1 ÅRSMÖTE 2014-02-16 Dagordning Styrelse under 2013 Lägesbeskrivning för val av styrelse 2014 Verksamhetsberättelse Resultatrapport Balansrapport Revisionsberättelse Förslag till budget 2014
2 DAGORDNING 1. Mötets öppnande 2. Val av ordförande för mötet 3. Anmälan av styrelsens val av sekreterare vid årsmötet 4. Fastställande av röstlängd 5. Val av protokolljusterare och rösträknare 6. Fastställande av dagordning 7. Fastställande av om mötet blivit i laga ordning utlyst 8. Behandling av verksamhets- och förvaltningsberättelser 9. Revisorernas berättelse 10. Fastställande av balans- och resultaträkningar 11. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen 12. Beslut om antal styrelseledamöter och suppleanter inom ramen för det i 17 andra stycket angivna antal 13. Val av ordförande för föreningen 14. Val av övriga styrelseledamöter jämte suppleanter 15. Anmälan av ungdomsledamot jämte personlig suppleant utsedda av US 16. Val av två revisorer och en revisorssuppleant 17. Beslut om antalet ledamöter i valberedningen 18. Val på ett år av ordförande och ledamöter i valberedningen 19. Val av ombud till SvRFs och distriktets allmänna möten och ev andra möten där föreningen har rätt att representera med ombud 20. Fastställande av årsavgift för nästkommande period 21. Övriga ärenden som enligt 13 kan upptas till beslut på årsmötet 22. Sammanträdets avslutande
3 2013 ÅRS STYRELSE Ordförande Lars Pernler Fiskgjusevägen 22 757 56 Uppsala Vice ordförande Mona Glantz Auroragatan 6 753 34 Uppsala Kassör Yvonne Hägg Vaksala Dammtorp 755 94 Uppsala Ledamöter Lars G Karlsson Wäsby, Stavby 740 50 Alunda Anders Rodén Regngatan 1 754 31 Uppsala Bengt Fladvad Regins väg 10 A 754 36 Uppsala Tony Sundqvist Vindhemsgatan 19 d 752 27 Uppsala Lena Smith Rotfruktsgatan 37 754 49 Uppsala Suppleanter Anders Malmgren Geijersgatan 35 E 752 31 Uppsala Ann Marie Qvarfordt Gamla Uppsala Lundboda 755 94 Uppsala Juniorrepr. Frida Högman Karby 58 755 96 Uppsala Suppleant Clara Wallin Tiundagatan 45 752 30 Uppsala Revisorer Jonas Mårtensson Korsstygnsvägen 19 757 57 Uppsala Carolina Wigenfeldt Ramsta, Bragby 754 21 Uppsala Suppleant Lars Åkerblom Konvaljegränd 2 755 91 Uppsala 42 59 73 23 88 74 25 86 62 0174-132 01 50 95 36 32 23 83 52 88 48 25 29 20 51 28 90 32 71 11 36 82 52 51 07 08 39 80 24 32 18 38 Lars-Gunnar Karlsson och Carolina Wigenfeldt är kommunens representanter i styrelsen som en följd av att kommunen 1987 lånade ut pengar till Uppsala Ponnyklubb för byggandet av klubbens ridanläggning.
4 LÄGESBESKRIVNING VAD GÄLLER VAL TILL STYRELSEN Årsmötet beslutar om antalet styrelseledamöter. Under år 2013 var antalet nio varav Uppsala kommun och Uppsala Ponnyklubbs ungdomssektion (US) tillsätter/anmäler vardera en ledamot. Antalet suppleanter fastställdes år 2004 till fyra varav kommunen och US tillsätter/ anmäler en vardera. Om årsmötet 2014 inte beslutar om någon förändring i antalet ledamöter innebär detta följande: Ledamot Vald till årsmötet Lars Pernler, ordf 2014 Mona Glantz, v ordf 2015 Yvonne Hägg, kassör 2014 Lena Smith 2015 Anders Rodén 2015 Tony Sundqvist 2014 Bengt Fladvad 2014 Suppleanter Anders Malmgren 2014 Ann-Mari Qvarfordt 2014 Revisor Jonas Mårtensson 2014 Suppleant Lars Åkerblom 2014 Kommunens ledamot, suppleant samt revisor liksom US ledamot och suppleant anmäls vid årsmötet varför något formellt val av dessa inte sker.
