Verksamhetens beslutsunderlag (VBU)

1 (12) sdatum Verksamhetens beslutsunderlag (VBU) Enheten där VBU:et är framtaget Samordningsförbundets kansli Projektnamn/verksamhetsbeskrivning Din Rehabilitering Ansvarig för VBU:et Samordningsförbundet Författare till VBU:et Aktuell beslutspunkt BP4, genomförande Fastställd, datum Tidigare beslutade ändringar: Datum Ändring Ändrad av Bilagor till Verksamhetens beslutsunderlag: Nr Beteckning Identitet 1 1.0 2 1.0

2 (12) sdatum Innehåll 1. Beslutad ekonomisk ram (maxbelopp)... 3 2. Verksamhetens utgångspunkter (koppling/bidrag till visioner/ strategier/ processer/ direktiv/ planer)... 3 2.1 Bedömt bidrag:... 3 2.1.1 Motivering/kommentarer/konsekvenser till bedömningen:... 3 3. Syfte... 3 4. Effektmål... 3 5. Övergripande produktmål (beskrivning av det som ska tas fram)... 4 6. Motiven/bakgrunden till projektet... 5 7. Bedömd prioritet av projektet... 6 7.1 Motivering/kommentarer till prioriteringen:... 6 8. Typ av projekt... 6 9. Projektets avgränsning och mervärde... 6 10. Målgrupp för produkten... 7 10.1 Jämställdhet... 7 11. Samordning med andra verksamheter/projekt... 7 12. Speciella krav på projektet och dess produkt... 7 13. Kunskaper idag... 7 14. Styrande dokument... 8 15. Risker för projektet... 8 15.1 Motivering/kommentarer till bedömda risker:... 8 16. Omvärldsfaktorer för projektet... 10 17. Personer/kompetenser som ska/föreslås ingå i projektet... 11 17.1 Utvärdering och resultatspridning... 11 18. Bedömd tid och kostnad för projektet... 12 18.1 Bedömd tidplan för hela projektet:... 12 18.2 Bedömd kostnad för hela projektet:... 12 18.2.1 Kommentarer till kostnaden:... 12

3 (12) sdatum 1. Beslutad ekonomisk ram (maxbelopp) Ram/maxbudget 3 803 400 kr 2. Verksamhetens utgångspunkter (koppling/bidrag till visioner/ strategier/ processer/ direktiv/ planer) Samordningsförbundets vision är att fler individer i Södertälje skall ges möjlighet att, genom samordnad rehabilitering, bli självförsörjande och få ökad livskvalitet. Syftet är effektivare resursanvändning för att individerna skall uppnå/förbättra sin förmåga till förvärvsarbete samt skapa arbetsrehabiliterande insatser där individen som är i behov av samordnad rehabilitering är i fokus. 2.1 Bedömt bidrag: Mycket stort Stort Delvis Marginellt 2.1.1 Motivering/kommentarer/konsekvenser till bedömningen: Din Rehabilitering involverar samliga huvudmän; Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Landstinget och Södertälje kommun i ett tidigt skede av rehabiliteringsprocessen. Konsekvensen av det omfattande samarbetet blir att färre personer i Södertälje kommun hamnar mellan stolarna samt att rehabiliteringen effektiviseras. 3. Syfte Syftet med Din Rehabilitering är att utifrån de nya reglerna i sjukförsäkringen och utifrån primärvårdens förutsättningar i Stockholms län utveckla en metod som förhindrar och förkortar sjukskrivningsbehovet hos dem som annars riskerar att hamna i långvarigt bidragsberoende. Detta förutsätter att en delaktighet från samtliga aktörer runt den sjukskrivne säkerställs i en tydlig rehabiliteringsprocess. 4. Effektmål Nr Beskrivning med mätbarhet Riktning Tidpunkt Prioritet E1 Tidig och effektiv samverkan mellan vård och myndigheter kring deltagare minskar risk för långvarig sjukfrånvaro Projektet avser att 150 (under första halvåret minst 50) personer i Södertälje kommun skall få tillgång till att kunna ta del av Samverkansmetoden i Din Rehabilitering 2011-q4

