Revisionsrapport Åsa Bejvall. Cecilia Fehling Granskning av intern kontroll och ändamålsenlighet idrottsanläggningar Kalmar kommun
Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 1.1. Revisionsfråga... 1 1.1.1. Revisionskriterier... 1 1.2. Metod...2 1.3. Avgränsning...2 2. Iakttagelser...3 2.1. System och rutiner...3 2.1.1. Styrande dokument...3 2.1.2. Bokningsprocessen...3 2.1.3. Kontroller och uppföljning...4 2.1.4. Ansvarsfördelning...4 2.2. Ekonomi...4 2.2.1. Principer för prissättning...4 2.2.2. Kostnadstäckningsgrad...5 2.3. Statistik...5 2.3.1. Nyttjandegrad...5 2.3.2. Könsfördelning och geografisk spridning...6 3. Revisionell bedömning... 7 3.1. Revisionsfrågor...7 3.2. Revisionskriterier...7 Kalmar kommun
1. Inledning Kultur- och fritidsnämnden hanterar kommunens idrottsanläggningar. Det är väsentligt att tilldelning av tider sker på ett rättvist sätt samt att det finns klara regler för den som hyr. Det är också väsentligt att taxorna ligger på rätt nivå för att säkerställa att kommunen får täckning för sina kostnader samtidigt som även mindre föreningar behöver få möjlighet att nyttja anläggningarna. En tillförlitlig och säker hantering av idrottsanläggningarna är viktig. 1.1. Revisionsfråga Granskningen ska besvara om nämnden bedriver arbetet med idrottsanläggningarna på ett ändamålsenligt sätt samt om nämndens interna kontroll är tillräcklig. 1.1.1. Revisionskriterier De revisionskriterier som ska leda fram till svaret på frågan är: Vilka system och rutiner för intern kontroll avseende idrottsanläggningar har nämnden beslutat om? Följs rutinerna av förvaltningen? Sker uppföljning av nämnden? Säkerställer nämnden att de allmänna bestämmelserna för anläggningar följs? Säkerställer nämnden att maximal utnyttjandegrad uppnås? Säkerställer taxan att nämnden erhåller täckning för sina kostnader till den nivå som beslutats om? Finns kontroller som säkerställer att fördelning av tider sker enligt nämndens policydokument? Har nämnden ett uttalat jämtegreringsperspektiv i fördelningen av uthyrning av idrottsanläggningar? Geografisk spridning? Könsfördelning? Vilken återrapportering får nämnden? I vilken utsträckning sker uppföljning och utvärdering? Hur är rollfördelning mellan barn- och ungdomsnämnden och kultur- och fritidsnämnden när det gäller uthyrning av skolans gymnastiklokaler? Finns principer för prissättning? Vilken kostnadstäckningsgrad har anläggningarna? Vilka policydokument finns? Kalmar kommun 1 av 11
1.2. Metod Granskningen har genomförts genom intervjuer med nämndens ordförande, förvaltningschefen och handläggare, samt genomgång av kommunens ekonomiska redovisning och uthyrningsstatistik för vald period. I granskningen har vi också tagit del av nämndens styrdokument såsom Kultur-och fritidsförvaltningens verksamhetsbok, sammanträdesprotokoll som rör taxor och fördelningsprinciper, jämtegreringspolicyn Ett rikt liv i Kalmar, Allmänna bestämmelser för anläggningar, Fördelning av tider/uthyrningsprinciper idrottsanläggningar i Kalmar kommun (nämndsbeslut 2010), Taxor 2013, Kultur-och fritidsförvaltningen. 1.3. Avgränsning Granskningen avgränsas till uthyrningar mellan 2012-08-01-2013-07-31. Kalmar kommun 2 av 11
2. Iakttagelser 2.1. System och rutiner 2.1.1. Styrande dokument I dagsläget finns ingen intern kontrollplan för kultur- och fritidsnämnden där uppföljning av verksamheten behandlas. Arbetet med att ta fram en internkontrollplan pågår och beräknas vara klar i november 2013. Planen ska sedan beslutas av nämnden varje år i mars för uppföljning i februari året efter i samband med årsbokslutet. Det finns fördelnings- och uthyrningsprinciper fastställda i ett dokument Fördelning av tider/uthyrningsprinciper idrottsanläggningar i Kalmar Kommun som beslutades av kultur- och fritidsnämnden 2010-03-11. Principerna syftar till att tydliggöra olika prioriteringsordningar beroende på vilken verksamhet det avser samt tid på dygnet. Dokumentet finns