2015-11-12 544600 1(6) Er referens Madeleine Lundström Kopia till SP Certifiering Box 857 501 15 BORÅS Förenade Care AB Höjdrodergatan 19 212 39 Malmö Uppföljande revision, Vellinge, Höllviken, Malmö, Limhamn, Solna, Sollentuna och Klippan på Förenade Care AB, 2015-06-02--2015-11-12 Resultat Företagets framgång inom verksamhetsutveckling är ett resultat av en tydlig strategi och vision om vilket företag man önskar vara och utifrån det har man sedan gjort en strategisk plan som man följer systematiskt. Allt från en medarbetare som berättar om sina dagliga rutiner ute i en av företagets många verksamheter, till ledningsgenomgångar på övergripande nivå, genomsyras av en förståelse och tro på det egna systemet och medvetenheten kan anses vara generellt hög inom organisationen, varför det fungerar. Systematik är nyckelordet. Målresultat som speglar alla intressenters krav finns representerade i verksamhetsplanen och man redovisar även årligen ett kvalitetsbokslut där man lyfter fram hur året gått och vad företaget har gjort för att komma dit man är och även vart man vill i framtiden. Risker och möjligheter hanteras och bryts ner till konkreta mätbara målsättningar, kombinerat med aktiviteter i handlingsplaner som omfattar även mer abstrakta, mjuka värden och ytterligare två nyckelord framträder; intern kommunikation och utbildning/ kompetensutveckling. Dessa jobbar man mycket systematiskt med. Företaget utvärderar och analysera löpande under året men kokar mot periodens slut ner detta på ett kvalitativt sätt i ledningens bedömning som även denna period påvisar att verksamhetssystemets effektivitet är av stor vikt och att man också bedömer att det säkerställer just att både utveckling och förbättring samt även förvaltning av det som behövs sker. För verksamheten inom certifikatet som är upplagd enligt regler för multisite med sampling visar genomgång av underlag för alla enheter och styrning och ledning fungerar utmärkt effektivt för alla enheter. Underlag som visat detta är både ledningsprotokoll, internrevisonsprotokoll från alla enheter och dessutom uppföljning av dessa i Regionsmöten och på ledningsnivå varje månad. Bevis på att förbättringsarbetet ute i hela organisationen fungerar bra är att processen för kommunikation är mycket tydlig och dessutom följs upp kontinuerligt på både operativ och ledningsnivå, där orsaksanalyser och åtgärder kommuniceras och följs upp löpande. Även orter som löpande och även denna revisionen genomfört utökningsrevision ingår här. Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/förbättringsmöjligheter SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Postadress Besöksadress Tfn / Fax / E-post SP Box 857 501 15 Borås Västeråsen Brinellgatan 4 504 62 Borås 010-516 50 00 010-516 56 10 info@sp.se
2015-11-12 544600 2(6) Standard Större avvikelser Mindre avvikelser Förbättringsmöjligheter SS-EN ISO 9001:2008 1 2 SS-EN ISO 14001:2004 1 OHSAS 18001:2007 1 1 Totala antalet: 0 2 2 Användning av certifikat och certifieringsmärken har granskats i revisionen och visar att... Internrevisionen har skett genom dokumentgranskning av redovisande dokument från ej besökta orter, vilket stödjer bedömningen att ledningssystemet upprätthålls och är effektivt i sin helhet. Rekommendation och villkor När företaget genomfört korrigerande åtgärder för avvikelserna skall övertygande dokumentation redovisas för SP Certifiering. Redovisningen ska ske inom 6 månader, för den verksamhet som är ny; dvs. utökningsreviderad denna revision, dvs senast 2016-05-12. Redovisningen för tidigare reviderad verksamhets ska ske inom 6 veckor, dvs senast 2015-12-24. Revisionsledaren rekommenderar att certifikat enligt SS-EN ISO 9001:2008, SS-EN ISO 14001:2004 och OHSAS 18001:2007 kvarstår, under förutsättning att avvikelserna