4 (12) sdatum E2 Kommentar; Myndigheter avser Landsting, Arbetsförmedling, Försäkringskassan och Försörjningsstöd. Deltagare avser personer som besöker läkare och som varit sjukskriven max 90 dagar och är inskriven eller kommer skrivas in på minst en av ovanstående myndigheter. Samverkan förutsätter en Rehabkoordinator (RK) som kartlägger och aktivt coachar patienten genom hela rehabiliteringsprocessen och är en förbindelselänk både in mot läkare och paramedicinare, kurator, eller annan beteendevetenskaplig kompetens på VC liksom utåt mot myndigheterna. Samverkansmöten sker på deltagarens VC med deltagaren närvarande och delaktig. Rehabkoordinatorn har betydelse för sjukskrivningsprocessen Kommentar: RK träffar patienten/deltagaren tidigt, kartlägger deltagaren och bygger ett förtroende stöttar vägleder och kontaktar de aktörer som är aktuella i deltagarens rehabilitering. Inom 2 veckor kan det första Rehab/samverkansmötet ske, där en rehabplan skapas. RK underlättar för att en helhetsbild av deltagaren kommer fram på Rehabmötet. 2011-q4 E3 Individen är aktivt delaktig i sin egen rehabilitering Kommentar: Delaktigheten ses som en förutsättning för en framgångsrik rehabilitering. Genom att i ett tidigt skede tydliggöra alternativ och möjligheter ökar individens förutsättningar att göra aktiva val i sin egen rehabilitering. Deltagarens eventuella förmåga att sköta delar av eller alla myndighetskontakter bör tas tillvara och fångas upp liksom mötas med tillit. Deltagaren har en efter förmåga aktiv roll på Rehabmötet. 2011-q4 5. Övergripande produktmål (beskrivning av det som ska tas fram) Nr Beskrivning Referens P1 Framtagen samverkansmetod innefattande flerpartsmöten inom 90 dagar från första läkarbesöket Kommentar: Husläkaren föreslår i första hand sin patient till att delta i samverkansmetoden. RK tar emot ärendet och kallar för kartläggning och motivation Rutin för tidig kontakt med arbetsgivare och berörda huvudmän E1, E2, E3

5 (12) sdatum P2 P3 P4 Fokus på individens delaktighet Gemensam handlingsplan upprättas på rehabmötet. Uppföljning sker mellan 2-3 månader senare. Samtliga berörda huvudmän kommer till uppföljning Kunskapsöverföring inom och mellan medverkande verksamheter Kommentar: Attitydförändringar genom samverkansmöten och projektteam möten Etablerade och i sin roll utbildade Rehabkoordinatorer på medverkande husläkarmottagningar Kommentar: Med etablerad menas yrken som tex Sjukgymnast, arbetsterapeut kurator, men även andra kan ingå. Intresse och fallenhet är grundläggande förutsättningar för att axla rollen som RK. RK arbetar på vårdcentralen/husläkarmottagningen. Tydlig roll- och arbetsbeskrivning för RK på medverkande husläkarmottagning. Metodutveckling kring RK rollen är en pågående och rörlig process. Leverans med rollbeskrivning av RK vid projektslut En gemensam Värdegrund som utgör fundamentet för samverkan och samverkansmöten Kommentar: Deltagaren upplever sig delaktig. Deltagaren upplever sig sedd ur ett helhetsperspektiv, respekterad och den gemensamma viljan är att stärka och stödja individen till förbättrad hälsa och återgång till arbete. Prestigelöshet råder på Rehabmötet/Samverkansmötet. Sådan värdegrund utarbetas och inarbetas under början av 2011 E1, E2 E1, E2 E1, E2, E3 Spårbarheten mellan effektmålen och produktmålen P1 P2 P3 P4 E1 X X X X E2 X x X X E3 X X Kommentarer till spårbarheten: I spårbarhetstabellen ses i vilken omfattning de olika produktmålen bidrar till effektmålen för Din Rehabilitering. 6. Motiven/bakgrunden till projektet Din Rehabilitering bygger vidare på den samlade erfarenheten av kontaktmannaskapet inom Försäkringskassan, SAMTA (lokal samverkansprojekt i Södertälje) och Rehabskelettet (lokal samverkansprojekt i Nyköping) genom att utveckla en förbättrad metod så att den svarar väl mot dagens regler inom sjukförsäkringen och förutsättningarna för primärvården i Södertälje enligt Vårdval Stockholm.