5 VERKSAMHETSBERÄTTELSE 2013 SAMMANFATTNING AV ÅRET SOM GÅTT EKONOMI RIDSKOLAN MILJÖARBETET INTEGRATION, MÅNGFALD, JÄMSTÄLLDHET MM KOMPETENSUTVECKLING PERSONAL HÄSTHÅLLNING TÄVLINGSVERKSAMHET UPK I MASSMEDIA ÖVRIGT UNGDOMSSEKTIONEN STYRELSEARBETET (Godkänd av styrelsen den 16 januari 2014.)
6 SAMMANFATTNING AV ÅRET SOM GÅTT Här följer ett axplock av de aktiviteter som genomförts vid Uppsala Ponnyklubb under verksamhetsåret 2013. 25000 uppsittningar i lektionsverksamheten 70 olika kurser i dressyr/ hoppning / WE på bl a skolloven 25 extra tillfällen att rida WE 16 Pay and Jump 2 Pay and Ride, dressyr 3 Pay and Ride WE, teknik och speed 1 WE programridning 10 tillfällen med barnridning 20 tillfällen med skötarridning Förberedande ridledarutbildning Projekt PUFF (ungdomar för framtiden) 8-20 år Samarbete med Upplands Idrottsförbund/Realgymnasiet inom ramen för IGU Projekt Team STIL (Samarbete, Träning, Intresse; Ledarskap) i samarbete med ridskolorna i Sigtuna och Olunda. 15 klubbtävlingar i dressyr/hoppning och WE 1 inbjudningstävling i hoppning för ridskolor i Uppland DM i hoppning för ridskolor i Uppland 1 lokal ponnyhoppning 1 lokal hästhoppning med div III 1 Elit ponnydressyr 1 lokal/ regional hästdressyr 1 officiell tävling WE med kval till Riksmästerskapen Kurser och stallfritids på påsklov, sommarlov, höstlov och jullov. Lagträffar, lagträningar, privatryttarträffar, foderföreläsningar, ridskoleclinic. Hallowenkväll, påskäggsjakt, julshow, Globen-resa. Första hjälpen-kurser, Grönt kortkurser och mycket mera. Ekonomi Under 2013 omsatte vi c:a 6 miljoner kronor. Resultatet blev ett minus på knappt 100 tkr. Från styrelsens sida vill vi framhålla att personalen, ungdomssektionen, tävlingskommittén m fl genom sitt engagemang bidragit till att intäktsidan förstärkts med närmare en kvarts miljon jämfört med budget. Tyvärr har utgiftssidan belastats med kostnader som inte varit förutsägbara. Mot den här bakgrunden är styrelsen nöjd med det ekonomiska utfallet 2013.
7 EKONOMI Resultat Verksamhetsåret 2013 resulterade i en förlust på 97 000 kronor. Nedanstående bild visar resultatet från de senaste tio åren. 500 375 250 125 0 125 250 375 500 Resultat 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 Eget kapital Beteckningen Eget kapital avser det kapital som klubben äger. Storleken på det egna kapitalet får man genom att minska tillgångarna med skulderna. Av nedanstående bild framgår hur det Egna kapitalet sett ut under de senaste tio åren. EGET KAPITAL Tkr 2800 2100 1400 700 0 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013
8 RIDSKOLAN Ridskolan har under slutet av verksamhetsåret 2013 haft 540 elever i lektionsverksamheten. Totalt antal medlemmar i föreningen: 744 varav 706 är kvinnor 38 är män. Fördelningen efter ålder och kön ser ut på följande vis: 0-6 år 7-12 år 13-20 år 21-40 år 41- år Kvinna 140 278 147 141 Man 7 11 3 17 Inget har förändrats vad gäller det ambitiösa arbetet från ridskolans personal och styrelsen vad gäller planering, kompetensutveckling, investering och skapandet av en UPK-anda. Här följer några exempel på hur detta arbete i vissa delar bedrivs: Lektionsplanering: Gruppstorlekar: Tillridning hästar: Uppföljning hästar: Ridlärarutbildning: Ridlärarmöten: För hela terminen görs en lektionsplanering som beskriver vad varje lektion skall innehålla för moment. I ett 30-sidigt kompendium finns varje utbildningsnivå specificerad vilket bl a utgör underlag vid uppflyttning av elever till en högre grupp. Vi har valt att arbeta med något mindre grupper än vad som är vanligt på jämförbara ridskolor. På det viset får varje elev mer instruktörstid samtidigt som utrymmet i manegen blir större/häst. Utbildningsnivån på ponnyer/ hästar är av avgörande betydelse för kvalitén i undervisningen. Därför