eplanen finansieras inom ramen för förvaltningarnas och regionkontorets budgetar 2015.

01054 1(14) TJÄNSTESKRIVELSE Datum Diarienummer Regionkontoret 2014-11-26 RS140171 Måns Arnrup Ordf. erådet Regionstyrelsen eplan 2015 Förslag till beslut Regionstyrelsen beslutar att: Anta Region Hallands eplan 2015. eplanen finansieras inom ramen för förvaltningarnas och regionkontorets budgetar 2015. Sammanfattning Syftet med eplanen är att tydliggöra hur planeringen för förvaltning och utvecklingen av Region Hallands IT-system för nästkommande år ser ut. eplan 2015 förhåller sig till ramen för förvaltningarnas och regionkontorets budgetar 2015. Drift- och förvaltningskostnaderna, som totalt uppgår till 175,29 Mkr, i eplan 2015 finansieras av de förvaltningar och externa parter som använder IT-systemen. Utvecklingsaktiviteterna på totalt 49,98 Mkr finansieras med regionbidrag. Region Hallands åtgärdsarbete har mycket stor påverkan på eplan 2015, och de beslut och principer som åtgärdsarbetet genererar ska även vara styrande för att kvalificera och prioritera avsatta medel för utveckling. Detta arbete kommer att vara kontinuerligt under 2015, varvid de utvecklingsinsatser som benämns som högprioriterade kan komma att ändras löpande under året. Hur denna kvalificering och prioritering ska gå till är förtydligat sedan samrådsberedningen under punkten Åtgärdsarbetet nedan. eplan 2015 introducerar ett nytt område för styrning och samordning, som kompletterar de befintliga systemförvaltningsfamiljerna Vårdsystem, Administrativa system och Infrastruktur, i syfte att tydliggöra och stärka det övergripande arbetet med ekonomistyrning, styrmodell för systemförvaltning, erådsberedning, nationell

2(14) och regional samverkan och övergripande IT-arkitektur. Vårdsystem kommer 2015 att fokusera på nödvändig modernisering av VAS samt invånartjänster. De av Administrativa system redan identifierade insatserna kring beslutsstöd, produktionsplanering och samarbete väntas få en än större betydelse i samband med åtgärdsarbetet. Infrastrukturfamiljen kommer att arbeta med att förbättra ITarbetsplatsen genom ett planerat arbete för att minska antalet in- och utloggningar och underlätta rörelse mellan olika datorer. Bakgrund Finansiering I eplan 2015 finansieras kostnader för förvaltning av IT-system genom att kostnaderna för dessa fördelas på de förvaltningar och eventuella externa parter som använder IT-systemen. Förvaltningskostnaden för IT-systemen beräknas som en del i det övergripande budgetarbetet och vid finansiering av de olika verksamheterna beaktas denna. Utvecklingen inom ramen för eplanen finansieras med regionbidrag. Åtgärdsarbetet Under 2014 har Region Halland påbörjat arbetet med att ta fram genomföra en omfattande åtgärdsarbete, med syfte att komma till rätta med Region Hallands kostnadsutveckling och nå en ekonomi i balans. Åtgärdsarbetet har mycket stor påverkan på eplanen för 2015: Åtgärdsarbetet har identifierat ett starkt generellt beroende till en väl fungerande IT-organisation, som inkluderar en väl fungerande samverkan mellan verksamhet och IT och svarar snabbt och precist efter arbetets behov. Alla utvecklingsinsatser ska kvalificeras i förhållande till åtgärdsarbetet, vilket innebär att insatsen ska bedömas enligt åtgärdsarbetets beslutsmatris för projekt 1, att nyttan ska vara mätbar samt att det tydligt framgår hur nyttan ska realiseras och vem som har ansvar för detta. Löpande kvalificering och 1 Åtgärdsarbetet har tagit fram en matris som styr hur projekt inom Region Halland ska hanteras, beroende på vilken koppling och vilka beroenden respektive projekt har till åtgärdsarbetet gällande strategisk inriktning, nytta, parallella eller snarlika behov och resurskonflikter.

