earkiv Kalmar län 6 Sammanställning av översiktlig systeminventering Version 1.0 Kisa 2015-04-22 Ort och datum Anki Heimonen Projektledare
1 Bakgrund Under punkt 2.3 i projektdirektivet framgår att Syftet med projektet är att höja kunskapen, kompetensen och medvetenheten om digital informationshantering och belysa innebörden av de vägval som kommunerna måste göra inför ett införande av system för långsiktigt digitalt bevarande. Punkt 3 i projektdirektivet stadgar att målet med projektet är att problemområden inom den kommunala dokument- och ärendehanteringen och arkivfunktionen ska belysas och förslag till åtgärder utarbetas samt att kunskaper och erfarenheter från de medverkande kommunerna och deltagarna ska fångas upp och kunna återanvändas inom projektmedlemmarnas organisationer. I projektplanen, punkt 2.2 Projektmål, framgår att Projektledaren ska presentera verktyg och metoder för att belysa eventuella problemområden inom de medverkande organisationernas dokument- och ärendehanteringen och arkivfunktion. / / Under projektet kommer även en gemensam systeminventering att genomföras vilken kommer att belysa vilka digitala system som idag används i de deltagande kommunerna, eventuella framtida möjligheter till samverkan vid t ex upphandling, vilka typer av digital informationen som hanteras i de deltagande kommunerna idag samt hur den hanteras. /../ Systeminventeringen kommer även att kunna ligga till grund för ett eventuellt utökat IT-samverkansarbete inom Kalmar län. Projektets styrgrupp hade en workshop fredagen den 30 januari då innehållet i 6 Systeminventering diskuterades. Styrgruppen önskade att rapporten skulle innehålla en beräkning av kostnader för att hålla inaktuella system igång, supporta gamla system, serverutrymme m.m. samt att ställa av system. Även vinster, fördelar och nackdelar med färre system, möjliga samordningsvinster/nyttor och problem och andra saker som avställning till ett system för långsiktigt bevarande skulle belysas. Frågeställningarna skulle stämmas av med länets IT-chefsgrupp. 2 Systeminventeringens mål och syfte Inför planeringen av arbetet med ett framtida e-arkiv behövde kommunerna genomföra en översiktlig systeminventering. Syftet med den övergripande systeminventeringen var att kunna prioritera och hitta lämpliga objekt att samverka kring när det gäller att planera och genomföra leveranser till ett kommande arkivsystem. Målet var att sammanställa en lista över vilka system som finns hos kommunerna i Kalmar län. Systemlistan skulle bearbetas och struktureras av projektledaren i samverkan med länets IT-chefsgrupp. Tanken med denna inventering var att få en överblick av nuläget: 1. Hur många system finns det? 2. Vilka system är gemensamma för flera organisationer? 3. Vilka system är i aktiv drift (används i den dagliga verksamheten) och vilka driftas bara för att informationen eventuellt kan behövas? 4. Kan kommunerna eventuellt ställa av några system?