sker en fortlöpande tillridning/ utbildning av våra hästar/ ponnyer. En god hästhållning innebär att man noga följer hur hästen används i verksamheten. Detta sker per individ där man tittar på hur många lektionstimmar hästen går per vecka, lägger in viloperioder när så behövs etc. I en god hästhållning ingår också att utarbeta individuella foderstater för att hästarna skall må bra och ha det hull och de muskler som en sund och välmående häst skall ha. I uppföljningen ingår också att ta ställning till om en häst passar i lektionsverksamheten eller om den skulle må bättre av att komma till en ny ägare och därmed få andra uppgifter. Lika viktigt som det är att utbilda hästarna, lika viktigt är det att vår personal får en fortlöpande vidareutbildning. Detta sker bl a inom områdena ridlära, pedagogik, ekonomi, hästvård, första hjälpen. För att ridlärarna så långt möjligt är skall ha en gemensam syn på verksamheten ordnas särskilda möten för ridlärarna. Mötena arrangeras av ridlärarna själva och man svarar även för dagordningen. Syftet är bl a att kvalitetssäkra och utveckla verksamheten.
MILJÖARBETET Sedan 2001 källsorterar vi vårt avfall. Det innebär att komposterbart avfall från cafeteria och matrum läggs i separata kärl skilt från det brännbara. Hästskor och andra metallföremål samlas upp i särskilda kärl. Gödselhanteringen är sedan tidigare inordnad i ett kretsloppstänkande. Idag blandas gödseln upp med annat kompostmaterial på Hovgårdens avfallsanläggning. Medverkan i Svenska Ridsportförbundets projekt En rökfri ridanläggning har blivit en framgång där besökarna på vår ridanläggning verkligen respekterar den rökfria zonen. Unikt är säkert att ingen i styrelsen, ingen i personalgruppen och ingen av våra tävlingsryttare röker. INTEGRATION, MÅNGFALD, JÄMSTÄLLDHET MM Såväl styrelsen, personalgruppen som medlemmarna har en klar dominans vad gäller flickor/ kvinnor. Dagens situation utgör enligt vår uppfattning inget problem. Tvärtom har studier redovisats som pekar på att flickor som engagerar sig i ridsporten på ett mycket positivt sätt utvecklas i rollen som bl a ledare trots att könsfördelningen är snedvriden. Bland alla våra medlemmar finns givetvis många som kommer från andra länder och andra kulturer. Vår personal, våra ungdomsledare och alla andra aktiva ungdomar i verksamheten har på ett föredömligt sätt visat att alla ungdomar, oavsett ursprung, är välkomna i vår verksamhet. Styrelsen har inte fått upp någon fråga på dagordningen kopplat till integrationsproblem. Förklaringen kan vara att vi jobbar med barn- och ungdomsverksamhet där det ofta finns en stor acceptans för mångfald över huvud taget. Vad gäller funktionshindrades möjlighet att delta i verksamheten vill vi nämna att vår anläggning delvis är handikappanpassad men inte fullt ut. Vi har under årens lopp sökt bidrag för att ytterligare förbättra möjligheterna för handikappade att utnyttja vår anläggning fullt ut men våra ansökningar har inte beviljats. I dagsläget har vi ett mindre antal ridande med olika typer av funktionshinder som rider i vår ordinarie lektionsverksamhet. Däremot har vi ingen schemalagd ridning för enbart funktionshindrade. Sådan verksamhet finns dock att tillgå inom kommunen och vi kan se vissa fördelar med att verksamheten koncentreras till några platser. KOMPETENSUTVECKLING Under verksamhetsåret 2013 har Uppsala Ponnyklubb investerat drygt 70 000 kronor för utbildning av nya ridledare, ungdomsledare och fortbildning av den personal och de ungdomar som redan finns i verksamheten. Detta har bl a resulterat i att föreningen fått: En ny ridledare (Johanna Åkerström) Två nya ungdomsledare (Johanna Hörnelius och Juliana Karlsson) En domare WE Nationell Svår klass (Ulrika Pernler) Kostnaden för kompetensutveckling har under en följd av år legat på i stort sett samma nivå. 9
