MÄTNING AV KARENSDAGAR 2014 SLUTRAPPORT DELREGIONAL ARBETSGRUPP SVPL
Bakgrund I SIMBAs samverkansarbete med samordnad plan vid utskrivning har det tidvis uppstått oenigheter mellan de tre parterna sjukhus, kommun och primärvård. Oenigheterna gäller bland annat hur många dagar patienterna ligger kvar på sjukhus innan utskrivning. Efter att ha tagit fram olika statistiska data från IT-verktyget KLARA-SVPL har den delregionala arbetsgruppen konstaterat att uppgifterna om antal använda karensdagar, antal betaldagar samt antal dagar från kallelse till utskrivningsklar skiljer sig från verkligheten. Denna diskrepans ligger till grund för att det löpande dialogarbetet mellan parterna tidvis försvårats; sjukhuset upplever ibland att kommunerna använder många karensdagar, vilket gör att utskrivningsklara patienter får ligga kvar på sjukhuset i onödan. Kommunerna, å andra sidan, upplever att sjukhuset ibland skickar kallelse till vårdplanering för tidigt i vårdprocessen vilket gör det svårt att planera för vidare insatser. Syfte Mätningen syftar till att ta fram ett statistiskt och empiriskt säkerställt underlag som alla parter kan enas om. Detta underlag kommer att underlätta det löpande dialogarbetet i gruppen och därmed öka kvaliteten i den delregionala samverkan. Genom att genomföra en, av gruppen vedertagen, manuell mätning undviks alla eventuella missuppfattningar med grund i missvisande statistisk information. Förutom att presentera mätresultatet syftar rapporten även till att undersöka bakomliggande orsaker till de fall där alla fem karensdagar använts. 1 Med tanke på att dialogen huvudsakligen berör somatisk vård samt att reglerna för karensdagar ser olika ut kommer psykiatrisk- och missbruksvård inte inkluderas i mätningen. Metod & Genomförande Under två veckors tid (måndag 31 mars fredag 11 april) mätte kommunerna antal använda karensdagar, antal betaldagar samt antal dagar från kallelse till utskrivningsklar. Mätningen dokumenterades i ett av gruppen framtaget excel-ark. Varje kommun följde vart och ett av sina ärenden i KLARA-SVPL och förde in utvald statistik i excelfilen. Excelfilen innehåller totalt fem parametrar: Ärendenummer Används för att identifiera och avgränsa varje enskilt ärende. Ärendenumret gör det också lätt att hitta det enskilda fallet i KLARA-SVPL om det finns ett behov av att analysera ärendegången i efterhand. Datum för kallelse till vårdplanering Här anges det datum som kallelse aviserats från sjukhuset. 1 Detta behandlas under rubriken Enskilda ärenden.
Antal dagar från kallelse till utskrivningsklar Anger hur många dagar som förflutit från att sjukhuset aviserat kallelsen till dess att patienten meddelats utskrivningsklar (Notera att det enbart är helgfria vardagar som räknas in här.) Antal använda karensdagar Här anges hur många karensdagar som kommunen använt i ärendet. Om kallelsen aviseras före 16:00 påbörjas karensdagarna nästkommande helgfria vardag. Om kallelsen aviseras efter 16:00 påbörjas karensdagarna två helgfria vardagar efteråt. Antal betaldagar Efter att fem karensdagar passerat tar kommunen över betalningsansvaret för patienten. Betaldagarna påbörjas kalenderdagen efter den femte och sista karensdagen. Resultatredovisning Under mätperioden har det inkommit totalt 87 ärenden. Av dessa avviker elva ärenden; i två fall är det tal om utebliven utskrivning till följd av avliden patient och i nio fall är ärendena inte färdighanterade vid mätperiodens slut. De resterande 76 ärendena har hanterats i sin helhet under mätperiodens två veckor och ligger till grund för resultat- och analysdelen i denna rapport. Antal använda karensdagar 9 (12%) 4 (5%) 9 (12%) 7 (9%) 9 (12%) 38 (50%) 0 1 2 3 4 5 Diagrammet visar hur antalet använda karensdagar fördelar sig under mätperioden.
