1 (5) Inspektion av arkivvården vid Sjöfartsverket Riksarkivet (RA) inspekterade den 21 oktober 2010 arkivvården vid Sjöfartsverket (SjöV). Närvarande: Från Sjöfartsverket: Verksarkivarie Arkivarie Från RA: Agneta Mann, enhetschef, arkivarie SAMMANFATTNING Riksarkivet (RA) har besökt Sjöfartsverket (SjöV) för att inspektera arkivvården. Inspektionen var aviserad i förväg. Inspektionen föranleddes av att arkivredovisningen vid SjöV inspekterades 2004 och att de förelägganden som utdelades vid den inspektionen ännu inte är helt redovisade. FÖRELÄGGANDEN Följande åtgärder ska vidtas och redovisas till RA senast den 30 juni 2011. Strategi för bevarande av elektroniska handlingar ska upprättas i enlighet med RA-FS 2009:1, 3 kap. 1-2. Tillämpningsbeslut för personalhandlingar ska uppdateras i enlighet med RA-FS 2006:5. Arkivredovisningen ska kompletteras med kartor, ritningar och fotografier. Vidare ska arkivredovisningen uppdateras i enlighet med RA-FS 1991:1, ändrad och omtryckt 1997:4. Detta gäller arkivförteckningen som sträcker sig från år 2001. En skriftlig redogörelse över hur genomföringarna av installationer genom en av väggarna (mellan centralarkivet rum 0130 och rum 0128) brandtekniskt uppfyller Riksarkivets föreskrifter gällande uppförande av arkivlokaler, RA-FS 1997:3, ska inlämnas till RA.
2 (5) 1 ANSVAR OCH ORGANISATION Inom SjöV finns kunskap om arkivregelverket och den lagstiftning som styr hanteringen av allmänna handlingar. Nyanställda utbildas i ämnet. Chefsjuristen är arkivansvarig. Arkivansvar för den digitala informationen ingår. Beslut finns daterat den 22 maj 2007. Arkivansvarig har personaloch ekonomiansvar. Regionalt har regioncheferna arkivansvaret. Arkivfunktionen och registraturen är placerad inom juridiska avdelningen. Det praktiska arbetet med att uppdatera arkivförteckningarna etc. görs av arkivarierna och arkivassistenterna. Arkivgruppen består av sex personer, vilket kanske motsvarar 4,5 tjänster. Arkivarierna känner till arkivredovisningen, vet var den finns och kan presentera den. Ansvaret för upphandling av skrivare, kopiatorer och annat skrivmaterial ligger hos Inköps- och upphandlingsenheten. Där känner de till de krav om ställs på dessa produkter. Ett förändringsarbete pågår vid SjöV. Enligt en 18 månaders plan ska myndigheten få en annan typ av organisation. Samarbete med Luftfartsverket gällande personal och lokaler är på gång. Eventuellt kommer verksamheten att bolagiseras. 2 STYRDOKUMENT Sjöfartsverkets styrdokument finns att tillgå på myndighetens intranät. Följande styrdokument finns vid SjöV; delegationsordning och befattningsbeskrivningar angående arkivvården, D/D-plan, arkivbildningsplan, handbok gällande registrering och arkivering samt rutiner för hantering av e-post och personadresserad post. Just nu pågår ett arbete med en verksamhetsplan för arkivfunktionen. Myndigheten ska börja arbeta med kvalitetsredovisning. Styrdokumenten fastställs genom chefsjurist beslut (cj-beslut) i en beslutsprotokollsserie. Vid SjöV anser man att dokumenten är ändamålsenliga. 3 ARKIVBILDNING Sedan 2006 använder sig SjöV av diarieföringssystemet Public 360, vid SjöV kallad Bryggan. Myndigheten har en anpassad lösning av systemet. Än så länge använder man sig bara av diarieföringsdelen och inte av arkivdelen. Före 2006 användes Pact. Ärenden från 1996 och fram t.o.m. 2006 överfördes till Public 360 när det systemet togs i bruk. Handlingar från före 1996 ligger kvar i Pact. Idag skannas handlingar in i Public 360.
