AFFÄRSUTVECKLINGSPROCESS FÖR TURISMNÄRINGEN I VÄSTMANLAND 2015 Västmanlands Kommuner och Landsting (VKL) ansvarar för samordningen och utvecklingen av turismen i Västmanlands län. Syftet med Turismfunktionen är att stödja utvecklingen av en hållbar och mer lönsam turismnäring i Västmanlands län och Stockholm Mälardalsregionen. En hållbar turismnäring definieras som En näring som med uthållig lönsamhet levererar upplevelser som motsvarar eller överträffar besökarens förväntningar och som ger samhället ett mervärde utan att äventyra de gemensamma resurserna för kommande generationer. Visionen är att länets turismnäring ska fördubblas från 2010 till 2020 genom att alla turistföretag och besöksmål i Västmanlands län blir hållbara och att utvecklingen i länet är en förebild för landets turismnäring.
VISIONEN ÄR ATT MED FOKUS PÅ HÅLLBARHETS- FRÅGORNA SKA SVENSK BESÖKSNÄRING FÖRDUBBLAS PÅ TIO ÅR. DEN NATIONELLA STRATEGIN FÖR SVENSK BESÖKSNÄRING 2010 lanserades Den nationella strategin för svensk besöksnäring. Visionen är att med fokus på hållbarhetsfrågorna ska svensk besöksnäring fördubblas på tio år. 2020 är besöksnäringen Sveriges nya basnäring och omsätter 500 miljarder. För Västmanland innebär det att länets turismnäring ska nå en omsättning på fyra miljarder och 3 400 anställda på tio år. VÄGEN MOT VISIONEN Turismfunktionens insatser utgår ifrån de krav och förväntningar som ställs av kunderna på utvalda marknader. Kraven och förväntningarna definieras genom marknadsanalyser och etablerade kvalitetsmärkningssystem. Insatserna sker med tydligt affärsfokus tillsammans med dem som målmedvetet utvecklar hållbara verksamheter. Den strategiska ansatsen är att skapa en hållbar turismnäring utifrån ett ekonomiskt, miljömässigt och socialt perspektiv. TURISMFUNKTIONEN ARBETAR UTIFRÅN TRE ÖVERGRIPANDE INSATSOMRÅDEN Strategisk utveckling och ledning. Utveckling av regionala, nationella och internationella nätverk för omvärldsbevakning och utveckling av destinationer, företag och organisationer i regionen. Uppstart och styrning av projekt samt ledning av Turismfunktionens personal. Internationell affärsutveckling. Utveckling av produkter, säljstrukturer och affärsnätverk för internationell försäljning samt PR för att skapa redaktionellt utrymme internationellt. Nationell affärsutveckling. Utveckling av säljstrukturer och kvalitetssäkring av turismnäringen samt individuell handledning för företag och organisationer inom till exempel digitala kanaler. 2
ÖKAD NATIONELL OCH INTERNATIONELL FÖRSÄLJNING En grundförutsättning för en långsiktigt hållbar tillväxt är att alla aktörer inom turismnäringen höjer nivån minst ett snäpp, vilket den nationella affärsutvecklingen tar fasta på. Den internationella affärsutvecklingen sker parallellt med det nationella arbetet och riktar sig till dem som erbjuder och utvecklar produkter för utländska kunder. För att tydliggöra och underlätta för företag/organisationer att delta i arbetet finns nedanstående modell med beskrivning av kriterier, förmåner och kostnader. Genom detta arbetssätt kan vi tillsammans säkerställa att ditt företag/organisation deltar i rätt aktiviteter och utvecklingsinsatser utifrån de förutsättningar och ambitioner er verksamhet har. Modellen är ett internt hjälpmedel för att matcha ditt utbud till rätt målgrupp vilken nivå du väljer kommer inte att kommuniceras till kund. KRITERIER Nedan följer en beskrivning av vilka kriterier som krävs av dig som företagare/organisation för att delta Turismfunktionens arbete på de olika marknaderna. Nationellt Internationellt nivå 1 Internationellt nivå 2 1.1 Lagstadgade krav 1.1 Lagstadgade krav 1.1 