DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR KULTUR- OCH FRITIDSNÄMNDEN Fastställd av kultur- och fritidsnämnden 16, 2014-05-05 Dnr KOF/2014:39 1
Innehållsförteckning Sid 2 Innehållsförteckning Sid 4 Inledning Sid 4 Organisation/verksamhetsbeskrivning - Organisationsschema 2014 Sid 5 - Förvaltningskontor, Bibliotek, Fritidsgårdar, Kulturskolan, Lundbybadet Sid 5 Historik ansvarig politisk nämnd Sid 6 Allmänhetens sökvägar Sid 7 Arkivansvarig och arkivredogörare på förvaltningen Sid 8 Diarieföring/registrering av handlingar Sid 9 Sekretess Postöppning Postlista Gallring - Hur gallrar man Sid 10 Förvaltningens IT-system BookIT BRP FRI Gantner LEX Sid 11 Marchplus Personec Procapita KSM Raindance Sofie Time Care Sid 12 Sociala medier Sid 12 Definition av begreppet Handling av tillfällig eller ringa betydelse Sid 13 - A) Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse Sid 16 - B) Handlingar som är tillfällig eller ringa betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar Sid 18 Förklaringar samt förkortningar i kultur och fritidsnämndens dokumenthanteringsplan Sid 18 Kolumnrubriker Handlingstyp Sid 19 Sekretess - Kommentar Sid 20 Kultur- och fritidsnämndens verksamheter Anläggningar, drift och uthyrning (lokalbokning) Sid 21 Allmän kulturverksamhet Allmän kultur Konst (kommunens) Nationaldagen - Stipendier Sid 22 Bibliotek Sid 24 Fritidsgårdar Sid 25 Föreningar och föreningsbidrag Föreningar - Föreningsbidrag Sid 27 Kulturskolan Allmänt - Elever Sid 29 Lundbybadet Allmänt Sid 30 Kassahantering Lundbybadet Kundregister BRP 2
Sid 31 Allmän administration Arkivering Avtal Diarieföring Sid 32 Försäkringar Interna verksamhetsmöten Juridik Sid 33 Kommunikation (webb, marknadsföring, information) Sid 34 Korrespondens Krisberedskap och säkerhetsarbete Sid 35 Kvalitet, planering, uppföljning och utvärdering Nämndadministration Sid 36 Policy-/styrdokument Postöppning Sid 37 Projekt Sid 38 PUL-administration Sid 39 Remisser Revision Skador och tillbud (kund, besökare) Statistik Synpunkter Sid 40 Utbildning i egen regi (kurser, seminarier) Utlämnande av handling Utredningar Övrigt Sid 41 Ekonomi, förvaltningsnivå Attest Budget Bokföringsorder Bokslut och uppföljning Sid 42 Fakturahantering Sid 44 Kravhantering Sid 45 Fasta fördelningar Handkassa Inventarier Kassahantering Kodplaner Sid 46 Personaladministration Anställning och rekrytering Sid 47 Anställning, företrädesrätt Arbetsmiljö och arbetsskador Sid 49 Avslut av anställning Sid 51 Bemanning och personalförsörjning Sid 52 Facklig samverkan, förhandling Sid 53 Försäkringar Introduktion av nya medarbetare Sid 54 Kompetensutveckling Sid 55 Löneadministration Sid 56 Lönebildning Sid 57 Omställning på egen begäran Pension Sid 58 Personalvård Sid 59 Rehabilitering Styrdokument, policy Sid 60 Särskilda anställningsformer Sid 61 Upphandling Gemensam upphandling via Inköpssamverkan Sid 62 Egen upphandling för Mjölby kommun via Inköpssamverkan Förfrågningsunderlag Anbudsprövning och utvärdering Sid 63 Beslut och avtalstecknande Avbruten upphandling Enkel upphandling 3
Inledning En dokumenthanteringsplan är en förteckning över alla de handlingstyper som finns i verksamheten och beskriver hur de hanteras. I dokumenthanteringsplanen ges anvisningar om förvaring, sortering och sökvägar. Här finns också instruktioner för leveranser till kommunens centralarkiv. Den innehåller också nämndens gallringsbeslut. Gallringsbeslutet reglerar vilka handlingar som ska bevaras och vilka handlingar som får (förstöras). Dokumenthanteringsplanen ska ses som ett verktyg för dem som hanterar informationen i verksamheten och för allmänheten som vill ta del av förvaltningens allmänna handlingar. En dokumenthanteringsplan behöver revideras kontinuerligt. Har du frågor/synpunkter eller tycker att något handlingsslag saknas eller borde tas bort kontaktar du förvaltningens registrator (0142-852 35). Det är sedan Kultur- och fritidsnämnden som fattar beslut om eventuella ändringar och tillägg. Organisation/Verksamhetsbeskrivning Kultur- och fritidsnämndens uppdrag är att skapa förutsättningar för kommunens invånare att kunna delta i ett mångsidigt och kvalitativt fritids- och kulturutbud, dels genom olika verksamheter i egen regi men också genom att stödja och uppmuntra det ideella föreningslivet och andra aktörers aktiviteter och initiativ inom verksamhetsområdet. Kultur och fritid är till för alla, med fokus på barn och unga. Vidare är det nämndens uppdrag att fastställa mål och ramar för verksamheten samt följa upp mål och budget. Kultur- och fritidsnämnden består av 12 ledamöter, sju ordinarie och fem ersättare. Organisationsschema 2014 4
