Granskning av nämndernas och kommunstyrelsens målstyrning

www.pwc.se Revisionsrapport Malin Liljeblad Mars 2013 Granskning av nämndernas och kommunstyrelsens målstyrning Smedjebackens Kommun

Innehållsförteckning 1. Sammanfattning och revisionell bedömning... 1 2. Inledning...3 2.1. Bakgrund...3 2.2. Uppdrag och revisionsfrågor...3 2.3. Revisionsfråga...3 2.4. Metod och avgränsning...3 3. Kommunens övergripande mål och vision...4 3.1. Vision...4 3.2. Övergripande mål...4 3.2.1. God ekonomisk hushållning...5 4. Granskningsresultat...6 4.1. Kommunstyrelsens direktiv till nämnderna samt återrapportering...6 4.1.1. Direktiv för planerings- och budgetarbete, utformning av mål och indikatorer...6 4.1.2. Uppföljning och återrapportering...7 4.1.3. Kommentarer och bedömning...7 4.2. Kommunstyrelsens styrprocess och hantering av mål...8 4.2.1. Utformande av mål... 8 4.2.2. Uppföljning och återrapportering...9 4.2.3. Bedömning och kommentarer...9 4.3. Omsorgsnämndens styrprocess och hantering av mål...10 4.3.1. Utformande av mål...10 4.3.2. Uppföljning och återrapportering... 11 4.3.3. Kommentarer och bedömning... 11 4.4. Miljö- och byggnadsnämndens styrprocess och hantering av mål...12 4.4.1. Utformande av mål...12 4.4.2. Uppföljning och återrapportering...13 4.4.3. Bedömning och kommentarer...13 4.5. Kulturnämndens styrprocess och hantering av mål...14 4.5.1. Utformande av mål...14 4.5.2. Uppföljning och återrapportering...14 4.5.3. Bedömning och kommentarer...14 4.6. Familj- och utbildningsnämndens styrprocess och hantering av mål... 15 4.6.1. Utformande av mål... 15 4.6.2. Uppföljning och återrapportering... 15 4.6.3. Bedömning och kommentarer...16 Smedjebackens kommun

1. Sammanfattning och revisionell bedömning På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna i Smedjebackens kommun har granskat om målstyrningen som kommunstyrelsen och nämnderna utövar är ändamålsenlig. Revisionsfrågan som ska besvaras är: Är nämndernas och kommunstyrelsens målprocess ändamålsenlig så att den möjliggör en tillfredsställande styrning? Efter genomförd granskning är vår sammanfattande bedömning att kommunstyrelsens och nämndernas målprocess endast delvis är ändamålsenlig och att den behöver förbättras för att säkerställa styrningen. Den sammanfattande bedömningen baseras på bedömningar avseende granskningens kontrollmål: Är nämndernas och styrelsens arbete med framtagande av mål är tillfredsställande. Vår bedömning är att kommunstyrelsen behöver ta ett större ansvar för ledning, samordning och uppföljning av målprocessen. Kommunstyrelsen behöver säkerställa att de kommunövergripande styrprinciperna och riktlinjerna för målprocessen följs och tillämpas i ökad utsträckning än vad som sker idag. Vidare bedömer vi att styrelsen och nämnderna har hittat former och dialog för hur arbetet ska genomföras vad gäller utformning av verksamheternas mål. Vi anser dock att kopplingen till kommunens övergripande mål behöver tydliggöras och att strukturen av hur målen presenteras behöver vara mer enhetlig och likartad i de olika nämnderna. Verksamhetsplanerna ger ett spretigt intryck av nämndernas målstyrning och bör försvåra kommunstyrelsens arbete med uppsiktsplikten. Är nämndernas och styrelsens arbete med uppföljning av mål är tillfredsställande. Uppföljning och återrapportering av det ekonomiska utfallet sker kontinuerligt, större fokus bör dock läggas på uppföljningen av verksamhetsmålen. Avstämning av verksamhetsmålen saknas helt eller delvis i både delårsrapport och nämndernas verksamhetsberättelser avseende 2012. Utifrån att det inte sker någon tydlig uppföljning och bedömning av i vilken grad målen uppnåtts är vår bedömning att kommunstyrelsen behöver utveckla formerna för denna uppföljning i syfte att ge fullmäktige bättre möjlighet att förstå och bedöma måluppfyllelsen Vi rekommenderar att varje nämnd i sin verksamhetsberättelse under separat avsnitt presenterar sina mål och dess uppföljning. Smedjebackens kommun 1 av 16