tillgängligt på kommunens hemsida. På kommunens hemsida finns också allmänna bestämmelser för anläggningar där ansvar och ordningsregler framgår. Dessa bestämmelser riktar sig till alla som hyr anläggningarna av kommunen och upprättades av förvaltningen 2007-06-08. I måldokumentet Ett rikt liv i Kalmar, kultur, fritids- och idrottpolitiskt program, som kultur-och fritidsnämnden beslutade om 2009, fastställs bl. a. vikten av mångfald i form av att flickor och pojkars idrott och kultur värderas lika mellan könen, samt att särskilt stödja föreningar i arbetet med integrationen. Samverkan i form av att stödja näringslivet att utvecklas i samverkan med olika samhällsorgan, företag och andra organisationer är också en viktig del, samt att idrotten ska vara tillgänglig och anpassad för alla. I budget 2013 anges kultur- och fritidsnämndens mål utifrån de övergripande mål som kommunfullmäktige beslutat om. I nedanstående tabell anges de mål om jämställdhet utifrån en socialt hållbar kommun som är aktuella i denna granskning. Detaljerat mål Aktivitet Färdiggrad Underrepresenterade Kartläggning av träningstider utifrån 50% brukare ska minska. genus Könsexkluderande hinder ska kartläggas 10% Jämställdhetsanpassa lokaler, utrustning och aktiviteter inom idrottens barn- och ung- domsverksamhet Analys och översyn av föreningsstödet till idrottsföreningarna. 10% 2.1.2. Bokningsprocessen Kultur- och fritidsförvaltningen har en verksamhetshandbok där rutinen för bokningscentralen finns angiven. Bokningar får endast göras av personal som utgör bokningscentral och inte av personal på anläggningarna. Kalmar kommun 3 av 11
Bokningsprocessen av idrottsanläggningar börjar med att föreningar och privatpersoner får skicka in en ansökan med önskemål om anläggningar och tider. Därefter går bokningsansvariga igenom alla ansökningar och beaktar ex. hur många ungdomslag som sökt och hur mycket tider det finns att fördela. Fördelningarna görs enligt gällande fördelningsprincip, där exempelvis elitlag prioriteras först, följt av ungdomar och seniorer. Stickprovskontroll av fördelningen av tider sker av verksamhetsansvarig och vid behov även av enhetschef. När schemat är lagt gör bokningsansvariga en uppföljning på hur många timmar respektive förening ansökt om och hur många timmar de har fått för att hålla statistik på hur nöjda föreningarna kan vara. Debitering av avgift sker kvartalsvis men kan på begäran göras månadsvis. Enligt verksamhetshandboken ska det inte vara möjligt att boka en anläggning om inte tidigare räkningar betalats. 2.1.3. Kontroller och uppföljning Det sker ingen löpande rapportering från förvaltningen till nämnden avseende idrottsanläggningarna. Rapportering sker i delårsrapport och årsredovisning, sam när det har hänt något särskilt som förvaltningen anser behöver rapporteras samt. Det görs inte någon uppföljning och utvärdering i sin helhet av nämnden avseende hanteringen av idrottsanläggningarna. Framtagandet av en internkontrollplan pågår och när den är beslutad kommer kontroller och uppföljning att ske. 2.1.4. Ansvarsfördelning Servicenämnden ansvarar för samtliga idrottsanläggningar. I bilaga 1 redovisas idrottsanläggningarna, dess nyttjandegrad samt kostnad. Kostnaden avser endast hyreskostnad då kostnader för personal som sköter anläggningen och maskiner redovisas hos servicenämnden. Kultur- och fritidsnämnden hyr anläggningarna av servicenämnden och hyr sedan i sin tur ut dem till föreningarna. Därutöver finns det mindre gymnastiksalar i ett flertal skolbyggnader som inte hyrs ut och som inte administreras av kultur- och fritidsförvaltningen. Bokning sker genom skolans vaktmästare. Skolorna har företräde till lokalerna måndag till fredag 8.00-16.30. För de idrottshallar som ligger i anslutning till Barkestorpsskolan, Kalmarsundsskolan och Östra Funkaboskolan innehas hyreskontrakten istället av barn- och ungdomsnämnden som sedan i sin tur hyr ut till kultur- och fritidsnämnden för tider efter kl 16.30. Förhandlingar pågår om att flytta över förstahandskontrakten från barn- och ungdomsnämnden till kultur- och fritidsnämnden. 2.2. Ekonomi 2.2.1. Principer för prissättning Avgiften för att hyra en idrottsanläggning beslutas av nämnden och sedan kommunfullmäktige i samband med budgetarbetet. Den senast beslutade taxan för år 2013 Kalmar kommun 4 av 11