Förvaltningskontor Förvaltningskontorets uppgift är bl a att upprätta budget, flerårsplan och bokslut för förvaltningen, sköta nämndadministration samt ansvara för nämndens diarium och arkiv. Föreningskontakter, bidragsärenden, fakturering samt övergripande ekonomihantering, anläggningar, utställningar, barnteater är exempel på andra uppgifter som sköts från förvaltningskontoret. Förvaltningskontoret servar de övriga enheterna i olika frågor. Bibliotek Mjölby bibliotek består av ett huvudbibliotek i Mjölby samt tre filialer belägna i Skänninge, Mantorp och Väderstad. Biblioteken samlar, registrerar, vårdar och magasinerar media och information till allmänheten. Biblioteken är en viktig aktör när det gäller den digitala klyftan i samhället. Fritidsgårdar Mjölby fritidsgård har verksamhet vid Lagmansskolan samt Blåklintskolan i Mjölby. I Mjölby har fritidsgården avtal med utbildningsförvaltningen gällande fritidshem och med omsorgs- och socialförvaltningen gällande LSS-verksamhet för barn/ungdomar. Skänninge fritidsgård har sin verksamhet vid Trojenborgsskolan i Skänninge, en träffpunkt finns även i Väderstad i anslutning till biblioteksfilialen. Mantorps fritidsgård har sin verksamhet vid Vifolkaskolan, de ansvarar även för skateverksamheten vid Skatehallen i Mantorp. Kulturskolan Kulturskolan är belägen vid Lagmansskolan i Mjölby där de har egna lokaler i anslutning till Mjölby Kulturscen. Undervisning sker till barn från 6 år 20 år. Blåsinstrument, stråkinstrument, slaginstrument, piano, kör, drill och dans samt bild & form är de olika verksamheter som erbjuds. Eleverna undervisas individuellt, i mindre grupper samt i orkester. Årligen ges många konserter av eleverna som går i Kulturskolan. Lundbybadet Lundbybadet består av både utomhusbassänger och inomhusbassänger. Här bedrivs simskoleverksamhet, vattenträning samt gruppträning. Det finns även ett gym och en relaxavdelning. Massage finns också att tillgå liksom servering. Historik ansvarig politisk nämnd 1971-1991: Fritidsnämnden 1971-1991 : Kulturnämnden Från år 1992- : Kultur- och fritidsnämnden 5
Allmänhetens sökvägar till kultur- och fritidsnämndens handlingar Kultur- och fritidsnämnden rekommenderar följande sökvägar till förvaltningens allmänna handlingar. 1. Diarium I kommunens diarium LEX diarieförs offentliga allmänna handlingar. 2. Dokumenthanteringsplanen Här listas samtliga handlingsslag som finns i verksamheten med regler för bl a bevarande och gallring samt förvaring. 3. Arkivförteckningen Här kan man söka serier med handlingar som omhändertagits för arkivering för äldre och avslutade arkiv. 4. Nämndens protokoll Kultur- och fritidsnämndens protokoll finns tillgängliga på kommunens hemsida www.mjolby.se. Medborgarservice i stadshuset har ett exemplar av samtliga protokoll i pappersform. 6
Arkivansvarig och arkivredogörare på förvaltningen Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för att dess arkiv vårdas enligt arkivlagen och på det sätt som framgår av kommunens arkivreglemente. Enligt arkivreglementet ska nämnden även utse arkivansvarig samt en eller flera arkivredogörare som utför arkivuppgifterna hos myndigheten. Kultur- och fritidsnämnden har följande arkivorganisation Arkivansvarig Kultur- och fritidschef Arkivredogörare Registrator/nämndsekreterare (KoF fvk) Administrativ assistent (KoF fvk) Förvaltningssekreterare (Kof fvk) Enhetschef Kulturskola Enhetschef bibliotek Enhetschef fritidsgård (3 st) Enhetschef Lundbybadet Verksamhetsområde Diarie- och nämndadministration, allmänt förvaltningskontor Reskontror, personal Föreningar, bidrag, ekonomi Kulturskolan Bibliotek Respektive fritidsgård, Mjölby, Mantorp och Skänninge Lundbybadet Som arkivansvarig ska man: 1. Ha kunskap om lagstiftning som rör hantering av allmänna handlingar. 2. Ha kunskap om kommunens styrande dokument och rutiner angående hantering av allmänna handlingar. 