Kommunhuset, Fabriksgatan 21, Västervik 22 februari 2016 kl ajournering och Kommunhuset 25 februari 2016

Transkript

1 Kommunstyrelsen 1 (21) Plats och tid Beslutande Kommunhuset, Fabriksgatan 21, Västervik 22 februari 2016 kl ajournering och Mats Hugosson (C), ordf. Gunnar Jansson (S) Anna Bodjo (MP) Harald Hjalmarsson (M) Jon Sjölander (M) Sverker Thorén (L) Mariann Gustafsson (V) Tommy Ivarsson (SD) Dan Nilsson (S), tj. ers. Ewa Ståhl (S), tj. ers. Ulf Jonsson (S), tj. ers. Övriga närvarande Se nästa sida Utses att justera Justeringens plats och tid Mariann Gustafsson (V) Kommunhuset 25 februari 2016 Underskrifter Sekreterare Paragrafer Johan Hägglund Ordförande Justerande Mats Hugosson Mariann Gustafsson Bevis om att justerat protokoll är anslaget Organ Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum 22 februari 2016 Anslaget sätts upp 25 februari 2016 Anslaget tas ned 17 mars 2016 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunhuset Johan Hägglund

2 Kommunstyrelsen 2 (21) Övriga närvarande Karl-Åke Skogsberg, (MP) ers. Helena Sjöholm, (M), ers. Gunnel Ohlin (KD), ers. Anders Björlin, kommundirektör Carl-Magnus Mårheden, förvaltningschef Christina Bäckström, tf. ekonomichef Johan Hägglund, sekreterare Anki Nilsson, VD Västervik Framåt AB, del av 37 Andrea Brändström, enheten för räddningstjänst och samhällsskydd, del av 37 Anders Pleijel, polischef norra Kalmar län Polismyndigheten, del av 37 Lisa Koblanc, Polismyndigheten, del av 37 Christina Bäckström, ledningskontoret, del av 37 Anton Wetorp, ledningskontoret, del av 37 Elisabeth Johansson, enheten för arbete och kompetens, del av 37 Christina Ekstrand, enheten för arbete och kompetens, del av 37 Anneli Bringmyr, Arbetsförmedlingen, del av 37 Bruno Nilsson, enheten för samhällsbyggnad, del av 37 Anders Östlund, enheten för samhällsbyggnad, del av 37 Lotti Jilsmo, enheten för samhällsbyggnad, del av 37 Richard Mårtensson, ledningskontoret, del av 37 Carina Magnusson, ledningskontoret, del av 37 Elisabet Olsson, enheten för kommunservice, del av 37

3 Kommunstyrelsen 3 (21) Ärendelista 22 februari Upprop och val av justerare 35 Meddelanden 36 Anmälan om delegationsbeslut 37 Kommundirektören informerar 38 Helårsrapport 2016 för Västervik Framåt AB 39 Avtal med Västervik Framåt AB angående turism och breda marknadsföringen förlängning 40 Förfrågningsunderlag upphandling av konsulttjänster avseende företagsnära näringslivstjänster 41 Månadsrapport för kommunstyrelsen januari Ekonomisk månadsrapport för kommunen januari Månadsrapport för Västerviks Kommuns Förvaltnings AB med dotterbolag januari Verksamhetsberättelse 2015 för kommunstyrelsens verksamhet 45 Konstsnöanläggning i Gamleby svar på återremiss 46 Nya omklädningsrum Bökensved hyresavtal 47 Instiftande av stipendium Årets ideella samhällsutvecklare 48 Prolongering av Huvudöverenskommelse om lön och allmänna anställningsvillkor m.m (HÖK 11) med OFRs förbundsområde Hälso- och sjukvård 49 Ny organisation för HR/Kommunikation information 50 Motion om policy för besvarande av post yttrande 51 Rapporter