3 Metod: Kontaktpersonerna hade ansvar för att inventeringen utfördes och att svar lämnades till projektledaren. De system som projektet efterfrågade var registreringssystem, det vill säga informationssystem som fångar och håller ordning på verksamhetsinformation. Exempel är dokumenthanteringssystem, ärendehanteringssystem eller olika typer av verksamhetssystem. System som endast används för att skapa dokument, som till exempel olika program i Officepaketet, eller bakomliggande system som nätkommunikation och virusskydd har inte ingått inventeringen. 3.1 Om inventeringsformuläret Det formulär som användes var detsamma som utarbetades och användes för systeminventering inom Kronoberg och Blekinges förstudie om e-arkiv. Samma formulär har även använts för systeminventering inom kommunalförbundet ITSAM (bilaga 1). 3.2 Svarsfrekvens Underlag, i form av en excel-mall och instruktioner för inventeringen skickades ut till kontaktpersonerna 2014-06-23 och resultaten skulle återredovisas till projektledaren senast den 2014-12-01. 2015-01-19 hade samtliga kommuner återkommit med svar. 4 Resultat Tyvärr hade inte alla kommuner fört in sina resultat i den bifogade excel-mallen vilket försvårat, och till vissa delar omöjliggjort, en fullständig jämförande analys av resultaten. I de fall det varit möjlig utifrån de frågor som ingått i inventeringens mål redovisas dessa i tabellen nedan. I vissa fall har projektledaren inte kunnat bedöma om två system egentligen varit samma, men med olika benämning. Då redovisas de som två separata system. I analysen har det inte ingått att titta på olika versioner av system. Det innebär att de redovisade resultaten är ungefärliga, men de ger trots det en relativt god uppfattning om nuläget i Kalmar län. 1. Hur många system finns det? 468 st (bilaga 2) 2. Vilka system är gemensamma för flera organisationer (2 eller fler användare)? 3. Vilka system är i aktiv drift (används i den dagliga verksamheten) och vilka driftas bara för att informationen eventuellt kan behövas? 4. Kan kommunerna eventuellt ställa av några system? 93 st (bilaga 3) Kräver fördjupad analys. Kräver fördjupad analys.
För en mer exakt bild av resultaten för fråga 3 och 4 hänvisas till kommunernas egna redovisade systeminventeringar samt sammanställningar av resultaten. De finns att tillgå hos respektive kommuns IT-avdelning, via projektledaren och efter projektavslut i projektredovisningen hos Regionförbundet Kalmar län. Några problem som framkom vid en första analys av inventeringens resultat är att det råder osäkerhet om avtalstider, systemägande och systemansvar, informationsägande i systemen (flera myndigheter delar information och system), om systemet är aktuellt eller ej m.m. 5 Avstämning med IT-chefsgruppen Den 2015-02-06 skickades en sammanställning av resultaten från inventeringen till ITchefsgruppen. De fick i uppdrag att återkomma med svar på ett antal frågor innan 2015-03-18. IT-chefsgruppen beslutade på sitt möte 2015-03-05 att varje kommun separat skulle återredovisa sina svar och resultat. De baserar det utifrån att aktuell status för inaktuella och gamla system (ibland finns avtal för systemet, ibland inte) samt driftmiljön ser olika ut för systemen i kommunerna. Detta medför svårighet att svara utifrån en standardkommun eller utifrån länet som helhet. Svar har inkommit från Kalmar, Nybro och Högsby kommuner (bilaga 4). 6 Nästa steg Kommunerna har nytta av att så snart som möjligt börja titta på förutsättningar för att leverera information. Genom att kartlägga kommunernas verksamhetssystem skapas kunskap och medvetenhet som kan ligga till grund för att i framtiden kunna prioritera och planera leverans till e-arkivet. En fördjupad analys och värdering av information ger svar på vilka system som används, vilka som inte används samt i vilka system likartade informationstyper finns. Detta innebär även att kommunerna kan lära sig mer om vilka krav som behöver ställas vid kommande upphandlingar. En indirekt nytta av inventeringen är möjligheten till framtida samverkan/nätverk mellan kommuner med samma system. Om en kommun har flera system som hanterar samma informationstyp kan det också användas som utgångspunkt för att utreda om det på längre sikt skulle gå att samordna användandet och minska antalet system. På så sätt kunde kostnaderna för drift, licenser och support sänkas och informationssäkerheten ökas.