3. Bevaka tillämpning av ovanstående regelverk inom den egna myndigheten. 4. Vara insatt i den egna myndighetens rutiner och strukturer för hantering av allmänna handlingar, både digitalt och i papper. 5. Bevaka frågor som rör hantering av allmänna handlingar, såväl digital som pappersbunden, vid organisations- och verksamhetsförändringar, budgetarbete, lokalförändringar och övrig planering. 6. se att dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning upprättas. 7. Samråda med arkivmyndigheten angående arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan samt övriga frågor kring hantering av allmänna handlingar. 8. Medverka vid möte med arkivmyndigheten inför godkännande av dokumenthanteringsplan. 9. se att handlingar överlämnas till arkivmyndigheten enligt arkivmyndighetens krav samt att beslutad gallring sker. 10. Informera om och stödja all personal med frågor kring hantering av allmänna handlingar. Som arkivredogörare ska man: 1. Ha kunskap om regler och rutiner som rör den egna nämndens eller bolagets hantering av allmänna handlingar. 2. Vårda nämndens handlingar och arkivlägga dessa enligt arkivmyndighetens anvisningar. 3. Biträda vid upprättande och revidering av dokumenthanteringsplanen alternativt upprätta och revidera själv. 4. Verkställa beslutad gallring. 5. Se till att arkivbildningen sker enligt dokumenthanteringsplanen och göra arkivansvarig uppmärksam på om planen behöver ändras. 6. Förbereda avlämning av handlingar till centralarkivet enligt centralarkivets anvisningar. 7. Samråda med nämndens arkivansvarige och arkivmyndigheten i frågor som rör hantering av allmänna handlingar. 7
Diarieföring/Registrering av handlingar I dokumenthanteringsplanen står det vilka handlingar som bör registreras i diariet. Är du osäker är det aldrig fel att diarieföra handlingar. Det är originalet som ska diarieföras. När en handling skickas iväg är det kopian som diarieförs. Enligt 5 kap 1 offentlighets- och sekretesslagen är huvudregeln att varje myndighet har skyldighet att registrera allmänna handlingar så snart de kommit in till eller upprättats hos myndigheten. Registrering kan ske på två sätt: systematisk registrering eller diarieföring. Genom registrering kan förvaltningen få god ordning på allmänna handlingar som inkommit eller upprättats av förvaltningen. God ordning är en förutsättning för att tillförsäkra allmänheten och andra myndigheter den grundlagsstadgade rättigheten att ta del av allmänna handlingar. Registreringsskyldigheten gäller inte om: 1. Det är uppenbart att en allmän handling är av ringa betydelse för myndighetens verksamhet, behöver den varken registreras eller hållas ordnad. T.ex. enklare förfrågningar, reklam, kurserbjudanden med mera. 2. En myndighet hos en annan myndighet har elektronisk tillgång till en upptagning för automatiserad behandling som är en allmän handling. Då ska handlingen registreras endast av den myndighet som gjort upptagningen tillgänglig för den andra myndigheten. 3. Handlingar som INTE omfattas av sekretess behöver inte registreras om de hålls ordnade så att de utan svårighet kan fastställas om de har kommit in eller upprättats. Observera att alla handlingar som omfattas av sekretess måste registreras i diariet. Det spelar ingen roll hur informationen inkommer till verksamheten. Några exempel på hur det kan gå tillväga: Är det ett e-postmeddelande kan du vidarebefordra det direkt till diariet genom att maila till kultur- och fritidsförvaltningens funktionsbrevlåda kulturofritid@mjolby.se. Är det ett meddelande på din telefonsvarare eller SMS gör du en tjänsteanteckning som registreras i diariet. Inkommer informationen via en webbtjänst i något av förvaltningens verksamhetssystem eller via social media tas det ut på papper och diarieförs. Vid hot eller liknande situationer kan det vara av värde att bevara den ursprungliga informationsbäraren, kontakta då Säkerhetsenheten, tel 850 00, för e-post, bloggar, röstmeddelanden och SMS. 8