6 (12) sdatum 7. Bedömd prioritet av projektet Akut Hög Medel Låg 7.1 Motivering/kommentarer till prioriteringen: Den målgrupp som är i fokus för projektet är gemensam för samliga myndigheter och för primärvården. Dessutom innebär de nya reglerna i sjukförsäkringen, däribland rehabiliteringskedjan utgör en av delarna, samt det försäkringsmedicinska beslutsstödet från Socialstyrelsen gör att fler personer är i behov av samverkande insatser för att inte hamna utanför försäkringssystemet. Införandet av rehabkoordinatorer innebär att primärvården prövar nya arbetsuppgifter inom ramen för ordinarie yrkesroller samt ett nytt arbetssätt där vårdgivaren är initiativtagare till samverkan, något som kan komma att påverka Stockholms läns landsting arbete på sikt. 8. Typ av projekt Metodutveckling. 9. Huvudman för projektet Stockholms läns landsting 10. Projektets avgränsning och mervärde Projekts syfte är att påskynda och effektivisera rehabiliteringsprocessen och fokus ligger på de första tre månaderna av en sjukskrivning för att minska risken att individer fastnar i en sjukroll. Tidigare sjukhistorik påverkar inte urvalet. Utvecklingen av denna metod skall leda till att minska sjukskrivningstiderna för personer med komplex problematik. Detta genom att möjliggöra tidiga och effektiva möten mellan individen och de olika samhällsaktörer som kan samverka för att stötta individen tillbaka till arbete. Det ska även leda till attitydförändring och utbildning av personal gällande regler och Socialstyrelsens rekommendationer för sjukskrivning. De insatser som kan komma att erbjudas individen ligger inom respektive myndighets och husläkarmottagnings utbud. Projektet har ingen budget för att upphandla externa rehabiliteringsåtgärder. Under 2011 medverkar följande husläkarmottagningar i Din Rehabilitering: Luna vårdcentral

7 (12) sdatum Tallhöjdens vårdcentral Telgeakuten Järna vårdcentral Fornhöjdens vårdcentral Vidarklinikens vårdcentral 11. Målgrupp för produkten Det finns två målgrupper för projektet, de som är skrivna i Södertälje kommun och riskerar långtidssjukskrivning. För att ingå i denna målgrupp ska individen ha remitterats till projektet inom 90 dagar från första läkarbesöket. Samt de berörda hos huvudmännen, arbetsförmedlare Arbetsförmedlingen, personliga handläggare på Försäkringskassan, socialsekreterare på Södertälje kommun och personal på medverkande husläkarmottagningar. 11.1 Jämställdhet Personer som deltar i projektet ska inte särbehandlas på grund av kön, etnicitet eller religion. Projektdeltagarna har själva olika bakgrund och kommer aktivt arbeta för alla deltagare behandlas lika. Tidigare erfarenhet från SAMTA-projektet pekar dock på att majoriteten av individerna kommer att vara kvinnor med övervägande utländsk bakgrund, detta då denna grupp traditionellt är i större behov av samverkande insatser. 12. Samordning med andra verksamheter/projekt Ögat på Sjukskrivning (projekt på Hälso- och sjukvårdsnämndens förvaltning) för utbildning och finansiering. Försäkringskassan Arbetsförmedlingen Södertälje kommun Stockholms läns landsting 13. Speciella krav på projektet och dess produkt Det är viktigt att projektdeltagarna har en gemensam värdegrund som alla delar. Samverkan förutsätter medverkan från individerna och de olika aktörerna. Det är även av vikt att metoden är rättssäker och följer de lagar och förordningar som är styrande för de olika verksamheterna. 14. Kunskaper idag Dokument Identitet sdatum Arkiveringsplats SAMTA - rapporter & konferens www.sfris.se Rehabiliteringsskelettet, Nyköping www.rarsormland.se

