Styrelsen för Föreningen Sambruk

PROTOKOLL 1(11) Utfärdare Lotta Ruderfors, 0705-717747 lotta.ruderfors@sambruk.se Styrelsen för Föreningen Sambruk Tid 10.00 15.00 Plats Deltog på plats SKL, Hornsgatan 20, Stockholm lokal: Se&Hör Lena Lundgren Gävle Mats Bohman Nacka, Peter Dacke Stockholm, deltog fr.o.m. 11.00 Johan Bergqvist Södertälje Bengt Svenson SKL, t.o.m. 13.00 Anders Fredriksson Knivsta Lars-Olof Lindblad Kungälv Claes-Olof Olsson Föreningen Sambruk Deltog digitalt Alec Magi Särnholm Härryda, deltog fr.o.m. 13.00 Peter Åberg Storuman Annika Samuelsson Mölndal Lämnat återbud Torbjörn Larsson Mikael Lagergren Stellan Sjögren Marie Ahlqvist Nisse Waldefeldt Falkenberg Västerås Kristinehamn Lycksele Göteborg Protokollförare Lotta Ruderfors Föreningen Sambruk Postadress Föreningen Sambruk Högbovägen 45 SE-811 32 Sandviken Hemsida www.sambruk.se E-post info@sambruk.se Organisationsnr 802428-2785 Bankgiro XXX-XXXX

2(11) 13 Mötets öppnande Ordföranden Lena Lundgren hälsar välkommen och förklarar mötet öppnat. 14 Godkännande av dagordningen Dagordningen godkänns med följande tillägg 17.2 för beslut av styrelsen Projektportfölj gås igenom tillsammans med verksamhetsplan 15 Val av justeringsperson Till justeringsperson väljs Lars-Olof Lindblad, Kungälvs kommun. 16 Föregående mötesprotokoll Föregående protokoll godkänns. V tjänsteman presenterar vad som genomförts sedan förra mötet, med utgångspunkt i återstående punkter. Projektportfölj Scenarios som diskuterats av referensgrupp o Äldreomsorg/välfärdsteknologi o Hur och när projekt ska avyttras Budget för 2016 Marknadsföringsplan 17 Ekonomi 17.1. Årsredovisning 2015, underskrift av ledamöter Närvarande ordinarie ledamöter skriver under Årsredovisning som skickas per post till övriga för underskrift. Ekonomiska förutsättningar presenteras av v tjänsteman. Resultat för 2015 är minus 179.000 kronor. Revisorer har gått igenom siffror och inte framfört någon anmärkning. Investeringar 2015 har medfört vissa merkostnader, men balanseras i budgeten för 2016. Styrelsen godkänner rapportering

3(11) 17.2. Årsavgift och medlemsinsats 2017 Beslut ska tas vid stämman om års- och medlemsinsats ska vara oförändrade. Förbereda förslag till förändring inför 2017, som föreslås stämman 2016. Styrelsen beslutar att lämna följande förslag till stämman Årsavgifter och medlemsinsatser är oförändrade 2016 Föreslå en höjning av årsavgifter fr.o.m. 2017 Styrelsen diskuterar följande förändringar av nuvarande årsavgifter inom dagens storleksintervall (antal kommuninvånare) Kommunstorlek nuvarande avgift Förslag, fr 2017 0-15.000 invånare 17.000 20.000 15.001 50.000 30.000 35.000 50.001 100.000 35.000 45.000 > 100.000 55.000 65.000 Diskussioner förs även gällande höjning för organisationer och gruppanslutning. Styrelsen uppdrar åt V. tjänsteman att ta fram ett förslag som beslutas per capsulam och som föreslås antas av Föreningens Årsstämma, att gälla fr.o.m. 2017. 18 Genomgång Sambruk projektportfölj 18.1. Projektrapportering Ekonomiskt bistånd Vidareutveckling av Multifråga till molntjänst pågår, initierat av dels ställningstagande i SSBTEKs styrgrupp, dels förväntad breddning av användargruppen efter flera nya förfrågningar från nya kommuner gällande Multifråga inkommit. Projektledaren är fortsatt aktiv deltagare i SSBTEK. Gränssnitt mot verksamhetssystem diskuteras - Integrerat mot myndigheter - Integrerat mot Viva - Flera systemleverantörer betraktar Multifråga som konkurrent Nästa steg är att skapa förståelse bland leverantörer att dagens asymmetriska affärsmodeller (dvs övervägande ekonomiskt fördelaktiga för leverantörerna) måste förändras. ProVisum/ÖFM - systemförvaltning Fortsatt vidareutvecklingsarbete pågår. Användande kommuner är Västerås, Nacka och Kristianstad. Fortsatt brett intresse bland övriga kommuner, men avvaktar pågående installationer.

