Protokoll Sammanträde med styrelsen för Nr 4-2014 Måndag 16 juni 2014, kl.18:00 O-CAMP, Svenljunga Naturbruksgymnasium Närvarande Ordförande Ledamöter Konsulent Kansli O-Ringen Roland Nilsson Agneta Berlin Morgan Bodin Fredrik Plumppu Johan Törnroth Björn Öberg Magnus Sundmark Bertil Åkesson Carina Olsson Maria Krafft Helgesson Frånvarande Ledamot Karin Johansson Innan mötet berättar lägerledningen för O-CAMP (Sofia Gumaelius, Emilia Henrysson och Martina Johansson) om årets läger som hålls på Svenljunga Naturbruksgymnasium. Ungefär 160 deltagare/klubbledare deltar under lägerveckan. De 19 O-CAMP-ledarna är indelade i grupperna ledning, träning, utmaning, aktivitet och spex. Maria Krafft Helgesson, generalsekreterare O-Ringen Borås 2015, berättar om arbetet inför nästa års största orienteringstävling. Maria pratar bland annat om etapperna och dess arenor som är under uppbyggnad (ritningsmässigt). O-Ringenstaden är också planerad med ungefär 3000 husvagnsplatser till förfogande. Under årets tävling i Skåne kommer det naturligtvis bli mycket marknadsföringen i montern med de tre ledorden nyfiken, stolt och lycklig. 1 Mötets öppnande Mötet öppnas av Roland kl.19:15. 2 Fastställande av dagordning att fastställa dagordningen. 3 Val av protokolljusterare att utse Fredrik till protokolljusterare. 1
4 Föregående protokoll Föregående mötesprotokoll läses igenom. att lägga föregående protokoll till handlingarna. 5 Utvecklingsarbete Västergötlands OF Styrelsen diskuterar fram ett förslag på nya arbetsgrupper för att diskutera och driva sakfrågor inom förbundet. Fetstil markerar sammankallande. Kommunikation Björn, Johan, Roland, Fredrik Bredd/förening Fredrika, Agneta, Morgan, Carina Ungdom Johan, Fredrika, Karin Junior Karin, Björn, Johan Arrangemang Morgan, Björn, Magnus Egna organisationen Agneta, Magnus Elit Fredrik, Bertil, Martin Larsson (Hestra IF) Mark/vilt/miljö Kansliet 6 Arvet Arbetsgången för arbetsgrupperna sker enligt följande: 1. Genomgång av målstegen, där målen ska utvärderas för att eventuellt revideras. Även nya mål kan läggas till. 2. Möten inom respektive grupp där handlingsplan med strategier för att nå de uppsatta målen ska tas fram. 3. Kontinuerlig koll på att handlingsplanen följs genom möten och dialog inom grupperna och vid behov mellan grupperna och på styrelsemöten. Arbetet inom arbetsgrupperna kommer att följas under kommande styrelsemöten. att utse de nya arbetsgrupperna enligt ovanstående indelning, med reservation för eventuella förändringar och tillägg. Magnus informerar att arbetet kring arvet från Gösta Erixons minnesfond för tillfället ligger på is och att styrelsen får invänta vidare besked under kommande möten. 2
7 Rapporter Ungdomskommittén Johan rapporterar att USM-truppen kommer ha sin nästa träff under en av kvällarna på O-Ringen i Skåne. Efter det väntar en veckas USM-läger utanför Köping vecka 32. Magnus rapporterar att det redan är över 30 ungdomar anmälda till nästa års konfirmationsläger men att maxtaket är satt till 25 deltagare. Magnus rapporterar även att det till åtets konfirmationsläger har införskaffats sponsorer som ordnar med mat. Det går att följa årets läger genom konfabloggen som ligger på förbundets hemsida. Tävlingskommittén Magnus redogör från senaste mötet med tävlingskommittén. Bland annat togs följande upp: Det är av högsta vikt att tävlingskartor skrivs ut med bra tryck, annars är det onödigt att föreningar lägger stora summor pengar på kartritningen. Västgötamodellen kommer att skrivas om så att det står att skuggningskartor gärna får skrivas ut i färg. Kvaliteten på tävlingen tros då öka mer än kostnaden för färgutskriften. Varför är våra kontrolldefinitioner (angivelser) inte i färg? Västergötland arrangerar Unionsmatchen nästa år, den 30-31 maj. Vänersborgs SK och OK Skogshjortarna är båda föreslagna som tänkbara arrangörer, men inget är bestämt ännu. Breddorientering i Västergötland Magnus informerar att OK Orinto har testat att ha trailklassen öppen 10 på tävlingar. Klassen innebär lång och lätt orientering och har varit ett positivt inslag under föreningens tävlingar, så det är ett tips för andra arrangörer. Magnus tipsar även om klassen öppen noll, som testats av IK Gandvik under Sommarlandssprinten. Klassen innebär att löparen får en karta med många kontroller på men inga färdiga banor. Orienteringen sker sedan som löparen själv önskar och avslutas med målstämpling. Magnus har i marknadsföringssyfte och på uppdrag av OK Orinto tagit fram sex affischer om orientering. Dessa kommer att finnas tillgängliga via förbundets hemsida. Kretstränare Bertil rapporterar att samtliga kretstränare kommer att ha möte i Skövde den 30 juni. Projektet kommer då att utvärderas, bland annat med hjälp av de deltagarenkäter som gått ut till alla aktiva deltagare. 3
