Core för alla TRÄFF 10. Nu kommer nya Tekis-Vabas Först färdiga Falköping och Göteborg. e- som i enkel Tekis-LV på export

Pålitlig och effektiv samhällsser vice TEKISNYTT Core för alla Nu kommer nya Tekis-Vabas Först färdiga Falköping och Göteborg e- som i enkel Tekis-LV på export TRÄFF 10 8-10 november nr 2-2010

Varför betala för ett hål i väggen när alla vet att det behövs två? TEKISNYTT nr 2-2010 - oktober Det är bara en fjärdedel kvar av 2010 och efterfrågan på e-tjänster ökar ute hos kommunerna. Många har också lagt ut en hel del e-tjänster till sina kommuninvånare. För att kunna bygga pålitlig och effektiv samhällsservice krävs dock att man tänker till när det gäller vad som förväntas av den e-tjänst som publiceras. Ska det bara vara en blankett-tjänst? Ska det vara en e-tjänst som ger effektivare lösningar även för verksamheten? Ska den kopplas till ett verksamhetsstöd och ge dubbel nytta? Dessa frågor har besvarats av flera av Tekis kunder som ser stora möjligheter att kunna möta de ökade kraven på tillgänglighet och öppenhet med smarta e-tjänster som levererar hela vägen in i verksamhetssystemen och förenklar både för medborgarna och handläggarna. I detta nummer av Tekis-Nytt kan du läsa både om Stockholms prisbelönade e-tjänst om värmepumpsansökan och Göteborgs möjligheter att utifrån Tekis-LTF utveckla ytterligare e-tjänster för medborgarna. Tekis bygger möjligheterna med färdiga web services till våra verksamhetssystem våra kunder kan enkelt bygga vidare på det som redan finns! 4 9 12 6 10 13 Samverkan och att leva i en Öppen Värld är det som driver och inspirerar Tekis framtida planer. Många av våra kunder väljer att gå ihop i förbund och våra lösningar möjliggör ett distribuerat användande. Flera stora Räddningstjänstförbund har satsat i Core nu senast Norrköping och Linköping som valt att gå ihop till Räddningstjänsten Östra Götaland, läs mer om det på nästa sida. Vi har via vårt samarbete med Essvision och EDB tagit fram en integration till de generella ärendehanteringssystemen Evolution och W3D3 och välkomnar ytterligare partners att använda det öppna gränssnittet från oss. Mycket arbete har lagts ner, tillsammans med våra kunder, på att färdigställa LTF-installationerna under våren för att kunna överföra alla trafikföreskrifter till RDT. Flera av våra kunder har i samband med det också gjort ett stort arbete för att strukturera och gå igenom alla sina trafikföreskrifter. De som har satsat och kommit i mål vittnar om att nu har man ett stöd som verkligen fungerar. Dessutom finns bra förutsättningar för att ge ännu bättre service till medborgarna och att kunna bygga fler e-tjänster. De flesta av Tekis kunder kom i mål inför dead line 30/6 men några finns kvar och vi måste nu ta gemensamma tag inför det framflyttade slutdatumet som är 31/12 i år. Vår stora aktivitet Tekis-Träffen närmar sig med stormsteg och temat för i år är densamma som vår vision; Pålitlig och effektiv samhällsservice. Vi har som vanligt ett fullspäckat program där vi försökt anpassa oss till tidigare års önskemål med fler temaseminarier och övergripande seminarier för de som vill veta lite om allt och inte är specifikt intresserade av just en produkt. Vi har byggt kompetenta lösningar för att skapa e-tjänster för ökad effektivitet som är ett stöd i de ökade kraven från olika hål(l) i samhället! Välkommen att inspireras tillsammans med oss på Träffen!!! 14 15 Innehåll Core för alla 3 Först färdiga, Göteborgs kommun 4 Falköpings kommun 5 Data till fler 7 e- som i enkel 8 Guldlänken 8 Öppet hus eller e-tjänst 8 Tidig e-tjänst 9 Support 10 Utbildning 11 Tekis-LV på export 12 Nya Tekis-VABAS 13 TEKISNYTT www.tekis.se Postadress Box 315, 731 27 Köping Besöksadress Scheelegatan 1, 731 30 Köping Telefon vx 0221-168 70 Fax 0221-168 74 Personlig e-post förnamn.efternamn@tekis.se Ansvarig utgivare Carin Andersson, VD 08-404 31 81 Redaktör Henrik Östman 021-10 54 53 Skribenter Maria Bergström Lena Johansson Åsa Jågas Ann-Charlotte Wiberg Tony Roms Malin Sundin Henrik Östman Produktion Kommunikationsbyrån adream info@adream.se Projektledning Art director Maria Bergström Jan Cermenius Upplaga 6 000 ex TEKIS AB är en av Sveriges största leverantör av systemlösningar för den kommunaltekniska marknaden. Upplands-Bro och Metria 13 Välkommen på användarträff 13 Tekis På plats 14 Produktnyheter 14-15 Vägmärken Längs gator och vägar i hela världen finns vägmärken. De har i någon form funnits i minst ett par tusen år. Föregångarna till dagens vägmärken var ofta märkningar för att de som tog sig fram till häst skulle hitta. Det kunde vara träd eller stenar som fungerade som vägvisning. Milstolpar av sten sattes upp för att markera vägen och avstånd. När bilarna kom i början på 1900-talet blev behovet av vägvisning allt större. 