4 Kommunstyrelsen 4 (21) Ks 34 Upprop och val av justerare Upprop sker och Mariann Gustafsson (V) utses att justera dagens protokoll. Yrkanden Harald Hjalmarsson(M) yrkar att hamnfrågan ska behandlas på dagens sammanträde. Ordföranden yrkar att hamnfrågan ska behandlas på kommunstyrelsen sammanträde 7 mars 2016 och finner att kommunstyrelsen bifallit yrkandet. Omröstning Omröstning begärs och kommunstyrelsen godkänner att de som röstar enligt ordförandens yrkande röstar ja och de som röstar enligt Harald Hjalmarssons (M) yrkande röstar nej. Ja röstar Dan Nilsson (S), Gunnar Jansson (S), Ewa Ståhl (S), Ulf Jonsson (S), Mats Hugosson, (C) och Anna Bodjo (MP). Nej röstar Harald Hjalmarsson (M), Jon Sjölander (M), Sverker Thorén (L), Mariann Gustafsson (V) och Tommy Ivarsson (SD). Ordföranden finner att kommunstyrelsen bifallit sitt eget yrkande. Kommunstyreslen beslutar att hamnfrågan ska behandlas på kommunstyrelsens sammanträde 7 mars Reservationer Sverker Thorén (L), Mariann Gustafsson (V), Harald Hjalmarsson (M) och Jon Sjölander (M) reserverar sig mot beslutet till förmån för Harald Hjalmarssons yrkade.

5 Kommunstyrelsen 5 (21) Ks 35 Meddelanden Dnr 2016/ Finansrapport för kommunkoncernen för perioden januari Ks 36 Anmälan om delegationsbeslut Läggs till handlingarna Kommundirektörens beslut Dnr 2016/ Miljö- och energidepartementets remiss 1 februari 2016 Kemikalieinspektionens redovisning av regeringsuppdrag om nationellt förbud mot mikrokorn av plast i kosmetika överlämnas till miljö- och byggnadsnämnden för handläggning. Hid Helikopterpilot Mattias Warnanders tackskrivelse 3 februari 2016 för god service på Västerviks flygplats vid akuttransport. Dnr 2013/ Regionförbundets i Kalmar län och Länsstyrelsens i Kalmar län svar 10 februari 2016 om arbetet som genomförts i samband med AkzoNobels nedläggning. Dnr 2015/ Verksamhetsberättelse för naturum Västervik för år Befattningshavares inom försörjningsstöds- och flyktingverksamheten beslut Beslut fattade under januari 2016.

6 Kommunstyrelsen 6 (21) Ks 37 Kommundirektören informerar Kommundirektören och särskilt kallade informerar om aktuella ärenden. - Helårsrapport 2016 för Västervik Framåt AB - Brottsförebyggande arbete - Förlängning av avtal med Västervik Framåt AB angående turism och breda marknadsföringen - Förfrågningsunderlag avseende upphandling av näringslivstjänster - Månadsrapport för kommunstyrelsen januari Ekonomisk månadsrapport för kommunen januari Månadsrapport för Västerviks Kommuns Förvaltnings AB med dotterbolag januari Verksamhetsberättelse 2015 för kommunstyrelsens verksamhet - Asylsökande och nyanlända - muntlig information om nuläget - Konstsnöanläggning i Gamleby svar på återremiss - Nya omklädningsrum Bökensved hyresavtal - Instiftande av stipendium Årets ideella samhällsutvecklare - Prolongering av Huvudöverenskommelse om lön och allmänna anställningsvillkor m.m (HÖK 11) med OFRs förbundsområde Hälso- och sjukvård - Ny organisation för HR/Kommunikation information - Motion om policy för besvarande av post yttrande - Tidplan Budget Kravspecifikation ekonomichef

7 Kommunstyrelsen 7 (21) Ks 38 Helårsrapport 2015 för Västervik Framåt AB Dnr 2015/ Västervik Framåt AB har enligt avtal kommunens uppdrag att arbeta med företagsnära näringslivsfrågor, bedriva auktoriserad turistbyrå och inflyttarservice, att genomföra turismstrategi 2020 samt marknadsföra destination Västervik. Västervik Framåt AB har också under året arbetat med projekt där kommunen är medfinansiär eller uppdragsgivare, som till exempel samverkan med Linköpings Universitet och handels- och stadsutveckling. Västervik Framåt AB redovisar nu helårsrapport för 2015 och muntlig information lämnades vid sammanträdet. Yrkanden Ordföranden med bifall av Gunnar Jansson (S) yrkar att informationen om Helårsrapport 2015 för Västervik Framåt AB godkänns. Mariann Gustafsson (V) yrkar att en bättre ekonomisk redovisning ska presenteras. Ordföranden ställer yrkandena mot varandra och finner att kommunstyrelsen bifallit sitt eget yrkande. att godkänna informationen om Helårsrapport 2015 för Västervik Framåt AB. Reservation Mariann Gustafsson (V) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande. Expedieras till: Västervik Framåt AB

