Kommunrvisionn ÅSTORPS KOMMUN GRANSKNING AV LÖNEKOSTNADER Bngt Sbring OKTOBER 2000 Sida: 1 Ordförand
Kommunrvisionn INNEHÅLLSFÖRTECKNING SAMMANFATTNING OCH SLUTSATSER... 3 1 INLEDNING... 4 2 UTFALL AV ANALYSER... 4 2.1 Övrgripand analysr... 4 2.2 Existns och värdring... 6 2.3 Fullständight... 7 3 INDIVIDUELLA LÖNEAVTAL... 8 OKTOBER 2000 Sida: 2
Kommunrvisionn SAMMANFATTNING OCH SLUTSATSER Vi har gnomfört dataanalysr av lönrna för priodn 1999-01-01 2000-08-31 s kommun. Kommunn hantrar n omfattand mängd löntransaktionr, vilka md fördl kan granskas md hjälp av dataanalysr. Eftrsom kommunn hantrar n så pass stor mängd transaktionr är dt naturligt att dt uppstår n dl korrigringar och flrgistrringar (inmatningsfl). En dl av d transaktionr som vi följt upp visar sig vara makulrad transaktionr, brond på för snt inkommn sjukskrivning, ldight llr dyligt, md motsvarand justring i samma llr nästföljand månad. D fl som upptäckts har i samtliga fall korrigrats. Dtta indikrar att dn intrna kontrolln fungrar väl. Vi har alltså undr vår granskning int kunnat upptäcka några väsntliga fl. Antalt lönartr kan vntullt uppfattas som stort och skull kunna innbära att riskn för fl ökar. Vi notrar att n anställd fått månadslön utbtald trots att prsonn var studildig. Anldningn till utbtalningarna var att bslutt om tjänstldight kom lönavdlningn tillhanda två månadr för snt. Dn anställd har btalat tillbaka nttolönn och korrigringar har gjorts på kontrolluppgiftrna. Dt finns många anställda inom kommunn som har någon form av övrtidstillägg. I n dl fall utgör övrtidn tt väsntligt antal timmar. Vi kan också konstatra att dt int förkommr några individulla lönavtal llr så kallad särskilda visstidsförordnad nligt AB 98 inom kommunn. Dn individulla anpassning som finns bstår av att tt fåtal prsonr avstår från n dl av sin lön mot att dtta blopp plus hälftn av prsonalomkostnadrna btalas in till komplttrand tjänstpnsion av kommunn. Enligt vår tolkning av avtalt skall kommunns kostnad för lönskatt avräknas på inbtald prmi. Dtta skr j idag. OKTOBER 2000 Sida: 3
Kommunrvisionn 1 INLEDNING Vi har fått i uppdrag av d förtrondvalda rvisorrna s kommun, i nlight md rvisionsplann för år 2000, att granska kommunns lönkostnadr. Granskningn har gnomförts via dataanalysr av lönrna. Kontrollrna omfattar övrgripand analysr, xistns, värdring, fullständight samt övriga analysr. Dataanalysrna har gjorts md hjälp av dn standardisrad programvaran ACL 1, som ofta används i analys- och rvisionssammanhang. Dtta har givit oss möjlight att använda våra datorr, för att gå ignom och analysra dn stora mängd information som lagras i d systm som kommunn användr sig av. Inom Ernst & Young har vi samlat d analysr som brör lönrna i n spcifik rutin inom ACL som htr EY Analys Lön, så vi har kunnat utnyttja dn samlad rfarnht vi har inom områdt och från tidigar gjorda analysr. I praktikn har vi gått tillväga på följand sätt. Vi har tagit fram n spcifikation av d uppgiftr som vi bhövr för att kunna gnomföra våra analysr. Åstorps kommun köpr tjänstn för barbtning och lönbräkning av Tito Enator. Kontakt har tagits md Tito Enator som utifrån spcifikationn har skapat n datafil från lönsystmt K-PAI 2, som har förts övr till vår dator. Filrna har sdan lästs in till ACL och vi har därftr kunnat ställa olika frågor mot d skapad filrna och göra våra analysr. Vi har valt att avgränsa granskningn av lönrdovisningn till att omfatta priodn 1999-01- 01-2000-08-31. 2 UTFALL AV ANALYSER 2.1 Övrgripand analysr Dn sammanställning som gjorts för priodn 1999-01-01-2000-08-31 visar att lönsystmt KPAI innhållr transaktionr md tt totalt nttoblopp (lönr avdragspostr) på 343 Mkr fördlat på cirka 200 000 transaktionr. Prliminärskatt och sociala avgiftr har j analysrats då dt funnits tkniska problm md att få ut dssa blopp från lönsystmt. En fördlning av transaktionrna i 20 olika bloppsintrvall visar att dt övrlägst största bruttobloppt liggr i intrvallt 10 20 Kkr. Dtta är logiskt ftrsom mrpartn av d anställda har n månadslön som motsvaras av blopp inom dtta intrvall. Mariann Johansson, som är lönansvarig inom Åstorps kommun, har hjälpt till md uppföljningn av d olika analysr som gjorts. Antalt transaktionr är störst i intrvallt 0 2 500 kr. Här åtrfinns främst olika typr av övrtid, smstrdagstillägg, rsättning för obkväm arbtstid, mm som bstår av mindr blopp. 1 ACL Audit Command Languag är tt rgistranalysprogram som används av bland annat rvisionsbyrår. 2 K-PAI Kommunal Administrativt informationssystm OKTOBER 2000 Sida: 4