1916 tog KAK fram en triangel med en text under som förklarade märkets budskap. 1931 fastställdes en standard för hela Europa. Idag regleras vägmärken internationellt av FNs Konvention om vägmärken och signaler. Vägmärkena är i huvudsak likadana för att underlätta den internationella trafiken. På nya stolar 15 Marknadskalendern 10-11 15 Lösning på förra Sudoku 15 Han gjorde det igen 15

en kund Räddningstjänsten Linköping och Norrköpings brandförsvar slogs ihop till ett nytt gemensamt förbund med namnet kommunalförbundet Räddningstjänsten Östra Götaland i januari i år. Det var efter en förstudie 2008 som ett principbeslut fattades i de båda kommunstyrelserna om att inleda bildandet av det nya förbundet. En projektgrupp med representanter från både Linköping och Norrköping utsågs. Som alltid när två organisationer ska slås samman är det mycket som måste ses över och koordineras, bland annat allt som rör IT-verksamheten. Gemensamt system De två räddningstjänsterna hade sedan länge använt olika verksamhetssystem. Så att en av dem skulle få lov att byta system var självklart. En viktig fråga arbetsgruppen för IT-verksamheten ställde sig när det gällde valet av system var hur de såg på framtiden för respektive lösning. Bland annat togs faktorer som den egna kompetensen, leverantörens storlek och förmåga att utveckla programmet på lite längre sikt med i bedömningen. Efter en utvärdering beslutades att Tekis programvara CORE, som Norrköping använt under många år, skulle vara det nya förbundets verksamhetsstöd. - Så länge jag känner till har vi använt CORE och i systemet finns statistik från 1996 så det måste ha fungerat i bra många år. Linköping däremot hade ett annat system så för dem blev CORE något helt nytt, säger Jonas Andersson, projektledare inom IT-enheten i Norrköpings kommun. Utbildningssatsning Uppgraderingen av Norrköpings Core startade i mars. Då lades också nya funktioner till som övning, supportering och förebyggande. I april startade sedan arbetet med att installera Core i Linköping. Det fanns höga ambitioner om att kunna komma igång snabbt och en viktig del för att lyckas var att utbilda alla som skulle använda systemet. En utbildningssal ställdes i ordning i egna lokaler med plats för 16 deltagare där olika personalkategorier bokades in och utbildades i omgångar. Totalt var det ett 100-tal personer som fick gå olika långa kursmoduler beroende på hur de skulle komma att använda systemet. - De satsade hårt på att alla skulle få en chans att lära sig systemet och kunna jobba på rätt sätt från början. En massiv utbildningsinsats under fyra veckors tid där alla fick en chans att lära sig att hur de skulle hantera programmet, säger Kim Rehnfeldt som från Tekis sida ansvarade för utbildningens innehåll och genomförande. Initiala problem Efter själva installationen och konverteringen visade det sig att några kopplingar till servern inte fungerade som det var tänkt. I överföringen av de externa filerna från Linköpings system följde heller inte mapparna med. Alla externa filer kopplades som ett eget ärende och under det låg sen alla ärenden. Det gick att lösa även om det varit bättre att skapa ärendena och flytta över på ett annat sätt. - Många av de problem vi haft har, förutom att systemet inte fungerade helt och hållet till en början, varit att folk inte känt sig bekväma med det nya. Helt naturligt eftersom hälften av personalen aldrig arbetat i det systemet tidigare. Även om vi satsade hårt på utbildning hade vi kunnat ha ännu mer utbildning och träning, för det tar en stund att lära sig det nya. Något som också hade varit bra att ha är en övningsmodul där användarna kan skriva, ändra och trycka utan att vara rädda för att göra fel. Det hade gett dem en chans att öva och bli vana vid att använda det nya, säger Joar Hjertberg, brandingenjör och CORE-ansvarig. Processorganisation Sammanslagningen innebär också att förbundets arbete nu är organiserat i