Kommunstyrelsen 3 (15) Ärendelista 14 september 2015 Ärenden till kommunfullmäktige: 7, 10,11 1. Upprop och val av justerare 2. Meddelanden 3. Anmälan om delegationsbeslut 4. Kommundirektören informerar 5. Halvårsrapport 2015 för Västervik Framåt AB information 6. Upphandling av omvärldsanalys inför uppstart av arbetet med Vision 2030 förfrågningsunderlag 7. Granskningsrapport om Kommunstyrelsens enhet för kommunservice yttrande 8. Mottagande av ensamkommande barn och ungdomar utökning av antal 9. Uppföljning av intern kontroll 2015 för kommunkoncernens verksamhet resterande verksamheter 10. Hyresavtal för byggnation av hiss vid Lidhemsskolan återremiss 11. Motion om handikappanpassning och eliminering av riskfaktorer på Ellen Key-skolan i Västervik yttrande 12. Anställning av förvaltningschef för miljö- och byggnadsförvaltningen 13. Regiondagen 2015 inbjudan 14. Rapporter
Kommunstyrelsen 4 (15) 1. Upprop och val av justerare Tommy Ivarsson (SD) är i tur att justera. 2. Meddelanden Dnr 2015/61-042 Finansrapport för kommunkoncernen för perioden januari augusti 2015. 3. Anmälan om delegationsbeslut Kommundirektörens beslut Dnr 2014/292-379 Main Agreement for Biogas Research Center, BRC, Centrum för Biogasforskning, Linköpings universitet läggs till handlingarna. Dnr 2015/201-108 Mark- och miljööverdomstolens protokoll 24 augusti 2015 att inte ge Britt-Marie Eklund prövningstillstånd för överklagande av fastighetsreglering av servitut för brygga och sjövärmeledning läggs till handlingarna. Dnr 2014/540-871 Tillväxtverkets beslut 27 augusti 2015 att avslå kommunens ansökan om projektmedel för Kulturmiljö som resurs för identitet och tillväxt läggs till handlingarna. Dnr 2015/396-023 Tillförordnande som ekonomichef 17 augusti 31 december 2015, Christina Bäckström, och tillförordnande som chef för kommunstyrelsens förvaltning 1 juli 31 december 2015, Carl-Magnus Mårheden läggs till handlingarna. Befattningshavares inom försörjningsstöds- och flyktingverksamheten beslut Beslut fattade under augusti 2015.
Kommunstyrelsen 5 (15) 4. Kommundirektören informerar Kommundirektören och särskilt kallade informerar om aktuella ärenden: - Halvårsrapport 2015 för Västervik Framåt AB. - Upphandling av omvärldsanalys inför uppstart av arbetet med Vision 2030 förfrågningsunderlag - Granskningsrapport om Kommunstyrelsens enhet för kommunservice yttrande avseende kommunfullmäktiges remiss. - Mottagande av ensamkommande barn och ungdomar utökning av antal. - Uppföljning av intern kontroll 2015 för kommunkoncernens resterande verksamheter. - Hyresavtal för byggnation av hiss vid Lidhemsskolan svar på kommunfullmäktiges återremiss. - Motion om handikappanpassning och eliminering av riskfaktorer på Ellen Key-skolan i Västervik yttrande. - Anställning av förvaltningschef för miljö- och byggnadsförvaltningen.
Kommunstyrelsen 6 (15) 5. Halvårsrapport 2015 för Västervik Framåt AB information Dnr 2015/397-106 Västervik Framåt AB har kommunens uppdrag att arbeta med uppsökande verksamhet, nyföretagande/innovationer, företagsutveckling, lots- och etableringsservice, turistbyrå, destinationsutveckling och den breda marknadsföringen. Uppdragen regleras i avtal och sträcker sig till och med 31 januari 2016. Enligt nu gällande avtal ska Västervik Framåt AB lämna halvårsrapport och helårsrapport. I samband med helårsrapporten ska också lämnas en ekonomisk redovisning av kommunens uppdrag. Halvårsrapporten redovisar på ett tydligt och pedagogiskt sätt verksamhetens innehåll, aktiviteter och måluppfyllelse. Västervik Framåt AB redovisar i skrivelse reviderad 27 augusti 2015 halvårsrapport för 2015. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår i skrivelse 4 september 2015 att lämnad information om rapporten godkänns. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna lämnad information avseende halvårsrapport 2015 för Västervik Framåt AB.
