FÖRBUNDSINFO. Nr Redovisning av kollekter. Kopiera gärna FÖRBUNDSINFO. Handläggare:

Transkript

1 Kopiera gärna FÖRBUNDSINFO FÖRBUNDSINFO Nr Redovisning av kollekter Kollekten är en affärshändelse enligt bokföringslagen. Det innebär att den ska bokföras enligt reglerna i bokföringslagen och Svenska kyrkans bestämmelser (SvKB 2005:2). Detta FörbundsInfo innehåller anvisningar för hur kollekter ska redovisas i bokföringen och i KOB (Svenska kyrkans Kollekt -och betalsystem) samt hur gällande attestrutiner ska tillämpas för både riks-och stiftskollekter, församlingskollekter som ska förmedlas och församlingskollekter till egen verksamhet. Information lämnas också om hur församlingen ska hantera de så kallade felräkningspengarna och lösa de problemsituationer som kan uppstå. Mer information om KOB, Svenska kyrkans Kollekt-och betalsytem, finns på Kyrknätets hemsida. Handläggare: Ekonomikonsulent AnnMargaret Dahlström tel annmargaret.dahlstrom@svenskakyrkan.se Ekonomikonsulent Anna Ersson tel anna.ersson@svenskakyrkan.se SVENSKA KYRKANS FÖRSAMLINGSFÖRBUND Box 4312, STOCKHOLM Tel Fax E-post forsamlingsforbundet@svenskakyrkan.se Webbplats Redaktör Lars Lidström

2 Redovisning av kollekter Bokföringsregler för kollekter När församlingen tar upp en kollekt är det en affärshändelse enligt bokföringslagen. Alla affärshändelser skall bokföras löpande i församlingens redovisning. När det gäller kontanta in- och utbetalningar skall dessa bokföras senast påföljande arbetsdag. Förutom bokföringslagens bestämmelser måste även reglerna om registrering och attest av kollekter i Svenska kyrkans bestämmelser (SvKB 2005:2) följas. Riks- och stiftskollekter Allmänt Riks- och stiftskollekter är förmedlade medel, dvs. församlingen är mellanman mellan givare och kollektmottagare. Detta innebär att transaktionerna ska bokföras i balansräkningen. Insamlade riks- och stiftskollekter är inte resultatpåverkande för församlingen. Bokföring av upptagen kollekt En upptagen kollekt skall bokföras i församlingens redovisning senast arbetsdagen efter att den har tagits upp. Som bokföringsunderlag används kopian ur kollektboken. Dessförinnan skall registrering ha skett i KOB (Svenska kyrkans Kollekt- och betalsystem). Bokföring av riks- och stiftskollekter, enligt kollektbok 1910/1940 Kassa/Bank 2831 Förmedlade rikskollekter 2832 Förmedlade stiftskollekter Attest av kollekt Kollekten skall inom fem arbetsdagar efter registrering, attesteras i KOB. Före attest bör det ske en avstämning mellan insatt/sammanräknad kollekt och bokföring. Differens som beror på felräkning regleras. Huvudregeln är att inskrivet belopp i kollektboken (som registrerats i KOB) skall gälla om det inte är uppenbart oskäligt. Se nedan, under rubriken Felräkningspengar för mer information. Bokföring av avräknad kollekt i samband med utbetalning av kyrkoavgift De i KOB registrerade och attesterade kollekterna avräknas varje månad i samband med utbetalning av kyrko- och begravningsavgift. Detta innebär att det är först då som kollekten förmedlas vidare till centrala kollektkontot genom avräkning mot kyrkoavgiften. Fram till denna reglering är kollekten en balanspost i församlingens redovisning. FÖRBUNDSINFO NR (6)

3 Bokföring av avräknad kollekt i samband med utbetalning och bokföring av kyrko- och begravningsavgift 2831 Förmedlade riks kollekter 2832 Förmedlade stifts - kollekter 3110 Kyrkoavgift 3120 Begravningsavgift 3130 Ekonomisk utjämning 3130 Ekonomisk utjämning 1940 Bank Efter bokföring av avräkningen görs en avstämning av kvarvarande skuldförda kollekter mot saldot i KOB. Avstämning av skuldförda kollekter och registrerade kollekter i KOB bör göras månadsvis. Församlingskollekter som förmedlas Allmänt Förmedlade församlingskollekter är förmedlade medel, dvs. församlingen är mellanman mellan givare och kollektmottagare. Detta innebär att transaktionerna ska bokföras i balansräkningen. Förmedlade församlingskollekter är inte resultatpåverkande för församlingen. Bokföring av upptagen kollekt En upptagen kollekt skall bokföras i församlingens redovisning senast arbetsdagen efter att den har tagits upp. Som bokföringsunderlag används kopian ur kollektboken. Dessförinnan bör registrering ha skett i KOB. Registrering och attest av församlingskollekter i KOB rekommenderas för att få enhetliga rutiner, god överblick och för att underlätta statistiksammanställning. Bokföring av förmedlade församlingskollekter enligt kollektbok 1910/1940 Kassa/Bank 2833 Förmedlade församlingskollekter Attest av kollekt Kollekten skall så snart det är möjligt attesteras i KOB. Det är lämpligt att använda samma rutin som för riks- och stiftskollekter, dvs. attest inom fem arbetsdagar efter registrering. Före attest bör det ske en avstämning mellan insatt/sammanräknad kollekt och bokföring. Differens som beror på felräkning regleras. Huvudregeln är att inskrivet belopp i kollektboken (som registrerats i KOB) skall gälla om det inte är uppenbart oskäligt. FÖRBUNDSINFO NR (6)