processer. Vardagsorganisationen består av en linjeorganisation där all personal har sin anställning och en chef som tillika är resursägare. Verksamhetens innehåll och utveckling styrs genom ett antal processer där varje huvudprocess har en ägare med ansvar för verksamhetsutvecklingen. Arbetet fungerar i en matris där processägarna ger besked om vad som behöver göras i form av ett uppdrag till resursägarna som fördelar arbetsuppgifterna till sina medarbetare. Alla har en formell chef men en persons kompetens kan användas inom olika processer. Uppdelningen av processägare och resursägare innebär att några kan fokusera på innehållet i verksamheten medan andra har personalens utveckling som huvuduppgift. - Vi är mitt uppe i processjobbandet med att lägga upp arbetet. Vår ambition är att se till att Core fungerar så att det stödjer processerna och inte begränsar dem, säger Joar Hjertberg. Core har varit i gång sedan före sommaren och några större tidsförskjutningar av projektet har inte behövt göras. - Nu arbetar vi praktiskt för att få alla bitar på plats. Nomenklaturfrågan var en av utmaningarna i början, när förbunden smälte ihop. Men det löste sig rätt smidigt tack vare god vilja från alla inblandade parter. Även om inkörningsproblemen är lösta blir den här typen av system aldrig riktigt färdiga och vi har fortfarande mer att göra bland annat med att koppla på GIS-systemet. Hela förändringsprocessen i och med sammanslagningen kom igång på ett bra sätt tack vare arbetet med Core. Tidigare inom Norrköpings Räddningstjänst fungerade förvaltningen av Core med en informell ostrukturerad organisation. Nu handlar det om och att gå över till en mer formell systemförvaltning inom förbundet som fungerar in i framtiden, säger Jonas Andersson Core för alla nr 2 2010 3

arbete Sedan den 1 juli i år finns en rikstäckande databas för trafikföreskrifter STFS, Svensk trafikförfattningssamling (www.stfs.se). Det är regeringen som givit Transportstyrelsen i uppdrag att upprätta en databas för landets alla trafikföreskrifter (RDT). Här ska både statliga och kommunala myndigheter, enskilda och tjänsteleverantörer ha tillgång till och information om vad som gäller avseende trafikföreskrifter i hela landet. Arbetet med att göra om och anpassa informationen, som idag finns i kommunernas databaser, till den nya databasen har pågått under ett antal år. Den 1 juli skulle alla lokala trafikföreskrifter (LTF) varit överförda och publicerade i RDT, ett datum som ändrats till 1 januari 2011, eftersom en hel del kommuner och länsstyrelser inte var klara. 80 Tekis-kunder levererade sina LTF;er före den 1 juli och bland de första att ladda upp informationen till Transportstyrelsen var Falköping och Göteborg. En stor och en lite mindre kommun som lyckats med allt vad det innebär att lägga in alla uppgifter så att informationen fungerar i den nya databasen. Tekisnytt besökte de båda kommunernas nyckelpersoner för att höra hur de gjort, om de stött på problem och vilka deras framgångsfaktorer varit. Vår utgångspunkt då var att göra det mer begripligt för folk. Allt vi gjorde var helt teoretiskt rätt men rätt obegripligt säger Hans Magnusson och Annie Bedö Göteborgs Stad Från Falköping tar det en dryg timme med tåget till Göteborg. I hjärtat av de äldre delarna av centrum, inte långt från Gustav Adolfsstatyn, ligger Trafikkontoret. Närmaste vägen från Centralen går rakt igenom köpcentret Nordstan. Här pågår kommersen för fullt. Det är människor och ljud överallt. Något lugnare blir det på andra sidan spårvagnsspåren längs de gamla smala gatorna som leder fram till kvarteret med kommunens lokaler. Den vänliga receptionisten tar emot, ringer och visar vägen i ett svep. Hissen går till femte våningen där Hans Magnusson, parkeringschef och LTF-ansvarig möter upp och med sitt nyckelkort släpper in oss i rätt korridor. Annie Bedö, från Gatubolaget är också på plats för att berätta om arbetet med kommunens LTF;er. 4 TEKISNYTT