Källor: Projektdirektiv för projekt earkiv Kalmar län, 2014-08-25, Regionförbundet Kalmar län Projektplan för projekt earkiv Kalmar län, 2014-08-25, Regionförbundet Kalmar län Systeminventeringar: Sammanställning systeminventering Borgholm Sammanställning systeminventering Emmaboda Sammanställning systeminventering Hultsfred Sammanställning systeminventering Högsby Sammanställning systeminventering Kalmar, ver 2 Sammanställning systeminventering Mönsterås Sammanställning systeminventering Mörbylånga Sammanställning systeminventering Nybro Sammanställning systeminventering Oskarshamn Sammansta llning systeminventering Regionfo rbundet, ver 0 3 Sammanställning systeminventering Torsås Sammanställning systeminventering Vimmerby Sammanställning systeminventering Västervik
Bilaga 1 Uppgifter i det formulär som använts för systeminventering i Kalmar län: Datum Kontaktperson E-post Namn på Aktuell version produkt/lösning eller tjänst Informationstyp Kortfattad Förvaltningsbeskrivning av områden produkt/lösnin g eller tjänst Användningsområde Används Tillverkare systemet aktivt i verksamheten Leverantör Produktägare Drift AnvändarföreninAvtal upphör g/nätverk år Upphandling planeras Skrivs något ut år för arkivering Finns gallringsfunktion Ingår gallringsfunktion i ert avtal Finns funktion för export Ingår funktion för export i ert avtal
Bilaga 2 Namn på produkt/lösning eller tjänst "Gamla soc-systemet" 3Q - QuoVadis, Quando, QuidAgis Ability edemokrati ADAD Net Adato Add AD-integration för personalinfo Aditro Aditro affärslösning Aditro Faktura Aditro IoF Aditro RoR Aditro Xweb Adobe Acrobat X Adobe Connect Pro Agda (ADMXOR) Agda lön Agda PS Agresso AIM AIVO Aivo Aivo2000 Alarmos Alfresco Alkoholappl AlkT Alk-T AlkTest Alktws AMR AquaView (Scada) Arbetsmiljöhandboken Arcadastre Arccad ArcGis ARC-GIS Artologik Ezbookning Artologik HelpDesk ARX
ARX access ASI-net Assa KeyGuard Assa Performer AutoCAD Axbase AXBase3000 bibliotek AXBase3000 gymnasium AXBase3000 kommunhuset Barcho BEAB Intranät Becshed Befolkningsregister Behörighetsadministration Bewator Bewator stadshuset Bil Diagnostik Bilddatabasen Bilpool Blue Pod 3,0 bokabil.se Booking/Interbook BOOK-IT BOOK-IT / CiCo Bookit 7.1 Boss BPSD Brandreg Bubblan, intranät Budget BudgetManager ByggR Byggreda CampTrack Capella Capifast Castor Ciceron Citect
City Break CityBreak stugbokning CMS, drupal Comprima Consellor Driftsjournal (gamla Sulis) Core Cosmic Cosmic Link Cumulus Cumulus DAM databas Datainkasso 2.0.0.79 Debatt Debattforum Demos Desigo inkl Visonik Desigo Insight Dexter Dexter gymnasieintag DIA Dirigo DLBOOKIT E4 Easit ebrev EceTour ecompanion Economa Economa A+ Economa Budget och Prognos Economa Inköp och Faktura Economa integration Economa Personalbudget Economa Personalbudget 6.5 Economa Redovisning och Reskontra Ecos ECOS ärendehantering EdIT EDP Future EDP Future VA
EDP Miljö & Byggreda EDP Miljöreda EDP Vision * EDP-ScanX (fordonsvåg gammalt) EDP-Va abonnenter edwise edwise - Förskola, grundskola, gymnasium, vuxenutbildning EdWise dokumentation E-fact Egen föreningshemsida Egroupware Egroupware Community Version Electra Elvira EMS EnergiReda Entry Event EpiServer Epostklienter E-postsignatur ES-maker Evolution Exchange Exchange 2010 Exchange,e-post Extens IST ezmaker FacilPlus FastNet Faxar FetchPlanner Industrial Fince FIR First Class Fordonsvägning FRI