10 PERSONAL Vi har en utomordentligt låg personalomsättning och har under året på ett bra sätt lyckats fylla de luckor som trots allt uppstår. Detta i kombination med vårt sätt att rekrytera personal liksom satsningen på fortbildning har resulterat i att vi idag, liksom tidigare, har en mycket kompetent och serviceinriktad personalgrupp. HÄSTHÅLLNING Vid utgången av år 2013 ägde Uppsala Ponnyklubb 18 hästar och 23 ponnyer. Under året har tre hästar och två ponnier köpts in till en kostnad av 330 000 kronor. TÄVLINGAR Uppsala Ponnyklubb har en väl fungerande tävlingssektion som arrangerar tävlingar på ett sätt som fått mycket goda vitsord av tävlingsdeltagare och representanter för distriktet. Till detta skall läggas att vår ungdomssektion på ett mycket professionellt sätt genomför våra klubbtävlingar i samarbete med vår personal. Under 2013 arrangerade UPK 5 lokala/regionala + 15 klubbtävlingar i vår anläggning. Till detta kan läggas två inbjudningstävlingar varav den ena var DM i hoppning för ridskoleekipage.vad gäller resultat från tävlingarna kan dessa läsas på vår hemsida. Trots att 2013 var ett år där en välbehövlig återhämtning för vår tävlingskommitté var inplanerad genomfördes ett imponerande antal tävlingar. Värt att redovisa är också att vi har ekipage som tävlar för UPK i hoppning, dressyr, fälttävlan, distansritt, WE och hör och häpna åsnehoppning Till detta kan läggas att UPK låg bland topp fem bland distriktets klubbar vad gäller antal starter på tävlingar för licensierade ekipage. UPK I MASSMEDIA Uppsala Ponnyklubb har under året haft en lägre profil än tidigare år i massmedia. Anledningen är att Uppsala kommun initierat ett arbete med ett nytt idrotts- och fritidspolitiskt program där bland annat frågorna om finansiering av föreningsägda anläggningar skall behandlas. Vi kommer under 2014 att noga följa arbetet och ta den diskussion som krävs för att få en rättvisare fördelning av de pengar som kommunen lägger ut på ungdomsidrotten.
11 ÖVRIGT Under året har också ett stort antal aktiviteter genomförts under den period när ridskoleverksamheten haft uppehåll. Exempel på detta är: Sportlov (ordinarie verksamhet kvällar/helg) Dagridläger, ca 20 deltagare Skötarkurser ca 30 deltagare Puffaktiviteter ca 40 deltagare Pay and Jump ca 60 starter Elevens val ca 5 timmar Påsklov 2 och 3 dagarskurser i hoppning, dressyr och WE ca 100 deltagare Pay and jump ca 70 starter Elevens val ca 5 timmar Sommarlov 3 dagridläger med totalt 40 deltagare 2 hopp/dressyrläger (dagridläger) med 30 deltagare 4 halvdagsläger med 50 deltagare 1 dressyrläger för vuxna med 14 deltagare 1 prova på-läger med 8 deltagare 1 kickoff-läger med c:a 20 deltagare Igångsättningskurser med sammanlagt 30 deltagare 30 uthyrningsveckor av ponnyer/ hästar Höstlov (ordinarie verksamhet kvällar/helg) Dagridläger, ca 20 deltagare Skötarkurser ca 30 deltagare Puffaktiviteter ca 40 deltagare Pay and Jump ca 60 starter Elevens val ca 5 timmar Jullov 2 och 3 dagarskurser i hoppning, dressyr och WE ca 150 deltagare Pay and jump ca 65 starter Elevens val ca 10 timmar
12 UNGDOMSSEKTIONEN Ungdomssektionen avger en egen verksamhetsberättelse. Här följer dock några exempel på ungdomssektionens aktiviteter under verksamhetsåret 2013: arrangerandet av klubbtävlingar medarrangör till den mycket uppskattade och årligen återkommande julshowen som i år lockade runt 350 betalande åskådare halloweenkväll med c:a 70 deltagare Disneykväll med c:a 30 deltagare skötarläger med c:a 30 deltagare genomförandet av utbildningar och studiecirklar administration av skötar- och stallvärdinnesystemet barnridning arrangerandet av resa till Globen Horse Show med 70 deltagare mm STYRELSEARBETET Styrelsen har under året haft åtta protokollförda sammanträden.