framgång Initiativtagare - Idag är det självklart att använda en digital karta, men jag var med 1998 när vi tillsammans med Malmö och Stockholms kommuner tog upp tanken med Vägverket på att använda en karta och vägnätsanknyta de lokala trafikföreskrifterna Vår utgångspunkt då var att göra det mer begripligt för folk. Allt vi gjorde var helt teoretiskt rätt men rätt obegripligt. 99 % av allt var textbeskrivningar så en karta innebar något av en kulturrevolution, säger Hans Magnusson. I december 2005 skrevs de första föreskrifterna i Göteborg in i Tekis LTF-system. Från början användes ett egenutvecklat system som sedan konverterades över i Tekis-LTF. Den genomgång som nu gjorts i samband med arbetet för att få in alla uppgifter i RDT har inneburit att tidigare 8 000 föreskrifter minskats till 7 200. - Det beror på att vi hittat LTF;er som är inaktuella, bortglömda eller som inte gäller längre. Några har vi slagit ihop eftersom de kan skrivas i en föreskrift istället för två eller fler. Genomgången av alla LTF;er startade med en stor inventering där varje föreskrift har gåtts igenom. Från beslut, hur det ser ut i verkligheten till placeringen på kartan. Stadens parkeringsvakter har varit med och hjälpt till i processen för att allt ska stämma mellan verklighet och karta. Ytterligare en hjälp i arbetet har varit flygfoton och alla de olika kartskikt som kan tändas i LTF-systemet som till exempel skyltkartan med alla vägmärken. Ett team Trafikkontoret är en förvaltning med 120 personer organiserad direkt under kommunfullmäktige. Hans Magnusson är nestorn i gänget som arbetat med kommunens trafikarbete sedan 1970. - Jag var med och byggde upp Trafikkontoret när vi startade 1991. Sen dess har förvaltningen växt i takt med att trafiken ökat.han är en av åtta personer inom Trafik kontoret som är utbildade för att ta fram och skriva in föreskrifter. För att klara av den stora genomgången av alla LTF;er köptes tjänsten in från Gatubolaget. - Vi har fyra affärsområden och är cirka 370 personer, säger Annie Bedö, projektansvarig från Gatubolaget. - Vårt arbete har fungerat mycket bra. Allt har inte varit helt enkelt men vi har löst det. Tre till fyra personer har arbetat heltid med att under närmare fyra år hantera alla LTF;er. Den totala tiden som gått åt per LTF utifrån inventeringen har varit mellan 20 minuter och en timme. Vi har varit noga med att separera ansvaret och de olika funktionerna för att kunna ha bra rutiner för de olika rollerna. Det är jätteviktigt att veta vem som ska göra vad, särskilt när det blir fel. Det syns att bakom de orden finns mycket erfarenhet som bygger på att göra något ingen gjort förut. - En sak vi blivit duktiga på är att använda Tekis-LTF fullt ut. Vi har verkligen utnyttjat de olika funktionerna ofta genom att prova oss fram och avgöra vad som är bra och vilket sätt som fungerar bäst. Möjligheter och visioner Arbetet med kommunens LTF;er är en värld som i grund och botten är omgärdad av juridik och exakthet men som också praktiskt ska kunna användas av många olika samhällsfunktioner som polisen och räddningstjänsten. Inom Trafikkontoret finns en Kundtjänst som använder kommunens LTF-system varje dag dygnet runt. Dit kan allmänheten ringa och få information om de 6 000 parkeringsregleringar som finns, om halka, trafikhinder och annat som har med framkomligheten i kommunen att göra. Kundtjänsttelefonen är öppen både vardagar och helger tack vare åtta personer som arbetar två-skift. - Det som ligger i LTF-systemet måste vara förståeligt av alla som läser och ska använda informationen. När vi gjorde inventeringen på fältet var vi noggranna och ritade till skyltar som saknades, mätte och justerade så att vi hade full koll, det räcker inte med bilderna på Google Maps, säger Hans och ett nöjt leende sprider sig i hans ansikte. Den 14 juni började Göteborg överföringen till RDT. Några små problem dök upp i början som löstes och sen skickades några hundra LTF;er i taget typ för typ. Det var färdigt före midsommar. - Arbetet med RDT är bra för att det blir en rikslikare men egentligen är det bara en bisak när vi nu står i startgroparna för framtiden. Nu finns förutsättningarna för att dra nytta av jobbet som är gjort för att kunna ge ännu bättre service till medborgarna. Det finns oändliga möjligheter att hitta samhällsnyttiga lösningar. Ta till exempel MC-platserna där kan vi göra en app till mobilerna som visar var det går att parkera. Webbtjänster som varje natt känner av förändringar och sedan visar aktuellt läge.vi har nu skapat förutsättningarna för bra planering och för att kunna utveckla olika e-tjänster avslutar Hans Magnusson. Det stora framsteget kom 2008 med nya Tekis-LTF. Det blev en helt ny värld säger Annika Sivefält och Mikael Carp Falköpings