Sekretess I offentlighets- och sekretesslagen (OSL) finns uppgifter om när sekretess gäller. Postöppning Vid varje enskild enhet ska postöppning, ankomststämpling och registrering av handlingar som rör den egna verksamheten ske och följa de lagkrav som finns, samt de rutiner som tagits fram för postöppning och registrering inom Mjölby kommun. Post ska öppnas, datumstämplas och fördelas dagligen, även personadresserad post. Tjänstepost får inte ligga oöppnad. Vid postöppnarens ledighet eller sjukdom ska posten öppnas och fördelas av annan person. Fullmakt om postöppning ska finnas. Tänk på att även e-post och fax ska hanteras dagligen. Postlista Det ska gå att fastställa varje dags inkomna allmänna handlingar och vara möjligt att återfinna dels dessa handlingar, dels alla de handlingar som tillhör ärendet. Gallring Att gallra innebär att informationen förstörs. Allmänna handlingar ska bevaras och gallring får endast ske i enlighet med dokumenthanteringsplanen. Om du är osäker på vad som gäller för en viss handlingstyp kontaktar du förvaltningens registrator. Om handlingstypen inte finns med i dokumenthanteringsplanen ska handlingarna bevaras till dess nämnden fattat ett gallringsbeslut. Gallring ska ske även i den digitala miljön. Detta är inget som IT-avdelningen ansvarar för utan det är respektive systemansvarige som ansvarar för att gallringen verkställs. Vid upphandlingen av nya system ska man förvissa sig om att det också är tekniskt möjligt att gallra (förstöra) information i systemet. När gallringsfristen för en handlingstyp har löpt ut bör gallringen också verkställas. Det är kostsamt och ineffektivt att lagra mer information är nödvändigt och det finns också risk att handlingar som ska bevaras försvinner in bland det som ska. Hur gallrar man? Det är viktigt att gallringen sker under kontroll. Det är den som står som arkivredogörare för verksamheten i dokumenthanteringsplanen som också ansvarar för att handlingarna. Det händer att informationen som ska finns både i pappersutskrift och i ett verksamhetssystem. Då ska givetvis gallringen ske av såväl pappersburen som digital information. Stäm av med systemansvarig angående den digitala gallringen. Handlingar som omfattas av sekretess eller är integritetskänsliga ska alltid brännas eller tuggas. 9
Förvaltningens IT-system Nedan finns de verksamhetssystem som för närvarande är i drift i verksamheten. Kultur- och fritidsförvaltningen säljer inga personuppgifter. BookIT Verksamhetssystem som används av biblioteket. Detta är ett gemensamt system i hela Östergötland samt Tranås, systemägare är Länsbiblioteket i Östergötland/Östsam. Systemet driftas på LK-Data i Linköping. Systemet innehåller beståndsregister, låntagarregister, transaktionsregister. För låntagarregistret gäller sekretess enlig OSL 40 3. Systemet används för att på hemsidan kunna administrera sökfunktioner i bibliotekskatalogen och e-tjänster som att reservera media eller låna om media. I systemet kan allmänheten söka i bibliotekskatalogen och via e-tjänster reservera media eller låna om media. I systemet kan allmänheten även recensera böcker med mera. Sökvägar och tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar: Ovan nämnda funktioner ligger alla på bibliotekets webbplats: www.mjolby.se/bibliotek BRP Systemet används på Lundbybadet för kassahantering och innehåller ett register över personer med flergångs-abonnemang. Systemet driftas av Netono AB. Autogiro och kundfakturering (företag) sköts från systemet. OBS! I BRP sköts hela faktureringen inkl. inläsning av inbetalning av fakturor samt autogirobetalningar. Systemet är kopplat till kommunens ekonomisystem Raindance för export av verifikatsfiler från kassan, fakturering, inbetalningar, internetbetalningar. Sökvägar och tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar: Inga offentliga sökvägar till systemet. FRI Systemet används av kultur- och fritidsförvaltningen för verksamhets- och föreningsservice samt boknings- och bidragsservice. Medborgarservice (KSF) använder systemet för bokningshantering. Systemet ägs av Tekniska kontoret (TK) och är gjort av Idavall Data AB. FRI innehåller ett register över föreningar och privata kunder (privatpersoner och företag/organisationer) med kontaktuppgifter. Systemet hanterar också föreningarnas bidragsansökningar samt uppgifter om bokning av kommunens lokaler. Det finns en koppling till kommunens ekonomisystem Raindance för export av fakturaunderlag samt utbetalning av vissa föreningsbidrag. Rapporter som tas ut ur systemet är bidrags- och bokningsbesked samt statistik över bokningar