Kommunstyrelsen 7 (15) 6. Upphandling av omvärldsanalys inför uppstart av arbetet med Vision 2030 förfrågningsunderlag Dnr 2015/383-101 Kommunfullmäktige har i Budget 2015, ekonomisk planering 2016-2017, beslutat att kommunstyrelsen ska på börja arbetet med Vision 2030. Arbetet ska inledas med omvärldsanalys där man identifierar och analyserar trender och dess konsekvenser och utmaningar för Västerviks kommun. Denna process kommer därefter att följas av en omfattande medborgardialog som underlag för beslut om Vision 2030. Den inledande omvärldsanalysen är även ett viktigt underlag för uppdraget att ta fram en ny näringslivsstrategi, men också uppdraget om framtida bostadsbehov i kommunen. Arbetet med omvärldsanalysen ska upphandlas då den kompetensen inte finns i tjänstemannaorganisationen. Kommunstyrelsen beslutade 2015-08-31, 261 - att kommunstyrelsen utgör styrgrupp för arbetet med Vision 2030, - att uppdra åt kommundirektören att utse projektledare för den inledande omvärldsanalysen, samt - att underlaget för upphandling av omvärldsanalys redovisas för styrgruppen före beslut om upphandling. Vidare föreslog kommunstyrelsen att kommunfullmäktige utser visionsgrupp/ arbetsgrupp för det politiska arbetet med Vision 2030. Ett förfrågningsunderlag för upphandlingen har tagits fram och redovisas i kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 7 september 2015. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna redovisat förfrågningsunderlag inför upphandling av omvärldsanalys för arbetet med Vision 2030.
Kommunstyrelsen 8 (15) 7. Granskningsrapport om Kommunstyrelsens enhet för kommunservice yttrande Dnr 2015/304-007 På uppdrag av de förtroendevalda revisorerna har E & Y AB genomfört en granskning av enheten för kommunservice (EKS) inom kommunstyrelsens förvaltning. Syftet med granskningen var att bedöma om enheten bedrivs på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt. Enligt kommunfullmäktiges beslut 2015-06-29, 170, remitteras rapporten till kommunstyrelsen för yttrande och svar med redovisning i fullmäktige i oktober 2015. Bedömningen efter genomförd granskning är att verksamheten bedrivs på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt och i huvudsak på ett ändamålsenligt sätt. Granskningsrapporten innehåller olika förbättringsförslag för fortsatt utveckling av enheten. Kommunstyrelsens förvaltning har i skrivelse den 1 september 2015 lämnat förslag till yttrande. I yttrandet redovisas svar på de förbättringsförslag som lyfts fram i granskningsrapporten. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att anta kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 1 september 2015 som sitt yttrande över revisorernas granskningsrapport om kommunstyrelsens enhet för kommunservice och överlämna det till kommunfullmäktige.
