Protokoll. Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott

Transkript

1 Kultur- och 32-36

2 2 Information och överläggningar KFN Sammanträdesdagar Förvaltningshus Flerårsstrategin Granskning av rutiner för uthyrning inom kultur- och fritidsnämnden Projektering Nolhagahallen...11

3 3 Plats och tid Kulturhuset våning 4, kl 17:00-18:15 Paragrafer Beslutande Kent Perciwall (KD) Birgitta Carlsson (S) Per-Gordon Tranberg (M) Ingbritt Johansson (C) Kersti Ingeborn (MP) Övriga deltagare Britta Malmberg, Förvaltningschef Peyman Emami, Controller Ann-Sofie Mårtensson, Administratör Utses att justera Justeringens plats och tid Birgitta Carlsson (S) Alingsås kulturhus, fredag 30 november Sekreterare Ordförande Justerande Ann-Sofie Mårtensson Kent Perciwall Birgitta Carlsson Anslag / Bevis et är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kultur- och Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kultur- och fritidsförvaltningen

4 4 Information och överläggningar A/ Ekonomisk uppföljning B/ Delegationsbeslut Alingsås Ryttarsällskap C/ Information om utomhusisbana D/ Ombyggnad Kulturhuset E/ Studieresa förslag: tisdagen den 22 januari 2013

5 5 KFN 32 Dnr KFN 500 KFN Sammanträdesdagar 2013 Ärendebeskrivning Kultur- och fritidsnämnden skall årligen fastställa sammanträdestider för nämnd, och samverkansgrupp (FSG) för kommande år. Beredning Kultur- och fritidsförvaltningen har lämnat följande yttrande i tjänsteskrivelse till et: Nedan redovisas kultur- och fritidsförvaltningens förslag till sammanträdestider för kulturoch fritidsnämnden och dess samt för kultur- och fritidförvaltningens samverkansgrupp (FSG) för år Våren 2013 Presidium 23 jan 13 febr 13 mars 24 april 22 maj kl. 15:00 Förslag till beslut 28 jan 18 febr 18 mars 29 april 27 maj för utskick senast kl Arbetsutskott 4 febr 25 febr* 25 mars 6 maj 3 juni kl OBS! Nämndsammanträde 11 febr 4 mars 2 april 13 maj 10 juni kl tisdag FSG 6 feb 27 febr 27 mars 7 maj 5 juni kl. 13:00 tisdag * 25 februari kl 13 Strategidag inför budget 2014 med förstärkt AU

6 6 Hösten 2013 Presidium 28 aug 2 okt 30 okt 27 nov kl Förslag till beslut 2 sept 7 okt 4 nov 2 dec för utskick senast kl Arbetsutskott 9 sept 14 okt* 11 nov 9 dec kl OBS! Nämndsammanträde 16 sept 21 okt 18 nov 16 dec kl FSG 11 sept 16 okt 13 nov 11 dec kl. 13:00 * 14 okt kl 13 Förstärkt AU angående nämndbudget KLK Träff KSAU och respektive nämnds presidium hålls 25 febr och 11 nov Förslag till beslut i Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden fastställer sammanträdestiderna enligt ovan.

7 7 KFN 33 Dnr KFN 500 Förvaltningshus Ärendebeskrivning På uppdrag av kommundirektören har de mjuka förvaltningarna tagit fram en lösning där staberna placeras i samma hus dvs. Kungsgatan 7-9. Socialförvaltningen kommer dock inte att ingå i denna lösning. Detta innebär gemensamma kontorsutrymmen, pausrum och nämnd- och mötesrum och leder till gemensamt resursutnyttjande. Beredning Kultur- och fritidsförvaltningen har lämnat följande yttrande i tjänsteskrivelse till et: Förvaltningarnas staber behöver optimera sitt arbete genom samverkan. Redan idag delar Utbildnings- och Kultur och fritidförvaltningen personal- och nämndsekreterare. Specialisering inom ekonomi och administration skulle göra att arbetet kan utföras med högre kvalitet. Genom att tillsammans bilda en större gemensam stab minimeras sårbarheten. För att underlätta samverkan är den fysiska platsen där alla möts på ett spontant och naturligt sätt viktig. Att Utbildnings- och Kultur och fritidsförvaltningen flyttar till Kungsgatan 7-9 innebär initialt en merkostnad. Det blir nödvändigt att ha kvar lokalerna i Kulturhuset fram till att avtalet med Alingsås sparbank förändras, årsskiftet 2013/2014. Därefter kommer antingen Kulturhuset att expandera eller kommer ytor minskas. Detta kan innebära hyra för stabens lokaler i Kulturhuset under 3-6 månader samtidigt som hyra betalas för de nya lokalerna på Kungsgatan. Finansiering sker inom ram. Förslag till beslut i Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden beslutar och medger dubbel hyra under 3-6 månader och ser positivt på att ett förvaltnings hus skapas.