3(14) prioritering kommer att ske under året av erådet, som eskalerar till passande ledningsnivå vid behov, i takt med åtgärdsarbetets framsteg. Åtgärdsarbetet inkluderar en tydlig förväntan på relevant utveckling av ITförmågor och stöd. En del av detta IT-stöd ligger sannolikt i linje med flera av de budgeterade utvecklingsaktiviteterna, men för att säkerställa handlingsutrymme för IT-stöd i åtgärdsarbetet inom befintlig budget för 2015, omdisponeras 5 mkr från budgeterade utvecklingsmedel i vård- och administrativa system till IT-utveckling som identifieras i åtgärdsarbetets första fas. Åtgärdsarbetet markerar betydelsen att tydliggöra en långsiktig målbild för det vårdrelaterade IT-stödet. Digital Agenda Under 2014 startades arbetet med att ta fram en digital agenda för Halland, enligt det åtagande Region Halland tog på sig att samordna när signatärskapet av den nationella digitala agendan signerades. Den digitala agendan är ett samarbete med ett flertal aktörer i Halland, med bland andra Hallands kommuner, och kan betraktas som ett paraply över respektive huvudmäns verksamhetsplaner för IT och digitalisering. Agendan färdigställs under 2015 i en separat beslutsprocess. eplan 2015 innehåller följaktligen en mindre post för samordningsarbetet i framtagandeprojektet, men inte finansiering av insatser som kan bli en del av agendans resultat. Struktur för eplan erådet har inför 2015, liksom för 2014, använt den modell för systemförvaltning som Region Halland har, för att följa upp arbetet under året och för att kartlägga behov av drift och utvecklingsmedel, med indelning i familjerna för vårdsystem, administrativa system och infrastruktur. För att synliggöra det familjeövergripande arbetet med styrning och samordning har erådet introducerat ett familjeövergripande område för detta ändamål i eplanen för 2015. Utvecklingsinsatserna är grupperade inom respektive familj, för att vidare delas upp i: Högprioriterad utveckling, som innebär identifierade utvecklingsinsatser som antingen är eller förväntas bli kvalificerade i förhållande till åtgärdsarbetet, eller är strikt tvingande på grund av någon annan anledning.

4(14) Övrig utveckling, som inbegriper alla de utvecklingsinsatser som inte förväntas bli högprioriterade och direktkvalificerade i samband med åtgärdsarbetet, men som har en så stark och tydlig nytta jämfört med kostnad att de kan bli aktuella att kvalificera och genomföra under 2015, om resurser, genomförande- och mottagarkapacitet tillåter. Då fördelningen av dessa medel mellan familjerna är beroende av löpande prioritering förläggs de till en gemensam pott under styrning och samordning istället för att allokeras med en del i varje familj. Det ska noteras att flertalet av de utvecklingsinsatser som var föremål för budgetramen för 2015 återfinns i kategorin övrig utveckling. Inbördes prioritering och bedömning av genomförandeförmåga kommer att ske löpande under 2015, men sannolikt kommer endast en bråkdel av dessa insatser att kunna genomföras. Insatserna återfinns i bilaga 1:a erådet ansvarar för denna löpande prioritering och bedömning, liksom att lyfta upp frågeställningar till åtgärdsarbetet och andra forum när det är relevant. Nya behov som identifieras under året, vid sidan av åtgärdsarbetet, kommer att föras in i kategorin övrig utveckling för vidare prioritering och kvalificering. Disposition av medel eplanens medel disponeras enligt nedanstående tabell. En del av de högprioriterade insatserna har ännu inte färdigställda detaljerade kostnadsuppskattningar, varvid löpande prioritering och omfördelning enligt ovan är nödvändig. Styrning & samordning Vård Administrativa Infrastruktur Summa Förvaltning 2 840 63 254 41 000 68 200 175 294 Utveckling 6 000* 22 680 13 500 7 800 49 980 Högprioriterad 6 000* 21 180 9 500 7 400 46 680 Övrig 7 573 7 573 Summa 8 840 86 734 55 400 75 973 225 274 * Inkluderar avsättning till åtgärdsarbetet på 5 mkr. Styrning och samordning Under den nya rubriken styrning och samordning ryms med det familjeövergripande arbetet med:

5(14) ekonomistyrning och uppföljning styrmodellen för systemförvaltning erådsberedning regional samordning av digital agenda för Halland nationell och övrig regional samverkan övergripande arkitektur, för att ha möjlighet att möta upp det IT-strategiska behovet (och förväntningarna från åtgärdsarbetet) på långsiktig målbild som knyter ihop behov med lösningar När det gäller genomgång av Region Hallands IT-verksamhet med fokus på beslutsprocesser och kostnadskontroll som erådet åtog sig har följande gjorts: Ny IS/IT-policy för Region Halland samt riktlinjer för genomförande av policyn Förtydligat hur finansieringen sker i budgetunderlag 2015 samt infört mallar med ett 3-års perspektiv. I budgetunderlag 2016 kommer vi dessutom att ha tydligare underlag när det gäller investeringar inom IT-området. Sedan maj 2014 har ekonomifunktionen kring erådet bemannats upp med 0,5 tjänst. Ett förberedande arbete för ett breddinförande av systemförvaltningsmodellen bedrivits. Arbetet inbegriper, förutom huvudsyftet att kartlägga icke förvaltade system, genomgång och justering av besluts- och arbetsprocesser samt budgetering. Fortsatt fokus på ekonomistyrning och kostnadskontroll bedöms av erådet som viktigt under 2015. Nyckeln ligger i fortsatt kartläggning av den ansenliga del av såväl det faktiska arbetet som kostnaderna för IT-system som idag ligger utanför den strukturerade systemförvaltningen, och därmed även eplanen. Först då kan Region Halland få ordentlig kostnadskontroll och kvalitet i ekonomisk uppföljning, nyckeltal och benchmarking, samt effektivitet i förvaltningsarbetet. Detta är extra tydligt i infrastrukturen där konsekvenserna av alla beroenden mellan IT-system (förvaltade som oförvaltade) visar sig. Under 2015 planerar erådet att införa ett strukturerat arbetssätt för övergripande ITarkitektur, med syftet att kraftigt öka kunskap och kontroll av både nuläget och den

6(14) övergripande behovsbilden av IT-tjänster i Region Halland. Arbetet är nödvändigt för att kunna ta rätt beslut och arbeta strategiskt med IT-portföljen, och för att ha förmåga att bedöma såväl våra interna vårdsystems framtid som nationella tjänster i ett helhetsperspektiv. Förvaltning Förvaltningskostnaderna som nu tydliggörs och samlas i styrning och samordning uppgår till 2,8 mkr, och finansieras genom Regionkontorets fördelning av overheadkostnader till förvaltningar samt arbete som utförs inom ramen för vissa förvaltningars befintliga personalbudgetar. Högprioriterad utveckling Målarkitektur för hälso- och sjukvård: Ska på övergripande nivå svara på frågan vilket IT-stöd ska vi ha?. Breddinförande av systemförvaltningsmodellen: Implementation av den design av den plan som är under framtagande. Platshållare för Åtgärdsarbetet: 5 mkr avsätts i eplanen i förberedelse för behov av utvecklingsinsatser som identifieras i åtgärdsarbetets första fas. Dessa insatser (exklusive platshållare för Åtgärdsarbetet) kommer att utföras av förvaltningsresurser i styrning och samordning tillsammans med representanter från övriga familjer, samt 1 mkr i externa medel för metodstöd, kvalitetssäkring och resursförstärkning. Breddinförandeprojektet kommer att involvera ytterligare funktioner, vilket ska tydliggöras i pågående förstudie. Administrativa system Jämfört med 2014 omfattar eplan 2015 samma objekt/system. Utvecklingen under 2014 har skett inom ramen för befintliga objekt. Under 2014 har bland annat följande funktioner utvecklats och dessa förvaltas nu fr.o.m. 2015: Extranät för samarbete med t ex privata vårdgivare och kommuner System för effektiv ärendehantering GAS

