ÅTGÄRDSPROGRAM FÖR GENOMFÖRANDE AV IT-STRATEGIN

ÅTGÄRDSPROGRAM FÖR GENOMFÖRANDE AV IT-STRATEGIN Sektorernas centrala mål och åtgärder under strategiperioden SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSSEKTORN Framtidsstrategin för social- och hälsovårdens informationsförvaltning påverkas väsentligt av hur de nationella och regionala utvecklingsprojekten för informationssystem avancerar. E-receptet, den nationella databasen för läkemedel, det patientdataarkivet, dataförvaltningsservicen och nättjänsten Mina uppgifter, som är öppen för alla medborgare, utgör nya offentliga tjänster för finländare. De här tjänsterna ingår i det nationella hälsoarkivets tjänster (s. k.kanta-tjänster). De bygger på lagstiftning och bildar en unik servicehelhet, som har blivit och blir stegvis tillgänglig för befolkningen, hälsovården och apoteken under perioden 2010 2016. På motsvarande sätt fortsätter utvecklingen av den nationella klientdatabanken för socialvården (KanSa) genom att social- och hälsovårdsministeriet inleder lagstiftningsarbetet under 2013. Enligt planerna ska KanSapilottestas från 2015. Kommunerna stöds i dessa sammanhang av THL:s (Institutet för hälsa och välfärd) enhet för operativ styrning av informationsadministrationen inom social- och hälsovården (OPER), som arbetar via sjukvårdsdistrikten. Huvudstadsregionens samarbete inom klient- och patientdataprojektet I huvudstadsregionen pågår ett brett upplagt utvecklingsarbete för att skapa ett gemensamt informationssystem för social- och hälsovården. Avsikten med projektet Apotti för skapande av ett gemensamt klient- och patientdatasystem är att utveckla socialvården, primärvården och den specialiserade sjukvården så att verksamheten blir enhetligare, säkrare, kvalitativt bättre och kostnadseffektivare. För att så ska ske behöver kommuninvånarna och de anställda ett klient- och patientdatasystem som bl. a. möjliggör bättre e-tjänster än de vi har idag, garanterar uppgifternas tillgänglighet i realtid oberoende av service- och vårdenhet samt stöder yrkespersonernas kompetens. Apotti är ett samarbetsprojekt. I projektet deltar Helsingfors, Vanda, Kyrkslätt, Kervo och Grankulla samt HNS. I och med att KL-Kuntahankinnat Oy kommit med kan också andra kommuner i HNS-området ansluta sig till projektet. Utvecklandet av ett gemensamt system spelar en avgörande roll när det gäller framtiden för Grankulla stads datasystem för social- och hälsovården. Anskaffningen och införandet av det enhetliga informationssystemet för vårdsektorn uppskattas dock ta ytterligare 4 5 år, och först efter det är övergången möjlig.social- och hälsovården i Grankulla fortsätter under strategiperioden att också använda sina nuvarande system, som vidareutvecklas till de delar som det är ekonomiskt och ur verksamhetssynpunkt förnuftigt. I Grankulla används Mediatri inom hälsovården och Effica inom mun- och tandvården samt socialvården. I samarbete med HSR-kommunerna genomförs också flera nationella och regionala projekt för e-tjänster, och man deltar även i arbetet för övergripande arkitektur inom den egna sektorn enligt lagen om informationsförvaltning. Informationsproduktionen stöder ledarskapet och verksamhetsplaneringen. En enhetlig riksomfattande informationsproduktion gör det möjligt att jämföra verksamheterna i olika kommuner. Inom ramen för uppföljningen av verksamhetens genomslagskraft fortsätter man att utveckla bedömningen av konsekvenser för människan. En elektronisk välfärdsrapport är i bruk i Grankulla. Inom äldreomsorgen försöker man genom utveckling av datatekniken förbättra de äldres trygghet i vardagen med hjälp av t. ex. Välfärds-TV, trygghetsarmband, demenslarm, system för klientkallelse och annan säkerhetsteknik i enlighet med den äldrepolitiska strategin, arbetsgruppen Ikähoivas rapport och

kvalitetsrekommendationerna. Mobilsystemen i hemvården byggs upp och länkningen/förbindelserna mellan äldreomsorgens olika enheter ordnas enligt kvalitetsrekommendationerna. Datasäkerhetsfrågorna är synnerligen viktiga i social- och hälsovården. För sektorn bör utarbetas ett datasäkerhetsprogram och inom enheterna bör utses ansvarspersoner för datasäkerhet och dataskydd. Dataadministrationens expertinsatser inom sektorn bör ökas så att de svarar mot de alltmer omfattande programhelheterna. Staden deltar i anskaffningen av informationssystemet Apotti genom att medverka i projektets styr- och utvecklingsgrupper. Primärhälsovårdens och socialväsendets behov lyfts fram för att trygga funktionerna i dessa delområden i samband med den planerade anskaffningen. Som ett inslag i