Hantering av e-frikort

2015-10-25 VERSION 1.5 1 (6) Hantering av e-frikort Innehåll 1. Bakgrund... 1 2. Vad är nytt vid införande av e-frikort?... 1 3. Särskilda målgrupper... 3 4. Byte av personidentitet... 3 5. Övergångsperioden under införandet... 3 6. Rättningar... 4 7. Fakturering i efterhand... 4 8. 30-minutersregeln... 5 9. Utträde... 5 10. 1177 Vårdguiden... 5 11. Avbrottshantering... 5 12. Support... 5 13. Behörigheter... 6 1. Bakgrund Stockholms läns landsting (SLL) inför under hösten 2015 en elektronisk hantering av högkostnadsskydd och frikort för patientavgifter i öppen sjukvård. På så sätt skapas ett effektivare, mer rättvist system som gör det enklare för patienter att ta del av högkostnadsskyddet, samtidigt som administrationen minskar hos vårdgivarna. Införandet av en elektronisk hantering av högkostnadsskydd och frikort är en del av programmet Framtidens betalningar i vården, som antogs i Hälso- och sjukvårdsnämnden den 20 februari 2015. Under Q2 2016 kommer en integration av e-frikortstjänsten med Landstinget i Uppsala län (LUL) att ske. Det innebär att patienter som är med i en elektronisk hantering av högkostnadsskydd och frikort i SLL eller LUL kommer ha ett elektroniskt frikort som fungerar i båda landstingen. SLL arbetar även för att nå en nationell lösning, gemensam för alla landsting. 2. Vad är nytt vid införande av e-frikort? Vissa ändringar i regelverket för patientavgifter har varit nödvändiga för att kunna införa en elektronisk hantering. Nedan beskrivs vad som är nytt i samband med att elektronisk hantering av högkostnadsskydd och frikort införs. E-frikort är ett erbjudande till patienten. Patienter som inte vill ingå i en elektronisk hantering av elektroniskt högkostnadsskydd och frikort har möjligheten att fortsätta med en manuell hantering men de patienterna ska följa samma regelverk som övriga patienter. Stockholms läns landsting Box 6909 102 39 Stockholm Telefon: 08-123 132 00 E-post: efrikort.hsf@sll.se Säte: Stockholm Org.nr: 232100-0016 www.sll.se

2 (6) Om man går med hanteras uppgifterna enligt PDL; Innebär samtycke (opt-in) Man kan gå ur om man vill (opt-out) Om man skulle vilja spärra något får man gå ur Säkerhetsrutiner som vid sammanhållen journalföring I normalfallet behövs endast uppgifter om summan av frikortsgrundande patientavgifter och giltighetstid på frikort i arbetsflödet, men ibland behövs även uppgifter om högkostnadsgrundande besök och belopp. Om en fråga föranleder att du måste veta vilket belopp och besök som ingår i patientens högkostnadskort frågar du först patienten om samtycke innan du använder funktionen Visa betalningar i webbapplikationen Gör så här: När patienten kommer på första besöket efter att vi startat med e-frikort informerar du om att e-frikort nu används i Stockholms län och vilka fördelar det innebär för patienten. Hänvisa till foldern och 1177 Vårdguiden för mer information. Om patienten inte vill vara med tillämpas samma manuella rutiner som tidigare. Förmodat samtycke För patienter som av olika anledningar varaktigt saknar förmåga att ta ställning kring samtycke kan vårdgivaren förmoda att det finns ett samtycke om förutsättningarna i Patientdatalagen (PDL) uppfylls (se utdrag nedan): 6 kap 2 a En vårdgivare får göra uppgifter om en patient som inte endast tillfälligt saknar förmåga att ta ställning enligt 2 tillgängliga för de vårdgivare som är anslutna till systemet med sammanhållen journalföring, om 1. patientens inställning till sådan personuppgiftsbehandling så långt som möjligt klarlagts, och 2. det inte finns anledning att anta att patienten skulle ha motsatt sig personuppgiftsbehandlingen. Lag (2014:829). Patientavgifter registreras i e-frikortstjänsten endast om de ingår i högkostnadsskyddet. Rättningar som sker kommer att vara fullt spårbara. Notera att en debiterad avgift precis som tidigare ska registreras oavsett om den har betalats eller inte. Taktiska val. För att öka rättvisan är det inte längre valbart att stryka den äldsta stämpeln för att på så sätt förlänga perioden på frikortet. E-frikortstjänsten räknar automatiskt på ett rullande fönster om tolv månader. Observera att detta gäller även för patienter som inte hanteras i e-frikortstjänsten. Gör så här: När patienten kommer på första besöket efter att vi startat med e-frikort och du ska registrera ett befintligt högkostnadskort tillämpas en mjuk övergång, dvs om patienten begär någon strykning gör vi det, men bara den gången. Därefter kommer systemet hantera automatiken.