7(14) IT-stöd för hantering och analys av Vårdval Halland Specialiserad vård Nytt systemstöd för budget och prognos som nu också är integrerad med redovisningen E-handel för läkemedel (pågår) Ytterligare information samlas in till beslutsstöd (tidbok VAS, läkemedel etc) Programvara för beslutsstöd (rapport/analys) uppgraderas i december-januari vilket ger bättre funktioner för analys och rapportering Nytt för 2015 är också att kostnaden för support och underhåll för en del av Hallandskatalogen som tidigare tagits på annat håll nu ingår i driften av administrativa system där Hallandskatalogen hanteras. Förvaltning Förvaltningskostnaderna för administrativa system 2015 beräknas till 41,0 mnkr (2014 37,7 mnkr). Dessa finansieras genom: Regionkontorets fördelning av overheadkostnader till förvaltningar Regionbidrag Arbete utförs inom ramen för vissa förvaltningars befintliga personalbudgetar Externa intäkter Högprioriterad utveckling Huvudinriktningen 2015 är att utvecklingsaktiviteter som regionen av olika anledningar bedömts som tvingande under 2015 och utvecklingsaktivteter som direkt stöder åtgärdsarbetet i Region Halland prioriteras upp och övriga utvecklingsaktiviteter därmed prioriteras ned. Utvecklingsbehovet 2015 är större än 2014 bl a beroende på att vissa uppgraderingar som planerats 2014 skjutits fram till 2015 (t ex Agresso och Platina). De högprioriterade insatserna, som uppskattas till 9,5 mkr, är: Ökad satsning på utveckling av Beslutsstöd på grund av dess koppling till produktionsplanering, effektiva vårdprocesser, chefsrollen, uppföljning och målstyrning i åtgärdsarbetet

8(14) IT-stöd för schemaläggning av läkare kopplat till produktionsplanering på Hallands Sjukhus men väntas få behoven kompletterade i fas av åtgärdsarbetet Samarbetsplatser, projektplatser, kunskapsdelning och kommunikation med interna och externa parter Utveckling av tillämpningar av kostnad per patient (KPP) och fortsatt utveckling av beskrivningssystem för vård Ärende-, mötes- och dokumenthantering kopplat till styrelser, nämnder och kansli Nödvändig uppgradering av Agresso Nödvändig uppgradering av Platina Löpande utveckling av Hallandskatalogen och andra systems integrationer med Hallandskatalogen Avveckling av gamla system, för att eliminera onödiga kostnader Vårdsystem 2014 präglades bl. a. av implementering av NCS läkemedelsmodul och leveranser av VAS modernisering. Det som varit utmärkande för året har framförallt varit förseningar av nationella tjänster och större leveranser, som i sin tur fått följdeffekter på andra insatser. Inom vårdsystem är behovet av en övergripande målbild att ta sikte mot, eller applikationsstrategi för vården, extra tydligt för att kunna ta ägandeskap och säkerställa att utvecklingsarbetet leder i rätt riktning. Förvaltning Förvaltningskostnaderna för vårdsystem 2015 beräknas till 62,9 mnkr (2014 57,4 mnkr). Dessa finansieras genom: Regionkontorets fördelning av overheadkostnader till vårdförvaltningar Arbete utförs inom ramen för vissa förvaltningars befintliga personalbudgetar Externa intäkter