3 (5) Fram t.o.m. den första december 2010 kommer handläggarna att själva ha sina ärenden på papper i original. Därefter ska handläggarna använda sig av de elektroniska handlingarna i diariet. Vid behov får handläggaren låna pappersakten. Vid myndigheten finns även systemet ROS (rättelse- och organisationssystem). Ärenden som ligger i ROS har både diarienummer och ROSnummer. Diarieföring är huvudregeln. Detta resulterar i dubbel registrering. E-post ligger i fil i diarieföringssystemet men de som ska bevaras skrivs ut på papper. Handläggarna rensar sina akter men även registratorerna rensar till viss del. Arkivering sker på ärendetyp och löpnummer. Eftersom Sjöfartsverket är ett affärsverk behöver de inte lämna uppgifter till JK om öppna ärenden. 4 FRAMSTÄLLNING OCH HANTERING AV HANDLINGAR SjöV delar inte system med någon annan myndighet. Det kommer säkerligen att bli aktuellt. Strategi för bevarande av elektroniska handlingar i enlighet med RA-FS 2009:1, 3 kap. 1-2 finns inte. Enligt uppgift ska strategin bli klar under april 2011. En särskild systemförvaltningsmodell tillämpas vid verket som bygger på Pm3. Den hänvisar till föreskriften. LIS tillämpas som modell för informationssäkerhet. Rutiner för back-up finns. Ändringsloggar, historikfiler och liknande bevaras inte i äldre system. I vissa yngre system finns ändringslogg, t.ex. i ekonomisystemet. Förståelsedokumentation finns men inte samlat utan på olika ställen. Teknisk dokumentation finns hos dem som utvecklar systemen. Övrig dokumentation förvaras hos systemförvaltaren. Myndighetens arkivgrupp får vara med vid kravställning på nya system. Rutiner för elektroniska handlingar finns men de är inte sammanställda. Myndighetens hemsida bevaras två gånger per år.
4 (5) Handlingar som utgör publicerat material arkivläggs. Vid SjöV anser man att hantering, förvaring och vård av arkivhandlingar fungerar bra. Äldre handlingar är inbundna. SjöV har fortfarande handlingar de önskar binda in men de hittar inget bokbinderi som kan uppfylla RA-FS 2006:4. Aktomslag används. Arkivboxarna är väl fyllda och de nyinköpta uppfyller SS 62 81 07. Boxarna är märkta med myndighetens namn och unika volymsignum. Boxarna har ännu inga etiketter. Rutiner för upphandling av skrivmaterial enligt förteckning över certifierade produkter finns. Leverantörsförsäkran som visar att det åldringsbeständiga pappret uppfyller de tekniska kraven SS-EN ISO 9706 finns. Vid SjöV finns videoband som man önskar digitalisera. Fotografier, negativ, positiv, glasplåtar och digitala bilder finns vid SjöV. Kartor finns från 1691 och framåt. 5 GALLRING Följande tillämpningsbeslut finns vid SjöV: tillämpningsbeslut för handlingar av tillfällig och ringa betydelse RA-FS 1991:6 (ändrad och omtryckt RA-FS 1997:6), tillämpningsbeslut gällande EU-handlingar RA-FS 2000:1, tillämpningsbeslut för RA-FS 2004:3 gällande räkenskaper finns. RA-FS 2004:1 gällande sökande av tjänst tillämpas. Tillämpningsbeslut för handlingar gällande upphandling, RA-FS 2004:2, finns men måste uppdateras. För RA-FS 2006:5 gällande löne- och personaladministration finns inte. Däremot finns ett tillämpningsbeslutet för RA-FS 1996:4, som inte gäller längre. Ett nytt tillämpningsbeslut som bygger på nu gällande föreskrift måste upprättas. Gallringsfristen vid inaktualitet förekommer gällande handlingar av ringa och tillfällig betydelse. Detta kommer att ändras. Gallringen enligt föreskrifterna verkställs. Myndigheten prövar inte fortlöpande förutsättning för gallring. Enligt uppgift finns det ett antal områden att gå igenom.
5 (5) 6 ARKIVREDOVISNING Arkivbeskrivning Sjöfartsverket har en arkivbeskrivning daterad den 2 juni 2010. Den uppfyller RA:s krav på området. Även Historik finns till arkivförteckningarna. Arkivförteckning Det finns fyra arkivförteckningar. Alla förtecknade enligt allmänna arkivschemat. Arkivredovisningen ska kompletteras med kartor, ritningar och fotografier. Vidare ska arkivredovisningen uppdateras i enlighet med RA- FS 1991:1, ändrad och omtryckt 1997:4. Detta gäller arkivförteckningen som sträcker sig från år 2001. Arkivexemplar av handlingar som upprättats för publicering arkiveras. Gallringsbara handlingar redovisas genom tillämpningsbeslut. Arkivhandlingar redovisas oavsett typ av media. SjöV har börjat förbereda sig för processinriktad arkivredovisning. En arkivarie arbetar med detta en dag i veckan. Ett antal funktionskontroller gjordes i arkivet och de föll väl ut. 7 ARKIVLOKALER Sjöfartsverket har erhållit ett medgivande att ta arkivlokalen i bruk (dnr RA 231-2003/2131). Vid besöket uppstod en viss osäkerhet angående genomföringar av installationer genom en av väggarna (mellan centralarkivet rum 0130 och rum 0128). RA önskar en redogörelse över hur genomföringarna brandtekniskt uppfyller Riksarkivets föreskrifter gällande uppförande av arkivlokaler, RA-FS 1997:3. Stockholm den 29 november 2010 Riksarkivet Arkivarie