Mötesanteckningar Plats och tid Hamnen, Stadshuset, den 5 november 2015, kl 15.00 16.55 Närvarande Benny Strandberg (KD) Tjänstgörande beredningsledare Pia Gillerstedt (S) Alexandra Stenlund (UP) Carl Adiels (MP) Line Christiansen (V) Thomas Alpner (M) Rose-Marie Stenman (C) Rolf Vadström (SD) Ej närvarande Elisabeth Mattsson (FP) Sekreterare Marie Flodin Ordförande Benny Strandberg (KD) Attest: Övriga deltagare Marie Flodin Beredningssekreterare Clara Helgesson Kommunledningssektorn Gun Zetterberg Kommunledningssektorn DEMOKRATIBEREDNINGEN KOMMUNFULLMÄKTIGE ADRESS Stadshuset 442 81 Kungälv TELEFON 0303-23 80 00 vx FAX 0303-132 17 E-POST kommunfullmäktige@kungalv.se HEMSIDA www.kungalv.se
2(5) Tillkommande och utgående ärenden Inga tillkommande eller utgående ärenden. Översyn av kommunens styrdokument enligt Policy för Kungälvs kommuns författningssamling Policy för Kungälvs kommuns författningssamling beslutades av kommunfullmäktige 17 juni 2015. Kommunens författningssamling har setts över i enlighet med beslutet. Slutsatsen är att justeringar behöver göras för att dokumenten i författningssamlingen ska följa beslutad struktur och ha ett fastställt beredande organ. Demokratiberedningen ansvarar för (nuvarande namn): Arbetsordning för kommunfullmäktige och kommunfullmäktiges beredningar Arbetsordning för ungdomsfullmäktige byter namn till Föreskrifter för ungdomsfullmäktige Arbetsordning för medborgarstämmor byter namn till Föreskrifter för medborgarstämmor Grafisk profil Dokument- och ärendehantering i Kungälvs kommun Visionen Policy för Kungälvs kommun författningssamling Internationell policy för Kungälvs kommun Häls- och arbetsmiljöpolicy Benny Strandberg (KD) understryker att styrdokumentens giltighetstid ska gälla som längst till den 31 december 2019. Demokratiberedningen ställer sig bakom förslag till beslut. Föreskrifter för funktionshinderrådet Med anledning av förändringar i den politiska organisationen där en ny beredning, kultur och fritidsberedningen tillsats av kommunfullmäktige samt att en ny policy för Kungälvs kommuns författningssamling beslutats av kommunfullmäktige behöver Reglemente för funktionshinderfrågor revideras. Förvaltningen föreslår nedanstående förändringar i rådet för funktionshinderfrågors styrdokument: 1. Kommunfullmäktige utser en representant från kultur och fritidsberedningen till rådet för funktionshinderfrågor. 2. Reglemente för rådet för funktionshinderfrågor byter namn till Föreskrifter för rådet för funktionshinderfrågor i enlighet med policy för styrdokument, förtydligar i föreskrift att representant från kultur och fritidsberedningen ska ingå i rådet. Texten lyfts in i mall för styrdokument. Demokratiberedningen ställer sig bakom förslag till förändringar i styrdokumentet.
