Verksamhetsberättelse

2014 Verksamhetsberättelse

Innehållsförteckning INLEDNING... 2 SYFTE... 2 AKTUELLA HÄNDELSER... 3 FÖRVALTNINGENS MÅL... 6 MÅLOMRÅDE: KUND... 6 MÅLOMRÅDE: GOD OCH PATIENTSÄKER VÅRD... 9 MÅLOMRÅDE: PERSONAL OCH KOMPETENS... 12 MÅLOMRÅDE: MILJÖ OCH HÅLLBARHET... 16 MÅLOMRÅDE: INFORMATION OCH KOMMUNIKATION... 24 MÅLOMRÅDE: ORGANISATION OCH EKONOMI... 26 MÅLOMRÅDE: REGIONAL UTVECKLING... 28 EKONOMI... 29 RESULTATRAPPORT... 29 ÅRETS RESULTAT... 30 INVESTERINGAR... 30 PRODUKTIONSTAL... 32 PERSONALEKONOMI... 34 PERSONALKOSTNADER... 34 KOSTNADSANALYS... 34 ANTAL ANSTÄLLDA ÅRSARBETARE PER YRKESGRUPP (YRKESGRUPP UTIFRÅN FÖRVALTNINGSSPECIFIKT)... 35 SJUKFRÅNVARO... 36 FRAMTIDA UTMANINGAR... 37 BILAGOR:... 38 UPPHANDLINGSRAPPORT ÖLL 2014... 38 1

Inledning Uppföljningen i förvaltningens verksamhetsberättelse utgår från verksamhetsplanen för 2014, vilken i sin tur utgår från förutsättningar, mål, inriktningar och ambitioner som uttrycks i landstingsfullmäktiges verksamhetsplan och överenskommelsen med nämnden för Trafik, miljö och service samt förvaltningens egna mål. Lednings- och verksamhetsstöd, LoVS, är serviceorganisationen inom Örebro läns landsting. Många av landstingets stödprocesser är samlade i LoVS såsom kundtjänst, IT-stöd, medicinsk teknik, fastigheter, kost, transport, städ, ekonomi- och personalservice, upphandling, diarium och arkiv. Vår vision och övergripande målbild är att: LoVS ska bli Sveriges bästa serviceorganisation hållbar, effektiv och personlig i ett gemensamt uppdrag för kunden. LoVS arbetar kontinuerligt med att förbättra såväl produkter, tjänster, processer, rutiner och inte minst bemötandet gentemot våra kunder. Landstingets verksamheter vänder sig till invånarna och patienterna. Invånarna och patienterna är även för LoVS de viktigaste mottagarna, men kunden för LoVS är i de flesta fall landstingets förvaltningar och kanslier. LoVS behöver också möta kundernas behov och krav med de mål och uppdrag som politikerna beslutar att LoVS ska uppfylla. Dessa mål och uppdrag kan i vissa fall påverka serviceutbud och servicenivåer. En nära dialog behövs på alla nivåer. Inom LoVS har medarbetare från alla våra områden arbetat fram en servicepolicy. Servicepolicyn har under 2014 förankrats med alla medarbetare och den utgör även våra framgångsfaktorer, det vi ska fokusera på för att bli uppskattade och framgångsrika: - Helhetssyn - Professionalism - Engagemang - Kostnadseffektivitet Syfte LoVS ska ge personlig och effektiv service genom att erbjuda hållbara och tillförlitliga tjänster och produkter för att stödja och bidra till utvecklingen av landstingets verksamheter. 2

Aktuella händelser Nedan redovisas inre och yttre händelser som påverkat LoVS verksamhet under året och som våra kunder, invånare och patienter berörts av. Under fyra dygn i mars när kontaminerat vatten läckte ut från Svampen, blev LoVS verksamheter snabbt involverade. LoVS var med i införskaffandet av dunkar, distribution av kokt vatten till vårdavdelningar på USÖ och distribution av dunkar med vatten från tankbilar till vårdverksamheter på USÖ samt till vårdcentraler och Folktandvården. Televäxeln fick ta emot ett stort antal samtal under de första dygnen och Medicinsk Teknik säkrade hantering av medicinsk apparatur, framför allt dialysapparatur. Vi har fått positiv återkoppling från flera av våra kunder kring hur vårt arbete fungerade. Samtidigt satte händelsen med förorenat vatten fokus på vår beredskap vid oväntade händelser. En ny beredskapsplan för LoVS har tagits fram, där erfarenheterna från denna händelse tagits med i arbetet. Planering för reservvattenförsörjningen för våra tre sjukhus pågår och förväntas vara i drift 2016/2017. Inom LoVS har arbetet fortsatt med att förenkla för kunden och minska antalet vägar in i vår verksamhet. Samtliga beställningar som kommer in till städavdelningen går nu via Kundtjänst. Sjukrese- och färdtjänstbeställningar sköts av televäxelns personal nattetid. Koordinering i samband med flyttar kan beställas via Kundtjänst. En supportgrupp för videooch konferensrumslösningar har inrättats, en helhetslösning finns för beställning av vård- och läkemedelsvagnar och ett nytt beställningsformulär har införts för fastighetsärenden för att förbättra återkopplingen till kund. Landstingsstyrelen har under året beslutat ett skyltprogram och en utredning för att förenkla landstingets skylthantering har startat. Sedan tidigare pågår en liknande utredning kring landstingets inredning och möbelhantering. Medicinsk Teknik har under våren träffat samtliga kliniker på USÖ för kunddialoger, vilket har resulterat i ett antal utvecklingsärenden för att förbättra support till kund. Under våren påbörjades även arbetet med projektet Servicetjänster till vården, USÖ för att ge utökat stöd till hälso- och sjukvården under sommaren. Totalt rekryterades drygt 40 personer till projektet, som innefattade kostservice på vårdavdelningar, servicevärdinnor, utökad tillgänglighet till städtjänster med t.ex. bäddning vid hemgång samt smittstädning, utökade patienttransporter under kvällar, nättar och helger, transport av laboratorieprover och uppackning av förbrukningsmaterial. Ett förändrat arbetssätt med teamarbete infördes inom städorganisationen på USÖ för att klara uppdraget. Utvärdering av projektet gjordes under hösten och visade på ett positivt resultat. Från december har servicetjänsterna startats upp igen och permanentats med ett ännu större utbud av tjänster. 3