4(11) Upphandling kring förvaltningsåtagande har genomförts och ramavtal har tecknats med Resursen Sverige AB. Styrelsen diskuterar kring kommuner som är intresserade av systemet, men inte är medlemmar i föreningen. Styrelsen har tydligt ställningstagande att Föreningen Sambruk äger produkten och förvaltningsavtal med förvaltningspartner, i nuläget Resursen Sverige AB. Alltså kan icke-medlemskommuner inte avropa/upphandla produkten, ej heller drifts-/förvaltningstjänster utanför ramavtalet. FixaMinGata Pågår viss utveckling och justering av tjänsten, som förankras med MySociety för att inte frångå grunden och kunna följa uppgraderingar. Tjänsten är integrerad med följande ärendesystem InfraControl Online, Motrice AB och FlexiteBPMS. Diskussioner förs med DF Respons. FixaMinGata marknadsförs enligt: Information till kommuner som helt saknar möjlighet att rapportera via webb Informera kontaktpersoner i användande kommuner om Förvaltningsrådet Konferens SAK, i Borås 25/5 Ale kommuns användande i föreningen Sambruks nya broschyr Streamflow - systemförvaltning Fr.o.m. 1/1 2016 innehar Sambruk upphovsrätten och en ny förvaltningspartner, imcode Partner AB, har upphandlats. Partner genomför viss bugghantering och vidareutveckling som prioriteras av förvaltningsrådet. Parallellt skapas förfrågningsunderlag, av förvaltningsledare i samverkan med kommuner, för att genomföra en öppen upphandling enligt LOU. Streamflow marknadsförs enligt: Testversion av webbklient diskuteras Nytt Informationsblad Seminarium vid offentliga rummet Eksjö kommuns användande i föreningen Sambruks nya broschyr UKA uppföljningssystem för ungdomar Systemet har vidareutvecklats i samverkan med användande kommuner. Föreningens medlemmar har erbjudits att samverka kring framtagning av automatiserad tjänst för integration mot UHRs BEDA enligt 2 alternativ: Integrerat med UKA

5(11) Webbtjänst UKA marknadsförs enligt: Film, perspektiv en arbetsdag på Navigatorcentrum Information till medlemmars ansvarig för kommunala aktivitetsansvaret via kommunadress Intresserade kommuner erbjuds testinloggning Helsingborgs kommun användande i föreningen Sambruks broschyr Styrelsen diskuterar Hur ska Föreningen Sambruk stötta kommuner i tänket kring organisering och koppla till IT-stöd? Ska det i en Nyttoanalys visas vilka problem det löser?! Vem granska och vem bär ansvaret för att undvika att en ungdom hamnar i kriminalitet osv. Finns önskemål om att rapportera 1gång/månad till arbetsförmedlingen o Kan UKA underlätta för kommuner att rapportera till arbetsförmedling? Viktigt att hitta nyttan för alla följande perspektiv: o Ekonomiskt o Handläggare o Berörd individ Möjligheten att aktörer använder IT-stödet för ensamkommande barn Öppna verksamhetssystem skolan - Förbättrad och förenklad integration mellan skolans verksamhetssystem och schemaläggningssystem, SIS-projektet beräknas vara klart i slutet av 2016. Från föreningens sida finns en representant med från Göteborgs stad vid månadsmöten. Standarden som tas fram kommer även att användas inom projekt ivis. - Integration mellan skolans verksamhetssystem och personalsystem Göteborg har meddelat intresse av att gå vidare med projektet, som kräver standardisering.