FRI 4 Fri lokalbokning och bidragshantering FRI Webb-Bokning FRI4 datorbokning Friweb,datorbokning Fronter FTB (Aditro Window) Galaxy Geoassistans Geosecma Geosecma for ArcGis Geosecma webb Gila Gmail Google Apps GroupWise Hagakrona Hantera Hd Konstregister Heroma Historik Hogia HR+ HRPO HUC, intranät HUSAR Hypergene ImageVault IncitXpand Indesign InDoc Infomentor Information Informationsvisaren Infovisaren InkassoDirekt Inläsning budget Integral ASI000 Intern telefonkatalog på nätet
intranet.monsteras.se Invoice Manager ISOR IST IST EXTENS IST intag IST-Bef Itella CDCOM jomla JP Socialnet K+ Kamstrup Kapell Katalog AD adm Katalog AD skola Katalog HSA Katalogtjänsten HSA KeyControl KeyWin KeyWin5 KIR KomMa Konstdatabasen Konstregister Kontek Lön Kopparnät i fastighet Kovis -> KIBIbase. Bytet sker 141126 med konvertering. Kplus Krypto Lagerdata Laps Care LapsCare3 LEFI Online Lettera LEX Libre/Open Office Lime Easy Lisa (avvikelsesystem) Loggning personliga larm
LTFWIN LUPP Låssystemet Lön Lönefilintegration MapInfo Mappvisaren MarshPlus Mashie Medvind Medvind, webbaserat MedvindArbetstid, klient Meraki Metrima Mactor Metrima Mirakel MIA Miljöreda MindManager Minitrigger Mobigo Mobilsynk Mobilus Mobilus Professional Movex MS office Multiaccess Målstyrning Net Loan Net Maker BG-com NetID Nilex Nordea Norstedts Bokslut, Koncern och Skatt NovaPoint Novaschem NovaSchemCore NPÖ (=Nationell PatientÖversikt) Offentliga jobb OneMed
OPAC OPIC OTAP - Amps Palliativregistret Parkering Parkeringstillstånd i access Pascal Pasco Capstone Pcskog Personalhandboken Personalrapport Personec Personec ComeNGo Torsås Personec F Personec Förhandling Personec P Personec P Utdata Phoniro Phoniro nyckelsystem PhoniroCare Photoshop Elements Platina Pmac PMO Point Samhäll? Poll Everywhere Polycom Postnummerservice Norden AB Predator/inkasso3000 PR-kort Procapita Procapita BoU Procapita BoU, Kulturskola Procapita Gem Procapita Gy/KV Procapita HSL Procapita IFO ProCapita Ifo/VoO
Procapita KIR ProCapita VoO Procapita/Avgifter Procapita/Hjälpmedel Procapita/LSS Procapita/MAS Procapita-KIR Profit 10 Progma PS Förhandling PS Utdata Public 360 Publisher2007 Pussel Qlikview Qstar Raindance R-card R-Card M5 ReadSoft Invoices Register för VA-abonnenter i access RegitWise Resursbokningssystem Revit RIB SCO Senior Alert Sesam - Websesam Sesam2 SIM (Stank in Mind ) SITHS SITHS-admin Six Trader Client 3.45 Six Trader Money Chart 3.34 Självservice Självservice IT Skandia Pensionssystem Skola 24
Skolstil (5-licenser) Skrivknep Slamregister SLI Sofia Omfale SoftWin SolidWorks Solidworks 2013 Sommar-AMEA Sophie Spamhantering Spatial SpellRight Spider Spotify SRT. De fasta larmen heter SRT 326 och de mobila SRT 306. Stellarium Stratsys Stratsys Streamflow Summarum SUS Swedlock Svevac Synpunktshantering Sysarb Söksystem Teamviewer Tefat Tekis Tekis Core Tekis FIR Tekis KID TekisFörvaltningsFIR TekisKID Tekis-LTF Tekis-LV TeleCall Telecall NT Telefoni som tjänst
Telia Reflex Tenstar (Simulator transport) TES TGP (=Tillgänglig patient) Tidomat TimeCare TimeCare Planering TimeCare TimePool TimeCare Webb TimeCarePool TimeCarePool Webb TrakPro Treserva Treserva delegering Treserva genomförandewebb Treserva hjälpmedel Treserva IFO Treserva omsorg Trio Trio Enterprise Troman Trossen Trygghetslarm DF Respons Trädet TS_AVC TSMcom Turbo UC Unikum UniView UNTIS Uppdrag Nu W3D3 Vabasduf Walda VALS Va-Operatör Vaxtriket Webbeko
WebbSesam Via Competence Victoria Videokonferenssystem VILAB Wilab Winbar Windows movie maker Winess Winfir Winfms WinLAS WinLASresurs WIS Visit/CityBreak Visma VISMA Administration Visma SPCS Visma Tendsign som även innehåller en avtalskatalog Visual Arkiv Visual Arkiv 4.0 Vitec WM-Bef WM-Omsorg (Vård- och omsorg) Wmomsorg IFO WM-Socreg WordPress WordRead Plus WordWall WowZa www.hogsby.se www.kalmar.se www.monsteras.se www.visitmonsteras.se Wärna Xmind XOR X-ref Årskalender