kommun Promenaden från Falköpings järnvägsstation till Stadshuset tar knappt tio minuter. Ju längre bort från stationen desto tystare blir omgivningen. Efter ett par kvarter är det bara några bilar som passerar, ingen rusning, inga köer. Lugnet understryks än mer av den rofyllda vattenfontänen på en lummig grön gräsmatta framför den mörkröda tegelbyggnaden som är Stadshuset. Bredvid entrén pryds väggen av kommunens vapen. Innanför dörrarna, med receptionen till höger, möter ett hemtrevligt sorl av röster. Solen sipprar in genom taket i atriumgården där många av kommunens medarbetare nu samlats till förmiddagsfika i caféet. fortsättning nästa sida nr 2 2010 5

samarbete FÖRKORTNINGAR NVDB Nationella vägdatabasen RDT Rikstäckande databas för trafikföreskrifter LTF Lokala trafikföreskrifter Erfaren Annika Sivefäldt, gatuingenjör och kommunens trafikplanerare med ansvar för LTF (Lokala Trafikföreskrifter) möter oss. Hon bjuder på kaffe och Mikael Carp, samordnare för mät- och kartverksamheten ansluter. - Falköping är utsträckt på längden och har liksom två centrum; ett resecentrum och ett affärscentrum, säger Annika. Det är två kilometer emellan. Just nu sker en stor ombyggnation av resecentrum dit busstrafiken flyttas från stadskärnan.. Falköpings kommun är den till ytan största i Västra Götaland med 15 tätbebyggda områden. De tre största är Falköping, Stenstorp och Floby. Totalt bor det 31 400 personer i hela kommunen. Det märks att hon känner till Falköping väl och efter en liten stund framgår det varför. Annika Sivefäldt är född och har bott hela sitt liv i Falköping. Hon började sin bana inom kommunen 1987 som trafiknämndssekreterare för Gatu- och trafiknämnden. I det första protokollet hon skrev då finns också beslutet att hon skulle gå två kurser i trafiksäkerhet. Sedan dess har hon arbetat med trafikfrågor och trafiksäkerhet inom Tekniska nämnden. Ny värld År 2003 förändrades Annikas arbetsuppgifter till att också omfatta ansvaret för kommunens LTF. - Det var då vi köpte in och började använda TDPs LTF-Win. Men det stora framsteget kom 2008 med nya Tekis-LTF. Det blev en helt ny värld. Kartkopplingen har underlättat oerhört och att kunna skriva föreskrifter och se exakt hur de ser ut på kartan är en helt annan sak än att förklara bara med ord och siffror. Jag har hittat fel i det gamla systemet som inte märkts förut men som jag rättar allteftersom. Det har också varit flera detaljer som nu blivit oerhört mycket tydligare och lättare att se när de visas på kartan och inte bara som en beskrivning. Falköpings kommun har använt de färdiga mallarna vilka också gör att formuleringarna blir mer enhetliga. Ingen beskrivning var den andra lik tidigare eftersom det varierade beroende på vem som skrivit. I och med arbetet med att lägga in allt på kartan har kravet varit att se exakt var på gatan LTF;en gäller. Samarbete Ansvaret för kommunens kartverksamhet ligger hos Stadsbyggnadsavdelningen. - Vi använder oss av Tekis-LV där databasen med vägnätet finns, som i sin tur grundar sig på NVDB-nätet, säger Mikael Carp. Det är tack var att vi har ett bra samarbete mellan olika avdelningar där vi tipsar varandra när vi ser något som behöver korrigeras som allt fungerar så bra som det gör. Alla kommunens datasystem hanteras av IT-avdelningen. Där finns en ITtekniker som har ett speciellt ansvar för Samhällsbyggnadsförvaltningens system och även är kontaktperson gentemot Tekis. - När något ska uppdateras eller förändras går vi alltid igenom det tillsammans så att alla är informerade och vet vad som händer och när. Det gäller även andra saker, om någon ser något som inte verkar stämma tipsar vi alltid varandra så att eventuella felaktigheter och problem kan lösas så fort och smidigt som möjligt. Falköpings kommun använder AutoDesks MapGuide som finns i kommunens intranät. Arbetet med att digitalisera kommunens primärkarta startade redan i början av 1990-talet. Tack vare det har det gått snabbt att ta fram en bakgrundskarta till Tekis-LTF som Annika använder. - Det här innebär att vi också har en gedigen grund för andra samhällsfunktioner. En kommunal samhällsnytta som ger invånarna en fördel. - Tack vare Mikael och hans kollegor har vi väldigt bra kartor här i Falköping och det är jätteviktigt att kartmaterialet bakom fungerar i arbetet med LTF;erna, säger Annika. Lokalkännedom viktig Arbetet