6(11) 18.2. FoU-projekt ivis, etapp II Öppen innovativ skolplattform Grundplattform och e-tjänst/app för Skolskjuts klar för pilotanvändning. Tjänsten för avvikelserapportering är under utveckling och levereras i maj. Projektavslut har förlängts, och förankrats med VINNOVA, från juni till augusti 2016. Diskussioner förs kring fortsättning av projektet som nytt FoU-projekt, eller utvecklingsprojekt med alternativ finansiering. Öppna datakällor Strategiskt VINNOVA-projekt, där projektplan och styrgrupp är etablerad. Projektperioden är december 2015 till augusti 2016. Projektet ska ta fram en metod och modell för att beskriva datamängder på ett homogent sätt för alla kommuner. 1:a workshop med 20-tal deltagare genomfördes i mars Fortsatta, fördjupade workshops med verksamhetskunniga planeras under april juni I Sverige pågår flera initiativ inom området. Föreningen Sambruks FoUprojekt syftar till att ge kommuner grundinformation för hur öppna datakällor ska hanteras ex. gällande processer, informationsklassning osv. Detta kommer att bli av särskilt stor nytta för mindre kommuner. 18.3. Projektidéer V tjänsteman presenterar projektidéer tillsammans med urvalskriter. Projektidé Verksamhetsnytta (v) Medborgarnytta (m) System för Valnämnd (v) (?) Litet och begränsat verksamhetsområde smarta madrasser för vård och omsorg GYRO elevstyrd utbildningsplanering (v) (m) (v) (m) MedPlats/Thundermaps (v) (m) Not Projektet avslutat hos Högskolan i Halmstad. Lars-Olof Lindblad undersöker om leverantör deltog vid MVT mässan och återkopplar till v tjänsteman V tjänsteman kontaktar skola i Sydafrika som arbetar på liknande sätt nytt EU-proj m andra aktörer Open Care (v) (m) Högskolan i Halmstad

7(11) edispens (v) (m) esystems / Malmö stad Sydarkivera QualiFare, Måltidsoptimering (v) (m) Intresseanmälan/samarbetsförfrågan förbereder ansökan FRÖN Röda Tråden (v) (m) tidigare FoU-projektansökan Effektiv och Medskapande Äldreomsorg (v) (m) FoU-initiativ från extern part. Tidigare projektansökan till VINNOVA => avslag UKA - utveckling (v) (m) Specifik utveckling för effektiv hantering av ensamkommande barn/andra flyktingar Kommunal insatsstyrka (v) (m) Automatiserad infoöverföring (v) förbereder ansökan om projektmedel från VINNOVA inom pågående FRÖN-utlysning förbereder ansökan om projektmedel från VINNOVA inom pågående FRÖN-utlysning Faderskapsanmälan (v) Förslag/erbjudande att bistå SKL vid förhandling med leverantörer av verksamhetssystem, för att undvika motsvarande upplägg som för SSBTEK RESONANS-Guide (v) forskningsprojekt Praktiskt arbete med att testa guide genom pilotfall Styrelsen beslutar att under den närmaste framtiden prioritera & fokusera på: kommunal insatsstyrka automatiserad informationsöverföring måltidsoptimering och att arbetet med dessa projektidéer under uppstartsfasen bedrivs med medel från Föreningens allmänna budget. 19 Intresseföreningen 19.1. Inriktning för Sambruks verksamhet 2016 V tjänsteman presenterar inriktningen i Verksamhetsplanen 2016. Fortsatt fokus på projekt- & förvaltningsåtaganden