3 (6) Vårdlandstingets regler gäller. För att harmonisera mellan de olika landstingen har Stockholms läns landsting beslutat att det är vårdlandstingets regelverk inklusive högkostnadsbelopp som gäller för alla patienter som får vård i länet. Överdebitering Om en patient debiterats avgifter som överskrider högkostnadsbeloppet kommer detta att aviseras med ett brev till folkbokföringsadressen. Patienten kommer att erbjudas att begära återbetalning eller makulering av faktura av berörd vårdenhet i det fall betalningen skulle överstiga 1100 kr. 3. Särskilda målgrupper Grupper som inte ingår i den elektroniska hanteringen Barn (under 18 år) undantas eftersom de kan hanteras av flera vårdnadshavare. Det gällande regelverket förhindrar att andra än formella vårdnadshavare kan ta del av barnens information via 1177 Vårdguiden. Barn hanteras därför manuellt som tidigare men med skillnaden att då frikort uppnåtts ska det registreras i systemet så att andra vårdgivare kan se det automatiskt. Personer med skyddad identitet. Personer som inte omfattas av högkostnadsskyddet, t ex asylsökande och tillståndslösa. I viss begränsad omfattning måste vi alltså tills vidare ibland använda den gamla hanteringen av högkostnadskort och frikort. 4. Byte av personidentitet Om en patient har bytt identitet (fått ett nytt personnummer) ska ett nytt konto skapas i e-frikortstjänsten. Gör så här: Slå upp de registrerade avgifterna och/eller gällande frikort på patientens gamla personnummer, registrera dem på det nya personnumret och avsluta sedan det gamla personnumret i e-frikortstjänsten, se Utträde nedan. 5. Övergångsperioden under införandet Vid övergången till e-frikortstjänsten behöver befintliga högkostnadskort och frikort registreras i systemet. Det kommer hända i stor skala under införandeperioden i Stockholms län men även fortsättningsvis i mindre skala för patienter som fått vård i andra delar av landet. När patienter kommer med gamla högkostnadskort, frikort och kvitton ska dessa registreras i systemet så att man så fort som möjligt får nyttan med den automatiska hanteringen av högkostnadsskydd. Då högkostnadskortet, kvittona och frikorten är värdehandlingar ombeds patienten att spara dem en tid för säkerhets skull. Gör så här: När stämplar på ett högkostnadskort blivit överfört till systemet markerar