med att lägga in all information från Falköpings kommun för RDT har pågått sedan 2008 och hanterats av Annika. - Jag gick kursen i Tekis-LTF och sen satte jag igång arbetet på en gång efteråt. Jag började med alla gator på A och gick sen i alfabetisk ordning. Eftersom vi inte konverterat utan skrivit om allt på nytt så har det ibland varit svårt att få tiden att räcka till samtidigt som jag haft mina ordinarie arbetsuppgifter med olika trafiksäkerhetsåtgärder. Men det har varit en bra genomgång av alla LTF;er då vi samtidigt fått rensa och uppdatera allt som ändrats men inte tagits bort tidigare. Ett tjugotal ärenden har vi tagit upp i nämnden till nya beslut. Annikas lokalkännedom har varit mycket värdefull i arbetet. Hon har också fått assistans av en parkeringsvakt som arbetat i 30 år och som på plats har kollat skyltar och andra tveksamheter. - Så fort Tekis hade programmodulen färdig skickade vi datat. Visst var jag skeptisk till att det skulle fungera så smärtfritt men det blev rätt första gången. Cirka 475 LTF;er finns nu så att alla kan se dem i den nya vägdatabasen. Annika visar på skärmen hur det ser ut och hur enkelt det är att hantera systemet samtidigt som hon berättar att hon också informerat polis och räddningstjänst hur det går till att söka LTF i RDT. Tidigare var det en hel del administration runt informationen vid varje LTF-beslut. Nu när allt finns i RDT har den hanteringen minskat. En annan fördel är att upphävda beslut finns kvar i systemet som historik. Det går att se när det upphävdes och av vem. Kunna systemet På frågan vad Annika skulle gjort annorlunda om hon idag skulle börja arbetet med att lägga in LTF;erna för överföringen till RDT svarar hon: - Ingenting. Det handlar om att ha ledningen med sig och sen prioritera och jobba på. Det är viktigt att underlagen är bra och att kunna systemet innan man börjar lägga in data. Lokalkännedom är också viktigt och att inte dra sig för att åka ut och titta på plats om något är osäkert. Gissa går inte, allt måste bli helt rätt. 6 TEKISNYTT

iintegration Data till fler Mängder av data finns lagrat i kommunernas databaser. Data som ofta bara används av dem som har tillgång till en applikation som hanterar just de uppgifterna. Ett av de senaste stora investeringsområdena inom IT-branschen just nu är integration. Det är lösningen när många behöver komma åt samma data från olika håll. När verksamhetens processer måste kunna samarbeta med fler än bara de som jobbar inom samma avdelning. Tillgång för fler Tekis nya release av Tekis-ByggR, version 1.2 innehåller en modul som hanterar integration. Det är ett Generellt ärendehanteringssystem GÄHS som ger en organisationseffektivisering tack vare att fler, även de som inte använder Tekis-ByggR, kan komma åt bygglovsinformation. Modulen gör det möjligt att läsa data ur databasen och presentera informationen i ett annat program än Tekis-ByggR. - Vår produktavdelning såg ett behov utifrån sina kundkontakter att utveckla en modul som kan underlätta för andra inom kommunen än bara de som arbetar inom Stadsbyggnadsförvaltningen att få tillgång till informationen, säger Pär Gillander, Tekis IT- och utvecklingschef. Nu är det möjligt för alla nivåer i en kommun att följa olika ärenden som hanteras inom stadsbyggnadsförvaltningen utan att ha tillgång till systemet. Det kan gälla information i enstaka ärenden, status på olika ärenden eller sammanställningar som ska fungera som beslutsunderlag. Den stora fördelen är att många inom kommunen snabbt kan få en överblick över vad som är på gång inom bygglovsområdet. Nya funktioner Tekis-ByggR version 1.2 har även den tagits fram med hjälp av metoden Scrum som numera används i alla Tekis produktutvecklingsprojekt. Arbetet genomfördes av sex utvecklare under ett halvår. Ängelholms kommun är först ut med att installera den nya versionen inklusive integrationen till ett generellt ärendehanteringssystem. Förutom den modulen har version 1.2 nu stöd för SQLserver, stöd för e-post och en koppling till Mittbygge. - Den allra största förbättringen förutom möjligheterna med den generella ärendehanteringen är att remisshanteringen kraftigt förbättrats, säger Kerstin Norling, produktansvarig för Tekis- ByggR. Många kompetenser Tekis utvecklingsavdelning som tagit fram Tekis-ByggR version 1.2 arbetar ständigt med att förbättra och utifrån kundernas