Riktlinjer och rutiner för uppföljning bör utvecklas för att utgöra ett stöd för en mer enhetlig modell. Är analysen av mål, målens mätbarhet och måluppfyllelse tillfredsställande. Vi bedömer att arbetet med att formulera mål som är mätbara och ett stöd för styrning behöver utvecklas vad gäller: o Att målen på ett tydligare sätt stödjer de övergripande målen och uppdraget. o Att de kortsiktiga målen på ett tydligare sätt stödjer de långsiktiga målen och har en mätpunkt att utgå ifrån samt ett målvärde som ska uppnås. o En tydligare redovisning och bedömning av måluppfyllelsen. Smedjebackens kommun 2 av 16

2. Inledning 2.1. Bakgrund I kommunallagen framgår att kommunen ska uppnå en god ekonomisk hushållning i sin verksamhet. Kommunstyrelsen ska upprätta ett förslag till budget med mål och riktlinjer för verksamheten både ur ett finansiellt och verksamhetsperspektiv. För att målen för en god ekonomisk hushållning ska ha betydelse och ge resultat krävs en kontinuerlig uppföljning, utvärdering och avstämning av målen. 2.2. Uppdrag och revisionsfrågor Kommunens revisorer ska varje år uttala sig i frågan om ansvarsfrihet för nämnder och styrelser samt enskilda ledamöter i dessa. Ett viktigt underlag för revisorernas uttalande är deras bedömning av om nämnders och styrelsers ansvarsutövande är tillfredsställande. Med ansvarsutövande avses nämndens/styrelsens aktiva åtgärder för att styra, följa upp och kontrollera verksamhet och ekonomi. Syftet med granskningen är att ge revisorerna underlag till deras bedömning i frågan om ansvarsfrihet för nämnder och styrelse. 2.3. Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är nämndernas och kommunstyrelsens målprocess ändamålsenlig så att den möjliggör en tillfredsställande styrning? Den övergripande revisionsfrågan ska besvaras utifrån följande kontrollmål: Nämndernas och styrelsens arbete med framtagande av mål är tillfredsställande. Nämndernas och styrelsens arbete med uppföljning av mål är tillfredsställande. Analys av mål, mätbarhet och måluppfyllelse är tillfredsställande. 2.4. Metod och avgränsning I granskningen har genomgång gjorts av relevanta styrdokument och då i synnerhet kommunens budgetdokument där fastställda verksamhetsmål samt mål av betydelse för god ekonomisk hushållning framgår. Vidare har intervjuer gjorts med nämndsordföranden samt kommunstyrelsens ordförande. Analys har gjorts av måluppföljningen i samband med delårsrapport per augusti 2012 samt nämndernas verksamhetsberättelser avseende 2012. De delar granskningen avgränsas till är: Dokumentation av övergripande målstruktur för styrning av verksamhet och ekonomi Bedömning av mätbarhet och möjlighet till uppföljning av målen Analys av måluppföljning Bedömning av nämndernas arbete beträffande målen av betydelse för god ekonomisk hushållning Smedjebackens kommun 3 av 16

3. Kommunens övergripande mål och vision Kommunens vision samt övergripande mål ska vara vägledande för nämndernas verksamhetsmässiga och ekonomiska planering. 3.1. Vision Smedjebackens kommun ska bli Mellansveriges bästa kommun att bo och leva i. Kommunen har under de senaste åren satsat stora resurser för att öka attraktiviteten och därmed skapa förutsättningar för inflyttning. Smedjebacken kommer att drabbas hårt av stora pensionsavgångar i framtiden så för att kunna upprätthålla den kommunala servicen och förse kommunens näringsliv med arbetskraft krävs en inflyttning av personer i gruppen 20-40 år. 3.2. Övergripande mål En ny utvecklings- och tillväxtstrategi antogs i Kommunfullmäktige 2003-06-18 ( 47). I den presenterades fyra områden som prioriterade. - Ekonomi i balans - Ökad attraktivitet - Ökad kompetens - Ökat företagande Ekonomi i balans En ekonomi i balans är en förutsättning för att kommunen ska kunna göra satsningar som är viktiga för att öka invånarantalet. Det bidrar också till att hålla kommunens tillgångar i ett bra skick och göra satsningar för att förnya och försköna kommunens miljöer. Ökad attraktivitet En medveten satsning pågår i kommunen sedan ett antal år tillbaka på att öka attraktiviteten. Detta gäller främst satsningar på skola, fritid och boende. Ökad kompetens Det är viktigt att kommunen kan framstå som ett attraktivt alternativ på arbetsmarknaden då behovet av nya kompetenta medarbetare kommer att öka inom såväl den kommunala organisationen som i den privata. Smedjebackens kommun 4 av 16