arbetet för en övergripande arkitektur i huvudstadsregionen utvecklar vi våra egna verksamhetsprocesser mot större kompatibilitet. Implementeringen av KanTa (och KanSa) fortsätter enligt det nationella tidsschemat. E-tjänsterna utvecklas som en del av HSR-samarbetet (servicesedlar, elektroniska ansökningar) Vidareutveckling och mer omfattande bruk av Mediatri och Effica Förbättrande av de äldres trygghet i vardagen med hjälp av IT-utrustning och införande av mobilsystem i hemvården under strategiperioden Utveckling av social- och hälsovårdspersonalens kunnande i fråga om datateknik och datasystem Tryggande av datasäkerheten:ett datasäkerhetsprogram utarbetas; ansvarspersoner för datasäkerhet och dataskydd utses BILDNINGSSEKTORN Mål 2016 Bildningssektorn är en föregångare och uppskattad aktör när det gäller användning av informations- och kommunikationsteknik. Det sker inlärning överallt, och datasystemen bör utgöra en naturlig ingrediens i dagens offentliga miljöer. Hela staden utgör kommuninvånarnas upplevelsemiljö och elevernas inlärningsmiljö. En mångsidig och tidsenlig informations- och kommunikationsteknisk utrustning i skolorna är en jämlikhetsfråga. Den pågående läroplans- och studentexamensreformen förutsätter att varje elev garanteras möjlighet att mångsidigt utnyttja informations- och kommunikationsteknik i sin inlärning. Bildningssektorn vill iaktta principerna för en hållbar utveckling i sin verksamhet. Bildningssektorn är en föregångare i att skapa samarbete och delar aktivt med sig av sina erfarenheter både inom och utanför kommunen. De pedagogiska miljöerna och informationssystemen tjänar skolornas

centrala uppgifter: stödet för växande och lärande samt arbetet för välbefinnande och delaktighet. Av den digitala arbetsmiljön förväntas att de tjänster som erbjuds användarna är lätta att använda, funktionssäkra och trygga och att de svarar mot skolornas behov och målen i läroplanerna. Kultur- och fritidsväsendet utvecklar utbudet på e-tjänster för att servicen ska vara så lättillgänglig som möjligt för kommuninvånarna. Medborgarinstitutet förebygger digital marginalisering genom att erbjuda datateknisk utbildning som svarar mot kundernas behov. Kulturtjänsterna håller sina e-tjänster på minst samma nivå med den övriga huvudstadsregionen. Det stöd och den utbildning som erbjuds personalen svarar mot sektorernas behov och mål. Målet är att undervisningspersonalen klarar av att pedagogiskt tillämpa informations- och kommunikationstekniken. En del av personalen har också förutsättningar att utbilda andra lärare och att skapa samarbetsnät med utomstående aktörer. Verksamhetsmiljön idag Finska skolförvaltningen administrerar själv sina datasystem och köper de tjänster den behöver av serviceproducenter. Aktuella frågor i verksamheten har skrivits in som mål i alla skolors läsårsplaner. Skolförvaltningen har dessutom gjort upp en egen informations- och kommunikationsstrategi för strategiperioden. http://tinyurl. com/tvt2012-2015. Datasystemens funktion baserar sig på en nät- och servercentrerad struktur, öppen källkod samt öppna standarder och gränssnitt mellan systemen. Skolorna har öppet trådlöst nät. De nätbaserade tjänster som skolan behöver fungerar i huvudsak enligt principen om en enda inloggning och är koncentrerade till en virtuell maskinsal i molnet, där service erbjuds över internet. Eleverna har möjlighet att ansluta sig till arbetsmiljön via både skolans och egna datorer. I varje klassrum finns en videokanon, en dator och högtalare. Gymnasierna har tillgång till dokumentkameror, och interaktiva vita tavlor testas. Svenska skolförvaltningens datanät och utrustning administreras och underhålls av stadens ITadministration. Skolornas nätmiljö är MS-baserad och undervisningslokalerna är försedda med datorer, dokumentkameror och projektorer. Skolorna har trådlöst nät. Interaktiva tavlor används särskilt i de lägre årskurserna. Gymnasiet arrangerar distanskurser i samarbete med andra svenska gymnasier. Undervisningsplattformen Fronter används i alla årskurser. Lärarnas fortbildning utvecklas i samråd med grannkommunerna. Alla skolor i Grankulla testar som bäst olika typer av pekplattor och bärbara datorer. Utvecklingsarbetet har finansierats med bl. a. medel som Utbildningsstyrelsen beviljar för utveckling av inlärningsmiljöerna. De nya elever som inleder sina gymnasiestudier hösten 2013 kommer att vara de första som deltar i elektroniska studentskrivningar. Gymnasierna förbereder sig tillsammans för detta redan nu. Första årets studerande vid Kauniaistenlukio har fått personliga pekplattor.