Lagstadgade krav 1.2 Branschkrav 1.2 Branschkrav 1.2 Branschkrav 1.3 Statistik 1.3 Statistik 1.3 Statistik 1.4 E-post 1.4 E-post 1.4 E-post 1.5 Telefon 1.5 Telefon 1.5 Telefon 1.6 Svar till kund 1.6 Svar till kund 1.6 Svar till kund 1.7 Utgiven information 1.7 Utgiven information 1.7 Utgiven information 1.8 Bilder för webb och tryck 1.8 Bilder för webb och tryck 1.9 Webbplats 1.9 Webbplats 1.10 Information på engelska 1.10 Information på engelska 1.11 Bokning online 1.11 Bokning online 1.12 Provision 1.12 Provision 1.13 Internationell affärsstruktur 1.14 Prissättning 1.15 Målgruppsanpassade texter 1.1 Lagstadgade krav: Företaget/organisationen ska följa de lagstadgade krav som gäller den juridiska form företaget/organisationen har. Exempel kan vara F-skattsedel, momsregistrering, ställd resegaranti etc. 1.2 Branschkrav: Om företaget/organisationen är medlem i en branschorganisation (till exempel Visita, STF, Svenska Ekoturismföreningen) ska branschorganisationens regler och krav följas. 1.3 Statistik: En boendeanläggning med fler än 5 rum eller 9 bäddar ska rapportera statistik till Statistiska centralbyrån. Statistik ska lämnas till den kommunala eller regionala turismorganisationen enligt deras förfrågan. 1.4 E-post: Företaget/organisationen ska ha en e-postadress som läses av dagligen. 1.5 Telefon: Företaget/organisationen ska ha ett telefonnummer och om man inte har möjlighet att svara ska ett tydligt meddelande förklara när kunden kan förväntas få återkoppling. 1.6 Svar till kund och affärspartner: Alla kundförfrågningar ska besvaras så snart som möjligt och inom max 24 timmar. För de internationella marknaderna ska ni kunna svara på pris- eller bokningsförfrågningar inom max 24 timmar. 3
2020 ÄR BESÖKSNÄRINGEN SVERIGES NYA BAS- NÄRING OCH OMSÄTTER 500 MILJARDER. 1.7 Utgiven information: Informationen är aktuell och överensstämmer med vad som levereras. Kunden ska alltid i förväg kunna sätta sig in i vad som ingår i erbjudandet och vilken standard som kan förväntas. Avvikelser på grund av t ex lågsäsong måste tydligt förmedlas. 1.8 Bilder för webb och tryck: Företaget/ organisationen måste tillhandahålla professionella bilder för webb och tryck som är anpassade efter målgruppen. Bilderna måste vara fria att använda. VKL kan inte garantera att fotografens namn kan anges. 1.9 Webbplats: Företaget/organisationen ska ha en webbplats där kunden lätt hittar information om vad som erbjuds, priser, kontaktuppgifter med mera. 1.10 Information på engelska: Information om vad som erbjuds ska finnas på engelska. 1.11 Bokning online: Produkterna ska kunna bokas på egen webbplats eller via återförsäljare. 1.12 Provision: Företaget/organisationen ska kunna arbeta med provisionsbaserad försäljning. 1.13 Internationell affärsstruktur: Företaget/ organisationen ska ha kunskaper om internationella affärsstrukturer och en uttalad vilja att arbeta utifrån marknadernas förutsättningar. 1.14 Prissättning: Företaget/organisationen ska kunna lämna priser med minst ett års framförhållning. 1.15 Målgruppsanpassade texter: Företagets/ organisationens information på engelska ska vara anpassad för de internationella kunderna. 4