8 Kommunstyrelsen 8 (21) Ks 39 Avtal med Västervik Framåt AB angående turism och breda marknadsföringen förlängning Dnr 2012/8-059 Västerviks kommun har upphandlat och skrivit avtal med Västervik Framåt AB avseende turismverksamhet inklusive turistbyrån och den breda marknadsföringen, , med möjlighet till förlängning 1+1 år. I tjänsteskrivelse 16 februari 2016 föreslår kommunstyrelsens förvaltning att nuvarande avtal med Västervik Framåt AB förlängs i enlighet med möjligheterna i nuvarande avtal, d v s 1+1 år (2017 och 2018). Vidare föreslås kompletteringar/förändringar av nuvarande avtal (inom avtalad ersättning). Motivet är i första hand att Västervik Framåt AB är mitt uppe i genomförandet och utvecklandet av sitt uppdrag och bör ges möjlighet att sätta en struktur och arbetssätt som kan bli långsiktigt hållbart oavsett vem som har ansvaret för uppdraget. I dagsläget har inte heller den kommunala organisationen förutsättningar att vare sig upphandla tjänsten eller ta över det operativa ansvaret för uppdraget då vi inte har kompetens och personal för uppdraget. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna ovan redovisat förslag att avtal avseende turismverksamheten inkl. turistbyrån och den breda marknadsföringen förlängs 1+1 år (2017 och 2018) med beslut för ett år i taget. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. att bifalla kommunstyrelsens förvaltnings förslag. Expedieras till Carl-Magnus Mårheden, förvaltningschef

9 Kommunstyrelsen 9 (21) Ks 40 Förfrågningsunderlag upphandling av konsulttjänster avseende företagsnära näringslivstjänster Dnr 2016/ Västerviks kommun har upphandlat och skrivit avtal med Västervik Framåt AB avseende konsulttjänster för det företagsnära näringslivsarbetet, , med möjlighet till förlängning 1+1 år. Avtalet har förlängts för 2015 respektive I tjänsteskrivelse 16 februari 2016 föreslår kommunstyrelsens förvaltning att konsulttjänster för företagsnära näringslivstjänster även fortsättningsvis upphandlas. Motiven är i första hand bättre förutsättningar att få tillgång till relevant kompetens för uppdragen och möjligheten att få näringslivets kompetens och engagemang i uppdraget. Mot bakgrund av att ny näringslivsstrategi tas fram under 2017 bör uppdraget inte vara längre än högst 2 år. Förslag till förfrågningsunderlag presenteras på kommunstyrelsen 22 februari Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna ovan redovisat förslag att företagsnära näringslivstjänster upphandlas med avtalstid 2 år från 2017, med möjlig förlängning 1+1 år. Yrkanden Dan Nilsson med bifall av ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag med tillägget att ge kommunstyrelsens förvaltning i uppdrag att under våren 2016 i dialog med näringslivet utveckla kommunens nuvarande näringslivsstrategi. Ordföranden finner att kommunstyrelsen bifallit båda yrkandena. att godkänna ovan redovisat förslag att företagsnära näringslivstjänster upphandlas med avtalstid 2 år från 2017, med möjlig förlängning 1+1 år, samt att ge kommunstyrelsens förvaltning i uppdrag att under våren 2016 i dialog med näringslivet utveckla kommunens nuvarande näringslivsstrategi. Expedieras till Carl-Magnus Mårheden, förvaltningschef

10 Kommunstyrelsen 10 (21) Ks 41 Månadsrapport för kommunstyrelsen januari 2016 Dnr 2016/ Kommunstyrelsen följer varje månad utvecklingen av de verksamheter som ingår i kommunstyrelsens förvaltning med en ekonomisk redogörelse och en helårsprognos. Kommunstyrelsens förvaltning redovisar i skrivelse 15 februari 2016 månadsrapport för kommunstyrelsen januari Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna månadsrapport januari 2016 för kommunstyrelsen med en prognostiserad positiv avvikelse på 0,3 mnkr i förhållande till budget för Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. att bifalla kommunstyrelsens förvaltnings förslag. Expedieras till Anton Wetorp, ledningskontoret