åtgärdas med godkänt resultat. Revisionsledaren rekommenderar att certifikat enligt SS-EN ISO 9001:2008, SS-EN ISO 14001:2004 och OHSAS 18001:2007 utökas med Rådan i Sollentuna och Väpnaren i Klippan när avvikelserna åtgärdas med godkänt resultat. Uppdragets omfattning Certifikat Certifikatsnamn Standard/Kravdokument Revision/Aktivitet 5446 Förenade Care AB SS-EN ISO 9001:2008 Uppföljande revision 5446 Förenade Care AB SS-EN ISO 9001:2008 Utökningsrevision 5446 M Förenade Care AB SS-EN ISO 14001:2004 Uppföljande revision 5446 M Förenade Care AB SS-EN ISO 14001:2004 Utökningsrevision 5446 O Förenade Care AB OHSAS 18001:2007 Uppföljande revision 5446 O Förenade Care AB OHSAS 18001:2007 Utökningsrevision
2015-11-12 544600 3(6) Revisions- /aktivitetsdatum Omfattning (dagar) Revisionslag 2015-06-02--2015-11-12 6,25 Sophia Engström (revisionsledare) Owe Rylander (revisor) Kerstin Ekebom Lindblom (mentor) Denna revision omfattar uppdraget enligt ovan. Revisionen har genomförts genom intervjuer med personal samt granskning av dokument. En revisorsdag innefattar förberedelser, revision, upprättande av rapport samt uppföljning av åtgärder mot eventuellt lämnade avvikelser. Revisionsplanen fastställdes vid det inledande mötet. Planen följdes under revisionen. Verksamheten på följande orter besöktes: Höllviken (Förenade Care AB, Postgårdens kök Videholms allé), Klippan (Förenade Care AB, Väpnaren, Torg gränd 8), Limhamn (Förenade Care AB, Victoria vårdboende, Lilla Högestensgatan 2), Malmö (Förenade Care AB, Höjdrodergatan 19), Malmö (Förenade Care AB, Segevångsgården, Kronetorpsgatan 45), Sollentuna (Förenade Care AB, Rådans äldreboende, Rådanvägen 27), Solna (Förenade Care AB, Björkgården, Råsundavägen 165), Vellinge (Förenade Care AB, Almgården, Länsmansgatan 1). Organisationen företräddes vid revisionen av bl.a. VD Christer Henriksson, Vice VD Siv Nordqvist, Vårdchef Kerstin Jönsson, Kvalitetschef Madeleine Lundström, Samordnande Kvalitetsansvarig Lisbeth Pettersson, Personalchef Robert Wikgren, Regionchef Ewa Lovén, Regionchef Eva Hermansson, Regionchef Birgitta Gyllensten, Verksamhetschef Veronica Ringsäter, Verksamhetschef Patrik Mill, t.f Verksamhetschef Maria Hanning, Verksamhetschef Gunilla Sjunner, Stf Verksamhetschef Ingela Berggren, Stf verksamhetschef/kvalitetsansvarig Christine Forss, Stf Verksamhetschef Maria Hellström, Kvalitetsansvarig Eva Sandbäck, Kvalitetsansvarig Jessica Anerland, Kvalitetsansvarig Linda Haraldsson, Arbetsterapeut Charlotte Lindberg, Leg Sjukgymnast Åsa Hasselquist, Sjuksköterska Rigmor Lindström, Sjuksköterska Anna Petersson Lundberg, Undersköterska Inkeri Väätänen, Undersköterska Eva Stenerdal, Undersköterska Haile Golteum, Undersköterska Zohreh Boroumandi, Undersköterska Cajsa Mårtensson, Undersköterska Gertrud Nilsson samt ett antal övriga medarbetare (Undersköterskor, Skyddsombud m.fl). Revisionsresultatet (inkl. avvikelser och förbättringsförslag) presenterades för företaget vid det avslutande mötet. Revisionsrapporten återfinns på era sidor på SP System. Några förändringar i företaget/organisationen, som bedöms påverka certifikatets omfattning, har inte konstaterats vid revisionen. Förändringar som påverkar inriktning på kommande revisioner kommenteras under resultat. Antal anställda är idag ca 4000 personer. Adress och verksamhetsuppgifter som finns inregistrerade på kundwebbplatsen SP System är korrekta. I planeringen av den fortsatta certifieringen skall särskild hänsyn skall tas till revision av skiftarbetande personal. Att rutiner tillämpas likvärdigt vid arbete på nattskift säkerställs genom granskning av interna revisioner och genom revision. Avlägsen verksamhet som kan revideras genom fjärrevision är vissa stödprocesser. Detta kan ske genom telefonintervju/ videokonferens.