beslutades av kommunfullmäktige 28 januari 2013, 14. Jämförelse av taxan görs med andra kommuner i 3KVH-nätverket för att säkerställa en rimlig nivå. Nuvarande beslutade taxa täcker inte kostnaderna för anläggningarna. Föreningar har överlag inte ekonomiska möjligheter att betala avgifter som täcker kommunens kostnader för idrottsanläggningarna. Det finns här enligt förvaltningen två vägar att gå. Antingen subventionerar kommunen hyrorna till föreningarna eller så får kommunen skjuta till högre aktivitetsstöd. Kostnaden för kommunen blir densamma. Det finns inget politiskt beslut att det är den princip som ska gälla. De flesta kommuner i Sverige tillämpar denna princip enligt de intervjuade. Idrottsanläggningarna är indelade i olika kategorier utifrån storlek och utrustning. Taxan per timme utgår ifrån idrottsanläggningens kategori samt till vilken verksamhet hallen hyrs. Exempelvis är taxan högre för vuxna och lägre för ungdomar. Föreningar från andra kommuner samt företag betalar en högre taxa. 2.2.2. Kostnadstäckningsgrad Kostnadstäckningsgraden för de olika anläggningarna är svår att jämföra, då subventionen av hyran är högre för ungdomsverksamhet än vuxenverksamhet. Därmed får idrottsanläggningar med ungdomsverksamhet en lägre kostnadstäckningsgrad än de med vuxenverksamhet. Förvaltningen gör ingen uppföljning av kostnadstäckningsgraden. I diagrammet nedan redovisas förvaltningens intäkter respektive kostnader för idrottsanläggningar. mnkr Budget 2012 Utfall 2012 Budget 2011 Utfall 2011 Intäkter 8,6 9,6 7,0 8,2 Kostnader -47,7-47,8-36,6 37,4 Resultat -39,1-38,2-29,6-29,2 2.3. Statistik Det förs dokumentation över vilka önskemål de som ansöker har samt hur utfallet blev. Systemet som används kan exempelvis ta ut antal bokningar per förening men genusstatistik finns inte att tillgå här. Genusstatistik kan hämtas från aktivitetskort på nätet där föreningarna registrerar närvarande till sina aktiviteter. 2.3.1. Nyttjandegrad Nyttjandegrad var tidigare ett nyckeltal som följdes upp av nämnden. Jämförelse gjordes med kommunerna i 3KVH-nätverket. Kalmar låg bra till i jämförelsen och därmed upphörde ytterligare uppföljningar av nyckeltalet. Enligt uppgifter från förvaltningen är den genomsnittliga nyttjandegraden för år 2012 för sporthallar 64 % medan för fotbollsplaner 50 %. Nyttjandegraden beräknas som bokade timmar i förhållande till öppna timmar. Kalmar kommun 5 av 11
Anläggning 2012 % 2011 % Sporthallar 64,6 56,4 Fotbollsplaner gräs 50,6 56,6 Konstgräs 50,8 53,9 2.3.2. Könsfördelning Könsfördelningsfrågan finns inte med i gällande fördelningsprinciper. Enligt nämndens ordförande är det svårt att få in genusfrågan i principerna och de arbetar istället med att främja ett genusarbete hos föreningarna. Oftast vet inte förvaltningen vilket kön de aktiva som hyr anläggningen har, eftersom fördelning av tider sker till ungdomslag respektive vuxenlag i föreningarna eller privatpersoner/företag. Sedan är det upp till varje förening/företag att fördela tiderna mellan sina lag och därmed de olika könen. Föreningarna ska i efterhand rapportera i ett aktivitetskort på nätet för att erhålla aktivitetsstöd. Förvaltningen kan därmed följa upp hur tiderna fördelats mellan aktiva i efterhand. Diagrammet visar fördelningen av pojkar och flickor i Kalmar Sportcenters sporthallar under vecka 48 2012. Antal 40 35 30 25 20 15 Pojkar Flickor 10 5 0 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Ålder Kalmar kommun 6 av 11