Varje elev bör garanteras möjlighet att mångsidigt utnyttja informations- och kommunikationsteknik i sin inlärning. I detta syfte engageras skolorna i en utredning om olika informations- och kommunikationstekniska lösningars kostnadseffektivitet och funktionalitet i undervisningen. Även tillgången på informationsteknik (elever/apparat i varje skola) utreds, och likaså lärarnas ITkompetens samt behoven av informations- och kommunikationsteknik inom småbarnsfostran. Utifrån utredningarna planeras och verkställs sedan nödvändiga åtgärder. Tillgången på IT-pedagogiskt stöd och IT-fortbildning garanteras efter behov vid alla enheter inom bildningssektorn. Erfarenheter och insikter delas aktivt mellan enheterna och regionens kommuner. De trådlösa nätverken i fastigheterna utvecklas för att bemöta de behov som den ökade användningen ger upphov till. Skolorna förbereder sig för införandet av elektroniska studentprov 2016. Personliga arbetsredskap utgör ett mål i den grundläggande utbildningen och garanteras för gymnasiestuderande senast 2016. Den pedagogiska användningen av e-bokläsare och e-böcker bör undersökas och utvecklas. Kultur- och fritidstjänsterna deltar i gemensamma it-lösningar med andra kommuner. Användningen av sociala medier och webbsidor i kommunikationen utvecklas. Mobila tjänster utvecklas och molntjänster tas i bruk. Kommuninvånarnas behov när det gäller utrustning, program och handledning utreds regelbundet genom kundenkäter. E-tjänsterna utvecklas (bl. a. idrottsbyråns anmälningssystem). Bibliotekets urval av e-böcker utökas. Utvecklingen av nätmuseet fortsätter. SAMHÄLLSTEKNISKA SEKTORN Mål Samhällstekniska sektorns centrala mål i fråga om IT-funktionerna är att göra sektorns gemensamma geografiska informationssystem Tekla GIS, som alla resultatområden inom samhällstekniken använder sig av, mer täckande och att förbättra dess funktion. Tekla GIS används i arbetsstationsversion för editering av kartor och register och i serverversion för visning och utskrift. Därtill har man som en komponent i Tekla GIS lanserat en internetkarttjänst för invånarnas behov; den består av en guidekarta, en fastighetskarta, en flygbild och en aktuell detaljplan inklusive bestämmelser. EU:s INSPIRE-direktiv, som siktar på att effektivisera användningen av geografiskt informationsmaterial, öka samarbetet mellan myndigheterna och åstadkomma mångsidig service för medborgare, förpliktar kommunerna att under de närmaste åren producera metadata (beskrivningar och definitioner) för den geografiska information som omfattas av INSPIRE samt läs- och nedladdningstjänster och via Lantmäteriverket också uppföljningsinformation om användningen av materialet. I och med direktivet kommer många geografiska informationsmaterial att bli tillgängliga i enhetlig form i alla EU-länder före 2019. Med tanke på verkställandet av INSPIRE-direktivet har samhällstekniken redan producerat metadata för de geografiska datamängderna, och avsikten är att i följande fas som s. k. gränssnittservice ta fram visningstjänster och senare nedladdningstjänster. Vid genomförandet av servicen stöder man sig på

projektet KommunGML, som genomdrivits av Kommunförbundet tillsammans med leverantörer av geodatasystem och som definierar standardgränssnitten. Samhällstekniken har som ambition att i enlighet med hela stadens målsättning öka möjligheterna till elektronisk kommunikation i sina tjänster. Då kan kommuninvånarna uträtta sina ärenden vid tidpunkter som de själva väljer och som bäst passar dem. I praktiken innebär detta ofta att man till att börja med tar i bruk elektroniska blanketter. Samtidigt bör man dock granska ändamålsenligheten i hela processen och överväga vilka ärenden som ska helt eller delvis skötas elektroniskt. Vid skapandet av e-tjänster inom samhällstekniken bör man utnyttja resultaten av