9(14) Högprioriterad utveckling 2015 års utveckling kommer att fokusera på nödvändig moderniseringen av VAS, samt invånartjänster. Följande högprioriterade insatser uppskattas kosta 21,2 mkr: VAS, Förändring av organisationsstruktur: Gäller konvertering av organisationsinformation i VAS relaterad omorganisation på Hallands sjukhus, Psykiatrin och Hälsa- och funktionsstöd (pågår) VAS, Ny version 17.0: Modernisering av bokning och schema, integration Provisio mm. (pågår, försenad från 2014) VAS, Ny version 18.0: Integration med Mina Vårdkontakter, webbtidbok, sjukintyget, förändringar i VAS skrivbord mm (pågår). VAS, Ny version 19.0: Modernisering av Journal, etapp 1. NPÖ 2.0 mm. VAS, Journal modernisering VAS PAS Bokning Webbtidbok: VAS+ PA Tidbok i VAS integrerat till Mina Vårdkontakter Journal via nätet: I enlighet med en överenskommelse med Socialdepartementet driver Inera projektet Journal via nätet (benämnd Journalen), som syftar till att ge landsting och regioner möjlighet att tillgängliggöra journalinformation till invånare och patienter via e-tjänster. VAS, Journal: Mina Intyg byte av Eyedoc till Webcert (nationella etjänster) och konvertering av befintliga sjukintyg ehälsa - Nationell patientöversikt (NPÖ): Ny version, ökad vårdkvalitet tack vare helhetsbild av patienten. Mindre kostsamt och tidskrävande arbete. Bättre planering och samordning mellan vårdgivare. MTP/MIS-Picsara: Breddinförande av Picsara som hanterar och lagrar patientrelaterade bilder, ljud och video. Försenat projekt. VAS, Införande av VAS i Folktandvården: Införande på 19 enheter. Finansieras med löpande utdebitering av VAS-kostnaden. VAS, journal - kvalitetsregister förstudie: Automatiserad överföring av data till de kvalitetsregister som ska användas.

10(1 4) NOD, nationell ordinationsdatabas. Nationella paketet, samlad läkemedelslista. Idag spridd information om pågående läkemedelsbehandling inom vården och på apotek. ehälsa Meddix: Nödvändig ny version av webbaserat IT-stöd för samordnad vårdplanering mellan sjukhus, kommunerna och närsjukvården. VAS, Journal via nätet: Utveckling av VAS krävs för att möjliggöra Journal via nätet. BHV-journal förstudie: Sammanhållen journal där barnens utveckling och hälsotillstånd finns presenterat på ett enhetligt sätt. Single sign-on: Undvik olika inloggningar till de mest använda vårdsystemen. Kan komma att flytta till Infrastrukturfamiljen beroende på val av lösning. Aktiviteten har ännu inte någon kostnadsuppskattning eller finansiering och kommer sannolikt att kräva utrymme från potten för övrig utveckling. Infrastruktur Antalet förvaltningsobjekt inom familjen infrastruktur är intakt jämfört med 2014 och förbättringsarbetet har skett inom ramen för befintliga objekt. För att säkerställa att Region Hallands infrastrukturella miljö möter behoven från övriga familjers objekt, samt de IT-system som ligger utanför den strukturerade förvaltningen, så har en lång lista med aktiviteter skett under 2014. Nedan omnämns några: Uppgradering av vår kalender och mailmiljö till Exchange 2013 Implementation av analysverktyg för vår skrivarmiljö (utskriftsvolymer och kostnader) Konsoliderings- och prestandahöjande arbete för att både förbättra vår databasmiljö men samtidigt minska kostnaderna (pågår) Uppgradering av Lync meddelandehantering och sammankoppling med Cisco videokonferens för att utöka användningsområdet * Kapacitetsutökning i servermiljö för att möta de ökande prestandakraven Implementerat lastbalanseringslösning för att uppnå redundans för våra kritiska web-system