8 Sammankomster Team Sportia League Magnus rapporterar att Team Sportia League flutit på bra under våren och att Team Sportia än så länge är nöjda med konceptet. Styrelsen konstaterar vikten av att till nästa år välja relativt stora tävlingar som deltävlingar. Personal/kansli Magnus meddelar att förbundet tyvärr inte får de ekonomiska medel av SOFT som behövs för att vidareanställa Bertil som konsulent. Styrelsen diskuterar fram en alternativ lösning där Bertils anställning sker via förbundets egna medel och nya bidrag söks från VIF och SOFT under 2015. att fortsätta anställa Bertil på 30 procent med hjälp av förbundets egna medel. Elitmiljö i Borås Bertil och Maria informerar styrelsen om arbetet med den planerade elitmiljön i Borås. Arbetet går bra och kontakten med Borås Högskola är god. Högskolan kommer att ordna en hemsida för information om elitmiljön och en informationsbroschyr kommer att delas ut under O-Ringen i Skåne. Planen är att elitmiljön ska kunna starta hösten 2015 och att projektet förhoppningsvis ska växa på sikt. VIF/SISU-träff om SDF-bidraget Agneta redogör för övriga i styrelsen från föregående möte med VIF/SISU. Från VOF var även Nina och Magnus närvarande. Tema DM-helgen att erbjuda smartphone-ol till löparna och åskådarna under DM-helgen den 13-14 september. att försöka boka in någon som kan föreläsa om elitmiljöer under styrelsens träff under DM-helgen i höst. Förslagsvis någon från Göteborg eller Linköping. Mötesplats SOFT att som årets Föreningsledarkonferens erbjuda en mötesplats med SOFT den 29 november. VOF ordnar en lokal men i övrigt står SOFT för projektet. Styrelsen ger Magnus i uppdrag att kontakta Maria Kraft Helgesson och ta reda på om vi kan vara på Borås Arena. 4
Utbildningshelgen 2015 Nästa års utbildningshelg arrangeras i Vara den 31 januari till 1 februari. Anneli Östberg är bokad som föreläsare. 9 Ekonomi 10 PR & Media Carina redogör för förbundets ekonomiska läge. Utbildningshelgen i år gick bra resultatmässigt. Näst på tur att faktureras är Unionsmatchen och efter det gör Carina även en avstämning med O-CAMP där tre olika förslag på ledararvoden har inkommit. att ledararvoden för O-CAMP ska utdelas enligt förslaget som summeras 40 800 kr. att godkänna den ekonomiska rapporten. Kommunikationsplan Magnus har påbörjat arbetet med kommunikationsplanen. Nyhetsbrev 330 personer har i dagsläget anmält sig till förbundets nyhetsbrev. Det är en ökning med elva personer sedan förra mötet. Tävlingsbilaga Tävlingsbilaga nr 2 är utskickad. Nya hemsidan Magnus har tagit fram ett prisförslag för annonsering via förbundets hemsida och det presenteras för styrelsen. att godkänna det presenterade prisförslaget för annonsering via hemsidan. Facebook 367 personer ingår i dagsläget i förbundets Facebook-grupp. Det är en ökning med fem personer sedan förra mötet. 5
Nya kanaler (Twitter/Instagram) 23 personer följer i dagsläget förbundets Twitterkonto. Det är en ökning med fem personer sedan förra mötet. Magnus uppmanar styrelsen (och övriga) att använda förbundets nya hashtag: #Västgötaorientering. VOF har ett nystartat Instagramkonto som i dagsläget följs av sex personer. 11 Skrivelser att behandla 12 Övriga frågor 13 Nästa möte SOFTs arbetsgrupper Styrelsen konstaterar att det är bra om personer från VOF deltar i SOFTs arbetsgrupper för att kunna vara med och påverka svensk orientering. Agneta hör sig för angående framtidsgruppen och Magnus hör sig för angående Marknad och Kommunikation. Övriga får fundera vidare. Tävlingsavgifter Magnus informerar att arrangörer för stora tävlingar får betala höga avgifter (34% på totala anmälningsavgiften) till SOFT/VOF. Styrelsen diskuterar om avgifterna är rimliga eller om ett nytt avgiftstak borde införas. Swish 14 Mötets avslutande Carina informerar att VOF numera accepterar inbetalningar via betalsystemet swish. Nästa styrelsemöte blir den 18 augusti i Gandviks stuga vid Flämsjön. Gemensam distanslöpning sker för de som vill kl.17:00. Magnus får i uppdrag att boka lokalen. Roland avslutar mötet kl.21:30. Vid protokollet Justeras Johan Törnroth Roland Nilsson Fredrik Plumppu 6