1 MANUAL TILL AVTALSMALL FÖR KIST- OCH URNTRANSPORTER 1. RAMAVTAL 1.1 Upphandling av en transportör på ett ramavtal För arbeten av återkommande karaktär såsom transporter av avlidna mellan kyrkor, förvaringslokaler och krematorium m.m. är det praktiskt att kunna anlita transportörer på ett ramavtal. Varje gång transporter sedan skall utföras kan de beställas med hänvisning till det gällande ramavtalet utan särskilda administrativa föreskrifter och prisdiskussioner. Om ramavtalet också gäller för transport enligt ovan som avropas direkt av anhörig till den avlidne (utan särskilt avrop från församlingen) har församlingen kontroll över prisbilden och andra viktiga villkor. Sådana avrop gäller dock bara mot församlingen när församlingen ansvarar för den aktuella transporten enligt 9 kap 6 begravningslagen (1990:1144). Ramavtalet består av själva ramavtalet och 2 bilagor. Bilaga 1 är en AF-del (administrativa föreskrifter) som gäller för alla arbeten som beställs enligt ramavtalet. Bilaga 2 är parternas överenskommelse om debiteringsnorm för de transporter som utförs enligt varje avrop. Punkt 1-3 innehåller tre förslag på debiteringsnormer. Debiteringsnormer som inte skall tillämpas stryks. 1.2 Mallen för ramavtal Beställaren och transportören skall noggrant gå igenom själva ramavtalet och dess bilagor. När parterna är överens om innehållet kan ramavtalet undertecknas. Det gäller då under tolv månader och förlängs automatiskt med ett år i taget om det inte sägs upp tre månader före avtalstidens utgång. Notera
2 att ramavtalet inte ger transportören någon exklusiv rätt till transporter utan det står beställaren fritt att avropa transporter även från annan transportör. Ramavtalet är tillämpligt på samtliga transporter mellan de förvaringslokaler, kyrkor, krematorier m.m. som räknas upp i punkt 1 i ramavtalet. Beställaren skall fylla i samtliga aktuella lokaler i de kursiverade fälten. En förteckning över lokalerna kan även göras i särskild bilaga. Av punkten två i ramavtalet framgår att avrop av transporter skall aviseras av transportören och bekräftas av beställaren. Skriftlig avisering och bekräftelse är att föredra eftersom det blir tydligare för parterna vad de överenskommit. Oavsett om avisering och bekräftelse sker muntligt eller skriftligt bör följande klarläggas genom aviseringen och bekräftelsen. - Vilka transporter som transportören skall utföra. Var så detaljerad och tydlig som möjlig. Ange typ av transport (kista eller urna). - Mellan vilka lokaler tranporten skall ske; från förvaringslokal till kyrka, från kyrka till krematorium, från krematorium till begravningsplats, från kyrka till begravningsplats (kistgrav) osv. Kom ihåg att ange lokalernas adresser och eventuella öppettider. Ange om återtransport skall ske av aska/urna till anvisad plats. - Datum och tid för transporten. - Den ersättning transportören har rätt till. Debiteringsnormerna framgår i prislistan (bilaga 2). Transportören har inte rätt att ta betalt på något annat sätt än vad som framgår av prislistan. - Om något behöver specialregleras, exempelvis vem som tar kontakt med krematoriet eller särskild gravplats.
3 1.3 Mall för administrativa föreskrifter (bilaga 1 till ramavtalet) Här antecknas föreskrifter av administrativ karaktär som sedan gäller för varje enskilt avrop av transport enligt ramavtalet. Det är viktigt att beställare och transportör går igenom AF-delen ordentligt i samband med att ramavtalet undertecknas. I AF-delen är viss text angiven som kursiv. Det är särskilt sådan text som kan bli föremål för särreglering med transportören, men texten under samtliga koder och rubriker i mallen skall diskuteras med transportören i samband med avtalsförhandlingarna. Beställaren skall ta ställning till vad som är viktigt med avseende på exempelvis tillträde, tider etc. Om transportören är en församling med egna åtaganden avseende transporter kan reservation för sk. mellankommande order vara nödvändig. Textförslag för sådana fall har angivits under p. 1.1. Om det finns något särskilt att ange beträffande tider för utförande av transporter, kanske tystnad vid vissa tidpunkter, anges det under p. 1.5. Detsamma gäller om det finns särskilda förutsättningar vid hämtnings- och lämningsställen, kanske att extra bärare krävs eftersom den avlidne inte kan köras ut ur lokalen på katafalkvagn utan måste bäras, se p. 1.6. Ibland kan beställaren ha särskilda krav på transporten. Sådana krav, exempelvis att transport skall ske direkt efter begravningsgudstjänst eller huruvida mellanförvaring i kylrum får ske skall anges i p. 2.2. Detsamma gäller för särskilda krav på personal, se p. 2.3. Parterna bör komma överens om vilken typ av transportmedel som skall användas samt om viss typ av fordon inte är tillåtet. När så sker anges detta i p. 2.4. Det är vidare viktigt att ange vilka fordon och maskiner beställaren tillhandahåller transportören och användningsföreskrifter för dessa.
4 Tillhandahålls inga fordon eller maskiner svarar tranportören för sådana, se p. 2.5. Särskilda miljökrav anges under p. 2.8. Det är viktigt att ombuden fylls i under p. 3.1. Kom ihåg att det endast är ombudet som är behörig att med bindande verkan göra ändringar och tillägg till ramavtalet. Parterna bör reglera när transport senast skall vara utförd. Exempel på lämplig text har angivits under punkt 4.1. Alternativet i första stycket används i första hand när det är en begravningsbyrå som sköter transporten. Alternativet i andra stycket, med tidsangivelse enligt skriftlig orderbekräftelse, kan vara lämpligt när annan transportör än begravningsbyrå sköter transporten. Om parterna önskar att villkor för när avrop senast skall ske skall regleras görs även det under punkten 4.1. Exempel på lämplig text har angivits. Om parterna avtalat om förseningsvite anges storleken av detsamma under p. 4.2. Det kanske behövs en säkerhet för rätta fullgörandet av transportörens förpliktelser enligt avtalet, t.ex. en bankgaranti. Sådan säkerhet anges under p. 6.4. 1.4 Mall för prislista (bilaga 2 till ramavtalet) Det är viktigt att parterna enas om enligt vilken av debiteringsnormerna 1-3 som transportören skall ersättas. Fast pris kan sättas för bestämda sträckor. Exempelvis kan parterna enas om att ett pris skall utgå för transport från A förvaringslokal till B kyrka och ett annat för transport från B kyrka till C krematorium osv.
5 Punkt 4 i prislistan avser beställd bärare utöver förare. Här anges priset för sådan beställd extra personal. Notera att samtliga kostnader förenade med uppdraget, exempelvis kostnaden för personal, fordon, försäkringar och övrigt skall vara inkluderat i priset. Notera att priset skall anges exklusive mervärdesskatt. Debiteringsprinciperna i bilaga 2 skall även tillämpas vid ändringar och tilläggsarbeten.