8 (12) sdatum Rehabiliteringsgarantin 2008-06-13 www.skl.se Rehabiliteringskedjan www.regeringen.se Din Rehabilitering 2009 Kvartalsrapporter m.m. 15. Styrande dokument Dokument Identitet sdatum Arkiveringsplats Verksamhetsplan Södertälje samordningsförbund för 2010 Socialstyrelsens försäkringsmedicinska beslutsstöd 16. Risker för projektet 1. Nytt verksamhetsområde (tidigare inte alls/till mindre del förändrat) 2. Låg projektkompetens hos projektets deltagare inte vana vid projektarbete 3. Risk att projektet kan ifrågasättas 4. Projektets produkt (=resultat) påverkar många människor 5. Lång kalendertid för projektet 6. Oklart kring hur lösningen av produkten ska göras t ex p g a tekniska frågor 7. Projektet skär genom flera avdelningar/enheter och kräver samordning/beslut 8. Beroende av hårt belastade nyckelpersoner 9. Projektdeltagandet sker på deltid utöver ordinarie linjearbete. 10. Projektet har en tvingande deadline som kan vara svår att klara 11. Ny (eller oprövad) teknik kommer att användas 12. Organisationsförändringar på gång där projektet ska bedrivas 13. Organisationsförändringar på gång där projektets produkt ska införas 14. Oklarheter kring finansieringen av projektet 15. Splittrad beställarsida 16. Politisk risk (går emot strategier etc) 17. Mycket annat på gång i organisationen (resurskonflikt, omprioritering etc) 18. Risk för personella förändringar av berörd ledning inom projektets tidsram? 16.1 Motivering/kommentarer till bedömda risker: www.sfris.se www.socialstyrelse n.se Risk nr Motivering till varför det är en risk Konsekvenser Förslag till åtgärder 2 Arbetet som Lång uppstart, förankring och Utbildning av

9 (12) sdatum rehabiliteringskoordinator har inte prövats på befintlig verksamhet tidigare 3 Relaterad till risk 4, effekten av samverkan är beroende av att läkargruppen tar till sig arbetssättet 4 Många individer i Södertälje påverkas. Ställer högre krav på uppföljning. Flera olika verksamheter berörs och nivån på deltagarnas kunskap är olika. 5 Förändringar i omvärlden under tiden kan påverka utgången av projektet. 7 Beslut måste förankras på flera olika plan. 8 Projektdeltagarna har andra uppdrag/arbetsuppgifter som är tidskrävande. Läkarkåren har tidigt signalerat att medverkan är starkt beroende av ekonomisk kompensation. 9 Deltagarna har andra uppdrag som kan vara motstridiga och som är tidskrävande. hemtagning av projektet är beroende av kompetensväxling Projektet kan motarbetas, svårt att implementera i verksamheten, fördröjning av arbetet Dåligt rykte för projektet. Personalbrist kan göra att projektet inte kan bemannas. Svårigheter att implementera metoden hos huvudmän. Risk för kommunikationssvårigheter. Svårigheter att genomdriva beslut. Svårt att sammankalla till möten, svårt att genomföra förändringar och beslut. Svårigheter att uppnå målen. Svårt att planera arbetet, ingen kontinuitet. Prioriteringsproblem. deltagare, workshops, återkoppling av målbilden. Tydlighet och information. Tidigt engagera de olika aktörerna på olika nivåer. Tydlig information till deltagare. Bättre verksamhetsplanering Kontinuerlig omvärldsanalys. Signalera vid förändringar. Genomskinlighet i verksamheten. Kontinuerlig återkoppling till styrgrupp och beslutsfattare. Delegering av olika uppgifter. Återkoppling. Tydlig överenskommelse mellan arbetsgivare och uppdragsgivare. Särskilda beslut gällande finansiering av SLL poster Tydlig överenskommelse mellan uppdragsgivare och huvudman om deltagarens uppdrag. Fasta tider och tidiga signaler till styrgrupp. 10 Nyckelhändelser är avhängiga av Svårigheter att uppnå målen. Kontinuerlig

