Intern kvalitetsrevision läsåret

Transkript

1 Utfärdat: Version: 1 Sidan 1 av 11 Intern kvalitetsrevision läsåret Innehåll Intern kvalitetsrevision läsåret Skolans kvalitetssystem... 2 Utvärderingens utförande... 2 Januari - mars internrevision Utförande av 2007 års interna revision med enkätsvaren... 3 Kontroll av tidigare revisioner Del III, fjolårets anmärkningar...9 Stickprovskontroll på på del I och II Allmänt om kvalitetshandböckerna Konklusion Sammanställd och utförd av Allan Johansson och Clas-Folke Hansen ÅSSK januari juni 2007.

2 Utfärdat: XX.XX.2012 Version: 1 Sidan 2 av 11 Intern kvalitetsrevision läsåret Skolans kvalitetssystem Utvärdering av kvalitetssystemet syftar till att utveckla och upprätthålla rutiner vid Ålands sjömansskola. Målsättningen är således att utveckla utbildningens kvalitet enligt gällande regelverk. Utvärderingens utförande Utvärdering av elevers studieresultat Kursledare inför förbättringar enligt provresultat och frågeformulär Ledningsgruppen följer verksamheten och bevakar tillämpningarna Under höstterminen görs enkätundersökning bland studeranden Under januari-mars görs en internrevision av två av direktionen utsedda personer som granskar kvalitetssystemets tillämpning Vid läsårets slut gör lärarkollegiet en egen utvärdering Vart 3 år görs en återkoppling riktad till yrkeslivet Protokollutslag skall tilldelas kvalitetsansvarig. Kvalitetsansvarig Rektor Direktion - Utöver detta godkänner direktionen läroplaner. - Utomstående utför auditeringar och revisioner vart femte år. 2

3 Utfärdat: XX.XX.2012 Version: 1 Sidan 3 av 11 Januari-mars internrevision 2007 Den interna revisionen 2007 gjordes och sammanställdes enligt ÅSSK: s kvalitetshandbok del 1 flik 11 Dok. Nr punkt 2 av direktionen valda personer Allan Johansson samt Clas- Folke Hansen. Utöver detta ville vi skapa en vidare överblick för skolans kvalitetssystem bland de anställda, och samtidigt lyfta fram en diskussion om rutiner och oklarheter samt sårbara punkter. Detta skulle implementeras i verksamheten och leda till förbättringar för hela utbildningssystemet och vara riktgivande för anställda och elever. Utförande av 2007 års interna revision Enkät för och om de undervisande lärarnas rutiner samt därmed tillämpning av STCW95: s kvalitetssystemet. Kontroll av tidigare års revisioner (i del 3) i samband med följande punkt. Genomgång av kvalitetshandbokens beskrivningar i del 1 och 2. Enkät Enkäten skulle ge en direkt kontakt mellan STCW95 handboken och anställda, samtidigt som olika system belyses och diskussioner runt detta skulle förtydliga målen. Vad är STCW-95. Regelverk Lag Förordning Totalt Övriga 6 8 All/kök Yrkes 5 5 Totalt Svar: Regelverk där minimi kraven framgår på vad en sjöman skall kunna inom de olika avdelningarna ombord. Vad står förkortningen STCW för. Övriga 3 rätt All/kök 3 rätt Yrkes 4 rätt Totalt 10 rätt Svar: International Convention on standards of Training, Certification and Watch keeping for Seafarers 3

4 Utfärdat: XX.XX.2012 Version: 1 Sidan 4 av 11 Vem har givit ut STCW-95 EU ILO IMO Totalt Övriga All/kök 8 10 Yrkes 5 5 Totalt Svar: IMO = Internato. Maritime Organization, London 1996 Varför är STCW-95 konventionen framtagen. Kommentarer: Övriga All/kök Yrkes Totalt Vet inte, ingenting, vet ej, STCW-95 är en revidering av tidigare version pga. Estonia olyckan, Regler för sjöfolkets utbil sertif & vakthåll Säkerhet, syftet är att främja säkerheten och miljöskydd till sjöss, För att kraven på utbildning är världsomfattande. Öka säkerheten ombord, Reglerar sjöfolksutbildning och certifiering,?, För att kraven på utbildning inom sjöfart skall va världsomspännande, Säkerhet, Miljö, För att höja säkerheten ombord & standardisera utbildningen, Vår internationella läroplan, Att säkerhetsställa kompetens för både befäl & manskap och borga för en säker vakthållning, På frågan lämnade 7 st ofyllt av totalt 23 st frågeformulär Svar: Konventionen blev nödvändig för att klargöra behovet av kompetent personal och för att säkerhetsställa ett standard instrument för utbildningspersonal och för att få ett effektivare utbildningsredskap, större flexibilitet på arrangemangen och funktionerna ombord på fartyg. När trädde STCW-95 konventio i kraft Totalt Övriga All/kök 7 10 Yrkes Totalt Kommentar: ett svar var 1/ Svar:

5 Utfärdat: XX.XX.2012 Version: 1 Sidan 5 av 11 När såg du senast i STCW -95 I höstas 1 år sedan Aldrig Totalt Övriga All/kök Yrkes Totalt För vem gäller STCW-95 Manskap Befäl Kökshjälp Totalt Övriga All/kök Yrkes Totalt Svar: STCW-95 gäller för samtliga sjöfarare över hela världen som är knutna till den internationella konventionen. Har du med de studeranden tagit fram boken och visat att kursen stämmer överens med vad STCW 95 kräver Ja Nej Aldrig Totalt Övriga All/kök Yrkes Totalt Svar: JA Gäller STCW - 95 för samtliga landskapets färjor, tjänstebåtar, polis sjöbevakning och brandbekämpningsbåtar. Samtliga Nej Kommentarer: Övr 4 2 Polis, färjor och skolfartyg All/kök 6 1 Färjor Yrkes 2 2 >500GT; stats och inrikes lagstiftning, färjor Totalt 12 5 Svar: STCW-95 gäller för samtliga sjöfarare över hela världen som är knutna till den internationella konventionen. 5

6 Utfärdat: XX.XX.2012 Version: 1 Sidan 6 av 11 Hur många medlemsländer var representerade när STCW började sammanställas år 1978? Totalt Övriga All/kök Yrkes Totalt Svar: 71 st. Under vilken flik i kvalitethandboken hittar du översättningar ur STCW-95, från engelska till svenska. Bok Bok Övriga Bok 1 1st All/kök Yrkes Totalt Svar: bok 2 flik 14 Till hur många internationella språk är STCW-95 översatt till Totalt Övr 3 8 All/kök Yrkes Totalt Svar: Kinesiska, engelska, franska, ryska och spanska då boken skrevs höll man på med översättning till arabiska och tyska men de skall få godkända original då de är klara. 6

7 Utfärdat: XX.XX.2012 Version: 1 Sidan 7 av 11 Man bör vara minst 16 år för att få gå vakt i maskinrum för pojkar/flickor. Ja Nej Kommentarer: Övr 5 1 Pojkar All/kök 7 Yrkes 3 2 Effektens betydelse Totalt 15 3 Rätt svar är Ja Alla vaktgående befäl på bryggan på ett fartyg med en dödvikt mindre än 500 bör ha en ålder över 18 år. Ja Nej Kommentarer: Övriga 6 All/kök 7 Yrkes 3 2 Near coastal Totalt 16 2 Rätt: Ja Till minimikraven för att köra räddningsbåt (RESCUE BOATS) bör ha en ålder på 18 år Ja Nej Övriga 6 All/kök 4 3 Yrkes 3 2 Totalt 13 5 Rätt: Ja I STCW-95 kapitel A-III/2 stycke 3-3, 4 står det om vakthållning i hamn och vad minimikraven är. Ja Nej Övr 3 2 All/kök 4 3 Yrkes 5 Totalt 7 10 Rätt: Nej 7

8 Utfärdat: XX.XX.2012 Version: 1 Sidan 8 av 11 I STCW-95 kapitel B-III/2 stycke 4, 5 står det om missbruk av droger och alkohol användning vid vakt ombord. Ja Nej Övr 4 2 All/kök 4 3 Yrkes 5 Totalt 8 10 Rätt svar är Nej DU TILLHÖR: Svar Antal anställda Procent ÖVRIG PERSONAL ,33 % ALLMÄNNA OCH KÖKS LÄRARE ,91 % DÄCK, MASKIN, EL LÄRARE 5 10 (+2) 50,00 % Rätta svar Fel svar Anmärkning: I de två sista frågorna var inte frågorna som avsett pga. att den romerska femman fallit bort. Det står i nästsista frågan kapitel A-III/2 och det borde ha varit kapitel A-VIII/2, i sista frågan står det kapitel B-III/2 och det skulle ha varit kapitel B-VIII/2 8