och föreningar. Sökvägar och tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar: Föreningsregistret speglas ut på kommunens hemsida i den mån respektive förening godkänt publicering. Gantner Systemet används av Lundbybadet för hantering av inpassering. Innehåller loggfiler för passerkorten. Systemet är kopplat till kassasystemet BRP. Sökvägar och tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar: Inga offentliga sökvägar till systemet. LEX Kommunens gemensamma dokument- och ärendehanteringssystem. Kommunstyrelsens förvaltning är systemägare. Förvaltningens diarieföring samt nämndadministration hanteras i systemet. Sökvägar och tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar: Inga offentliga sökvägar till systemet. Kultur- och fritidsnämndens protokoll finns tillgängliga på kommunens hemsida http://www.mjolby.se/10631.html Protokollen finns tillgängliga i fulltext. 10
Marshplus Kommunens gemensamma skade- och tillbudsrapporteringssystem. Här registreras alla tillbud och skador rörande byggnader, brukare och anställda i kommunen. Sökvägar och tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar: Inga offentliga sökvägar till systemet. Personec Kommunens gemensamma personal- och löneadministrativa system. Kommunstyrelsens förvaltnings personalenhet ansvarar för bevarande och gallring. Informationen som förvaltningen hanterat i systemet är tidrapportering, semester, scheman och frånvaro. Sökvägar och tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar: Inga offentliga sökvägar till systemet. Procapita Kulturskola Systemet används av Kulturskolan för hantering av elever, instrument, scheman, fakturering samt statistik. Systemet är kopplat till ekonomisystemet Raindance för export av kundfakturaunderlag. Sökvägar och tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar: Inga offentliga sökvägar till systemet. Raindance Kommunens gemensamma ekonomisystem. Ekonomavdelningen som tillhör kommunstyrelsens förvaltnings ansvarar för systemet. Kultur- och fritidsförvaltningens ekonomiredovisning sker i Raindance. Den information som hanteras i systemet är t ex fakturahantering, bokföringsorder, internfakturering, fasta fördelningar, budget, internbudget, månadsrapporter, delårs- och årsbokslut. Leverantörsfakturorna skannas in i systemet och återfinns digitalt. Sökvägar och tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar: Inga offentliga sökvägar till systemet. Sofie I systemet registreras kommunens konst. Sökvägar och tekniska hjälpmedel som enskilda själva kan få använda hos myndigheten för att ta del av allmänna handlingar: Inga offentliga sökvägar till systemet. Time Care I systemet hanteras timanställd personal och vikariepooler. 11
Sociala medier Sociala medier betecknar aktiviteter som kombinerar teknologi, social interaktion och användargenererat innehåll till exempel chattfunktioner, bloggar och diskussionsforum (SKL 2010-04-28). Den information som upprättas eller inkommer till förvaltningens sociala medier är i regel av sådan art att den inte behöver registreras i diariet och att den kan vid inaktualitet (Gia). Observera att information av betydelse som inkommer genom social media ska registreras i diariet och bevaras tillsammans med de diarieförda handlingarna (skriv ut informationen på papper och lämna den till registrator) Kommunens riktlinjer för inrättande av sociala medier - Varje förvaltning beslutar om i vilka sociala medier de ska agera och vem/vilka som ska representera förvaltningen. - Kommunen är skyldig att hålla en lista över vilka sociala medier eller andra elektroniska forum vi medverkar i. När en förvaltning väljer att finnas i sociala medier/elektroniska forum ska det meddelas till informatören på kommunledningskontoret. - När ett konto öppnas ska användarnamn och lösenord finnas tillgängliga för fler kollegor så att sidan inte blir inaktiv vid frånvaro. - Var noga med säkerhetsinställningarna och använd starka lösenord. - När ett konto avslutas ska det förankras på samma sätt som när det öppnas. På kommunens hemsida finns en förteckning över samtliga godkända webbplatser för sociala medier, http://www.mjolby.se/16455.html Definition av begreppet Handling av tillfällig eller ringa betydelse Beslutat av KS 105, 2014-04-14 I kommunens