3. Revisionell bedömning 3.1. Revisionsfrågor Vi bedömer att nämnden bedriver arbetet med idrottsanläggningarna på ett i stort ändamålsenligt sätt. Detta grundar vi på att de rutiner och riktlinjer som finns fastställda för verksamheten till största delen följs. Vi bedömer att bokningsprocessen är ändamålsenlig och principerna för fördelning av tider följs så långt det är möjligt. Förvaltningen gör också uppföljningar på hur stor andel av önskade tider som föreningarna får. Vi bedömer att nämndens interna kontroll inte är tillräcklig. Detta grundar vi på att nämnden inte gör någon uppföljning eller utvärdering av verksamheten. Vi anser att nämnden löpande bör följa upp nyttjandegraden i anläggningarna, kostnadstäckningsgraden samt föreningars och företags nöjdhet i nyttjandet av idrottsanläggningarna, detta för att kunna bedöma om verksamheten sköts på ett effektivt och ändamålsenligt sätt eller om förändringar behöver göras. Vi bedömer att nämnden bör följa upp hur fördelningen av tiderna i idrottsanläggningarna fördelas ur ett jämställdhetsperspektiv. Detta sker inte idag. Av Kalmar kommuns budget framgår att verksamheten ska vara jämställdhetssäkrad, även för den utåtriktade verksamheten mot medborgarna. 3.2. Revisionskriterier Vilka system och rutiner för intern kontroll avseende idrottsanläggningar har nämnden beslutat om? Nämnden har beslutat om fördelningsprinciper och uthyrningsprinciper för idrottsanläggningarna i kommunen. Förvaltningen har tagit fram allmänna ordningsbestämmelser för anläggningarna daterade 2007-06-08. Nämnden har också beslutat om ett idrottspolitiskt program samt mål för verksamheten som styr och påverkar förvaltningens arbete med inriktningen på idrottsanläggningarna. Rutiner för hantering av bokningar och fakturering finns dokumenterade i verksamhetshandboken. Kommunfullmäktige har beslutat om taxor för uthyrning av idrottsanläggningarna. Kalmar kommun 7 av 11
Följs rutinerna av förvaltningen? Vi bedömer att de rutiner som finns beskrivna i verksamhetshandboken följs till allra största delen. En rutin som inte följs är att det inte ska vara möjligt att boka en anläggning om inte tidigare räkningar har betalats. Sker uppföljning av nämnden? Det sker inte någon uppföljning av nämnden avseende idrottsanläggningarna. Rapportering sker endast om något särskilt inträffat eller om nämnden efterfrågar information. Den nya internkontrollplanen som håller på att arbetas fram kommer innehålla kontroller samt återrapportering till nämnden. I det förslag till plan som vi tagit del av, finns ingen uppföljning av idrottsanläggningarna. Säkerställer nämnden att de allmänna bestämmelserna för anläggningar följs? Förvaltningen kontrollerar att bestämmelserna följs i samband med uthyrning av idrottsanläggningarna. Någon rapportering sker inte till nämnden. Säkerställer nämnden att maximal utnyttjandegrad uppnås? Nämnden gör ingen uppföljning av utnyttjandegraden. Vid tidigare uppföljningar och jämförelse med 3KVH kommunerna var utnyttjandegraden god. Förvaltningen arbetar alltid för att uppnå maximal utnyttjandegrad genom uppföljning av hur stor andel av önskade tider som föreningarna fått samt genom att följa utnyttjandegraden i förhållande till öppettider. Säkerställer taxan att nämnden erhåller täckning för sina kostnader till den nivå som beslutats om? Föreningar har överlag inte ekonomiska möjligheter att betala avgifter som täcker kommunens kostnader för idrottsanläggningarna. Det finns då två vägar att gå, antingen subventioneras hyran av anläggningarna eller sätts hyresnivån utifrån driftskostnader och aktivitetsbidraget till föreningarna höjs. Med nuvarande taxekonstruktion subventioneras hyran. Det är kommunfullmäktige som fastställer taxan. Taxesättning sker utifrån jämförbara kommuner. Finns kontroller som säkerställer att fördelning av tider sker enligt nämndens policydokument? I samband med att bokarna har gjort ett förslag till fördelning av tider gås detta igenom och diskuteras med verksamhetsansvarig och vid behov även enhetschef för att säkerställa att fördelning av tider sker enligt nämndens policybeslut. Kalmar kommun 8 av 11
