. 3) I kvalitetsboken kan man hitta olika informationer. Du har sökt information från kvalitetshandboken om a) mall för kursutvärdering. b) lärarens rättigheter/skyldigheter. c) om andra kollegers arbetsuppgifter på skolan. d) annat nämligen 4) Du har använt kvalitetshandboken a) max 1 gång. b) 2-3 ggr. c) 4-6 ggr. d) 7-10 ggr. e) mer än 10 ggr. 5) Om Du ej har använt kvalitetshandboken. Vad är då orsaken? a) jag litar ej på dokumenten i boken. b) jag är ändå insatt då alla dokument behandlas i lärarkollegiet. c) jag har inte funnit behov till det. d) jag är nog för lat för det. e) annat nämligen... 6) Har du kontrollerat att kvalitetsbokens innehåll är rättat efter senaste årets revisionsrapport på skolans intranät? a) ja. b) nej. c) vet ej. 7) Har Du någon uppfattning eller speciella kommentarer om/till kvalitetshandboken? Intern kvalitetsrevision läsåret 2005-2006 utförd av Clas-Folke Hansen och Johan Hansen. 7
Utfärdat: XX.XX.2012 Version: 1 Sidan 8 av 12 Svaren på enkäten fördelades enligt följande bland 19 inlämnande svar: 5 st. eller 26% av de inkomna svaren var av yrkeslärare på Däck-, El- eller Maskinavdelningen vid ÅSSK. 6 st. eller 32% av andra lärare än yrkeslärare. 8 st. eller 42 % jobbar inom stödfunktionerna vid ÅSSK. 9 8 7 6 5 4 3 2 1 0 Yrkeslärare Lärare Övriga Fråga 2: På skolan finns ett kvalitetssystem med tillhörande kvalitetshandbok som är indelad i tre delar. Vad innebär det att skolan har en kvalitetshandbok? 14 svarade att kvalitetshandboken är ett styrdokument där vi har våra regler sammanställda. 1 yrkeslärare ansåg att kvalitetshandboken är en skrift för att tillfredställa revisorerna. 6 5 4 3 Yrkeslärare Lärare Övriga 2 1 0 Styrdockument För revisorer Doc från H:fors Ordningsplan av rektor Intern kvalitetsrevision läsåret 2005-2006 utförd av Clas-Folke Hansen och Johan Hansen. 8
Utfärdat: XX.XX.2012 Version: 1 Sidan 9 av 12 Fråga 3: I kvalitetsboken kan man hitta olika informationer. Du har sökt information från kvalitetshandboken om Bland yrkeslärarna kunde man hitta 2 som använde kvalitetshandboken som mall för kursutvärdering. 2 har sökt om lärarens skyldigheter och rättigheter i den samt 2 har lämnat tomt och enbart varit nyfikna samt letat efter kursinnehåll, läromedel m.m. Bland andra lärare har 1 valt alternativet a) mall för kursutvärdering, 1 har valt b) Lärarens rättigheter /skyldigheter samt 1 har använt kvalitetshandboken för att få svar på frågor som berör andra kollegors arbetsuppgifter på skolan. Bland övriga har 1 använt kvalitetshandboken som mall för kursutvärdering, 3 har kontrollerat lärarens rättigheter/skyldigheter samt 1 har sökt info om andra kollegers arbetsuppgifter på skolan. 3 Yrkeslärare Lärare Övriga 2 1 0 Mall för kursutvärdering Lärarens Rättighet / skyldighet Andra kollegers arbete Annat Inget alternativ Fråga 4: Du har använt kvalitetshandboken Bland yrkeslärarna har 1 sett i kvalitetsboken max 1 gång, 2 har använt den 2-3 ggr, samt 1 har svarat 4-6 ggr. 1 har valt 7 10 ggr. 4 av de övriga lärarna har använt kvalitetshandboken max 1 ggr. 1 har använt den 2-3 ggr. och 1 har markerat rutan för 7-10 ggr. Bland den övriga personalen är det 2 som använt kvalitetshandboken max 1 gång. och 2 har använt den 4-6 ggr. Intern kvalitetsrevision läsåret 2005-2006 utförd av Clas-Folke Hansen och Johan Hansen. 9