2015-11-12 544600 4(6) Företagets verksamhet ingår i branscherna med IAF kod 38:2 Öppen hälso- och sjukvård. Företagets verksamhet (ingående i certifieringen) kan beskrivas enligt befintligt scope. Planering av kommande revision Nästa revision är preliminärt bokad till vecka 23 i juni och vecka 46 i november. Den föreslagna omfattningen för uppföljande revisioner med 6,25 dagar per år bedöms vara relevant. Första uppföljande revision sker normalt 6-9 månader efter certifieringsrevisionen. Besöksintervallet för uppföljande revisioner är därefter 6-12 månader. Vid fastställande av målmånad bör företagets önskemål om juni och november beaktas. Genomgång av den centrala administrationens underlag visar att hela organisationens (alla enheter) ledningssystem visar bevis på effektivitet. Underlagen stöder nuvarande beslutad omfattning, antal enheter som skall besökas, för uppföljande revisioner. Varje år skall minst 6 enheter besökas förutom huvudanläggningen. Aktuell förteckning över certifieringens omfattning med alla ingående enheter är överlämnad till SP Certifiering. Företagets rutin för utökning/förändring av ingående enheter innebär att de utökningar som görs under året skall redovisas till SP Certifiering för planering av utökning vid nästkommande externa revision. Avvikelser och förbättringsmöjligheter Uppföljning av avvikelser från föregående revision visar att dessa är tillfredsställande åtgärdade. AvvikelseId: SEn1 Klassning: Mindre Kravdokument: OHSAS 18001:2007, 4.3.1 Ort: Höllviken (Förenade Care AB, Postgårdens kök Videholms allé) Beskrivning: Observation: Det visade sig att vid revisionen att fel riskbedömningsdokument fanns i den pärm som visades. Uppdaterad version finns numer digitalt, men medarbetare visade en annan version. Detta är en avvikelse därför att: Dokumentstyrning generellt inte helt säkerställd och troligen också lite oklarhet kring var dessa dokument ska återfinnas.
2015-11-12 544600 5(6) AvvikelseId: ORy1 Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 5.1 Klassning: Mindre Ort: Sollentuna (Förenade Care AB, Rådans äldreboende, Rådanvägen 27) Beskrivning: Observation: Kontroll av temperatur avseende inlevererad mat från extern leverantör genomförs generellt sett bra. Dock hade en av avdelningarna vid Rådan missat att fylla i temperaturen vid några olika tillfällen. Detta är en avvikelse därför att: Brist i lagefterlevnad AvvikelseId: SEn2 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 5.5; SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.3; OHSAS 18001:2007, 4.4.3 Ort: Höllviken (Förenade Care AB, Postgårdens kök Videholms allé) Beskrivning: Observation: Det rekommenderas att man fastställer frekvensen på APT-möten efter verklighetens behov och följer detta därefter. AvvikelseId: SEn3 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 9001:2008, 6.3 Ort: Höllviken (Förenade Care AB, Postgårdens kök Videholms allé) Beskrivning: Observation: Det vore en fördel för medarbetare om de hade tillgång till det wifi som enligt uppgift finns i lokalerna, men som ägs av kommunen. Kommunen borde vara intresserad av att näringsidkare som har uppdrag åt kommunen arbetar på det mest effektiva sättet och hushåller med allmänna medel. Er certifiering är uppbyggd med hantering enligt "multisite" och med speciella regler vilka redovisas i SP INFOblad Multisite. Samtliga avvikelser från revisionen skall kommuniceras med övriga filialer. Resultatet av denna kommunikation skall framgå av de korrigerande åtgärderna. Sammanställning över antal avvikelser och förbättringsmöjligheter Standard: SS-EN ISO 9001:2008 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter 5.1 ORy1 1 5.5 SEn2 1 6.3 SEn3 1 Summa: 0 1 2
2015-11-12 544600 6(6) Standard: SS-EN ISO 14001:2004 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter 4.4.3 SEn2 1 Summa: 0 0 1 Standard: OHSAS 18001:2007 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter 4.3.1 SEn1 1 4.4.3 SEn2 1 Summa: 0 1 1 Övrigt Tack för en öppen, konstruktiv och inspirerande revision hos er! Information Denna rapport kommer att granskas av SP Certifiering, som kan meddela avvikande bedömning. Med er inloggning till kundwebbplatsen SP System, via Logga in på www.sp.se, har ni tillgång till revisions- och certifieringsinformation så som offerter, revisionsplaner, rapporter, certifikat, certifikatsbilagor, statistik m.m som gäller er certifiering. Där finns också certifikatsmärken och faktablad. Rapportering av eventuella avvikelsers korrigerande åtgärder görs där, på sidan "Revisioner". Offentlig information om certifikat finns på www.sp.se samt på www.certifiering.nu. SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Certifiering Signature_1 Sophia Engström