alla verksamheter förekommer handlingar av tillfällig eller ringa betydelse. Det är information av kortvarig relevans och rutinmässig karaktär som kan (förstöras) under förutsättning att gallringen inte medför att allmänhetens insyn åsidosätts och att handlingarna bedöms sakna värde för rättskipning, förvaltning och forskning. Det kan också var handlingar som inte längre har betydelse efter det att informationen förts över till ett nytt filformat eller skrivits ut på papper. Ordförklaring Autencitet Databärare Gallra Medium äkthet, ursprunglighet; äkthetsprägel skapas t ex genom namnteckningar, elektroniska signaturer, stämplar eller andra former av bestyrkande. fysiskt underlag för handlingar/uppgifter. förstöra allmänna handlingar eller uppgifter o allmänna handlingar; förstöring av sådana handlingar eller uppgifter i samband med överföring till annan databärare räknas som gallring om överföringen medför: - informationsförlust - förlust av möjliga informationssammanställningar - förlust av sökmöjligheter, eller - förslut av möjligheten att fastställa informationens autencitet. medel och metoder för överföring och lagring av information. 12
A. Handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion är av tillfällig eller ringa betydelse Handlingstyp Exempel Kommentar 1 Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar och meddelanden av tillfällig betydelse eller rutinmässig karaktär. Förfrågningar om blanketter, mötestider och allmän information. Förutsatt att handlingarna inte har föranlett någon åtgärd och de även i övrigt är av ringa betydelse. 2 Kopior eller dubbletter som inte har någon funktion då det finns arkivexemplar hos myndigheten med samma innehåll. - Kopior på nämndprotokoll - Digital information som delas på hemsidan eller intranätet 3 Handlingar som har inkommit för kännedom. - Cirkulär, inbjudningar, reklam - Verksamhetsberättelser från andra myndigheter. Förutsatt att handlingarna inte har föranlett någon åtgärd och de även i övrigt är av ringa betydelse. 4 Inkomna handlingar som inte berör myndighetens verksamhetsområde eller som är meningslösa eller obegripliga. Spam och bifogade filer i e-postmeddelanden som inte kan öppnas (avsändaren ska om möjligt upplysas om detta och uppmanas att skicka ett dokument i ett standardformat). Förutsatt att handlingarna inte kräver vidarebefordran till annan myndighet eller enskild för åtgärd. 13
Handlingstyp Exempel Kommentar 5 Register, liggare, listor och andra tillfälliga hjälpmedel som har tillkommit för att underlätta myndighetens arbete, och som saknar betydelse när det gäller att dokumentera myndighetens verksamhet, att återsöka handlingar eller att upprätthålla samband inom arkivet. 6 Handlingar som endast tillkommit för kontroll av postbefordran. - fälliga elektroniska spår som sparas för att underlätta internetanvändning och kommunikation s.k. cookie-filer - Elektroniska spår som visar vilka hemsidor som besökts, d.v.s. loggar över internettrafiken, webbhistorik, surf-filter, brandväggsloggar och liknande - Kopior av webbsidor som lagras i syfte att åstadkomma snabbare åtkomst, s.k. temporary internet files - Händelseloggar i operativsystem - Adress- och telefonregister, profiluppgifter på projektplatser, nätverk eller forum som uppdateras fortlöpande Inlämningskvitton och kvittensböcker Förutsatt att de inte längre behövs som bevis för att en försändelse har inkommit till eller utgått från myndigheten. Delgivningskvitton/bevis omfattas inte utan bör bevaras så länge de har rättslig betydelse. 14
Handlingstyp Exempel Kommentar 7 Loggar för e-post, mobiltelefoni och fax under förutsättning att de inte längre behövs för kontroll av överföringen, och att de inte heller behövs för återsökning av de handlingar, som inkommit till eller utgått från myndigheten och som ska bevaras. Förteckning i mobiltelefon över inkommande och utgående samtal. 8 Handlingar som utgjort underlag för myndighetens interna planering och verksamhetsredovisning, när sammanställning eller annan bearbetning gjorts. Underlag för enkätsammanställningar Förutsätter att handlingarna inte heller i övrigt har någon funktion. 