11(1 4) Förvaltning Kostnader för drift och löpande förvaltning av av Region Hallands IT-infrastruktur 2015 är beräknade till 68,2 mnkr (2014 65,5 mnkr). Dessa ökar jämfört med föregående år, främst pga ökade lagringsvolymer samt ökat antal klientdatorer jämfört med 2014. I arbetsplatskostnaden ingår kostnader för basfunktioner (klientlicenser, samarbetsprodukter, säkerhetslösningar, nätverk, behörighetssystem, klientmanagering och logistik samt teknisk servicedesk). Dessa driftskostnader finansieras genom att kostnaderna fördelas på: Arbetsplatskostnader fördelas ut efter antalet arbetsplatser per förvaltning. Regionkontorets fördelning av overheadkostnader till förvaltningar. Högprioriterad utveckling Infrastrukturen är en del av den samlade upplevelsen för användaren, och utveckling av den är viktig del av att förbättra arbetsmiljön för våra medarbetare. Utvecklingen av IT-infrastrukturen 2015 innehåller två högprioriterade områden som uppskattas kosta 7,4 mkr: Sessionsbaserad användarmiljö: Minskar störningar med in- och utloggningar i det dagliga arbetet i vården. Projektetdirektivet är under framtagande, men väntas visa en tydlig nytta och ekonomisk kalkyl trots hög kostnad för inventering och genomförande. Lösningen benämns även Tunna klienter. Ombyggnad nät-topologi: Region Hallands kärnverksamhet är differentierad och då den inte längre enbart består av hälso- och sjukvård har gjort att behovsbilden för vad som behöver hanteras i vårt nätverk förändrats. En omläggning av nät-topologin är därför nödvändig för att effektivt kunna stödja såväl alla verksamheter inom Region Halland utan att äventyra säkerheten i hälso- och sjukvården. Regionkontoret Catarina Dahlöf Regiondirektör Måns Arnrup Ordförande e-rådet

12(1 4) Bilaga 1: Övrig utveckling Denna bilaga innehåller en lista över identifierade utvecklingsinsatser som kan bli aktuella 2015. Observera att ingen inbördes prioritering är gjord i följande lista. Styrning och samordning Master-data hantering: Strukturerat arbetssätt för harmonisering och standardisering av information som flödar mellan olika system Administrativa system Beslutsstöd: Hämta information från helt nya källor Beslutsstöd: Konsolidering av två datalager till ett Beslutsstöd/Kommunikation: Integration Beslutsstöd/Kommunikation för att kunna sprida information även på extranät och hemsida Beslutsstöd: Anpassningar till förändringar i källsystem Ekonomi: Bredare införande av elektronisk handel Ekonomi: Tid och projekt Kommunikation: Uppgradering av regionhalland.se Kommunikation: Uppgradering till Sharepoint 2013 Kommunikation/Intranät: Styrda dokument Kommunikation/Extranät: Övrig utveckling extranät Kommunikation/Sök: Indexering av nationella källor Kommunikation/Sök: Web-analysverktyg Midgård/vårdfakturering: Anpassning till förändrad hantering av utomlänsvård, kommunavtal, privata vårdgivare etc Midgård/patientfakturering. Kopplat till VAS Midgård/patientregisterfil till Socialstyrelsen

13(1 4) Midgård/VVH-finans: Uppgradering + stark autentisering Midgård+Beslutsstöd/GIS Midgård/Läkemedelsdata Midgård/Tears HR: Learning Management System HR: Övrig HR utveckling Platina: Funktioner för GAS Platina: Funktioner för LSS-ärenden Platina: Rehab-ärenden Platina: Uppgradering och standardisering av avvikelsehantering Vårdsystem Cytostatikamodul Obstetrix/NPÖ/Journal via nätet eped förarbete och införande VAS/NCS Införande av NCS LM fas 3 VAS Ny loggtjänst/analysverktyg Akutliggare - förstudie VAS+ Remiss och svar VAS - Digital dikteringen, byte av system Diktett VAS - elearning ehälsa - eremiss efrikort ebrev

14(1 4) Förskrivning av nutrition Integration NCS vs Pillan Införande av appar/läsplattor MVK - integration Auricula MVK - integration Prosang MVK - kallelser till Mammografi och cellprov MVK - Min hälsoplan Infrastruktur Inventering av befintliga Sharepoint-miljöer: Infrastrukturinsats som blir nödvändig om Sharepoint-miljön uppgraderas (se Administrativa system)