Projektet Elektroniska tjänster för den byggda miljön i kommunerna (KRYSP), som genomförts som uppföljningsprojekt efter KommunGML. KRYSP-projektet gör det möjligt att ta i bruk följande webbläsarbaserade e-tjänster som integrerats med Tekla GIS: Kartbaserat responssystem Elektronisk skötsel av ärenden som gäller bygglov, åtgärdstillstånd och undantagsbeslut under hela byggprojektet Ansökan om miljö-, förläggnings- och grävtillstånd samt tillstånd som gäller allmänna områden Vid övergången till elektronisk arkivering bör staden försäkra sig om att det är möjligt att skapa ett sådant gränssnitt mellan det system som skaffas och samhällsteknikens geodatasystem att programmen kan kommunicera med varandra. Då kan man utnyttja användargränssnittet för kartor vid arkivering av sådana dokument som har anknytning till ett objekt på kartan. Sådana dokument är exempelvis byggnadsritningar. Deodatasystemet utvidgas genom anskaffning av gatuvyprogrammetblomstreet och de gatuvybeskrivningar som det kräver. Programmet integreras med Tekla GIS och WebMap. Visnings- och nedladdningstjänster för geografisk information byggs upp som gränssnittstjänster i enlighet med INSPIRE-direktivet. Kartläggningen av stadens underjordiska ledningar och inmatandet av dem i geodatasystemet fortsätter. Målet är hundraprocentig täckning. Staden gör sig beredd att införa riksomfattande, bestående byggnadssignum och vidtar de åtgärder som krävs för detta. Staden gör sig beredd att vidta åtgärder som reformeringen av det riksomfattande systemet för fastighetssignum kräver. ALLMÄN FÖRVALTNING Mål 2016 Allmänna förvaltningen har satt upp följande mål för strategiperioden: - Stadens tjänster är tillgängliga för kommuninvånarna som flerkanalstjänster, och en smidig elektronisk skötsel av ärenden har möjliggjorts på bred basis i alla sektorer med hjälp av lättanvända applikationer och program.

- Kommuninvånarnas och stadens interaktiva påverkan via nätet har blivit ett vardagligt förfaringssätt som stöder beslutsfattandet och ökar invånarnas delaktighet. - Tack vare goda IT-kunskaper, bra tekniska arbetsredskap och en välutrustad arbetsmiljö har förvaltningen blivit smidigare och de administrativa processerna och kundservicen förbättrats ytterligare. - Ekonomiförvaltningens datasystem stöder bättre än hittills förutsägbarheten i stadens ekonomi och uppföljningen av den. - De anställda upplever att de i sitt arbete kan smidigt använda de datasystem och den datatekniska utrustning som de behöver. Utvecklingsobjekt i verksamheten Grankulla stad har redan nu i bruk flera e-tjänster, som stöder serviceprocesserna i olika sektorer. Allmänna förvaltningen har som mål att stödja och främja införandet av e-tjänster genom att i samråd med sektorerna utreda hur och med vilka e-tjänster serviceprocesserna kan effektiviseras och kundservicen förbättras. Avsikten med utvecklandet av e-tjänsterna är att skapa ett serviceutbud som fungerar via flera kanaler. För att e-tjänsterna ska vara effektiva och för att man ska få ut verklig nytta av systemen måste tjänsterna vara användarvänliga och avgiftsfria för användarna samt tillgängliga för invånare i bred skala. Ett absolut krav som ställs på e-tjänsterna är dessutom datasäkerhet. Vid sidan av webbaserade elektroniska tjänster är också olika mobiltjänster alltjämt mycket populära. Stadens övergång till ett mobiltelefonsystem under 2012 gör det möjligt att t. ex. utveckla stadens mobiltjänster (exempelvis information om behandlingen av bokningar och avbokningar eller ansökningar samt förmedling av beslut via sms). Med tanke på utvecklandet av informationen och invånardemokratin utvecklas goda, kundorienterade tjänster utgående från öppen och offentlig växelverkan. Öppenheten i förvaltningen främjas genom att man ger invånarna ökade möjligheter att delta och påverka via