önskemål utveckla Tekis olika system. Avdelningen består av 24 personer med Pär Gillander som chef. Hans medarbetare är organiserade i fyra olika grupperingar. En arkitektgrupp med fem personer vars uppgift är att säkerställa att ta fram en bra och robust arkitektur i alla produkter. Sju stycken arbetar som Scrum Masters under en programchef. Inom utvecklingsavdelningen finns också tre personer som arbetar med Tekis interna IT-miljö. Resterande nio är utvecklare i olika projekt. Vid behov anlitar Tekis dessutom konsulter från olika samarbetspartners. Partnersamarbete Den nya versionen av Tekis-ByggR är ett sådant samarbete där konsulter varit med i utvecklingen av den nya versionens förbättringar. Även installationen genomförs tillsammans med de företag Tekis har tecknat samarbetsavtal med. De kunder som väljer att köpa den generella ärendehanteringsmodulen får i leveransen från Tekis en detaljerad dokumentation med format, information om databasen med mera. Arbetet med att anpassa de system som ska ta emot och presentera datat genomförs av något av de två företag som är samarbetspartners. Det innebär att kunden får en offert från Tekis på uppgraderingen och en från ett partnerföretag på hur integrationen ska presenteras. - Utvecklingen av den nya versionen inklusive modulen Gähs har fungerat bra och det är positivt att ha partners som är villiga att vara med och se till att integrationen blir bra och får en hög tillförlitlighet hos kunderna. Avgörande är att på ett effektivt sätt få till en installation som uppfyller förväntningarna på de nya funktionerna. För mig har det varit ett mycket inspirerande år på Tekis sedan jag började den 1 september 2009. Eftersom jag kom från Sony Ericsson är skillnaden stor. Här är det fantastiskt att driva ett förändrings- och utvecklingsarbete så snabbt. Något som är omöjligt i ett stort bolag. Det är också stor skillnad på mina medarbetares engagemang i projekten de arbetar med. Här brinner de för produkterna. Kopplingen mellan utvecklingsarbete och leverans är så tydligt vilket gör att alla har ett stort åtagande och är måna om att det som levereras blir bra. Jag tror det betyder oerhört mycket för allas motivation att ha nära till kunders återkoppling, säger Pär Gillander. Pär Gillander nr 2 2010 7

e-tjänst e- som i enkel Ett begrepp som allt fler känner till och använder sig av är e-tjänster. Första gången ett ord med e- började användas var 1997 när IBM-chefen Lou Gerstner presenterade det som grunden för elektronisk handel. Idag är Internet inte bara ett fenomen utan ett verktyg för många i vardagen. I Sverige tillsatte regeringen 2004 en utredning för att se över utvecklingen av e-tjänster inom offentlig sektor. Samtidigt definierades e-tjänster som tjänster som tagits fram och levereras med elektronisk kommunikation. Ska underlätta Ett viktigt kriterium för en e-tjänst är att den underlättar för användaren och samtidigt uppfyller verksamhetens behov på ett bra sätt. Oftast är en e-tjänst bara en del av en webbplats. Det som där syns för användaren kan se enkelt ut men en e-tjänsts effektivitet ligger i att det finns en bakomliggande ärendehantering eller en samverkan mellan flera offentliga organisationer. En e-tjänst ska vara säker för användaren genom att kräva lösenord, kod eller e-legitimation. Även om e-tjänsternas huvudsakliga kommunikation är elektronisk kan de förmedlas via andra kanaler som automatiska telefontjänster, e-post, chatt, videokonferens, bredbands-tv eller interaktiv tv. Sveriges e-förvaltning Under fem år arbetar e-delegationen som tillsattes av regeringen 2009 med att koordinera myndigheternas utvecklingsprojekt inom e-förvaltning. Delegationens uppgift är också att följa upp effekterna för privatpersoner, företagare och medarbetare. Målet som satts upp av regeringen för e-förvaltningen är Så enkelt som möjligt för så många som möjligt. Det vill säga Sverige ska ha en enkel, öppen, tillgänglig, effektiv och trygg e-förvaltning. Privatpersoner och företag ska stå i fokus och användarnas behov vara styrande för utvecklingen. E-delegationen har lagt ett antal förslag som regeringen ännu inte tagit ställning till. Ecos och Stockholms stads e-tjänst belönad I samband med konferensen Offentliga rummet delas varje år det prestigefyllda priset Guldlänken ut till den mest innovativa offentliga e-tjänsten. Årets pris