Ökat företagande Här ingår både utveckling av befintliga företag i kommunen och nyföretagande samt initiering av nya branscher. Budgetdirektiv Enligt de budgetdirektiv som lämnas varje år till nämnderna framgår att av de verksamhetsmål som nämnderna ska presentera i sin budget så måste några ha koppling till de ovan nämnda övergripande målen. 3.2.1. God ekonomisk hushållning Finansiella mål samt mål och riktlinjer för verksamheterna utifrån god ekonomisk hushållning har fastställts av kommunfullmäktige. I kommunens budget för 2012 presenteras följande mål avseende god ekonomisk hushållning: Ekonomiskt mål - Verksamheternas nettokostnader inklusive avskrivningar ska uppgå till högst 97 % av skatter och bidrag. Gemensamma mål - Den totala sjukfrånvaron ska uppgå till högst 7,5% av sammanlagda arbetstiden. Verksamhetsmål - Barnomsorg/förskoleplats ska erbjudas inom fyra månader. - Alla elever i alla årskurser ska nå målen i samtliga ämnen. - Omsorgsinsatser ska vara påbörjade inom tre månader. - Minst 63% av arbetstiden ska vara utförd hos hemtjänsttagaren. Smedjebackens kommun 5 av 16

4. Granskningsresultat I detta avsnitt presenteras granskningens resultat, iakttagelser och bedömningar utifrån granskningens revisionsfråga och kontrollmål. 4.1. Kommunstyrelsens direktiv till nämnderna samt återrapportering 4.1.1. Direktiv för planerings- och budgetarbete, utformning av mål och indikatorer I kommunens ekonomiska styrprinciper och styrmodell (antagen av kommunfullmäktige 2010-11-29, 7 ) beskrivs bland annat hur styrning och ansvar ska fungera i Smedjebackens kommun. Enligt kommunens ekonomiska styrprinciper ska budgeten innehålla följande delar: Kommunplan Kommunplanen ska bygga på fastslaget framtidsprogram, nu Vision 2015, de av kommunstyrelsen fastställda gemensamma planeringsförutsättningarna och nämndernas framtagna nämndplaner. Dokumentet ska även beskriva vilken verksamhet som skall bedrivas samt vilka övergripande mål som finns för kommande år. Det skall finnas mål av inriktningskaraktär, som anger verksamhetens inriktning under följande år och på sikt, samt mål och riktlinjer som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning, och anger hur verksamheten kan utövas ändamålsenligt och ur ekonomisk synpunkt på ett tillfredsställande sätt. Kommunplanen skall, efter att den fastställts av fullmäktige, brytas ner av respektive nämnd i mer detaljerade mål för de olika verksamheterna. Resursplan Resursplanen ska för respektive nämnd redogöra för vilka ekonomiska resurser som finns för att genomföra verksamheterna i kommunplanen. Investeringsplan Investeringsplanen ska ange vilka investeringar som fullmäktige beslutat ska genomföras. Anvisningar för budgetarbete och utformning av mål återfinns även i de budgetförutsättningar och direktiv till nämnderna som kommunstyrelsen beslutar om i februari varje år. Av direktiven framgår att nämnderna ska ange verksamhetsmål som till viss del bör vara kopplade till de övergripande mål som kommunfullmäktige antagit och som ska vara styrande. Smedjebackens kommun 6 av 16