Har nämnden ett uttalat jämtegreringsperspektiv i fördelningen av uthyrning av idrottsanläggningar? I nämndens beslutade riktlinjer för fördelning av tider uttalas att föreningens geografiska läge skall beaktas i så stor utsträckning som möjligt. Däremot finns inget uttalat avseende fördelning av tider mellan könen. Arbetet med en jämn könsfördelning sker istället genom att arbeta med föreningarna i dessa frågor. Vi bedömer att nämnden bör följa upp hur fördelningen av tiderna i idrottsanläggningarna fördelas ur ett jämställdhetsperspektiv. Detta sker inte idag. Av Kalmar kommuns budget framgår att verksamheten ska vara jämställdhetssäkrad även för den utåtriktade verksamheten mot medborgarna. Vilken återrapportering får nämnden? Nämnden erhåller den återrapportering som görs i delårsbokslut och årsbokslut. I övrigt sker ingen återrapportering avseende idrottsanläggningar. I vilken utsträckning sker uppföljning och utvärdering? Förvaltningen gör uppföljning av hur stor andel av önskade tider som föreningarna får tilldelat. Nämnden gör ingen uppföljning och utvärdering. Hur är rollfördelning mellan barn- och ungdomsnämnden och kultur- och fritidsnämnden när det gäller uthyrning av skolans gymnastiklokaler? Rollfördelningen är tydlig då barn- och ungdomsnämnden har företräde till gymnastiksalarna måndag till fredag 8.00-16.30. Barn- och ungdomsnämnden innehar förstahandskontraktet med servicenämnden avseende gymnastiksalarna i anslutning till Barkestorpsskolan, Kalmarsundsskolan, Östra Funkaboskolan samt en rad mindre gymnastiksalar. För övriga innehar kultur- och fritidsnämnden förstahandskontraktet med servicenämnden. Finns principer för prissättning? Taxorna beslutas av kommunfullmäktige. Det finns två olika principer som kommuner runt om i landet använder sig av. Antingen subventioneras hyran av anläggningarna eller höjs aktivitetsbidraget till föreningarna. I samband med kommunfullmäktiges beslut om taxan blir konsekvensen att hyran subventioneras. Taxesättning sker utifrån jämförbara kommuner. Vilken kostnadstäckningsgrad har anläggningarna? Kostnadstäckningsgraden för de olika anläggningarna varierar beroende på vem som hyr anläggningen. Om anläggningen till största delen brukas av ungdomar blir kostnadstäckningsgraden lägre eftersom de betalar en lägre hyra och vice versa för anläggningar som främst nyttjas av vuxna eller privatpersoner/företag. Kalmar kommun 9 av 11
Vilka policydokument finns? Allmänna bestämmelser för anläggningar (förvaltningen 8 juni 2007) Fördelning av tider/uthyrningsprinciper idrottsanläggningar i Kalmar kommun (11 mars 2010) Kultur-, fritids- och idrottspolitisk program (15 oktober 2009) Kultur- och fritidsförvaltningens verksamhetshandbok (27 februari 2007) 2013-11-05 Åsa Bejvall Projektledare Pär Sturesson Uppdragsledare Kalmar kommun 10 av 11
Sporthallar Nyttjandegrad 2012 Kalmar Sporthall A 101,28 % Kalmar Sporthall B 74,97 % Kalmar Sporthall C 78,02 % Kalmar Sporthall D 78,42 % Kalmar Sporthall Arena 77,52 % Spelefanten A 56,72 % Spelefanten B 61,11 % Kostnad tkr 2012 (exkl personal & maskinkostnader) 4 659,3 332,8 Lindsdal 81,57 % 727,0 NOVA 69,31 % 253,8 Funkabo 44,04 % 23,4 Barkestorp 48,50 % 318,5 Bränarhallen 50,65 % Volvohallen 27,19 % 808,9 Stensöskolan 56,45 % -113,6 Ishall A 59,29 % Ishall B 62,47 % 9 485,6 Friidrottshall 53,70 % 389,1 Stagneliusskolan 42,15 % 201,2 Trekanten 70,15 % 1 723,1 Fotbollsplaner 64,61 % Nyttjandegrad 2012 Fredrikskans B 60,00 % Fredrikskans C 28,96 % Fredrikskans Konstgräs 60,50 % Fjölebro B 72,08 % Fjölebro C 65,44 % Fjölebro Konstgräs 35,93 % Bergavik A 24,96 % Bergavik B 42,40 % Bergavik C 53,12 % Bergavik D 47,12 % Gasten A 34,88 % Gasten B 76,64 % Gasten Konstgräs 56,06 % 50,72 % Kostnad tkr 2012 (exkl personal & maskinkostnader) 2 290,8 3 208,8 68,5 3113,6 Bilaga 1 Kalmar kommun 11 av 11