Det första regionavtalet kring hantering av etjänstekort har blivit klart. Kundtjänst kommer att hantera Örebro kommuns etjänstekort samt har tagit över RA och säkerhetsansvar för samtliga kommuner i länet. Samtidigt pågår ett stort utbyte av landstingets etjänstekort. Ca 2 000 kort har bytts ut under året. Flera av LoVS verksamheter har arbetat med regionbildningen. Projektet att integrera Regionförbundet och deras IT-system/telefoni med landstinget har fortgått enligt plan och framgångsrikt genomförts under hösten. Revidering av arkivreglemente och dokumenthanteringsplaner har gjorts och i slutet av året gjordes en sammanläggning av diarierna. En IT-projektledare tillsattes för att samordna arbetet kring organisationsförändringarna och regionbildningens påverkan på IT-systemen. Inför förändringarna vid årsskiftet har många anpassningar i system och rutiner krävts. Övergången till Windows 7 har under året har inneburit ett omfattande arbete för LandstingsIT, men har nu avslutats. Av landstingets ca 11 300 datorer återstår nu endast 8 % med Windows XP. Under året har ett gemensamt datalager SSIS införts inom Örebro läns landsting för att dels bygga bort ett antal manuella rutiner i datahanteringen, dels möjliggöra snabbare och mera precisa uttag av utdata. Behovet är mest akut inom Vårdsystem, som nu börjat använda SSIS för utvalda uttag. Projektet för införande av ett nytt intranät samt en effektiv sökmotor fortsätter med många parallella aktiviteter och kommer att införas under 2015. Handlingsplan för GrönIT har tagits fram och beslutades i april av nämnden för Miljö, trafik och service. Handlingsplanen innehåller ett 40-tal aktiviteter där ett större antal handlar om minskad energianvändning. Exempel på pågående aktiviteter är övergången till Windows 7 som har medfört en energibesparing med 10-15 %, vilket motsvarar ca 1 000 datorer. En förstudie är gjord inför byggnationen av en ny datahall med mål att nå en certifiering på guldnivå enligt LEED-systemet. Fortsatt implementering av handlingsplanen kommer att ske under 2015. Under året har några stora fastighetsprojekt slutförts; en ny barnakut vid USÖ, ny akutmottagning vid Karlskoga lasarett, om- och tillbyggnad för ny psykiatrisk jourmottagning på USÖ samt en ny dialysmottagning vid Lindesbergs lasarett. Inom Landstingsfastigheter pågår en mängd stora projekt för ny- och ombyggnationer såsom H-huset och ombyggnationerna i Karlskoga och Lindesberg, men också en mycket stor mängd mindre projekt. En stor utmaning har varit att se till att det finns tillräcklig och kompetent personal för pågående och framtida uppdrag. Under året har rekrytering av chefer, projektledare och annan personal skett till fastighetssidan, men vi kommer att behöva rekrytera ytterligare för att klara av vårt uppdrag. Inom energiområdet har Landstingsfastigheter gjort flera insatser under året. I och med ökade krav på att utföra energiprojekt i högre takt för att uppnå uppsatta miljömål, har en åtgärdsplan tagits fram som kommer att genomföras under kommande år med fokus på driftsoptimering. 4

Medicinsk Teknik fick under våren uppdraget att leda den nya gruppen för medicintekniska investeringar i Hälso- och sjukvårdsförvaltningen. I juni lämnades en prioriterad lista över äskanden på medicinteknisk utrustning på 100 mnkr för beslut i politiska instanser. År 2014 slutar i ett rekord vad gäller genomförda upphandlingar; totalt 74 st (70 st förra året). Ur ett besparingsperspektiv så har dessa upphandlingar medfört besparingar på ca 45 mnkr jämfört med föregående avtal och ca 32 mnkr jämfört med andra anbud. Några upphandlingar att notera extra är de gällande anropsstyrd trafik, tvättjänster och textilier, dosdispensering av läkemedel samt apotekstjänster och apoteksservice. De två sista var långdragna rättstvister som under året avslutades med ett för landstinget positivt utfall. Under året har vi utbildat flera medarbetare i LEAN genom LEAN-spel och uppföljningar. Det har resulterat i förbättrade flöden både inom och mellan LoVS områden och varit positivt både för kund och för oss själva. Den 1 september 2014 hade LoVS funnits i 5 år, vilket firades på olika sätt. Vi gjorde en tillbakablick, vilket sammanställdes i Fem år med LoVS (se bild nedan). Vi har tillsammans arbetat hårt med att etablera oss som en uppskattad, trygg och respekterad servicepartner till vårdverksamheter och landstingets övriga verksamheter. Under hösten togs broschyren Det goda kundmötet på LoVS servicepolicyn i praktiken fram för att fortsätta arbetet med implementeringen av LoVS servicepolicy och hur den gemensamma värdegrunden ska omsättas i praktiken. 5