11 Kommunstyrelsen 11 (21) Ks 42 Ekonomisk månadsrapport för kommunen januari 2016 Dnr 2016/ I enlighet med kommunfullmäktiges beslut av strategisk plan följer kommunfullmäktige utvecklingen av mål och uppdrag i den strategiska planen i så kallade delårsrapporten efter första och andra tertialet, det vill säga efter april och augusti. Den senare granskas också av revisionen. Kommunstyrelsen följer löpande utvecklingen av kommunens ekonomi i ekonomirapporter som upprättas månadsvis. Kommunstyrelsens förvaltning redovisar i skrivelse 18 februari 2016 ekonomisk månadsrapport för kommunen januari Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna ekonomirapport 2016 efter januari månad, med ett prognostiserat resultat för året på 30,2 mnkr vilket är 0,3 mnkr högre än budgeterat. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. att bifalla kommunstyrelsens förvaltnings förslag. Expedieras till Christina Bäckström, ledningskontoret

12 Kommunstyrelsen 12 (21) Ks 43 Månadsrapport för Västerviks Kommuns Förvaltnings AB med dotterbolag januari 2016 Dnr 2016/ Kommunstyrelsen följer varje månad utvecklingen i Västerviks Kommuns Förvaltnings AB. Redovisningen inkluderar dotterbolagen Västervik Miljö & Energi AB, Västervik Kraft Elnät AB, Västerviks Bostads AB och TjustFastigheter AB. Månadsrapporten visar respektive bolags resultat för perioden, samt eventuell avvikelse mot budget. Vid eventuell prognostiserad avvikelse mot budget har respektive bolag lämnat redogörelse för avvikelsen. Kommunstyrelsens förvaltning redovisar i skrivelse 15 februari 2016 månadsrapport för Västerviks Kommuns Förvaltnings AB med dotterbolag januari Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna informationen om månadsrapport för Västerviks Kommuns Förvaltnings AB med dotterbolag per januari Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. att bifalla kommunstyrelsens förvaltnings förslag. Expedieras till Tomas Ogebrink, ledningskontoret

13 Kommunstyrelsen 13 (21) Ks 44 Verksamhetsberättelse 2015 för kommunstyrelsens verksamhet Dnr 2015/ Som en del av uppföljningen gör varje nämnd en verksamhetsberättelse som följer upp mål, uppdrag och ekonomi. Delar av verksamhetsberättelsen ligger till grund för innehållet i kommunens årsredovisning. Kommunstyrelsens förvaltning lämnar i skrivelse 15 februari 2016 förslag till verksamhetsberättelse 2015 för kommunstyrelsens förvaltning. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna verksamhetsberättelse 2015 för kommunstyrelsens förvaltning med en positiv avvikelse på 5,5 mnkr i förhållande till budget för Yrkanden Mariann Gustafsson (V) med bifall av ordföranden yrkar att verksamhetsberättelsen kompletteras med vad Västervik Framåt AB utför för uppdrag åt kommunen. Ordföranden finner att kommunstyrelsen bifallit yrkandet. att godkänna verksamhetsberättelse 2015 för kommunstyrelsens förvaltning med en positiv avvikelse på 5,5 mnkr i förhållande till budget för 2015, samt att verksamhetsberättelsen kompletteras med vad Västervik Framåt AB utför för uppdrag åt kommunen. Expedieras till Carl-Magnus Mårheden, förvaltningschef Anton Wetorp, ledningskontoret

14 Kommunstyrelsen 14 (21) Ks 45 Konstsnöanläggning i Gamleby svar på återremiss Dnr 2015/ En projektgrupp inom Gamleby Orienteringsklubb har tagit fram ett förslag till konstsnöanläggning i Gamleby. Enligt kommunstyrelsens förvaltnings skrivelse 21 oktober 2015 skulle en anläggning i Gamleby kunna betjäna hela kommunen, grannkommunerna och utnyttjas av människor i alla åldrar. Längdskidåkning är bra för folkhälsan och en motionsform som är lämplig för såväl barn, ungdomar och äldre. En konstsnöanläggning kan också utnyttjas av skolan. Kommunstyrelsen beslutade , 331 att återremittera ärendet till kommunstyrelsens förvaltning med uppdrag att undersöka möjligheten att minska kostnaden, exempelvis genom att efterhöra med föreningen om belysning är nödvändigt, samtatt undersöka möjligheterna för andra föreningar att nyttja anläggningen och om anläggningen kan nyttjas på andra platser i kommunen. I skrivelse 12 februari 2016 redovisar kommunstyrelsens förvaltning svar på uppdragen i återremissen. Av skrivelse framgår bl.a. att belysningen är viktigt för alla åldrar när det gäller tillgängligheten och inte minst tryggheten att vistas på anläggningen under den mörka delen av året. Sparbanksstiftelsens bidrag om 925,0 tkr är villkorat av att belysning genomförs på anläggningen. Överlag är tillfrågade föreningar positiva till denna satsning och menar att projektet skapar bättre förutsättningar för skidåkning i kommunen. Västerviks kommun föreslås bidra med 1,5 mnkr ur kommunstyrelsens investeringsanslag för Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att ur kommunstyrelsens investeringsanslag för 2016 anvisa 1,5 mnkr för rubricerad investering. Yrkanden Ordföranden med bifall av Harald Hjalmarsson (M) yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. att bifalla kommunstyrelsens förvaltnings förslag. Expedieras till: Anders Östlund, enheten för samhällsbyggnad Anton Wetorp, ledningskontoret