ÖFS Övervakningssystem VA
Bilaga 3 System som är gemensamma för flera kommuner: ADATO Fronter R-Card Aditro Geosecma Readsoft Invoices Agda Heroma RIB Agresso Hypergene Senior Alert Aivo ImageVault SITHS Alarmos Incit Xpand Skola 24 AlkT Infomentor Summarum Keycontroll Aquaview Svenska Palliativregistret ArcGis KIR Svevac ARX Komma Tefat Bewator Laps Care Tekis BookIT Lisa Tekis FIR Boss Mapinfo TekisKID ByggR Marsh Plus TES Ciceron Medvind Tidomat Comprima Mobilus TimeCare Core NovaSchem Treserva core Offentliga jobb Trio Cosmic Link Palliativt register Troman Demos Pascal W3D3 Dexter Personec Walda Economa Personec Neptune Websesam Ecos PersonecP Winbar EDP Future Personec Utdata Winess EDP Byggreda Phoniro Care WinLAS EDP Miljöreda Platina WIS EdWise PMO Visma Episerver Procapita Visual Arkiv Esmaker Procapita BoU WM-Omsorg (Vård- och omsorg) Extens Procapita VoO Wärna Fri Procapita IFO
Bilaga 4 Frågor till IT-chefsgruppen 2015-02-06 Från: "Ann-Christine Heimonen" Till: "Lennart.nilsson@vastervik.se", "Susanne Dahlbom Korduner", "stefan.wittlock@hultsfred.se", "maria.oscarsson@hogsby.se", "tomas.karlsson@oskarshamn.se", "fredrik.johansson@monsteras.se", "regina.jonsson@monsteras.se", "robert.carlsson@kalmar.se", "sirpa.koponen@nybro.se", "kent.frost@torsas.se", "henrik.andersson@emmaboda.se", "niklas.palmquist@borgholm.se", "bengt.falke@rfkl.se", "stephen.dorch@rfkl.se" Cc: "Christer Lundh", "karin.lokrantz@oskarshamn.se", "Magnus Garp", "marie.a.johansson@kalmar.se", "Mats Johansson", "Therese Åhlander" Datum: Fri, 6 Feb 2015 07:39:11 +0000 ---------------------------------------------------------- Hej! Jag har nu gjort en grov sammanställning av den systeminventering som genomförts inom projekt earkiv Kalmar län. Underlagen bifogas sorterade efter kommun och efter system (A- Ö). Alla har inte använt sig av den mall jag skickade ut så därför kan det vara lite svårt att jämföra, men detta är vad vi har att utgå från. Projektets styrgrupp hade en workshop fredagen den 30 januari då innehållet i 6 Systeminventering och projektets slutrapport diskuterades. Styrgruppen önskade att rapporterna skulle innehålla en beräkning av kostnader för att hålla inaktuella system igång, supporta gamla system, serverutrymme m.m. samt att ställa av system + annat ni kan komma på utifrån er profession. Jag skulle även vilja veta om ni ser några vinster, fördelar och nackdelar med färre system, möjliga samordningsvinster/nyttor och problem och andra saker som avställning till ett system för långsiktigt bevarande skulle kunna medföra. En annan fråga som jag skulle vilja ha hjälp att besvara utifrån er synvinkel är de risker ni ser med att ställa av information till ett bevarandesystem i förhållande till att inte göra det. Fördelar och nackdelar? Vad kan gå snett och vad kan bli bra? Jag ser problem och möjligheter utifrån ett arkivperspektiv, men skulle vilja knyta det till er IT kunskap. Stephen: Titta gärna på frågeställningen utifrån ett informationssäkerhetsperspektiv. Ett problem som jag sett redan nu när jag sammanställde inventeringarna är att det råder osäkerhet om avtalstider, systemägande och systemansvar, informationsägande i systemen (flera myndigheter delar information och system), om systemet är aktuellt eller ej m.m. Anser ni som jag att detta är ett problem så redovisa varför. Ni i IT-chefsgruppen får själva bestämma om ni vill redovisa era resultat utifrån en standardkommun, för era egna kommuner eller för länet i sin helhet. Jag anpassar rapporten utifrån ert underlag.