Förvaltningens mål Symbolförklaringar Färgindikatorer, måluppfyllelse 2014 = uppnått eller överträffat målnivån = mindre, acceptabel avvikelse från målnivån = större negativ avvikelse från målnivån Förändringspilar, utveckling under året, resultat 2014 jämfört med 2013 alternativt årets början. = resultatet har förbättrats = resultatet är oförändrat = resultatet har försämrats Målområde: Kund 6.1.1 LoVS mål LoVS mål 1: Kunden upplever LoVS tjänster och produkter som lättillgängliga och väl avstämda utifrån verksamheternas behov. Kriterium: NKI, nöjdkundindex, 2015 års värde ska vara minst 70 (NKI 66 2013) Nästa mätning av NKI görs i samband med Regionservice gemensamma kundenkät hösten 2015. Fokus under år 2014 har varit att utveckla service och tjänster efter de synpunkter och önskemål som framkommit i dialoger med kunder, i LoVS kundenkät 2013 och från medarbetare. Vi har förenklat för kund vid beställningar och felanmälningar till LoVS: Våra öppettider och vår tillgänglighet är analyserade och korrigerade så långt det är möjligt utifrån kunders behov och önskemål i ett ekonomiskt perspektiv. Från augusti har vi ökat resurserna för 1:a linjens support för vårdsystem. Från augusti ger vi support vid videokonferens. Supporten hjälper även till med olika konferensrumslösningar. Löpande ärenden inom städ beställs nu genom Kundtjänst. För Transport och logistik USÖ går alla beställningar via Kundtjänst med undantag för patienttransporter och bilpool. Under 2015 ska detta även implementeras i Karlskoga och Lindesberg. Ett nytt beställningsformulär för fastighetsärenden på intranätet har införts. Formuläret förbättrar återkopplingen och ger kunden möjlighet att följa sitt ärende. Koordinering i samband med flyttar kan beställas genom Kundtjänst. Efter sommarens extrainsatta servicetjänster på USÖ från Kost, Städ och Transport och logistik, finns behovet kvar. Tjänsterna startade därför upp igen under december och då med ett större utbud. Utveckling Excel och andra utbildningar i Office paketet har efterfrågats, genomförts och finns kvar i utbudet. 6

I september utökades bilpoolen på USÖ med fler bilar. Det finns nu större möjligheter för alla anställda inom USÖ-området att kunna boka en hyrbil via intranätet för tjänsteresor. Under året har vi utbildat flera medarbetare i LEAN genom LEAN-spel och uppföljningar. Det har resulterat i förbättrade flöden både inom och mellan områden, till gagn både för kunder och för oss själva. Kriterium: Benchmarking, inom LoVS områden ska resultatet vara bättre jämfört med 2013 Uppföljning av nyckeltal och jämförelser nationellt genomförs genom: Utveckling Landstingens IT-chefers intresseförening (SLIT), där samtliga landsting/regioner deltar. Jämförelsetal inom Landstingens fastighetsförvaltning. Jämförelsetalen visar allt från Landstingens hela bestånd ner till enskilda sjukhus. Insamlingen har ett hundraprocentigt deltagande och publicering sker i SKLs öppna jämförelser. Sveriges Landstings Telefoniansvarigas nätverksgrupp (SLT), där 17 landsting/regioner deltar. Q Survey AB för uppföljning av televäxelfunktion. Nationell enkät om Medicinteknisk verksamhet. Best Service, ett nätverk där 17 landstings/regioners försörjningsenheter samt alla stora sjukhus i Stockholm ingår (totalt 48 sjukhus). Analys, spridning och uppföljning av resultatet behöver förbättras, därav den gula markeringen. Kriterium: Antalet helhets/paketlösningar har ökat i LoVS Koordinering i samband med flyttar, dvs hjälp att samordna en flytt så att den löper smidigt och effektivt. Helhetslösning för video- och konferensrumslösningar Helhetslösning vid beställning av vård- och läkemedelsvagnar (VoLvagnar) Arbete har startat för ett gemensamt datalager (SSIS) inom regionorganisationen (SSIS). Dels för att bygga bort ett antal manuella rutiner i datahanteringen och dels för att möjliggöra snabbare och mer precisa uttag av utdata. Kriterium: Avvikelsehantering, åtgärder vidtagna inom 3 månader, 2014 års värde ska vara minst 70 % Andel med åtgärder planerade eller vidtagna inom 90 dagar: 67 % kvartal 1-3 (51 % helår 2013) Utveckling Arbete med att förenkla möbel- och skylthantering inom regionorganisationen pågår. Utveckling 7