9 Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar, kommentarer och meddelanden i sociala medier. Facebooksidor som kommunen använder sig av. Förutsatt att handlingarna inte har föranlett någon åtgärd och de även i övrigt är av ringa betydelse. Information av vikt skrivs ut på papper och diarieförs. 10 Inkomna eller expedierade meddelanden i form av röstbrevlåda, telefonsvarare, elektroniska snabbmeddelanden och motsvarande. SMS och sparade konversationer i snabbmeddelanden i tjänster som t ex MSN och Lync. Förutsatt att handlingarna inte har föranlett någon åtgärd och de även i övrigt är av ringa betydelse. För information av vikt görs tjänsteanteckning i ärendet. 11 Webbmöten och videokonferenser. Då mötet endast har spelats in för att kunna skriva anteckningar (minnesstöd) kan inspelningen efter att anteckningarna upprättats. Förutsatt att innehållet är av tillfällig och ringa betydelse. Om informationen är av betydelse ska den tillföras ärendet. 15
B. Handlingar som är av tillfällig eller ringa betydelse genom att innehållet har överförts till nya databärare eller genom att handlingarna på annat sätt har ersatts av nya handlingar Handlingstyp Exempel Kommentar 1 Handlingar som har inkommit till myndigheten eller expedierats från myndigheten i elektronisk form om handlingarna har överförts till annat format eller annan databärare, t.ex. genom utskrift på papper. 2 Handlingar som upprättas och sprids elektroniskt i informationssyfte under förutsättning att handlingarna har överförts till annat lagrings-format eller annan databärare för bevarande. E-post, digitala handlingar som lämnas in på USB-minnen eller liknande, om man skriver ut dem på papper. Facebooksidor och bloggar. En förutsättning är att överföringen endast har medfört ringa informationsförlust. För att förlusten ska anses ringa, krävs att handlingarna inte är autentiserade (äkthetsgaranterade) genom elektroniska signaturer eller motsvarande. De får inte heller vara strukturerade på ett sådant sätt att betydande bearbetningsmöjligheter går förlorade. Om överföringen innebär förlust av samband med andra handlingar inom eller utom myndigheten, t.ex. genom elektroniska länkar, får en bedömning göras i varje enskilt fall av länkarnas värde. Dokumentation (ögonblicksbilder) av social media, hemsidor, projektplatser och liknande bör göras. Beslut om i vilken omfattning och i vilka intervaller dokumentation ska göras beslutas i respektive myndighets dokumenthanteringsplan. 16
Handlingstyp Exempel Kommentar 3 Handling som inkommit till myndigheten i icke autentiserad (äkthetsgaranterad) form om en autentiserad handling med samma innehåll har inkommit i ett senare skede. Inkomna svar via e-post som senare även inkommer signerade med vanlig post. En förutsättning är att handlingen inte har påförts några anteckningar av betydelse för myndighetens beslut eller för handläggningens gång. Om den först inkomna handlingen påförts ankomststämpel bör den bevaras till dess att ärendet har avslutats, om inte ankomsttiden dokumenterats på annat sätt, t.ex. i diarium eller lätt tillgänglig logglista. I de fall ärendet rör myndighetsutövning mot enskild bör handlingen bevaras till dess att överklagandetiden har löpt ut. 4 Inkomna eller expedierade meddelanden i form av röstbrevlåda, telefonsvarare, elektroniska snabbmeddelanden och motsvarande som tillfört ärendet sakuppgift. 5 Felaktiga uppgifter i digitala register vilka tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel. SMS, MMS Under förutsättning att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts handlingarna i ärendet. Meddelanden som inte tillför ärendet sakuppgift kan efter det att meddelandet lästs eller avlyssnats. Under förutsättning att rättning har skett. 6 Handlingar som har överförts till annan databärare inom samma medium. 7 Inkomna eller expedierade framställningar, förfrågningar, kommentarer och meddelanden i sociala medier som tillfört ärende sakuppgift. Arkivexemplar av digitala handlingar och mikrofilm som har ersatts av nya exemplar. 17 Under förutsättning att de inte längre behövs för sitt ändamål, samt digitala upptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlån eller spridning av handlingar. Under förutsättning att innehållet tillförts handlingarna i ärendet. Kommentarer och inlägg på sociala medier av stötande eller kränkande karaktär tas omedelbart bort av ansvarig tjänsteman.