en ska vara klar i mitten av april, så jag behöver ha IT-gruppens svar senast onsdagen den 18 mars för att hinna sammanställa era och mina resultat och skriva rapporten. Jag ser fram mot ert svar. Har ni några frågor eller funderingar så hör av er. Vill ni stämma av med någon mer IT-kunnig så förestår jag Tomas i Oskarshamn som även sitter med i styrgruppen för projektet. Hälsningar Anki Heimonen 1:e arkivarie Kommunalförbundet ITSAM 0494-197 34 Svar från kommunerna. Kalmar kommun: Hej Anki! Robban och jag har gått igenom Kalmar kommuns lista och det finns där inget system där som lever bara för att det inte kan avvecklas. Däremot finns ett gammalt ärendehanteringssystem som heter ALP-IM som idag bara används för att söka i gamla ärenden (informationen finns även exporterad till Excel). Det finns ingen egentlig kostnad knuten till systemet då det inte sker någon systemförvaltning eller backuptagning. Dessutom är hårdvaran avskriven sedan länge. /Magnus Magnus Garp IT-strateg tfn 0480-45 00 13 magnus.garp@kalmar.se Kalmar kommun Serviceförvaltningen Box 611 391 26 Kalmar www.kalmar.se Nybro kommun: Vi har två system som a r dubblett-system (vi har ett nytt ekonomisystem, men behåller det gamla eftersom man vill ha informationen kvar). Raindance ekonomisystem uppskattad kostnad cirka 80 000 kr/år Raindance fakturaportal uppskattad kostnad cirka 21 000 kr/år.
Gamla system kan bli ett säkerhetshål i modern IT-miljö, t ex systemet är installerat på ett gammalt operativsystem där säkerhet inte längre kan garanteras. -------------------------------------------------- Vinster att ha färre IT-system: 1) Minskade licenskostnader 2) Minskade hårdvarukostnader 3) Minskade elkostnader 4) Minskade kostnader för säkerhetskopiering 5) Minskade kostnader att förvalta IT-miljö 6) Minskade kostnader när man utnyttjande fysisk IT-säkerhetsinfrastruktur så som UPSkraft, kyla, 7) Minskad kostnad för kommunikationsutrustning och mjukvara 8) Minskad administration vi har färre system att hålla reda på 9) Minskade integrationskostnader desto färre system desto färre system behövs integreras till etjänster och till långsiktigt bevarande Nackdelar att ha färre system: 1) Man får inte alltid vad man vill, men man kan acceptera att systemet är tillräckligt bra. ----------------------------------------------------- Fördelar med långsikt bevarande: Lättare att ha ordning och reda. Det kommer att kosta för mycket att leta/spara information som är lagrad i pappersform. Snabbare att söka information. Möjligt att tillgängliggöra informationen till externa intressenter. Våra fysiska rum räcker inte till att lagra information i pappersformat. Nackdelar eller möjliga risker: Är det möjligt att informationen inte går att utnyttja/få tillgång till i framtiden? (Är den digitala median framtidssäker?) Det krävs redundanta lagringsutrymmen och det primära lagringsbehovet ökar hela tiden. Det behövs nya metoder att lagra information annars får vi helt enkelt för mycket information att bevara?!