6.1.2 Överenskommelse med nämnden för Trafik, miljö och service Överenskommelse 20: Att utreda möjligheten att införa incitament för att få in förbättringsförslag inom förvaltningen. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling För att stimulera och öka antalet förbättringsförslag från LoVS medarbetare har beslut tagits att varje kvartal belöna förslag med biobiljetter. Alla förslag värderas utifrån kriterierna om förbättringen är värdeskapande för kund och om förbättringen går över organisatoriska gränser (över grupp- områdes och/eller förvaltningsgränser). Förbättringsförslagen lyfts av områdeschefer och stabschefer i LoVS ledningsgrupp varje kvartal. Bästa förslag belönas med två biobiljetter till varje medarbetare bakom förslaget. I slutet av året tävlar de nominerade förslagen om ett lite större pris. Under 2014 belönades följande förslag: Resehierarki Elektroniska utskick av ekonomirapporter till chefer och verksamheter Kvalitetsarbete för att leverera likvärdiga kostprodukter till kund Synliggörande av arbetsfördelning, statistik och antal kundärenden inom etjänstekortskontoret Tydlig översikt av alla arbetsorder inom Transport och logistik i Lindesberg Rutin för slutstädning av operationssalar Rutin för brandlarmsavstängning Nytänkande inom kost som märks hos både personal och patienter. Av de nominerade förslagen valdes detta ut att få det årliga större priset, ett presentkort hos City-Örebro. Pågående förbättringsarbeten inom LoVS uppmärksammas i varje nyhetsbrev från LoVS i syfte att uppmuntra och inspirera medarbetare till att skicka in sina idéer och förbättringsförslag. 8

Målområde: God och patientsäker vård Övergripande mål: Hälso- och sjukvården inom Örebro läns landsting ska bedrivas så att den uppfyller kraven på en god och patientsäker vård. Vården ska vara kunskapsbaserad och ändamålsenlig, säker, jämlik, effektiv och patientfokuserad samt ges inom rimlig tid. Inriktningsmål: 1. Vården ska vara kunskapsbaserad och ändamålsenlig 2. Vården ska vara patientsäker 3. Vården ska vara patientfokuserad 4. Vården ska vara effektiv 5. Vården ska vara jämlik och jämställd 6. Vården ska ges i rimlig tid 7. Vården ska vara hälsofrämjande 6.2.1 Mål och uppdrag enligt Örebro läns landstings verksamhetsplan Resultatmål 3: Samtliga verksamheter har ett arbetssätt som stödjer införande av ny kunskap och evidens. Resultatmål 4: Samtliga verksamheter använder registerdata och andra relevanta data i förbättringsarbete. Kriterium: Öppna jämförelser, mini HTA, nationella riktlinjer och kompetensutvecklingsplan på individnivå Uppföljning baseras på köns- och åldersuppdelade registerdata, samt andra relevanta data inom alla verksamheter LoVS ingår inte i Socialstyrelsens och SKLs öppna jämförelser av hälso- och sjukvården. Mini HTA genomförs inte inom LoVS. Utbildning i sekretess och informationssäkerhet har under våren genomförts för samtliga chefer i LoVS i samarbete med LK/Juridik. Övriga medarbetare informeras via introduktionsprogram och arbetsplatsträffar. Entreprenörer som anlitas av Landstingsfastigheter måste enligt avtalen följa sekretessreglerna och får dessutom i vissa fall (vid arbete inom psykiatrin) skriva under en speciell sekretessförbindelse. En plan för LoVS vid allvarlig händelse har tagits fram och seminarieövningar (table top) har genomförts inom Medicinsk Teknik och LandstingsIT. Åtgärder efter spårbarhetsutredningen gällande medicintekniska produkter: Rutin för inköp av medicintekniska produkter finns. Riktlinje avseende vilka utrustningar som ska/inte ska märkas inom Örebro läns landsting, är under framtagande. Etiketter för märkning av medicintekniska produkter innehållande QR-kod finns. Inventering och märkning av patientlyftar och sängar på USÖ pågår och beräknas vara klart under 2015. Ansvarsfördelning gällande underhåll och besiktning av sängar och patientlyftar pågår. Utveckling 9