Utfärdat: XX.XX.2012 Version: 1 Sidan 10 av 12 4 Yrkeslärare 3 Lärare Övriga 2 1 0 a) max 1 gång. b) 2-3 ggr. c) 4-6 ggr. d) 7-10 ggr. e) mer än 10 ggr. Fråga 5: Om Du ej har använt kvalitetshandboken. Vad är då orsaken? Bara 1 av yrkeslärarna har besvarat frågan med att säga att läraren inte blivit informerad om att det finns en kvalitetshandbok för ÅSSK. 2 av de övriga lärarna har svarat med att de inte funnit behov av att använda kvalitetshandboken. 1 av de övriga har heller inte funnit något behov samt 3 har svarat att de ej haft orsak, vet ej att det finns eller vad den skall användas till samt vet inte om någon bok. 3 2,5 Yrkeslärare Lärare Övriga 2 1,5 1 0,5 0 Litar ej på boken Är insatt vi lärarkollegiet Har ej funnit behov Totalt svarade bara 7 st. eller 37% på denna fråga. Är för lat annat Intern kvalitetsrevision läsåret 2005-2006 utförd av Clas-Folke Hansen och Johan Hansen. 10
Utfärdat: XX.XX.2012 Version: 1 Sidan 11 av 12 Fråga 6: Har du kontrollerat att kvalitetsbokens innehåll är rättat i enlighet med senaste årets revisionsrapport på skolans intranät? 2 av yrkeslärarna har kontrollerat rättningen från förra årets revisionsrapport, 3 har svarat ärligt nej. 6 av övriga lärare har inte kontrollerat om någon rättelse har gjorts i kvalitetshandboken. 4 av de övriga har heller inte brytt sig om att kontrollera någon rättelse. 6 5 4 3 2 1 0 Yrkeslärare Lärare Övriga a) ja. b) nej. c) vet ej. Fråga 7: Har Du någon uppfattning eller speciella kommentarer om/till kvalitetshandboken? Bland de inkomna enkäterna kunde man hitta följande svar på fråga 7: - Ej informerad (vikarie). - Bör marknadsföras bättre för nya lärare. - Varför inte ha kurslitteraturen i kvalitetshandboken. - Kvalitetshandboken bör lyftas fram så att fler skulle känna till den. - Man borde i större utsträckning hänvisa till kvalitetshandboken och använda den på ett annat sätt än vad som görs i dag. Intern kvalitetsrevision läsåret 2005-2006 utförd av Clas-Folke Hansen och Johan Hansen. 11
Utfärdat: XX.XX.2012 Version: 1 Sidan 12 av 12 Konklusion Som synes finns det vissa brister i kvalitetshandboken. Dessa skall dock inte skyllas på någon enskild, utan det förefaller för oss uppenbart att skötseln av kvalitetshandboken kräver en halvtidstjänst för att kunna hållas aktuell. Bara att hålla alla styrdokument från offentliga och styrande instanser med hänvisningar och förordningar är ett gediget arbete. Även informationen om personalen borde vara samlad på ett och samma ställe och därmed finna med som enbart en hänvisning till kansliarkivet. I revisionen framkommer det dock att personalens rutiner varierar avsevärt gällande behovet av kvalitetshandboken och dokumentation. Vissa saknar helt kunskap om kvalitetshandbokens existens. Vid genomläsning har konstaterats att inget finns sagt om yrkesprov för vuxna. Vi är dock osäkra om det skall finnas infört om försöksverksamhet i kvalitetshandboken. Ytterligare kan konstateras att kvalitetssystemets dokumentation är inne i en uppgraderingsfas för att bli mer tydlig och tillgänglig för personalen med syfte att skapa intresse och kunskap om gällande system och därigenom medföra förbättringar. Hur är fallet med skolans personal- och elevguide? Kan inte även den bidra till att tydligare påvisa de viktigaste rutinerna då den är lättillgänglig och, för läraren, en första kontakt med skolans använda system och därmed även finnas bifogad i kvalitetshandboken. Mariehamn den 15 maj 2006 Clas-Folke Hansen Johan Hansen Av direktionen för Ålands sjömansskola utsedda internrevisorer. Intern kvalitetsrevision läsåret 2005-2006 utförd av Clas-Folke Hansen och Johan Hansen. 12