15 Kommunstyrelsen 15 (21) Ks 46 Nya omklädningsrum på Bökensveds idrottsanläggning hyresavtal Dnr 2016/ Med anledning av ökad aktivitet på Bökensved har det uppkommit en brist på omklädningsrum i anslutning till konstgräsplanen. I tjänsteskrivelse 12 februari 2016 skriver kommunstyrelsens förvaltning att en ny omklädningsbyggnad är nödvändig att säkerställa framtida idrottsverksamhet på Bökensveds Idrottsplats Västerviks Bostads AB anger att det finns stora samordningsvinster med tillbyggnaden av omklädningsrummen i samverkan med ACTIC:s utbyggnad på Bökensved. I Västerviks Bostads ABs programhandling för Bökensved 1, Västervik framkommer bl.a. att den nya omklädningsbyggnaden motsvarar 213 kvm och beräknas färdigställas under december Årshyran för den nya tillbyggnaden beräknas till kr exkl. mervärdesskatt och hyreskontraktstiden är på 15 år. Finansiering för den uppkomna hyran finns upptagen och beslutad i kommunstyrelsens budget och driftredovisning för 2016 och i framtida planerade driftkostnader. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna beställning av ny omklädningsbyggnad till Bökensveds Idrottsplats, samt att uppdra åt kommunstyrelsen att teckna hyresavtal för ny omklädningsbyggnad på 15 år inom beslutad budgetram. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att godkänna beställning av ny omklädningsbyggnad till Bökensveds Idrottsplats, samt att uppdra åt kommunstyrelsen att teckna hyresavtal för ny omklädningsbyggnad på 15 år inom beslutad budgetram. Expedieras till: Kommunfullmäktige

16 Kommunstyrelsen 16 (21) Ks 47 Instiftande av stipendium Årets ideella samhällsutvecklare Dnr 2016/ Samhällsutveckling sker till stor del på ideell bas, av föreningar och personer som engagerar sig i sin bygds utveckling. Det finns ett stort värde i att uppmärksamma dessa lokala ledare och organisationer. Av den anledningen föreslår kommunstyrelsens förvaltning i tjänsteskrivelse 5 februari 2016 att det instiftas ett stipendium till den person eller organisation som bidragit till utveckling av samhället. Västerviks kommun delar idag ut stipendium till bland annat föreningsledare och kulturgärningar. Stadgarna föreslås bli liknande dessa och föreslaget är att det delas ut i samband med de övriga stipendierna, som 2016 kommer att ske på nationaldagen. I och med att Västerviks kommun fick utmärkelsen årets kommun av Hela Sverige ska leva så fick kommunen kr. Kostnaden för det första stipendiet tas från prissumman, och följande år från befintlig budget för enheten för samhällsbyggnad. Summan för stipendiet föreslås bli samma som prissumman från Hela Sverige ska leva, det vill säga kr. Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att införa ett stipendium till årets ideella samhällsutvecklare. Yrkanden Ordföranden med bifall av Dan Nilsson (S) yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. att bifalla kommunstyrelsens förvaltnings förslag. Expedieras till: Lotti Jilsmo, enheten för samhällsbyggnad