Kommunstyrelsen 9 (15) 8. Mottagande av ensamkommande barn och ungdomar utökning av antal Dnr 2015/368-133 Socialnämnden har 2015-09-03, 86 behandlat rubricerat ärende och föreslår att kommunstyrelsen beslutar att teckna en ny överenskommelse med Migrationsverket från 1 oktober 2015 om en utökning av mottagandet av ensamkommande barn och ungdomar i åldrarna 15-17 år i Västerviks kommun till 60 platser och att 17 av dessa platser ska vara tillgängliga för asylsökande barn. Kommunstyrelsen beslutade 2014-12-04, 409 att i överenskommelse med Migrationsverket från 1 januari 2015 följa det fördelningstal som Migrationsverket bestämmer för Västerviks kommun när det gäller ensamkommande barn och ungdomar. I nu gällande avtal handlar det om 34 boendeplatser, varav 17 platser för asylsökande barn. Detta är det antal barn som Migrationsverket har räknat ut att Västerviks kommun ska ta emot. På grund av rådande situation i världen som har lett till ett ökat antal ensamkommande barn till Sverige så har Migrationsverket fördelat barn utanför avtal. Migrationsverket har inte hunnit med att skicka ut nya fördelningstal till kommunerna. I väntan på detta önskar socialnämnden skriva en ny överenskommelse med Migrationsverket. Detta för att underlätta administrationen kring de barn som kommer till Västerviks kommun. Kommunstyrelsens förvaltning har enligt skrivelse 4 september 2015 inget ytterligare att tillföra i ärendet utan föreslår att kommunstyrelsen fattar beslut enligt socialnämndens förslag. Ett tillägg bör dock göras att kommunstyrelsens tidigare beslut om att följa fördelningstalet gäller även fortsättningsvis när nya överenskommelser ska tecknas med Migrationsverket. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att teckna en ny överenskommelse med Migrationsverket från 1 oktober 2015 om en utökning av mottagandet av ensamkommande barn och ungdomar i åldrarna 15-17 år i Västerviks kommun till 60 platser och att 17 av dessa platser ska vara tillgängliga för asylsökande barn, samt att kommunstyrelsens beslut 2014-12-04, 409 om att följa fördelningstalet gäller även fortsättningsvis när nya överenskommelser ska tecknas med Migrationsverket.
Kommunstyrelsen 10 (15) 9. Uppföljning av intern kontroll 2015 för kommunkoncernens verksamhet resterande verksamheter Dnr 2014/545-009 Enligt reglementet för intern kontroll avslutas årets internkontrollprogram med en helhetsbedömning av hur de interna kontrollerna fungerat. Det är idag upp till varje nämnd och bolag inom kommunkoncernen att utforma sin egen rapport, men många följer ändå den som kommunstyrelsen har arbetat fram. Denna rapport ska ses mer som en information till kommunstyrelsen än en helt ny internkontrollrapport. Alla rapporter har redan varit uppe i respektive nämnd eller styrelse för behandling. Uppföljning av intern kontroll behandlades av kommunstyrelsen 2015-08-31, 254, och omfattade kommunstyrelsens förvaltning, barn- och utbildningsförvaltningen, samt från bolagen Västervik Miljö & Energi AB, Västerviks Bostads AB och TjustFastigheter AB. Kommunstyreslen uppdrog åt kommunstyrelsens förvaltning att återkomma med redovisning av övriga delar senast till kommunstyrelsens nästa sammanträde. Ärendet är under beredning och redovisas senast till sammanträdet.
Kommunstyrelsen 11 (15) 10. Hyresavtal för byggnation av hiss vid Lidhemsskolan återremiss Dnr 2015/86-287 Barn- utbildningsnämnden har i beslut 2015-02-03, 14, lämnat förslag att kommunstyrelsen föreslår fullmäktige att besluta om en tillbyggnad av Lidhemsskolan med en utvändig hiss. Förslaget innebär att hissen placeras på baksidan vid södra trapphuset med en trapphiss till bottenplan och en ramp till entrén. Årshyran inklusive drift och underhåll för installationen blir 265 000 kr. Kommunfullmäktige återremitterade ärendet 2015-04-27, 156, till kommunstyrelsen för att avgöra om kostnaden kan tas inom befintlig budgetram. Kommunstyrelsens förvaltning har i skrivelse 27 augusti 2015 lämnat förslag till beslut. Förslaget tar hänsyn till ett yttrande från TjustFastigheter AB:s styrelse 2015-08-25, 6 8. TjustFastigheter AB framför att det inte finns grund för att bolaget ska stå för kostnaden för hissbygget. Det är en så kallad oförutsedd kostnad som ska betalas av hyresgästen genom hyreshöjning. För att ändra regleringen som styr det ekonomiska ansvaret för de oförutsedda kostnaderna krävs en skrivelse i ägardirektiven. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna att barn- och utbildningsnämnden inom befintlig budgetram får teckna hyresavtal för byggnation av hiss vid Lidhemsskolan enligt redovisade handlingar.
