GÖTEBORGS UNIVERSITET GUDOK- Projektet 2012-02-08 Processer Huvudprocess - Ekonomi Stiftelser, kapitalförvaltning mm Utbildning Forskning Syntax Processnivåer Aktörer Enskild process
Syntax Syntax - processnivåer Strategisk nivå Strategiskt resultat Taktiskt resultat Taktisk nivå Operativ nivå Operativt resultat Analyserande nivå Analys &plan Operativ feedback Taktisk feedback Strategisk feedback
Syntax Syntax - aktörer Kund Leverantör Syntax - enskild process Input 1 Styrande information Resultat 1 Resultat 2 Input 1 Styrande information Alternativ 1 Alternativ 2 Verb + Substantiv Resultat 3 Verb + Substantiv Alternativ 3 Input 2 Input 2 Stödjande information Stödjande system Stödjande information Stödjande system
Process: Ekonomi Stiftelser - kapitalförvaltning Delprocess: Löpande stiftelsearbete Avräkningsnotor Nytt avtal Registrerade avräkningsnotor och månadsrapporter i Navision Kapitalförvalta Registrera i Navision Månadsrapporter
Process: Ekonomi - Stiftelser Delprocess: Månadsrapportera till fondstyrelsen Avräkningsnotor och Sammanställning rapporter Sammanställning inför mån rapportering Skapa månadsrapport Månadsrapport Ev presentation Ev. för presentation fondstyrelsen Presenterad rapport
Process: Ekonomi - Stiftelser Delprocess: Upprätta årsbokslut, årsredovisning, deklarationer och revison Beslutad årsplan Sammanställning av årsbokslut Sammanställa årsredovisning per stiftelse Sammanställa deklaration per stiftelse Genomföra revison Årsbokslut Årsredovisning Deklaration Genomförd revision
Process: Ekonomi - Stiftelser Delprocess: Handlägga nya stiftelser Förvaltat kapital Gåvobrev eller arvskifte Utredning gåva eller stiftelse Utredning Avstämning med Länsstyrelsen Stiftelse Registrera Ev. presentation stiftelse Registrerad stiftelse Förvalta kapital Meddela revisorer Informerade revisorer Gåva
Process: Ekonomi - Stiftelser Delprocess: Förändring (permutering) av befintlig stiftelse Behov av förändra villkor Utreda ursprunglig vilja hos gåvogivaren Utredning Ansöka om permution Ansökan Skicka ansökan till Kammarkollegiet Skickad ansökan Utlåtande från kammarkollegiet Uppdatera register Uppdaterat register
Process: Ekonomi - Korthantering Delprocess: Ansöka om inköpskort Behov av inköpskort Verifierat behov/ påskriven ansökningsblankett Behovsanalys - Kreditbelopp - Ev regleringar Skriva under ansvarsförbindelse (anställd + prefekt el motsvarande) Påskriven ansvarsförbindelse Skriva under av firmatecknare Påskrivna handlingar Skicka in handlingar till Eurocard Inskickade handlingar
Process: Ekonomi - Korthantering Delprocess: Hantera/uppdatera inköpskort Behov av förändrad beloppsgräns Behov av adressändring Behov av att ändra begränsningar av inköpskort Behovsanalys Verifierat behov/ påskriven ansökningsblankett - Kreditbelopp - Ev regleringar Skriva under ansvarsförbindelse (anställd + prefekt el motsvarande) Påskriven ansvarsförbindelse Skriva under av firmatecknare Påskrivna handlingar Skicka in handlingar till Eurocard Inskickade handlingar
Process: Ekonomi - Korthantering Delprocess: Ansöka om privatkort Behov av privatkort Fylla i blankett Påskriven ansökningsblankett Skriva under ansökan (prefekt el motsvarande) Påskriven ansvarsförbindelse Skriva under av firmatecknare Påskrivna handlingar Skicka in handlingar till Eurocard Inskickade handlingar
Process: Ekonomi - Korthantering Delprocess: Avsluta kort Person som skall sluta anställning Makulera kort Makulerat kort Meddela EC om att avsluta konto Skickat meddelande om att avsluta kort/konto
Process: Ekonomi - Betalkortsterminaler Delprocess: Beställa betalkortsterminal Behov av betalkortsterminal Skriva ansökan om terminal Ansökan om betalkortsterminal Analysera behov Verifierat behov av terminal Beställa betalkortsterminal Beställd betalkortsterminal
Process: Ekonomi - Bankkontakter Delprocess: Träffa avtal med bank Nytt avtal upprättat av Riksgälden Boka möten med banker Bokade möten Träffa banker Genomförda möten Analysera vilka banker som ska användas till vad Analys Välja bank Valda banker Affärsavtal från bank/er Underteckna avtal Nytt undertecknat avtal
Process: Ekonomi - Kapitalförvaltning Delprocess: Upphandla/teckna avtal Beslut i fondstyrelsen om att upphandla kap förv Nytt avtal Upphandlings processen