10 (12) sdatum varandra. Deadline gällande hemtagning av kostnaden för respektive huvudman är redan starkt ifrågasatt inom husläkarmottagningarna. Svårt att hinna rätta till fel som uppstår i projektet. Överhängande risk att husläkarmottagningar väljer att avveckla när den externa finansieringen upphör. uppföljning och utvärdering. Tydlig information i ett tidigt skede till berörda verksamheter. Särskilda beslut gällande finansiering av SLL poster 13 Verksamheterna som projektet ska implementeras i är under ständig förändring (politiskt, ekonomiskt och organisatioriskt). 15 Den yttersta beställaren (med ordförande som delegerad beställare) utgörs av både tjänstemän och politiker vilka har olika intressen och beslutsmandat. 16 Medverkande verksamheter är politiskt styrda. Olika intressen. Tidskritiska beslut tar tid. Projektet går ej att implementera pga. ekonomiska, politiska eller organisatoriska skäl. Osäkerhet kring vilka intressen som styr. Otydlighet som vem som har beslutsmandat och ansvar att genomföra nödvändiga förändringar. Projektet motarbetas och ifrågasätts, svårigheter att implementera. Avgörande beslut om förändringar fördröjs. Går ej att åtgärda inom projektet. Mer engagemang och insyn i projektet från styrelse och styrgrupp. Går ej att åtgärda inom projektet. Enhetlig syn på mål för projektet. 17. Omvärldsfaktorer för projektet Projektet drivs i samverkan mellan politiskt styrda organisationer som har olika lagstiftningar och uppdrag, något som direkt påverkar förutsättningarna för Din Rehabilitering. Inom Stockholms läns landsting gäller vårdval Stockholm vilket påverkar husläkarmottagningarnas möjlighet att prioritera tid för samverkan.

11 (12) sdatum 18. Personer/kompetenser som ska/föreslås ingå i projektet Resurstyp / kompetens Projektledare med relevant kompetens Projektdeltagare från respektive myndighet med relevant kompetens Rehabkoordinator (ex. kurator/psykolog, sjukgymnast eller sjuksköterska) med relevant kompetens Styrgrupp med representant från medverkande huvudman Namn, hemvist (avd/extern) Selina Nilo Stockholms läns landsting Försäkringskassan Arbetsförmedlingen Södertälje kommun Medverkande husläkarmottagning Arbetsförmedlingen Södertälje kommun Hälso- och sjukvårdsnämnden Försäkringskassan Roll i projektet Leda och fördela arbetet. Ansvara för ekonomi och rapportering Utföra uppdraget, samverka för hemtagning Lotsa patient och samverka för tidiga åtgärder samt rehabilitering Resultatspridning av effekter, stöd till projektledare. Fatta beslut inom fastställd ram. Timmar ca (Nettotid) Aktuell period för deltagande 2009-2011 2009-2011 2009-2011 2009-2011 18.1 Utvärdering och resultatspridning Målen kommer att utvärderas med hjälp av statistikföring, SUS och Samordningsförbundets E-valuator. Projektledaren ansvarar för att data registreras och följs upp. En extern mål- och processutvärdering ska göras av forskare inom rehabiliteringsmedicin, se separat dokument. Kontinuerlig utvärdering och reflektion av arbetsmetoden kommer att fortgå under hela projekttiden, detta för att möjliggöra en högre grad av flexibilitet till förändrade villkor och uppdrag för respektive myndighet.

12 (12) sdatum 19. Bedömd tid och kostnad för projektet 19.1 Bedömd tidplan för hela projektet: Projektet bedöms pågå från: Januari 2011 till: December 2011 Antal mån/veckor: 12 månader 19.2 Bedömd kostnad för hela projektet: Bedömd kostnad: 3 803 400 kr 19.2.1 Kommentarer till kostnaden: Samordningsförbundets styrelse har beslutat 2010-10-15 att beräkna projektens budget utifrån nyckeltal. Orsaken till detta är att huvudmännen som är projekt ägare skall få en budgetram att utgå ifrån. Inom ramen blir det sedan huvudmannens ansvar och uppgift att bedöma och prioritera kostnaderna. Nyckeltalen relateras till hur stor individkostnaden tillåts vara under ett år. Individkostnaden utgår från ett medelvärdet för kostanden per i individ och år i Huddinge, Haninge, Botkyrka, Värmdö och Södertälje, vilket för 2009 års siffror är 25 356 kr. Denna kostnad kan således med fördel användas som nyckeltal för finansiering av projekt i Södertälje samordningsförbund. Delas kostanden upp per månad under ett år blir ersättningen 2 113 kr per individ och månad. Denna beräkning gör det enkelt att budgetera även de projekt som pågår under några månader av ett år.. I detta fall blir beräkningen för projektet 150 individer * nyckeltalet (medelvärdet för individkostnaden) 25 356 kr lika med 3 803 400 kr.