Typvärdet (det vanligast förekommande värdet) för samtliga ärenden är 0. I 38 fall av 76 (50%) användes inga karensdagar alls, vilket kan beskrivas som ett idealtillstånd för samverkan mellan kommun och sjukhus då det tyder på snabb och effektiv ärendehantering från båda parter. Medelvärdet för antal använda karensdagar uppgår till 1,46 vilket betyder att kommunerna i genomsnitt använder ungefär 1 ½ karensdag per ärende. 2 Resultatet motsäger bilden av att kommunerna generellt använder sina fem karensdagar i hög utsträckning. Antal använda betaldagar uppgår till 0 under mätperioden. Antal dagar från kallelse till utskrivningsklar 7% 5% 4% 3% 0 1 10% 2 3 71% 4 6 Diagrammet visar den procentuella fördelningen av antal dagar från kallelse till utskrivningsklar under perioden. Medelvärdet för antal dagar från kallelse till utskrivningsklar är 0,71 3. Det betyder att patienterna i genomsnitt blir utskrivningsklara tätt efter att kallelsen till vårdplanering skickats. Resultatet motsäger bilden av att kallelsen generellt skickas för tidigt i vårdprocessen. 2 Summan av alla använda karensdagar är 111. 111/76 = 1,46 3 Summan av antal dagar från kallelse till utskrivningsklar är 54. 54/76 = 0,71
Enskilda ärenden Kungälvs kommun För Kungälvs del har det under perioden inträffat fem fall där alla fem karensdagarna använts. I fyra av dessa fall berodde handläggningstiden på överbeläggning på korttidsboende; att notera i sammanhanget är att samtliga ärenden inkom under mätperiodens två första dagar, vilket ställde krav på fyra lediga platser med kort varsel. I ett av fallen berodde handläggningstiden på en kommunikationsbrist mellan kommun och sjukhus: Vårdplaneringen var bokad till andra karensdagen, vilket missades av sjukhuset. Till följd av detta fanns ingen sjuksköterska (eller anhörig) på plats. Detta ledde till en rörig situation med telefondiskussioner. Patienten gick till sist hem med utökad hemtjänst. Ale kommun Ale hade två fall med fem karensdagar under mätperioden. I det ena fallet handlade det om brist på korttidsplatser, vilket gjorde att ärendet drog ut på tiden. Det andra fallet berodde på att kallelsen inkommit tidigt (patienten var inte medicinskt färdigbehandlad på sjukhuset). Tjörns kommun Tjörn hade under mätperioden två fall där fem karensdagar användes. Det ena fallet berodde på att kallelsen till vårdplanering inkommit tidigt (patienten var inte medicinskt färdigbehandlad på sjukhuset). Det andra fallet berodde på hög arbetsbelastning och extraordinära omständigheter (Tjörn startade upp sitt vårdplaneringsteam samma dag). Detta ledde till en kommunikationsmiss mellan biståndsbedömarna om vem som skulle ta hand om ärendet, vilket drog ut på tiden. Stenungsunds kommun Stenungsund hade inga ärenden med fem använda karensdagar. Tidsåtgång och genomförande Beroende på kommun uppskattas den totala tidsåtgången för mätningen till mellan 20 och 90 minuter. De kommuner som hade minst antal personal i förhållande till antal ärenden upplevde att mätningen tog längre tid. Sammantaget har mätningen inte uppfattats som vare sig tidskrävande eller svår att genomföra; excel-arket har upplevts som tydligt och lätthanterligt. Metoden för genomförandet har varierat; Kungälv valde till exempel att informera samtliga medlemmar i vårdplaneringsteamet om mätningen och bad dem att föra in statistik för sina ärenden på ett pappersblad.
