Malmö stad Stadskontoret 1 (2) Datum 2015-03-24 Vår referens Ola Nyberg Finanschef ola.nyberg@malmo.se Tjänsteskrivelse Uppföljning av internkontrollplan 2014 för Finansförvaltningen och Hamnförvaltningen STK-2015-425 Sammanfattning I ärendet avrapporteras uppföljning av internkontrollplaner 2014 för Finansförvaltningen(099) och Hamnförvaltningen (014). Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslås besluta att att med godkännande lägga rapport avseende uppföljning av internkontrollplan 2014 för Finansförvaltningen till handlingarna samt, med godkännande lägga rapport avseende uppföljning av internkontrollplan 2014 för Hamnförvaltningen till handlingarna. Beslutsunderlag G-Uppföljning av internkontrollplaner 2014 för finansförvaltningen och hamnförvaltningen, Tjänsteskrivelse 2015-03-30 Uppföljning av internkontrollplan 2014 - Finansförvaltningen i Malmö Stad Granskningsresultat vid utförd intern kontroll år 2014 i Hamnförvaltningen Beslutsplanering KS Arbetsutskott 2015-03-30 Kommunstyrelsen 2015-04-01 Ärendet I bilaga till denna tjänsteskrivelse återfinns dels Finansförvaltningen i Malmö stad från Serkon dels Granskningsresultat vid utförd intern kontroll år 2014 i Hamnförvaltningen Stadskontorets ekonomiavdelning. Granskningen har inte visat på några större brister i rutinerna varken inom Finansförvaltningen eller inom Hamnförvaltningen. Stadskontoret bedömer därför, med utgångspunkt från genomförd intern kontrollgranskning, att den interna kontrollen inom Finansförvaltningen och Hamnförvaltningen i allt väsentligt fungerar tillfredställande. SIGNERAD 2015-03-25
För att ytterligare förbättra den interna kontrollen bör dokumentationen av vissa väsentliga rutiner förbättras. Detta får också till följd att sårbarheten vid frånvaro och vakanser minskar samt att risken för att fel ska uppstå vid handläggning ytterligare kan minimeras. Det finns också en del åtgärder som bör vidtas för att förbättra efterlevnaden av regelverken kring attest och verifikationer. 2 (2) Ovanstående synpunkter har beaktats vid framtagandeav internkontroll plan för 2015 Ansvariga Jan Åke Troedsson Ekonomidirektör Jan-Inge Ahlfridh Stadsdirektör
Telefon Datum Version 040 685 13 00 2014-12-22 1.1 Uppföljning intern kontrollplan 2014 - Finansförvaltningen i Malmö stad
040 685 13 00 2014-12-22 1.1 1 (6) Innehåll 1. UPPDRAGET... 2 2. GENOMGÅNG AV INTERN KONTROLLPLAN FÖR 2014... 2 2.1. KASSAVERIFIKATIONER OCH UNDERLAG... 2 2.2. INTERNBANKEN RUTINBESKRIVNINGAR... 3 2.3. INTERNBANKEN BEHÖRIGHETER... 3 2.4. INTERNBANKEN AFFÄRSDOKUMENTATION... 4 2.5. INTERNBANKEN AFFÄRSREGISTRERING... 4 2.6. INTERNBANKEN ORGANISATION... 4 2.7. INTERNBANKEN AVSTÄMNING... 5 3. AVSLUTANDE KOMMENTAR... 5
040 685 13 00 2014-12-22 1.1 2 (6) 1. UPPDRAGET har av finanschef Ola Nyberg fått i uppdrag att göra en uppföljning av.interna kontrollplan för 2014. 2. GENOMGÅNG AV INTERN KONTROLLPLAN FÖR 2014 2.1. Kassaverifikationer och underlag Kontroll av att kassafunktionens verifikationer uppfyller de krav som finns för en korrekt verifikation. Stickprovsvisa kontroller av verifikationer i kassaverifikationspärmarna för mars, augusti och november. Vid genomgången av stickprov av verifikationer har följande uppmärksammats Enligt attestreglementet ska beslutsattesten tecknas med fullständig namnteckning, ej signatur. För pappersbaserade attester ska namnteckningsprov fogas till attestförteckningen. Namnteckningsprov saknas för beslutsattestanter inom finansförvaltningen. Enligt attestreglementet ska minst två personer alltid kontrollera en transaktion. Reglementet omfattar även interna transaktioner. Vid utbetalning av kommunbidrag görs endast en attest. Detta gäller även för en del affärstransaktioner (se avsnitt 3.3). I kassaverifikationspärmarna finns det ibland luckor i Finansförvaltningens verifikationsnummerserie. Detta beror enligt uppgift från kassaansvarig på att andra förvaltningar registrerar i Raindance i samma serie som Finansförvaltningen och underlagen för dessa transaktioner förvaras ute på förvaltningarna. Brutna verifikationsnummerserier i verifikationspärmar kan utgöra en risk ur intern kontrollsynpunkt. Enligt kraven på en verifikation ska det framgå vad verifikationen avser. Det finns brister i detta för verifikationer avseende Betalningsanmodan. Vid förra årets intern kontrollgranskning påpekades också följande Behörighetsattest är sällan gjord Vid gjorda stickprov har inte uppmärksammats några verifikationer där behörighetsattest saknas. Förvaring av verifikaten bör ses över vad/kan/får förvaras i arbetsrum och vad skall förvaras i arkiv Vid kontroll i arkivet fanns alla verifikationspärmar på plats. Enligt kassaansvarig har förvaring av verifikat förbättrats jämfört med tidigare år.