Klubbmästare 2014 13 Dressyr fr v: Guld, My Sannestedt- Shamrocklake Marie Claire, kat B, Guld. Tova Gustavsson- Duke of Earl, kat D, Silver. Frida Engvall- Munsboro JoeJoe, kat D, Guld. Matilda Schenning- Kalle E, häst jun, Guld. Susie Gelinder- Cola, häst senior. Hoppning fr v; Silver Häst Amanda Landstedt- Bonacure Guld Häst Alice Mannewald- Stöcksjö Piraten Guld kat D Tova Stenvi- Waldemar, Silver kat D Emelie Pettersson- Safir Guld kat C Therese Lindström Shannaville Lad Guld kat B Linnea Jansson - Rainy Day WE fr. v Guld junior. Sofie Hedström- Munsboro JoeJoe Guld senior. Mita Elebjörk- Lemans E Silver senior. Marie Pettersson- Stöcksjö Piraten Championatsvinnare 2013 (Det ekipage som samlat mest poäng genom placeringar på lokal nivå och uppåt under året.) Dressyr; My Sannestedt- Shamrocklake Marie Claire Dressyr Ridskola; Tova Stenvi- Queens Clou Hoppning; Therese Lindström- Shanaville Lad Hoppning Ridskola; Tova Stenvi- Waldemar Distansritt: Nadia Liljedahl- Porsche och Ior Working Equitation; Ulrika Pernler- Unico
14 RESULTATRAPPORT 2013
15
16
BALANSRAPPORT 2013 17
18
REVISIONSBERÄTTELSE 2013 19
20
21 Granskningsrapport Till årsmötet i Uppsala Ponnyklubb Ors.nr 817601-5587 Jaghar granskat föreningens verksamhet för är 2013. Jag har fokuserat på verksamheten i förhållande till ändamålet, planering och kontroll av verksamheten och ekonomisk rapportering. Jag har tagit del av verksamhetsberättelse, resultat- och balansräkning, anläggningsregister och styrelseprotokoll under det gångna verksamhetsåret. Jag bedömer sammantaget att föreningens verksamhet skotts på ett ändamålsen1igt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Uppsala den 3 februan2014 Av kommunfullmäktige i Uppsala kommun utsedd revisor
FÖRSLAG TILL BUDGET 2014 22
23 Förslag till budget 2014 Intäkter Medlemsavgifter 95000 Ridlektioner 3400000 Kurser 400000 P&J,WE,PVL mm 260000 Uthyrning hästar 25000 Statl/komm bidrag 950000 Stallhyror 400000 Tävlingar 110000 US 50000 Reklam 10000 Uthyrning trailer 20000 Manegehyror 10000 Automater 110000 Övriga intäkter 80000 Summa 5 920 000 Kostnader Strö 290000 Hö 400000 Kraftfoder 60000 Veterinär 100000 Hovslagare 200000 Utgödsling 80000 Hästförsäkring 65000 Ridutrustning mm 35000 Tävlingar 90000 US 50000 1 370 000 Sop/slam/städ/vatten 60000 Arrende 15000 Rep byggnader 60000 Försäkring exkl häst 50000 Bevakning 14000 Hyra maskiner 10000 Elavgifter 220000 Förbrukningsinventarier 25000 Förbrukningsmaterial 20000 Arbetskläder/skydd 15000 Rep andra inventarier 10000 Underhåll markanläggningar 45000 Drift maskiner 60000 Annons reklam 5000 Kontorsmaterial 15000 Telefon 18000 Datakommunikation 11000 Porto 15000 Bankkostnader 13000 Årsavgifter 90000 Automater 95000 Övr omkostnader 60000 926 000 Löner 2300000 Skattefri bilersättning 12000 Sociala avgifter 575000 FORA 50000 Utbildningsverksamhet 60000 Övr personalkostnader 35000 3 032 000
24 Avskrivning övr inventarier 180000 " ridutrustningar 40000 " markanläggningar 45000 " hästar 155000 " byggnader 126000 " stängsel 7000 " ventilation 9000 562 000 Inkomsträntor 6000 Utgiftsräntor 30000 24 000 SUMMA KOSTNADER 5 914 000 Resultat + 6 000 kronor