Förklaringar samt förkortningar i kultur- och fritidsnämndens dokumenthanteringsplan Ajourhålls DHP Gia KFN KLK KoF fvk KS KSF MBS NS Procapita KSM RD Respektive enhet Uppgifterna uppdateras löpande Dokumenthanteringsplan Gallras vid inaktualitet Kultur- och fritidsnämnden Kommunledningskontoret Kultur- och fritids förvaltningskontor Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens förvaltning Medborgarservice (lokalbokning) Nämndsekreterare Procapita kulturskolemodul Raindance Här menas kultur- och fritidsförvaltningens olika enheter: o Biblioteket o Mjölby fritidsgård o Skänninge fritidsgård o Mantorps fritidsgård o Kulturskolan o Lundbybadet Ett X i dokumenthanteringsplanens vänstra kolumn innebär att detta gäller för samtliga enheter inom kultur- och fritidsförvaltningen. Kolumnrubriker Handlingstyp Handlingstyp är, som ordet säger, den typ av handling som avses. Bevaras innebär att handling ska arkiveras för all framtid. Handlingar som ska bevaras levereras till centralarkivet. Om handlingen ska anges den tid som skall förflyta innan handlingarna får, den så kallade gallringsfristen. System är det verksamhetssystem som handlingstypen eventuellt är knuten till. innebär det sätt som handlingarna sorteras på t.ex. alfabetisk-, datum, födelsenummer. Anges om handlingen inte är knuten till något verksamhetssystem. 18
Avser den plats där handlingen förvaras innan den eller skickas till. Exempelvis i förvaltningens/enhetens närarkiv eller hos handläggare. är kommunens slutarkiv där handlingar förvaras. Kolumnen Centralarkiv avser den tidsfrist då handlingarna ska överlämnas till den centrala arkivfunktionen. Sekretess Här anges den paragraf i offentlighets- och sekretesslagen som man hänvisar till vid eventuell sekretess. Kommentar Här kan kommentarer och förklaringar till övriga kolumner skrivas in till exempel motiv till gallring. När gallringsfristen vid inaktualitet anges ska kolumnen innehålla en definition av när inaktualitet inträder. 19
Kultur- och fritidsförvaltningens verksamheter Kultur- och fritidsförvaltningen Anläggningar, drift och uthyrning Handlingstyp Anläggningar, drift och uthyrning (lokalbokning) FRI Lokalbokningssystem, bidragshantering, föreningsregister (systemägare Tekniska kontoret) Önskemål säsongsbokning - stombokningar Ansökan om bokning av lokal Ajourhålls FRI Lokaler som hyrs ut i kommunen Gia Digitalt/Papper Handläggare - Ansökning säsongstider vid KoF idrottsanläggningar Gia Digitalt/Papper MBS När fakturaunderlag är skapat (ej stombokning) dvs löpande Bokningsbesked Gia Digitalt/Papper - - Utskrift från FRI, skickas/mejlas till kund Bokningshistorik Gallras efter 3 år FRI MBS - Kvittenser för kort/nycklar Gia Papper MBS - När kort/nyckel återlämnats Sammanställning debiteringsunderlag hyror Statistik över föreningarnas bokningar samt fördelning av träningstider Gallras efter 10 år Digitalt MBS 2 år Fil från FRI läses in i Raindance där Papper fakturan skapas Gallras efter 3 år Digitalt i FRI MBS - Söks fram vid behov Underlag bokningsschema Gia Digitalt Handläggare KoF Protokoll från brukarmöten Gia Digitalt Respektive handläggare Protokoll Gia Digitalt Respektive lokalvårdsuppföljning handläggare - Avgörs av handläggaren - Avgörs av handläggaren - Genomförs tillsammans med aktuell utförare 20