Resultatmål 5: Antalet avvikelserapporter, riskanalyser och händelseanalyser ska öka. Kriterium: Antalet avvikelserapporter inom sjukvårdsverksamhet ska vara 1 per anställd. Risk- och händelseanalys utifrån patientsäkerhet ska öka med 100 % Ett frukostmöte för chefer i LoVS med tema avvikelsehantering har genomförts under hösten. Antal rapporterade avvikande händelser 2014: 164 st. (119 st. helår 2013) Andel påbörjade inom 7 dagar 2014: 71 % (53 % helår 2013) Antal inkomna utredningsärenden 2014: 283 st. (374 st. helår 2013) Utveckling Minskningen av antalet inkomna utredningsärenden beror framförallt på förbättringar inom vårdsystem. Ett aktivt arbete med risk- och händelseanalyser genomförs i samarbete med övriga förvaltningar: Antal genomförda riskanalyser 2014: 15 st. (12 st. helår 2013) Antal genomförda händelseanalyser 2014: 7 st. (5 st. helår 2013) Sju medarbetare har utbildning i metod för risk- och händelseanalys enligt Socialstyrelsens handbok. Resultatmål 8: Följsamhet till hygienrutiner ska öka. Kriterium: Värde:100 % LoVS ingår inte i hälso- och sjukvårdens punktprevalensmätning av följsamhet till basala hygienrutiner och klädregler. Hygienrutiner finns inom de områden där det är relevant. Utbildning via Hygiensjuksköterska har genomförts inom Försörjningen, IT och Fastighet. Gällande patientnära arbete arbetar LoVS med ständiga förbättringar och tar till sig nya riktlinjer. Inom Försörjningen har egenkontroller påbörjats under hösten. Städriktlinjerna för vårdlokaler har reviderats och kompletterats med rutiner för städning av operationslokaler. Utveckling 6.2.2 Överenskommelse med nämnden för Trafik, miljö och service Överenskommelse 6: Fortsätta arbetet med reservvattenförsörjning till landstingets sjukhus Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Planering för reservvatten till våra tre sjukhus pågår. Planeringen, som pågått sedan våren 2014, har blivit betydligt mer omfattande än tidigare bedömningar visat. Det vi ser nu är att reservvattenanläggningar på Karlskoga och Lindesbergs lasarett kommer att driftsättas till 2016 och därefter USÖ under 2017 samt att de tidigare ekonomiska bedömningarna inte räcker till. Nya budgetkalkyler är under framtagande. Nedan redovisas hur långt arbetet kommit för de tre sjukhusen. Karlskoga lasarett: Utredningen är klar och arbete pågår tillsammans med Karlskoga och Degerfors kommun att färdigställa den planerade reservvattenförsörjningen. Reservvatten kommer att hämtas från Degerfors. Full tillgång till reservvatten beräknas vara klart till årsskiftet 2015/2016. Lindesbergs lasarett: Utredningen är klar och ett förslag finns att hämta reservvatten från grundvattnet för fjärrkyleanläggning i samarbete med Linde Energi. Av- 10

vaktar vattendom. Vid godkänd vattendom kan reservvattenförsörjningen vara i drift årsskiftet 2015/2016. USÖ: Utredning pågår. Förslag finns att hämta reservvatten från Svartån. Arbete med miljökonsekvensbeskrivning och en ny vattendom pågår. En mindre provanläggning med teknik att rena vatten kommer att testköras våren 2015. Fortsatt utredning kring placering av hus och bassäng. En fullgod reservvattenförsörjning beräknas vara klar under 2017. Överenskommelse 18: Att öka kunskapen om och användandet av Mina vårdkontakter Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Vid 2013 års slut fanns över 180 mottagningar i MVK. 66 214 länsinnevånare hade skaffat ett konto i MVK, vilket motsvarar över 23 % eller mer än var femte länsinnevånare vilket gör oss bäst i landet. Idag har vi >90 000 länsinnevånare med eget konto, dvs andelen har ökat till 32 %. Det betyder att ca var tredje länsinnevånare. Arbetet fortgår att öka andelen. Örebro läns landsting är pilot att lansera ombudsfunktionen, som möjliggör för vårdnadshavare att agera ombud för sitt barn och hantera barnets/barnens ärenden via sin egen inloggning i MVK. Vidare fortsätter arbetet med tidbokning hos blodcentralen, inkluderande blodbussens 40 hållplatser som ska kunna bokas direkt i MVK. 11

Målområde: Personal och kompetens Övergripande mål: Landstinget är en attraktiv arbetsplats för chefer och medarbetare och erbjuder ett hållbart arbetsliv. Inriktningsmål: 1. De arbetsgivarpolitiska dokument som finns inom området implementeras och följs upp i förvaltningarnas och landstingets delårsbokslut och årsredovisning (exempelvis jämställdhetsstrategi och plan, arbetsmiljöpolicy och plan, kompetensförsörjningsplan). 6.3.1 LoVS mål LoVS mål 2: Medarbetare inom LoVS har kunskap om LoVS tjänster och ett gemensamt förhållningssätt. Kriterium: Att LoVS servicepolicy är implementerad hos alla medarbetare inom LoVS under 2014 Alla arbetsplatser inom LoVS har tagit upp och gått igenom LoVS servicepolicy. Vidare implementering av servicepolicyn sker genom broschyren Det goda kundmötet på LoVS servicepolicyn i praktiken. Den beskriver 20 olika situationer som man kan hamna i när man arbetar i en serviceorganisation. Materialet användes och utvärderades på LoVS chefsdag den 9 maj och har under sommaren färdigställts. De olika fallbeskrivningarna har diskuterats på arbetsplatsträffar eller liknande på många arbetsplatser inom LoVS och kommer att fortgå under våren 2015. En mätning har gjorts före implementeringen och en jämförande mätning kommer att göras hösten 2015, då alla arbetsplatser ska ha tagit del av och jobbat med materialet. Mini-föreläsningar eller motsvarande från andra områden på respektive arbetsplatsträff pågår. Inom område Kundtjänst har R7e-arkiv informerat på ett områdesmöte, inom Administrativ utveckling och service har samtliga avdelningar haft en gäst/föreläsare från en annan verksamhet under delåret. Inom område LandstingsIT och Försörjningen har områdesintern samverkan skett genom att t.ex. serverdesk- och serverdriftgruppen praktiserar hos varandra. Inom Försörjningen har kostavdelningen utbildat städavdelningen inom livsmedelshygien. Utveckling 6.3.2 Mål och uppdrag enligt Örebro läns landstings verksamhetsplan Resultatmål 49: Nöjdmedarbetarindex ökar 2014 jämfört med första mätningen 2011. Kriterium: NMI 2011 = 76 (max värde 100). Resultatet av medarbetarenkäten, genomförd hösten 2013, ska resultera i handlingsplaner på förvaltningarna och följas upp under året. Handlingsplan och genomförande utifrån resultatet i medarbetarenkäten LoVS höjde NMI från 71 till 74 vilket är mycket glädjande. Samtliga områden har kommunicerat medarbetarenkäten till sina medarbetare och tagit fram handlingsplaner. Respektive områdes/arbetsplatsers handlingsplaner har följts upp på verksamhetsdialogen i september. Exempel på handlingsplaner är grupputveckling, arbete med andan och förhållningssätt, påverkans och utvecklingsmöjligheter, utöka samarbetet inom en avdelning genom processmöten, utveckla ledarskap, Utveckling 12