Kommunrvisionn Antal transaktionr i bloppsintrvall Antal transaktionr 100000 80000 60000 40000 20000 0 50-100 40-50 30-40 20-30 10-20 7,5-10 5-7,5 2,5-5 0-2,5-2,5-0 -5 - -2,5-7,5 - -5-10 - -7,5-20 - -10-30 - -20-40 - -30-50 - -40-100 - -50 Bloppsintrvall Vid granskningn av utbtalad blopp fördlad pr priod (månad) syns n klar fördlning där sommarmånadrna utgör toppar undr årn. Anldningn till dtta är att antalt timanställda smstrvikarir ökar kraftigt inom äldrvård och omsorg. En anldning till variationn mllan priodrna, främst undr 1999, bror på rtroaktiva lönutbtalningar och lönjustringar inom d olika förbundn. Blopp fördlat pr priod 19 000 000 18 000 000 Blopp 17 000 000 16 000 000 15 000 000 14 000 000 2000-08 2000-07 2000-06 2000-05 2000-04 2000-03 2000-02 2000-01 1999-12 1999-11 1999-10 1999-09 1999-08 1999-07 1999-06 1999-05 1999-04 1999-03 1999-02 1999-01 Priod Granskningn visar att om bloppn fördlas mllan d olika förvaltningarna så är Barn- och Utbildningsförvaltningn dn klart största förvaltningn. Näst största förvaltning är Vård och Omsorg md cirka n trdjdl av Barn- och Utbildningsförvaltningns lönkostnad. Vid n övrsiktlig gnomgång avsnd fördlning av bloppn grupprat ftr lönartr har särskilt notrats lönartr md många rspktiv få transaktionr. Lönartr md många transaktionr och störst blopp är som väntat månadslön och timlön. Andra lönartr md många transaktionr är kilomtrrsättning och smstrlön. Av lönartrna har 45 styckn 10 llr förr transaktionr. Dn förvaltning inom kommunn som har högst snittlön är Tkniska förvaltningn. Lägsta snittlön inom kommunn har Vård- och Omsorgsförvaltningn. OKTOBER 2000 Sida: 5
Kommunrvisionn Åldrsfördlningn för d anställda inom kommunn är någorlunda jämnt fördlad. D äldr inom kommunn är dock något mr rprsntrad då drygt 45% av d anställda är övr 45 år gamla. Slutsats: Vid d övrgripand analysrna har inga flaktightr notrats. Rimlightn i olika analysr har bdömts som tillfrdsställand. Antalt lönartr kan dock uppfattas som stort och skull kunna innbära att riskn för fl ökar. 2.2 Existns och värdring Vi har kontrollrat prsonr som haft flra transaktionr pr lönart undr n och samma priod. Anldningn till dssa dubbla postr är vanligtvis att någon form av korrigring görs på grund av sjukdom, smstr llr flstansning. Korrigringn syns i lönrdovisningn först månadn ftr. Då visar lönrapportn båd korrigringn från förgånd månad samt aktullt månadsblopp. Dn flaktiga lönsumman blir aldrig utbtald utan stoppas i kontrollr innan utbtalningn görs. Korrigring görs för att få korrkt lönhistorik, kontrolluppgiftr och undrlag för pnsion. För n anställd visad dt sig att två månadslönr had blivit utbtalda trots att dn anställd påbörjat studir. Anldningn till utbtalningarna var att bslutt om tjänstldight kom lönavdlningn tillhanda två månadr för snt. Dn anställd har btalat tillbaka nttolönn och korrigringar har gjorts på kontrolluppgiftrna. Prsonr som int fått lön utbtalt till sig 20 gångr undr priodn har antingn nylign slutat llr börjat på kommunn. Stickprovskontroll visar att d prsonr som bara har haft tt fåtal utbtalningstransaktionr undr hla dn kontrollrad priodn är huvudsaklign politikr, uppdragstagar samt timanställda inom vård, barnomsorg och städning. Granskning har gjorts för lönartr md ndast tt fåtal rgistrrad transaktionr. Här finnr man bland annat upphållslön vid anställningns upphörand, spciallösning för rsättning till familjhm, fortbildning för brandmän samt lönartr som finns för att nbart upprätthålla statistik då prsonal är tjänstldiga. I samband md analysn har vi ävn kontrollrat om kontrollsiffran i slutt av prsonnumrt har varit korrkt för d prsonr som var rgistrrad i systmn. Vid dnna kontroll har vi int funnit några flaktightr. Uppföljning av lönartr avsnd utbtalda kostnadsrsättningar har gjorts för arbtslösa ungdomar, omkostnadr för