FÖRMÅNER Nedan följer en beskrivning över de stöd och insatser som företaget/organisationen kan ta del av beroende på vilka marknader du väljer att arbeta med. Nationellt Internationellt nivå 1 Internationellt nivå 2 2.1 Exponering på internet 2.1 Exponering på internet 2.1 Exponering på internet 2.2 Omvärldsbevakning och inbjudningar 2.2 Omvärldsbevakning och inbjudningar 2.2 Omvärldsbevakning och inbjudningar 2.3 Digital koordinator 2.3 Digital koordinator 2.3 Digital koordinator 2.4 Försäljningssystem online 2.4 Försäljningssystem online 2.5 Internationellt nyhetsbrev 2.5 Internationellt nyhetsbrev 2.6 Internationell säljare 2.6 Internationell säljare 2.7 Exponering mot Travel Trade 2.7 Exponering mot Travel Trade 2.8 Aktivitetsbroschyr 2.8 Aktivitetsbroschyr 2.9 Pressresor 2.9 Pressresor 2.10 Visningsresor 2.10 Visningsresor 2.11 Förtur på kurser och seminarier 2.11 Förtur på kurser och seminarier 2.12 Produktmanual 2.1 Exponering på internet: Företag/organisationer som medverkar på den svenska marknaden kan exponeras på webbplatsen vastmanland.se. Företag/organisationer som medverkar på den internationella marknaden kan även exponeras på internet via samarbetspartners, till exempel TripAdvisor. 2.2 Omvärldsbevakning och inbjudningar: Inbjudningar till kurser, konferenser, utvecklings- och försäljningsinsatser. 2.3 Digital koordinator: Möjlighet att nyttja koordinatorns kompetens för att utveckla den digitala närvaron, t ex genom individuell handledning. Detta sker kostnadsfritt för de företag/organisationer som medverkar på den internationella marknaden. 2.4 Försäljningssystem online: Möjlighet att teckna avtal för försäljning på webbplatsen vastmanland.se och egen webbplats. 2.5 Internationellt nyhetsbrev: Exponering i det internationella nyhetsbrevet. Nyhetsbreven skickas till researrangörer, media och andra intressenter ca fyra gånger per år. 2.6 Internationell säljare: Möjlighet att ta del av den internationella säljarens kompetens, affärsnätverk och de insatser, till exempel workshops och visningsresor, som genomförs. 2.7 Exponering mot Travel Trade: Exponering på webbplatsen theessenceofsweden.se. 2.8 Aktivitetsbroschyr: Möjlighet att sälja aktiviteter genom aktivitetsbroschyr under förutsättning att följande kriterier uppnås: Leverantören tillhandahåller VKL komplett information enligt tidsplan. Återförsäljaren tar full betalning på plats. Leverantören godkänner provisionsavgift på 10%. Aktiviteten genomförs med minimum två personer. Aktiviteten erbjuds fasta dagar och fasta tider minst fem gånger per säsong. Aktiviteten erbjuds på både engelska och svenska. 2.9 Pressresor: Möjlighet att medverka vid pressresor under förutsättning att nedanstående policy accepteras. 2.10 Visningsresor: Möjlighet att medverka vid visningsresor för researrangörer under förutsättning att nedanstående policy accepteras. 2.11 Förtur på kurser och seminarier: med begränsade platser. 2.12 Produktmanual: Exponering i produktmanualen i tryckt och digital form. 5
FÖR VÄSTMANLAND INNEBÄR DET ATT LÄNETS BESÖKS- NÄRING SKA NÅ EN OMSÄTTNING PÅ FYRA MILJARDER OCH 3 400 ANSTÄLLDA PÅ TIO ÅR. KOSTNADER Nationellt Internationellt - nivå 1 Internationellt nivå 2 Gratis 2 000 kr, exkl moms 3 000 kr, exkl moms + eventuella kostnader för till exempel individuell handledning. + eventuella kostnader för deltagande i workshops samt press- och visningsresor. + eventuella kostnader för deltagande i workshops samt press- och visningsresor. TURISMFUNKTIONENS POLICY VID PRESS- OCH VISNINGSRESOR Turismfunktionen arbetar efter denna policy vid press- och visningsresor. Journalisten/besökande företag står för sina reskostnader till regionen. Besökta företag/organisationer i regionen står för kostnaderna på plats. I de fall då press- och visningsresorna genomförs i grupper med fler än 4 deltagare kan Turismfunktionen ibland bidra med kostnader för logi och förtäring till självkostnadspris. Vid representation med öl och vin över 3,5 procent tillämpas regeln om maximalt ett glas per rätt och deltagare. Starksprit får ej förekomma vid representation. Turismfunktionen bidrar med personal och eventuella gemensamma transporter samt samordning i samband med förberedelser, genomförande och efterarbete av resan. 6