Vad händer om informationen blir korrupt, kan vi förlora tillgången till lagrad digital information? Det kräver redundanta driftmiljöer som anordnas gemensamt i landet eller i länet. Annars, det blir väldigt dyrt att bevara informationen i redundanta IT-miljöer. Om du undrar något, skicka en fråga till mig! Med vänlig hälsning Sirpa Koponen, IT-chef Kommunstyrelseförvalningen sirpa.koponen@nybro.se 0481-452 45 Högsby kommun: Det finns 7 inaktuella system i Högsby vilket medför att 2 st servrar står på hela tiden. Vår definition av inaktuellt system = finns inget nyttjanderättsavtal mot leverantör för att använda systemet. Trots det kan systemet fortfarande användas för att hitta gammal information i. Det kan även betyda att det inte används alls men systemägaren har aldrig skickat någon avbeställning för drift av systemet. Dessa rutiner jobbar vi med för att få igång. Vi har fått bort vissa system sen vi gjorde systeminventeringen så dessa tar jag inte med i detta underlag. Fråga 1: Beräkning av kostnader för att hålla inaktuella system igång, supporta gamla system, serverutrymme m.m. Vi har tittat på lite olika kostnader som vi kan definiera. Tidsåtgång för att supporta gamla system har vi svårt att definiera eftersom vi inte har tydlig debitering för applikationsdrift mot verksamheterna. När det väl är problem kan det ta tid eftersom man inte har någon leverantör att ta till hjälp. Kostnad för denna tid är inte medtagen. Totalkostnad för drift som vi kan definiera är 25 603 kr/år för de just nu inaktuella systemen. Vi försöker få igång dialog med verksamheterna för att ta reda på vad som kan gallras och vad som behöver arkiveras, antalet system kommer förhoppningsvis att minska under åren och förhoppningsvis inte öka om vi får igång rutinerna med avbeställning av drift för system, kraven för arbetsmodell gällande systemförvaltning ökar. Se bifogad excelfil Kostnader inaktuella system Högsby.xls för att se vilka kostnader som tagits med. Det finns säkert fler. Fråga 2: Kostnader för att ställa av system: Jag har svårt att beräkna tidsåtgången d.v.s. kostnad för detta. - radering av information på diskar - en server som stängs av får först stå en viss tid, ca 6 månader. Efter det plockar vi ut diskarna och lagrar dessa i ett arkiv. När vi får igång gallrings/arkiveringsrutiner i systemen minskar mängden data i systemen samt att förhoppningsvis ska den information som kräver arkivering flyttas till slutarkivet en
sista gång innan systemet stängs av. Informationen på diskarna har därmed inget värde längre och kan kasseras på direkten. - kassering av servrar sker idag efter ca 6 månader. Kan förhoppningsvis ske tidigare när gallrings/arkiveringsrutiner har kommit igång i systemen och informationen har lämnats över till arkivmyndigheten d.v.s. slutarkivet. - rensa upp behörigheter i AD Fråga 3: Fördelar med färre system vid avställning av information till ett slutarkiv ur ett ITdriftsperspektiv: förutsätter externt slutarkiv - minskade driftskostnader för system i drift (mindre mängd data att ta backup på, minskat behov av serverhallsutrymme o.s.v.) - minskad risk för informationsförlust vid disk-krasch - minskad tidsåtgång för support Fråga 4: Nackdelar med färre system vid avställning av information till ett slutarkiv ur ett ITdriftsperspektiv: - ställer högre krav på informationsägare, systemägare, systemförvaltare vad gäller förvaltning av informationen t.ex. att informationen avställs för tidigt, ökat krav på att information med hög säkerhetsklass får med sig samma