4.1.2. Uppföljning och återrapportering Kommunens ekonomiska styrprinciper och styrmodell ger även anvisningar avseende uppföljning av verksamheten som beskrivs i kommunplanen. Den verksamhet som beskrivs i kommunplanen ska följas upp såväl ekonomiskt som verksamhetsmässigt av respektive nämnd under det år som budgeten avser. Målen i kommunplanen ska ses som den slutliga beställningen från kommunfullmäktige på kommande års verksamhet. Inom respektive nämnds verksamhetsområden finns även andra styrdokument och planer som påverkar driften av verksamheten. Ansvaret för uppföljning av dessa mål ligger även det på respektive nämnd. Styrdokumentet anger också riktlinjer och anvisningar för hur den ekonomiska uppföljningen ska ske. Där framgår att förvaltningarna månadsvis ska sammanställa ekonomiska rapporter till nämndens ordinarie sammanträde. Till kommunstyrelsen ska samtliga nämnder månatligen rapportera ackumulerat ekonomiskt resultat för verksamheten, med undantag för januari, juni, juli och december. Vid prognostiserade underskott ska nämnden till kommunstyrelsen utan fördröjning redovisa vidtagna eller planerade åtgärder. Delårsrapport sammanställs och rapporteras per januari-augusti och då sker en mer omfattande prognos för helåret samt en uppföljning av kommunens övergripande mål för god ekonomisk hushållning samt nämndernas mål. Det lämnas ingen prognos avseende måluppfyllelsen för helåret. Delårsrapporten behandlas i Kommunstyrelsen i oktober och av Kommunfullmäktige i november. I Årsredovisningen sker en avstämning av målen för god ekonomisk hushållning. Nämnderna ska i sina verksamhetsberättelser stämma av de mål som kommunfullmäktige i budgeten beslutat om. 4.1.3. Kommentarer och bedömning De delar som kommunen i sina ekonomiska styrprinciper har fastställt ska finnas i budgeten återfinns inte i sin helhet. Framtidsprogrammet Vision 2015 finns inte framtaget, som kommunplanen enligt de Ekonomiska styrprinciperna ska bygga på. Nämnderna har inte arbetat fram nämndsplaner som det var tänkt och som även de ska ligga till grund för kommunplanen. I budgeten finns inte heller kommunens vision och fastställda prioriterade områden som nämnderna ska utgå ifrån vid framtagande av sina mål beskrivna. Respektive nämnds och styrelsens presentation av verksamhetsmålen i budgeten är inte direkt kopplade till de prioriterade områdena genom rubriksättning eller liknande. Detta i kombination med att kommunfullmäktiges övergripande mål inte är presenterade i budgeten gör att det är svårt att få en överblick över hur verksamheterna har styrt sina mål utifrån de förutsättningar som givits. Nämnderna följer inte de fastställda styrprinciperna då de ej har arbetat fram nämndsplaner på vilka kommunplanen ska baseras på. Smedjebackens kommun 7 av 16

Nämnderna bör därmed ta fram nämndsplaner där bland annat verksamhetsmålen presenteras, både lång- och kortsiktiga samt plan för uppföljning av dessa. Ekonomisk uppföljning sker löpande under året då nämnderna rapporterar till kommunfullmäktige i samband med deras möten. Övrig uppföljning av verksamhetsmålen följs inte upp i samma utsträckning. Enligt genomförda intervjuer ska målen följas upp i delårsrapporten samt årsredovisningen. Mål avseende god ekonomisk hushållning följs upp i rapporterna, någon bedömning huruvida målen nås eller ej finns dock inte. Vid läsning av delårsrapport verksamhetsberättelser avseende 2012 samt årsredovisning 2011 konstateras att måluppföljningen inte sker under egna avsnitt utan återfinns, i de fall uppföljning gjorts, i löpande text där årets händelser beskrivs. Någon bedömning om målen kommer att uppfyllas eller har uppfyllts görs ej i någon större utsträckning. Då det inte sker någon tydlig uppföljning och bedömning av i vilken grad målen uppnåtts är vår bedömning att kommunstyrelsen behöver utveckla formerna för denna uppföljning i syfte att ge fullmäktige bättre möjlighet att förstå och bedöma måluppfyllelsen. Vi bedömer vidare att kommunstyrelsen behöver ta ett större ansvar för ledning, samordning och uppföljning av målprocessen. Kommunstyrelsen behöver säkerställa att de kommunövergripande styrprinciperna och riktlinjerna för målprocessen följs och tillämpas i ökad utsträckning än vad som idag sker. Vi rekommenderar att respektive nämnd i sin verksamhetsberättelse under egen rubrik följer upp sina mål. I avsnittet för måluppfyllelse bör samtliga mål presenteras som har följts upp och bedömning huruvida målen kommer att nås eller ej bör göras. Även mål som av någon anledning inte följs upp bör kommenteras och förklaras varför uppföljning ej har gjorts. 4.2. Kommunstyrelsens styrprocess och hantering av mål 4.2.1. Utformande av mål Kommunstyrelsen leder och samordnar planeringen och uppföljningen av kommunens ekonomi och verksamhet. I kommunstyrelsens styrfunktion ingår att leda och samordna utformningen av övergripande mål, riktlinjer och ramar för styrningen av hela den kommunala verksamheten. Kommunstyrelsen ska också övervaka att de av kommunfullmäktige fastställda målen och planerna för verksamheten och ekonomin efterlevs. Framtagandet av kommunstyrelsens verksamhetsmål sker i samband med budgetarbetet som påbörjas i mars varje år. Arbetet sker i kommunstyrelsens arbetsutskott där samtliga partier är representerade, även avdelningscheferna är delaktiga i utformandet av målen. Smedjebackens kommun 8 av 16