4 Bokföring av utbetald kollekt Församlingskollekter som tas upp till annat ändamål än den egna församlingens verksamhet skall utan onödigt dröjsmål överföras till mottagaren. Bokföring av utbetalda förmedlade församlingskollekter 2833 Förmedlade församlingskollekter 1940 Bank Församlingskollekter till egen verksamhet Allmänt Församlingskollekter till egen verksamhet är en gåva till församlingen och skall därför bokföras som en intäkt när den på ett sakrättsligt bindande sätt överlämnats till församlingen. (BFNAR 2002:10) Överlämnandet sker i samband med att pengarna lagts i kollekthåven eller dylikt. Bokföring av upptagen kollekt En upptagen kollekt skall bokföras i församlingens bokföring senast arbetsdagen efter att den har tagits upp. Som bokföringsunderlag används kopian ur kollektboken. Dessförinnan bör registrering ha skett i KOB. Registrering och attest av församlingskollekter i KOB rekommenderas för att få enhetliga rutiner, god överblick och för att underlätta statistiksammanställning. Bokföring av församlingskollekt enligt kollektboken 1910/1940 Kassa/Bank 3230 Kollekt till egen verksamhet Felräkningspengar Felräkningar förekommer och kan inte undvikas helt. Huvudregeln är att inskrivet belopp i kollektboken skall gälla om det inte är uppenbart oskäligt. Uppkomna differenser regleras mot församlingens intäkter/kostnader. Felräkningar uppgående till max 20 kronor per kollekttillfälle kan utan särskild utredning godtas. Större belopp eller återkommande avvikelser bör utredas. FÖRBUNDSINFO NR (6)

5 Kontering av felräkningspengar Inbetalda medel stiger det belopp som underbokförts. Inbetalda medel överstiger det belopp som bokförts 6099 Felräkningspengar 1940 Bank 1940 Bank 6099 Felräkningspengar Problem- vad kan gå fel? Hur löser vi dem? 1. Vi har inte samma belopp i KOB som i kollektboken. Misstämningen upptäcks troligtvis när kollekten ska attesteras och då utgår man från kollektboken och rättar registrerat belopp i KOB. Om beloppet redan är attesterat så kan behörig person ändra och rätta så att det är samma belopp i kollektbok som KOB. När bearbetning skett: Om registrerat och attesterat belopp överstiger kollektbokens belopp: Församlingen får stå för mellanskillnaden. Om man inte vill det och om det avser större belopp så måste församlingen själv ta kontakt med kollektmottagen och framföra krav på återbetalning. Om registrerat och attesterat belopp understiger kollektbokens belopp: En ny registrering på kollekttillfället kan göras, även efter bearbetning, och mellanskillnaden redovisas. Den tillkommande registreringen attesteras och avräknas vid nästa bearbetning. 2. Bokfört belopp misstämmer mot kollektbokens belopp. Kollektbokens belopp ska gälla. Bokföringen rättas. 3. Det misstämmer mellan insatt belopp och bokfört belopp. Kontrollera först mot kollektboken så att det bokförda beloppet är det samma som i kollektboken. Differensen bokas som felräkningspengar. Större belopp bör utredas. 4. Det misstämmer mellan insatt belopp och registrerat belopp i KOB. Registrerat belopp ska kontrolleras mot kollektboken. Principen är att kollektbokens belopp är det korrekta. Differensen är troligtvis felräkning och ska redovisas som sådan. FÖRBUNDSINFO NR (6)

6 Förteckning över utgivna FÖRBUNDSINFO 2005 Nr : Utökad service FörbundsInfo i ny form, 19 januari Nr : Databas för stulna kyrkoföremål, 19 januari Nr : Inför bokslut och årsredovisning, 25 januari Nr : Nationaldagen den 6 juni blir helgdag 2005, 16 februari Nr : Clearing av kyrkliga handlingar, 16 februari Nr : Basbelopp för år 2005, 16 februari Nr : Allmänna råd för begravningsclearing, 16 februari Nr : Blanketter inom begravningsverksamheten, 16 februari Nr : Nya priser för transport av askurnor, posten Express, 15 mars Nr : Utställningsverksamhet i kyrkor KRO-avtal, 15 mars Nr : Telefoniavtal träffat med Telia Sonera Sverige AB, 15 mars Nr : Budgetförutsättningar 2006, 19 april Nr : Allmänna råd om tillstånd för krematorieverksamhet, 19 april Nr : Den kyrkoantikvariska ersättningens arkiv, 22 juni Nr : Redovisning av kollekter, 22 juni FÖRBUNDSINFO NR (6)