3(5) Föreskrifter för medborgarstämmor Reglementet för medborgarstämmorna behöver revideras med anledning av att en ny policy för Kungälvs kommuns författningssamling beslutats av kommunfullmäktige. Vid en översyn av reglementet har förvaltningen sett att vissa andra justeringar också behöver göras, bland annat med anledning av förändringar i den politiska organisationen, när det gäller kommunfullmäktiges presidium samt annan benämning på kommunens medborgarservice. Förvaltningen föreslår nedanstående förändringar i medborgarstämmornas styrdokument: 1) Styrdokumentet revideras i enlighet med ändringarna i kommunfullmäktiges presidium 2) Medborgarservice ändras till kundcenter i enlighet med den nya benämningen 3) Reglemente för medborgarstämmor byter namn till Föreskrifter för medborgarstämmor i enlighet med policy för styrdokument. Benny Strandberg (KD) föreslår att 1) ordet kallelse stryks, 2) sammanträde ändras till sammankomst Demokratiberedningen ställer sig bakom förslag till revidering av styrdokument för medborgarstämmor med tillägg för Benny Strandbergs (KD) förslag ovan. Årshjul för kommunfullmäktiges uppföljning Kommunfullmäktiges förste vice ordförande tillsammans med kommunstyrelsens första vice ordförande har arbetat fram ett förslag på årsagenda för kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens uppföljning. Förslaget har varit på remiss i beredningar och utskott. Syftet med förslaget är att förbättra och utveckla uppföljningen och därmed ge bättre underlag för beslut. På en direkt fråga från Thomas Alpner (M) svarar Pia Gillerstedt (S) att anledningen till att man drar in två möten är av ekonomiska skäl Benny Strandberg (KD), Thomas Alpner (M) och Rose-Marie Stenman (C) lämnar en protokollsanteckning och avstår från att delta i demokratiberedningens beslut att ställa sig bakom förslag till årshjul. Övriga ledamöter ställer sig bakom förslag till Årshjul för kommunfullmäktiges uppföljning. Riktlinjer för handläggning av motioner - remiss från kommunfullmäktige Den 8 oktober 2015 informerade kommunstyrelsens förste vice ordförande, Maria Kjellberg (MP) om riktlinjer för handläggning av motioner. Kommunfullmäktige beslutade att remittera ärendet till demokratiberedningen för yttrande. Demokratiberedningen lämnar ett uppdrag till presidiet att ta fram ett förslag till yttrande.
Förtroendevaldas deltagande i kommunens chatt Kommunen inför inom kort en chattfunktion. Syftet med chattfunktionen är att kommunicera med medborgare och andra intressenter, dela kunskap samt att skapa relationer och nå nya målgrupper. Ett mål är att öka förtroendet för kommunen, främja dialogen och medborgarnas inflytande. Demokratiberedningens närvarande ledamöter diskuterar nedanstående frågor: Vilka förtroendevalda ska få chatta? Presidier i de politiska instanserna Hela beredningen/nämnden etc vid speciella teman 4(5) Finns det begränsningar om vad som förtroendevalda ska chatta om? Ingen politisk debatt Moderatorn säkerställer att frågorna håller sig inom ämnet Någon fördelar frågorna på de som sitter och ska svara Frågor inom den kommunala kompetensen Sakfrågor i första hand Vem avgör det? KF:s presidium i första hand. Vid behov i dialog med KS presidium Marie Flodin skickar förslag på riktlinjer till demokratiberedningen. Beredningarnas sammanträdestider 2016 Beredningarnas sammanträdestider fastställs årligen av respektive instans. Planeringen av sammanträdesdagarna utgår från förvaltningens årshjul och ärendeflödet mot kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Kommunfullmäktiges beredningar rekommenderas att anta nedanstående förslag till sammanträdestider. Demokratiberedningen sammanträder på torsdagar, klockan 15.00, om inget annat anges, i Stadshuset den: 28 januari, 3 mars, 7 april, 5 maj, 2 juni, 25 augusti, 22 september, 27 oktober och 24 november Information från SKL:s nätverksmöte om medborgardialog Carl Adiels (MP) och Marie Flodin informerar från nätverksmöte för förtroendevalda respektive tjänstepersoner om medborgardialog. Marie Flodin skickar ut en skriftlig information från nätverksmötet. Avstämning av demokratiberedningens verksamhetsplan Aktiviteterna behöver få en tidplan för att förvaltningen ska kunna tillsätta resurser. Punkten återkommer på demokratiberedningens möte den 3 december.
5(5) Övrigt - Resurs från förvaltningen för Vision 2040 Om beredningen önskar resurser från förvaltningen måste presidiet lyfta frågan med kommunchefen Punkt till nästa möte: - Ungdomens hus i Kungälv? Robert Hallman och Matilda Jakobsson bjuds in