Nedan presenteras en tabell över styrelsens mål. Sammanställningen visar de mål som kommunfullmäktige har antagit i budgeten 2012. I tabellen har även en bedömning gjorts av hur många av målen som är kopplade till kommunens övergripande mål, Ekonomi i balans, Ökad attraktivitet, Ökad kompetens samt Ökat företagande. Bedömningen är godtycklig då det i presentationen av målen inte klart framgår kopplingen till de övergripande målen. Mål Bedömd koppling till kommunens övergripande mål Typ Antal Antal Långsiktiga -* - Kortsiktiga 22 8 God ekonomisk hushållning - Finansiella mål - - - Verksamhetsmål - - Totalt 22 8 *Målen är inte uppdelade varför det är svårt att bedöma vilka mål som är kortsiktiga respektive långsiktiga I presentationen av målen i budgeten görs ingen fördelning av långsiktiga respektive kortsiktiga mål. Målen ovan är kopplade till kommunstyrelsens sju avdelningar, antalet mål per avdelning uppgår till ca 2-5 st. Ansvaret för målarbetet är delegerat till cheferna för respektive avdelning eller enhet. Förmedlingen av målen till verksamheterna sker därmed genom cheferna samt uppföljning av dessa. 4.2.2. Uppföljning och återrapportering Uppföljning och rapportering av målen sker framförallt i styrelsens delårsrapport och årsbokslut enligt uppgift. Det ekonomiska utfallet följs även upp i samband med varje styrelsemöte samt vid kommunfullmäktiges sammanträden. Målen följs även upp kontinuerligt vid avdelningschefernas ledningsmöten. 4.2.3. Bedömning och kommentarer Vi bedömer att styrelsen har hittat former och dialog för hur arbetet ska genomföras vad gäller utformning av verksamhetens mål. Målen återfinns i kommunens budgetdokument. Det finns ingen tydlig koppling till kommunens övergripande mål exempelvis genom rubriksättning eller liknande. Dock har en bedömning gjorts ovan avseende hur många av målen som kan anses ha någon koppling till de övergripande målen. Ungefär 8 mål av totalt 22 bedöms ha en koppling vilket får anses som tillfredsställande. Antalet mål bedöms som rimligt många för att kunna uppfyllas. Smedjebackens kommun 9 av 16

Uppföljning av styrelsens mål sker enligt intervjuer i delårsrapporten och årsbokslutet samt vid styrelsemöten och ledningsmöten. Vid läsning av Smedjebackens kommuns delårsrapport, verksamhetsberättelse samt årsredovisning 2011 är det svårt att se någon uppföljning av styrelsens verksamhetsmål i någon större utsträckning. Där återfinns en ekonomiskuppföljning samt rapportering om händelser i de olika verksamheterna under året men inget avsnitt avseende måluppfyllelse och det går heller inte att återfinna uppföljningen i den övriga texten. 4.3. Omsorgsnämndens styrprocess och hantering av mål 4.3.1. Utformande av mål Omsorgsnämnden ansvarar för och fullgör kommunens uppgifter inom socialtjänsten för äldre människor, människor med funktionshinder och anhörigvårdare. Nämnden är därutöver ansvarig och utövar ledningen för den kommunala hälso- och sjukvården i särskilda boendeformer samt dagverksamheter enligt Hälso- och sjukvårdslagen. När nämnden har erhållit Kommunstyrelsens direktiv och budgetförutsättningar, vilket normalt sker i februari årligen, påbörjas arbetet med framtagande av målen. Arbetet sker i samarbete mellan politiker och tjänstemän i samband med en planeringsdag då en heldag viks åt att gå igenom målen och diskutera hur verksamheten ska se ut. Nämnden har två planeringsdagar om året, en på våren och en på hösten, för genomgång och förankring av målen. Förvaltningens ledningsgrupp deltar alltid på nämndens möten, enhetscheferna har därutöver regelbundna träffar med undercheferna vilket gör att verksamhetens mål förmedlas ut i verksamheten. De verksamhetsmål som nämnden arbetar fram dokumenteras i nämndens verksamhetsplan 2012-2016, både kortsiktiga mål och långsiktiga mål tas fram. I kommunens budgetdokument presenteras dock enbart de kortsiktiga målen. Nedan presenteras en tabell över nämndens lång- respektive kortsiktiga mål samt mål för god ekonomisk hushållning. I tabellen har även en bedömning gjorts av hur många av målen som är kopplade till kommunens övergripande mål, Ekonomi i balans, Ökad attraktivitet, Ökad kompetens samt Ökat företagande. Bedömningen är godtycklig då det i presentationen av målen inte klart framgår kopplingen till de övergripande målen. Smedjebackens kommun 10 av 16