AKTIVITETER 2015 Aktivitetsplanen visar en stor del av de stöd och insatser som ert företag/organisation kan nyttja i sin utveckling. Varje aktivitet är markerad utifrån vilken marknad den är anpassad för, på så sätt blir det lättare för er se vad ni kan delta på. Internationell nivå 2 Internationell nivå 1 Nationell nivå Vänligen kontakta den ansvariga för respektive aktivitet för mer information och diskussion om hur ni kan delta på bästa sätt. Kontakta Turismchefen om ni frågor kring Turismfunktionens verksamhet och det övergripande arbetet. Utvecklingsbloggen Turism i Västmanland och Facebooksidan Turism i Västmanland uppdateras löpande med inbjudningar och mer information om respektive aktivitet och annan värdefull information för er som utvecklar hållbara verksamheter i Västmanlands län. Henrik Wester, Turismchef, 021-39 79 59, henrik.wester@vkl.se Åsa Stanaway, Internationell säljchef, 021-39 79 50, asa.stanaway@vkl.se Pia Axelsson, Koordinator, 021-39 79 57, pia.axelsson@vkl.se December (Nivå 1 & 2) Internationellt nyhetsbrev November (ALLA) Aktivitetsbroschyr 2015 distribution till länets turismnäring 2 5 november (Nivå 1 & 2) World Travel Market, London Oktober (ALLA) 5 8 oktober (Nivå 1 & 2) Adventure Travel World Summit, Chile September (ALLA) September (Nivå 1 & 2) Internationellt nyhetsbrev 30 september 1 oktober Swedish Workshop Russia, St Petersburg och Moskva 4 september (Nivå 2) Produktmanual 2015 deadline för inlämning av material 15 augusti (Nivå 1 & 2) Aktivitetsbroschyr deadline för inlämning av material OKTOBER SEPTEMBER NOVEMBER DECEMBER AUGUSTI JULI JANUARI Aktiviteter 2015 JUNI Januari (ALLA) Länskarta 29 januari Uppstartsmingel 2014, Västerås 14 18 januari (Nivå 1 & 2) Vakantiebeurs, Utrecht FEBRUARI MAJ MARS APRIL Februari (ALLA) Mars (ALLA) 19 22 Mars TUR2015, Göteborg Mars (Nivå 1 & 2) Internationellt nyhetsbrev April (ALLA) 23 april Att skriva för att övertyga, kursdag 1 av 3 29 april Att skriva för att övertyga, kursdag 2 av 3 April (Nivå 1 & 2) Internationellt nyhetsbrev 20 21 april Swedish Workshop Centraleuropa, Stockholm 6 maj (ALLA) Att skriva för att övertyga, kursdag 3 av 3 7
AFFÄRSUTVECKLINGSPROCESS FÖR TURISMNÄRINGEN I VÄSTMANLAND 2015 AKTIVITETSPLAN Januari Länskarta (ALLA) Framtagande och annonsförsäljning av årets karta. Kartan trycks i 30 000 exemplar och lanseras i mitten av mars. Distribution sker bl a via länets turistbyråer och medverkande annonsörer. Kontakta Pia Axelsson för mer information. 14-18 januari Vakantiebeurs, Utrecht (Internationellt nivå 1 & 2) Fack och konsumentmässa i Holland. Turismfunktionen deltar i samarbete med regionala turismorganisationer och turismföretag i Gävleborg, Värmland och Örebro län. Kontakta Åsa Stanaway för mer information. 29 januari Uppstartsmingel 2014, Västerås (ALLA) Turismfunktionen presenterar de insatser som kommer att ske under året. Få svar på dina frågor och träffa kollegor under lättsamma former. Kontakta Henrik Wester för mer information. Februari Mars (ALLA) (ALLA) Mars Internationellt nyhetsbrev (Internationellt nivå 1 & 2) Utskick av det internationella nyhetsbrevet inför TURmässan och sommarsäsongen. Kontakta Åsa Stanaway för mer information. 19-22 Mars TUR2015, Göteborg (ALLA) Årets största turismmässa i Sverige. April (ALLA) April Internationellt nyhetsbrev (Internationellt nivå 1 & 2) Utskick av det internationella nyhetsbrevet inför Swedish Workshop Centraleuropa och onlineförsäljning inför sommarsäsongen. Kontakta Åsa Stanaway för mer information. 