040 685 13 00 2014-12-22 1.1 3 (6) 2.2. Internbanken rutinbeskrivningar Kontroll av att tillräckliga rutinbeskrivningar finns för internbanksverksamheten. Kontroll av existens av rutinbeskrivningar. I finanspolicyn finns övergripande riktlinjer som styr internbankens verksamhet. Inom ett flertal områden har tydliga och bra rutinbeskrivningar upprättats. En allmän synpunkt kring de upprättade rutinbeskrivningarna är att det är en fördel om dessa också innehåller uppgift 1. Datum när rutinbeskrivningen upprättats 2. Vem som har upprättat rutinbeskrivning 3. Vem som är ansvarig för att arbeta med rutinen Inom några väsentliga områden finns det behov av att upprätta dokumenterade rutinbeskrivningar. Dessa är - Framtagande av finansrapport I arbetsfilen i excel finns dokumentation över hur de olika posterna i finansrapporten tas fram. Det som saknas är en upprättad rutinbeskrivning som säkerställer att posterna i finansrapporten också överensstämmer med redovisningen. - Upprättande av likviditetsprognos Det finns dokumenterade anvisningar över hur bolag och förvaltningar ska rapportera likviditetsprognoser till internbanken. En rutinbeskrivning över hur den totala likviditetsprognosen skapas behöver också upprättas. - Upprättande av finansstatistik till SCB Enligt uppgift från finansekonom är dokumenterad rutin för detta idag bristfällig. En anledning till detta är bland annat att det ska påbörjas ett utvecklingsarbete i Qlikview för att effektivisera arbetsrutinerna. I samband med detta bör också en skriftlig rutinbeskrivning upprättas. - Rutinbeskrivningar för kassafunktionen Vid förra årets intern kontrollgranskning påpekades också avsaknaden av rutinbeskrivningar för kassafunktionen. Detta påpekande gäller fortfarande. 2.3. Internbanken behörigheter Kontroll av att alla affärsbankstransaktioner utförs och dokumenteras i enlighet med upprättade fullmakter enligt attestordning eller andra delegeringar. Stickprovsvisa kontroller av 34 kassaverifikationer för månaderna april och oktober. Den stickprovsvisa genomgången visar på att attest i flertalet fall sker enligt gällande attestordning. Det finns dock några fall där attestering av utbetalning avseende förfall av lån och ränteswap attesterats endast av
040 685 13 00 2014-12-22 1.1 4 (6) finansekonom (Carolina Montén). Detta finns inte reglerat i attestförteckningen och denna behöver därför uppdateras. Förutom stickprovsvis kontroll har även en genomgång gjorts av pärmen Avtal finans där aktuella lånehandlingar etc finansförvaltningen finns samlade. Underskrifter av dessa dokument stämmer mot upprättad delegationsförteckning (bilaga 4 i Finanspolicyn). 2.4. Internbanken affärsdokumentation Kontroll av att alla affärsbankstransaktioner dokumenteras vid transaktionstillfället i en intern avräkningsnota som anger viktiga villkor och motiv för transaktionen. Stickprovsvisa kontroller av 34 kassaverifikationer för månaderna april och oktober. För samtliga granskade verifikationer finns en intern avräkningsnota som anger viktiga villkor och motiv för transaktionen. 2.5. Internbanken affärsregistrering Kontroll av att alla affärsbankstransaktioner registrerats i finanssystemet (Twin) och/eller i affärssystemet (Raindance). Stickprovsvisa kontroller av 34 kassaverifikationer för månaderna april och oktober. Samtliga granskade verifikationer är korrekt registrerade. Det görs dagligen en avstämning mellan inrapporterade transaktioner i Twin och kassaredovisningen. Inrapporterade transaktioner i Twin utgör underlag vid kassafunktionens dagliga avstämning av likvidkontona och eventuella fel rättas då till. Finansekonom (Carolina Montén) gör varje månad en avstämning och kontrollerar saldo och inrapporterade transaktioner i Twin mot redovisade i Raindance. 2.6. Internbanken organisation Kontroll av att alla affärsbankstransaktioner mellan externa underlag och intern avräkningsnota ska utföras av medarbetare som inte är underställda finanschefen. Stickprovsvisa kontroller av 34 kassaverifikationer för månaderna april och oktober.