Mål Bedömd koppling till kommunens övergripande mål Typ Antal Antal Långsiktiga 8 4 Kortsiktiga 7 3 God ekonomisk hushållning - Finansiella mål o - Verksamhetsmål 2 2 Totalt 17 9 4.3.2. Uppföljning och återrapportering Enligt genomförda intervjuer sker uppföljning och rapportering av målen framförallt i nämndens delårsrapport och årsbokslut. Det ekonomiska utfallet följs upp i samband med varje nämndsmöte vilka infaller sex gånger per år. Även verksamhetsmålen följs upp regelbundet vid nämndsmötena under året. Nämndens ekonomiska utfall och prognoser presenteras för kommunfullmäktige vid varje möte. 4.3.3. Kommentarer och bedömning Vi bedömer att nämnden och förvaltningen har hittat former och dialog för hur arbetet ska genomföras vad gäller utformning av verksamhetens mål. Målen dokumenteras i nämndens verksamhetsplan. Både långsiktiga mål och kortsiktiga mål har tagits fram vilket är positivt dock är det enbart de kortsiktiga som presenteras i budgeten för 2012 och som därmed har antagits av kommunfullmäktige. Det finns inte någon tydlig koppling mellan de långsiktiga och de kortsiktiga målen. De två målen för god ekonomiskhushållning är kopplade till ett långt- respektive kortsiktigt mål. Det saknas tydlig koppling till kommunens övergripande mål exempelvis genom rubriksättning eller liknande. Ungefär 9 mål av totalt 17 bedöms ha en koppling vilket får anses som tillfredsställande. Antalet kortsiktiga respektive långsiktiga mål bedöms som rimligt många för att kunna uppfyllas. Målen bedöms vara mätbara, dock gör formuleringen av vissa mål att de snarare utgör aktiviteter än mål. Uppföljning av nämndens mål sker enligt intervjuer i delårsrapporten och årsbokslutet samt vid nämndsmötena. Vid läsning av Smedjebackens kommuns delårsrapport, verksamhetsberättelse samt årsredovisning 2011 är det svårt att se någon uppföljning alls av de mål som presenteras i nämndens budget. Där återfinns en ekonomiskuppföljning samt rapportering om händelser i de olika Smedjebackens kommun 11 av 16

verksamheterna under året men inget avsnitt avseende måluppfyllelse och det går heller inte att återfinna uppföljningen i den övriga texten. 4.4. Miljö- och byggnadsnämndens styrprocess och hantering av mål 4.4.1. Utformande av mål Nämnden fullgör kommunens uppgifter inom miljö- och hälsoskyddsområdet, planoch byggväsendet samt tillsyn av försäljning av tobak, öl klass II och receptfria läkemedel. Nämnden arbetar fram och reviderar målen i samband med en planeringsdag tidigt på våren och i samband med budgetarbetet under hösten. Inom verksamheten har man en så kallad kretsloppsgrupp där nämndens ordförande, vice ordförande, förvaltningschef och kommunstyrelse träffar det kommunala energibolaget för att ha en samsyn över verksamheterna. Många av nämndens verksamhetsmål härstammar från målen i Översiktsplanen. Enligt plan- och bygglagen ska alla kommuner ha en översiktsplan i vilken vägledning ska ges för beslut om användningen av mark- och vattenområden sam om hur den byggda miljön skall utvecklas och bevaras. Nedan presenteras en tabell över nämndens mål, fördelning mellan långsiktiga och kortsiktiga har inte kunnat göras då nämnden inte själva gör den uppdelningen. Sammanställningen visar de mål som kommunfullmäktige har antagit i budgeten 2012. I tabellen har även en bedömning gjorts av hur många av målen som är kopplade till kommunens övergripande mål, Ekonomi i balans, Ökad attraktivitet, Ökad kompetens samt Ökat företagande. Bedömningen är godtycklig då det i presentationen av målen inte klart framgår kopplingen till de övergripande målen. Mål Bedömd koppling till kommunens övergripande mål Typ Antal Antal Långsiktiga - * Kortsiktiga 27 5 God ekonomisk hushållning - Finansiella mål - - - Verksamhetsmål - - Totalt 27 5 *Målen är inte uppdelade varför det är svårt att bedöma vilka mål som är kortsiktiga respektive långsiktiga Inget av målen är kopplat till kommunens mål för god ekonomisk hushållning. Smedjebackens kommun 12 av 16