20-21 april Swedish Workshop Centraleuropa, Stockholm (Internationellt nivå 1 & 2) Möjlighet att boka bord för säljmöten med researrangörer och återförsäljare. Turismfunktionen bistår i förberedelser och under arrangemanget så att ert deltagande blir så framgångsrikt som möjligt. Kontakta Åsa Stanaway för mer information. 23 april Att skriva för att övertyga, kursdag 1 av 3 (ALLA) Målet är att öka förståelsen för hur texter fungerar och kommunicerar samt hur olika målgrupper kan uppfatta och missuppfatta innehållet. Utbildningen genomförs av Berghs School of Communication. Kontakta Åsa Stanaway för mer information. 29 april Att skriva för att övertyga, kursdag 2 av 3 (ALLA) Målet är att öka förståelsen för hur texter fungerar och kommunicerar samt hur olika målgrupper kan uppfatta och missuppfatta innehållet. Utbildningen genomförs av Berghs School of Communication. Kontakta Åsa Stanaway för mer information. 6 maj Att skriva för att övertyga, kursdag 3 av 3 (ALLA) Målet är att öka förståelsen för hur texter fungerar och kommunicerar samt hur olika målgrupper kan uppfatta och missuppfatta innehållet. Utbildningen genomförs av Berghs School of Communication. Kontakta Åsa Stanaway för mer information. 15 augusti Aktivitetsbroschyr deadline för inlämning av material (Internationellt nivå 1 & 2) Huvuddelen av införsäljningen på den internationella marknaden för nästkommande år sker under hösten, vilket medför att innehållet måste färdigställas i augusti. Kontakta Åsa Stanaway för mer information. September (ALLA) September Internationellt nyhetsbrev (Internationellt nivå 1 & 2) Utskick av det internationella nyhetsbrevet inför Swedish Workshop Ryssland, Adventure Travel World Summit, och WTM. Kontakta Åsa Stanaway för mer information. 8
4 september Produktmanual 2015 deadline för inlämning av material (Internationellt nivå 2) Huvuddelen av införsäljningen på den internationella marknaden för nästkommande år sker under hösten, vilket medför att innehållet måste färdigställas i september. Kontakta Åsa Stanaway för mer information. 30 september Swedish Workshop Russia, St Petersburg och Moskva (Internationellt nivå 1 & 2) -1 oktober Möjlighet att boka bord för säljmöten med researrangörer och återförsäljare. Turismfunktionen bistår i förberedelser och under arrangemanget så att er deltagande blir så framgångsrikt som möjligt. Kontakta Åsa Stanaway för mer information. Oktober (ALLA) 5-8 oktober Adventure Travel World Summit, Chile (Internationellt nivå 1 & 2) Hundreds of like-minded adventure travel leaders from around the globe gather as a community to forge partnerships and share strategies for success. Kontakta Åsa Stanaway för mer information. November November (ALLA) Aktivitetsbroschyr 2015 distribution till länets turismnäring (ALLA) Använd broschyren för att få fler gäster till er verksamhet och för att öka den direkta merförsäljningen. Kontakta Pia Axelsson för mer information. 2-5 november World Travel Market, London (Internationellt nivå 1 & 2) Möjlighet att boka bord för säljmöten med researrangörer och återförsäljare. Turismfunktionen bistår i förberedelser och under arrangemanget så att er deltagande blir så framgångsrikt som möjligt. Turismfunktionen planerar även en studieresa för att fler ska kunna ta del av det stora utbudet av högklassiga seminarier och föresläsningar, samt delta på speed-networking med researrangörer och media. Kontakta Åsa Stanaway för mer information. December Internationellt nyhetsbrev (Internationellt nivå 1 & 2) Utskick av det internationella nyhetsbrevet inför Swedish Workshop Ryssland, Adventure Travel World Summit, och WTM. Kontakta Åsa Stanaway för mer information. 9