återkoppling och feedback (chef medarbetare och medarbetare medarbetare), hälsofrämjande och förebyggande av arbetsskador och tydliggörande av mål. Implementera arbetsmiljöpolicy och plan Hälsoprofiler fortsätter att genomföras ca var tredje år för LoVS medarbetare vilket resulterat i aktiveter på såväl avdelning, grupp som individnivå. Regelbunden HLR-utbildning för LoVS medarbetare är nu också beslutad, planerad och påbörjad. Var tredje år ska all personal inom LoVS utbildas inom hjärt- och lungräddning med hjärtstartare. Satsningen görs i samarbete med Landstingshälsan. Totalt har 160 medarbetare genomfört utbildningen. Några av LoVS chefer har deltagit i landstingets arbetsmiljöutbildning vilken också kompletterats av en kortare utbildning för nya chefer inom LoVS inför delegering av arbetsmiljöansvar. Inom område Medicinsk Teknik har en djupare arbetsmiljöanalys med riskinventering, förbättringsrutiner och informations- och utbildningsinsatser genomförts under 2014. Jämställdhetsstrategi och plan är implementerad och arbetsplatserna har synliggjort vad som är särskilt viktigt för dem att förhålla sig till. De flesta arbetsplatser inom LoVS har tagit del av målen i jämställdhetsplanen och strategin och genom ett dialogspel diskuterat jämställdhetsfrågor på sina respektive arbetsplatser samt lyft fram om det finns något särskilt för dem att förhålla sig till på arbetsplatsen. Ytterligare ett perspektiv som kommit fram i samband med dialogspelet är hur LoVS medarbetare blir bemötta av kunder ur ett jämställdhetsperspektiv. LoVS femårsjubileum För tredje i året i rad genomfördes Blodomloppet som en LoVS aktivitet för att fira förvaltningens födelsedag. I år lockade det 180 deltagare = rekordstort deltagande! Med anledning av att det är 5 år sedan LoVS bildades firade vi lite extra genom att lotta ut priser bland de deltagande lagen och alla som deltog i Blodomloppet fick varsitt sittunderlag. Ytterligare en aktivitet har genomförts för att uppmärksamma LoVS 5-årsdag. En digital tipspromenad skickades ut till alla medarbetare med frågor som handlade om olika verksamheter inom LoVS. Fem vinnare utsågs och vann varsin tårta för 20 personer att bjuda sina arbetskamrater på. På LoVS ledningsgruppsdagar i maj gjordes en tillbakablick sedan LoVS bildande, detta sammanställdes till Fem år med LoVS och kommunicerades under hösten till LoVS medarbetare genom chefsdagar, nyhetsbrev och arbetsplatsträffar. Resultatmål 50: Frisktalet ska öka. Kriterium: I genomsnitt högst 5 sjukdagar/ medarbetare och år. Utveckling Antal anställda med 5 eller färre sjukdagar i %, frisktal År 2014 År 2013 Kvinnor Män Kv + M Kvinnor Män Kv + M 54,25% 71,43% 60,89% 50,37% 68,67% 57,34% Vi ser en positiv utveckling av frisktalet. En satsning har genomomförts på städavdelningen tillsammans med Landstingshälsan för att kartlägga orsak till korttidsfrånvaron och försöka minska den. En utvärdering kommer att göras under början av 2015. 13

Resultatmål 51: Antal oönskad deltid ska minska. Kriterium: Enligt resultatmål. Utveckling Arbete sker kontinuerligt med att minska antalet oönskade deltider och andelen fortsätter att minska även under detta år. Det är för närvarande tre medarbetare som har anmält intresse av att öka sysselsättningsgraden utifrån givna förutsättningar om/när möjlighet ges. Två av dessa medarbetare har en tillfälligt höjd sysselsättningsgrad från deltid till heltid. Resultatmål 52: Sysselsättningsgrad totalt för antalet anställda ska öka. Kriterium: Sysselsättningsgraden 2012 ÖLL var 97 % Utveckling Sysselsättningsgraden ligger på en fortsatt hög nivå inom LoVS. Sysselsättningsgrad medelvärde År 2014 År 2013 Kvinnor Män Kv + M Kvinnor Män Kv + M Tillsvidareanst 96,8 99,7 98,0 95,9 99,7 97,4 Tillsvidareanst och visstidsanst. 96,4 99,1 97,5 95,7 99,4 97,2 Resultatmål 53: Alla medarbetare ges möjlighet till att upprätthålla och utveckla sin kompetens. Kriterium: Kompetensplanen är en del som klargörs i medarbetarsamtalet som ska ske en gång om året Samtliga medarbetare inom LoVS har haft medarbetarsamtal under årets första kvartal. Kompetensplanen ingår som en naturlig del i medarbetarsamtalet. Flera avdelningar använder ett komplement till mallen för medarbetarsamtal för att förtydliga kompetens- och utvecklingsplanen. Utveckling Uppdrag 26: Förstärka satsningen på fler anställningar av personer med funktionsnedsättningar. Aktiviteter för att uppnå uppdraget: Utveckling 13 medarbetare inom LoVS har någon form av anställningsstöd. Utöver detta arbetstränar två personer inom Administrativ utveckling och service, en inom LandstingsIT och en person inom Transport- och logistik. Park planerar att ta in personer med funktionsnedsättning under 2015 och en dialog pågår med Örebro Kommun om att hitta kandidat/kandidater. 14