familjhm, brdskapsrsättning för brandmän samt för sjukskötrskor. Sjukskötrskorna har rhållit 3 500 kronor/smstrvcka som förlagts utanför priodn juni-augusti, utövr ordinari lön. Individullt avtal finns också där rsättning md visst blopp utbtalas vid varj tillfäll som anställd rsättr förvaltningschf. Vid hantring av n stor mängd löntransaktionr är dn intrna kontrolln av stor vikt. Inom kommunn finns bstämda datum varj månad då sista rgistrring av transaktion får sk. Eftr dtta datum körs lönrna och n lönlista för alla anställda inom kommunn rhålls från Tito Enator. Dnna lista gås ignom varj månad mot inlämnad undrlag för att konstatra att lönartr, blopp samt frånvaro blivit korrkt rgistrrat. Eftr dt att uppgiftrna manullt granskats btalas lönrna ut. OKTOBER 2000 Sida: 6
Kommunrvisionn Slutsats: I samband md granskningn avsnd xistns och värdring har vi int funnit några väsntliga flaktightr. Vi notrar dock att n anställd fått månadslön utbtald trots att prsonn var studildig utifrån ovan bskrivna situation. Vi bdömr att dn intrna kontrolln är tillfrdsställand och riskn för fl härignom minimras. 2.3 Fullständight Särskild tonvikt har lagts på kontroll av stora transaktionsblopp. Dn vanligast förkommand lönartn här är månadslön. Fördlningn övr när d stora utbtalningarna gjorts varirar int nämnvärt övr priodn. Enskilda avviklsr bror på utbtalning av arvod llr frilön. Några av d största månadslönrna har granskats mot gälland lönavtal. Vid dnna kontroll framkom inga oklarhtr. En förklaring till några av d stora löntransaktionrna är ävn rtroaktiv korrigring av månadslön. För att få rätt blopp i statistikn rgistrras int mllanskillnadn av dn nya och gamla lönn utan hla dn nya månadslönn rgistrras samtidigt som tt minusblopp motsvarand gamla månadslönn rgistrras. Enkl övrtid har ställts i rlation till kvalificrad övrtid. Totalt finns dt 401 anställda som har fått rsättning för någon form av övrtid. Av dssa har 109 nbart kvalificrad övrtid. Stickprov har gjorts för d anställda md stor andl nkl och kvalificrad övrtid. Granskningn visar att d anställda som har många nkla övrtidstimmar är sjukskötrskor llr lärar. Många sjukskötrskor går in som rsättar utövr sina ordinarir arbtstidr. Anställda md stor dl kvalificrad övrtid utgörs till största dln av prsonr från Tkniska kontort. Övrtidn bror på olika brdskapsarbtn, till xmpl vid vintrväglag och arbt avsnd vattnvrk. Dt förkommr ävn övrtidsarbt inom Kultur- och Fritidsförvaltningn som främst avsr arbt md ishalln. Dt finns ävn timanställda inom äldrvård som har stor andl kvalificrad övrtid. En förklaring till dtta är anställning som prsonlig assistnt där vårdtagarn krävr dygnt runt vård. Dn anställd rhållr då kvalificrad övrtid för nattarbt. En annan förklaring är där n anställd int fått rgistrrat sin övrtidsrsättning från början utan fått rtroaktiv rgistrring/rsättning. När dt gällr traktamnt och milrsättning har stickprovsgranskning gjorts. För båda grupprna fanns avvikand blopp. För traktamnt visad dt sig att bloppt var flaktigt kontrat. När dt gällr milrsättning så har n dl anställda i kommunn avtal om att upprätthålla tjänstn md hjälp av gn bil. Avviklsn innbär att n prson bytt tjänst och därmd had int avtalt om gn bil följt md i lönprogrammt. Prsonn har blivit kompnsrad md mllanskillnadn av ordinari milrsättning och avtalad milrsättning. Därav dt avvikand bloppt. Slutsats: I samband md granskningn avsnd fullständight har vi int funnit några flaktightr. Vi konstatrar att antalt övrtidstimmar, båd nkla och kvalificrad, är stort för n dl prsonr. OKTOBER 2000 Sida: 7
Kommunrvisionn 3 INDIVIDUELLA LÖNEAVTAL Några individulla lönavtal llr så kallad särskilda visstidsförordnand nligt AB 98 3 finns int inom Åstorps kommun. Dn individulla anpassning som finns bstår av att tt fåtal prsonr avstår från n dl av sin lön mot att dtta blopp plus prsonalomkostnadr btalas in till komplttrand tjänstpnsion av kommunn. Enligt vår tolkning av avtalt skall kommunns kostnad för lönskatt avräknas på inbtald prmi. Dtta skr j idag. Hlsingborg 2000-10-18 Ernst & Young AB Frdrik Håkansson 3 AB 98 Allmänna Bstämmlsr, avtal mllan kommunförbundt och d fackliga förbundn. OKTOBER 2000 Sida: 8