8(11) Öppenhet för nya, innovativa projektidéer, med fokus på öppna, framtidsinriktade lösningar Prioritera insatser/lösningar som ingen annan aktör satsar på o utgå från konkreta behov och som innebär tydliga nyttoeffekter Fokus på kravställningsfasen (beredskap att ta även ansvar för realisering) Främja nya/alternativa affärsmodeller för befintliga och/eller redan etablerade lösningar Förvalta/förädla befintliga lösningar 19.2. Verksamhetsplan och budget 2016 Konkretiserade urvalskriterier för bedömning och eventuell uppstart av nya projekt är: Är projektidén innovativ? Ingen existerande marknadsaktör som vill driva projektet? Finns en väsentlig och/eller bred verksamhetsnytta framförallt ur medborgarperspektivet? Budget 2016 V tjänsteman presenterar budgetförslag. Styrelsen diskuterar att Arbeta mer offensivt! Använda Verksamhetsutveckling m h a digitalisering, ej e-förvaltning (enbart) Ge hög prioritet till projekt inom verksamhetsområdet vård- & omsorg Styrelsen beslutar att rekommendera Årsstämman att anta förelagda Verksamhetsplan 2016. 19.3. Offentliga rummet Föreslagna seminarier/föredrag 26-27 maj är; Presentation av FoU-projektet ivis Presentation av FoU-projektet Öppna datakällor Allmänt föredrag om Föreningen Sambruks samverkanskoncept, under rubriken Riv pyramiderna. Eksjö kommun har tilldelats seminarium under temat: Öppenhet som skapar värde där Streamflow kommer att presenteras.

9(11) 19.4. Vårkonferens och årsmöte I samband med Offentliga rummets fördjupningsdag, den 25 maj, genomförs Föreningens Vårkonferens. Dagen inriktas på användning av Föreningens olika tjänster som presenteras av olika kommuner. Efter konferensen hålls Årsmöte och konstituerande styrelsemöte. 19.5. Valberedning 2016 Valberedningen består av Inge Hansson, sammankallande, samt Lennart Östlund och Åke Nygren. Inge Hansson meddelat intresse för att kvarstå som sammankallande 2017 och styrelsen beslutar att bekosta resa och deltagaravgift vid fördjupningsdagen. Förslaget innebär 9 ordinarie ledamöter och 9 personliga ersättare. Vid årsmötet kommer styrelsen föreslå Inge Hansson, Johan Bergqvist och Bengt Svenson som valberedning 2017. 19.6. Marknadsföringsplan 2016 Peter Dacke (Stockholm), sammankallande Mikael Lagergren (Västerås) Alec Magi Särnholm (Härryda) Johan Bergqvist (Södertälje) Styrelsen beslutar att marknadsföringsplanen presenteras vid årsmötet. Föreningen Sambruks nya broschyr länkas på webbplats och ledamöter länkar i e-postsignatur. Broschyren förmedlas till Ledamöter KommITS Deltagare vid Vårkonferens Deltagare vid Offentliga rummet I samband med deltagande i andra externa möten, konferenser och liknande 19.7. Övriga aktiviteter V tjänsteman presenterar följande aktiviteter: Digidel 2016, fortsatt administrativt stöd i Digidelnätverket RESONANS-Guide, deltagande i projektets referensgrupp

10(11) Deltagande vid KommITS konferens, föreläsning och monter 26-27 april Offentliga rummet, föreläsningar och monter 26 27 maj Almedalen, vecka 27 o Uppdras åt V.tjm att undersöka förutsättningar, inget beslut om deltagande tas. E-förvaltningsdagarna, konferens på hösten o Erbjuder partnerskap, sponsra konferensen, vilket inkluderar Monterplats Rabatt för föreningen Sambruks medlemmar Talarpass Styrelsen godkänner förslaget, med följande justering av erbjudandet förse konferens med tydligare profil föreningen får tillgång till några seminarier 20 SKL Sambruk Ingen information. 21 Aktuell information från styrelsemedlemmar Representanter från Gävle kommun deltar vid Offentliga rummet i Malmö, och följs sedan upp med information på plats. 22 Övriga frågor Göteborg stad efterfrågar, via facebook, behovet av att prioritera frågan om personnummer. 23 Nästa styrelsemöte 28 april, vecka 17, telemöte 11.00 12.00 Behandling av ev. inkomna motioner 25 maj 2016, Konferens, Årsmöte och konstituerande styrelsemöte i Malmö 26 augusti 2016, preliminärt datum för styrelsemöte Anmäl till admin@sambruk.se

11(11) 24 Mötets avslutande Ordförande avslutar mötet. Underskrift Ordförande Underskrift Justerare Underskrift Namnförtydligande Lena Lundgren Namnförtydligande Lars-Olof Lindblad