6.3.3 Överenskommelse med nämnden för Trafik, miljö och service Överenskommelse 19: Att årligen till nämnden redovisa relevanta jämnställdhetsmått för verksamheten. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling All personalstatistik som redovisas är könsuppdelad. 15

Målområde: Miljö och hållbarhet Övergripande mål: Att landstingets resursanvändning och utsläpp av växthusgaser är i balans med det ekologiska systemet samt att nu levande och framtida befolkning i länet, utsätts för så låga miljörelaterade hälsorisker som möjligt. Inriktningsmål: 1. Att arbetet bedrivs i enlighet med mål och uppdrag i Miljö- och hållbarhetsprogrammet. 6.4.1 Mål och uppdrag enligt Örebro läns landstings verksamhetsplan Resultatmål 44: Klimatpåverkan från tjänsteresor har minskat jämfört med 2013. Kriterium: CO2-utsläppen från tjänsteresor ska minska med 15 % under 2014 jämfört med 2013. Införande av teknik för resfria möten pågår och breddinförande beräknas vara igång till våren 2015, då LandstingsIT har haft en del tekniska problem med Lync. En särskild grupp för ljud- och bild är formerad inom Klientgruppen. Utveckling Flera konferensrum har utrustats med videokonferensutrustning. En resehierarki är framtagen för tjänsteresor inom hela landstinget. Information har skett på arbetsplatsträffar och den finns också tillgänglig på intranätet. Försörjningen har deltagit i arbetet med en informationsfilm tillsammans med LK/Miljö som handlar om hållbara resor och transporter. Filmen har spridits via intranätet. Resultatmål 46: Alla förvaltningar/bolag bedriver ett aktivt arbete för att minska klimatpåverkan från engångsmaterial enligt Klimatlista för engångsmaterial. Kriterium: Redovisning av genomförda åtgärder. Utveckling En översyn av mängden engångsmaterial har skett inom de flesta områden. Användningen av engångsmaterial har minskat men det finns mer att göra. Städ har den nivå som behövs för att trygga patientsäkerheten. Engångsmaterial måste användas vid städning och vissa serviceuppgifter. Information ges årligen av hygiensjuksköterskan när engångsmaterial ska användas och när det inte är nödvändigt. Kostavdelningen minskar utskick av engångsmaterial i samband med konferensbeställningar. Dubbelsidig kopiering/utskrift används i så stor omfattning som möjligt. Automatisk sådan inställning vid utskrift finns på flera arbetsplatser. Utskrift av färgkopior minimeras. Ytterligare arbete pågår med att ändra inställningar, vilket är en åtgärd enligt Handlingsplan för Grön IT. Uppladdningsbara batterier används nästan uteslutande. Resultatmål 47: De arbetsplatser som fått Avvecklingslista för farliga kemikalier fasar ut/minskar användningen av de utpekade produkterna. Kriterium: Redovisning av genomförda aktiviteter åtgärder hos berörda verksamheter. Arbetet är klart för Medicinsk Teknik. Landstingsfastigheter har fasat ut kemikalier på avvecklingslistan. Arbete med riskbedömning av återstående kemikalier pågår. Utveckling 16

Resultatmål 48: Andelen miljöbedömda produkter i landstingets verksamhet ska öka. Kriterium: 1. Ökad köptrohet mot upphandlade avtal. 2. Minst 50 % av verksamheterna använder Checklista miljökrav vid direktinköp av utvalda produktgrupper i de fall avtal saknas. 3. LoVS upphandlingsavdelning ger tydlig motivering i de fall där miljökrav ej ställts vid upphandling. Upphandlingen informerar om var man kan hitta leverantörer/avtal på intranätet och sprider kontinuerligt information genom upphandlingsrapporter. En informationsbroschyr om upphandlingsprocessen, lagar och regler samt interna rutiner har tagits fram under året och skickats ut till alla chefer inom landstinget. Utveckling Under perioden har ett verktyg tagits fram för att hitta och uppmärksamma nya leverantörer. Verktyget är ett stöd för att följa köptroheten mot upphandlade avtal. Handlingsplan för Grön IT är framtagen, där ett delområde avser upphandling av Grön IT. Detta införs under 2015. Försörjningen har under året använt Checklista miljökrav vid direktinköp i större utsträckning och stämmer alltid av mot den vid inköp. Tillsammans med LK miljö har Upphandlingsavdelningen tagit fram en rutin och checklista för miljökrav i upphandlingar. Upphandlingsavdelningen redovisar i särskild rapport ställda miljökrav och sociala krav för respektive upphandling. Uppdrag 22: LoVS får i uppdrag att öka uppföljningen av hur väl upphandlade leverantörer uppfyller miljökrav och etiska krav. Aktiviteter för att uppnå uppdraget: Utveckling Upphandlingsavdelningen har genomfört stickprovskontroll på följande avtal: Däck och däcktjänster Resebyråtjänster Ortopedtekniska skor och ortoser (tre av tolv leverantörer) Frukt och grönt Kaffe (två leverantörer) Samtliga leverantörer har lämnat dokumentation som har uppfyllt aktuella krav. 6.4.2 Överenskommelse med nämnden för Trafik, miljö och service Område Landstingsfastigheter: Överenskommelse 1: Stödja Ledningskansliet (LK) i planeringen för att använda lokalt producerad förnybar el i form av ny vindkraft. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Avvaktar politiskt beslut på tidigare framtagen utredning. 17