17 Kommunstyrelsen 17 (21) Ks 48 Prolongering av Huvudöverenskommelse om lön och allmänna anställningsvillkor m.m (HÖK 11) med OFRs förbundsområde Hälso- och sjukvård Dnr 2016/ Sveriges kommuner och landsting, SKL, har prolongerat Huvudöverenskommelse om lön- och anställningsvillkor med OFRs förbundsområde Hälso- och sjukvård. SKL rekommenderar arbetsgivarna (Cirkulär 16:4) att besluta om att tillföra gällande kollektivavtal om lön och allmänna anställningsvillkor m.m. HÖK 11 de ändringar som de centrala parterna enats om i den träffade överenskommelsen 28 december Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att avtalet HÖK 11 tillförs de ändringar som de centrala parterna enats om i den träffade överenskommelsen 28 december Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. att bifalla kommunstyrelsens förvaltnings förslag. Expedieras till: Carina Magnusson, ledningskontoret

18 Kommunstyrelsen 18 (21) Ks 49 Ny organisation för HR/kommunikation information Dnr 2016/ Under 2015 och 2016 har ett omfattande arbete i syfte att stärka HR och kommunikation pågått i kommunen. Arbetet har resulterat i ett förslag på nytt arbetssätt för HR/kommunikation samt en ny idéskiss för organisation. Detta redovisas i tjänsteskrivelse 11 februari Skissen har presenterats för kommundirektören, koncernledningen, samtliga chefer inom socialförvaltningen och barn- och utbildningsförvaltningen samt ledningsgruppen för kommunstyrelsens förvaltning och alla inbjudits till dialog om den. Gensvaret för den föreslagna nya organisationen är mycket positivt. Det finns stora möjligheter för Västerviks kommun att bli en mycket attraktiv arbetsgivare genom att bland annat höja HR och kommunikationsperspektivet i organisationen. På samma sätt kan Västerviks kommun bli en än mer trovärdig offentlig kommun. Organisationen och arbetssättet börjar nu successivt att implementeras med målet om att vara fullt implementerat 31 december Kommunstyrelsens förvaltning föreslår kommunstyrelsen besluta att godkänna informationen om ny organisation för HR/kommunikation. Yrkande Ordföranden yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings förslag och finner att kommunstyrelsen har bifallit yrkandet. att bifalla kommunstyrelsens förvaltnings förslag. Expedieras till: Richard Mårtensson, ledningskontoret

19 Kommunstyrelsen 19 (21) Ks 50 Motion om policy för besvarande av post yttrande Dnr 2015/ Mariann Gustafsson (V) har 19 oktober 2015 väckt en motion om policy för besvarande av post till kommunen. Motionären yrkar att en policy för all kommunikation med medborgarna upprättas. Kommunstyrelsens förvaltning lämnar 8 februari 2016 ett förslag till yttrande. Västerviks kommun har inte har en policy för besvarande av all post. Kommunen har dock serviceskyldigheten i förvaltningslagen att förhålla sig till, som säger att frågor från enskild skall besvaras så fort som möjligt. När det gäller e-post är det relativt enkelt, såsom också har skett i kommunens riktlinjer, att bestämma att någon form av svar ska lämnas inom två dagar. Att tvådagarskravet ska gälla även för brev blir svårare. Administreringen av inkomna brev sker i flera steg och att införa en rutin som innebär att alla som skickar ett brev antingen ska få ett svar på brevet eller ett svar om när svar ska lämnas inom två dagar innebär en utökad administration, både för registratur och för handläggare. Det är dessutom i många fall svårt att ge ett klart besked om när ett svar kan lämnas. Västerviks kommun ska självklart följa förvaltningslagens serviceskyldighet, oavsett på vilket sätt allmänheten kontaktar kommunen. Det innebär att vi ska besvara samtliga frågor så snart som möjligt. Detta är dock inget som vi anser bör regleras ytterligare i en policy. Förslag till beslut Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att avslå motionen om att införa en policy för all kommunikation med medborgarna. Yrkanden Ordföranden med bifall av Dan Nilsson (S) yrkar bifall till kommunstyrelsens förvaltnings Mariann Gustafsson (V) yrkar bifall till motionen. Ordföranden ställer yrkandena mot varandra och finner att kommunstyrelsen har bifallit sitt eget yrkande.

20 Kommunstyrelsen 20 (21) Ks 50 forts. Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att avslå motionen om att införa en policy för all kommunikation med medborgarna. Reservation Mariann Gustafsson (V) reserverar sig mot beslutet till förmån för eget yrkande. Expedieras till: Kommunfullmäktige

21 Kommunstyrelsen 21 (21) Ks 51 Rapporter Harald Hjalmarsson (M) rapporterar från Indelningskommitténs möte 11 februari 2016.