040 685 13 00 2014-12-22 1.1 5 (6) Den stickprovsvisa genomgången visar på att s k nya affärer (nyupptagna lån etc) alltid kontrollattesteras i den interna avräkningsnotan av medarbetare som inte är underställd finanschefen (oftast redovisningschefen). I Finanspolicyn står det i avsnittet Operativa risker och intern kontroll under riktlinjer, att kontroll av affärstransaktioner mellan externa underlag och intern avräkningsnota ska utföras av medarbetare som inte är underställda finanschefen. Detta kan tydas som att kontroll ska göras av medarbetare som inte är underställda finanschefen för alla affärstransaktioner mellan externa underlag och intern avräkningsnota, alltså inte endast för s k ny affärer. Förtydligande bör göras i riktlinjerna. 2.7. Internbanken avstämning Kontroll av att alla mellanhavanden mellan staden och till internbanken anslutna organisationer stäms av och differenser utreds och klaras upp. Genomgång av rutiner för framtagande av Finansrapport och års- och delårsrapporter. Avstämning av Finansrapport 2014-11-30 mot redovisning. Avstämning av mellanhavandena mellan staden och till internbanken anslutna organisationer görs månadsvis i ett Qlikview-system som jämför poster/saldon i Twin med vad som är redovisat i Raindance. Avstämning mellan Twin och Raindance görs också (som tidigare nämnts) månadsvis av finansekonom. Finansrapporten upprättas dock i ett manuellt excel-dokument. I granskningen har en avstämning mellan Finansrapporten för november 2014 och redovisningen i Raindance gjorts, varvid uppmärksammats två differenser. En differens på 10.464,00 kr avseende banksaldona och en på 19.243,20 kr avseende utlämnade lån till föreningar. Dessa differenser bör utredas (se även kommentar angående rutinbeskrivning under punkten 3.2). I samband med delårsrapporterna och årsbokslutet görs också en avstämning av alla mellanhavanden mellan staden och till internbanken anslutna organisationer. Bokslutsanvisningar och blanketter skickas ut till alla bolagen för att underlätta detta arbete. Inför årsbokslutet skickar finansekonom (Stefan Bille) också ut ett engagemangsbesked från internbanken med uppgift om internbankskundernas långsiktiga fordringar/skulder och en blankett med deras kortfristiga fordringar/skulder. Eventuella differenser utreds i samband med att den sammanställda redovisningen sammanställs. Som kvitto på detta finns det i bokslutet en bokslutsbilaga där ansvarig hos respektive internbankskund godkänt redovisad fordran/skuld. En liknande avstämning görs också i samband med delårsrapporterna. 3. AVSLUTANDE KOMMENTAR Granskningen har inte visat på några större brister i rutinerna inom Finansförvaltningen. Vi bedömer därför, med utgångspunkt från gjord intern kontrollgranskning, att den interna kontrollen inom Finansförvaltningen i allt väsentligt fungerar tillfredställande.
040 685 13 00 2014-12-22 1.1 6 (6) För att ytterligare förbättra den interna kontrollen bör dokumentationen av vissa väsentliga rutiner förbättras. Detta får också till följd att sårbarheten vid frånvaro och vakanser minskar samt att risken för att fel ska uppstå vid handläggning ytterligare kan minimeras. Det finns också en del åtgärder som bör vidtas för att förbättra efterlevnaden av regelverken kring attest och verifikationer.