gick till Stockholms stad för tjänsten Värmepump ansök om tillstånd. En e-tjänst i form av en dubbelriktad dialog mellan Ecos och den externa användaren som Stockholms Miljöförvaltning byggt i samarbete med Tekis. Komplext blir enkelt I juryns motivering betonades den kreativa och innovativa tjänsteutvecklingen samt den väl genomförda integrationen mellan olika system tillsammans med en genomtänkt utveckling av externa och interna processer. Bakgrunden till att e-tjänsten tagits fram är att antalet bergvärmeanläggningar växer snabbt och med det även antalet tillståndsärenden för de borrhål som krävs för anläggningarna. Tidigare innebar ärendena ett omfattande och komplext arbete som gjordes manuellt av alla inblandade parter som fastighetsägare, entreprenörer och förvaltning. I och med den nya e-tjänsten har information från flera system integrerats och hela processen har gjorts digital vilket ger stora fördelar för alla. Med värmepumptjänsten går det nu att via nätet både planera för borrhålet och ansöka om tillstånd. Informationen som behövs före och efter det att en ansökan registrerats finns också tillgänglig på samma ställe. Den sökande får veta hur det går till och vilka uppgifter som behövs för att kunna ansöka om tillstånd för en värmepump. Sen är det bara att göra ansökan direkt på webben. - e-tjänsten innebär verklig dubbelnytta för kommunen i och med att det förenklar för medborgaren att ansöka samtidigt som kommunen spar pengar genom att inte behöva mata in informationen igen från en blankett in i verksamhetssystemet, säger Christophe Poncin, produktansvarig för Ecos. Innovativa e-tjänster Guldlänken är en tävling som stimulerar e- förvaltningens utveckling genom att uppmärksamma och belöna de mest innovativa svenska e-tjänsterna i offentlig sektor för medborgare och företag. Tävlingen arrangeras av Vinnova, e-delegationen samt Sveriges Kommuner och Landsting. Priset delades i år ut för tolfte gången i samarbete med konferensen Offentliga rummet, en mötesplats för förtroendevalda, verksamhetsansvariga, verksamhetsutvecklare, informationsansvariga, IT-strateger och andra som driver på utvecklingen mot en mer transparent och tillgänglig förvaltning. Under konferensen presenterade finalisterna sina tjänster och vinnaren utsågs. De som premieras av juryn är de som på ett innovativt sätt visar att de försökt stödja användningen Öppet hus eller e-tjänst Han kommer med snabba steg med ett tjockt kuvert i handen. Det är Öppet hus i Västerås kommunhus foajé. Där sitter Stadsbyggnadskontorets personal för att svara på frågor om bygglov och hjälpa alla som vill ha sitt bygglov godkänt till midsommar. - Jag har ringt flera gånger utan att få svar så när jag såg att det går att komma hit och få hjälp tyckte jag det var lika bra att ta lunchen och åka hit, säger Tobias Johnson som tänkt bygga till huset under semestern. Han har en e-legitimation så om det hade gått hade han gärna sökt bygglov på nätet. På plats framför en av handläggarna står Kerstin Pilmo och Kjell Hed som just fått den hjälp de ville ha. De tycker däremot att det är lättare att komma hit och få prata med någon. - Vi är pensionärer så vi har tid även om vi har Internet och en hotmailadress känns det här bättre, säger Kerstin. Bygger eget Från och med i höst kan Västerås invånare använda sig av Bygglovguiden på kommunens webbsida och därifrån ansöka om bygglov. Västerås stad har utvecklat en egen tjänst där det går att göra bygg-, rivnings- och marklovansökan eller söka förhandsbesked. - Tjänsten är helt interaktiv och leder användaren genom processen så att det är enkelt att förstå vilka handlingar som behövs. Det fungerar inte som en blankett som ska fyllas i. Guiden ger mer vägledning till användaren som sedan kan följa sitt ärende och se var i processen det befinner sig, säger Stadsbyggnadsdirektör Lotta Lindstam. av e-tjänster genom att använda alla slags kanaler, tekniker och kommunikationssätt och dessutom prioriterar användarens olika situationer och behov. Utgångspunkten för arbetet med Guldlänken är att inspirera till en förbättring av offentlig sektors service till medborgare och företag. Utvecklingen av e-tjänsterna utgår från ett verksamhetsperspektiv kombinerat med användarnas behov. Guldlänken startades 1999 på initiativ av branschorganisationen Promise och dåvarande IT-kommissionen. 8 TEKISNYTT