4 (6) du med ett dubbelstreck så det tydligt framgår att de är inlagda. Inregistrerade frikort behöver inte markeras. Om patienten redan har ett frikort i ditt system (tex TakeCare) behöver du inte registrera det igen, men annars registrerar du frikortet i webbapplikationen innan du hämtar upp patienten i ditt eget system. Se till att patienten får tillbaka högkostnadskort och frikort när du registrerat dem. Högkostnadskort stämplas som tidigare manuellt till och med februari 2016 så att patienten kan röra sig mellan en ansluten och en icke ansluten vårdgivare. Därefter används endast det elektroniska systemet för att hålla reda på avgifterna. Gör så här: När du debiterar en patientavgift stämplar du högkostnadskortet som tidigare men gör också ett dubbelstreck så det tydligt framgår att avgiften är inlagd i systemet. Uppnådda frikort skrivs som tidigare ut manuellt till och med mars 2016 så att patienten kan röra sig mellan en ansluten och en icke ansluten vårdgivare. Därefter kan patienten be att få ett frikort hemskickat till folkbokföringsadressen, antingen genom att säga till i kassan eller själv beställa på 1177 Vårdguiden. Gör så här: När du skriver ut ett frikort manuellt med anledning av att patienten fått ett elektroniskt frikort i systemet ändrar du frikortsnumret på papperet till det nummer som systemet genererat automatiskt. Tidvis kan det under övergångsperioden bli hektiskt och kanske svårt att hinna med. Vid hög belastning kan man t ex, ta en kopia och registrera senare eller till och med skicka tillbaka hem till patienten senare. Rutiner för hur ni ska hantera dessa situationer bör utformas lokalt. 6. Rättningar Frikort skapas alltid som preliminärt i e-frikortstjänsten för att ha möjlighet att rätta. Rättningen görs genom att rätta en ingående patientavgift, d.v.s. inte själva frikortet. Frikortet blir slutgiltigt efter48 timmar och detta sker automatiskt i e-frikortstjänsten. Frikortet kan sedan inte ändras (SLL ändrar inte gynnande beslut). Gör så här: Om ditt kassasystem är anslutet med automatik till e-frikortstjänsten behöver du bara rätta patientavgiften där. I annat fall måste du rätta både i ditt eget system och i webbapplikationen för e-frikort. 7. Fakturering i efterhand Om patienten debiteras i efterhand, d.v.s. någon tid efter vårdbesöket, är det viktigt att kontrollera högkostnadsstatus i det ögonblick debiteringen görs. Det är ju fullt möjligt att patienten under mellantiden debiterats och kanske också betalat patientavgifter någon annanstans som gör att den nu inte ska betala full avgift eller ingen avgift alls. Ansvaret för att säkerställa att det blir rätt för patienten och att eventuellt korrigera/kreditera ligger på den som senast påförde patienten en avgift. Gör så här: När du överväger att debitera en patientavgift kontrollerar du först aktuell status i e-frikortstjänsten och justerar avgiften vid behov. Därefter registrerar du i e-frikortstjänsten hur mycket som debiterats.

5 (6) 8. 30-minutersregeln Om patientavgiften på patientens begäran återbetalas då patienten fått vänta längre än 30 minuter från den bokade tiden har patienten rätt att få tillgodose sig registreringen i högkostnadsskyddet. Gör så här: Makulera som vanligt i kassan men gå sedan in i webbapplikationen och registrera beloppet manuellt i högkostnadsskyddet. 9. Utträde Om patienten av någon anledning inte längre önskar vara med i e-frikortstjänsten stämplas ett högkostnadskort upp till aktuellt belopp. Gör så här: Funktionen för ta bort patienten ur systemet finns i webbapplikationen för e- frikort. Slå upp patienten, stämpla upp ett högkostnadskort och ta sedan bort patienten ur systemet. Om patienten ska flytta till annat landsting kan en utskrift av historiken göras som patienten får med sig. Gör så här: Funktionen för utskrift finns i webbapplikationen för e-frikort. 10. 1177 Vårdguiden Patienter som har ett användarkonto på 1177 Vårdguiden kan logga in där med bank-id för att se status på sitt högkostnadsskydd eller datum för frikortets giltighetstid. Upplysningar om besöksdatum, vårdenheter, avgifter och frikort kommer att finnas. Från och med mars 2016 kommer patienterna själva kunna beställa ett fysiskt frikort som skickas hem till folkbokföringsdressen. I Stockholms läns landsting ska man dock inte behöva ett fysiskt frikort. 11. Avbrottshantering Om e-frikortstjänsten av någon anledning inte fungerar måste patientavgifter registreras in i efterhand. Rutiner kring detta måste utformas lokalt. Till patienter kan man ge en faktura som sedan får makuleras om det visar sig att patienten har frikort. Om patienten fått en felaktig summa får fakturan göras om. 12. Support Om e-frikortstjänsten av någon anledning inte fungerar ska i första hand den lokala itsupporten kontaktas. Om felet inte går att lösa lokalt ska Servicedesk hos SLL IT kontaktas av den lokala it-supporten, e-post servicedesk.sllit@sll.se. Vid frågor rörande regelverk för patientavgifter eller osäkerhet kring vad som ska registreras i e-frikortstjänsten kontaktas i första hand det lokala patientkontoret. Privata vårdgivare kan kontakta HSF, e-post efrikort.hsf@sll.se.

13. Behörigheter Användare kan; Söka frikort/se tidigare frikort Visa debiteringar/se historik Registrera patientavgift Registrera frikort Rätta frikort Rätta debitering Hantera utträde Beställa frikort Administratör kan även; Hantera grupperingar Söka i loggar Ändra inställningar för vårdenhet Ansluta vårdgivare Superuser kan även; Administrera vårdhuvudman 6 (6)