flera olika kanaler. Grankulla stad har redan idag ett rätt välutvecklat utbud av flerkanalstjänster som gör det möjligt att beakta invånarnas åsikter och synpunkter i det dagliga arbetet. Man kan till exempel lämna medborgarinitiativ och respons på stadens service både på traditionellt sätt (brev, direktkontakt mm. ) och via stadens webbplats. Dessutom finns det t. ex. inom gatuunderhållet ett responssystem som bygger på samhällstekniska sektorns digitala kartmaterial. Stadens information sköts via tryckta medier och stadens webbplats, och därtill använder man aktivt de sociala medierna (Facebook och Twitter). Allmänna förvaltningen strävar efter att utveckla användningen av de traditionella påverkansmöjligheterna och de existerande respons- och informationskanalerna så att möjligheterna att påverka ärenden under beredning och i beslutsfattandet ytterligare förbättras. För att uppnå detta mål utvecklar man bl. a. användningen av sociala medier, inte bara för information utan också vid hörandet av invånare så att det skapas en interaktiv kanal. Målet är att kommuninvånarna ska få en ny, lättillgänglig kanal för kommentering av ärenden i beslutsfattandet och under beredning. Staden följer också den regionala och nationella utvecklingen av olika kanaler för påverkan. Under strategiperioden satsar staden på att bättre än tidigare utnyttja informationsteknik i sina arbetsrutiner. Målet är ett med hjälp av goda IT-kunskaper, bra tekniska arbetsredskap och en välutrustad arbetsmiljö effektivisera förvaltningen, göra de administrativa processerna smidigare och förbättra kundservicen. En ur IT-synpunkt modern arbetsmiljö och utrustning gör det också möjligt att utveckla och effektivisera arbetsrutinerna. En effektiv förvaltning behöver möjligheter att arbeta också utanför den egentliga arbetsplatsen. Genom att skapa möjligheter till arbete som inte är bundet till en viss plats kan man möjliggöra flexibelt arbete (distansarbete), som i framtiden blir allt vanligare även inom den offentliga sektorn.

Hela personalens IT-kompetens utvecklas och upprätthålls genom att staden anvisar tillräckliga resurser för IT-utbildning. Det datatekniska kunnandet bland personalen i Grankulla utvecklas inom tre huvudområden: -IT-administrationens informationstekniska kompetens inom sitt verksamhetsområde, som ständigt utvidgas och utvecklas -De anställdas kunnande i utnyttjandet av informationsteknik i serviceproduktionen -De anställdas kunnande som användare av arbetsstationer, bastillämpningar och informationssystem. Möjligheterna till utökning av sektorernas e-tjänster kartläggs 2013 och utvidgningen av utbudet genomförs 2014 2015 Möjligheterna att i större omfattning än idag utnyttja mobiltjänster i stadens service utreds Staden utnyttjar den nya mediemiljön för främjande av delaktighet och påverkan och utvecklar möjligheten till interaktiv påverkan via nätet till stöd för beslutsfattandet samt en öppen förvaltningskultur (t. ex. invånarenkäter och åsiktsbarometrar, bättre möjligheter att kommentera ärenden under beredning mm. ) Förvaltningsprocesserna effektiviseras med hjälp av bättre system med större kompatibilitet genom att till exempel driva igenom följande projekt: -Övergång till elektroniskt mötesförfarande -Samordning och förenkling av processerna inom löne- och personaladministrationen (HR-arbetsbord) -Utveckling av rumsreserveringssystemet (integrerad fakturering) -Övergång till elektronisk arkivering En trådlös och mobil arbetsmiljö byggs upp Ekonomiförvaltningens system utvecklas så att de stöder den ekonomiska uppföljningen och framförhållningen Användningen av befintliga program i förvaltningsprocesserna effektiviseras (t. ex. effektivare användning av ärendehanteringssystemet) De anställdas IT-kunnande främjas genom att man aktivt erbjuder dem mångsidig utbildning.