Datan samlades sedan in och sammanställdes i excel-arket. De andra kommunerna valde i stället att direkt föra in statistiken i excel-arket efter att ha kontrollerat varje ärende i KLARA-SVPL. Reflektioner och slutsatser SIMBAs kommuner tillsammans med Kungälvs sjukhus har blivit positivt överraskade av mätningens resultat; Resultaten visar tydliga tendenser på att de båda uppfattningarna om att kommuner i hög utsträckning använder fem karensdagar samt att sjukhuset skickar kallelsen för tidigt är missvisande. Generellt sett fungerar samverkan både bra och effektivt. Detta ger legitimitet för genomförandet av en manuell mätning och ger även bättre förutsättningar för den fortsatta dialogen kring samverkansarbetet. Mätningen har även visat att de inneboende statistik- och rapporteringsfunktionerna i KLARA-SVPL inte stämmer med verkligheten. Om detta är en fråga om brister i hantering eller funktion kan vara värt att undersöka närmare. Detta är också en viktig punkt att ta hänsyn till i det framtida utvecklingsarbetet med KLARA-SVPL eller eventuella nya system. Den främsta bakomliggande orsaken till att samtliga karensdagar används är brist på korttidsplatser i kommunerna. Tillgången till korttidsplatser är dock inget som den delregionala arbetsgruppen direkt kan påverka. Kommuner och sjukhus är överens om att fler mätningar borde genomföras regelbundet och att mätperioden förlängs till tre eller fyra veckor för att ge ett större och mer representativt urval. För den delregionala arbetsgruppen, Mattias Leufkens, SIMBA Lena Einerskog, Kungälvs kommun Inga-Lill Ramnefors, Kungälvs kommun Anna-Karin Zetterlund, Ale kommun Annelie Bresäter, Stenungsunds kommun Karin Svensson, Stenungsunds kommun Marie-Louise Andersson, Tjörns kommun Susanne Thuresson, Kungälvs sjukhus Helena Munthe, Kungälvs sjukhus Lena Arvidsson, Närhälsan/SIMBA
Bilaga: Mätdata Kommun Ärendenummer Datum kallelse till Antal dagar Använda Betaldagar vårdplanering från kallelse till karensdagar utskrivningsklar (Max 5) Kungälv D10896 140331 (mån) 0 5 0 Kungälv D10341 140331 (mån) 0 0 0 Kungälv D10644 140331 (mån) 1 5 0 Kungälv C96617 140331 (mån) 0 5 0 Tjörn D10272 140331 (mån) 6 5 0 Tjörn D10553 140331 (mån) 0 0 0 Ale D10496 140331 (mån) 0 0 0 Ale D10606 140331 (mån) 0 0 0 Stenungsund D10299 140331 (mån) 0 0 0 Stenungsund C95048 140331 (mån) 0 0 0 Kungälv D10999 140401 (tis) 2 2 0 Kungälv D10646 140401 (tis) 0 0 0 Kungälv D11019 140401 (tis) 0 5 0 Kungälv C96780 140401 (tis) 0 4 0 Kungälv D10538 140401 (tis) 0 0 0 Kungälv D11016 140401 (tis) 0 0 0 Kungälv D10578 140401 (tis) 2 5 0 Kungälv D10771 140401 (tis) 3 4 0 Kungälv D10972 140401 (tis) 1 3 0 Tjörn D11059 140401 (tis) 0 2 0 Tjörn D10540 140401 (tis) 0 3 0 Ale C95638 140401 (tis) 0 1 0 Ale C10250 140401 (tis) 3 3 0 Ale D10958 140401 (tis) 3 5 0 Stenungsund D11120 140401 (tis) 0 0 0 Kungälv D11352 140402 (ons) 1 1 0 Kungälv D10841 140402 (ons) 0 0 0 Kungälv C96360 140402 (ons) 0 0 0 Kungälv D11391 140402 (ons) 0 0 0 Tjörn D11347 140402 (ons) 0 0 0 Ale C96181 140402 (ons) 0 0 0 Kungälv D11412 140403 (tors) 0 0 0 Kungälv D10915 140403 (tors) 0 0 0 Tjörn D10116 140403 (tors) 6 5 0 Ale D11283 140403 (tors) 0 1 0 Ale D11686 140403 (tors) 4 5 0 Ale D11510 140403 (tors) 0 1 0 Stenungsund D11393 140403 (tors) 1 0 0 Kungälv D11549 140404 (fre) 1 1 0 Kungälv D11153 140404 (fre) 0 0 0 Kungälv D11647 140404 (fre) 0 0 0 Tjörn D11570 140404 (fre) 0 0 0 Kungälv D11751 140405 (lör) 0 0 0 Kungälv C96573 140406 (sön) 2 3 0
Kungälv D12136 140407 (mån) 0 2 0 Kungälv D12073 140407 (mån) 0 0 0 Kungälv D11927 140407 (mån) 0 1 0 Kungälv D12069 140407 (mån) 0 3 0 Ale D10778 140407 (mån) 4 4 0 Ale D12016 140407 (mån) 0 0 0 Stenungsund D12092 140407 (mån) 0 0 0 Stenungsund D10462 140407 (mån) 0 0 0 Stenungsund D11961 140407 (mån) 1 0 0 Stenungsund D12179 140407 (mån) 1 0 0 Stenungsund D11377 140407 (mån) 0 1 0 Stenungsund D11550 140407 (mån) 3 2 0 Kungälv D11517 140408 (tis) 0 0 0 Tjörn D12145 140408 (tis) 0 1 0 Ale D12176 140408 (tis) 0 1 0 Ale D12494 140408 (tis) 0 3 0 Stenungsund D11942 140408 (tis) 1 3 0 Kungälv D12704 140409 (ons) 0 0 0 Kungälv D11943 140409 (ons) 2 3 0 Kungälv D12732 140409 (ons) 2 2 0 Kungälv D12740 140409 (ons) 0 2 0 Kungälv D11853 140409 (ons) 0 3 0 Kungälv D12441 140409 (ons) 0 0 0 Tjörn D11834 140409 (ons) 0 0 0 Tjörn D12824 140409 (ons) 0 0 0 Kungälv D12804 140410 (tors) 0 0 0 Kungälv D11835 140410 (tors) 0 0 0 Tjörn D12297 140410 (tors) 0 0 0 Tjörn D12174 140410 (tors) 0 0 0 Tjörn D13061 140410 (tors) 4 2 0 Ale D12910 140410 (tors) 0 4 0 Stenungsund D12070 140410 (tors) 0 0 0