Kommunstyrelsen 12 (15) 11. Motion om handikappanpassning och eliminering av riskfaktorer på Ellen Key-skolan i Västervik yttrande Dnr 2015/140-109 Mariann Gustafsson (V) har ställt en motion gällande handikappanpassning och eliminering av riskfaktorer på Ellen Keyskolan i Västervik. Motionären vill att samtliga lokaler på Ellen Keyskolan görs tillgängliga för funktionshindrade samt får en säker arbetsmiljö. Kommunfullmäktige har 2015-03-23, 123 beslutat att remittera motionen till kommunstyrelsen för beredning. Barn- och utbildningsnämnden har 2015-09-01, 82 lämnat förslag till yttrande. Yttrandet har tagits fram i samråd med TjustFastigheter AB. I yttrandet redogörs för de anpassningar som skulle behöva genomföras för att nå full tillgänglighet till alla lokaler på skolan för personer med nedsatt rörelseförmåga. Tillgängligheten i nuläget beskrivs också. Av yttrandet framgår att alla elever och arbetstagare som finns på skolan för närvarande har tillgänglighet till samtliga lokaler. Om ytterligare behov av anpassning uppstår får en prövning göras utifrån lagens krav på tillgänglighet samt praktiska och ekonomiska förutsättningar. Motionären framför även att en del av skolans trappräcken har säkerhetsbrister. Detta kommer att ses över så att alla räcken uppfyller de lagstadgade kraven. Kommunstyrelsens förvaltning har enligt skrivelse 7 september 2015 inget ytterligare att tillföra i ärendet. Kommunstyrelsens förvaltnings förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att med hänvisning till barn- och utbildningsnämndens yttrande 2015-09-01, 82 förklara motionen om handikappanpassning och eliminering av riskfaktorer på Ellen Keyskolan i Västervik besvarad.
Kommunstyrelsen 13 (15) 12. Anställning av förvaltningschef för miljö- och byggnadsförvaltningen Dnr 2015/401-023 Förvaltningschefstjänsten på miljö- och byggnadsförvaltningen har sedan våren 2011 varit en tillförordnad tjänst. Tjänsten ska återigen bli en fast tjänst och den senaste rekryteringsprocessen har pågått sedan våren 2015. Uppdraget att rekrytera en förvaltningschef, tillika miljö- och byggnadschef, har genomförts tillsammans med rekryterings-företaget Unik Resurs i Sverige AB enligt kompetensbaserad modell. Enligt kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 7 september 2015 har en grupp bestående av kommunstyrelsens och miljö- och byggnadsnämndens presidier, kommundirektören samt fackliga organisationer varit delaktiga i rekryteringsprocessen. Efter genomförda intervjuer, avstämning och återkoppling förordar gruppen att gå vidare med Ola Karlsson. MBL-förhandling 11 är genomförd den 7 september 2015. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att anställa Ola Karlsson som förvaltningschef för miljö- och byggnadsförvaltningen i Västerviks kommun, samt att uppdra åt kommundirektören att slutföra förhandlingarna om anställningsvillkor och underteckna anställningsavtal.
Kommunstyrelsen 14 (15) 13. Regiondag 2015 inbjudan Dnr 2015/400-027 Regionförbundet i Kalmar län inbjuder till Regiondag 2015 den 8 oktober 2015 i Oskarshamn. Temat är Vad får människor att växa i Kalmar län?. Kostnad för deltagande är 1 100 kr exklusive moms per person samt 350 kr ytterligare för middag. Sista anmälningsdag är den 23 september 2015. Inbjudan överlämnas till kommunstyrelsen för beslut om deltagande.
Kommunstyrelsen 15 (15) 14. Rapporter