skydd till slutarkivet - ökat krav på kompetens och kunna stötta verksamhet och arkivpersonal för att hantera import/export av data Fråga 5: Vinster+fördelar+nyttor med avställning till ett system för långsiktigt bevarande: - ger möjlighet till bättre arkitektur både vad det gäller IT-plattform och informationsstruktur - e-arkiv en förutsättning för att kunna nå kommunernas mål om en framtida e- förvaltning och ett helt digitalt informationsflöde. En del av den elektroniska information vi arbetar med idag finns enbart digitalt och kan inte bevaras i pappersform, som exempelvis kartor och databaser. Det betyder att den informationen går förlorad om ett e-arkiv inte införs. - nyttorna handlar inte så mycket om kostnadsbesparingar (information kostar att lagra både i prodsystem, mellanarkiv och i slutförvar) och är svårvärderade, som högre servicenivå, ökad tillgänglighet och att kommunens varumärke stärks - bättre möjligheter till öppna data - öppna gränssnitt som underlättar återanvändning och möjliggör utbyte av information - rättssäkerhet - minskar behovet av konvertering av information mellan olika systemspecifika format Fråga 6: Nackdelar/problem med avställning till ett system för långsiktigt bevarande: - I verksamheter med mycket sekretess är säkerheten av största vikt och måste kunna garanteras hela vägen in i e-arkivet, behörighetsstyrning krävs även i e-arkivet - krypterade och/eller lösenordskyddad information kan inte avställas, om man inte har stöd för hanteringen av nycklar i slutarkivet - säkerställa att all information hanteras på rätt sätt och i många fall kommer en bedömning fortfarande att behöva göras av arkivpersonal innan information lämnas ut - ökat krav på kompetens för arkivarier
- systemen måste ha stöd för att kunna avlämna information i ett arkivbeständigt format Maria Oscarsson IT-Strateg Högsby kommun 579 80 Högsby Tel: 0491-29 393 Vxl:0491-29 000 Fax:0491-20 496 www.hogsby.se maria.oscarsson@hogsby.se
System Server System ekonomiadm, används bara för sökning av information X System utbildning, aldrig avbeställt system, används inte längre X Applserver 1 Fysisk Applserver 2 Fysisk Journalsystem, måste finnas kvar i drift tills nytt system är infört X (1/5) X och all information är manuellt överförd till nytt system Ärende-dokument hantering, aldrig avbeställt system, X används ej längre DBserver 1 Fysisk Ärende-dokument hantering, används för sökning av information X X Utredning pågår Register,används bara för sökning, håller på att avvecklas X Register, aldrig avbeställt system, används ej längre X X DBserver 2 Fysisk elförbrukning server 3066 3066 3066 Fysisk server: 350 W/h 1 kr kw/h årlig licensavgift inkl support- och underhållsavgift för IT-system (vid avsaknad av avtal får IT stötta med support, tar tid) övriga licensavgifter (tredjepartsprodukter för IT-systemet, backup, Skadlig kod, management, databas, operativsystem) 1466 293 2466 1466 backupagent 96 kr/år/server, 120 kr/år skadlig kod, databas plic ca 40 000/10/4=1000 kr per år i 4 år, OS 5000 kr/4=1250 kr/år i 4 år serverhallsutrymme, kyla + hyra 3333 667 3333 3333 kyla tot 5000 kr/mån kyla 5000/30*12=2000 kr/per år/server hyra lokal tot 10000 kr/kvartal=10000/30*4=1333 kr/år/server lagringsutrymme 15 3 15 15 500 GB disk=1500 kr=1500/500*10/4*2=15 kr för 10 GB per år i 4 år inkl redundans serviceavtal hårdvara Total årlig kostnad: Årlig kostnad per server: 7880 963 8880 7880 25603 Dokumenttyp Kostnader inaktuella system Högsby: IT-driftskostnader per år för ovanstående system SKR