8 8 KFN 34 Dnr KFN 070 Flerårsstrategin 2013 och Väsentlighet och riskanalys Ärendebeskrivning I enlighet med Alingsås kommuns nya styrmodell skall en väsentlighets- och riskanalys ingå som en del i styrmodellen. Utifrån väsentlighets- och riskanalysen ska intern kontroll och åtaganden tas fram. Arbetet med att ta fram en väsentlighets- och riskanalys har sin bakgrund dels i Alingsås kommuns nya styrmodell, beslutad av KF , 79 samt dels i kommunlagens krav på intern kontroll, 6 kap. 7. Genom en väsentlighets- och riskanalys har de båda regelverkan vävts ihop. Kultur- och fritidsnämnden har tre utgångspunkter för sin planering. 1. Fullmäktiges prioriterade mål 2. Den ekonomiska ram som fullmäktige tilldelat 3. Den samlade uppfattningen om verksamheten och dess förutsättningar. Denna får nämnden genom uppföljningar och analyser av verksamheten och omvärld. Utifrån de tre utgångspunkterna ställer nämnden sig frågan: Vad måste fungera och vad behöver utvecklas för att vi skall bidra till måluppfyllelsen? Svaret på frågan tas fram med hjälp av en väsentlighets- och riskanalys. Riskbedömning är identifiering och analys av relevanta risker för att inte uppnå de prioriterade målen och utgör basen för att bestämma om nämnden skall besluta om ett åtagande eller internkontrollpunkt alternativt en omedelbar åtgärd. Det som måste fungera, och där risken är stor att något går fel, blir kontrollpunkter i internkontrollplanen och det som behöver utvecklas blir åtaganden i nämndens flerårsstrategi. Beredning Kultur- och fritidsförvaltningen har lämnat följande yttrande i tjänsteskrivelse till et: Utifrån väsentlighets- och riskanalysen har Kultur- och fritidsförvaltningen upprättat ett förslag på intern kontroll och åtaganden inför 2013.

9 9 Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår att Kultur- och fritidsnämnden godkänner förvaltningens förslag på intern kontroll och åtaganden inför 2013 och översänder dem till kommunstyrelsen. Förslag till beslut i Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämden beslutar att godkänna intern kontroll och åtaganden inför 2013, och översänder dem till kommunstyrelsen.

10 10 35 Dnr KFN 016 Granskning av rutiner för uthyrning inom kultur- och fritidsnämnden Ärendebeskrivning Kultur- och fritidsnämnden ansvarar för uthyrning av ett flertal kommunala lokaler. Uthyrningen delas in i korttidsuthyrning respektive avtalsbunden uthyrning. Korttidsuthyrning innebär att föreningar reserverar tider på idrottsanläggningar och i andra lokaler för att bedriva verksamhet. Enligt en granskning genomfört av Ernst & Young (2011) kan det konstateras att det finns riktlinjer avseende prissättning för korttidsuthyrning och dessa utgörs av taxor som nämnden har fastställt. Det har dock enligt granskningen inte gått att verifiera att nämnden fastställt samtliga taxor. Det finns inga dokumenterade riktlinjer för korttidsuthyrningen, utöver att målgruppen barn och ungdomar ska prioriteras. Beredning Kultur- och fritidsförvaltningen har lämnat följande yttrande i tjänsteskrivelse till et: Kultur- och fritidnämnden har tagit del av granskningen och har vidtagit åtgärder för att genomföra förbättringar kring sina rutiner för uthyrning, prissättning samt fakturering. I sin interna kontroll för 2012 har nämnden valt att genomföra en kontroll/utvärdering/analys över korttidsuthyrningen av idrottshallar. Jämförelser har gjorts med andra kommuner (intervjuer har gjorts med Borås, Lerum och Partille) som arbetar med liknande verksamhet. Resultatet av den interna kontrollen har lett till att riktlinjer för korttidsuthyrningen har setts över samt till att riktlinjer, exempelvis avseende till vem nämnden främst hyr ut till, tagits fram. Förslag till beslut i Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämden beslutar att godkänna riktlinjerna för korttidsuthyrningen av idrottslokalerna enligt förvaltningens förslag.

11 11 KFN 36 Dnr KFN 560 Projektering Nolhagahallen Ärendebeskrivning Kultur- och fritidsnämnden har fått i uppdrag att arbeta fram en programbeskrivning för Nolhagabadet/Nolhagahallen samt göra prognoser över intäkterna efter ombyggnationen. Fabs har haft i uppdrag att ta fram kostnadsberäkningar för byggnationen. Huvudsyftet med en ombyggnation av Nolhagabadet/Nolhagahallen är att skapa en modern anläggning i Alingsås kommun som känns ny och fräsch idag och i framtiden. Det skall vara en mötesplats för alla. Beredning Kultur- och fritidsförvaltningen har lämnat följande yttrande i tjänsteskrivelse till et: Kultur- och fritidsförvaltningen föreslår att Kultur- och fritidsnämnden godkänner förvaltningens förslag på programbeskrivning, prognos av intäkter och Fabs kostnadsberäkning. Utifrån dessa planer och analyser uppdras Kultur- och fritidsförvaltningen att gå vidare med projektet. Fabs upprättar ett avtal som Kultur- och fritidsförvaltningens förvaltningschef godkänner och sätter igång förprojekteringen. Förslag till beslut i Kultur- och fritidsnämnden Kultur- och fritidsnämnden godkänner förvaltningens förslag.