4.4.2. Uppföljning och återrapportering Uppföljning och rapportering av målen sker framförallt i nämndens delårsrapport och årsbokslut enligt uppgift. Det ekonomiska utfallet följs även upp i samband med varje nämndsmöte vilka infaller sex gånger per år. Nämndens ekonomiska utfall och prognoser presenteras för kommunfullmäktige vid varje möte. Nämnden upprättar varje år ett Hållbarhetsbokslut där målen som är kopplade till kommunens översiktsplan följs upp och rapporteras. 4.4.3. Bedömning och kommentarer Vi bedömer att nämnden och förvaltningen har hittat former och dialog för hur arbetet ska genomföras vad gäller utformning av verksamhetens mål. Nämnden har ingen nämndsplan eller liknande styrdokument där målen dokumenteras utan dessa återfinns enbart i kommunens budgetdokument. Både långsiktiga mål och kortsiktiga mål har tagits fram, dock är dessa inte uppdelade i presentationen av målen vilket gör det svårt att bedöma vilka mål som utgör delmål för att nå de mer långsiktiga. Det finns ingen tydlig koppling till kommunens övergripande mål exempelvis genom rubriksättning eller liknande. Bedömningen ovan avseende hur många mål som bedöms vara kopplade till kommunfullmäktiges övergripande mål är därmed godtycklig. Nämnden har beslutat om ett relativt stort antal mål vilket delvis beror på kravet att följa Översiktsplanen. En väl fungerande målstyrning innebär att de som ska uppfylla målen verkligen tror att de är genomförbara. För att målen ska ha betydelse krävs det att dessa stäms av, följs upp och utvärderas kontinuerligt. Om man har ett stort antal mål kan denna process försvåras. För att målen ska kunna följas upp och utvärderas på ett bra sätt krävs även att målen är mätbara. Vi bedömer att ett stort antal av nämndens mål är formulerade på ett sätt så att mätbarheten försvåras. Uppföljning av nämndens mål sker enligt intervjuer i delårsrapporten och årsbokslutet samt vid nämndsmötena. Ett stort antal mål följs även upp i kommunens hållbarhetsbokslut som upprättas årligen och är kopplad till kommunens Översiktsplan. Vid läsning av delårsrapport, nämndens verksamhetsberättelse avseende 2012 samt årsredovisning 2011 är det dock svårt att se någon uppföljning alls av de mål som presenteras i budgeten. Där återfinns en ekonomisk uppföljning samt rapportering om händelser under året men inget avsnitt avseende måluppfyllelse och det går heller inte att återfinna uppföljningen i den övriga texten i någon större utsträckning. Smedjebackens kommun 13 av 16

4.5. Kulturnämndens styrprocess och hantering av mål 4.5.1. Utformande av mål Nämndens verksamhet indelas i tre områden; Biblioteksverksamhet, allmän kultur samt museer/sevärdheter - kulturmiljövård. Nämndens arbete med utformande av verksamhetsmålen sker i samband med budgetarbetet, efter att man erhållit budgetförutsättningarna från kommunstyrelsen. Nämnden har beslutat om två mål som vart och ett är kopplat till de två större verksamheterna inom nämnden. Båda målen är kopplade till kommunens övergripande mål Ekonomi i balans. 4.5.2. Uppföljning och återrapportering Uppföljning och rapportering av målen sker framförallt i nämndens delårsrapport och årsbokslut enligt uppgift. Det ekonomiska utfallet följs även upp i samband med varje nämndsmöte. Nämndens ekonomiska utfall och prognoser presenteras för kommunfullmäktige vid varje möte. 4.5.3. Bedömning och kommentarer Vi bedömer att nämnden och förvaltningen har hittat former och dialog för hur arbetet ska genomföras vad gäller utformning av verksamhetens mål. Nämnden har ingen nämndsplan eller liknande styrdokument där målen dokumenteras utan dessa återfinns enbart i kommunens budgetdokument. Enbart två mål har tagits fram som vart och ett är kopplat till var sin verksamhet inom förvaltningen. Målen är kortsiktiga, inga långsiktiga mål har tagits fram. Målen bedöms vara mätbara och formulerade på ett bra sätt. I målformuleringarna framgår att de är kopplade till kommunfullmäktiges beslutade övergripande mål om ekonomi i balans. Vi kan se att nämndens mål för 2012 följs upp i delårsrapport och nämndens verksamhetsberättelse avseende 2012. Uppföljningen kan utläsas i beskrivningen av årets händelser om man är medveten om vilka målen är då dessa ej presenteras. Vi rekommenderar att måluppföljningen sker under egen rubrik med koppling till de mål som nämnden antagit. En bedömning avseende om målen uppfyllts eller ej bör också framgå. Smedjebackens kommun 14 av 16