9 Utfärdat: XX.XX.2012 Version: 1 Sidan 9 av 11 Kontroll av tidigare revisioner Del III (fjolårets anmärkningar) Endast kvarstående avvikelser tas upp under denna punkt. Del I, fjolårets kvarstående Flik 8 Doc. Nr Flik 8 Doc. Nr Flik 10 Doc. Nr Flik 12 läroplaner På sidan 1 står att gårdskarlar och vaktmästare jämte gårdskarlsassistent är delad med högskolan resp. vårdinstitutet. Detta arrangemang är ändrat. På sidan 3 står att Sture Snällström har uppgifter och på sidan 4 att Ove Mangs har uppgifter. Dessa är inte längre i sjömansskolans tjänst. Dessutom står det i att skolan köper livbåts- och brandkurser. Dessa bör väl inte då stå med i listan (sid 3) om ansvarsfördelning över utrustning och utrymmen? Sid 1. Står att slutarbete skall finnas i Del I, Detta dokument hittades inte. Står i innehållsförteckning och i dokumentförteckning att denna flik skall innehålla läroplaner. Denna flik är dock tom. Del II, fjolårets kvarstående Flik 1 kap 3 19 Skolans utbildningsprogram (reglemente för ÅSSK). - Grundexamen inom sjöfart SJÖMAN 80sv finns inte mer. - Grundexamen för FARTYGSMEKANIKER finns inte. - Vaktmaskinmästare saknas. - Vaktstyrman saknas. Flik 4 Doc. Nr 4003 Mallen för frågeformulär används inte mer och bör bytas till senaste version. Nu är mallen från Flik 4 Doc. Nr 4004 Flik 12 Vart tredje år görs en återkoppling riktad till yrkeslivet. När gjordes det sist? Ingen rapport har hittats och den bör, enligt kvalitetshandboken, göras var tredje år. Dessutom är vissa frågor föråldrade pga. nya myndighetskrav. Inventarieförteckningen kunde lämpligen genomföras på samma sätt som med de lärare som är reglerad av STCW-95. Då skulle även datorer och programvaror vara i uppdaterad förteckning. 9

10 Utfärdat: XX.XX.2012 Version: 1 Sidan 10 av 11 Dessutom gjordes en stickprovskontroll på DEL I och DEL II i år. Dokumenten på skolans intranät förbigicks helt. Del I, årets upptäckter Flik 1 Flik 8 Flik 9 Flik 10 Beskrivningen över dokument stämmer inte angående 12.0 om läroplaner. Dessa finns i pärm II Dokument 8.4 och 8.5 finns, men saknas i dokumentförteckningen. - Doc Befattningsbeskrivning för vaktmästare gårdskarl. Punkt 17. Hör det verkligen till hans/hennes uppgifter att ansa och vattna skolans krukväxter under lov och ferier? - Doc Befattningsbeskrivning för elevhemsföreståndaren (bör vara studerandehemsföreståndare). Hör det verkligen till dennes uppgifter att övervaka elevernas tvätt av privata kläder och att ordna elevernas vakttjänstgöring? - Doc Befattningsbeskrivning för skolpsykolog. I denna står att han/hon har mottagning tisdag eftermiddag på sjömansskolan. Det har knappast varit någon mottagning här senaste läsår. Befattningsbeskrivningen för kuratorn. Endast första sidan har kopierats. Överlag bör alla befattningsbeskrivningar genomgås att nu gällande finns i pärmarna. Doc Behandlar studeranden och i efterföljande om antagning. Dock saknas urvalskriterierna då de studerande skall välja studieinriktning till den fjärde perioden på sjöfartsprogrammets första år. (Däcks och maskin reparatör, vaktstyrman, fartygselektriker och vaktmaskinmästare). Del II, årets upptäckter Flik 4 - Är det meningen att det skall finnas två kursutvärderingsblanketter? - Bör finnas ett exemplar från varje studielinje med fingerat namn och fingerade vitsord så att man ser det slutliga dimissionbetygets utseende vid avslutandet av studierna. Flik 9 Här finns befattningsbeskrivningar och behörighetskrav. Dessa fanns även i Del I. Bör endast finnas på ett ställe för att underlätta underhållet samt att det inte av misstag blir olika på de olika ställena. (flik 9 i del I) Övrigt: Vid en snabbkontroll av de studerandes och lärares exemplar upplevs det att den inte uppgraderats samtidigt, varför de inte helt överensstämmer. Allmänt om kvalitetshandböckerna Kan konstateras att inget nämns om yrkesprov, vare sig för vuxna eller unga. Åtminstone myndighetstexterna bör finnas. 10

11 Utfärdat: XX.XX.2012 Version: 1 Sidan 11 av 11 Konklusion Det kan konstateras att kvalitetssystemets dokumentation inte är tillräckligt belyst, för att skapa intresse och kunskap om gällande system och därigenom skapa förbättringar. I utvärderingen om STCW-95 kan inte några stora brister belysas. I revisionen framkommer det brister i uppdateringar av våra kvalitetshandböcker. Införande av rutiner vid rapportering vid nyanskaffningar borde förtydligas. Inom Ålands sjömansskola har vi 7 olika avdelningar som har olika behov under året, här kanske kvalitetshandboken borde delas in i olika ansvarsområden, där sedan den som är utsedd till kvalitetsansvarig har det övergripande ansvaret för uppdateringen av boken. Intenrevisorerna kvarstår. Mariehamn den 19 juni 2007 Allan Johansson Clas-Folke Hansen Av direktionen för Ålands sjömansskola utsedda internrevisorer. 11