Överenskommelse 2: Till nämnden för Trafik, Miljö och Service årligen redovisa lämpliga energieffektiviseringsprojekt och presentera en sammanställning av genomförda, pågående och planerade energieffektiviseringsprojekt. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Redovisades i samband med att nämnden beslutade om korrigerande åtgärder för målen i Miljö- och hållbarhetsprogrammet. Överenskommelse 3: Genomför upphandling för destruktion av lustgas vid Karlskoga lasarett. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Avvaktar en stabilare leverantörsmarknad. Återkommande dialog med övriga landsting om läget. Överenskommelse 4: Att inventera lämpliga placeringar för solelanläggningar i landstingets fastighetsbestånd. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Inte påbörjat på grund av brist på personella resurser. Överenskommelse 5: Att ta fram olika åtgärder för att förenkla och underlätta tillgången till grönytor i anslutning till våra tre sjukhus. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Tillgången och tillgängligheten till grönytor vid sjukhusen är god. Det finns nu ett så kallat Hälsospår om 1 km på Stora Holmen som utgår från USÖ. Område Försörjning, Transportavdelningen: Överenskommelse 7: Genomför upphandling för avfallshantering i enlighet med den avfallsutredning som togs fram 2013. I upphandlingen ska krav ställas på möjligheten att mäta och följa upp de volymmässigt största avfallsfraktionerna från verksamheten. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Upphandling av avfallsentreprenör är klar. I underlagen finns krav på uppföljning tydligt beskrivna. Beräknad uppstart av ny leverantör i januari 2015. Överenskommelse 8: Att utreda möjligheten att samordna varutransporter till landstingets större enheter. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Kontakt har tagits med Örebro kommun och vi har fått information om hur de arbetar med en gemensam distributionscentral för att underlätta samordningen/logistiken av varutransporter. Vi arbetar vidare med frågan. 18

Överenskommelse 9: Säkerställa att nya fordon så långt det är möjligt klarar aktuell nationell miljöbilsdefinition. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Alla bilar som leasas inom det upphandlade avtalet klarar den nationella miljöbilsdefinitionen. Överenskommelse 10: Att utreda förutsättningarna för att öka användningen av förnybara bränslen och/eller nollutsläppsfordon i landstinget. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Möjligheten att upphandla fordon som drivs med biodrivmedel har börjat undersökas inför kommande upphandling av leasingbilar. Arbetet med förfrågningsunderlag till den upphandlingen har inletts under hösten, då gällande avtal löper ut i mars 2015. Vi har även ett avtal för korttidshyra av fordon, när bilarna i bilpoolen inte räcker till. Detta avtal löper ut i januari 2015. I den nya upphandlingen är vår ambition att ställa krav på enbart biofordon. Marknaden behöver dock analyseras för denna typ av fordon, innan vi kan garantera att detta krav kan ställas fullt ut i upphandlingen- Kravet på biofordon kan initialt öka inköpskostnaden men driftkostnaderna kommer istället att minska. Överenskommelse 11: Förbättra och utveckla alternativen till bilen vid tjänsteresor. (Tillsammans med LandstingsIT) Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Ytterligare cyklar, bl.a. några elcyklar, har köpts in. En tävling med cykel och bil mellan USÖ och Kansliet har genomförts för att påvisa vinsten med att cykla istället för att åka bil när man ska transportera sig kortare sträckor mellan möten. Aktiviteten uppmärksammades med ett reportage i Tebladet. Verksamhetsutvecklare inom miljö och logistik har tagit fram ett underlag som ska förtydliga landstingets resepolicy (resehierarki) och finns tillsammans med gällande resepolicy på intranätet. Införande av teknik för resfria möten pågår och breddinförande beräknas vara igång under våren 2015. Försörjningen har deltagit i arbetet med skapandet av en informationsfilm tillsammans med LK/Miljö som handlar om hållbara resor och transporter. Filmen har spridits via intranätet. Område Försörjning, Kostavdelningen: Överenskommelse 12: Utveckla menyer för att minimera klimatpåverkan. Aktiviteter för att uppnå överenskommelsen: Utveckling Under året avslutades projektet Hållbara måltider, ett gemensamt arbete mellan Regionförbundet och Örebro Kommun. Här har arbetet påbörjats med att utveckla måltider som minimerar klimatpåverkan. Projektet har tagit fram en receptsamling för storhushåll som numera används i löpande produktion. Vidare har råvarusammansättningen förändrats för att få fram klimatsmart mat. 19