4.6. Familj- och utbildningsnämndens styrprocess och hantering av mål 4.6.1. Utformande av mål Nämnden har ansvaret för individ- och familjeomsorg, grundskola, särskola och förskoleverksamhet, förskoleklass, skolbarnomsorg samt skolhälso- och elevvård. Arbetet med att utforma nämndens verksamhetsmål sker i samband med budgetarbetet som påbörjas i mars varje år. Nämnden anordnar en planeringsdag då även förvaltningscheferna deltar och då man ser över varje verksamhet. Nämndens gemensamma inriktning bygger på en fastställd vision utifrån vilken man har tagit fram förvaltningsövergripande mål. Dessa mål utgör inriktningsmål som ligger till grund för förvaltningens olika verksamhetsspecifika mål. Enligt intervjuer så är framtagna mål indirekt kopplade till kommunens övergripande mål även om det inte synliggörs genom rubriksättning eller liknande. Kommunens övergripande mål är väl inarbetade sedan flera år tillbaka. Både lång- och kortsiktiga mål har tagits fram, dock är ingen uppdelning gjord mellan dessa. Nedan presenteras en tabell över nämndens mål. Sammanställningen visar de mål som kommunfullmäktige har antagit i budgeten 2012. I tabellen har även en bedömning gjorts av hur många av målen som är kopplade till kommunens övergripande mål, Ekonomi i balans, Ökad attraktivitet, Ökad kompetens samt Ökat företagande. Bedömningen är godtycklig då det i presentationen av målen inte klart framgår kopplingen till de övergripande målen. Mål Bedömd koppling till kommunens övergripande mål Typ Antal Antal Långsiktiga 8 3 Kortsiktiga 6 4 God ekonomisk hushållning - Finansiella mål - - - Verksamhetsmål 2 2 Totalt 16 9 4.6.2. Uppföljning och återrapportering Enligt uppgift sker uppföljning och rapportering av målen framförallt i kommunens årsredovisning. Det ekonomiska utfallet följs upp i samband med varje nämndsmöte och rapporteras till varje sammanträde i kommunfullmäktige. Verksamhetsmålen stäms av vid behov i samband med nämndsmöten. Det finns inte någon egentlig plan för Smedjebackens kommun 15 av 16

hur uppföljningen ska ske i dagsläget men inför 2013 har man arbetat fram ett årshjul där man planerar in vad som ska stämmas av och följas upp samt genomföras vid exakta tidpunkter. 4.6.3. Bedömning och kommentarer Vi bedömer att nämnden och förvaltningen har hittat former och dialog för hur arbetet ska genomföras vad gäller utformning av verksamhetens mål. Nämndens verksamhetsmål finns presenterade i kommunens budget samt i egna styrdokument. Vi bedömer att nämndens sätt att arbeta fram sina verksamhetsspecifika mål utifrån satta inriktningsmål är en bra metod för att få de kortsiktiga målen att vara kopplade till de långsiktiga. Målen kan dock kopplas på ett tydligare sätt till kommunens övergripande mål. Nämndens mål har inte följts upp i samband med delårsrapporten. Däremot har samtliga mål följts upp och stämts av i samband med årsbokslutet på ett föredömligt sätt. Målen och dess uppföljning har stämts av på ett överskådligt och tydligt sätt i nämndens verksamhetsberättelse avseende 2012. Vi kan konstatera att av nämndens 16 mål har 8 st stämts av och utvärderats i årsredovisningen. Av dessa 8 mål har man uppfyllt hälften. De 8 mål som inte har följts upp utgör så kallade inriktningsmål vilka är svåra att stämma av och mäta. 2013-02-20 Malin Liljeblad Projektledare Smedjebackens kommun 16 av 16